gestão de projetos e empreendedorismo: tad-nc4 (26/08/2013)
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Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 26/08/2013
2° Semestre de 2013
TADS-NC4
Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?
Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?
Não! Ainda falta uma etapa muito importante...
Resposta para a pergunta...
O que podemos esperar deste projeto?
Em aulas anteriores, falamos sobre analisar o retorno do projeto, após o seu encerramento
Mas a empresa só consegue analisar o retorno do projeto quando avaliou previamente o resultado esperado
Através da avaliação é possível determinar se o projeto é viável
Tomada de decisão: Faz sentido realizar o projeto?
Você pode analisar a viabilidade através da criação do Business Case
Business Case
Ferramenta que permite avaliar, de forma estruturada, os benefícios de determinada iniciativa, apoiando a tomada de decisão sobre a realização ou não
Documento sugerido (também) pelo método PRINCE2
O Business Case provoca a reflexão dos benefícios em diversos pilares...
Financeiro (por exemplo: ROI e VPL)
Estratégico
Imagem
Melhoria operacional
Etc.
Exemplos
Reflexão...
Como o projeto ainda não começou, quem é o responsável pela Análise de Viabilidade?
Se eu, Gerente de Projeto, vou atuar somente quando estiver tudo aprovado, por que preciso saber deste negócio?
A gestão do projeto é um fator crítico
para a empresa obter o retorno
esperado!
Os projetos resultantes das análises de viabilidade irão compor um portfólio...
Projetos semelhantes podem fazer parte de um programa...
Vish... Até agora tava fácil...
Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
PMBoK, 4ª edição
Grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente
The Standard for Program Management, Third Edition
Conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atender aos objetivos estratégicos de negócios
Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados
The Standard for Portfolio Management, Third Edition
Planejamento Estratégico
Portfólio
Projeto Projeto Programa
Projeto
Projeto
A aplicação destes conceitos potencializam a governança dos projetos...
Transparência
Controle
Melhor gestão (equipe, riscos, recursos, etc.)
Probabilidade de sucesso
Porque o seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa...
Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa
Os projetos concorrem com as atividades do dia-a-dia (rotina ou operação)
Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?
Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido
Os funcionários são agrupados por especialidade Produção
Engenharia
Marketing Em um projeto, cada departamento fará o
seu trabalho de modo independente dos outros departamentos
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Coordenação do Projeto
Equipe do Projeto
Cada projeto é tratado como uma “microempresa”
Um Gerente de Projeto em tempo integral tem autoridade total sobre a equipe
Equipe dedicada ao projeto
Executivos (RH, Marketing, etc.)
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Gerente do Projeto
Membro da equipe
Membro da equipe
Membro da equipe
Combinação de características das organizações funcionais e por projetos
Há três tipos de organizações matriciais:
Matricial fraca
Matricial balanceada
Matricial forte
Mantêm muitas das características de uma organização funcional
O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Coordenação do Projeto
Equipe do Projeto
Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente do Projeto
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Equipe do Projeto
Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Diretor de Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Presidente
Diretor de Produção
Gerente de Engenharia
Gerente de Produção
Gerente de Controle da Qualidade
Diretor de RH
Gerente de Gestão de
Pessoas
Gerente de Departamento
Pessoal
Gerente de Treinamentos
Diretor Financeiro
Gerente da Contabilidade
Gerente de Planejamento
Estratégico
Gerente da Tesouraria
Diretor de Projetos
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
Equipe do Projeto
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO
FUNCIONAL
MATRICIAL
PROJETIZADA
CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca
Matricial Balanceada
Matricial Forte
Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma
Limitada Baixa a
moderada Moderada
a alta Alta a quase
total
Quem controla o orçamento do projeto? Gerente
funcional Gerente
funcional Misto
Gerente de projetos
Gerente de projetos
Papel do gerente de projetos Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Equipe administrativa de gerenciamento de projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
VANTAGENS DESVANTAGENS
ESTRUTURA FUNCIONAL
- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional
- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente
ESTRUTURA POR PROJETOS
- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes
- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente
- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder
Depende da situação...
Há momentos em que um projeto especial pode requerer uma equipe exclusiva
Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais
A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura apresentada, de acordo com a situação
A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!
Aprenda a conhecê-la!
Por que os projetos de ERP ainda atrasam?
Em grupos de até 5 pessoas, realizem a análise do artigo
alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida
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