auxiliar administrativo. curso auxiliar administrativo seja bem vindo!

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SEJA BEM VINDO!

CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• Este curso tem como objetivo capacitar ao aluno para exercer a profissão de auxiliar administrativo. Você aprenderá diversas técnicas necessárias para o bom desempenho da profissão.

CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• Neste curso você irá aprender:• conheça a profissão do auxiliar administrativo • funções do auxiliar administrativo • perfil do auxiliar administrativo • requisitos necessários para exercer a profissão • como está o mercado de trabalho para o auxiliar administrativo • como deve ser a apresentação pessoal do auxiliar administrativo • como evitar obstáculos • como obter ética profissional • como obter uma boa comunicação • como elaborar um bom currículo

• a importância de possuir idiomas e informática• como deve ser as roupas para trabalhar• qualidades desejáveis• como alcançar objetivos• planejamento profissional• a importância de ter uma agenda• relações interpessoais• etiqueta profissional• como vencer a timidez• exercícios• gabaritos

CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• Nome da professora: Elaine H. N. dos Santos• E-mail para dúvidas:

nina21santos@yahoo.com.br

CONHEÇA A PROFISSÃO DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• A profissão auxiliar administrativo é uma das profissões que mais tem vagas. Sempre é possível verificar vagas de auxiliar administrativo nos anúncios de emprego, porém nem todos sabem o que é um auxiliar administrativo.

• Você sabe o que é um auxiliar administrativo?• O auxiliar administrativo auxilia em funções

administrativas dentro de uma empresa, essas funções podem variar desde digitar documentos a até recepcionar clientes.

• Para ser um auxiliar administrativo não é tão simples assim, pois o mercado de trabalho quer profissionais qualificados.

• As empresas estão muito exigentes. Elas exigem profissionais com qualidades interpessoais (bom relacionamento com outras pessoas) e com um bom currículo (idiomas, informática, cursos, experiências e em alguns casos graduação).

• Realmente não é tão fácil ser um auxiliar administrativo, mas em alguns casos basta ter conhecimentos de informática e qualidades interpessoais.

• O auxiliar administrativo é o profissional que trabalha tanto em empresas privadas quanto públicas. A variedade de empresas que esse profissional pode trabalhar é muito ampla.

• Suas funções são auxiliar (ajudar) nas atividades da empresa. Essas atividades são variadas, podem ser digitar um documento, atender telefone, recepcionar clientes imprimir e tirar xerox de documentos, entregar documentos em outros setores, enfim são vários tipos de serviços administrativos que o profissional poderá realizar.

• Portanto, capacite-se, não despreze oportunidades, quanto maiores qualidades profissionais e interpessoais você ter maiores são as oportunidades.

FUNÇÕES DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• As funções do auxiliar administrativo são muito variadas. Depende do tipo de empresa em que o profissional irá trabalhar.

• Esse profissional não realiza suas funções sozinho há sempre outros profissionais que trabalham em funções semelhantes e outros que supervisionam o trabalho do auxiliar administrativo.

• Digitar documentos, imprimir, arquivar documentos, servir cafezinho, enfim esse profissional tem muitas funções.

• São exemplos de funções:• registro de protocolos;• serviços com computador;• serviços com impressora (impressão,

digitalização e xerox);• recepção de clientes;• atendimento no telefone;• arquivo de documentos.

• É preciso estar preparado para atender a todas as exigências do mercado de trabalho, por isso o auxiliar administrativo deve sempre estar se qualificando em suas funções para ser um diferencial nas empresas.

PERFIL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• As empresas são muito exigentes e desejam profissionais com um ótimo perfil.

• Ter o perfil que as empresas desejam não é fácil, mas para conquistar uma vaga no mercado de trabalho é preciso ter o perfil que as empresas buscam nos profissionais.

• O perfil desejado pelas empresas é que o profissional seja dinâmico, determinado, atencioso, pontual, com boa aparência, sem gírias, com empatia, concentrado, com qualidades interpessoais, com qualidade intrapessoais, tranquilidade, rápido, paciente, confiável, responsável e boa comunicação.

• Além disso, as empresas buscam profissionais com boas qualificações profissionais e com um bom currículo.

REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA EXERCER A PROFISSÃO

• O requisito fundamental é ter ensino médio completo.

• Além do ensino médio, torna-se importante possuir cursos de qualificação profissional, informática e idiomas, que torna o profissional um diferencial no mercado de trabalho.

• Também é importante ter domínio em Excel, Word e boa digitação, que são características muito requisitadas pelas empresas.

• Não é necessário fazer graduação ou curso técnico relacionado a essa área, pois está profissão exerce funções de apoio, ou seja, funções de auxílio das atividades administrativas da empresa.

• O auxiliar administrativo será sempre supervisionado dentro da empresa para garantir o bom desempenho de suas funções, por isso o auxiliar administrativo deve tomar cuidado para atender aos requisitos que as empresas desejam.

COMO ESTÁ O MERCADO DE TRABALHO PARA O AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• Há tantas vagas no mercado de trabalho que esse profissional, desde que bem qualificado, não deixará de ter muitas oportunidades.

• O mercado de trabalho para o auxiliar administrativo está sempre crescendo, pois as empresas não param de contratar.

• Em quase todas as empresas há sempre um auxiliar administrativo, portanto sempre haverá vagas.

• Podemos concluir, então, que o mercado de trabalho está aquecido, ou seja, com muitas vagas.

• Mas conquistar uma vaga de emprego não é tão fácil assim, pois o mercado de trabalho quer profissionais qualificados.

• O mercado de trabalho está muito exigente, pois a quantidade de profissionais que enviam seus currículos é muito maior que a quantidade de vagas oferecidas pelas empresas.

• Sendo assim, as empresas tem a sua disposição diversos tipos de profissionais, alguns com pós-graduação, outros com vários anos de experiência.

• Há muitos profissionais qualificados e isso dificulta as oportunidades. É nesse momento que as qualidades interpessoais fazem a diferença para garantir uma contratação.

• Portanto, o auxiliar administrativo deve estar qualificado para atender as exigências das empresas, já que elas tem a sua disposição uma enorme quantidade de profissionais que desejam uma vaga no mercado de trabalho.

• Há muitas vagas no mercado de trabalho, porém as empresas só contratam profissionais qualificados. O auxiliar administrativo deve sempre estar se qualificando para atender as exigências do mercado de trabalho.

COMO DEVE SER A APRESENTAÇÃO PESSOAL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

• Uma boa apresentação pessoal é uma qualidade observada e desejada pelas empresas.

• O auxiliar administrativo deve ter uma boa apresentação pessoal, para isso é necessário ter:

• boa aparência;• cabelo penteado;• roupas limpas, passadas e de acordo com o padrão da

empresa;• boa comunicação;• bom tom de voz;• evitar comportamentos inadequados, como por o pé

em cima da mesa, ou gírias.

• Enfim, a empresa observa a aparência pessoal e qualidades interpessoais do profissional dentro da empresa.

• Manter a roupa limpa, passada, ter bom relacionamento com todos dentro da empresa são características fundamentais na apresentação pessoal do auxiliar administrativo.

• O profissional reproduz a imagem da empresa, por isso a apresentação pessoal é muito importante para as empresas.

• É fundamental que o auxiliar administrativo mantenha uma boa apresentação pessoal.

COMO EVITAR OBSTÁCULOS

• Os obstáculos são situações que prejudicam a carreira profissional do auxiliar administrativo.

• Para evitar obstáculos, que dificultem as atividades do auxiliar administrativo, é necessário que o profissional esteja bem preparado para qualquer situação inesperada.

• É importante evitar fofocas, evitar uso dos materiais da empresa para benefício pessoal, manter boa aparência, ser sempre prestativo, manter descrição, enfim o profissional deve manter sempre uma postura formal, para que não ocorra obstáculos na sua carreira profissional.

COMO OBTER ÉTICA PROFISSIONAL

• A ética profissional é um requisito fundamental para se manter dentro de uma empresa.

• O auxiliar administrativo nunca deve descuidar de ter ética profissional.

• Um profissional sem ética não atende aos comportamentos desejáveis que a empresa quer de seus profissionais.

• Para obter ética profissional é necessário manter:

• uma postura profissional;• empatia;• respeito as regras da empresa;• honestidade;• qualidades intrapessoais;• qualidades interpessoais.

• Para manter a ética profissional é importante seguir as regras e manter uma boa postura formal e profissional.

COMO OBTER UMA BOA COMUNICAÇÃO

• Uma empresa bem sucedida é aquela que zela em manter uma boa comunicação com seus empregados e com seus clientes.

• As empresas desejam empregados com boa comunicação social.

• A boa comunicação é um diferencial que todo auxiliar administrativo deve ter.

• Para obter uma boa comunicação é necessário:

• evitar gírias;• saber ouvir e falar;• ter empatia;• ter feedback;• ter amabilidade;• ser cortês;• tomar cuidado com a comunicação não verbal.

• Existe a comunicação verbal e não verbal. Ambas, influenciam no relacionamento profissional. Por isso, é preciso manter a ética em todos os tipos de comunicação.

• Um simples olhar que seja mal interpretado, pode transmitir muitas mensagens que prejudicam os profissionais, por isso é importante tomar cuidado e usar técnicas que garantam uma boa comunicação.

• Os profissionais devem atender as exigências das empresas e manter uma boa comunicação.

• A comunicação é tão importante que muitas vezes os profissionais são promovidos por causa da influencia que a boa comunicação causou dentro da empresa.

COMO ELABORAR UM BOM CURRÍCULO

• Um bom currículo mostra o perfil do profissional, portanto para conquistar uma vaga no mercado de trabalho é necessário ter um currículo bem elaborado.

• Para elaborar um bom currículo é necessário:

• evitar erros de ortografia;• não amassar e nem sujar o currículo;• ter boa estética;• ser verdadeiro nas informações;• informar dados pessoais como endereço, idade;• informar no mínimo 2 telefones;• informar as experiências mais recentes e de acordo com a vaga oferecida

pela empresa;• colocar foto ¾;• informar habilidades pessoais e profissionais de forma objetiva;• informar cursos.

• Geralmente em um currículo a informação mais importante para a empresa é a experiência, mas se o currículo conter erros de ortografia, falta de estética, informações desnecessárias ou imprudentes, certamente o empregador não selecionará esse currículo.

A IMPORTÂNCIA DE POSSUIR IDIOMAS E INFORMÁTICA

• Informática e idiomas são essenciais para possuir no currículo. Ter esses cursos pode ser decisivo no momento da contratação.

• O desejo das empresas é contratar profissionais dinâmicos que dominem o uso do computador e que possam dominar idiomas.

• Algumas empresas não desejam apenas profissionais com cursos básicos, muitas desejam profissionais com cursos de nível intermediário ou avançado.

• Por isso, o profissional deve ter no mínimo um curso de idioma e dominar Excel, Word e digitação. Além disso, é essencial saber usar impressora.

• Devido ao fato de que alguns clientes são estrangeiros, as empresas desejam profissionais que dominem idiomas. Algumas empresas desejam profissionais bilíngue e outras trilíngue. Mas ainda existe muitas que contratam profissionais com apenas um idioma.

• O idioma mais importante para possuir no currículo é o de inglês. Além desses, há também o idioma espanhol, francês, mandarim, chinês, italiano e alemão. Esses são os cursos de idiomas mais comuns.

• Os profissionais que já estão atuando no mercado de trabalho e que se qualificam com mais cursos de idiomas e informática, muitas vezes conseguem ser promovidos.

• Quanto melhor a vaga de emprego, maiores serão os requisitos para alcança-la. Tentar conseguir um bom emprego sem idiomas e informática torna o processo de conseguir uma vaga mais difícil e demorado.

• Portanto, todo profissional que deseja alcançar um bom emprego deve ter idiomas e informática.

COMO DEVE SER AS ROUPAS PARA TRABALHAR

Até mesmo as roupas são fundamentais para influenciar na contratação de um novo empregado e na manutenção de um empregado antigo.

• Uma roupa adequada no ambiente de trabalho auxilia o empregado na promoção, ou seja, o empregado pode até mesmo ser promovido.

• As roupas são valorizadas pelas empresas porque representam a imagem de uma empresa.

• Enfim, a roupa deve ser discreta, social e de acordo com o ambiente de trabalho, ou seja, se os outros empregados usam blazer e calça social, você não deve usar jeans rasgado, camiseta muito decotada e curta.

• Os acessórios também contribuem para o visual no ambiente de trabalho.

• deve-se evitar:• muita transparência;• decotes exagerados;• roupas rasgadas;• roupas sensuais;• roupas descontraídas;• roupas muito apertadas;• bermuda;• short curto.

• As roupas devem ser:• Discretas

• Formais

• Cores discretas

• Enfim, o auxiliar administrativo deve ser cauteloso com suas roupas no ambiente de trabalho.

QUALIDADES DESEJÁVEIS

• São qualidades desejáveis para o auxiliar administrativo:

• Pontualidade;• Descrição;• Rapidez;• Organização;• Boa aparência;• Boa relação interpessoal.

COMO ALCANÇAR OBJETIVOS

• Para alcançar objetivos é preciso estabelecer metas, não parar o aprendizado, fazer cursos e buscar o objetivo desejado.

• Não fique parado, busque seus objetivos!

PLANEJAMENTO PROFISSIONAL

• O auxiliar administrativo deve ter planejamento. Deixar tudo para última hora, sem planejar, demonstra desorganização.

• As empresas querem produção. Um profissional sem planejamento, que não determina quais serão suas atitudes e decisões dentro de uma empresa, não representa um profissional produtivo.

• Portanto, planeje suas decisões, pois isso influenciará em seu ambiente de trabalho.

A IMPORTÂNCIA DE TER UMA AGENDA

• Já pensou em ter uma reunião importante e faltar justamente nesse dia?

• Ter uma agenda evitar erros e transtornos. Por isso é importante anotar na agenda os compromissos do trabalho, aniversários, atividades e planejamentos.

• Uma agenda é uma ótima opção para o profissional que não deseja perder seus compromissos com a empresa.

RELAÇÕES INTERPESSOAIS

• As relações humanas no ambiente de trabalho necessitam de uma boa relação interpessoal.

• Você sabe o que é relação interpessoal?• A relação interpessoal é a relação entre

pessoas, para que está relação seja eficaz é necessário ter empatia, boa comunicação e respeito.

• Ter boa relação interpessoal representa qualificações profissionais indispensáveis nas empresas.

• Não é suficiente ter um ótimo currículo sem ter uma boa relação interpessoal. As empresas desejam profissionais com qualidades interpessoais.

ETIQUETA PROFISSIONAL

• A etiqueta profissional representa um profissional cuidadoso em sua apresentação pessoal e profissional.

• Um profissional sem etiqueta comete muitas gafes, não se comunica de forma adequada com os colegas do trabalho e não tem boas atitudes.

Para não cometer erros o auxiliar administrativo deve evitar fofocas, não usar materiais do trabalho para benefício pessoal, ter boa comunicação e evitar comportamentos indesejáveis nas empresas.

• Características importantes que todo auxiliar administrativo deve ter para manter a etiqueta:

• boa apresentação;• bons comportamentos;• evitar gafes;• boa comunicação;• pontualidade;• roupas discretas;• organização.

COMO VENCER A TIMIDEZ

• Há muitos profissionais tímidos e bem sucedidos profissionalmente.

• Mas, qual será o segredo?• Muitas pessoas acreditam que uma pessoa

tímida não é capaz de realizar um bom desempenho profissional, já que a comunicação é indispensável.

• Mas, isso não é verdade.

• Um profissional tímido pode ser bem sucedido desde que saiba separar sua vida pessoal da profissional, ou seja, dentro da empresa ele deve se comunicar, mesmo que essa comunicação seja pouca, mas deve ser uma comunicação que seja essencial para a empresa.

• Para uma pessoa tímida é importante a qualificação profissional e um bom exercício do trabalho. As empresas desejam profissionais com boa comunicação e não tagarelas, por isso os tímidos muitas vezes conseguem até mesmo ser promovidos, pois para as empresas o importante é a boa manutenção das atividades no trabalho.

• Portanto, para vencer a timidez no ambiente de trabalho é importante se preocupar em realizar bem suas atividades e manter a comunicação mesmo que seja apenas o essencial. Qualificação também é indispensável para todos os profissionais.

EXERCÍCIOS

• 1. O que é um auxiliar administrativo?• 2. A ética é importante no ambiente de

trabalho?• 3. o que você realizaria para evitar obstáculos

no trabalho?• 4. como está o mercado de trabalho para o

auxiliar administrativo?• 5. cursos de idiomas e informática são

importantes para conseguir um emprego?

GABARITOS

• RESPOSTAS• 1. profissional que exerce atividades

administrativas• 2.sim• 3.resposta pessoal• 4. está com muitas oportunidades para

profissionais bem qualificados.• 5.sim

• Busque qualificação profissional, pois há muitas vagas.

• Quanto mais cursos, experiências e habilidades pessoais você ter, maiores serão as oportunidades.

• Em caso de dúvidas me envie um e-mail: nina21santos@yahoo.com.br