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OPERATIONAL PROCEDURE
REEMBOLSO DE DESPESAS
NÚMERO
OP 001.121.001.01
PAGINAS 1 de 6
COBERTURA Brasil
RESPONSABILIDADE ADMINISTRATIVA Marlei Machado
ÚLTIMA REVISÃO Agosto, 2014
DATA DE EFETIVAÇÃO Nov, 2010 Diretoria Administrativa
DATA DA PRÓXIMA REVISÃO Agosto, 2015
1. Objetivo
• Detalhar a política de reembolso de despesas e os procedimentos relacionados.
2. Documentos relacionados
• Manual de utilização do sistema GIITS da ITS.
• Formulário de Solicitação Interna de Logística.
3. Definições
• GIITS – Sistema de registro de atividades e despesas, conforme manual de utilização
recebido no processo de contratação. Acesso através de www.itsgroup.com.br – menu
“GIITS”.
• Lançamento – Registro das despesas no sistema GIITS, apontando valor e especificando
referência do documento.
• Comprovante – Documento referente despesa a ser reembolsada, sendo comprovantes
válidos: Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Recibos (somente para Táxi) e Documentos de valor
fiscal, com data condizente ao lançamento.
• Datas de reembolso – Datas onde o profissional recebe a quantia referente às despesas
apresentadas ao setor responsável nas condições descritas neste procedimento.
• Política de reembolso de despesas ITS – São as referências estabelecidas pela ITS para
despesas nos projetos / atividades que não possuem política própria.
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4. Campo de aplicação
• A todos os reembolsos de despesas efetuados pela ITS Group aos seus profissionais.
• Este procedimento não se aplica no que tange a valores para projetos com política de
despesas definida pelo cliente, pois somente os valores e critérios estipulados pelo
respectivo cliente serão válidos. As datas de reembolso e orientação de apontamentos
permanecem vigentes para este caso.
5. Desenvolvimento do assunto
LANÇAMENTOS
� Todas as despesas apresentadas para reembolso devem ser apontadas no sistema GIITS da
ITS;
� Os valores permitidos para cada despesa são referentes ao respectivo projeto / atividade
(Conforme política do projeto);
� Caso o projeto não possua política própria, as condições válidas serão da Política de
reembolso de despesas ITS, desde que validadas pelo Gerente de Projeto ou Gerente
Comercial vinculado ao projeto;
� Os lançamentos serão validados mediante a apresentação dos comprovantes, que são
submetidos à conferência posteriormente;
� No sistema, o campo destinado ao número do comprovante deve apresentar a especificação
e a identificação do comprovante: Nota Fiscal, Recibo, Documento, Cupom Fiscal, etc...
� Para o lançamento de quilometragem, deve ser descrito o trecho percorrido e a distância a
ser considerada. Ex.: ITS Porto Alegre – Caxias do Sul (131 KM). O meio a ser considerado
para conferência do lançamento é o Google Maps e a base referência de origem é o
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endereço da ITS. Despesas com quilometragem necessitam de aprovação e alinhamento
com o responsável pelo projeto/atividade.
� É necessário comprovante fiscal para o lançamento d e quilometragem. São válidos
comprovantes de combustível emitidos no mesmo mês d o deslocamento apontado. Os
valores dos documentos apresentados podem ser aprox imados em relação aos valores
apontados para reembolso de KM.
� O cálculo do valor a ser apontado para reembolso é a distância percorrida multiplicada pelo
valor base por quilômetro rodado, definido no quadro de despesas ao final deste documento.
Ex.: 131 KM x R$ 0,60 por KM = R$ 78,60.
Os comprovantes apresentados, neste caso, podem conter valores inferiores, iguais ou
superiores aos apontamentos, porém, o valor considerado para reembolso será R$ 78,60,
considerando o exemplo acima.
� Para todas as viagens com o veículo particular é necessário aprovação da respectiva
gerência e alinhamento com o profissional responsável pela logística de consultores da ITS,
pois em alguns casos a locação de veículo pode ser mais adequada para o deslocamento.
COMPROVANTES
� É indispensável a apresentação dos comprovantes para as despesas lançadas e o
lançamento deve contemplar a descrição apresentada no documento.
� A validação das despesas será realizada com base nos comprovantes, com isso,
comprovantes incompatíveis anulam o lançamento;
� Informações como data, horário e descrição do item consumido devem ser observadas.
� Não é cumulativo o sistema de limites diários, não gerando crédito de valores limites não
utilizados para outra data;
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� As Notas Fiscais de refeições em hotéis que são emitidas com o total no momento do check-
out deverão ser lançadas com os valores divididos aos respectivos dias de consumo, tendo
como número do documento em cada lançamento o número da NF de origem;
� Recibos de táxi serão aceitos somente aqueles impre ssos por Cooperativa de
Transporte, Associação de Classe, Ponto ou Prefeitu ra Local. Recibos personalizados
devem ser aprovados previamente pelo Coordenador da Área, que encaminhará a
informação e aprovação formal para o Financeiro e A ssistentes de Operações;
� Recibos de bloco de papelaria para comprovação de t áxi serão aceitos somente se
preenchidos na integra, contendo valor a ser pago p or extenso, placa do táxi, prefixo
(Pessoa Física não necessário) e numero de telefone celular do Taxista.
DATAS DE REEMBOLSO
Os comprovantes devem ser entregues considerando a competência mensal de reembolso e as
datas apresentadas abaixo:
� Dia 10 - Reembolso das despesas com comprovantes recebidos pela Área responsável para
conferência até o dia 05.
� Dia 25 - Reembolso das despesas com comprovantes recebidos pela Área responsável para
conferência até o dia 20.
� O período de fechamento é sempre mensal, considerando as datas de 10 e 25 para o
reembolso de despesas do mês anterior.
Serão aceitos para reembolso somente comprovantes e ntregues no prazo de até 60 dias
após a geração da despesa . Não serão reembolsadas despesas apresentadas para reembolso em
que os comprovantes constarem data mais antiga que este período.
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VALORES - POLÍTICA DE REEMBOLSO DE DESPESAS ITS
DESPESA DEFINIÇÃO OBSERVAÇÃO / DOC. RELACIONADO
JANTAR R$ 30,00 São Paulo – Limite R$ 35,00
ALMOÇO R$ 25,00 São Paulo – Limite R$ 30,00
TÁXI Limite analisado conforme deslocamento específico.
ÔNIBUS Limite analisado conforme deslocamento específico.
QUILOMETRAGEM R$ 0,60 por quilometro rodado. Para trechos acima de 20 KM distantes da base.
HOSPEDAGEM Providenciada pela ITS. Solicitada a Área responsável pela Logística.
PASSAGEM AÉREA Providenciada pela ITS. Solicitada a Área responsável pela Logística.
TELEFONIA Não há reembolso para esta despesa.
INTERNET Liberação somente para atendimento a clientes. Necessária autorização do Gerente responsável.
LAVANDERIA Quando a permanência no projeto for maior que uma
semana sem retorno. Casos analisados individualmente.
Se os limites das despesas liberadas para o seu perfil no GIITS estiverem diferentes da tabela
acima, comunique o setor Financeiro da ITS: financeiro@itsgroup.com.br .
• Para o lançamento de quilometragem é necessário o a linhamento prévio com o
responsável pelo projeto / atividade que autorizará o lançamento da despesa.
• Para os itens de higiene pessoal, bebidas alcoólica s, cigarros e couver artísticos não
há reembolso.
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6. Histórico de Revisões
REVISÃO ALTERAÇÃO DATA
01 Emissão. Novembro / 2010
02 Revisão e inclusão do item quilometragem. Agosto / 2011
03 Inclusão de definições adicionais no lançamento de despesas. Abril / 2012
04 Atualização de valores. Agosto/2013
05 Inclusão da definição sobre apresentação de Comprovante de despesa de Combustível para reembolso de KM. Abril/2014
06 Inclusão da definição de prazo para a entrega de comprovantes para reembolso e parâmetros para aceitabilidade de Recibos de Táxi.
Julho/2014
07 Adicionadas informações sobre a apresentação de Recibos de Táxi, Quilometragem e alteração para o novo Logo ITS Group. Agosto/2014
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