gestão do escopo e qualidade em gestão de projetos

AdministraçãoProf. Adm. Antonio Marcos Montai Messiase-mail: antoniomarcos@outlook.com

Gestão de Projetos8º Termo do 2º Semestre de 2015

www.faculdadesgammon.edu.br

Sumário

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Gestão do escopo do projeto

4.2.1. Produto e necessidades

4.2.2. Objetivos

4.2.3. Planejamento do escopo do projeto

4.2.4. Qualidade

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Um projeto é iniciado para atender alguma necessidade da empresa

originada por várias causas como o desenvolvimento de um novo produto,

uma exigência legal, licitações, solicitação de um cliente, entre outras.

A pessoa que identificou a necessidade deve descrever:

a) As necessidades do negócio;

b) Os requisitos e características dos produtos (de forma sumária);

c) As razões para seleção do projeto.

Iniciação do projeto

Documento(s) de SaídaFicha de Cadastro de Oportunidade de Projeto

ou Solicitação de Abertura de Projeto

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O objetivo principal do processo de iniciação é aprovar o projeto ou não

de modo a auxiliar as partes interessadas a avaliar a viabilidade do projeto

proposto.

Esta fase é concluída com o projeto aprovado e o gerente de projeto

atribuído.

As saídas do processo de iniciação são:

a) Termo de abertura do projeto;

b) Registro das partes interessadas.

Deve ser desenvolvido preferencialmente

pelo próprio gerente do projeto.

Iniciação do projeto

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O Termo de abertura do projeto é o documento que formaliza o início do

projeto, dá a autoridade necessária ao gerente de projetos, e contém:

a) Gerente de Projeto e sua equipe;

b) Data de início do projeto e suas dependências;

c) Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;

d) Justificativa do projeto;

e) Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS);

f) Cronograma e Orçamento resumidos.

Iniciação do projeto

Documento(s) de SaídaTermo de abertura de projeto

Formulário de Stakeholders

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O produto faz parte de uma cadeia ou hierarquia de objetivos, cujo

ponto inicial é a necessidade do projeto.

O produto é objetivo central, que cumpre uma utilidade (objetivo imediato) e leva ao objetivo final

(manutenção da instituição).

Iniciação do projeto

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Pode-se conceituar objetivo como o estado, situação ou resultado futuro

que o projeto deve atingir.

Deve reunir características de modo a ter uma utilidade, sendo normal utilizar a

sigla SMART para defini-los:

• Specific: Específico;

• Measurable: Indicador e meta;

• Assignable: Quem;

• Realistic: Realístico;

• Time-related: Quando.

Iniciação do projeto

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As seguintes perguntas auxiliam a definição dos objetivos SMART:

a) Qual meta devo cumprir para ter sucesso?

b) É possível cumprir a meta definida?

c) Quem é o responsável? Quem suporta? Quem aprova?

d) Até quando o critério deve ser atendido?

Exemplo:

Conceito subjetivo: O projeto deve satisfazer seus clientes.

SMART: Nível de Satisfação Geral do cliente maior que 80%, medido

através de pesquisa de satisfação respondida no término do projeto.

Iniciação do projeto

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Exemplo detalhado de como apresentar os objetivos do projeto:

PRODUTO: Curso de formação de supervisores de telemarketing.

NECESSIDADE OU JUSTIFICATIVA: supervisores precisam dominar

ferramentas que lhes permitam tratar e interpretar o grande e crescente

volume de dados, para tomar decisões rapidamente e orientar os operadores.

OBJETIVO IMEDIATO: capacitar, no prazo de 2 meses, 25 pessoas para

desempenhar a função de supervisão de operadores de telemarketing.

OBJETIVO FINAL: capacidade de análise de dados e de tomada de decisão

dos supervisores aprimorada, medida através de testes específicos aplicados

no término do projeto.

Iniciação do projeto

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Os produtos fornecidos são singulares, mas dividem-se em partes,

subprodutos, elementos e componentes, chamados fornecíveis ou

entregáveis.

O escopo do projeto é o produto ou conjunto de produtos que o

projeto deve entregar – a um cliente, patrocinador ou usuário.

A área de conhecimento mais importante na

administração do projeto é o escopo.

Iniciação do projeto

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Escopo do Projeto de

desenvolvimento de um novo

veículo

PRODUTO

PRINCIPAL

(Ex. veículo)

Fábrica para

produzir o veículo

Desenvolvimento

de fornecedores

Treinamento de

distribuidores

ESCOPO DO

PRODUTO:

características e

desempenho do

veículo

Especificações

funcionais

Características e

desempenho

esperado do produto

(VOZ DO CLIENTE)

O escopo do produto é parte do escopo do projeto.

Iniciação do projeto

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O principal objetivo do processo de planejamento é refinar o

planejamento feito na Iniciação com o nível de detalhe necessário.

Requer que o gerente de projeto desenvolva o plano de gerenciamento de

projeto e seus planos complementares.

Definirá mais precisamente o escopo, o custo e o prazo do projeto,

estabelecerá a organização do trabalho e fornecerá uma estrutura para

revisão e controle do projeto.

Planejamento do projeto

Documento(s) de SaídaPlano de gerenciamento de projeto

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São as atividades de definir e documentar as necessidades das partes

interessadas para alcançar os objetivos do projeto, da declaração do

escopo e a estrutura analítica do projeto (EAP).

A declaração do escopo fornece a base para as futuras decisões do projeto.

A EAP, estrutura analítica do projeto, ou WBS, work breakdown structure,

define as entregas do projeto e sua decomposição em Pacotes de trabalho.

Documento(s) de Saída

Declaração do escopo

Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)

Dicionário da EAP

Definição do escopo do projeto

Definição do escopo do projeto

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É o enunciado sucinto dos produtos que serão oferecidos e

eventualmente dos que não serão oferecidos.

Exemplos:

“Ao final do projeto serão fornecidos uma série de protótipos de um novo

modelo de aeronave, a planta do processo produtivo e a lista de fornecedores

de peças e equipamentos, tanto da aeronave como do processo produtivo. Não

faz parte do projeto a seleção, contratação e o treinamento do pessoal que vai

operar a fábrica de aeronaves”.

“O projeto consiste em desenvolver e implantar um processo de administração

estratégica com aplicação do método do Balanced Scorecard”

Declaração do escopo do projeto

Detalhamento do escopo do projeto

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O processo consiste em dividir o produto principal em partes

administráveis.

A estrutura analítica do projeto (EAP), ou lista de entregáveis, ou

WBS (work breakdown structure) representa graficamente a divisão

do produto em entregáveis menores.

Uma estrutura analítica do projeto pode

ser desenhada de diversas maneiras.

Exemplo de como desenhar uma EAP ou WBS

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Pacotes de trabalho: nome dado aos entregáveis de nível mais baixo

na EAP. Não é uma tarefa, mas o menor produto que o projeto

entrega.

A EAP é sempre uma relação de produtos, não de tarefas ou de

atividades. Usar sempre substantivos e não verbos para fazê-la

Critérios para montar a estrutura

analítica do projeto

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Há dois critérios principais para montar a estrutura analítica de um

projeto: produto e fase do ciclo de vida (ou processo).

EAP por Produtos

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EAP por Produtos

Vide exemplos.

Critérios para montar a estrutura

analítica do projeto

Critérios para montar a estrutura

analítica

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EAP por fase do projeto ou PBS – process breakdown structure

Consultando os stakeholders

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Para definir com clareza os entregáveis e todos os outros elementos

do projeto, é preciso esclarecer as expectativas ou requisitos dos:

a) Cientes:

1. que usam e pagam: pessoas e organizações que utilizam diretamente o

produto do projeto (ex: empresário, família, etc.);

2. que usam e não pagam: usuários de projetos encomendados pelas

organizações em que trabalham (ex: funcionários, beneficiários de projetos

filantrópicos, etc.);

3. que não usam e pagam: pessoas e organizações que encomendam projetos

para que outros utilizem o produto (ex: patrocinadores de projetos filantrópicos,

diretores de uma empresa, etc.);

b) E de outras partes interessadas: governo, ONG’s, sindicatos, sociedade, etc.

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Tem como objetivo:

a) Identificar os padrões de qualidade relevantes ao projeto e determinar

como satisfazê-los.

b) Garantir que toda a atividade do projeto é aderente com as políticas e

padrões de qualidade da empresa e que todas as entregas estão em

conformidade com seus critérios de aceitação.

Planejamento do gerenciamento da

qualidade

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Este processo é composto pelas seguintes atividades:

a) Definir os padrões de qualidade aplicáveis ao projeto;

b) Descrever os critérios necessários para atender os padrões de qualidade

definidos e como e quando serão verificados (pontos de verificação).

Planejamento do gerenciamento da

qualidade

Documento(s) de SaídaLista de Verificação da Qualidade

Bibliografia básica

24

MAXIMIANO, A. C. A. Administração de projetos: como transformar ideias em

resultados. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

VARGAS, R. V. Manual Prático do Plano de Projeto: utilizando o PMBOK

Guide. 4. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

XAVIER, C. M. da S. X. Gerenciamento de Projetos: como definir e controlar o

escopo do projeto. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.

Bibliografia complementar

25

CASAROTTO FILHO, N. Elaboração de projetos empresariais: análise

estratégica, estudo de viabilidade e plano de negócio. São Paulo: Atlas, 2009.

KEELING, R. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva,

2002.

PRADO, D. Gerenciamento de projetos nas organizações. Belo Horizonte:

INDG, 2003.

SABBAG, P. Y. Gerenciamento de Projetos e Empreendedorismo. São Paulo:

Saraiva, 2009.

SLACK, N. et al. Administração da Produção. São Paulo: Atlas, 2008.

WOILER, S. Projetos: planejamento, elaboração e analise. São Paulo: Atlas,

1996.