gerenciamento eletronico de documentos

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR DO ESPÍRITO SANTOFACULDADE DO ESPÍRITO SANTO

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS3º PERÍODO

Trabalho elaborado para obtenção da nota parcial,

na disciplina de Gestão de Sistema de Informação.

Componentes: Fábio Gonçalves,

Jhulliene Bergamin,Manoele Pinheiro,

Midian Martins, Priscila Araújo.

Professor Orientador: Valderedo Sedano Fontana

Cachoeiro de Itapemirim, ES

Sumário

� Introdução__________________________________________________________ 1

� O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos___________________________2

� Vantagens e desvantagens do GED ______________________________________5

� As principais tecnologias relacionadas a GED______________________________10

� Diferença entre ECM e GED____________________________________________12

� Considerações Finais_________________________________________________14

� Bibliografia_________________________________________________________15

� Link do Formulário___________________________________________________18

Introdução

Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma

tecnologia que permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura,

normalmente via navegador Web.

O GED foi criado com a intenção de controlar o universo informacional a partir de documentos

eletrônicos, auxilia na organização e posterior acesso às informações, o uso desse recurso vem

se tornando cada vez maior no mercado, e uma vez que possuem todas essas características,

ele vem ganhando uma importância vital no âmbito organizacional.

Como todas as novidades dos tempos atuais os GED também nos trazem vantagens e

desvantagens, porém, a possibilidade de aumento da produtividade e competitividade faz com

que as organizações queiram investir em seus sistemas.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de

Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente

gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações

existentes em documentos normalmente via navegador Web.

� O GED é um recurso que foi criado com a intenção de controlar o

universo informacional de uma organização a partir de documentos

eletrônicos. Um de seus objetivos é organizar os documentos de

forma que a consulta seja feita em rede, com alta velocidade e

precisão.

� Para funcionar é necessário uma base de dados para que o usuário

possa realizar a busca por nome de arquivo, índices, palavras-

chave ou palavras do conteúdo do documento, estando estas

disponibilizadas em um dispositivo de armazenamento. Como

resultado de uma eventual busca, o documento deverá ser

mostrado na tela de quem o solicitou através de um visualizador

básico que permitirá a edição de arquivos de diversos formatos.

Fonte: http://www.mknod.com.br/files/ged.png

� Facilidade de acesso;

� Organização de e-mails;

� Diminuição de papéis;

� Mais segurança;

� Facilidade de acesso

Arquivos com relatórios, fotos, e-mails, planilhas e outros documentos são acessados remotamente por vários usuários ao mesmo tempo.

� Organização de e-mails

A tecnologia possibilita criar uma espécie de armário virtual para guardar e gerenciar os e-mails que são trocados pelos funcionários.

� Diminuição de papéis

A digitalização de documentos reduz a papelada e os arquivos do escritório, liberando espaços para atividades produtivas.

� Mais segurança

As cópias eletrônicas podem ser compactadas e armazenadas em local seguro, protegendo as informações.

� Fonte: http://cra-rj.org.br/site/cra_rj/noticias/131211c.asp

� Auto custo de implementação;

� Adaptação dos usuários;

� Auto custo de manutenção;

� Já como um dos potenciais problemas, além do alto custo para a

sua implementação, temos a constante evolução das mídias de

armazenamento de dados e a conseqüente possibilidade de os

formatos que são utilizados atualmente ficarem obsoletos,

ocasionando uma possível perda de informações que podem ser de

grande importância para o funcionamento das organizações.

� Outro ponto a ser considerado é a dificuldade que pode ser

encontrada na adaptação dos usuários com essa nova tecnologia. É

importante que as organizações que adotem esse sistema possuam

profissionais qualificados para administrá-lo e resolver os

problemas do dia-a-dia pois, como ainda são poucos estes

profissionais, o processo de obtenção de informações que estão

armazenadas eletronicamente pode ser mais demorando do que

quando armazenadas em papel.

Para gerenciar toda esta gama de dados, são necessárias diversas tecnologias, sendo que as consideradas principais são:

� Document Imaging;� Document Management;� EDMS;� Image Enable;� ERM/COLD;� Forms Processing;� Workflow;

Fonte:http://www.iconenet.com.br/V5/ged/tecnologias_ged.htm

� ECM é a evolução do GED;

� GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / BPM / RM;

� ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web;

� GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo;

� O ECM, na verdade, é uma resposta para o que fazer com tanta informação que circula tanto na vida das pessoas como no ambiente corporativo. A própria AIIM patrocinou um estudo, em 2001, o Worldwide Enterprise Applications Study, realizado pelo Gartner, prevendo que em 2004 as organizações manteriam 30 vezes mais dados do que em 1999. Com relação ao tamanho do mercado, o Meta Group, em outra pesquisa, afirmou que aumentará para 10 bilhões de dólares em 2004, considerando-se os mercados de gerenciamento de conteúdo web e o amplo universo do ECM.

� Segundo alguns especialistas, o ECM complementa o GED, pois ampliou o leque de tecnologias. Com elas, o ECM consegue abraçar toda a operação referente ao ciclo de vida de um dado, documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios do front ao back office.

Considerações Finais

O Sistema de Gerenciamento de Documentos veio pra facilitar a

função de organização da documentação das empresas, além de

ser uma forma de ganhar espaço físico nas organizações, uma vez

que de forma mais segura e eficiente a documentação pode ser

lançada no sistema. Como toda novidade além de suas vantagens,

traz também desafios e possíveis desvantagens o que vemos em

seu auto custo de implantação e em certa dificuldade para

adaptação dos funcionários no que diz respeito ao seu manuseio.

Mesmo com suas desvantagens, vale a pena sua implantação uma

vez que oferece uma rápida e fácil acessibilidade.

Referências Bibliográficas

Disponível em: Icone Content Management. On-line

< http://www.iconenet.com.br/V5/ged/tecnologias_ged.htm>

Acesso: 18/05/12.

Disponível em: Gomaq Soluções Inteligentes. On-line

<http://www.gomaq.com.br/blog/outsourcing/as-5-tecnologias-ligadas-ao-ged>

Acesso: 18/05/12

Referências Bibliográficas

Disponível em: MKNOD.On-line

< http://www.mknod.com.br/?q=node/152 >

Acesso:18/05/12

Disponível em: Blue Star Sul. Consultor Arthur Valim.

<http://www.impressaodeboletos.com.br/aplicabilidade.htm>

Acesso: 18/05/12

Referências Bibliográficas

Disponível em: ATSolutions.

< http://www.atsolutions.com.br/solucoes/ged.htm>

Acesso: 18/05/12

Disponível em: WEBDutos

<http://www.webdutos.com.br/docweb.html >

Acesso: 18/05/12

Link do Formulário

Para aprimorarmos nosso trabalho criamos um formulário através do qual teremos conhecimento de sua opinião:

https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dEhHc05iaFh3c3JudWJjaFBFdjFKc0E6MQ