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XI Semana XI Semana de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas de Administração Orçamentária, Financeira e de Contratações Públicas

Comunidade de

Processos como agente

de integração

colaborativa em

Governança BPM

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Agenda

1. Mudanças Organizacionais

2. Paradigmas

3. Mudanças de Paradigmas nas estruturas

Organizacionais

4. Organização de Governança de Processos

5. Comunidade de Processos

6. A Experiência do Serpro

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Mudanças Organizacionais

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“Nada existe de permanente a não ser

a mudança.”

Heráclito

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Uma mudança ou transformação pressupõe uma

alteração de um estado, modelo ou situação

anterior, para um estado, modelo ou situação

futuros, por razões inesperadas e incontroláveis,

ou por razões planejadas e premeditadas.

Mudança

Mudar envolve, necessariamente, capacidade de

compreensão e adoção de práticas que

concretizem o desejo de transformação. Isto é,

para que a mudança aconteça, as pessoas

precisam estar sensibilizadas por ela.

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O Fator Humano E As Mudanças

PROCESSOS TECNOLOGIAS

Sem elas,

não há

mudanças

PESSOAS

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Paradigmas

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Paradigmas

“Paradigmas são conjuntos de regras e regulamentos

que estabelecem limites e que nos dizem como ter

sucesso resolvendo problemas dentro dos limites”

(Barker)

Paradigmas são “verdades”, “princípios” ou “valores”

que balizam o comportamento das pessoas, levando-

as a ter uma visão de mundo e dos fatos condicionada

às suas experiências individuais ou coletivas.

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Efeito Paradigma

É o fenômeno pelo qual uma pessoa tenta ignorar tudo

que não se ajuste ao seu modo de entender a

realidade.

Pode ser construtivo quando concentra a atenção e

aumenta a confiança das pessoas para resolver

problemas.

Pode ser, extremamente nocivo, quando provoca

resistência às mudanças, impedindo as pessoas de

preverem o futuro e bloqueando sua criatividade, de

maneira a buscar sempre, nas experiências do

passado, as soluções para os problemas do presente.

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Mudança de Paradigmas

A Mudança de paradigma ocorre quando as

“verdades”, “princípios” e “valores” estabelecidos não

mais oferecem explicações aceitáveis para os

problemas existentes.

Quanto de nossos valores, de nossas verdades e de

nossos princípios foram alterados na última década?

Já pensou nisso?

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A Mudança de paradigma requer informação,

disposição interior e compromisso pessoal uma vez

que implica em:

- Aceitação de mudanças

- Reconhecimento de limitações individuais

- Visão de que os avanços da humanidade são

frutos de indivíduos que revolucionaram o

conhecimento de sua época.

- Compreensão de que o ponto de visa dos

indivíduos pode ser parcial.

- Conhecimento de que todas as visões e

percepções pessoais, mesmo divergentes, podem

ser complementares.

Mudança de Paradigmas

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Nas Estruturas Organizacionais

Mudança de Paradigmas

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Organização de Governança de

Processos

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Organização de Governança de

Processos

Conselho BPM

Comitê de Processos

Escritório de Processos

Outros Papéis

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A Experiência do SERPRO

Comunidade de Processos

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Governança de Processos no SERPRO

Planejamento Estratégico: Ciclo 2009 - 2010

“Tornar claros os principais processos organizacionais

identificando todas as conexões interáreas e promover

a integração para o pleno funcionamento dos mesmos”

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Modelo de Governança de Processos

do Serpro

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Instituição do Escritório de

Governança de Processos - EGOP

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Escritório de Governança de

Processos do Serpro - EGOP

Missão

“Coordenar as iniciativas de governança dos

processos corporativos do Serpro, interagindo com os

respectivos responsáveis, visando realizar o objetivo

de promover visibilidade, padronização, integração,

gerenciamento do desempenho e melhoria contínua

desses processos, garantindo o alinhamento com os

objetivos empresariais e a disponibilidade de

informações para tomada de decisão.”

(adaptação BPM CBOK)

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Gerir o conteúdo do Portfólio de Processos;

Orientar e acompanhar o Gerenciamento do Desempenho dos

processos corporativos;

Orientar e apoiar a Melhoria Contínua (Transformação) dos

processos corporativos;

Coordenar a grade de Treinamento em Gerenciamento de

Processos e propor sugestões para a melhoria contínua dos

processos corporativos;

Ampliar a discussão sobre integração de processos;

Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos

processos corporativos;

Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos;

Disseminar a cultura de governança de processos.

EGOP

Principais

atribuições

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Customizações Feitas pelo EGOP

Modelo de

Governança

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Comitê de Gestão e Integração de

Processos

Finalidade: Planejar e direcionar ações inerentes à Gestão

Integrada dos Processos Corporativos.

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Principais atribuições

Identificar, selecionar, aprovar, priorizar, avaliar e

normatizar as Integrações entre os Processos;

Promover a cultura de integração de processos junto as

Comunidades Serpro de Processos;

Alinhar as integrações de processos com o Modelo de

Gestão do Serpro;

Comitê de Gestão e Integração de

Processos

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Comunidade Serpro de Processos (CSP)

Como agente de integração colaborativa em

Governança BPM

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Finalidade: manter vivas as discussões a respeito do tema

“Governança de Processos” em todas as suas unidades,

além de promover a troca de experiências e direcionar

assuntos relacionados a processos corporativos para a

decisão e/ou ação de seus gestores/responsáveis.

Comunidade Serpro de Processos (CSP)

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Principais atribuições:

Conhecer e debater os processos corporativos

publicados no portfólio;

Coletar e propor sugestões para a melhoria contínua

dos processos corporativos;

Ampliar a discussão sobre integração de processos;

Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas

dos processos corporativos;

Esclarecer dúvidas relacionadas a processos

corporativos;

Disseminar a cultura de governança de processos;

Comunidade Serpro de Processos (CSP)

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Processo Corporativo

Processo Corporativo

Processo Corporativo

Processo Corporativo

COMUNIDADE

SERPRO

DE PROCESSOS

Diretori

a

Gerente

funciona

l

Gerente

funcion

al

Gerente

funcion

al

Gerente

funcion

al

EGOP

Comitê de

Integração

de Processos

Auditoria

Gestor

de

processo

Gestor

de

processo

Gestor

de

processo

Gestor

de

processo

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Comunidade de Processos

Projeto piloto

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Cenário

Cultura de gestão por processos no Serpro em fase

de internalização;

Escritório de Governança de Processos - EGOP

com equipe reduzida e sobrecarregada;

Escassez de consultores em Modelagem de

Processos para atender às demandas das Ugs;

Escassez de instrutoria para atender às demandas

das diversas áreas;

Dificuldade na comunicação entre EGOP e

empregados devido abrangência geográfica da

empresa;

Necessidade de se manter os processos vivos e

em contínua melhoria

Cenário

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Total alinhamento com o Escritório de Governança de

Processos - EGOP;

Iniciar o projeto tendo como piloto a Regional Fortaleza

para posterior avaliação e propagação em âmbito nacional;

Compor a Comunidade com representantes de todas áreas

funcionais;

Sensibilizar o corpo gerencial, em todos os níveis,

buscando seu patrocínio e engajamento;

Reservar pelo menos 10% do tempo de seus membros

para dedicação às atividades da Comunidade;

Envolver outras regionais como observadoras;

Estratégias

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Ação Duração Proposta de

prazo (2012)

Estruturação da

Comunidade 1 mês Setembro

Sensibilização 3 meses Outubro

Internalização e

Manutenção 3 meses Dezembro

Planejamento 2ª Fase 1 mês Dezembro

Cronograma do Projeto Piloto

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Lançamento por dramatização;

Sensibilização do corpo gerencial (todos os níveis);

Capacitação dos membros da Comunidade e do corpo

gerencial;

Projeto “Visitas às Áreas”;

Pesquisa de Conhecimento em Gestão de

Processos;Projeto GINCANA de Processos;

Parceria com a ABPMP;

Ações de Benchmarking;

Participação em Congressos e seminários;

Programa de Capacitação (formação, pós-graduação,

congressos etc);

Evento de Avaliação e Planejamento;

Ações de Destaque

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Realizado workshop para apresentação dos resultados

para alta direção e gestores de processo corporativos;

Avaliação considerada alta positiva;

Decisão de implantar as Comunidades regionais em 2

etapas: 5 no 1o. semestre de 2013 e outras 5 no 2o.

Semestre de 2013;

Planejamento das implantações;

Elaboração do projeto de implantação de uma

Comunidade;

Resultados do Projeto Piloto

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Reunião de sensibilização com o corpo gerencial

regional;

Indicação dos membros da Comuinidade regional;

Reunião com os representantes indicados da

Comunidade;

Capacitação da Comunidade em BPM e Modelagem

de processos;

Capacitação do corpo gerencial – todos os níveis;

Reunião com o coordenador da Comunidade para

repasse de recomendações de gestão;

Avaliação da implantação.

Projeto de implantação de uma

Comunidade

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Criação da Coordenação Nacional da Comunidade

Serpro de Processos;

Elaboração de um Plano de Comunicação;

Criação de uma ferramenta de colaboração;

Criação de uma ferramenta para Gestão de Melhorias;

Aproximação com EGOP, Comitê de Integração de

Processos e Unidades funcionais;

Realização de workshop de avaliação da 1a. Etapa;

Realização de workshops regionais;

Elaboração do Plano de Capacitação (cursos por e@d e

presenciais)

Capacitação dos empregados por área funcional;

Comunidade Nacional de Processos do

Serpro

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Comunidade de Processos

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Comunidade de Processos

Finalidade

Disseminar a cultura de Governança de Processos

Atribuições

Conhecer e debater os processos corporativos;

Coletar e propor sugestões para a melhoria

contínua dos processos corporativos;

Ampliar a discussão sobre integração de

processos;

Discutir a qualidade dos produtos, resultados e

metas dos processos corporativos;

Esclarecer dúvidas relacionadas a processos

corporativos

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Organização

Participação voluntária – 2 a 3 representantes por

área funcional;

Perfis profissionais diversificados;

Estrutura: Informal ou Formal ?;

Representada por todas as áreas funcionais;

Projeções em todas as sedes/locais das

organização;

Patrocínio da alta direção;

Comunidade de Processos

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Formas de atuação

Trabalhando a cultura;

Apoiando o Escritório de Governança;

Apoiando o Comitê de Processo;

Apoiando as Unidades Funcionais;

Capacitando os colaboradores;

Orientando usuários;

Comunidade de Processos

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Recomendações

Definir o relacionamento com os organismos de

governança;

Definir um Plano de Comunicação;

Definir ferramentas de colaboração;

Não interferir nas Unidades Funcionais;

Coordenadores escolhidos por mandato/período;

Preferencialmente, não formalizar;

Comunidade de Processos

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Comunidade de Processos

comprovadamente é um agente efetivo

de integração colaborativa em

Governança BPM

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Alguma Dúvida?

Contato:

Carlos Augusto Neiva

carlos-

augusto.neiva@serpro.gov.br

Coordenador Nacional

Comunidade Serpro de

Processos