módulo 08 workflows

Curso DSpace Desenvolvimento e Administração de Repositórios Digitais

Vania Santos e Rodrigo Prado de JesusSão Paulo, 2013

Módulo 8 – Workflow

Av. Paulista, n. 726 – 17 andarhttp://www.quatroelementos.com.brFone: + 55 11 2613-6744 - 4506-3226cursos@quatroelementos.com.br

Objetivos do Módulo

Ao final deste módulo, você será capaz de: Entender a finalidade dos workflows Descrever os três workflows disponíveis no Dspace

e quando cada um pode ser usado Criar, modificar ou remover um passo do workflow

de uma coleção Criar, submeter um item e completar o workflow

em uma coleção

O que é um workflow?

Um fluxo entre a submissão e o arquivamento

Permite entradas administrativas nas submissões Os Workflows são atribuídos a coleções Os e-mails são enviados e o item aparece na área

de trabalho dos usuários envolvidos no processo

Cenários de Workflow

Cenário 1: Chefe de pesquisa

Eu quero ser capaz de ver tudo o que meus pesquisadores depositaram no repositório

para fins de controle de qualidade

Cenários de Workflow

Cenário 2: Gerente de repositório

Eu quero aprovar tudo o que vai para o repositório para me certificar de que não há

problemas de direitos autorais ou metadados ruins

Cenários de Workflow

Cenário 3: Catalogador

Eu quero ser capaz de ver tudo que os pesquisadores depositaram no repositório

para fins de controle de qualidade e melhorar os metadados, se possível.

Os três workflows

O DSpace têm três etapas no workflow1. Aceitar/Rejeitar2. Aceitar/Rejeitar/Editar metadados3. Editar metadados

Você pode usar qualquer combinação das etapas As etapas são executadas em ordem

Quais dessas etapas podem ser usados nos cenários anteriores?

Como criar um workflow?

Durante a fase ‘Atribuir função’ após a criação da coleção

Como criar um workflow?

Selecione a etapa de workflow que deseja criar e clique no botão ‘Criar...’

Como criar um workflow

Selecione os grupos ou usuários que farão parte do processo

Clique no botão ‘Salvar’

Como editar um workflow

Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir função‘ Localize o workflow que deseja alterar e clique no

link correspondente

Como remover um workflow

Edite uma coleção e vá para a aba ‘Atribuir função‘ Localize o workflow que deseja excluir e clique no

botão ‘Excluir’

Confirme a exclusão na próxima tela

Tratando uma tarefa de um workflow

Tratando uma tarefa: Uma vez que o item está em um workflow um e-

mail será enviado para os usuários e membros de grupos envolvidos no processo

Subject: DSpace: You have a new taskFrom: dspace@example.org

A new item has been submitted: Title: Workflow training packageCollection: DSpace training materialsSubmitted by: Stuart Lewis(stuart@example.com) The submission must be checked before inclusion in the archive. To claim this task, please visit your "My DSpace"page Many thanks!DSpace

Tratando uma tarefa de um workflow

Tratando uma tarefa: O item está em uma lista localizada em ‘Minha

conta -> Submissões’

Assumindo uma Tarefa

Tratando uma tarefa: Pré visualizar a tarefa

Assumindo uma Tarefa

Tratando uma tarefa: Opções de tarefa (dependendo da etapa do

workflow)

Se o usuário estiver satisfeito com o item e considerar que pode ser publicado poderá selecionar "Aceitar/Approve".

Se o usuário quer rejeitar o item, pode selecionar 'Rejeitar/Reject' e fornecer uma razão que será enviada ao apresentador, via e-mail. O item será devolvido para a área de trabalho do apresentador.

Se o usuário quiser editar os metadados, selecionará "Editar Metadados/Edit Metadata". Os metadados serão mostrados nos formulários de edição de metadados.

Se o usuário desejar manter-se como proprietário da tarefa, mas não concluí-la, poderá selecionar "Fazer mais tarde/Do later" e a tarefa será devolvida para as suas tarefas pessoais para que termine depois.

Se o usuário deseja continuar a tarefa , poderá selecionar "Retornar tarefas para o Recipiente/Return Task to Pool “ e continuar a editá-las.

PRATIQUE

Crie uma coleção Atribua as funções para o fluxo de trabalho

Submetedores: Defina o grupo de apresentadores Aceitar/Rejeitar Metadados: Defina o grupo que tem os direitos para realizar o

Passo 2. Conclua a criação da coleção Envie um item para a nova coleção Complete o fluxo de trabalho para o novo item Verique em "Minha Conta – Minhas Submissões” as tarefas a serem realizadas Aceite uma tarefa, e selecione "Editar Metadados". Faça algumas alterações nos metadados. Finalmente, selecione "Aceitar" para aprovar o item Se você tiver tempo, tente enviar outro item, mas desta vez rejeite-o para ver o

que acontece.

Curso DSpace Desenvolvimento e Administração de Repositórios Digitais

Vania Santos e Rodrigo Prado de JesusSão Paulo, 2013

FIM do Módulo 8 – Workflow

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