3. 2 1 uff gestão de projetos sta 04046 uff – 2013 – 1 semestre prof. jose carlos abreu

Gestão de Projetos

STA 04046

UFF – 2013 – 1 semestreProf. Jose Carlos Abreu

Boa Noite !Nossas Aulas

Teoria, Conceito, Fundamento

Exemplo

Exercícios

Boa Noite !Nosso Material

Apostila

Slides

Calculadora Financeira

Sistema de Notas e Aprovação

Prova P1 = 30% da nota Data da P1 = 13 de junho

Prova P2 = 40% da nota Data da P2 = 25 de julho

Trabalhos = 30% da nota

Total = 100% da nota

Prova VS = reposição de nota Data da VS = 8 de agosto

Bibliografia

Gestão e Projetos, As melhores práticas – 2ª edição – Harold Kerzner – Editora Bookman

Administração de Projetos, Uma abordagem gerencial – 4ª edição – Jack Meredith / Samuel Mantel – LTC editora

Manual Pratico para Planejamento de Projeto – 4ª edição – Ricardo Vargas – Editora BrasPort

Aula 1, 2, 3, 4, 5......

INTRODUÇÃO

Gestão e Administração de Projetos

GESTAO de PROJETOS

Contexto de projetosEstruturas Organizacionais

Ciclo de vida, fase e grupos de projetosÁreas de conhecimento em projetos

Plano de projetoProject Finance

Analise do Valor AgregadoPert, CPM, PMI, PMBOK

Aula 1

O que é um Projeto ?

O que é um Projeto?

Project Management Institute (PMI)

“Um empreendimento temporário, com objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único (novo).”

International Standard Association (ISO-10006)

“Um processo.... consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”.

O que é um Projeto?

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Google - Wikipédia

Objetivo: Garantir a continuação do ciclo vida emorte dos faraós e perpetuar a glória do Egito.

Data aproximada: 2500 AC.

Time do projeto:

- Trabalhador braçal (entre 20.000 e 30.000,selecionados pelos supervisores do Faraó);- Supervisores;- Arquitetos;- Religiosos astrônomos.

Duração: 80 anos.

Obs.: A Grande Pirâmide manteve-se como a mais alta (147 m) estrutura feita pelo homem até a construção da Torre Eiffel, em torno de 1900.

Fontes: National Geographic / Wikepedia

Construção das Pirâmides de Gizé

Exemplos de Projetos

O projetoDesburocratizar uma empresa de quase 8.000 funcionários e 12 milhões de clientes.

Quem esteve envolvido Manoel Amorim, ex-diretor-geral da Telefônica.

O projetoDividir a companhia entre dois sócios.

Quem esteve envolvido

Sérgio Bahdur, ex-presidente da Credicard.

Revista EXAME15/12/2005

Exemplos de Projetos

Desenvolvimento de um novo produto ou serviço.

Reforma do salão de vendas.

Ampliação do sistema de gestão de pessoal.

Abertura de uma Filial.

O Show do “Roberto Carlos”.

Um relatório de impacto ambiental.

“Projeto Inovação”

Projetos

Características de um Projeto

• Temporário

• Único

• Elaboração Progressiva

Fonte: PMI

Características de um Projeto

• Temporários, possuem um início e um fim definidos.

• Planejados, executado e controlado.• Entregam produtos, serviços ou resultados

exclusivos.• Desenvolvidos em etapas e continuam por

incremento com uma elaboração progressiva.• Realizados por pessoas.• Com recursos limitados. Fonte; mercado

O tamanho...No mundo, estima-se um gasto anual de trilhões de dólares em projetos.

Fonte: Prof. David G. Knichel, Webster University, EUA.

Trabalho Operacional ?

Processo de trabalho cotidiano e repetitivo.

Projeto x Operação

Principais semelhanças:• Os recursos são limitados;

• Devem ser planejados, executados e controlados.

Principais diferenças:• Projeto - temporário e único. Busca atingir o objetivo para o

qual foi criado e então terminar.

• Operação – repetitiva e rotineira. Seu objetivo é manter o funcionamento da área/negócio já existente. Não tem data pré-definida para término.

No exterior...

Maiores Causas de Fracassos (Executivos):

• Prazos irreais (68%)

• Time de projeto inadequado (64%)

• Escopo pobremente definido (62%)Info-Tech Research Group (EUA, GB, Canadá), 2005

Maiores Reclamações (Times e Gerente do Projeto):

• Estimativas frágeis e iniciais transformadas em objetivos firmes;

• Membros do time constantemente retirados dos projetos;

• Time determinado pela disponibilidade e não pela adequação.

PCI Global, 2004

Construção civil tem projetosde R$ 500 bilhões

São Paulo - A construção civil promete ser o grande motor da economia brasileira nos próximos cinco anos. De olho nas obras da Copa do Mundo, no programa habitacional “Minha Casa, Minha Vida” e num ambicioso plano de investimento das estatais Petrobras e Eletrobrás, o setor já faz planos para iniciar um novo ciclo de crescimento, interrompido pela crise mundial no segundo semestre do ano passado. O otimismo tem base nos números bilionários dos projetos, que chegam perto de R$ 500 bilhões.

15/06/2009 - 08:00

15/06/2009

Como podemos nos beneficiar aoutilizarmos as melhores práticas?

Como surge um projeto?

Preciso agir!

Preciso me adequar!

A mudança é realizada

através de projeto(s).

“Algo” mudou

Organizações Concorrênci

Clientes

Progresso Tecnológico

Sociedade,Governo, Legislativo

Fontes de Mudanças

Problemas

Decisões Gerenciai

Fases de um ProjetoO conjunto de fases do projeto é chamado “ciclo de vida do projeto”. De um modo geral, as fases do projeto apresentam as seguintes características:

• Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos, como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais;

• No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o pessoal envolvido na sua execução;

• O fim da fase é marcada por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento;

• Uma fase começa quando termina a outra. Quando há overlapping entre as fases, chamamos essa prática de "fast tracking". Nesse caso, começa-se a trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim da fase corrente (entrega e revisão dos produtos);

• Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase avança;• Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a fase avança;• A habilidade das partes envolvidas alterarem os produtos de cada fase é

decrescente à medida que a fase avança;• Cada indústria apresenta diferentes fases específicas para seus projetos,

sendo que muitas têm suas fases detalhadamente descritas, em padrões.

Partes envolvidas no projeto (stakeholders)

São indivíduos e organizações ativamente envolvidos no projeto, cujos interesses são afetados (positiva ou negativamente) por ele, ou que exercem influência sobre o mesmo. Incluem o gerente de projeto, o cliente, a organização que fará o projeto, os membros da equipe de projeto, o sponsor/patrocinador (indivíduo/grupo interno ou externo que provê os recursos financeiros para o projeto).

Inclui também partes externas, como fundadores, vendedores, fornecedores, agências governamentais, comunidades afetadas pelo projeto e a sociedade em geral.É boa prática identificar cada uma das partes envolvidas no projeto, identificar e gerenciar possíveis áreas de conflito entre elas. Uma orientação geral é resolver as diferenças entre as partes favorecendo o cliente.

Gestão ou Gerência de projetos

Gestão de projetos

Gestão de projetos, gerenciamento de projetos ou ainda administração de projetos é a área da administração aplicada de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, num certo prazo, com um certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos técnicos e humanos.

As Variáveis

Alguns empreendimentos necessitam ser executados e entregues sob determinadas variáveisou restrições. As variáveis principais também podem ser denominadas como tradicionais. O gerenciamento de projetos tenta adquirir controle sobre três variáveis:

• Tempo• Custo

• Escopo

As Variáveis

Isto é conhecido também como "triângulo da gerência de projeto", ou "triângulo de restrições" onde cada lado representa uma variável. Um lado do triângulo não pode ser mudado sem impactar no outro.

O tempo requerido para terminar os componentes do projeto é normalmente alterado quando se pretende baixar o tempo para execução de cada tarefa que contribui diretamente à conclusão de cada componente. Ao executar tarefas usando a gerência de projeto, é importante dividir o trabalho em diversas partes menores, de modo que seja fácil a definição das condições de criticidade e de folgas.

O Custo para desenvolver um projeto depende de diversas condições iniciais disponíveis para o desenvolvimento de cada projeto tais como: taxas labor, taxas materiais, gerência de risco, planta (edifícios, máquinas, etc), equipamentos e lucro.

Escopo

São as exigências especificadas para o resultado fim, ou seja, o que se pretende, e o que não se pretende realizar.

A qualidade do produto final pode ser tratada como um componente do escopo. Normalmente a quantidade de tempo empregada em cada tarefa é determinante para a qualidade total do projeto.

Essas TRES variáveis podem ser dadas por clientes externos ou internos. A definição dos valores das variáveis remanescentes fica a cargo do gerente do projeto, idealmente baseada em sólidas técnicas de estimativa.

Os resultados finais devem ser acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente. Geralmente, os valores em termos de tempo, custo, qualidade e escopo são definidos por contrato.

O Escritório de Projetos ou Project Management Office (PMO) é uma unidade da organização responsável pela qualidade e/ou informações relativas ao(s) projeto(s) sob seu “domínio”.

As funções de um PMO dependem dos seus objetivos.

As funções mínimas são de relato do progresso dos projetos aos executivos e demais interessados.

Escritório de Projetos(Project Management Office - PMO)

Fonte:Benchmarking PMI, Brasil, 2008

Qual o grau de alinhamento estratégico dos projetos?

Estamos usando os métodos e as ferramentas adequadas?

Estamos usando os sistemas adequados?

Como está a capacitação dos nossos recursos humanos?

Estamos com um nível de maturidade compatível com o mercado?

Quanto efetivo estão os projetos em nossa empresa?

Quais os desvios existentes e como podemos melhorar?

Quais nossos pontos positivos e negativos?

Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos

NÍVEL 1 - Inicial

NÍVEL 2 - Conhecido

NÍVEL 3 - Padronizado

NÍVEL 4 - Gerenciado

NÍVEL 5 - Otimizado

Conhecimentos GP

Metodologia

Informatização

Estrutura Organizacional

Relacionamentos Humanos

Alinhamento c/ Negócios

www.maturityresearch.com

MMGP(Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos)

Participantes da pesquisa = 249.

Resultado médio = 2,66 (Nível 2).

A maioria (45%) das organizações está no Nível 2.

32 organizações (12,9%) atingiram os níveis 4 ou 5.

Dessas, 8 estão localizadas no Rio de Janeiro, 7 em São Paulo e 5 em Minas Gerais.

Resultados – MMGP (2008)

Áreas de EspecializaçãoTime do Projeto

Fonte: PMBok, 2004

Gerente de ProjetoHabilidades Básicas

Comunicação

Relacionamento

Liderança

Tomada de Decisões

Flexibilidade

Solução de problemas

Desenvolvimento de Equipes

Fonte: www.opm.gov

Project Management Institute

Gerenciamentode Projetos (PMI)

Project Management Institute (PMI)

Mais de 260.000 membros (eram cerca de 50.000 em 1999), em cerca de 170 países.

Define padrões (Gerenciamento de Projeto, Programa, Portfólio, Organizacional, etc), conduz pesquisas, provê educação, certificação profissional (Project Management Professional - PMP, etc).

www.pmi.org

Alguns dos membros do Conselho Consultivo do Project Management Institute (PMI), EUA:

Bank of America, Boeing, Boston University, IBM, NASA, Nokia, Pricewaterhouse, SAP, Siemens e etc.

“Preocupadas com Projetos”

Tipos de Processos em Projetos

Conjunto de ações inter-relacionadas realizadas para se obter um conjunto especificado de produtos, serviços ou resultados:

Processos de Gerenciamento de Projeto - necessários para descrever e organizar o trabalho do projeto(obs: são comuns a quase todos os projetos e independentes da área do produto/serviço);

Processos Orientados ao Produto - necessários para criar/realizar o produto/serviço. Esses processos dependem do tipo de produto/serviço.

Processos de Gerenciamento de Projetos

O PMI cita 42 processos ou boas práticas, no seu PMBoK.

As 42 práticas (ou processos) foram separadas em 5 grupos.

“Boa prática” significa que existe acordo geral de que a sua correta aplicação, pode aumentar as chances de sucesso em uma ampla série de projetos diferentes, na maioria dos casos.

A gerência de um dado projeto é feita através do uso ou aplicação dessas práticas.

Uma boa prática, não obrigatoriamente será aplicada em todos os projetos. O grau de rigor da aplicação também depende do projeto.

“Caixa de Práticasdo Gerente de Projetos”

2- Organizadas por

Grupos de Processos: Iniciação, Planejamento,

Execução, etc.

1- Organizadas por

Áreas de Conhecimento: escopo, tempo, custo, qualidade, risco, RH, etc.

“Práticas”

de Ger. de Projetos

Visão 1: As 9 “Áreas de Conhecimento”do Gerenciamento de Projetos

Aquisições

CustoTempo

Qualidade

Escopo

Recursos Humanos

RiscosComunicação

Integração

Gerenciamento segundo o PMI

Processos do PMIpor Área de Conhecimento

Desenvolver o Termo de Abertura

Desenvolver o Plano de Gerenciamento

do Projeto

Orientar e Gerenciar a

execução do Projeto

Monitorar e Controlar o

trabalho do projeto

Realizar o Controle Integrado de

Mudanças

Encerrar o projeto ou fase

Integração

Coletar requerimentos

Definir Escopo

Criar a EAP

Verificação do Escopo

Controle do Escopo

Escopo

Planejamento de Recursos Humanos

Contratar ou alocar a equipe do

projeto

Desenvolver a equipe do projeto

Gerenciar a equipe do projeto

Rec. Humanos

Definição da Atividade

Seqüenciamento de atividades

Estimativa de recursos da atividade

Estimativa de duração da atividade

Desenvolvimento do cronograma

Controle do Cronograma

Planejamento do gerenciamento de

riscos

Identificação de Riscos

Análise Qualitativa de Riscos

Análise Quantitativa de

Riscos

Planejamento de Respostas a Riscos

Monitoramento e controle de riscos

Riscos

Planejamento da Qualidade

Realizar a Garantia da Qualidade

Realizar o Controle da Qualidade

Qualidade

Identificar Interessados

Planejamento das comunicações

Distribuição das informações

Relatório de desempenho

Gerenciar expectativas dos interessados

Comunicação

Estimativa de Custos

Orçamentação

Controle de Custos

Custos

Planejar aquisições

Conduzir aquisições

Administração das aquisições

Encerramento das aquisições

Aquisições

(PMBok, Figura 3-2)

Visão 2: “Grupos de Processos” deGerenciamento de Projeto

Gerenciamento segundo o PMI

Fonte: PMI

Iniciação: Documentar as motivações, os objetivos e a descrição do produto, serviço ou solução que irá atender a esses requerimentos. Autorizar o projeto ou uma fase do projeto.

Definição dos Grupos de Processos

Planejamento: define e refina o rumo das ações requeridas para se atingir os objetivos e o escopo previstos para o projeto.

Execução: Integra pessoal e outros recursos para execução do previsto no plano do projeto. Executar as tarefas definidas no plano do projeto.

Monitoração e Controle: Regularmente, medir e monitorar o progresso do projeto para identificar variâncias em relação ao planejado de modo que ações corretivas possam ser aplicadas quando necessário. Assegurar que os produtos/resultados (“estregas”) do projeto estão em conformidade com o padrão de qualidade

Encerramento: Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e direciona o projeto (ou fase) para um fim organizado.

• O Project Management Institute (PMI) é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de Gestão de Projetos. No início de 2011 já era considerada a maior associação do gênero no mundo, uma vez que integra mais de 260.000 membros em cerca de 170 países.

O escritório central localiza-se em Newtown Square, na periferia da cidade da Filadélfia, em Pensilvânia (Estados Unidos). Seus principias objetivos são:

• Formular padrões profissionais de gestão de projetos;

• Gerar conhecimento por intermédio da investigação;

• Promover a gestão de projetos como profissão através de seus programas de certificação.

História do PMI

• O PMI foi fundado em 1969 por cinco voluntários. Seu primeiro seminário se realizou em Atlanta (Estados Unidos), do qual participaram mais de oitenta pessoas.

• Na década de 70 se realizou o primeiro capítulo, o que permitiu realizar fora dos Estados Unidos o primeiro seminário.

História do PMI

• No término de 1970, quase 2.000 membros formavam parte da organização.

• Na década de 80 se realizou a primeira avaliação para a certificação como profissional em gestão de projetos (PMP por sua sigla em inglês); além disto, se implantou um código de ética para a profissão.

História do PMI - PMBOK

• No começo dos anos 90 foi publicada a primeira edição do Guia do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o qual se converteu no pilar básico para a gestão e direção de projetos.

• Já no ano 2000, o PMI era integrado por mais de 40.000 pessoas na qualidade de membros ativos, 10.000 PMP certificados e quase 300.000 cópias vendidas do PMBOK.

História do PMI

• Desde então, o PMI cresceu e tornou-se o maior defensor mundial da profissão de gerenciamento de projetos. O PMI conta com mais de 350.000 associados – em mais de 160 países.

• Todos os principais setores estão representados, inclusive tecnologia da informação, defesa e aeroespacial, serviços financeiros, telecomunicações, engenharia e construção, agências governamentais, seguro, saúde e muitos outros.

Project Management Body of Knowledge - PMBOK

• O guia Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK é um livro que apresenta um conjunto de práticas em Gestão de Projetos publicado pelo PMI e constitui a base do conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI.

• A 5a Edição (2013) é o documento resultante do trabalho atual realizado pelo PMI (PMI Product - 00101388701/ISBN13 - 9781935589679).

Trabalho 1 para casa

• Elaborar com no maximo 8 paginas um artigo que explique para uma pessoa leiga os seguintes pontos;

• a) O que é um projeto ?• b) O que é gestão de projetos ?• c) Quais são as 3 variaveis principais na gestão de

projetos? O que significa cada uma?

Trabalho 2 para casa

Tema PMI;

• O que é o PMI ? O que é o PMBOK ?• Para que serve ser credenciado pelo PMI?• Como fazer para ser credenciado pelo PMI?

GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM 7 PASSOS

1. Escolha e adote uma metodologia; Uma metodologia é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto.

2. Comunique-se; Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam seu lugar.

3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades; O “escopo do projeto” é o QUE deve ser realizado.

4. Conheça os envolvidos e monte seu time; Todos os envolvidos no projeto são os "stakeholders".

GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM 7 PASSOS

5. Desenvolva o cronograma junto com quem põe a mão na massa; A partir do escopo estimamos a duração de cada tarefa.

6. Monitore os riscos e seja pró-ativo; Desenvolva uma lista de fatores de risco e um plano para lidar com eles.

7. Formalize o início e o encerramento do projeto; O início do projeto é um momento solene. É preciso tambem formalizar o final para que fique claro que o projeto está concluído.

Como fazer uma reunião de negócios bem SUCEDIDA

Reuniões

1 – Planejamento (antes)

2 – Condução (durante)

3 – Acompanhamento (depois)

Três etapas de uma reunião:

Reuniões

Planejamento Objetivo;

Pauta/agenda;

Participantes;

Local, data e hora da reunião;

Tempo estimado de duração;

Quem conduzirá a reunião;

Divulgação.

Reafirmar o objetivo da reunião, o que ela deverá alcançar e do que deverá tratar (agenda);

Obter a participação de todos;

Tomada de decisões;

Atribuição de responsabilidades;

Construir o entendimento geral;

Resumo dos objetivos atingidos e pendências.

Condução

Acompanhamento

Confecção da ata;

Distribuição;

Registros;

Acompanhamento das decisões tomadas e ações definidas na etapa “Condução”;

Avaliação da necessidade de nova reunião.

Estratégia, Táticae Operações

ESTRATÉGIA

A estratégia é O OBJETIVO DE LONGO PRAZO.

Estratégia não define como vão fazer, ou quem vai executar.

Mintzberg a define como “A forma de pensar no futuro”. Ela é definida pela mais alta gestão da empresa.

Exemplo

Ser a livraria com o maior volume de vendas a nível NACIONAL

TÁTICA

Trata da Mobilização dos recursos específicos em âmbito local, visando atingir os objetivos de médio prazo.

A tática define o caminho, ferramentas e processos para se cumprir a estratégia.

Exemplo;

Vamos abrir franquias de nossa livraria em todas as capitais dos estados. Aliado a publicidade em mídias sociais e websites.

OPERAÇÃO

É na operação do seu negócio que vão ser definidos; quais os profissionais necessários, os passos, a rotina de trabalho, alocação de cada função. É o curto prazo. É o dia a dia.

A operação deve ter metas claras; a serem superadas e revistas; numero de clientes, definição de mensagens promocionais, criação de anúncios; o número de notícias semanais no website.

Exemplo;

Vamos fazer promoções aos fins de semana com descontos, lanches e sorteios de brindes nas lojas (livrarias)

ESTRATÉGIA, TÁTICA E OPERAÇÃO

Resumindo

ESTRATÉGIA, TÁTICA E OPERAÇÃO

Estratégia, Tática e Operação se dispõem como uma pirâmide (estratégia no topo) e numa gestão empresarial é muito importante saber quando agir sobre cada um deles.

Uma estratégia errada não pode ser corrigida por tática e operação bem executadas.

Uma vez tendo uma estratégia em que você confia, a tática e a operação são os elementos a serem modificados mais frequentemente, e, mais uma vez, não adianta mudar um quando o problema é no outro.

Sabendo separar os elementos estratégicos, táticos e operacionais, você vai ter muito mais clareza sobre o desenvolvimento de seu negócio

APRENDENDO ESTRATÉGIA, TÁTICA E OPERAÇÃO COM O FILME;

RESGATE DO SOLDADO RYAN

O filme O Resgate do Soldado Ryan, lançado em 1998, dirigido por Steven Spielberg e estrelado por Tom Hanks, pode nos ensinar muito sobre a importância de dominar estratégia, tática e operação.

Além disso, as lições da analogia de guerra nos mostram quando você deve alterar sua operação, tática, ou estratégia.

APRENDENDO ESTRATÉGIA, TÁTICA E OPERAÇÃO COM O FILME;

RESGATE DO SOLDADO RYAN

Trabalho 3 para casa;

Assistir ao filme; RESGATE DO SOLDADO RYAN

Explicar a diferença entre estratégia, tática e operação

Gestão Estratégica

Estratégia e Projetos

Gestão do Portfólio de Projetos

PlanejamentoEstratégico

Estratégias Identificaçãode Projetos

Seleçãode Projetos

PENSANDO O FUTURODA EMPRESA

REALIZANDO O FUTURODA EMPRESA

Desdobramento da Estratégia (Exemplo)

Objetivo Estratégico: obter maior participação nomercado, de 15% para 25%, nos próximos 18 meses.

Projeto (MKT/Vendas)- Material de propaganda- Ampliação dos distribuidores- Propaganda no rádio e TV- Comércio eletrônico via Site

Projeto (RH)- Contratação de pessoal- Treinamento

Projeto (Produção)- Compra de novas máquinas- Obra ampliação da fábrica

Mudança: saída do mercado de concorrenteimportante no segmento do produto “MEGA”.

Programa “NOVO MEGA”Investimento R$ 5 milhões.

Influências e Competências Organizacionais

Tipos de Estruturas Organizacionais

Organização Funcional

Organização Matricial

Organização “Projetizada”

• Organização com estrutura funcional: cada funcionário tem um superior bem definido, e as equipes são organizadas por funcionalidade (ex. finanças, produção, etc) ou seguindo estruturas internas da empresa

Organização Matricial

• Organização matricial: a estrutura matricial é uma combinação das estruturas – funcional e projetizada. Com isso pode assumir características distintas que dependem exclusivamente do grau de relevância que cada extremo é considerado. Pode ser dividida em estrutural matricial fraca, forte e balanceada.

Organização “Projetizada”

• Organização projetizada: a empresa é organizada em departamentos, sendo que cada um responde a um gerente de projeto. Algumas áreas dão suporte a todos os projetos.

Estrutura Funcional (Exemplo)

Presidente

Engenharia Produção Finanças Marketing

Facilitadordo Projeto E E E E

E = Especialista.

Estrutura Matricial (Exemplo)

Rec. Humanos

E Ger. Projeto

VendasT. da Informação

Marketing

Proj A

Proj. B

E = Especialista.

Gerência Superior

Ger. de Projetos 2Finanças

Marketing & Vendas Projetos

Ger. de Projetos 1

Projeto A Projeto B Projeto X

Especialista A Especialista B Especialista C

Projeto C

Estrutura “Projetizada” (Exemplo)

Especialista D

Trabalho 4; Como Gerenciar um projeto

Para fazer em casa. Apresentar na aula 5

Trabalho 4 para fazer em casa, ENTREGAR e apresentar na aula 5;

Os alunos poderão formar grupo de ate no máximo 5 alunos. Cada grupo terá 15 minutos para apresentar o trabalho “Como Gerenciar um Projeto”

O trabalho é preparar uma apresentação publica para um publico leigo;

Titulo do trabalho; “ Como Gerenciar um Projeto”

Tópicos a serem abordados na apresentação; O que é um projeto, as suas características, as fases, as variáveis, o que é o PMO, PMBOK, grupos de processo, estratégias, táticas, operações estruturas organizacionais, Estrutura Analítica de Projetos (EAP) (em inglês, Work breakdown structure - WBS), Abertura e Encerramento de projetos.

DEFINIÇÃO DE CONTROLE DE PROJETO

• Um projeto é simplesmente uma proposta de algo a ser feito.

• Em sentido amplo, um projeto pode ser definido como uma serie de tarefas relacionadas dirigidas a algum fim e que requeira um período de tempo para serem realizadas.

Administração de um Projeto • pode ser definida como: O planejamento, a

direção e o controle de recursos (mão de obra, equipamento e material) orientados de acordo com normas técnicas, metas de custos e metas de tempo estipuladas pelo projeto. É requerido um programa para cumprir um Projeto.

Controle de Projeto. • É um conjunto de mecanismos de reportagem

que monitoram a evolução das atividades. Estes mecanismos aferem se os custos reais evoluem de acordo com os custos projetados, se o tempo real de realização das tarefas esta dentro dos padrões projetados, se as tarefas executadas estão em conformidade com os padrões técnicos e de qualidade estipulados…

Iniciação / Planejamento

O que é uma entrega?

É qualquer produto, serviço ou resultado, ou suas partes, que devem ser realizadas ou produzidas, obrigatoriamente, para conclusão do projeto ou de parte dele.

É tangível, verificável e está sujeita à aprovação.

Exemplos de entrega: Estudo de viabilidade, manual do sistema, projeto básico, especificação do módulo web, obra da sala, reunião de partida, etc.

+ Entregas relativas ao GP (exemplos):

Planos, Relatórios, Reuniões, etc.

Entrega 3

Entrega N

Entrega 1

Entrega 2

Escopo do Projeto

1-A soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos (“entregas”) pelo projeto.2- Descrição das características e funções para cada entrega (“escopo do produto”).

O que é o Escopo de Projeto?

Entrega e Características(Exemplo)

Item Nome da Entrega Características

1.1 Relatório Mensal

• Relatório deve informar o valor agregado, desvio de tempo, desvio de custo, problemas e riscos.

• Apresentado em formato PDF, letra helvética, tamanho 12.

Autorizar formalmente o início de um projeto (ou fase) e a organização responsável;

Documentar as motivações, os objetivos e a descrição do produto, serviço ou solução que irá atender a esses requisitos;

Constituir-se como o documento base para o planejamento do projeto.

O Termo de Abertura:Finalidades Básicas

Fluxo de “Nascimento” de um Projeto(Exemplo de Projeto Interno)

PROPONENTE DECISORESGERENTE do

PROJETO

Termo de Abertura

Aprovado e Priorizado

Alocado o Ger. do Projeto

Plano de Projeto

Proposta de Projeto através de um Termo de Abertura: sinaliza e define uma necessidade (projeto) e apresenta as condições que a norteiam.

Termo de Abertura (Proposta) deve ser aprovado/autorizado (recursos comprometidos).

Plano de Projeto – GP/equipe refina (detalha) o projeto autorizado.

Escopo: documentação das necessidades de negócio, objetivos e requisitos.

Custo/finanças: orçamento. Estudo de viabilidade técnica e econômica.

Tempo: cronograma de marcos.

Premissas e restrições.

Recursos Humanos.

O conteúdo depende do contexto do projeto.

O Termo de AberturaExemplo de Conteúdo

Etc.............

São situações ou fatores reais (em um dado projeto) que limitam as opções da equipe de gerenciamento do projeto.

Essas limitações afetam o desempenho (escopo, tempo, custo, qualidade, risco, segurança, etc) do projeto.

Exemplos:- Há disponibilidade de apenas duas equipes, até dezembro de 2009, para realização dos testes no produto (“você precisa de 5 equipes mas só deram 2, como conseqüência o cronograma será estendido”).

- O treinamento deve ser nas instalações da empresa (“Mas você sabe que essas salas tem mobiliário e acústica inadequados. A qualidade do treinamento e a satisfação do usuário estão em risco”).

Restrições

São situações ou fatores, considerados por hipótese como sendo verdadeiros ou certos, para fins de planejamento ou tomada de decisão.

Listar apenas as premissas que tem risco significativo de não se tornarem realidade.

Exemplos:

- Para fins de orçamento considerou-se a paridade média dólar-real de US$ 1,00 = R$ 2,30 até o final do projeto (31 dez 2010) (“Só Deus sabe”).

- O cliente disponibilizará até o dia 01 de março toda a infra-estrutura de hardware e software necessária para o desenvolvimento e instalação do novo sistema (“Se o cliente atrasar, vai ter que se responsabilizar pelos impactos. Dependemos do cliente e não temos controle sobre ele”);

- A equipe do projeto estará autorizada a utilizar as dependências do setor de manufatura durante 24 horas por dia, todos os 7 dias da semana (“da última vez tivemos problemas de acesso, que geraram problemas”.

Premissas

Validar e documentar, com máxima precisão, osrequerimentos (escopo) do projeto.

Envolver e comprometer os interessados.

Alocar, o quanto antes, o gerente do projeto.

Conhecer a audiência e o propósito do Termo para moldar adequadamente o seu conteúdo.

O patrocinador (sponsor) deve ter influência ou poder sobre todos os envolvidos diretamente no projeto.

O Plano do Projeto (Conteúdo)

Plano do Projeto (Elementos):• Declaração de Escopo e EAP• Cronograma• Orçamento• Plano de Risco• Plano de Recursos Humanos• Plano de Qualidade• Plano de Comunicação• Plano de Aquisições• Gestão de Mudanças

Termo de Abertura

Apresenta o projetoem detalhe adequadopara tomada de decisão.

É a base para o Plano.

Refinamento

Declaração de Escopo

Visa detalhar (e documentar) as entregas do projeto (vistas inicialmente na Iniciação) de forma a possibilitar a criação / execução das mesmas.

São descritas as características ou funções que devem ser incluídas no produto, serviço ou resultado (entrega), a ser desenvolvido pelo projeto.

É um dos documentos da linha de base (baseline) do projeto. Utilizado como base para futuras decisões.

A Declaração de Escopo

Objetivos do projeto.

Entregas/produtos do projeto.

Descrição do escopo das entregas/produtos.

Critérios de aceitação das entregas/produtos.

Restrições do projeto.

Premissas do projeto.

Exclusões de escopo.

Riscos iniciais definidos.

Marcos do cronograma.

Limitação de fundos.

Estimativa de custos.

Organização inicial do projeto.

A declaração do escopo detalhada do projeto pode incluir, diretamente ou referenciando, informações como, por exemplo:

Eventualmente

Estrutura Analítica do ProjetoEAP

Work breakdown structure WBS

Estrutura analítica do projeto

• Em Gerencia de Projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes manejáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (de mais geral para mais específica) orientada às entregas (deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto.

• O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento do projeto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica do projeto (EAP).

• A Work Breakdown Structure é uma ferramenta bastante comum. Várias resoluções de trabalho do governo dos Estados Unidos têm como requerimento uma work breakdown structure.

• A EAP não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores.

Como construir uma EAP

• A EAP deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição do progresso, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo à realização do projeto.

• Uma boa heurística a seguir é a regra do 8-80: exige-se que um pacote de trabalho ocupe entre 8 e 80 horas de duração. É uma das partes mais importantes no plano do projeto. Ela serve como entrada para o desenvolvimento da agenda, atribuir funções e responsabilidades, gerir riscos, entre outros.

• Na internet e' possivel acessar alguns sites para montagem gratuito de uma EAP ou WBS, tais como: http://www.wbstool.com/ Um exemplo simples de Work Breakdown Structure para pintar uma sala (orientado a entregas) é:

Como construir uma EAP• Preparação de materiais

– Comprar tinta– Comprar escada– Comprar pincéis / rolos– Comprar removedor de papel de parede

• Preparação da sala – Remoção do papel de parede antigo– Remoção das decorações destacáveis– Cobrir chão com jornais– Cobrir tomadas com fita– Cobrir móveis com lençóis velhos

• Pintura da sala – Pintar grandes áreas com rolo– Pintar rodapés com pincel

• Limpeza da sala – Jogar fora, ou guardar a tinta que sobrou– Limpar pincéis e rolos– Jogar fora jornais– Remover e limpar lençóis

• Pacotes de Trabalho (parte da EAP) – Atividades (não faz parte da EAP)

• Não há regras para os níveis de decomposição. Cada gerente de projeto ou membros da equipe encarregados da decomposição devem usar o bom senso de parar no nível no qual o custo de acompanhar o pacote seja inferior ao benefício de controle.

Work Breakdown Structure para pintar uma sala

A EAP organiza e define o escopo total do projetosubdividindo o trabalho do projeto em partesmenores e mais facilmente gerenciáveis.

Forma hierárquica (árvore ou linear) paradecomposição do escopo do projeto em entregas mensuráveis e controláveis.

A decomposição permite maior precisão nas estimativas de custo, tempo, alocação de recursos, etc.

Define o nível de controle do projeto.

A EAP é o coração de todo o esforço de planejamento do projeto.

Processo Criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Projeto Computador1. Documentação2. Hardware

2.1 Estrutura2.2 Placa-Mãe2.3 Disco Rígido2.4 Fonte2.5 Montagem

3. Teste Sistema4. Sistema Operacional5. Gerenciamento do Projeto

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)Work Breakdown Structure (WBS)

EAP Linear

Hardware

EAP Gráfica / Árvore

Entregas e Níveis da EAP

Entregas de Nível 2

Entregas de Nível 3N3

Nível 3

Entrega de Nível 1 = “O projeto/produto final”

1. Nível 1: Escrever o nome do projeto.

2. Nível 2: Iniciar (ou terminar) com a entrega de “Gerenciamento do Projeto”. incluir as demais entregas “principais” (ou fases).

Um Guia para a Criação de uma EAP

3. Decompor as entregas até o nível de detalhe que viabilize o adequado planejamento e controle do projeto (escopo, tempo, custo, qualidade, risco, RH e aquisições).

Os Dez Mandamentos de uma EAPI. Cobiçarás a EAP do próximo.

II. Incluirás todas as entregas, inclusive as necessárias ao gerenciamento do projeto.

III. Não usarás os nomes em vão.

IV. Guardarás a descrição das entregas/pacotes de trabalho na Declaração de Escopo (e/ou documento (s) equivalente (s) e complementares).

V. Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento e controle adequado de cada entrega (do projeto).

VI. Não decomporás em demasia, pois o custo e o tempo de planejamento e controle gerará arrependimento e discórdia.

VII. Honrarás o nome da família (pai).

VIII. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos/sub-entregas dos elementos componentes (filhos) corresponda a entrega do elemento pai (Mandamento dos 100%).

IX. Não decomporás uma entrega em somente uma entrega.

X. Colocarás a numeração/codificação das entregas/pacotes.

Fonte base(modificado): Prof. Carlos Magno Xavier

EAP + DESCRIÇÃO DAS ENTREGAS

Tangível, verificável??

EAP Montagem do Cronograma

Envolve o detalhamento de atividades a partir da EAP;

Estimativa de duração das atividades;

Sequencialização das atividades;

Montagem do cronograma em si.

1.1 1.2

2.1 2.2

3.1 3.2

WBSProjeto

IDENTIFICAR Atividades

Pacotes de trabalho

Método do Diagrama de Precedência (PDM)

Nome original: Precedence Diagramming Method.

Introduzido entre 1962-64 pela Universidade de Stanford.

Nós representam atividades.

Flechas representam as dependências.

Trabalha com 4 tipos de precedências (FS-SF-FF-SS).

Sequenciamento das Atividades

Início

FimInício

Sequenciamento das Atividades

• Nós representam atividades• Flechas representam as dependências

Método do Diagrama de Precedência (PDM)

Analisa a seqüência das atividades do projeto considerando a estimativa mais provável para cada atividade. É usado quando há maior certeza quanto ao tempo de duração das atividades do projeto.

Calcula o caminho mais longo no projeto (crítico).

O caminho crítico é a seqüência de atividades, no diagrama de redes, em que não pode haver atraso na execução de nenhuma das atividades. Do contrário haverá atraso equivalente no projeto.

Desenvolvimento do Cronograma

Método do Caminho Crítico ou Critical Path Method (CPM):

Qual é o Caminho Crítico (CPM)?

Análise do Caminho Crítico:

1. Forward Pass: determina os tempos mais cedo que cada atividade pode começar e terminar.

2. Backward Pass: determina os tempos mais tarde que cada atividade pode começar e terminar.

3. Cálculo da Folga: o tempo disponível de atraso para cada atividade.

DURAÇÃOTF

Folga Total

Early Start

Inicio+cedo

Early Finish

Término+cedo

Late Start

Inicio+tarde

Late Finish

Término+tarde

Nome da Atividade

Folga Livre ou Free Float (FF):

Quantidade de tempo que uma atividade pode atrasar sem atrasar o ES (inicio mais cedo) das atividades sucessoras.

Quantidade de tempo que uma atividade pode atrasar seu ES sem atrasar a data de término do projeto como um todo.

Folga Total ou Total Float (TF):

PERT & CPM

São técnicas gráficas usadas para planejar e controlar projetos.

Para qualquer projeto (genericamente falando) os 3 fatores mais importantes são: Tempo, custos e disponibilidade dos recursos.

Técnicas gráficas foram desenvolvidas para combinar da forma mais eficiente estes 3 fatores.

PERT & CPM

• A forma básica do PERT e do CPM focalizam em encontrar a trilha mais longa (em termos de tempo).

• Ambos usam "NÓS" e "SETAS" para representação gráfica dos acontecimentos.

As diferenças

A diferença básica é que o sistema PERT usa a seta para representar uma atividade enquanto o CPM usa o nó. A outra diferença original é que o sistema PERT usa 3 estimativas: Otimista, Mais provável, Pessimista. Enquanto o CPM usa apenas a mais provável estimativa.

As diferenças

• Estas distinções refletem a origem de cada sistema. PERT foi desenvolvido para projetos caracterizados por incerteza, e CPM para projetos rotineiros de manutenção. Com o passar dos anos estas diferenças praticamente deixaram de existir , usuários do CPM passaram a usar 3 estimativas e usuários do PERT passaram a colocar atividades nos NÓS.

As diferenças

• Trilha Critica: É a seqüência de tarefas que toma o tempo mais longo para ser cumprida. Enquanto outras seqüências podem eventualmente ter folga nos prazos, qualquer atraso em qualquer das tarefas constantes da Trilha Critica atrasara o projeto.

Exemplo de Aplicação:

Calculo do tempo necessário para completar o serviço

1) Suponha que você foi contratado para realizar um serviço de consultoria, o qual envolvera uma serie de cálculos financeiros, uma pesquisa de marketing e a elaboração de um relatório final com suas recomendações e conclusões. Qual o tempo que você vai levar para completar o serviço? Assuma que os prazos para cumprir cada etapa deste trabalho sejam os constantes da tabela abaixo:

PRAZO PRÉ-REQUISITOS

a- Contatos Iniciais e preparação dos times: 1 semana nenhum

b- Cálculos Financeiros: 1 semana a

c- Pesquisa de Marketing: 2 semanas a

d- Elaboração do relatório final 1 semana b, c

Cálculos

Financeiros

1 semana

Contatos Relatório

Iniciais Final 4

1 semana 1 semana semanas

Pesquisa

Marketing

2 semanas

Continuação do Problema:

1-a) O que aconteceria com o tempo para realização do serviço caso os Cálculos Financeiros demorassem mais 1 semana além do previsto?

1-b) O que aconteceria com o tempo para realização do serviço caso a Pesquisa de Marketing demorasse mais 1 semana além do previsto?

1-c) Qual é a trilha critica?

Trabalho 5Lista de Exercícios:

2) Seja uma firma que deseje fazer um novo produto. Esta firma pretende fazer um protótipo, testa-lo e submeter os resultados dos testes a um agente financiado com a finalidade de obter financiamento para a construção de uma linha de montagem. Pergunta-se em quanto tempo poderá a firma dar entrada com a documentação relativa ao desempenho do protótipo junto ao agente financiado?

Exercícios:

3) Um projeto foi definido e contem as seguintes atividades que devem ser realizadas para ser finalizado.

Compressão de Cronograma

O objetivo é reduzir o tempo do projeto sem reduzir seu escopo:

Compressão: são analisados incrementos de custo versus possibilidades de redução do cronograma (ao se adicionar recursos, por exemplo). Busca-se o menor custo adicional possível para se obter a redução esperada no cronograma. Provável impacto no orçamento e na carga gerencial;

Paralelismo/Fast Tracking: neste caso, fases ou atividades que normalmente seriam feitas em seqüência são realizadas em paralelo. O foco é nas dependências arbitradas. Possível aumento de retrabalho e redução da qualidade.

EAP Estimativa de Custos

Revisão Plano

1 2 3 4

EAP % VP

(Planejado) Custo Real

(AC) Valor

Agregado (EV) VP Acumulado DESIGN 0% 38,000.00

Design Analysis 0% 15,000.00 - - 15,000.00 Design Layout 0% 18,000.00 - - 33,000.00 Design Report 0% 5,000.00 - - 38,000.00

DEVELOPMENT 0% 57,000.00 Development Analysis 0% 12,000.00 - - 50,000.00

Development 0% 35,000.00 - - 85,000.00 Development Report 0% 10,000.00 - - 95,000.00

HOMOLOGAÇÃO 0% 30,000.00 Análise das Rotinas 0% 20,000.00 - - 115,000.00

Homologation Report 0% 10,000.00 - - 125,000.00 GERÊNCIA DE PROJETOS 0% 25,000.00

Análises e Acompanhamento 0% 25,000.00 - - 150,000.00

Total 150,000.00 - -

EAP Estimativa de Custos

Revisão Plano

Baseline de Custos (Orçamento)

EAP % VP

(Planejado) Custo Real

(AC) Valor

Agregado (EV) VP Acumulado DESIGN 0% 38,000.00

Design Analysis 0% 15,000.00 - - 15,000.00 Design Layout 0% 18,000.00 - - 33,000.00 Design Report 0% 5,000.00 - - 38,000.00

DEVELOPMENT 0% 57,000.00 Development Analysis 0% 12,000.00 - - 50,000.00

Development 0% 35,000.00 - - 85,000.00 Development Report 0% 10,000.00 - - 95,000.00

HOMOLOGAÇÃO 0% 30,000.00 Análise das Rotinas 0% 20,000.00 - - 115,000.00

Homologation Report 0% 10,000.00 - - 125,000.00 GERÊNCIA DE PROJETOS 0% 25,000.00

Análises e Acompanhamento 0% 25,000.00 - - 150,000.00

Total 150,000.00 - -

Mês 1 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6Mês 2

10.00010.000 30.000 40.000 45.00015.000

BASELINE DE CUSTOS

Mês 1 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6Mês 2

150.00025.000 55.000 95.000 140.00015.000

EAP RH (OBS)

Nível 0 – Projeto

Nível 1 – Fases

Nível 2 – Produtos

Nível 3 – Sub-produtos

Nível 4 – Pacote de Trabalho

Depto.Mecânica

Depto deEngenharia

MóduloA

Projeto de Engenharia

MóduloC

MóduloB

Projeto Elétrico

Projetos Aquisições

Fábrica

Depto. Elétrico

centro de

custos

centro de

custos

centro de

custos

centro de

custos

Pacotes de

Trabalho

Baseado em :Project Management, A Systems Approach to Planning, Scheduling,and Controlling. - Harold Kerzner, pág.: 574 - 8ª Edição

EAP RH (Matriz de Responsabilidades)

EntregasPaulo A. Jose Luiz Paulo T. Marise Silvio Nancy

brain stormdefinição do briefingvalidação do briefingespecificação func.validação especaprovaçãotestes

PESSOAS

participanteresponsávelrequerido 1requerido 2

legenda

Atribuições de papéis e responsabilidades

Possíveis Respostas: Evitar, Mitigar, Aceitar, Transferir

Baixo Impacto(1)

Médio Impacto (2)

Alto Impacto (3)

Alta Probabilidade

3 (Risco Moderado)

Considerar Resposta

6 (Alto Risco)

Identificar resposta e gestão

9 (Muito Alto Risco) Identificar resposta

e gestão

Medium Probability (scores 2)

2 (Risco Baixo)

Respostas nãoimediata

4 (Risco Médio)

Considerar Responsta

6 (Alto Risco)

Identificar resposta e gestão

Low Probability (scores 1)

1 (Risco Muito

Baixo) Sem Resposta

2 (Risco Baixo) Sem Resposta

3 (Risco Moderado)

Considerar Resposta

Linha de Tolerância a Riscos

Análise Qualitativa de Riscos

Planejamento de Resposta a Riscos

Respostas possíveis (Sumário) :

1. Evitar: planejar uma forma de eliminar o risco;

2. Mitigar: reduzir a probabilidade de ocorrência ou o impacto;

3. Transferir: repassar para um terceiro;

4. Aceitar:

Ativamente: desenvolver plano alternativo (de contingência) para o caso da ocorrência do risco;

Passivamente: não fazer nada e rezar.

Stakeholders / Públicos de interesse

São indivíduos, grupos de indivíduos ou organizações que podem influenciar de maneira positiva ou negativa o projeto. Tem algum tipo de interesse no projeto.

Stakeholders (Exemplos)

Comunidades Locais

Concorrentes

Organizações Políticas

Organizações Sociais

Ambientalistas

Público em geral

Grupos de Consumidores

Instituições diversas (escolas,

hospitais, etc.)

Turistas

Mídia

Famílias

Outros interessados no Projeto

Organizações Profissionais

Alta Gerência e Diretoria da organização

Comissões judiciais, executivas e legislativas

Gerentes Funcionais

Sindicatos

Fornecedores/ empresas contratadas e terceirizadas

Acionistas

Órgãos públicos locais, estaduais e

federais

Equipe

cliente

O patrocinador

O Plano de Comunicações tem como objetivo definir o seguinte:

Quem deve receber informações (stakeholders)? (Who) Qual informação? (What) Por quê? (Why) Quando e freqüência? (When) Onde deverá ser disponibilizada? (Where) Como isso será fornecido? (How) Quanto custará? (How much)

O planejamento das comunicações freqüentemente envolve a criação de entregas adicionais.

Portanto, a EAP, o cronograma do projeto, o orçamento do projeto, etc, são atualizados de acordo.

5W 2H no Planejamentodas Comunicações

Processos Básicos (visão geral):

Determinar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e procurar satisfazê-los (Plano de Qualidade);

Assegurar que o projeto vai fazer uso dos processos ou práticas necessárias a obtenção de sucesso (Garantia da Qualidade);

Monitorar resultados obtidos no desenvolvimento do produto e tomar ações corretivas caso estejam fora do padrão de qualidade requerido (Controle de Qualidade).

Deve abranger a qualidade do projeto e também do produto ou serviço sendo desenvolvido;

O entendimento da expectativas dos stakeholders é crítico nesse processo. O projeto deve produzir o que estava previsto, que deve satisfazer as necessidades;

Resumidamente, seu projeto fracassará se o seu produto ou serviço não atender a S>0 sendo queS=P–E.

Plano de Aquisições

Avaliar se a tarefa será realizada com recursos próprios ou de terceiros (fazer ou comprar);

Para se fazer uma contratação, a descrição do escopo do serviço ou especificação do produto é fundamental;

Definir os critérios de seleção do fornecedor;

Fazer a análise de risco;

Integrar o cronograma de desenvolvimento dos serviços ou entrega dos itens adquiridos ao cronograma geral do projeto.

Execução, Monitoração e

Controle de Projetos

Execução do Projeto

Integrar pessoal e outros recursos para execução do previsto no plano do projeto.

Exemplos de Tarefas:

Executar as tarefas definidas no plano do projeto;

Assegurar entendimento comum e ajustar expectativas;

Implementar a aquisição de recursos para o projeto;

Gerenciar a alocação dos recursos;

Implementar mudanças aprovadas;

Incrementar a performance do time do projeto.

Monitoração e Controle do Projeto

Regularmente, medir e monitorar o progresso do projeto para identificar variâncias em relação ao planejado de modo que ações corretivas possam ser aplicadas quando necessário, para se atingir os objetivos do projeto.

Exemplos de Tarefas:

Medir a performance do projeto; Verificar e gerenciar as mudanças no projeto; Assegurar que os produtos/resultados (“estregas”) do projeto

estão em conformidade com o padrão de qualidade; Monitorar os riscos.

De uma forma geral, contém a comparação entre o planejado e o executado, com o objetivo de determinar se o custo (orçamento), o cronograma e o trabalho realizado (escopo), estão conforme o planejado e apontar eventuais desvios.

Outras informações possíveis: riscos, utilização dos RHs, previsões, mudanças solicitadas, ajustes, ações corretivas recomendadas, etc.

Processo “Relatório de Desempenho”

Avanço do Escopo (físico)

É o processo de aceitação formal, pelos stakeholders, do que foi entregue. É necessário fazer a revisão desses produtos / resultados para garantir que tudo foi completado correta e satisfatoriamente.

A verificação do escopo difere do controle da qualidade já que é fundamentalmente relacionada com a aceitação da entrega enquanto o controle da qualidade está preocupado em garantir que a entrega tenha a qualidade especificada. O controle de qualidade é normalmente feito antes mas esses processos podem ser feitos em paralelo.

Processo Verificação do Escopo

Aceite Parcial do Projeto

Gestão de Mudanças

A existência de gerência de mudanças é crítica para projetos grandes ou complexos.

Deve definir, ao menos:

O procedimento para a solicitação de uma mudança;

Como, quando e quem avaliará os impactos e aprovará (ou não) as mudanças solicitadas;

Como atualizar a documentação;

A processo de comunicação de uma mudança.

Controle Integrado de Mudanças

Inicio do Projeto

Plano do Projeto

Implementaçãodo Projeto

Mudanças? *

AnalisarMudança?

Análisede Impacto

Escopo (Linha Base)

Cronograma(Linha Base)

Custo(L. Base)

Rejeitar Mudança

MudançasAprovadas

MudançasRejeitadas

Renegociação

Encerramento de Projetos

Formalizar a aceitação do produto, serviço ou resultado e direcionar o projeto (ou fase) para um fim organizado.

Tarefas principais:

Obter a aceitação final; Obter fechamento financeiro, administrativo e legal; Liberar os recursos do projeto; Identificar, documentar e comunicar as “lições aprendidas” durante o

projeto; Criar e distribuir o relatório final do projeto; Arquivar os registros do projeto; Medir a satisfação do cliente.

Encerramento de Projetos

"Repetimos o mesmo erro do projeto que fizemos dois anos atrás. Por quê?"

“Cada vez que preciso de uma informação sobre um projeto encerrado é um “parto” para conseguir".

“O cliente está solicitando mudanças absurdas para fazer o aceite e o pagamento final. Isso não é justo conosco!".

“O nível de stress de algumas pessoas está no limite".

“Pensei que o cliente estivesse satisfeito com o andamento do projeto. Essa avaliação final foi uma surpresa.”

Ao longo do PROJETO

• Medições• Analises• Acompanhamento

*** Modelo proposto por Parviz F.Rad e Ginger Levin em ”The Advanced Project Management Office”. St.Lucie Press, pag.14-17

Exemplo de Medição de Sucesso

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

ANALISE DE VALOR AGREGADO EM PROJETOS

VISÃO GLOBAL DE UM PROJETO: IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO

Analise de viabilidade do projeto como um todo

Implementação Operação

A ANALISE DE VALOR AGREGADO

Neste capitulo estudaremos como analisar se a implantação de um projeto esta ocorrendo de acordo com o planejado. Quando queremos implantar um projeto fazemos nossas projeções em termos de custos e prazos.

Na analise de valor agregado estaremos acompanhado a implantação do projeto para verificar periodicamente se a realidade esta acompanhando o projetado.

Quando estamos analisando a implantação de um projeto, a cada ponto no tempo, temos 3 números que interessam:

a) COTA = BCWS. De acordo com o planejado inicialmente quanto deveriamos ter gasto ate esta data em termos de mão de obra e materiais por exemplo. Para indicar o que deveria ser gasto, ou seja o custo projetado, temos o Custo Orçado do Trabalho Agendado = COTA

Em inglês: BCWS - Budget Cost of Work Scheduled

b) CRTR = ACWP. Relacionamos todos os custos realmente incorridos ate esta data: trabalho, mao de obra, materiais, retrabalho, multas, correção de erros, horas extras, perdas diversas. Para indicar os custos reais decorrentes do projeto, oo seja o custo real, temos Custo Real do Trabalho Realizado = CRTR.

Em inglês: ACWP - Actual Cost of Work Performed

c) COTR = BCWP. Levantamos os custos que foram efetivamente transformados em valor agregado ao projeto ate esta data. Para indicar a parcela do orçado que foi efetivamente agregada ao projeto temos o valor agregado. Custo Orçado do Trabalho Realizado = COTR

Em inglês: BCWP - Budget Cost of Work Performed

As analises das variações

Para uma mesma data no tempo chamamos de variação do custo a diferença entre o valor efetivamente agregado e os custos incorridos.

Variação dos custos previstos e custos reais = VC

VC = COTR – CRTR

Em inglês: CV – Cost Variance

É a diferença entre o valor agregado (BCWP) e o custo real (ACWP)

As analises das variações Para uma mesma data no tempo chamamos de variação do planejado a diferença entre o valor efetivamente agregado e o custo planejado ate esta data

Variação entre valor agregado e os custos previstos

VP = COTR – COTA

Em inglês: SV – Scheduled Variance

É a diferença entre o valor agregado (BCWP) e a agenda (BCWS)

As analises das variações; Para uma mesma data no tempo chamamos de variação do tempo a diferença entre o tempo planejado para estarmos no ponto do projeto em que estamos e a data de hoje

Variação do Tempo = VT

VT = Tempo real – tempo previsto

Em inglês: TV – Time Variance

Diferença entre a data que realmente agregamos X e a data prevista para atingir X

É a diferença entre o realizado e o previsto em termos de tempo

Analise dos Índices

Chamamos de Indice de performance do planejado a relacao entre os custos planejados e os custos incorridos. Se este indice for igual a um, estamos exatamente em cima do planejado. Se o indice for maior que 1 estamos agregando valor ao projeto mais rapidamente do que o planejado.

Índice de Performance do Planejado é em inglês: Schedule Performance Index = SPI

SPI = COTR / COTA

Em inglês: SPI = BCWP / BCWS

Analise dos Índices

Chamamos de indice de performance do custo a relação entre os custos planejados e os custos incorridos. Se este indice for igual a 1 significa que estamos incorrendo exatamente nos custos planejados. Se o indice for maior que 1 estamos gastando menos do que planejamos.

Índice de performance do custo é em inglês: Cost Performance Index - CPI

CPI = COTR / CRTR

Em inglês: CPI = BCWP / ACWP

EXEMPLO BEM SIMPLES E DIDÁTICO:

Suponha que você projetou a construção de uma estrada com 10 kms de extensão, sem pontes nem túneis. Assuma que o custo projetado é de $1.000,00 para construir cada quilometro linear desta estrada. Seu planejamento é de 10 meses para construir esta estrada.

Ao final do sexto mês você recebe as seguintes informações: Já foram gastos $7.000,00 e construídos cinco kms. Pergunta-se: Como esta o andamento da implantação de seu projeto?

Solução:

Pelo projetado no sexto mês você deveria estar com seis quilômetros construídos e tendo investido $6.000,00. Pelas informações recebidas no sexto mês você já gastou $7.000,00 e construiu apenas cinco quilômetros. Vejamos o gráfico:

Acompanhamento do valor agregado

0 5 10 15

Custo Projetado

Custo Real

Valor Agregado

Respostas;• COTA = BCWS = $6.000,00• CRTR = ACWP = $7.000,00• COTR = BCWP = $5.000,00• VC = CV = 5.000 – 7.000 = – 2.000• VP = SV = 5.000 – 6.000 = – 1.000 • VT = TV = 5 – 6 = – 1 mês• SPI = 5.000 / 6.000 = 0,83333• CPI = 5.000 / 7.000 = 0,714285

• Analise e indicadores de Earned Value• Calculo de Valor Agregado em ProjetosExercício 1) O projeto ATENAS tem um custo estimado em $2.400.000 e um prazo de execução estimado em 1 ano. Considere que o gasto de capital seja uniforme (linear) ao longo do tempo a uma taxa de $200.000 por mês. Suponha que no final do sexto mês, os gastos reais do projeto atingiram $1.400.000,00. Considere o Valor Agregado no semestre tenha sido $1.200.000,00, ou seja, $1.200.000,00 de atividades ou tarefas planejadas que foram realizadas e seus produtos/entregas, materializados.

• Analise e indicadores de Earned Value• Calculo de Valor Agregado em ProjetosExercício 2) O projeto BÉLGICA tem um custo estimado em $2.000.000 e um prazo de execução estimado em 2 anos. Considere que o gasto de capital seja uniforme (linear) ao longo do tempo a uma taxa de $83.333,33 por mês. Suponha que no final do sexto mês, os gastos reais do projeto atingiram $650.000,00. Considere o Valor Agregado no semestre tenha sido $550.000,00, ou seja, $550.000,00 de atividades ou tarefas planejadas que foram realizadas e seus produtos/entregas, materializados.

1) Sua missão é realizar um Analise de Valor Agregado do projeto de construção de uma estrada chamado projeto STRADALIVRE. Calcule o ACWP, BCWS, BCWP, TV, CV, SV SPI e CPI. Quais conclusões você pode chegar?

O projeto STRADALIVRE esta atrasado ou adiantado? Acima ou abaixo do custo planejado? Os administradores do projeto planejam gastos mensais iguais ao longo do tempo para construção da estrada.

2) Sua missão é realizar um Analise de Valor Agregado do projeto de construção de uma estrada chamado projeto Super Via. Calcule o ACWP, BCWS, BCWP, TV, CV, SV SPI e CPI. Quais conclusões você pode chegar?

O projeto Super Via esta atrasado ou adiantado? Acima ou abaixo do custo planejado?

Os administradores do projeto planejam gastos mensais iguais ao longo do tempo para construção da estrada.

LembreteTrabalho 4; Como Gerenciar um projeto Para fazer em casa. Apresentar na aula 5

Trabalho 4 para fazer em casa e apresentar na aula 5;

Os alunos poderão formar grupo de ate no máximo 5 alunos. Cada grupo terá 15 minutos para apresentar o trabalho.

Como Gerenciar um projeto

O trabalho é preparar uma apresentação publica para um publico leigo;

Titulo do trabalho; “ Como Gerenciar um Projeto”

Tópicos a serem abordados na apresentação; O que é um projeto, as suas características, as fases, as variáveis, o que é o PMO, PMBOK, grupos de processo, estratégias, táticas, operações estruturas organizacionais, Estrutura Analítica de Projetos (EAP) (em inglês, Work breakdown structure - WBS), Abertura e Encerramento de projetos.

Parte IIProject Finance

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

•PROJECT FINANCE

Project Finance

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