manual portal stok

Manual

Portal de Logística e

Armazenagem

ÍNDICE

Acesso ao Site 01

Relatórios 14

Pesquisas 03

Solicitações 04

Planilhamento de Caixas 09

Liberação de Solicitações 08

1. Clicar no link exclusivo para clientes Área Restrita que se encontra no canto esquerdo da tela e selecionar o serviço Portal de Logística e Armazenagem.

O planilhamento do conteúdo das caixas custodiadas, assim como as pesquisas e assolicitações deverão ser efetuadas no portal www.stokgd.com.br

Acesso ao Site

01

2. Selecionar um link.

02

3. Preencher os campos Login e Senha.

4. Alteração de Senha

O usuário poderá alterar sua senha preenchendo os seguintes campos que estarãodisponíveis após clicar no link Alterar Senha.

1. Para iniciar uma Pesquisa, é necessário escolher o departamento a ser consultado epreencher os campos de pesquisa.

Tipos de Pesquisa:

EXATA: Modo de pesquisa que trará como resultado os registros que contenham asinformações exatamente como solicitadas. Nesta opção, a pesquisa é mais rápida, noentanto o usuário deve ter total conhecimento da formatação dos campos.

GERAL: Habilita o modo de pesquisa que trará como resultado os registros que contenhampelo menos as informações solicitadas. Ou seja, pode-se digitar somente uma parte docampo e o sistema irá localizar todas as mídias que contêm aquela parte de texto.

2. Ao acionar o botão Pesquisar aparecerá no lado direito da tela o resultado da pesquisarealizada.

3. O botão Limpar apaga o conteúdo dos campos de pesquisa, para uma nova consultaser realizada.

Pesquisas

03

Campos de

Pesquisa

Selecione a opção Documento para solicitar um ou mais itens pertencentes à caixa.Posteriormente clique na imagem Observações e abrirá uma caixa de texto para especificarqual o documento a ser entregue.

1. Solicitação de Caixa

Para solicitar a caixa completa, marque a opção Completa da caixa desejada.

Solicitações

04

2. Solicitação de Documento

Selecione a opção Imagem para solicitar a imagem de um ou mais itens pertencentes à caixa.Posteriormente clique na imagem Observações e abrirá uma caixa de texto para especificarqual a imagem a ser enviada.

3. Solicitação de Imagem

4. Armazenamento dos Itens marcados

Depois de escolhidos os itens desejados, o usuário deverá acionar o botão no final da telaanterior Armazenar Itens Selecionados com a finalidade de armazenar as solicitaçõestemporariamente antes de liberá-las.

A seguinte tela informa queos itens escolhidos foramarmazenados e o usuáriopode fazer outra solicitação.

Desta forma, quando finalizartodas as pesquisas, pode-seliberá-las em um únicoprotocolo.

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06

5. Solicitação de Retirada de Mídias

Ao clicar no botão Retirar Mídia aparecerá uma tela no lado direito do monitor com a lista decaixas que poderão ser retiradas do cliente.

Para selecionar a caixa que seráretirada basta clicar no box aolado do número da caixa.

Clicar no botão Armazenar ItensSelecionados para concluir asolicitação.

6. Solicitação de Retirada de Documentos

Ao selecionar a opção Retirar Doc.informe os documentos que serãoretirados e reinseridos na devidacaixa.

Para finalizar, basta clicar no botão Confirmar.

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7. Solicitação de Caixas Novas

Após selecionar a opção Mídia Nova, informe a quantidade e o tipo de mídia que desejasolicitar.

Em seguida, clique em Solicitar e na página seguinte confirme a solicitação realizada.

1. Liberação

Após as solicitações terem sido realizadas e armazendas, deve-se clicar em Liberar e,imediatamente, estarão disponíveis no lado direito da tela para serem conferidas eliberadas após clicar em Confirmar Liberação.

Se o usuário for tipo Master, imediatamente, será enviado um aviso para a Stok egerado o número da solicitação para que se possa acompanhar o andamento da mesmano item Relatórios.

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Caso contrário, o usuário Master será notificado via e-mail para efetuar a autorização no portal, selecionando a opção Autorizar.

Liberação de Solicitações

1. Planilhamento

1.1. Ao acionar o botão Planilhar abrirá no lado direito da tela os campos a serempreenchidos.

a) Digite o Número da Caixa.

b) Clique no botão Pesquisar no lado direito da tela. Logo abaixo aparecerão os campos a sereminformados.

c) Clique no botão Gravar para armazenar as informações.

Planilhamento de Caixas

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1.2. Campos de Planilhamento

a) DestruiçãoExistem dois campos para selecionar: ano e mês em que a caixa poderá ser descartada.Se a guarda for permanente marque a opção Nunca Destruir.Se não souber qual a data de destruição considere a caixa como permanente.A data de destruição é a mesma para todos os itens de uma mesma caixa.

b) DepartamentoCampo para escolha do departamento.Se a caixa foi solicitada por um departamento específico, aparecerá apenas este departamento.Se a caixa foi solicitada sem departamento específico, aparecerão os departamentos aos quais ousuário tem acesso.Se for um departamento novo, deve ser solicitado ao suporte Stok a criação deste departamento.O departamento é o mesmo para todos os itens da caixa.

c)Os campos são personalizados para cada cliente que tem direito a 20 campos alfanuméricose mais 03 campos data.

Exemplos:Descrição:Deve ser preenchida segundo as especificações existentes. (Ex.: Notas Fiscais)

Data Inicial e Data Final:É o período de abrangência dos documentos. (Ex.: 12/06/2009 a 31/12/2009)

Referência Inicial e Referência Final:Correspondem aos documentos armazenados na caixa. (Ex.: Notas Fiscais de 1 a 100).

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2.1. Escolha a operação Alterar e informe o Número da Caixa e o Item a ser alterado.

2.2. Clique no botão Pesquisar para alterar os campos com as informações anteriores.

2.3. Terminada a digitação deste Item aperte o botão Alterar.

2.4. Ficará registrado em nosso sistema informações sobre o usuário que executou a operaçãoe a data em que esta foi realizada.

2. Alteração de Cadastro

3.1. Escolha a operação Excluir e informe o Número da Caixa e o Item a ser excluído.

3.2. Clique no botão Pesquisar.

3.3. Verificado o conteúdo do item e confirmada sua exclusão aperte o botão Excluir.

3.4. Este registro será apagado do arquivo e os itens serão renumerados para manter aseqüência. Caso a caixa selecionada contenha apenas um item, o sistema não permitirá aexclusão do mesmo. Neste caso, deve solicitar à Stok a destruição da caixa.

3. Exclusão de Item de uma caixa

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4. Alocação de caixa para um Departamento

4.1. A alocação de departamento só pode ser realizado para caixas novas e caixas que não tenham sido planilhadas.

4.2. Para fazer a alocação de uma caixa, escolha a operação Alocar Departamento e preecha oNúmero da Caixa.

4.3. Clique no botão Pesquisar para alterar o departamento de acordo com a lista disponível.

4.4. Terminada a escolha do departamento aperte o botão Gravar.

Relatórios Gerenciais

Ao clicar no botão Relatórios o usuário pode gerar e imprimir relatórios que ofereceminformações sobre o acervo custodiado.

Relatórios

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Relatórios - Exemplos

Histórico de movimentação da caixa.

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Relatórios - Exemplos

Histórico de Planilhamento / Alteração por Data

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Relatórios - Exemplos

Caixas em consulta até a data.

17

Relatórios - Exemplos

Caixas novas não retornadas ao arquivo até a data.

18

Relatórios - Exemplos

Caixas recepcionadas sem planilhamento.

19

Relatórios - Exemplos

Expurgos.

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Relatórios - Exemplos

Movimentação no período.

21

Relatórios - Exemplos

Planilhamento sem retorno de caixas até a data.

22

Relatórios - Exemplos

23

Conferência de planilhamento.

Relatórios - Exemplos

24

Solicitações liberadas ainda não autorizadas.

Relatórios - Exemplos

25

Solicitações autorizadas.

Relatórios - Exemplos

26

Solicitações negadas.