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OPERATIONAL PROCEDURE

REEMBOLSO DE DESPESAS

NÚMERO

OP 001.121.001.01

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COBERTURA Brasil

RESPONSABILIDADE ADMINISTRATIVA Marlei Machado

ÚLTIMA REVISÃO Agosto, 2014

DATA DE EFETIVAÇÃO Nov, 2010 Diretoria Administrativa

DATA DA PRÓXIMA REVISÃO Agosto, 2015

1. Objetivo

• Detalhar a política de reembolso de despesas e os procedimentos relacionados.

2. Documentos relacionados

• Manual de utilização do sistema GIITS da ITS.

• Formulário de Solicitação Interna de Logística.

3. Definições

• GIITS – Sistema de registro de atividades e despesas, conforme manual de utilização

recebido no processo de contratação. Acesso através de www.itsgroup.com.br – menu

“GIITS”.

• Lançamento – Registro das despesas no sistema GIITS, apontando valor e especificando

referência do documento.

• Comprovante – Documento referente despesa a ser reembolsada, sendo comprovantes

válidos: Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Recibos (somente para Táxi) e Documentos de valor

fiscal, com data condizente ao lançamento.

• Datas de reembolso – Datas onde o profissional recebe a quantia referente às despesas

apresentadas ao setor responsável nas condições descritas neste procedimento.

• Política de reembolso de despesas ITS – São as referências estabelecidas pela ITS para

despesas nos projetos / atividades que não possuem política própria.



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4. Campo de aplicação

• A todos os reembolsos de despesas efetuados pela ITS Group aos seus profissionais.

• Este procedimento não se aplica no que tange a valores para projetos com política de

despesas definida pelo cliente, pois somente os valores e critérios estipulados pelo

respectivo cliente serão válidos. As datas de reembolso e orientação de apontamentos

permanecem vigentes para este caso.

5. Desenvolvimento do assunto

LANÇAMENTOS

� Todas as despesas apresentadas para reembolso devem ser apontadas no sistema GIITS da

ITS;

� Os valores permitidos para cada despesa são referentes ao respectivo projeto / atividade

(Conforme política do projeto);

� Caso o projeto não possua política própria, as condições válidas serão da Política de

reembolso de despesas ITS, desde que validadas pelo Gerente de Projeto ou Gerente

Comercial vinculado ao projeto;

� Os lançamentos serão validados mediante a apresentação dos comprovantes, que são

submetidos à conferência posteriormente;

� No sistema, o campo destinado ao número do comprovante deve apresentar a especificação

e a identificação do comprovante: Nota Fiscal, Recibo, Documento, Cupom Fiscal, etc...

� Para o lançamento de quilometragem, deve ser descrito o trecho percorrido e a distância a

ser considerada. Ex.: ITS Porto Alegre – Caxias do Sul (131 KM). O meio a ser considerado

para conferência do lançamento é o Google Maps e a base referência de origem é o



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endereço da ITS. Despesas com quilometragem necessitam de aprovação e alinhamento

com o responsável pelo projeto/atividade.

� É necessário comprovante fiscal para o lançamento d e quilometragem. São válidos

comprovantes de combustível emitidos no mesmo mês d o deslocamento apontado. Os

valores dos documentos apresentados podem ser aprox imados em relação aos valores

apontados para reembolso de KM.

� O cálculo do valor a ser apontado para reembolso é a distância percorrida multiplicada pelo

valor base por quilômetro rodado, definido no quadro de despesas ao final deste documento.

Ex.: 131 KM x R$ 0,60 por KM = R$ 78,60.

Os comprovantes apresentados, neste caso, podem conter valores inferiores, iguais ou

superiores aos apontamentos, porém, o valor considerado para reembolso será R$ 78,60,

considerando o exemplo acima.

� Para todas as viagens com o veículo particular é necessário aprovação da respectiva

gerência e alinhamento com o profissional responsável pela logística de consultores da ITS,

pois em alguns casos a locação de veículo pode ser mais adequada para o deslocamento.

COMPROVANTES

� É indispensável a apresentação dos comprovantes para as despesas lançadas e o

lançamento deve contemplar a descrição apresentada no documento.

� A validação das despesas será realizada com base nos comprovantes, com isso,

comprovantes incompatíveis anulam o lançamento;

� Informações como data, horário e descrição do item consumido devem ser observadas.

� Não é cumulativo o sistema de limites diários, não gerando crédito de valores limites não

utilizados para outra data;



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� As Notas Fiscais de refeições em hotéis que são emitidas com o total no momento do check-

out deverão ser lançadas com os valores divididos aos respectivos dias de consumo, tendo

como número do documento em cada lançamento o número da NF de origem;

� Recibos de táxi serão aceitos somente aqueles impre ssos por Cooperativa de

Transporte, Associação de Classe, Ponto ou Prefeitu ra Local. Recibos personalizados

devem ser aprovados previamente pelo Coordenador da Área, que encaminhará a

informação e aprovação formal para o Financeiro e A ssistentes de Operações;

� Recibos de bloco de papelaria para comprovação de t áxi serão aceitos somente se

preenchidos na integra, contendo valor a ser pago p or extenso, placa do táxi, prefixo

(Pessoa Física não necessário) e numero de telefone celular do Taxista.

DATAS DE REEMBOLSO

Os comprovantes devem ser entregues considerando a competência mensal de reembolso e as

datas apresentadas abaixo:

� Dia 10 - Reembolso das despesas com comprovantes recebidos pela Área responsável para

conferência até o dia 05.

� Dia 25 - Reembolso das despesas com comprovantes recebidos pela Área responsável para

conferência até o dia 20.

� O período de fechamento é sempre mensal, considerando as datas de 10 e 25 para o

reembolso de despesas do mês anterior.

Serão aceitos para reembolso somente comprovantes e ntregues no prazo de até 60 dias

após a geração da despesa . Não serão reembolsadas despesas apresentadas para reembolso em

que os comprovantes constarem data mais antiga que este período.



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VALORES - POLÍTICA DE REEMBOLSO DE DESPESAS ITS

DESPESA DEFINIÇÃO OBSERVAÇÃO / DOC. RELACIONADO

JANTAR R$ 30,00 São Paulo – Limite R$ 35,00

ALMOÇO R$ 25,00 São Paulo – Limite R$ 30,00

TÁXI Limite analisado conforme deslocamento específico.

ÔNIBUS Limite analisado conforme deslocamento específico.

QUILOMETRAGEM R$ 0,60 por quilometro rodado. Para trechos acima de 20 KM distantes da base.

HOSPEDAGEM Providenciada pela ITS. Solicitada a Área responsável pela Logística.

PASSAGEM AÉREA Providenciada pela ITS. Solicitada a Área responsável pela Logística.

TELEFONIA Não há reembolso para esta despesa.

INTERNET Liberação somente para atendimento a clientes. Necessária autorização do Gerente responsável.

LAVANDERIA Quando a permanência no projeto for maior que uma

semana sem retorno. Casos analisados individualmente.

Se os limites das despesas liberadas para o seu perfil no GIITS estiverem diferentes da tabela

acima, comunique o setor Financeiro da ITS: [email protected] .

• Para o lançamento de quilometragem é necessário o a linhamento prévio com o

responsável pelo projeto / atividade que autorizará o lançamento da despesa.

• Para os itens de higiene pessoal, bebidas alcoólica s, cigarros e couver artísticos não

há reembolso.



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6. Histórico de Revisões

REVISÃO ALTERAÇÃO DATA

01 Emissão. Novembro / 2010

02 Revisão e inclusão do item quilometragem. Agosto / 2011

03 Inclusão de definições adicionais no lançamento de despesas. Abril / 2012

04 Atualização de valores. Agosto/2013

05 Inclusão da definição sobre apresentação de Comprovante de despesa de Combustível para reembolso de KM. Abril/2014

06 Inclusão da definição de prazo para a entrega de comprovantes para reembolso e parâmetros para aceitabilidade de Recibos de Táxi.

Julho/2014

07 Adicionadas informações sobre a apresentação de Recibos de Táxi, Quilometragem e alteração para o novo Logo ITS Group. Agosto/2014

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