gerenciamento de projetos - aula03 - termo de abertura, eap e cronograma
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS
AULA 03 – TERMO DE ABERTURA, EAP,CRONOGRAMA E KICK-OFF
PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA
maigonp@gmail.com
1 semestre 2016
Adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida - FIEO
CONTEÚDO
• Introdução
• Retomar trabalho de grupo da aula passada
• A fase de iniciação do projeto
• 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto
• 2. Criar versão inicial da EAP
• 3. Criar versão inicial do Cronograma
• 4. Realizar Kick-off do Projeto
• Introdução à fase de planejamento
TRABALHO EM GRUPO: INICIANDO UM PROJETO
• Em grupos de até 4 alunos, definam para um projeto escolhido pelo grupo...
• Escopo do projeto
• Premissas
• Restrições
• Riscos positivos e riscos negativos
• Stakeholders
• Sponsor
• Gerente do Projeto
ORGANIZAÇÃO DO PROJETO E STAKEHOLDERS
• Quem fará o trabalho?
• Quem é o Gerente de Projeto?
• Quem pagará pelo projeto?
• Quem consumirá o produto ou serviço?
• Quem são as pessoas que serãoafetadas pelo projeto (stakeholders)?
Iniciação
Identificar Stakeholders
Juntar informações
Identificar a missão de cada stakeholder
Determinar forças e fraquezas
Predizer o comportamento dos stakeholders
Implementar estratégia de gerenciamento de
stakeholders
Ciclo de vida genérico de um projeto
Iniciação Planejamento Execução Encerramento
Definir escopoIdentificar tarefas, dependências e cronograma
Planejar recursosEsclarecerprincípios de tomada de decisão
Desenvolver um plano de riscos
Estabelecerorganização
Definições dos objetivos e parâmetros de sucesso: escopo, prazo de entrega, orçamento
Monitorar
Comunicar e relatar
Corrigir e controlar
Finalizarcontratos
Conduzir um “postmortem” formal
Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015
AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Iniciação
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Iniciação
• Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto)
Iniciação
Planejamento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Planejamento
Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos.
Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Planejamento
Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Execução
Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o resultado. Chegou a hora de executar o que foi planejado
Execução
Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e
o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!
Encerramento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Encerramento
Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida?
Encerra-mento
• Após o encerramento do projeto, é importante avaliar se o retorno esperado foi obtido
• Por exemplo: O retorno do investimento feito no projeto de implantação do sistema para CRM deve ocorrer após 12 meses de operação
• Raramente as empresas fazem a avaliação do resultado do projeto...
• A implantação pode ter sido um sucesso, mas o retorno do investimento pode demorar anos
Encerramento
Encerra-mento
Importante
• Mesmo que sua empresa não possua uma metodologia definida e institucionalizada para a gestão dos projetos, é importante todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida e as entregas de cada fase
• Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
PREENCHER O TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
• Termo de Abertura do Projeto – Também conhecido como Project Charter – Documento que formaliza a existência do projeto, o seu
escopo e outras definições
ESCOPO
• “gama ou limite de operações” – Fonte: Dicionário Houaiss
• Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto – Fonte: PMBOK, 5ª Edição
ESCOPO DO PROJETO
• O trabalho que deve ser realizado para entregar um produtos, serviços ou resultados com as características e funções especificadas – Fonte: PMBOK, 5ª Edição
• Não basta definir o que faz parte do escopo, mas,
principalmente, o que está fora do escopo.
ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado Fonte: PMBOK, 5ª edição
• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas Fonte: PMBOK, 5ª edição
1. Preencher o Termo de Abertura do Projeto
• O Termo de Abertura fornece informações básicas sobre o projeto, entre elas podemos citar:
• Objetivo do projeto
• Papéis e responsabilidades
• Stakeholders
• Cronograma macro
• Premissas e restrições
• Escopo e principais entregas
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
2. Criar a versão inicial do EAP (WBS)
• EAP...
• Estrutura Analítica do Projeto
• Também conhecida como WBS: Work BreakdownStructure
• Decomposição das entregas que compõem o projeto
2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
Como seria a estrutura analítica de uma bicicleta?
2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
• Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!
• Também facilita a estruturação do cronograma
• É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes projetos)
2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
2. Criar a versão inicial da EAP (WBS)
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
3. Criar versão inicial do cronograma
• Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades
• Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP
• É desta forma que os dois se complementam...
3. Criar versão inicial do cronograma
Por que começar a EAP e o cronograma na iniciação do projeto?
• Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar os pontos de atenção que requerem atuação imediata...
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
4. Realizar o Kick-off do Projeto
• “Ritual” para formalizar o início do projeto
• Reunião ou evento
• Todos os stakeholders podem participar
• Talvez seja necessário um kick-off específico para cada público
CONTINUAÇÃO DA ATIVIDADE EM GRUPO:Escrever o termo de abertura de projeto
• Uma estrutura básica para um termo de abertura.
O QUE É UMA ENTREGA?
É qualquer produto, serviço ou resultado, ou suas partes, que devem ser realizadas ou produzidas, obrigatoriamente, para conclusão do projeto ou de parte dele.
É tangível, verificável e está sujeita à aprovação.
Exemplos de entrega: Estudo de viabilidade, manual do sistema, projeto básico, especificação do módulo web, obra da sala, reunião de partida, etc.
+ Entregas relativas ao GP (exemplos):
Planos, Relatórios, Reuniões, etc.
Entrega 3
Entrega N
Entrega 1
Entrega 2
Escopo do Projeto
1-A soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos (“entregas”) pelo projeto.2- Descrição das características e funções para cada entrega (“escopo do produto”).
O QUE É O ESCOPO DE PROJETO?
ENTREGA E CARACTERÍSTICAS (EXEMPLO)
Item Nome da
EntregaCaracterísticas
1.1 Relatório Mensal
• Relatório deve informar o valor
agregado, desvio de tempo, desvio
de custo, problemas e riscos.
• Apresentado em formato PDF, letra
helvética, tamanho 12.
Documentar as motivações, os objetivos e a descrição do produto, serviço ou solução que irá atender a esses requisitos;
Autorizar formalmente o início de um projeto (ou fase) e a organização responsável;
Constituir-se como o documento base para o planejamento do projeto.
O Termo de Abertura:Finalidades Básicas
Fluxo de “Nascimento” de um Projeto(Exemplo de Projeto Interno)
PROPONENTE DECISORESGERENTE do
PROJETO
Termo de
Abertura
1
Aprovado e
Priorizado
2
Alocado o Ger.
do Projeto
3
Plano de
Projeto
4
Proposta de Projeto através de um Termo de Abertura: sinaliza e define uma necessidade (projeto) e apresenta as condições que a norteiam.
Termo de Abertura (Proposta) deve ser aprovado/autorizado (recursos comprometidos).
Plano de Projeto – GP/equipe refina (detalha) o projeto autorizado.
Escopo: documentação das necessidades de negócio, objetivos e requisitos.
Custo/finanças: orçamento. Estudo de viabilidade técnica e econômica.
Tempo: cronograma de marcos.
Premissas e restrições.
Recursos Humanos.
Etc.
O conteúdo depende do contexto do projeto.
O Termo de AberturaExemplo de Conteúdo
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