entendendo a profissão assistente administrativo

Entendendo a ProfissãoAssistente administrativo

VALÉRIA LINS

O Assistente Administrativo tem a função de atuar nas atividades administrativas de uma organização empresarial.

Auxiliar administrativo

O Auxiliar Administrativo atua em “serviço de apoio” – ajuda uma ou mais pessoas

Possui menos conhecimento

Assistente administrativo X Auxiliar administrativo

Assistente administrativo X Auxiliar administrativo

Assistente administrativo

é um profissional que precisa enxergar mais longe, ou seja, precisa também focar resultados e, por isso, ser um profissional muito mais completo, pois nessa atividade não há “esse serviço não é meu” ou “eu não sei fazer isso”; nessa atividade o profissional é responsável pelo sucesso de seu trabalho e corresponsável pelo sucesso de sua equipe e de sua empresa

São considerados Assistentes Administrativos: agente administrativo, assistente de administração, assistente de controlador de orçamento, assistente de controle administrativo, assistente de escritório, assistente de faturamento, assistente de finanças, assistente do setor de firmas e procurações, assistente técnico (serviço público), assistente técnico administrativo, encarregado de departamento de pessoal, encarregado de pessoal.

Os assistentes administrativos executam atividades nas esferas públicas e privadas, apoiando áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística.

Quais são as tarefas e responsabilidades de um Assistente Administrativo?

1. Digitar e-mails, relatórios, memorandos, atas de reunião e outros documentos.

2. Preparar apresentações e planilhas.

3. Organizar reuniões, apresentações, jantares e outros eventos.

4. Manter organizado os arquivos da empresa ou setor.

5. Solicitar móveis, papéis, formulários e outros materiais usados no escritório.

6. Ajudar na recepção se necessário.

7. Elaborar orçamentos e relação de estoque.

8. Pagar contas, faturas bancárias e fazer faturamento.

9. Manter organizado o escritório e com bom layout.

10. Sugerir e implementar novos métodos de trabalho.

11. Treinar novos assistente administrativos.

12. Conscientizar os funcionários para os procedimentos de segurança.

Está também sob a responsabilidade de um Assistente Administrativo  controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e apresentar relatórios, coordenar vários departamentos e sempre manter organizados arquivos e cadastros da empresa.

Quais são os requisitos para ser um Assistente administrativo?

1. Boa habilidade de comunicação escrita e oral.

2. Boa habilidade em usar computadores, processadores de textos e planilhas eletrônicas.

3. Boa habilidade em resolução de problemas, planejamento e organização.

4. Conhecimento em cálculos.

5. Saber trabalhar sob pressão, priorizar tarefas e honrar compromissos de datas e término de serviços.

6. Saber manter informações confidenciais.

7. Conhecer métodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de trabalho em um escritório.

8. Deve saber o que cada pessoa da empresa faz.

 Competências pessoais 

Características do Assistente Administrativo

Discrição e seriedade

Pontualidade e senso de urgência com compromissos

Capacidade de organização e planejamento

Espírito de cooperação e trabalho em equipe

Disponibilidade e ação prestativa com todos

Características do Assistente Administrativo

Sincera abertura a críticas

Equilíbrio emocional

Capacidade de tomar decisões

Bom senso frente a situações delicadas

Capacidade de liderança

Autoconfiança, sem comprometer a humildade

Iniciativa flexibilidade capacidade de negociação empatia (se colocar no lugar do outro) observação persistência facilidade de comunicação credibilidade criatividade autocontrole.

Qual a formação necessária para ser um Assistente administrativo?

Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação necessária, porém, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mínimo, ensino médio completo.

É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa comunicação, conhecimentos de informática, além da constante atualização por meio de cursos e palestras da área.

Mercado de trabalho

O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas abrem vagas todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do financeiro e administrativo.

O Assistente Administrativo deve estar em constante atualização relacionada à área ter conhecimentos de informática, (inglês) além de boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, saber lidar com números, ter boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.

Empregabilidade do Profissional

Currículo: é uma espécie de “propaganda pessoal”, onde você coloca suas informações profissionais, seu nível de escolaridade e cursos extracurriculares para que você possa concorrer a uma vaga de emprego.

Empregabilidade do Profissional

Dicas de um bom currículo:

Tenha atenção na ortografia

Tenha clareza na hora de escrever

Não minta nem omita sobre suas informações

Seja o mais formal possível

Não se esqueça de seus dados básicos (nome, telefone, endereço)

Importante!

Fazer a barba antes do trabalho (homens)

Pentear os cabelos

Usar roupas dentro do padrão da empresa

Não usar saia muito curta ou decote muito grande (mulheres)

Não usar maquiagem pesada (mulheres)

Não usar perfume em excesso

Não mascar chiclete

Faixa salarial

Salário Assistente Administrativo

(2013)

MÍNIMO R$1.632,00MÉDIO R$ 2.096,00

MÁXIMO R$ 2.870,00

http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm

*Vale lembrar que cada empresa possui uma realidade e adequada a cada cargo conforme seus objetivos e plano de cargos e salários.

O QUE FAZER PARA TER ÊXITO NA PROFISSÃO?

Mercado de Trabalho

Para um assistente administrativo ter êxito em sua profissão necessita:

Fazer cursos de qualificação para atender as necessidades da empresa

Participar de treinamentos

Investir em outros idiomas

Cursos na área de informática

Se quiser crescer ainda mais, deve cursar uma Universidade

Mercado de Trabalho

Liderança: No caso do trabalho em equipe, para conduzir as pessoas do grupo, para alcançar os resultados planejados

Motivação: Um funcionário motivado tem um bom rendimento, seus colegas ficam motivados e seu líder também fica motivado.

Comunicação: Saber interagir com as demais pessoas, clientes, seus líderes, etc

Mercado de Trabalho

Assiduidade: Não faltar serviço e se acontecer que seja com justificativa

Pontualidade: A pontualidade define a personalidade de uma pessoa, se você costuma se atrasar é sinal de que algo não está indo bem

Criatividade:O profissional deve ser criativo para fugir das situações difíceis e solucionar problemas relacionados ao trabalho

Iniciativa: Se aproximar dos colegas de trabalho não ficar esperando de braços cruzados que alguém te motive

PRATICANDO...

QUE ANIMAL VOCÊ GOSTARIA SER?

LeãoPássaroCachorroTigreFalcãoCavaloOnçaGaviãoUrsoGato

RESPOSTAS

CONHECA O SEU PRÓPRIO PERFIL PSICOLÓGICO!

Leão, Tigre, Onça

Quem se identifica com esses animais, os felinos de grande porte, tem um perfil forte de liderança, um perfil agressivo.

São pessoas que tomam a dianteira dos problemas e que gostam de liderar e direcionar equipes.

Durante a entrevista de emprego, este é o perfil procurado para profissionais de cargo de gerência.

Pássaro Quem gostaria de ser um pássaro,

em geral são pessoas de um perfil flexível e que se adaptam bem a mudança.

São pessoas que prezam muito a liberdade e que vão se adaptar melhor a empregos dinâmicos e que demandam uma certa dose de criatividade.

Durante uma entrevista de emprego, este é o perfil procurado para preencher vagas de emprego de cargos de criação.

Águia, Falcão, Gavião Quem responde águia, falcão ou gavião

( grandes pássaros caçadores ) tem um perfil hibrido, é um perfil que tem algumas características dos grandes felinos e algumas características dos pássaros.

Quem se identifica com a águia, além de ter um certo espírito de liderança ( afinal a águia, é forte, caçadora, independente ) também preza a liberdade e gosta de um ambiente criativo. Na entrevista de emprego, este é o perfil buscado para cargos de gerência, mas que demandam uma maior flexibilidade e negociação.

Cachorro, Urso, Cavalo Quem se identifica com os cães,

ursos e cavalos em geral são pessoas esforçadas e sóbrias. Quem tem este perfil psicológico é confiável e busca sempre fazer o melhor, visando subir na carreira.

Não tem um perfil de liderança, mas podem atuar muito bem em supervisão.

Durante a entrevista de emprego este é o perfil psicológico buscado para cargos de supervisão, sub-gerência ou então auxiliar de gerência.

Gato Quem gostaria de ser um gato, em

geral são pessoas inteligentes mas que não tem a mesma capacidade de esforço da personalidade do cachorro.

O principal atributo de quem se identifica com os gatos é a inteligência e capacidade de adaptação a situações ruins.

Durante a entrevista de emprego este é o perfil buscado para cargos que demandam flexibilidade em geral.