arquivo conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de...

Arquivo

• Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência de exercício de atividades específicas, bem como por uma pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Tipologias das Entidades de Preservação Documental

Arquivo Documentos acumulados organicamente no decorrerdas funções desempenhadas por pessoas ou

instituições.

Órgão receptor, documentos seriados, mas únicos.Tem finalidades administrativas, jurídicas e sociaispodendo ser também científicas e/ou cultural;

Referencia conjuntos de documentos

BibliotecaPossui documentos originados das atividades culturais, reunido

artificialmente em torno de seu conteúdo, sob forma de coleções;

Órgão colecionador – define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta;

Tem acervo formado por documentos multíplos, isto é, com muitos exemplares, produzidos por diversas fontes;

Tem finalidade educativas, científicas e culturais;

Tem sua organização baseada em sistemas predeterminados e universais;

Referencia documentos isolados

Centro de documentação

• Entidade híbrida• Mista• Deve realizar o processamento técnico de seu acervo, segundo a

natureza que custodia.

Museu• Possui objetos tridimensionais originados das atividades humana ou da

natureza, reunidos artificialmente, sob forma de coleções, em torno de seu conteúdo ou função;

• É órgão colecionador;

• Tem acervo constituído por documentos únicos, produzidos por diversas fontes geradoras;

• Tem finalidade recreativas, educativas, culturais e científicas; testemunha uma época ou atividade;

• Referencia peça a peça.

Tipos de Arquivos

• “Arquivo morto”:MORTO (Aurélio):

“ Que morreu, defunto, falecido, (...) inerte,

insensível, (...) extinto, apagado, (...) esquecido,(...) sem brilho, sem expressão, inexpressivo, (...)sem préstimo, inútil (...).”

Arquivos Correntes

Contêm documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

Arquivos Intermediário

Contêm documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Arquivos Permanente

São os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

A Política Nacional de ArquivosBrasil

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991

• Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas

O Documento de arquivo

Afinal, o que é um documento?

• No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, “documento” também costuma estar identificado a “ documento escrito”.

( Gonçalves, 1998)

• Para um historiador, praticamente tudo poderá vir a ser considerado “documento”,desde que forneça informação sobre algum problema sujeito a investigação histórica.

Exemplo:

Uma camiseta poderá ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a industria de malhas ou sobre moda.

Um disco poderá informar sobre a industria fonográfica, a produção musical ou os padrões estéticos vigentes numa determinada época

• Aquilo que para maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, não é documento, pode ser “ transformado” em documento por um historiador, em função de seu interesse de pesquisa

O historiador enxerga mais do que um valor primário nestes materias....

• A camiseta não é algo apenas para vestir;

• O disco não é apenas algo para ouvir.

DOCUMENTO

Informação Suporte

• Para que a informação possa ser lida em outro momento e/ou em outro lugar, é necessário registrá-la.

• É o registro que confere à informação um caráter menos volátil, mais permanente, e mais portátil.

O registro garante a permanência da informação no tempo e sua portabilidade no espaço

Documento Arquivístico

• É todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte ser o papel,o filme,a fita magnética, o disco ótico ou qualquer outro.

Gestão Documental

“conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo”.

(Dicionário de Terminologia Arquivística SP,

1996)

A informática é uma ferramenta muito importante para a gestão!

Os documentos digitais são uma evolução natural de seu uso!!

Organização de Documentos

• O senso comum e o empirismo pedem passagem....

Na Ufla observa-se a formação de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas.

É comum a manutenção pelos setores do seu próprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere à organização dos documentos. .

A autonomia, neste caso, é menos em relação à articulação entre os setores do que a métodos diferenciados .

Percebe-se que a metodologia para o tratamento dos registros documentais se reproduz por várias seções, divisões, departamentos e diretorias. Trata-se de uma tradição sedimentada na administração pública brasileira que, provavelmente, venha sendo utilizada há várias décadas.

• Encontra-se ainda, nesses mesmos conjuntos, uma quantidade significativa de documentos duplicados. Isso pode ser resultado da ausência de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados

• Os métodos utilizados oscilam entre:

A fragmentação dos dossiês de assunto;O arquivamento por espécie documental;Por ato de recebimento ou expedição;Pela numeração etc.

As correspondências, por exemplo, são dispostas por suas variantes...

... (ofício externo, ofício interno, circular, memorando etc.) ou em “recebidas” e “expedidas”.

Os processos são ordenados numericamente.

Os outros tipos são classificados pelos nomes a eles atribuídos, tais como: projetos, relatórios, atas, pareceres etc.

O método empregado, quase sempre, não está consolidado em um plano preestabelecido.

A denominação dos dossiês e dos conjuntos documentais é criada aleatoriamente e, muitas vezes, dissociada dos elementos que representam.

O caráter mnemônico desses títulos nem sempre é respeitado.

Por outro lado, não significa que os métodos empíricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos não funcionem. Eles são suficientes para atender às principais necessidades

Paradoxalmente, esses métodos não garantem que o

arquivamento e a busca à informação contida nos arquivos sejam acessíveis a todos

Em cada setor, o funcionário responsável pela documentação imprime uma característica própria ao método, o que impossibilita a sua operação por outras pessoas

A ausência daquele dificulta ou, às vezes, impede a recuperação da informação.

A melhoria das condições de organização dos arquivos só é lembrada quando se procura uma informação e esta não é encontrada;

Os documentos não são eliminados, mas também não são tratados de forma técnico-científica;

Os arquivos acumulados nos setores de trabalho são, em muitos casos, grandes conjuntos documentais.

A fetichização dos documentos dificulta a sua eliminação.

Não há instrumentos de gerenciamento dos prazos de guarda, responsáveis pela destinação dos documentos.

São, em geral, utilizadas metodologias equivocadas e distanciadas dos preceitos defendidos pela Arquivologia contemporânea.

Na verdade, são construções de difícil aplicação. As eliminações, assim, são resultado do descaso e das condições de armazenamento e de acondicionamento.

Mesmo utilizando uma forma de tratamento dos documentos fundamentada no senso comum, que se tornou uma tradição burocrática da administração pública brasileira, os arquivos ativos funcionam;

Geralmente, para os gestores imediatos é possível localizar os documentos mais importantes para as atividades cotidianas.

Trata-se de um modo personalizado.

A ausência desses funcionários normalmente inviabiliza essa tarefa.

Classificação e Ordenação

• Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estajam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente.

Objetivo da Classificação

• É,basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre documentos.

• A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente.

• Esse esquema é chamado “ plano de classificação”

A ordenação

• Seu objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume significativo.

• A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série documental permite evitar,em princípio, que, para a localização de um único documento, seja necessário a consulta de dezenas ou centenas de outros.

Resumindo...

• Classificação – tipos documentais; considera a forma e as razões que determinaram sua existência ( como e por quê foram produzidos)

• Ordenação – tipos documentais; considera o ponto de vista das consultas que lhes foram feitas ( numericamente, cronologicamente, alfabeto,geográfico)

É possível classificar sem ordenar?

• Sim, mas o acesso aos documentos torna-se difícil

É possível ordenar sem classificar ?

• Tal organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o organismo produtor

• Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção,

• A classificação torna-se condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo tanto da perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta.

• Por outro lado, o acesso bem sucedido à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localização rápida e precisa, algo que depende da conveniente ordenação dos documentos.

Plano de Classificação da UFLA

• Atividades-meio

• Atividades-fim

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

020 GESTÃO DE PESSOAS

030 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E OBRAS

040 GESTÃO PATRIMONIAL

050 GESTÃO FINANCEIRA

060 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

070 GESTÃO E ATIVIDADES AUXILIARES

Solicitação para participação em eventos no país ( série documental )

Atividade: Participação em eventos no país

Aperfeiçoamento, Treinamento e Desenvolvimento ( Subfunção )

020 GESTÃO DE PESSOAS

•020.5.07.01

Unidade

Produtora

DAE

Atividade

Concessão de Gratificação

Série Documental

Requerimento de

concessão de gratificação à docência

Código de Classificação

020.7.03

Datas-Limite

(1998- 2003) Eliminação

Destinação Final Guarda Permanente

Observações

GED

CAIXA

01

100 GRADUAÇÃO

110 Politicas e Planejamento de Cursos

111 Fomentação e implementação de Política de Ensino

112 Criação e Extinção de Cursos

113 Autorização, Reconhecimento e Credenciamento

114 Avaliação Institucional do Ensino de Graduação

115 Controle de Cursos

116 Adaptação.Reformulação Curricular

117 Planejamento Acadêmico (Curriculo Pleno)

118 Elaboração de Planos de Estudos

119 Planejamento, Coordenação e Supervisão das Atividades Didático-Cietíficas

200 PÓS - GRADUAÇÃO

210 Politicas e Planejamento de Cursos

211 Fomentação e implementação de Política de Ensino

212 Criação e Extinção de Cursos

213 Reconhecimento e Credenciamento

214 Submissão à Avaliação Externa

215 Controle de Cursos

216 Planejamento Acadêmico

217 Reformulação Curricular

218 Elaboração de Planos de Estudos

219 Implatação de Linhas de Pesquisas

300 PESQUISA

400 Extensão e Cultura

410 Planejamento de Atividades em Extensão e Cultura

411 Desenvolvimento de Políticas de Extensão (Atividade)

412 Divulgação (Atividades)

413  

414  

415  

416  

417  

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419  

500 Assuntos Estudantis e Comunitários

511  

512  

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Obrigado pela atenção e pela paciência.

Inaldo Nascimento Conceição

Arquivista

Arquivo Central / Proplag

arquivocentral@proplag.ufla.br