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MANUAL DE RELACIONAMENTO COM AGENTES DO GOVERNO

RELAÇÕES CORPORATIVAS

Caro Leitor,

O relacionamento com Agentes do Governo, seja noatendimento de obrigações legais e fiscalização, sejana participação no processo de construção depolíticas públicas e de marcos regulatórios, é pontoimportante da estratégia de negócios da Fibria.

Relacionar direta ou indiretamente com órgãosgovernamentais e de representação institucionalnem sempre é o mesmo que relacionar com outrospúblicos da empresa. Entes governamentais temregras específicas daquelas observadas nasempresas privadas.

Este Guia foi especialmente construído para instruirtodos que se relacionam direta ou indiretamentecom Agentes Governamentais. Deve ser fonte deconsulta e aprendizado para as equipes queinteragem com este público, além de suporte para arelação com atuais e novos parceiros.

A Fibria conta com uma área especialista, Gerênciade Relações Corporativas, que está à disposição epode ajudar você nessas atividades.

Boa leitura!

APRESENTAÇÃO

Este documento tem como função principal informar, orientar e disciplinar as atividades da Organização e de seus representantes no relacionamento com agentes governamentais e/ou públicos (ex. políticos). As orientações aqui dispostas se aplicam a todos os empregados, diretores e a qualquer terceiro.

Todos os empregados da Fibria têm a responsabilidade e o dever de tomar conhecimento deste documento, particularmente se, no contexto de seu trabalho, existam relacionamentos formais ou informais com autoridades e funcionários governamentais.

É de fundamental importância lembrar que as ações de todo e qualquer empregado Fibria devem sempre se pautar pelos Valores, Crenças de Gestão da Organização e estar de acordo com o disposto no Código de Conduta, nas Políticas e nos Procedimentos estabelecidos pela Organização, estrutura base do Programa de Compliance Fibria.

RESPONSABILIDADE

A área de Relações Corporativas da Fibria é a responsável por gerenciar a representação institucional não técnica e por monitorar a evolução do processo legislativo e das decisões executivas do governo, destacando-se o estabelecimento e manutenção das melhores relações profissionais junto a Agentes do Governo onde a Fibria atua e na participação, direta ou via entidades e associações, no processo de elaboração e revisão de políticas públicas com às diversas instâncias de governo.

ATIVIDADES

Objetivamente, à área de Relações Corporativas cabe:

• Monitorar riscos e oportunidades do ambiente regulatório em âmbito federal, estadual e municipal de modo a cooperar de maneira qualificada na construção de regulação equilibrada

ATIVIDADES

• Orientar, dar suporte e atuar conjuntamente às diversas áreas da Fibria na interface com Agentes do Governo

• Gerir a defesa de pontos de interesse da Companhia no âmbito político-institucional com Agentes do Governo e entidades representativas.

• Gerir a participação da Companhia nos períodos de campanhas eleitorais, reforçando a aplicação das regras de compliance Fibria

POR QUE MANTER RELACIONAMENTO COM AGENTES DO GOVERNO?

• Para fortalecer o ambiente político-institucional

• Para reforçar a disposição ao diálogo e assim fortalecer a postura de transparência e os valores da Companhia

• Para contribuir na criação de políticas públicas e marcos regulatórios claros e que tragam segurança jurídica para o desenvolvimento de negócios e da sociedade de maneira sustentável

• Qualquer agente ou funcionário de um governo, de uma organização pública nacional ou internacional ou algum de seus departamentos, órgãos ou agências, qualquer que seja a hierarquia;

• Parlamentares e seus funcionários;

• Qualquer funcionário, autoridade ou empregado de um partido político;

• Os partidos políticos propriamente ditos;

• Qualquer candidato a cargo público;

• Qualquer executivo, empregado ou agente de uma empresa estatal e empresas de economia mista;

• Membro da família de um Agente do Governo, até colaterais de terceiro grau.

QUEM SÃO AGENTES DO GOVERNO?

A definição de Agentes do Governo é muito ampla, não envolvendo apenas governantes. Assim, são consideradas como Agentes do Governo:

• Dirigentes e Funcionários de empresas estatais (nacionais ou estrangeiras) ou de economia mista;

• Dirigentes e Funcionários de órgãos de fiscalização;

• Membros do poder judiciário em todas as instâncias;

• Parlamentares federais, estaduais e municipais;

• Servidores públicos;

• Dirigentes e funcionários de partidos políticos.

QUEM SÃO AGENTES DO GOVERNO?

Exemplos:

Qualquer pessoa, física ou jurídica, diretamente envolvida na obtenção, retenção ou facilitação dos interesses comerciais da Fibria, ou que tratem de seus assuntos empresariais.

Serão incluídos no conceito de terceiros os consultores, distribuidores, revendedores, corretores, despachantes alfandegários, prestadoras de serviços de transporte, embarcadores, contratados e fornecedores, pessoas físicas ou jurídicas, não importando o seu tipo societário.

Também são abrangidas neste conceito as sociedades empresárias, sociedades simples, fundações, associações de entidades ou pessoas, ou sociedades estrangeiras, constituídas de fato ou de direito, ainda que em caráter temporário, que estejam diretamente envolvidas na obtenção, retenção ou facilitação dos interesses comerciais da Fibria, ou que tratem de seus assuntos empresariais.

QUEM É CONSIDERADO TERCEIRO?

RELACIONAMENTO COM AGENTES DO GOVERNO

Com o intuito de garantir que a interação com Agentes do Governo esteja de acordo com a legislação, Valores e interesses da Fibria, as áreas da Companhia devem seguir as seguintes orientações.

FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES

O fornecimento de informações a todas asesferas de governo, incluindo órgãospúblicos municipais, estaduais e federais,deve ser efetuado sempre por escrito,mediante protocolo e com a devidaorientação do Jurídico ou de RelaçõesCorporativas.

FISCALIZAÇÕES

O atendimento de Agentes do Governo no que diz respeito a fiscalização de questões tributárias deve seguir o disposto na Política de Fiscalização (PC.04.232). As demais fiscalizações deverão ser direcionadas à área Jurídica.

CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS

A Lei Anticorrupção não faz distinção entre atos realizados pela Companhia ou por terceiros, desde que agindo em seu nome. Dessa forma, é fundamental tratar apenas com intermediários que interajam com Agentes do Governo de acordo com os padrões de conduta estabelecidos pela Fibria.

NEGOCIAÇÃO

Contatar a área de Relações Corporativas sempre que a interface com Agentes do Governo for além do cumprimento de obrigação técnica.

RELACIONAMENTOS PESSOAIS

O empregado não deve utilizar o nome da Fibria no trato de assuntos pessoais de qualquer natureza no seu relacionamento com Agentes do Governo.

GESTÃO DE RELACIONAMENTOS

O relacionamento com Agentes do Governo deve ser institucional, ou seja, diretamente ligado a figura da Fibria e não a um empregado específico. Desse modo, todos os encontros com Agentes do Governo devem ser registrados de forma clara e objetiva no Sistema de Monitoramento de Ambiente Regulatório (MAR).

INVESTIMENTOS SOCIOAMBIENTAIS

Todas as doações, patrocínios e investimentos socioambientais realizadas pela Fibria devem estar de acordo com as definições estabelecidas na Política de Investimentos Socioambientais (PO.00.012) disponível no DOL.

BRINDES E PRESENTES

A Fibria estabelece que nenhum brinde e/ou presente poderá ser oferecido, prometido, autorizado, dado ou recebido, direta ou indiretamente, com o objetivo de influenciar as decisões que afetem ou impactem os interesses da Companhia. Para maiores informações recomenda-se a leitura do Código de Conduta e da Política Anticorrupção (PO.00.022).

PAGAMENTOS POR ATOS DE ROTINA

A Fibria proíbe a realização de pagamentos a funcionários públicos ou da iniciativa privada, como benefício pessoal para eles, com o intuito de garantir ou acelerar atos de rotina. Para maiores detalhes e informações recomenda-se a leitura do Código de Conduta e da Política Anticorrupção (PO 00.022)

REPRESENTAÇÃO INSTITUCIONAL

Contatar a área de Relações Corporativas quando for necessária definição de estratégias e planos de ação de representação institucional e defesa de pontos de vista que estejam além da competência técnica da área envolvida. Essa disposição também se aplica a Terceiros agindo em nome da Companhia.

REPRESENTAÇÃO EM ENTIDADES

Todas as representações em entidades devem estar de acordo com as políticas internas da Fibria. A área de Relações Corporativas deve ser contatada pelos empregados da Fibria que atuam nestas Entidades quando a respectiva Entidade desenvolver atividades que envolvam a defesa de interesses junto a Agentes do Governo e atuação em ambiente regulatório.

RECOMENDAÇÕES PARA DEFESA DE TEMAS TÉCNICOS JUNTO A AGENTES DO GOVERNO

• Domine o conteúdo e a argumentação que irão apoiar sua defesa, procurando antecipar possíveis questionamentos ou pontos polêmicos que possam ser levantados pelo Agente do Governo

• Estude previamente o histórico de relacionamento do Agente do Governo com quem irá ter contato ao representar a Fibria. Acesse o Sistema de Monitoramento de Ambiente Regulatório (MAR) onde é possível encontrar mais detalhes para sua preparação. Contate a área de Relações Corporativas para solicitar acesso ao Sistema MAR ou para Agentes do Governo ainda não cadastrados.

• Leve um resumo executivo para entregar ao Agente do Governo no final da reunião. O documento deverá conter, de maneira concisa, os principais pontos e argumentos apresentados por você durante o encontro. Este material servirá não só para apoiá-lo em sua defesa, mas também para fixar as informações junto ao seu interlocutor

• Paute-se sempre pela verdade. Caso não possa tratar de determinado assunto, diga que este não é da sua alçada. A construção de relacionamento com Agentes do Governo é um processo contínuo e que pode ser facilmente prejudicado por atitudes dessa natureza.

• Não emita comentários e/ou opiniões pessoais sobre partidos, posicionamentos políticos ou outros Agentes do Governo. O sistema político é dinâmico e seus atores se encontram em constante rearranjo. Ademais, lembre-se sempre que você estará na figura de representante da Fibria, de modo que deverá se restringir aos posicionamentos adotados pela Companhia.

• Prepare-se para lidar com situações em que lhe sejam feitas solicitações ilícitas ou não condizentes com os padrões de conduta da Fibria. Seja educado e cordial, mas trate este tipo de abordagem de maneira firme, deixando claro que este não é o padrão de conduta da Companhia. Reporte a situação ao Canal de Ouvidoria e a área de Relações Corporativas.

REUNIÕES E ENCONTROS – RECOMENDAÇÕES

• Deve-se optar por encontrar com Agentes do Governo em escritórios oficiais. Exemplos: Gabinetes, Congresso Nacional, Assembleias Legislativas, Câmaras Municipais, Ministérios, Prefeituras.

• É recomendável que os representantes da Fibria se encontrem com Agentes do Governo acompanhados por outro empregado

• Não devem ser levados acompanhantes ou pessoas não relacionadas aos negócios da Fibria às reuniões ou encontros com Agentes do Governo

• Evitar que as reuniões estejam vinculadas ao oferecimento de refeições. Caso haja a necessidade de que os assuntos sejam tratados durante refeições, estas devem ser condizentes com as regras da Companhia aplicadas a empregados, bem como do Agente do Governo; e não devem incluir cônjuges ou convidados que não tenham relação com os interesses da Fibria

CAMPANHAS ELEITORAIS

A Fibria não faz qualquer tipo de doação, seja financeira ou material, para campanhas eleitorais de qualquer tipo.

Os contatos com candidatos durante o período eleitoral deverão ser informados à Gerência de Relações Corporativas para o devido registro dentro do Sistema de Monitoramento do Ambiente Regulatório, de acordo com as normas de compliancevigentes.

O relacionamento com Agentes do Governo deve ser institucional, ou seja, diretamente ligado a figura da Fibria e realizado por funcionários devidamente autorizados.

PRINCIPIOS NORTEADORES

• Estrito cumprimento da legislação vigente.

• Fortalecimento da cidadania e da democracia.

• Apoiar e promover o compromisso público dos candidatos com o desenvolvimento sustentável e as boas práticas de governança pública nos níveis federal, estadual e municipal

• A Fibria não possui qualquer tipo de direcionamento político-partidário nem recomenda este tipo de manifestação nas entidades e associações em que participa.

• Vedação ao uso de recursos financeiros e materiais da Fibria, bem como do expediente de trabalho de seus empregados, para partidos, candidatos ou campanhas políticas de qualquer tipo.

• Transparência dos processos de relacionamento com poder público, candidatos e partidos políticos

• Apoiar iniciativas de Associações e Entidades das quais participa para apresentação de agenda de temas de interesse para candidatos selecionados de acordo com critérios previamente acordados e em consonância com a legislação vigente.

ATIVIDADES PROIBIDAS À FIBRIA E A SEUS EMPREGADOS DURANTE O PERÍODO ELEITORAL:

• É proibida a utilização, de forma total ou parcial, das instalações da Fibria para panfletagem ou qualquer outra forma de propaganda político-eleitoral

• É proibida a cessão, partilha ou doação de qualquer tipo de material, bens e equipamentos da Fibria durante o Período Eleitoral para Campanhas de qualquer tipo ou partido.

• É proibida a utilização, por parte de empregados, de horário de trabalho para atividades político-eleitorais.

• É proibido reembolso de gastos de empregados com atividades político-partidárias.

• É proibida a utilização da marca da Fibria em qualquer tipo de propaganda político-eleitoral

• São proibidas as manifestações em nome da Fibria durante o Período Eleitoral, bem como contato com candidatos, salvo empregados devidamente autorizados para esta atividade

PERÍODO ELEITORAL

Entende-se, para fins deste Manual, que o Período Eleitoral tem início com a data de publicação das regras para a eleição vigente e termina com o prazo final para diplomação dos candidatos eleitos, de acordo com a publicação prévia feita pelo TSE do Calendário Eleitoral do ano vigente (Lei nº 9.504/1997).

PROPAGANDA POLÍTICO-ELEITORAL

É considerada Propaganda Político-eleitoral todas as formas de realização de meios publicitários para divulgação de mensagens dirigidas aos eleitores, suas candidaturas e propostas políticas, a fim de se mostrarem os mais aptos a assumir os cargos eletivos que disputam, conquistando, assim, o voto dos eleitores.

Principais Mandamentos deste Manual

1. A política Anticorrupção da Fibria, da mesma forma que as leis de todos os países nos quais operamos, proíbem subornar, dar dinheiro ou qualquer outra vantagem, seja ela financeira ou não, diretamente ou por intermédio de terceiros, a qualquer Agente do Governo.

2. É proibida a contratação, mesmo que indireta, de Agente do Governo como agente, consultor ou prestador de serviço da companhia.

3. São proibidos também os chamados pagamentos "agilizadores” ou “facilitadores" aos Agentes do Governo, mesmo por intermédio de terceiros.

4. Os recursos da companhia – financeiros e não financeiros, como suas instalações e equipamentos – não podem ser doados, direta ou indiretamente, a partidos políticos, candidatos a cargo público ou campanhas políticas.

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIAS• Código de Conduta

• Política de Anticorrupção (PO.00.022)

• Política de Compromissos Voluntários e Representações (PC.00.023)

• Política de Fiscalização (PC.04.232)

• Política de Investimentos Socioambientais (PC 00.012)

• Política de Viagens (PC.01.028)

• Política de Defesa da Concorrência (PC.00.026)

• Sistema de Monitoramento de Ambiente Regulatório (MAR): http://rpi.fibrianet.com.br/mar/