gerenciamento sistematizado com processos
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Gerenciamento Sistematizado com Processos - short
Roberto Rinaldi - abril/ 2011 rrinaldi@probusiness.com.br
O que é Processo?
O que é Gestão?
O que seria Gestão por Processos?
Nivelamento de Conceitos
Tradicionalmente: Organização lógica de atividades interligadas,
para realizar sistematicamente produtos e serviços de valor para
os clientes
Modernamente também: Unidade gerencial constituída por
atividades e competências integradas colaborativamente,
para atender compromissos regulares do negócio
Definição de Processo
Insumos Resultados
Atividades Interligadas
Competências
Coordenadas
CLIENTES FORNECEDORES
Conduzir, administrar; governar, direcionar; usar da
maneira desejada (Aurélio)
Em negócio: planejar, organizar e coordenar atividades e
recursos (humanos, materiais, informação) para alcançar
os objetivos da organização, dentro de regras
estabelecidas
Gerenciar é mais do que controlar, implica melhoria
Definição de Gerenciar
Dinâmica do Gerenciamento
Gerenciar é essencialmente identificar e resolver problemas, para se obter os resultados
desejados, através do exercício de planejar, coordenar recursos e atividades, avaliar e corrigir
(PDCA)
PLANEJAR & ORGANIZAR definir objetivos e metas decidir sobre prioridades estabelecer planos e orçamento prover/ adequar recursos
AVALIAR & CORRIGIR monitorar o desempenho reconhecer o sucesso diagnosticar desvios e tendências corrigir o que for necessário
COORDENAR A EXECUÇÃO
Ajustes de metas e planos
Metas/ Indicadores
Feedback
Dados sobre os resultados
Resultados Insumos
Objetivos, planos e recursos
P
D
C, A
Dimensões Chaves para maximizar
Valor no Negócio
POSICIONAMENTO
ESTRATÉGICO
MODELO DE REALIZAÇÃO
GESTÃO DO
NEGÓCIO
Gerenciar um negócio é gerenciar uma idéia - prová-la e
revisá-la continuamente, para maximizar seu resultado
Entender
Aprender
Atender
Aprendizagem Organizacional
Capacidade da organização em exercitar sua competência e
inteligência coletivas para responder ao seu ambiente interno
e externo
Implica continuamente detectar e corrigir erros, visando
atingir os objetivos organizacionais planejados (Enfrentando
Defesas Empresariais, Argyris, C – 1992)
Demanda pelo menos (Peter Senge, no livro A Quinta
Disciplina): –Visão sistêmica
–Novos modelos mentais
–Visão compartilhada
–Trabalho em equipe
–Desenvolvimento pessoal
Vale para o país também…
Abordagem estruturada para melhorar o desempenho do
negócio, através do desenvolvimento dos processos que o
constituem e da excelência na sua execução integrada
Sua operacionalização plena determina que o négocio seja
pensado, implantado e otimizado com uma visão sistêmica
Fornece um contexto para integrar as várias iniciativas de
melhoria organizacional
Implica mudança cultural
Não é simplesmente documentação, melhoria ou automação
Gestão por Processos (BPM –
Business Process Management)
Gestão por Processos – Principais
Objetivos/ Benefícios
Agilidade/ Flexibilidade − Fazer mudanças na operação de forma rápida e fácil
− Replicar conhecimento nas pessoas
Eficiência − Eliminar atividades desnecessárias e automatizar
− Promover colaboração/ acordo entre pessoas e deptos
Conformidade − Padronizar onde possível
− Assegurar consistência e previsibilidade
Visibilidade − Acompanhar e agir onde faz mais sentido para correção e melhoria
− Integrar recursos de forma mais transparente
Direção Executiva
Comitê de GPP
Macro Processo Y
Processo a
Processo b
Processo c
Processo d
Macro Processo X
Desenvolvim.
de Aplicação
Modelagem
de Dados
Arquitetura
de Rede
Descrição de
função Treinamento
Medição &
Incentivo
Recursos Humanos Sistemas/ Tecnologia
Cenário da Gestão por Processos
Desenvolvimento do negócio
Objetivos estratégicos e indicadores empresariais
Consistência da arquitetura de processos
Alinhamento da operação com o negócio
Melhoria organizacional
Desenho/ revisão dos processos
Adequação de RH e TI com os processos
Desempenho e melhoria dos processos
Áreas/ Funções
ALINHAMENTO DE
REQUERIMENTOS E
INDICADORES
Metodologia para a Gestão por
Processos
Enfoque
Estratégico
Priorização
& Planejam.
-Direcionadores estratégicos do negócio
-Visão Sistêmica/ Modelo de Processos
- Processos priorizados - Infraestrutura para a abordagem de processos
Liderança executiva Liderança + Comitê
+ Gestores
- Sistemática Gerencial
-Escritório de Processos Documentação & Comunicação
Gerenciamento
Integrado e
Sistematizado
Implantação Gerenciamento
(controle e melhoria) Desenho
Operacionalização
Equipe de Processo (para cada um)
Enfoque
Estratégico
Priorização
& Planejam.
Modelagem Efetivação
Conceito de Maturidade de Processos
Visa definir quanto os processos de uma organização são
explicitamente definidos, medidos, controlados, e gerenciados
para efetividade. O conceito básico é de que organizações
maduras fazem as coisas de modo sistemático e que as
imaturas atingem seus resultados graças a esforços heróicos
de indivíduos, usando abordagens criadas mais ou menos
espontaneamente
O Modelo de Maturidade de Processos é referenciado ao
CMM - SEI, e usado para: Avaliar a capacidade de processos na realização de seus objetivos
Localizar oportunidades de melhoria de produtividade e qualidade
Planejar e monitorar as ações de melhoria contínua dos processos
Maturidade de Processos – Níveis de
Classificação
Estágio Classificação Descrição
Perliminar Informal (Ad Hoc) Processo indefinido
Repetitivo Processo conceitualmente
reconhecido
Estruturado Definido Processo bem definido e
padronizado
Estabilizado Processo operando de forma
previsível e controlada
Gerenciado e
Otimizando
Processo integrado e
melhorado continuamente
Uma sistemática gerencial pressupõe Um conjunto de indicadores, ciclos e fóruns dinamicamente encadeados
para assegurar que objetivos planejados aconteçam
O estabelecimento de uma cultura de aprendizagem em torno dos
fatores de sucesso, relacionando causa e efeito, em todos os níveis
A gestão baseada na abordagem de processos propicia um
modelo consistente para atuação, através da conexão lógica
de objetivos estratégicos com o trabalho sistematizado que os
impactam
Conceito de Sistemática Gerencial
Visão Abrangente da Sistemática
Gerencial
Planejamento
Estratégico
Gestão
Estratégica
Gestão da
Operação
(tático e
operacional)
CONSOLIDAÇÃO E
FORTALECIMENTO
DO NEGÓCIO
EXCELÊNCIA NA
IMPLANTAÇÃO E
EXECUÇÃO
projetos processos
Sistema
de
Medição
orçamento
RESULTADOS
O Escritório de Projetos (Project Management Office) surgiu há décadas
atrás, como uma unidade organizacional que centraliza e coordena o
gerenciamento de projetos na empresa, provendo apoio, capacitação e
padronização. O PMO apóia resolução de conflitos e prioridades em
alinhamento com a direção estratégica da empresa, contribuindo para a
consistência das criações e mudanças resultantes da execução dos
projetos
O Escritório de Processos (Business Process Management Office), da
mesma forma, surgiu como um poderoso aliado para operacionalizar
processos na empresa, contribuindo para maximizar a sua capacidade de
realizar valor de forma sustentável. O BPMO é uma estrutura dedicada,
vinculada à direção da empresa, para orquestrar as diversas iniciativas de
processos na organização, alinhando, integrando e padronizando
Escritório de Projetos x Escritório de
Processos
Frentes do Escritório de Processos
Alinhamento
Estratégico
Governança
Metodologia
Tecnologia da
Informação
Pessoas
Cultura
Dinâmica
Gerencial
Infra-estrutura
e Tecnologia
Capacitação e
Aculturamento
Processos afetam e são afetados diretamente por mudanças no Contexto
Organizacional, em Sistemas/ Informação e nas Funções/ Pessoas
S i
s
t e
m a s
F
u
n ç
õ e s
Arquitetura
de
Processos
Contexto Organizacional
MODELO DE REALIZAÇÃO S
IST
EM
ÁT
ICA
A G
ER
EN
CIA
L
POSICIONAMENTO
ESTRATÉGICO
RESULTADOS
Cultura, políticas, regras de negócio, hierarquias,
liderança, infra-estrutura
Infra-estrutura de TI usada para viabilizar, integrar, automatizar e
monitorar os processos Funções/ especializações requeridas para operar o negócio, em relação com os processos
Implicações da mudança na Estrutura
Organizacional
Modelo para Desenvolvimento Organizacional
Reflexão
“Para obter algo novo, é preciso fazer algo que
nunca se fez”
“Continuar fazendo da mesma forma nos levará a
obter os mesmos resultados”
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