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Módulo Practice Management

FOCUS FIVE

Cinco passos para o sucesso do escritório Acountia:

1. Crescimento

2. Produção Pontual

3. Recebimentos

4. Contacto Mensal Significativo com os Clientes

5. Relatórios Mensais de acompanhamento da unidade Fiducial

1. Crescimento

Mínimo:

2 novos clientes/mês -> 1º e 2º Ano

1,5 novos clientes/mês -> 3º e 4º Ano

1 novo cliente/mês -> 5º em diante

Ou, em alternativa, um objetivo em termos de valor

500€/mês -> 1º e 2º Ano

350€/mês -> 3º e 4º Ano

250€/mês -> 5º em diante

2. Produção Pontual

Uma vez vendido o nosso serviço, o próximo passo é produzir o trabalho

A regra é:

“No mínimo 90% dos clientes deverão receber os relatórios de gestão até ao

dia 25 do mês seguinte aquele que os relatórios digam respeito”

2. Produção Pontual

6 passos a seguir para que os nossos clientes tenham direito a um serviço de

elevado profissionalismo:

1. Após a venda, realizar a instalação num prazo máximo de 48 horas

2. Fazer compreender aos RH a importância da entrega pontual da informação

aos clientes

3. Agendar reuniões semanais com os Supervisores e/ou Administrativos de

Contabilidade para discutir os problemas que possam ter sentido na recolha dos

dados a tempo para serem processados

4. Frequentemente a reinstalação é necessária

5. Acompanhar a “ Folha de Trabalho Mensal”

6. Perguntar a si próprio “Eu sei o nível de produção de cada administrativo de

contabilidade no dia X?”

2. Produção Pontual

3. Recebimentos

A regra é:

Deverá ter-se no mínimo 85% dos clientes a pagar via transferência bancária

A Meta é 100%

4. Contacto Mensal Significativo com o Cliente

A regra é :

Deverá contactar-se no mínimo 85% dos clientes de forma

significativa uma vez por mês

A Meta é 100%

Estes contactos são registados no “Relatório Mensal de Contactos

com Clientes”

5. Relatórios Mensais

Relatórios de Gestão Mensais de Acompanhamento da Própria Unidade Fiducial

Orçamento e Plano de Negócios Vs RealizadoRelatório Focus Five

Qual é o meu resultado ?

Confira mensalmente o seu resultado nos Focus Five

Se atingirem os resultados mínimos em cada área, o sucesso do seu negócio está

garantido

Focus Five Mensal Objct. Realizado

1. Novos clientes mês/fact. 2/500 € _______

2. % clientes com RG entregue 90% ______

3. % clientes a pagar TB 85% _______

4. % clientes contactados 85% _______

5. Relatório Financeiros

5.1 Orçamento vs Realizado Revisto _______

5.2 Relatórios Focus Five Enviado _______

até dia 10

Qual é o meu resultado ?

Douglas Mcgregor (1906-1964), Abraham Maslow (1908 -1970)

Recursos Humanos

N. siais

n. criativas ou de valores ou ideais

n. ciência e prestigio social

n. ciência e prestigio social

n. segurança económica

n. saúde

Recursos HumanosJ.A. PÉREZ LÓPEZ (1934-1996)

Motivação Extrínseca

Vinculo de Interesse

Incentivos Políticas de Retribuição

Motivação Intrínseca

Vinculo de atracão

Oportunidades Políticas de Promoção

(Desenvolvimento Profissional)

Motivação Transcendente

Vinculo de lealdade

Apelo a Valores Políticas de participação:

trabalho em equipa, etc

Recursos Humanos

Tipo de Empregado N.º de Clientes

1º Administrativo 5

2º Administrativo 20

1º Comercial 20

1º Supervisor 30/40

Administrativo Exp. Geral 30/40

3º Administrativo 60

2º Supervisor 60

Dinâmica de Contratação

Recursos Humanos

Qualidades num colaborador

Existem certas qualidades que são comuns a todos os colaboradores. Na decisão de contratar um novo

empregado, existem vários fatores a considerar, tais como:

– Responsabilidade– Proatividade– Rigor– Disponibilidade– Capacidade para trabalhar em equipa– Espirito de serviço

Recursos Humanos

Responsabilidades do Cargo

Partner

Administrativo de Contabilidade

Administrativo Expediente Geral

Supervisor

Consultor

Comercial

Partner

1. Gestão Comercial Captação de clientes Manutenção de Clientes

2. Gestão de Recursos Humanos Mediação e controlo da actividade produtiva Avaliação, motivação e formação de colaboradores

3. Gestão administrativa e financeira do seu próprio negócio Plano de negócios, Orçamento e Desvios Pagamentos e recebimentos Manutenção e melhoria do sistema de gestão da qualidade

Administrativos de Contabilidade

Quando se contrata um administrativo de contabilidade, um dos principais objectivos será

encontrar indivíduos que possam permanecer na empresa por um longo período de tempo

Perfil ideal: Jovem e formação média (12º ano) com curso profissional de contabilidade

Introduzir os dados no software da forma mais eficiente e rápida possível

Obter todos os elementos e dados do cliente

Preencher a “Folha de Trabalho Mensal” na parte que diz respeito aos elementos recebidos

dos clientes

Processar toda a contabilidade e inerentes obrigações fiscais dos clientes ( IVA, S. Social,

etc.)

Ser capaz de responder às questões dos clientes

Ser capaz de lidar com 20 clientes em média, completando todas as obrigações acima

descritas

Administrativo Expediente Geral

Não lida diretamente com o processo produtivo nem com o cliente

Atender o telefone

Escrever cartas

Organização e Arquivo

Serviços externos

Ajudar na introdução de dados, quando necessário

Supervisor

Perfil ideal: Ser TOC, a experiência é importante, Sentido de responsabilidade

1. Ser responsável por todas as questões contabilisticas e fiscais de + de 30 clientes em média

Supervisor

Administrativos

Contratar, formar e supervisionar os Administrativos

Acompanhar todo o processo produtivo

Responder a todas as questões técnicas de contabilidade e do seu

respetivo processamento

Rever toda a informação para o cliente

Rever a “Folha de trabalho mensal” e a “Folha de controlo da

avença mensal/tempo gasto”

Preparar e rever os incentivos mensais aos administrativos

Supervisor

B. Cliente atuais

Contactar mensalmente com os clientes

Rever todos os relatórios de gestão antes de os apresentar ao cliente

Lidar e resolver questões dos clientes

C. Novos clientes

Instalar novos clientes

Completar e processar o trabalho em atraso

Processar dois meses de trabalho para clientes novos e rever a

contabilidade com o administrativo

D. Referências Ativamente solicitar referências aos clientes

2. Preparar os impostos e o trabalho de final de ano

3. Correspondência do clienteA. Inquéritos do cliente

B. Inquéritos das Autoridades Fiscais

Supervisor

4. Manter semanalmente uma reunião com o

Gestor/Franchisado para revisão de todas as

questões: produção, contabilidade, problemas de

clientes, staff, etc

Supervisor

Consultor

Perfil ideal: Formação em Gestão/Economia, experiencial profissional relevante

em análise financeira

Planos de negócio e orçamento

Estudos de Viabilidade

Projetos de Investimento

Avaliações de Empresas

Incentivos

Administrativo de Contabilidade:

Deve existir um incentivo de 25% do total da faturação dos clientes sob alçada do

administrativo, cujo trabalho tenha sido acabado até final de cada mês

Exemplo:

O Administrativo é pago a €5/hora para um horário de trabalho de 40h semanais.

O valor base será de €800

No final do mês o administrativo completou o trabalho para 20 clientes, com um

total de faturação de €4.000

O incentivo é calculado: €4.000*25%=1000

Menos a base de =800

Incentivo do mês=200

Comercial

Perfil ideal: Espírito comercial/consultor, pessoa que inspire confiança e credibilidade,

de preferência com alguns conhecimentos nesta área

Trabalhar por objetivos

“Beber” a filosofia Acountia

Trabalhar ativamente na prospeção de clientes

Trabalhar sistematicamente de forma a atingir os níveis de vendas estabelecidos:

Assinar acordos de prestação de serviços

Entregar relatórios de forma regular como requisitados pelo Gestor/Franchisado

Inserir todos os dados no CRM

IncentivosComercial:

Nos primeiros 3 meses de atividade, deve-se pagar um valor fixo de por exemplo €1.000.

Após esse período devemos ter o seguinte esquema de retribuição:

Retribuição de 2 x o valor da avença mensal, para contactos gerados por nós

Retribuição de 4 x o valor da avença mensal, para contactos gerados pelo comercial

O valor de 2 avenças inclui todos os custos relacionado com deslocações, embaixador

andante, telemarketing, etc.

Exemplo:

Supondo que o comercial angaria 2 novos clientes por mês, com uma avença média de

€200. Se esses contactos tiverem sido gerados por ele, terá direito a uma retribuição de

= 2*200*4= €1.600

Medição e Controlo

Relatórios Controlo da Atividade

São instrumentos de medição para avaliar a perfomance e controlar a atividade

O objetivo é o maior crescimento e produtividade possível

Todos os escritórios necessitam de registar o seu crescimento e a sua atividade

usando sistemas que possam ser duplicados e delegados

Relatórios de Controlo Interno

Folha de controlo da avença mensal/tempo gasto

É um relatório usado pelo staff para documentar o tempo despendido diariamente com

o processamento do cliente

No final de cada mês o relatório está completo

O responsável revê se a informação está a ser processada a X ( 75 €/ hora )

Por ex. Cobra-se 150 €/mês ao cliente, todo o processo não deverá demorar mais de

duas horas a processar e a rever toda a informação do cliente

Se o processo demorar mais que duas horas em média, está-se a perder € com o

cliente

Relatórios de Controlo da Atividade

Relatório de Contactos Mensais com Clientes:

É um relatório onde deverão ser registadas o nº de chamadas mensais para cada

cliente, e sempre que possível o respetivo tempo gasto

Relatório de Trabalho Administrativo:

Este relatório serve como uma comparação interna do trabalho dos administrativos.

Este relatório poderá servir como fator de motivação para si e para a sua equipa

Relatórios de Controlo Interno

Folha de Trabalho Mensal

Reflete por administrativo o estado (produtivo) do trabalho com cada cliente a cada

momento. O relatório deve ser preenchido por cada individuo que tiver clientes na

sua alçada

Fecho e Apresentação de Contas

Fecho de Contas: Dossier Fiscal