gestão do tempo e produtividade - conceitos e ferramentas

GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE Davi Rocha oladavirocha@gmail.com

Contextualização

O que é Gestão do Tempo?

Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar as atividades que você considera prioritárias, profissional ou pessoalmente. Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Ser produtivo é fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível.

Contextualização

Quanto tempo é necessário para gerar resultados concretos? Quanto tempo um bom consultor dedica à realização de suas atividades junto ao seus clientes?

Contextualização

Pense em um ou dois dos maiores seres humanos que, na sua opinião, viveram nessa terra. Aquela ou aquelas pessoas que são referência para você...

Contextualização

Quantas horas ele ou eles tinham tinham em seu dia para atingir seus objetivos?

Contextualização

A Gestão do Tempo impacta d i re tamente no desenvolvimento do trabalho e, consequentemente, maximiza a sua produtividade e melhora o seu resultado.

Contextualização

"A vida já é curta e nós a encurtamos ainda mais desperdiçando o tempo."

(Victor Hugo)

Quanto vale 86.400?

O Valor do Tempo

Reflexão

Quanto vale um ano?

•  Para entender o valor de um ano, pergunte ao estudante que foi reprovado.

•  Para entender o valor de um mês, pergunte à mãe que teve um bebê prematuro.

•  Para entender o valor de uma semana, pergunte ao editor de um jornal semanal.

•  Para entender o valor de uma hora, pergunte aos amantes que estão esperando para se encontrar.

Reflexão

Quanto vale um ano?

•  Para entender o valor de um minuto, pergunte a alguém que perdeu o trem, o ônibus ou avião.

•  Para entender o valor de um segundo, pergunte ao sobrevivente de um acidente.

•  Para entender o valor de um milésimo de segundo, pergunte a alguém que ganhou a medalha de prata nos Jogos Olímpicos.

Reflexão

O ontem é história. O amanhã é mistério. O hoje é uma dádiva. Por isso é chamado presente.

Valorize cada momento que você tem! Valorize mais ainda porque você o compartilhou com alguém especial, especial o suficiente para dividir o seu tempo. Lembre-se de que o tempo não volta.

O Valor do Tempo

Reflexão

Mitos em relação à Gestão do Tempo

1. Quem administra o tempo se torna escravo dele

A verdade é que quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na ordem e no momento em que desejaria.

Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. Administrar o tempo, para elas, é como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela.

1. Quem administra o tempo se torna escravo dele

2. Só se trabalha melhor, ou se produz mais, sob pressão

Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a indecisão, a tendência à procrastinação. Não há evidência que o justifique, até porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem pressão para comparar os resultados - sobre si mesmos e sobre os que os circundam.

3. Administrar o tempo serve apenas na vida profissional

Falso. É de certo que há muitas coisas em nossa vida pessoal e familiar que reconhecemos desejar ter mais tempo para fazer mais certas atividades ou lamentamos pelo fato de não termos mais tempo para nada além do trabalho.

4. Ter tempo é questão de Querer ter Tempo

Verdade... de certo modo. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo - e esse meio é a Administração do Tempo.

Gestão do Tempo

A Gestão do Tempo consiste no ato de registrar, acompanhar e incrementar a utilização do tempo de um indivíduo. Para uma boa Gestão do Tempo, é necessário:

•  Entender como você organiza o seu tempo hoje; •  Conhecer o tipo de problema que confrontamos; •  Identificar as fontes desse problema; •  Definir o método de utilização do tempo.

Mas como controlamos melhor o nosso tempo? O primeiro passo é mensurar até aonde você consegue controlar o seu tempo disponível atualmente. “Conhece-te a ti mesmo e conhecerás o

universo e os deuses”. Sócrates

Gestão do Tempo

Mas como controlamos melhor o nosso tempo? Enquanto profissional, a gestão do tempo otimiza o planejamento de atividades, visto que, ao listar e visualizar o que tem que ser feito, torna-se possível controlar melhor as demandas e cumprir horários e prazos com sucesso.

Gestão do Tempo

Além disso, a Gestão do Tempo possibilita:

•  Antecipar atividades; •  Definir o grau de importância dessas atividades; •  Focar esforços com maior efetividade; •  Gerenciar melhor o estresse; •  Reagir com maior prontidão a eventos inesperados •  Aproveitar melhor o tempo para desenvolvimento

pessoal (leituras, reciclagens, lazer etc).

Gestão do Tempo

Escreva um diário! A melhor maneira de coletar informações sobre como você controla o seu tempo é através da criação de um diário de atividades. Com ele você poderá analisar a Necessidade, Adequabilidade e Eficiência das tarefas realizadas.

Dicas para uma Melhor Gestão do Tempo

Escreva um diário! A melhor maneira de coletar informações sobre como você controla o seu tempo é através da criação de um diário de atividades. Dessa forma, você poderá identificar facilmente qual o método ou tecnologia que mais a adequa às suas necessidades de Gestão do Tempo.

Defina o seu “Horário Nobre” Algumas pessoas operam melhor no período da manhã, enquanto outras desempenham melhor suas atividades no início da tarde, ou, até mesmo à noite e na madrugada. Busque sempre adaptar o seu tempo de trabalho ao seu “horário nobre”.

Defina o seu “Horário Nobre” Qual o seu horário nobre? Ele “bate” com sua hora de estudo e/ou trabalho?

Apps para uma boa gestão do tempo •  Any.do (iOS, Android, Windows, Mac)

•  Things (iOS, Android, Mac)

•  Astrid Tasks (iOS, Android, Windows, Mac)

•  Evernote (iOS, Android, Windows, Mac)

Estabeleça Prioridades O estabelecimento de prioridades é um processo de compreende duas etapas distintas: 1.  Crie uma lista das tarefas que você necessita

realizar (sejam elas corriqueiras ou não)

2.  Ordene-as por prioridade (Sistema ABC de prioridades)

Estabeleça Prioridades: Sistema ABC Prioridade A: É aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica. Prioridade B: É aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser feira imediatamente. É importante, mas menos sensível ao prazo. Prioridade C: É aquela que não existe urgência, mas que deve ser feita.

Estabeleça Prioridades: Sistema ABC

Disponível para iOS

Estabeleça Prioridades: Sistema ABC

Disponível para Android

Escolha um tipo e implemente um plano de atividades

•  Planos Semanais

•  Planos Diários

•  Plano de Conferência (reunião)

Planos Semanais São planos que se propõem a descrever aquilo que se pretende realizar até o final da semana e as tarefas necessárias para o seu cumprimento. Mesmo após concluídos, os Planos Semanais servem como ferramenta de consulta e referência.

Planos Diários São, muitas vezes, a melhor maneira de focar a atenção naqueles objetivos mais importantes, ou de curto prazo. Busque colocar, além da tarefa a ser cumprida, o tempo médio em que você você deseja cumprí-la. Utilize o Sistema ABC para definir a ordem de prioridade das tarefas.

Plano de Conferência Um Plano de Conferência possibilita a obtenção de informações por meio do contato com outras pessoas sem que haja interrupções ou distrações no trabalho.

Plano de Conferência 1.  Elenque as pessoas que você consulta com

frequência;

2.  Vá pensando nos assuntos que tem a tratar com cada pessoa e anote-os abaixo do nome da pessoa;

3.  Quando chegar a hora de uma reunião (conferência) reordene os itens na lista, obedecendo critérios de prioridade (ABC)

Desperdiçadores de Tempo Todos nós desperdiçamos tempo. Podemos desperdiçar tempo com atividades construtivas, que nos relaxam ou reduzam o estresse, ou com ‘tarefas’ inúteis, sem reflexo algum em nossas vidas. Os desperdícios de tempo geralmente são de origem:

•  Interna (auto-gerados) •  Externa (gerados pelo ambiente)

Desperdiçadores de Tempo

Autogerados Contextuais Desorganização Visitas Procrastinação Telefonemas Incapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância

Esperas desnecessárias Reunião não-produtivas

Outros Perfeccionismo desnecessário Conversas paralelas

Conversas demoradas durante o café

Relatórios sem utilização prática

Autogerados Contextuais Desorganização Visitas Procrastinação Telefonemas Incapacidade de dizer “Não” E-mails sem importância

Esperas desnecessárias Reunião não-produtivas

Outros Perfeccionismo desnecessário Conversas paralelas

Conversas demoradas durante o café

Relatórios sem utilização prática

Alguém se identificou?

Desperdiçadores de Tempo: Desorganização É a maior culpada do desperdício de tempo autogerado pelo indivíduo. Basta observar a área de trabalho para identificar, ou não, esse tipo de desperdício de tempo. É preciso avaliar se a área de trabalho...

Desperdiçadores de Tempo: Desorganização •  É eficiente? •  Está organizada para minimizar o esforço? •  O fluxo de materiais e movimentos processa-se

livremente? •  O espaço de trabalho está em ordem? •  Objetos são perdidos com frequência?

Dicas para manter um espaço de trabalho atualizado: •  Utilize pastas distintas para cada projeto que esteja

sendo realizado; •  Busque organizar um índice para a organização das

várias pastas de projeto que possam existir; •  Mantenha uma pasta com os e-mails, telefonemas e

demais tipos de contatos que foram estabelecidos durante o curso de um projeto.

Dicas para manter um espaço de trabalho atualizado:

E vocês? Compartilhem suas dicas!

Desperdiçadores de Tempo: Procrastinação Consiste no adiamento de uma ação. Resulta em stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com a suas responsabilidades e compromissos. Embora a procrastinação seja considerada normal, torna-se um problema quando impede o funcionamento normal das ações.

Desperdiçadores de Tempo: Procrastinação Para combater a Procrastinação:

•  Defina prazos para a conclusão de uma tarefa; •  Crie ou adote um sistema de recompensa; •  Combine com alguém que ajude você acompanhar o seu

andamento na conclusão das tarefas •  Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no início do

trabalho.

Desperdiçadores de Tempo: Incapacidade de dar um “Não” Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não conseguir dar um “sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as seguintes respostas: •  “Eu posso aceitar, mas o trabalho que estou realizando

agora sofrerá atrasos. A sua demanda é mais importante?”

•  “Adoraria atender o seu pedido, mas preciso terminar primeiro essa demanda...”

Desperdiçadores de Tempo: Incapacidade de dar um “Não” Busque oferecer alternativas ao invés de tentar – e talvez não conseguir dar um “sim”. Ao invés de aceitar, tente usar as seguintes respostas: •  “Agora não posso, pois estou sem tempo. Aviso assim que

estiver disponível”

•  “Obrigado pela confiança, mas, no momento, estou impossibilitado de colocar mais uma demanda na agenda. Desculpe”

Desperdiçadores de Tempo: Visitas •  Quando precisar se reunir com um colega, dirija-se à mesa

dele, ao invés da sua. É mais difícil pedir uma pessoa para sair da sua mesa do que você sair de uma.

•  Procure dialogar em pé.

•  Caso nada funcione, agradeça pela visita e informe que você necessita finalizar uma tarefa ou projeto.

Desperdiçadores de Tempo: Reuniões O tempo desperdiçado com reuniões tem duas origens:

•  Reuniões marcadas por você e;

•  Reuniões para as quais você é chamado.

Desperdiçadores de Tempo: Reuniões Quando você for marcar uma reunião:

•  Limite ao máximo o número de participantes;

•  Clarifique os pontos da agenda e avance o quanto antes para os objetivos da reunião;

•  Estabeleça um tempo limite;

•  Mantenha a discussão na pauta dos objetivos;

•  Seja aquele que conclui a reunião.

Desperdiçadores de Tempo: Reuniões Quando você for chamado a uma reunião:

•  Certifique-se de que sua presença é realmente necessária;

•  Seja pontual;

•  Esteja disposto a participar da reunião;

•  Evite prologar-se em um debate;

•  Se esforce para tornar a reunião produtiva.

Metodologias de Gestão do Tempo

Contexto

Pensamento Industrial (processos) ≠ Rapidez do mundo pós-Internet Nova relação de ‘tempo-espaço’: um novo espaço exige uma nova maneira de gerir o tempo.

Contexto

A Vida e o Trabalho no “Mundo 2.0” Alegoria da cozinha: aprenda a “arrumar a cozinha”

Contexto

No papel: Um processo linear

Demanda

Resultado

Contexto

Na realidade: Fluxo contínuo e adaptação

Demanda

Demanda Demanda

Demanda

Demanda Surpresa

Surpresa

Contexto

Na realidade: Fluxo contínuo e adaptação

Contas a pagar

Cuidado c/ saúde

Relacionamentos

Consertos

Pepinos a resolver

Estudo

Problemas familiares

O que fazer?

GDT, SCRUM, POMODORO e TDD Ferramentas que ajudam de maneira prática e simples a organizar melhor esse ‘caos’ e facilitar o cumprimento de tarefas com um melhor aproveitamento de tempo e energia.

(Elo) Contas a pagar

(Elo) Cuidado c/ saúde

(Elo) Relacionamentos

(Elo) Consertos

(Elo) Pepinos a resolver

(Elo) Estudo

(Elo) Problemas familiares

(Elo) Lazer

GTD – Get Things Done (David Allen)

Compromissos = Elos Abertos

Compromissos = Elos Abertos Esses elos abertos nos distraem, pois tentamos erroneamente dar atenção a mais de um ao mesmo tempo e, com isso não conseguimos desempenhar nenhuma tarefa inteiramente. Além disso, quando chega a hora de resolver o compromisso pendente, acabamos esquecendo por conta de outras pendências que chegam à mente.

Solução do GTD: Sistema de Organização Externa de Elos Abertos Todos os elos abertos devem ser alocados em um sistema externo. Deve-se confiar no sistema em relação à resolução de todas as pendências. Assim, consegue-se maior tranquilidade para tratar do problema da vez.

Caixa de Entrada de Elos

(compromissos)

Calendário (lembretes) Ação

Revisar

Caixa de Entrada de Elos (compromissos)

Calendário (lembretes)

Análise da demanda Decisão: •  Alocar no calendário •  Descartar •  Arquivar

Se a demanda for levar 2 minutos ou menos para ser realizada

NÃO AGENDE. FAÇA LOGO!

Decidir

Calendário (lembretes)

Deferir Delegar Alocação da demanda no calendário de atividades

Alocação da demanda em uma lista de delegação para poder controlar o cumprimento das tarefas por outras pessoas

Alocação da demanda em uma lista de atividades (to-do list)

Hábitos necessários para implementar bem o GTD •  Coletar informações •  Processar informações (quem e quando)

•  Revisar e melhorar continuamente o processo

SCRUM (Jeff Sutherland – SCRUM Fundation)

Metodologia bastante conhecida. Utilizada para gerir o tempo de equipes. Preferível em projetos de alto risco ou volatilidade. •  Iterações de tamanho fixo •  Pequenas entregas (‘quebradas’)

•  Ciclos PDCA contínuos

P Do C A P Do C A P Do C A

Planejamento Pequena Entrega

Ciclo PDCA (Plan, do, check, act)

Na fase de Planejamento “P”: •  Criação de lista de tarefas •  Definição de prioridades

•  Montagem de um kanban de desenvolvimento e atribuição de tarefas aos membros da equipe (plano de ação).

Na fase de Execução “Do”: •  Execução do que foi definido no planejamento •  Realização de reuniões diárias de acompanhamento

(checkpoints) •  Realização de pequenos ajustes na execução

Na fase de Checagem “Check”: •  Verificação do resultado das tarefas executadas •  Acompanhamento dos indicadores

Na fase de Ação “A”: •  Ação corretiva no insucesso •  Ação de padronização e aperfeiçoamento do sucesso

•  Fácil compreensão por parte da equipe •  Difícil implementação

§  Necessita-se de bastante disciplina §  Necessita uma mudança de pensamento e

atitude da equipe de trabalho

POMODORO (Francesco Cirillo)

Iniciou-se como técnica de estudo. Hoje, é pode ser aplicada tarefas que exijam esforço mental e concentração. •  Ciclos curtos de trabalho (30 min)

Concentração Absoluta Descanso

25min 5min

Concentração Absoluta Concentração Absoluta Descanso

•  Utilização de Timer para controle do tempo

•  Utilização de uma lista simples (plano) que determine a exponha a sequência de atividades

•  Simples compreensão, difícil implementação.

•  Foco na redução da zona de conforto do indivíduo.

•  Grandes vantagens após a fase de adaptação •  Presença constante de momentos de relaxamento

•  Não há preocupação na gestão do tempo (o timer fica encarregado disso)

•  Simples compreensão, difícil implementação.

•  Foco na redução da zona de conforto do indivíduo.

•  Grandes vantagens após a fase de adaptação •  Presença constante de momentos de relaxamento

•  Não há preocupação na gestão do tempo (o timer fica encarregado disso)

Relação entre as 3 metodologias

Pomodoro

NÓS NOW

Você está aqui

Princípio comum: Metafísica da Qualidade segundo Robert Pirsig

Metafísica da Qualidade

Qualidade Dinâmica Qualidade Estática Aquilo que

É BOM Aquilo que

TORNA-SE BOM

Qualidade Dinâmica Qualidade Estática

Força de resistência Tradicionalismo

Conservação

Força de mudança Inovação

Disrupção

Exemplo:

Núcleo da

Célula

membrana celular

Uma célula

Exemplo: Grupos Sociais

•  Traços culturais •  Costumes •  Marginalização dos

subversivos •  Combate às ameaças à

tradição do grupo

Eventualmente, um indivíduo vai criticar os costumes atuais com tanta propriedade e paixão que vai conseguir mudar todo o sistema.

Força Estática Força Dinâmica

Exemplo: Grupos Sociais

Os líderes tendem a representar nas sociedades essa Força Dinâmica, de Transformação.

Relação com o tema: Sinônimos da Dicotomia “Dinâmico e Estático”

Dinâmico Estático

Pensamento Criativo Pensamento Mecânico

Planejamento Execução

Decisão Ação

Tático Técnico

Inovação Amadurecimento

Dinâmico Estático

Pensamento Criativo Pensamento Mecânico

Decisão Ação

Tático Técnico

Inovação Amadurecimento

EQUILÍBRIO

O segredo está no EQUILÍBRIO!

Planejamento Execução EQUILÍBRIO

O segredo está no EQUILÍBRIO!

Dinâmico Estático

Aprendizado Progresso

GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE Davi Rocha oladavirocha@gmail.com

Metodologias de Gestão do Tempo “Arrumando a Cozinha”

Pomodoro

NÓS NOW

Você está aqui

Dinâmico Estático

Planejamento

Dinâmico

Aprendizado

Execução

Estático

Progresso

EQUILÍBRIO

A Metafísica da Qualidade e as 3 metodologias de Gestão de Tempo apresentadas

Ciclo PDCA

Estático Dinâmico

Planejamento

Decisão

Tático

Inovação

Execução

Ação

Técnico

Amadurecimento

Caixa de Entrada de Elos

(compromissos)

Calendário (lembretes) Ação

Revisar

GTD Dinâmico Estático

SCRUM Dinâmico Estático

POMODORO Dinâmico Estático

A P Concentração Absoluta Descanso

25min 5min

Concentração Absoluta Descanso

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