manual coleta pedidos

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Manual de Utilização

Coleta Pedidos Versão 01.00.002

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INTRODUÇÃO

O COLETA PEDIDO é um sistema que realiza pedidos de vendas através de Smartphones e Tablets que

utilizam a plataforma Android.

O objetivo do COLETA PEDIDO é melhorar o desempenho de sua equipe de vendas, através da

automatização do processo. Com ele, a sua empresa agiliza o processo de forma segura e incrementa a sua

lucratividade, fornece à empresa que o adquire a opção de gerar pedidos de produtos através de

vendedores externos. O pedido realizado é sincronizado e transferido para base de dados do sistema

Avance Retguarda para o gerenciamento e controle do mesmo.

O COLETA PEDIDO é muito mais do que apenas um aplicativo de Força de Vendas Mobile, ele é uma plataforma de vendas com integração total ao Avance Retguarda e também podendo ser utilizado por empresas que não possui ERP (Retaguarda) sendo gerenciado via WEB.

Os requisitos mínimos para que o sistema funcione corretamente é um aparelho com tela de 3.7’’ e

sistema operacional Android 4.0 ou mais recente.

CONFIGURAÇÃO

Quando já estiver instalado no aparelho, selecione o ícone Coleta Pedidos e será aberto o aplicativo

no aparelho como mostra destacado na figura abaixo:

Figura 1 - O Ícone de acesso ao Coleta Pedidos

Após executado, o aplicativo é iniciado com a apresentação e a informação da versão utilizada,

conforme a Figura 2:

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Figura 2 - Janela de apresentação do aplicativo no Aparelho

Para configurar o celular de modo que o mesmo conecte ao banco de dados do Retguarda selecione

a opção de menu do aparelho celular e em seguida escolha a opção “Configurações”.

Figura 3 - A opção de configurações é exibida após pressionar no aparelho a opção de menu

Menu para configurar o

aparelho com o servidor.

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Ao abrir a janela de configurações pela primeira vez, é necessário informar os parâmetros de acesso

ao servidor, como por exemplo, a URL do servidor onde serão sincronizadas as informações do banco de

dados necessárias para o aplicativo. Os dois campos de links de conexão são obrigatórios. Nesta etapa não

será selecionada a empresa padrão nem o vendedor, pelo fato de não conter até o passo atual a

sincronização com o servidor de dados.

Figura 4 - Insira o Endereço de Acesso ao servidor Externo e Interno

Feito a etapa de configuração dos links de conexão salve a alteração através do menu do celular,

selecionando a opção “Salvar” destacada naFigura 5e será exibido na tela um alerta de confirmação do

processo realizado conforme a Figura 6.

Figura 5 - Salvando as configurações de conexão ao servidor

A URL externa é equivalente a

acessos fora da rede local ao

servidor, ou seja, de qualquer

local com acesso a internet 3G

no aparelho ou Wi-Fi de outro

estabelecimento.

Para acessos na rede local, configure o IP

do servidor onde haverá a sincronização,

o aplicativo verifica se a rede é

correspondente à configurada caso não

seja ele tenta o acesso ao endereço

externo configurado.

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Figura 6 - Alerta de confirmação do processo realizado

Após ter sido realizado o procedimento de conexão deve ser feito a sincronização entre o aplicativo

do aparelho e o servidor de dados, para efetuar o procedimento pressione o botão de “Sincronização”

destacado na Figura 7 - Ícone para procedimento de sincronização de dados.

Figura 7 - Ícone para procedimento de sincronização de dados.

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Na janela de seleção de dados a serem sincronizados, selecionetodas as opções correspondentes

através da caixa de seleção na lateral.

Figura 8 - Dados que serão sincronizados com o Servidor

Quando está sendo executado o processo de sincronização é exibida na tela do aparelho a contagem

dos dados sincronizados como mostra a Figura 9até que sejam finalizados com uma mensagem de

confirmação de acordo com a Figura 10, caso haja erro durante o processo de conexão com o servidor é

exibido a mensagem de acordo com a Figura 11, neste caso verifique os endereços dos links de conexão

inseridos em “Configurações” e tente novamente.

Figura 9–Sincronização em Progresso Figura 11 - Falha na Comunicação com Servidor

Figura 10 – Sincronização Concluída

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Realizada e terminada a sincronização com o servidor de dados, o próximo passo é voltar ao menu de

“Configurações”e realizar a parametrização da Loja e Vendedor Padrão, este procedimento é realizado após o

carregamento dos dados.

Figura 12 - Selecionando Loja Padrão

Figura 13 - Selecionando Vendedor Padrão

Pressione sobre o campo Loja

padrão e em seguida selecione a

opção desejada, o mesmo deve

ser feito para o vendedor.

Figura 14 - Configuração Completa

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Apósrealizados os passos de conexão com o servidor, sincronização e configuração de loja e

vendedor o aplicativo estará disponível para realizar cadastro de novos clientes e pedidos de vendas.

CADASTRO DE NOVOS CLIENTES

Para cadastrar um novo cliente selecione o ícone de cadastro de cliente na área de trabalho do

aplicativo, o ícone esta destacado na imagem a seguir:

Figura 15 - Cadastro de Clientes

Após aberta a janela de cadastro, é preciso selecionar a opção “Novo” (Figura 16), em seguida serão

ativados os campos para preenchimento dos dados do cliente, basta selecionar o tipo do cliente e

preencher os campos conforme a Figura 17.

Figura 16 - Criar um Novo Registro Figura 17 - Cadastro Preenchido

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Após preenchidos todos os campos necessários para o cadastro do novo cliente clique no botão

“Salvar”,na figura abaixo especifica além do botão salvar os demais botões que podem ser utilizados

durante o cadastro do novo cliente.

Figura 18 - Eventos do cadastro de clientes

Figura 19 - Tela de Consulta de Cliente

Volta para área de trabalho

do aplicativo.

Botão para salvar um novo

registro ou alteração.

Cancela consulta.

Cancela a Alteração ou

Cadastro do registro.

Realiza

consulta.

Figura 20 - Resultado da Consulta de clientes

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CADASTRO DE PEDIDOS

Para cadastrar um novo pedido clique na opção da área de trabalho “Pedidos” e proceda da seguinte

forma:

Figura 21 - Acesso ao Cadastro de Pedidos

Para cadastrar um novo pedido clique no botão “Novo” e preencha as informações de dados do

pedido tais como nome do cliente, forma de pagamento, transportadora e desconto dado na venda.

Obs: Assim como no cadastro de clientes é possível realizar uma consulta de um pedido já salvo,

editar, cancelar e realizar um novo pedido, através do menu do aparelho selecionando a opção

desejada.

Figura 22 - Cadastro de Pedidos

Filtre o cliente através do

filtro para o pedido de

venda.

Selecione a forma de

pagamento para o

pedido.

Figura 23 - Adicionando Informações no Pedido

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Após informar os dados do pedido, insira os produtos através da aba “ITENS”, a quantidade de itens

são contabilizados nesta aba a medida que são inseridos. Acesse o menu e clique no botão “Adicionar” para

inserir um produto no pedido conforme a Figura 24.

Figura 24 - Adicionando Itens no pedido

A próxima janela aberta será para inserir o produto desejado, um filtro de pesquisa por Descrição ou

Referencia pode ser utilizado caso o usuário não saiba o código ou código de barras do produto. Para

entrar na pesquisa, pressione o botão de pesquisa (Lupa) indicado na Figura 25. A Figura 26 indica que a

pesquisa está sendo realizada pela descrição do pedido.

Figura 25 – Tela de Inserção de Itens

Figura 26 – Localizando Produtos por Descrição

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O resultado da pesquisa por descrição exibe todos os resultados que possuem a palavra digitada no

campo de pesquisa.Para escolher o desejado,mantenha o item pressionadoque este será incluído na janela

de lançamento de itens para informações sobre quantidade, desconto do item (Habilitado somente se a

Forma de Pagamento permitir), valor unitário e líquido do produto.

Figura 27 – Resultado da Pesquisa

Figura 28 – Selecionando o Produto Desejado

Figura 29 – Concluindo o lançamento

Caso o lançamento do item esteja incorreto, pode ser feito a exclusão ou substituição do item. Para

substituição, pressione o item por mais de 1 segundo que será aberto a janela de edição. Para marque o

item na caixa de seleção e aplique a exclusão conforme ilustrado na Figura 31.

Figura 30 – Item já adicionado no Pedido Figura 31 – Excluindo o Item selecionado

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Basicamente este é o processo de lançamento de produtos e exclusão do mesmo através da

aba“Itens”.Para finalizar o pedido o vendedor pode inserir uma observação durante o lançamento através

da aba “OBS”, este campo é para texto livre do vendedor e caso preenchida, necessita de Confirmação.

Figura 32 – Adicionando e Confirmando as Observações

Figura 33 – Confirmação da Observação

Após o lançamento dos itens e observações,observe que a aba dados do pedido será inserida com o

valor total do pedido com e sem desconto, verifique se as informações estão corretas e para concluir o

pedido pressione “Salvar” através do menu, em seguida será exibida na tela uma confirmação do

procedimento efetuado.

Figura 34 – Concluindo o Pedido Figura 35 – Confirmação do Pedido

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Até este passo possuímos um cliente e um pedido efetuado, porém o vendedor deve enviar estas

informações para o servidor de dados através de uma sincronização. Para enviar os dados através de uma

sincronização na área de trabalho selecione a opção “Sincronização” e selecione a opção Pedidos conforme

a Figura 36.

Figura 36 – Selecionando Pedidos para Sincronização

Figura 37 – Confirmando a Sincronização do Pedido

Realizado este passo está concluído o pedido de venda, a consulta do mesmo é possível desde que

seja sincronizado com o servidor pelo qual se recomenda realizar sempre para atualizar os dados do

smartphone com o servidor de dados.

CONSULTAS

Os Procedimentos de consultas são padronizados, e seguem a metodologia a seguir tomada como

exemplo a consulta de pedidos:

1 – Acesso à pesquisa ou consulta: Figura 37 indica que a consulta é acessada através do ícone da

Lupa.

2 – Tela de Pesquisa: A figura 38 neste caso informando que a pesquisa será por “Nome/Razão social

do Cliente” o utilizado na última pesquisa.

2.1 – O ícone de pesquisa (Lupa) ao ser selecionada, abrirá o último filtro em que foi realizado alguma

consulta.

3 – O ícone de Menu (3 pontos na vertical para aparelhos sem Botão de menu físico) na Figura 38 dá

acesso às outras opções de filtros para pesquisa.

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Figura 37 – Acesso à pesquisa ou consulta

Figura 38 – Janela de Pesquisa. (Para outros tipos de filtros, selecione o botão de cancelar e acesse o Menu (3 pontos verticais)

Selecionando cancelar, selecione a tecla de menu, observe na Figura 39 que possui várias opções

para pesquisa inclusive por período onde é possível filtrar todos os pedidos por determinado período.

Figura 39 – Menu para outros filtros para pesquisa

Figura 40 – Filtro por Período

Para selecionar uma pesquisa por período basta selecionar as datas inicial e final e selecionar o botão

ok destacado na figura, em seguida serão listados todos pedidos efetuados no período informado.