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Instituto do Meio ambiente

MANUAL DO SISTEMA DE ESTOQUE

Março/2010

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Instituto do Meio Ambiente - IMA Elizabeth Maria Souto Wagner– Diretora Geral

Diretoria Administrativa Financeira - DIRAF Daniella Fernandes– Diretora

Coordenação de Tecnologia da Informação – COINF Margareth Maia – Coordenadora

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APRESENTAÇÃO

O Manual do Sistema de Estoque foi desenvolvido para auxiliar o uso da ferramenta customizada no

mês de março de 2010, no âmbito da Coordenação de Recursos Logísticos – CRL/IMA.

De fácil manuseio e compreensão, o Manual está dividido basicamente em duas etapas: solicitação

de estoque (que pode ser realizada apenas pela área no qual estar lotada) e confirmação do

recebimento.

Às etapas acompanha a descrição passo-a-passo para a realização da ação desejada, equacionando

as dificuldades iniciais decorrentes do primeiro contato do usuário com o sistema.

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ÍNDICE 1. O SISTEMA DE ESTOQUE ........................................................................................... 5

2. ACESSANDO O SISTEMA DE ESTOQUE ................................................................. 6

3. SOLICITANDO MATERIAL ........................................................................................... 7

4. CADASTRAMENTO BÁSICO DO SISTEMA............................................................ 13

5. TELA DE ENTRADA .................................................................................................... 16

6. TELA DE SAÍDA........................................................................................................... 20

7. TELA DE AJUSTE ....................................................................................................... 22

8. TELA DE PERMISSÕES ............................................................................................. 23

9. CONSULTAS ................................................................................................................ 24

10. RELATÓRIOS ............................................................................................................. 26

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1. O SISTEMA DE ESTOQUE

O Sistema de Estoque é uma ferramenta concebida no âmbito da Coordenação de Recursos

Logístico, através da equipe de Sistema Integrado de Gestão, baseado nos sistemas do STD e no

Simpas, sistemas esses que são utilizados pelo IMA.

As funcionalidades básicas do Sistema de Estoque são: dinamizar, acompanhar e controlar os

processos de solicitação, criação do banco de dados dos fornecedores, entrada de notas fiscais,

fechamento de balanço, relatórios de tomada de decisão.

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2. ACESSANDO O SISTEMA DE ESTOQUE

Acesse http://sig.ima.ba.gov.br DIGITE SEU LOGIN E SENHA E CLIQUE EM ENTRAR

Caso não lembre a senha, você pode clicar em “Esqueceu a senha?” para encaminhar novamente para seu email

CLIQUE NO ÍCONE SISTEMA DE ESTOQUE

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3. SOLICITANDO MATERIAL PÁGINA INICIAL DO SISTEMA DE ESTOQUE

Nessa tela estão disponíveis o menu dinâmico vinculado ao perfil do usuário, e a pauta onde vai constar todas as solicitações em tramite feitas pelos usuários/setor.

NOVA SOLICITAÇÃO

Atenção! Nova Solicitação só vai ser permitida, caso o usuário não tenha nenhuma pendência de confirmação de solicitações anteriores.

Localizar o item que deseja solicitar. Olhe atentamente o centro de custo da despesa, Diretor/ Coordenador pode ter mais de um

centro de custo.

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Digite o item ou parte do item que deseja solicitar. Não precisa ser a primeira letra do item, pode ser qualquer letra dentro da palavra. Depois de feito isso, clique em pesquisar.

Agora precisa colocar a quantidade do item desejado. Atenção ao item que se encontra em vermelho, pois os mesmos não possuem saldo no almoxarifado.

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A tela abaixo informa todos os itens que solicitou e se entender que é necessário, pode-se colocar um comentário. Feito isso clique em gravar para finalizar sua solicitação.

O botão de pesquisa pode ser acionado enumeras vezes se achar necessário. A solicitação só será finalizada quando clicar no botão gravar. O item também pode ser retirado da lista, ao clicar no “x em vermelho”.

Após concluir a solicitação, o sistema automaticamente te levará para a tela principal, mostrando sua solicitação, só aguarda para ser atendida. Mas caso encontre necessidade de alterar, clique no “lápis”, ou se necessário excluir no botão “x”

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O almoxarifado possui duas ações para as solicitações realizadas:

1. Pode devolver, por motivos diversos e que deve ter um breve comentário. O usuário pode complementar e encaminhar de volta, ou excluir.

2. Liberar os itens solicitados, nesse caso o usuário pode confirmar sua solicitação ou devolver o material por motivos diversos.

Ao clicar no ícone , o sistema vai te encaminhar para a tela de alteração, podendo incluir, excluir novos itens e complementar o comentário.

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TELA DE CONFIRMAÇÃO

Ao clicar no ícone , o sistema vai te encaminhar para a tela de confirmação de recebimento, clique em confirmar para finalizar a solicitação.

TELA DE DEVOLUÇÃO

Caso contrário pode-se devolver o material recebido, basta clicar no ícone .

TELA DE REQUISIÇÕES ARQUIVADAS

Para visualizar todas as requisições realizadas.

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Clique no ícone .

TELA DE VISUALIZAÇÃO

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4. CADASTRAMENTO BÁSICO DO SISTEMA

CADASTRAMENTO DE GRUPO

Nesse local encontram-se todos os grupos cadastrados no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista família nesse grupo, o mesmo não poderá ser

excluído.

Cadastrar novo grupo.

CADASTRAMENTO DA FAMÍLIA

Nessa tela encontram-se todas as famílias cadastradas no sistema; Podem ser editados, excluído ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista itens relacionados, o mesmo não poderá ser excluído.

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Cadastrar nova família.

CADASTRAMENTO DE ITEM

Nessa tela encontram-se todos os itens cadastrados no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista nota fiscal com itens relacionados, o mesmo não

poderá ser excluído.

Cadastrar novo Item.

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CADASTRAMENTO DA UNIDADE DE MEDIDA

Nesse local encontram-se todas as unidades de medidas cadastradas no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista itens utilizando essa unidade de medida, o mesmo não

poderá ser excluído.

Cadastrar nova unidade de medida.

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5. TELA DE ENTRADA

CADASTRAMENTO DE FORNECEDOR

Nessa tela encontram-se todos os fornecedores cadastrados no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Atenção na exclusão, pois caso exista notas fiscais relacionadas, o mesmo não poderá ser

excluído.

Cadastrar um novo fornecedor (Dados Básicos)

Cadastrar um novo fornecedor (Endereço)

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Cadastrar um novo fornecedor (Informações do Contato)

ENTRADA DE NOTA FISCAL

Nesse local encontram-se todas as notas fiscais cadastradas no sistema; Podem ser editados, excluídos ou alterado seu status; Para cadastrar uma nota é necessário ter o fornecedor e os itens previamente cadastrados no

sistema; Em vermelho, nota fiscal sem item relacionado.

Cadastramento de nota fiscal Não é permitidos CNPJ e número de notas fiscais iguais a alguma já cadastrada. Projeto, Produto, Território e Fonte, são dados previamente cadastrados no orçamento do

IMA; Razão Social e Nome Fantasia serão preenchidos automaticamente mediante o

preenchimento do CNPJ.

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Relacionar item na nota fiscal; Digite o item ou parte do item no campo abaixo; Pode relacionar vários itens por nota Valor Total da Nota será calculado automaticamente Caso necessite pode retirar um item da lista ou pode sair da tela e complementar

posteriormente, até concluir a nota fiscal.

VALIDAÇÃO DA NOTA FISCAL

Nessa tela encontram-se todas as notas fiscais lançadas no sistema que necessitam ser validas para entrar no estoque.

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Validando Nota Fiscal

Aplicação Imediata – Lançamento automática da saída do item Precisa colocar a unidade de custo que vai ser adicionado. Vale ressaltar que essa unidade

de custo vai sair nos relatório dessa unidade selecionada.

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6. TELA DE SAÍDA

LISTA DAS SOLICITAÇÕES NÃO ATENDIDAS

Nesse local encontram-se todas as solicitações em aberto; Podem ser atendidas, devolvidas ou canceladas, dependendo do status da solicitação;

LIBERAÇÃO DA REQUISIÇÃO

O almoxarifado deve informar a quantidade que será disponibilizada para o solicitante e descrever um breve comentário se achar necessário;

Os campos “ST”, ”EA” e ”EN” servem para informar a quantidade disponível dos itens no estoque.

DEVOLUÇÃO DA REQUISIÇÃO

O almoxarifado pode devolver a solicitação, caso encontre alguma divergência ou por motivos diversos. Obrigatório a justificativa.

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CANCELAR REQUISIÇÃO

O almoxarifado pode cancelar a solicitação, se o solicitante devolver o material.

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7. TELA DE AJUSTE

LISTA DE AJUSTE DE SALDO

Nessa tela encontram-se todos os ajustes realizados no sistema.

INSERIR NOVO AJUSTE

Digite o nome do item ou parte dele no campo abaixo e preencha os dados seguintes.

Ao clicar em calcular, será apresentada a última movimentação do item e mostrará uma projeção, caso a alteração seja confirmada.

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8. TELA DE PERMISSÕES

ASSOCIAR SOLICITANTE DE MATERIAL

O Coordenador da área vai precisar identificar duas pessoas da sua área para solicitar material. Caso o coordenador tenha mais de uma área, vai ser apresentados na tela todas as quais é responsável.

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9. CONSULTAS

CONSULTA REQUISITANTE

Mostra na tela os Coordenadores e os respectivos solicitantes por unidade de custos.

CONSULTA REQUISIÇÕES

Mostram todas às solicitações feitas no sistema, mesmo aquelas que foram excluídas.

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CONSULTA MOVIMENTAÇÃO DO ITEM

Tela para verificar a movimentação de um determinado item, por período. ATUALIZAR TELA

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10. RELATÓRIOS

LISTA DOS REGISTROS DE FECHAMENTO

Tela com todos os fechamentos realizados no sistema.

FECHAMENTO DO MÊS CORRENTE

Identifica o mês de fechamento e os botões de ação

Processando o estoque

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CONSULTA FECHAMENTO

Imprimindo o fechamento. Obs. O sistema criará um arquivo em “pdf”