ipms - gerenciamento de processos estratégia à execução

Novembro, 2013

Gerenciamento de Processos Estratégia à Execução Strategy to Execution with iBPMS – International Utilities Case

Carlos Pratas [email protected]

Principal

VP Consulting

Rio de Janeiro, Brasil

Principais Desafios

INFO RELEVANTE

Grupo Empresarial em 14 Países no Mundo

26 Empresas

3 Linguas base para trabalho

Mais de 80.000 Pessoas trabalhando

Vários escritórios de Procesos (organizados, não organizados,

várias metodologias)

Estrutura com 29 Diretorias em modelo muli-país

Terceirização de atividades de terreno

Multiplos sistemas e realidades

Processos em VISIO, PPT, WORD, EXCEL, ARIS, Outros

© VP Consulting, Confidential & Proprietary 3

A realidade

Processos pensados e gerenciados de

acordo com domínios separados de

atuação: desenho, execução,

conhecimento, controlo,

performance e inovação.

Cada um destes domínios apresenta

muitas vezes desenhos e decisões

sobrepostas ou mesmo

contraditórias.

Queremos que as pessoas no terreno

pensem de forma integrada para

uma atuação coerente.

DESAFIO

Como é possível sermos eficazes e

tornar coerente à ação orientada

para os verdadeiros resultados de

Cliente ?

Gestão Integrada...

Alinhamento Organizacional...


1 2

1 2

A realidade

A estrutura organizacional era

modificada e depois eram

“alinhados” os processos.

Os processos eram desenhados e

modificados para condizer com

uma realidade já existente.

A Estrutura organizacional era

orientada para as pessoas e não

para a entrega de resultado.

DESAFIO

Como fazer um alinhamento

organizacional com os desafios de

execução e de entrega em

cliente ?

May 2006 © VP Consulting, Confidential & Proprietary 5

A realidade

Os processos são pensados na ótica

dos “experts” e não na ótica dos

executantes.

Os interfaces são pensados na ótica

da gestão e não na óticas de cada

um na empresa com papeis distintos

e necessidades distintas.

Os processos eram “desenhados”

depois de estar implantados ...

DESAFIO

Como garantir um modelo de

trabalho que permita um “ciclo de

trabalho” simples e rápido capaz de

ser o suporte para a implantação.

Como garantir que tudo está

orientado para a pessoas que têm

desafios tácitos e explicitos no seu

dia-a-dia ?

Orientar para a Ação e Interação...

Orquestrar o Gap...


Processos

PRC2 PRC3

PRC1 PRC6

PRC5

SBP 5.1 SBP 5.2

€ €

A realidade

As pessoas eram em muitas

circunstâncias os integradores.

Várias aplicações e sistemas

convivem de forma paralela com

integração de dados ao mais baixo

nível.

Os Processos não estavam suportados

numa arquitetura de composição de

serviços e cada mudança implicava

uma reestruturação monolítica.

DESAFIOS

Como preencher esse gap de

integração ? Como orquestrar uma

visão fim-a-fim ? Como ser adaptável

aos desafios de reguladores e

mercado ?

Parar...para pensar Modelo de Atuação


iBPM™

Processos Estratégicos

Objectivo Objectivo Objectivo Objectivo Objectivo

Medida Medida Medida Medida Medida

M

SI SI DB SI

Infra-estrutura

Aplicações e BD

Process Portal & Process Enabled Applications

Process Engine Process Measurement

and Analysis Tools

BPMN

BPEL

Process Modeling

and Analysis Tools

Serviços Serviços

Serviços disponibilizados

por Parceiros

S S

? DP

M

3 – Implantar o Modelo

Da Estratégia à Execução!

Copyright 2008 VP Consulting, iBPMS is a registred trademark of VP Consulting 10

Execution Engine

• Análise de Portfólio de Serviços, Stakeholders, Canais e Componentes.

• Estruturação do Modelo de Governo e Mapa de Processos alinhado com os objectivos estratégicos e serviços a implementar

• Mapeamento Web dos Processos tendo em atenção as componentes de conhecimento, risco, performance.

• Análise e Simulação de forma integrada de forma garantir desenho final TO-BE.

• Requisitos aplicacionais com metodologia SPEED (Study, Participate, Evolve, Engage and Deliver) de transformação em Aplicação Web com implementação usando plataforma BPM e templates.

• Interação , Controlo Interno e Performance através de soluções process enabled

• Documentação de suporte e ajudas em contexto de trabalho.

• Acompanhamento e Melhoria Contínua.

Modelo Integral e Fim-a-Fim Atuação em camadas e integráveis com outras ferramentas


Risk Manager

Portal / Integração de Portal

Doc Manager & Glossary

Requests & Case

Manager Task

Manager

Issues

Management

Web

Services Web

Services

Process Designer, Manager, Explorer & Governance + Process Information Portal

Risk Manager

Performance and Alerts Manager

Search TO DO & Watch Lists Inbox Report Content

Training Manager

Improvement

Opprtunities

Organization / Process / Assets Change Manager (OCM)

Survey Mgr

Legislation & Regulation Manager

Audit Manager Internal Control Manager

Incident Manager

Business

Continuity

Manager

Organization Manager (ORM) + Asset Manager

O iBPMS... Mais do que um BPMS...uma suite inteligente com soluções

• Modelo de Gestão Integral de Processos (deseho à execução) mas com aplicativos completos e configuráveis por usuário normal, para um gerenciamento transversal e implantação de modelo de governança;

• Integração facil e demonstrada com SAP, SIEBEL, SQL, Sistemas de RH, LDAP, Diretórios, Estruturas de Terceiros;

• Integração com Office diretamente;

• Gestão de Reporting com modelos em Office;

• Alertas e Lembretes de Comunicação mas também de Ação;

• Trilha de Auditoria, versionamento e comprações;

• Estruturas de Processos de Interação e de Hierarquia;

• Importação de Processos de VISO, ARIS, e outros;

• Gestão de Mudança Automatica de Responsabilidades por mudança organizacional;

• Relatórios de Impacto;

• Integração de Regulamentação e Legislação;

• File System Integrado e Gestão Documental se necessário;

• Integração de Performance (modelo de BI próprio mas também integrável com outras plataformas de BI);

• Web e Mobile;

• Modelo SAAS e Licenças Perenes;

• Licenciamento por aplicativo da suite e com licenciamento em modelos diferentes;

• Manutenção e Assistência Local e com valores muito baixos.


Vantagens da ferramenta iBPMS Algumas caraterísticas relevantes

Organização


2

3

1

4

Estrutura

Empresarial,

Organizacional e

de Stakeholders.

Integração com

Sistemas SAP,

ORACLE e

outros...

Mapeamento

da Estrutura

Integração LDAP

Directório

Automático

Pessoas,

papeis

dinâmicos e

estáticos

VP Consulting, Confidential & Proprietary 14

Diagramas de

Blocos

Modelo de

arquitetura

de Processos

Mapeamento de

Processos

(BPMN),etc

Análise e

Simulação

1 2

3 4

Ciclo de Vida Completo Informação integral

Pesquise por Estrutura, Domínio

e diretamente pelo Nome ou

Identificador …

Pode também pesquisar navegando na

árvore da estrutura dos

Processos…directamente para o

processo que pretende …


Navegação total... Informação integral

Escolha uma Tag (assunto ou palavra-

chave associada ao processo a) para

efetuar uma pesquisa de Diagramas

associados a esse Tema …


Ambiente de colaboração, publicação e gerênciamento integrado

Modeller

em web (online)

Modeller

no seu computador

(offline)

O iBPMS é Web e como tal sempre disponível em

qualquer lugar e a qualquer hora usando o

Portal de Informação de Processos

E porque é web todas a informação e

melhorias estão sempre disponíveis em

qualquer computador onde Você estiver

no mundo (claro com a segurança de

informação necessária !)

Process Organizer / Publisher

Organizar e Publicar Processos

Gerenciamento total... Versionamento, multiplos mapas, portais...

Criar Diagrama


Escolha a forma de

desenhar em BPMN 2.0

Modelagem BPMN 2.0 e outas paletes... Objetos vivos nos diagramas de processos


1

4

caraterização

dos Processos

2

3

Atributos dos

Processos

Responsabilidades

em Processos

Partilhados

Associações

Toda a informação em contexto de processo Informação integral

29 November 2013

Definição de

Workflows para

gestão de

documentação

Integralção de

Conteudo

(Documents, Videos,

Slideshare, Podcast)

Glossário Integração

Office

1 2

3 4

Gestão Integrada do Conhecimento Gestão Documental, Glossário e Integração total com Office

29 November 2013

Gestão Integrada do Conecimento Gestão Documental, Glossário e Integração total com Office

29 November 2013

Gestão Integrada do Conecimento Gestão integral de documentação com Portais, PDF etc


1

3 4

2

Gestão do

Risco e

Controlo

Identificação

de Objetivos

de Controlo,

e Risk

Assessment

Avaliação do

Risco e Gestão

dos Controlos

Internos (SOX,

Basel II)

Gestão

Integrada do

Risco e ações

Getsão Integrada com Risco e Controle... Informação integral


1 2

4 3

Gestão Integrada de Performance Scorecards, Kpis, Alertas integrados com workflow


1 2

3 4

Gestão Integrada de Melhorias com interfaces de registro livre iBPMS Improvement Opportunity & Ideas com workflow


1 2

3 4

Gestão Integrada de Inciativas / Planos e Ações iBPMS Task Manager com workflow


1 2

3 4

Gestão Integrada de Casos e Demandas iBPMS Case & Request Manager com workflow


1

2

Automatização de Processos De BPMN a BPEL e XPDL... Com Process Enabled Applications


Business Activity Monitoring Monitoramento de Atividades


Segurança no acesso ao iBPMS

Segurança no acesso ao

Processo

Segurança em cada objeto

associado ao processo

Segurança de Informação Toda a segurança porque o Processo é um capital importante de sua empresa


Integração com ferramenta de trabalho padrão... Integração com Office, reporting em Office, BI e outros...


Controle e Integração Trilha de Auditoria, Versionamento, Comparação de Versões...


Os prints abaixo mostra Questionário num Smartphone, iPhone e iPad.

Mobilidade Cada vez mais...

Resultados


Melhoria Tradicional

Nível aceitável

de desenho do

Processo

Nível do Processo considerado desenhado

e automatizado de acordo com os

objetivos estratégicos e riscos associados

Melhoria com VP Consulting

tempo

tempo

Nível de

Desenho

Nível de

Desenho

Projeto A

Projeto B

P1

∆ 45% ∆ 40%

P2 P2 P1

∆ 80%

Tempo de Entrega dos Projetos Redução Significativa de Entrega para usuários..


Melhoria de Processos Melhorias com implantações

Estudo realizado numa empresa de Serviços

2011

Base

Base

Base

Resultados

Resultados

Resultados

50

20

140

-50%

-80%

+40%

Documentação

com erros

Numero de Contatos

após ativação

Produtividade

Ativações tratadas

por dia

% de Ativações para além de 30 dias

Semanas

0

10

20

30

40

50

60

70

80

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

grupo de controle

grupo de melhoria

8 semanas

Obrigado

www.ibpms.com


Integrações com outras ferramentas Conectores certificados e certificações


PORTUGAL

AMOREIRAS - LISBOA

Av. Eng. Duarte Pacheco, Torre 1-Piso4, SL4

1070-101 Lisboa – Portugal

T (+351) 21 387 29 22

F (+351) 22 600 07 13

PORTUGAL

BOAVISTA – PORTO (HEADQUARTERS)

Centro Burgo

Av. da Boavista, 1773 A, 2.6

4100-133 Porto - Portugal

T (+351) 22 605 37 10

ESPAÑA

MADRID

Cuzco IV, Paseo de Castellana No. 141, Piso 8

Madrid 28046 – España

T (+34) 91 572 66 95

F (+34) 91 572 66 21

UNITED STATES OF AMERICA

NEW YORK

260 Madison Avenue, 8th Floor

New York City, New York 10016 - United States

T (+1) 64 621 621 99

F (+1) 64 621 620 01

BRASIL

SÃO PAULO

Av. Brigadeiro Faria Lima, 3729 – 5º andar

São Paulo, CEP 04538-905 – Brasil

Tel: (+55) 21 99851 0303

BRASIL

RIO DE JANEIRO

Centro Empresarial Mourisco Botafogo

Praia de Botafogo, 501 Bloco A – 1º andar

Rio de Janeiro, CEP 22250-040 Brasil

Tel: (+55) 21 99851 0303

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