Alcance del fraude interno en la gestión de gastos en Europa 1

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ÍndiceInforme Captio: alcance del fraudeinterno en la gestión de gastos en EuropaAnálisis del fraude interno, consecuencias y cómo

evitarlo

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Muestra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Análisis de las medidas de detección del fraude interno . . . . . . . . . . . . 5

El fraude detectado: tipología . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Consecuencias del fraude interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Cómo evitar el fraude interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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Introducción

Todas las empresas buscan fórmulas para ser más competitivas y reducir costes para mejo-rar sus resultados . Los ejes de acción más recurrentes se suelen centrar en optimización de los gastos de personal, los gastos de producción o los gastos de gestión, pero a menudo se olvidan de un tipo de gasto oculto importante: los costes del fraude interno .

Con este informe, desde Captio hemos querido hacer foco en este tema y hacer un retrato de la realidad del fraude interno relativo a los desplazamientos corporativos en las empresas europeas, teniendo en cuenta los tipos de fraude existentes, y cómo afectan a las empresas en función de su tamaño . Así, nos permitimos ofrecer también un análisis de las medidas más efectivas para minimizar este problema .

Esperamos que este informe te sea útil, y que te permita lograr eliminar las consecuencias negativas del fraude para tu empresa y ser así más eficiente .

Joel VicientCEO y fundador de Captio

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Muestra

Para este informe, Captio ha analizado una muestra de las hojas de gastos reportadas por sus clientes durante el año 2015 compuesta por 1 .333 .589 gastos de desplazamientos pro-fesionales que corresponden a 6 .070 trabajadores en movilidad .

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Análisis de las medidas de detección del fraude interno

El fraude interno es una preocupación para la inmensa mayoría de las empresas . Así lo de-muestra el hecho de que el 91,5% de las empresas usuarias de Captio utilicen el módulo de comprobación de políticas de gastos de la aplicación .

* Módulo de comprobación de políticas

de gastos de Captio: funcionalidad de la pla-

taforma de Captio que permite controlar y de-

tectar automáticamente los gastos reportados

por los trabajadores que no cumplen con las

políticas de la empresa, y que por lo tanto son

susceptibles de ser fraudulentos .

Además, el hecho de tener este módulo en funcionamiento implica tener políticas de gastos establecidas . Por lo tanto, se puede afirmar que al menos el 91,5% de las empresas disponen de políticas de gastos referentes a los desplazamientos corporativos .

Los tipos de fraude interno respecto a los gastos de viaje pueden ser de diferentes tipos, así como las medidas tenidas en cuenta en las políticas de gastos . De media, las empresas con-figuran 5 tipos diferentes de avisos de posible fraude en el software de Captio . Esto implica que las políticas de gastos de cada empresa son medianamente complejas, y que tienen en cuenta de media 5 casuísticas diferentes .

Los tipos de fraude que las empresas quieren controlar se pueden agrupar casi en su totali-dad en tres categorías distintas:

• Fraude por el importe• Fraude por el justificante• Fraude por la fecha

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El análisis realizado muestra la siguiente distribución en la aplicación de reglas de detección de fraude sobre la gestión de gastos .

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El fraude por el importe engloba todos aquellos gastos reportados en que el importe no cumpla las políticas de gastos de la empresa . En el caso del límite por gasto, el 70% de las empresas estudiadas lo controlan, seguido del 22% que controla el límite por día, el 22% el límite por informe de gastos, o el 20% el límite por categoría (restaurante, hotel, gasolina…) al día . También hay un 24% de empresas que controlan que se incluya los anticipos hechos por la empresa al trabajador, para no reembolsarle los gastos dos veces .

El fraude por el justificante se refiere a todos aquellos casos en el que el gasto no está correc-tamente justificado . Las empresas sondeadas controlan que no se reporte un mismo tique varias veces (el 78%), que no falte el justificante (el 58%), que no falten datos sobre el gasto (el 28%), que se edite o modifique el justificante (el 19%) .

Finalmente, el fraude por la fecha hace referencia a todos los gastos en que existe un proble-ma o error en la cronología . El 68% de las empresas de la muestra controla que no se efectúen gastos en fin de semana, el 63% que no se reporten gastos antiguos, y el 16% que no se efectúen gastos en días festivos .

Existe también quien defrauda al reportar más kilómetros al día de lo que permiten las políticas de empresa, cosa que controla el 7% de las empresas, además de otros tipos de fraude, que interesan al 14% de las empresas .

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El fraude detectado: tipología

De los más de 1,3 millones de gastos analizados, el 12,8% son potencialmente fraudu-lentos (170 .216 gastos), es decir, no cumplen con las políticas de gastos de su empresa . Si segmentamos por tamaño de la empresa, pequeña (menos de 50 trabajadores), mediana (entre 51 y 250 trabajadores) y grandes (más de 251 trabajadores), obtenemos estos datos:

Así pues, aunque la proporción es muy parecida, vemos un ligero aumento de gastos pre-suntamente fraudulentos en las empresas medianas, con un 14%, respecto a un 12% en las pequeñas y un 10% en las grandes .

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Los diferentes tipos de irregularidades que se han detectado en los más de 1,3 millones de gastos de desplazamiento:

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Aunque las políticas de gastos son considerablemente amplias, como hemos visto anterior-mente, 3 de cada 4 gastos fraudulentos se engloban dentro de solamente estas 3 categorías:

• Gastos antiguos (33%): gastos que según las políticas de la empresa han preescri-to, y que no corresponden con el periodo indicado en el informe de gastos

• Gastos duplicados (29%): gastos que se han reportado más de una vez, con el mismo justificante .

• Gastos en fin de semana (12%) : gastos efectuados en sábado y domingo, cuando se supone que el empleado no está trabajando, y por lo tanto, a menos que sea un caso excepcional, no puede tener gastos por desplazamiento profesional .

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Consecuencias del fraude interno

Las consecuencias negativas del fraude interno son muchas . La más notable y la más evidente es sin duda el coste económico directo que esto supone para la empresa . Concretamente, el fraude detectado en las 130 empresas analizadas asciende a un total de 4 .392 .779,61 euros . Esto corresponde a 33,790,61 euros por empresa y por año y a 723,43 euros por trabajador y año . Hay que tener en cuenta que el total de gastos de desplaza-miento reportados por las empresas analizadas ha sido de 408 .789, 42 € anuales de media . Por lo tanto, los gastos presuntamente fraudulentos representan un 8% del total .

Para este cálculo, Captio ha extraído y analizado

el importe de los tiques que, a priori, no cumplen

las políticas de gastos definidas por cada empresa .

Cabe decir que puede haber circunstancias espe-

ciales por las que no se trate de un fraude interno,

sino de un gasto legítimo atípico . En los casos de

los gastos que superan el importe máximo autori-

zado definido, se ha tenido en cuenta solamente

el exceso reportado, es decir la diferencia entre el

importe máximo y el importe del gasto .

Según los datos analizados, no todos los tipos de empresas se ven afectadas en la misma proporción . Si diferenciamos las empresas por su tamaño (pequeña, mediana, o grande), en-contramos una tendencia notablemente marcada .

Las empresas que sufren más los efectos del fraude interno son las pequeñas . En las sociedades de menos de 50 trabaja-dores, el fraude interno relacionado con los desplazamientos profesionales se cifra en 46 .417,81 euros anuales de media por empresa . En cambio, en las compañías de entre 50 y 250 trabajadores esta cifra es de 36 .210,79 euros de media al año, y en las empresas de más de 250 trabajado-res, es de una media de 27 .870,77 euros anuales .

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Así pues, resulta innegable que en las empresas analizada el fraude por persona es mucho más elevado en las empresas pequeñas que en las empresas grandes .

El gasto no contemplado que representa el fraude interno para la empresa tiene consecuen-cias muy negativas sobre la organización . Las principales son:

• Reducción de la competividad. El hecho de perder dinero en fraude interno supo-ne aumentar los costes de los productos o servicios que se ofrece, lo que representa una disminución directa de la competitividad . Pero también supone un aumento de los costes indirectos por los gastos en mecanismos de detección, auditorías, abo-gados, etc . Por lo tanto, repercute en una reducción tangible de la eficiencia de la empresa .

• Dificultad en la toma de decisiones. La toma de decisiones estratégicas en la em-presa se hace de acuerdo a los datos disponibles, gracias a mecanismos como por ejemplo la contabilidad de costes . Si la información que se analiza está “hinchada” por culpa del fraude interno, esto afectará en la calidad de las decisiones que se to-men, puesto que se basarán en información que no se corresponde con la realidad .

• Empeoramiento del clima laboral. El fraude interno puede generar situaciones vio-lentas entre trabajadores; desigualdades, sentimiento de injusticia, incomodidad, etc . Es decir, puede afectar a la motivación y a la productividad de los trabajadores de la empresa que no estén involucrados, por el daño moral que esto supone .

• Perjuicio en la reputación de la empresa: En caso de trascender, la falta de con-trol, prevención y detección de fraude interno puede llegar a afectar negativamente sobre la reputación de la sociedad, incluso sobre la confianza depositada por inver-sores, clientes o proveedores .

Como vemos, pues, el coste del fraude para la empresa va más allá del valor del fraude en sí: tiene consecuencias en todos los procesos y los departamentos de la empresa y supone un coste indirecto que puede ser muy elevado, y muy difícil de cuantificar .

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Cómo evitar el fraude interno

Existen una gran variedad de medidas e iniciativas que las empresas pueden implementar para minimizar el fraude interno . Pero para esto es necesario que se involucren todos los estratos de la compañía, ya que todas las partes tienen su importancia en la prevención y detección . Algunas de las medidas más importantes a tener en cuenta son las siguientes:

1. Marco normativo

Antes que nada es imprescindible establecer y definir el marco normativo que definirá, entre otras cosas, qué es fraude interno y qué no, el comportamiento que se espera de los miem-bros de la empresa, etc . Se trata de documentos como políticas de gastos y códigos éticos o de conducta . Estos documentos tienen que estar a disponibilidad de los trabajadores, para que estén informados y lo puedan consultar siempre que sea necesario . También es muy im-portante establecer grados de gravedad del fraude, y las medidas que se tomarán en función de ello en caso de detectarlo . Las medidas pueden ir desde un aviso, hasta la apertura de un informe disciplinario o en los casos realmente graves pueden suponer el despido .

2. Herramientas específicas

Los avances tecnológicos permiten a las empresas disponer de herramientas para la detec-ción y prevención del fraude . Los software de automatización y digitalización de la gestión de gastos, como Captio, permiten realizar un control detallado, gasto por gasto, de forma auto-mática e inmediata, por lo que se pueden evitar una gran parte del fraude interno . En cuanto al control del kilometraje, los sistemas de monitorización por GPS en los vehículos resultan muy efectivos . Además, si existen herramientas específicas como estas, la percepción de control suele tener el efecto de contener el gasto innecesario y el fraudulento .

3. Formación

La formación tiene un papel esencial en la prevención del fraude interno . Un plan de formación adecuado debe tenerlo en cuenta para lograr concienciar y alinear con las políticas de empre-sa a todos los integrantes .

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4. Auditorías

Las auditorías son una excelentes herramientas para detectar fraudes internos que se hayan dado en le pasado . Incluso pueden tener un efecto disuasorio que prevenga posibles fraudes en el futuro . Idealmente, es recomendable combinar auditorías internas, más frecuentes y sis-tematizadas, con auditorías externas, más en profundidad y detalladas . Todos los miembros de la empresa tienen el deber de colaborar con la persona o personas responsables de las auditorías, que analizará los reportes de gastos recibidos, las conciliaciones bancarias de las cuentas, la contabilidad de la empresa, etc .

5. Buen clima laboral

A veces, el fraude interno es la forma en que algunos trabajadores quieren compensar las injusticias laborales que sufren, ya sean reales o subjetivas . Por eso, un trato justo e igualita-rio de todos los empleados es una muy buena medida, así como trabajar para la mejora del ambiente laboral .

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6. Canales de denuncia

En muchas ocasiones los trabajadores saben cuando un compañero o un superior defrauda a la empresa, o pueden tener indicios de ello . Pero reportarlo puede resultar muy violento, por miedo a equivocarse, al qué dirán los demás, o a dañar el ambiente entre compañeros . Esto se soluciona disponiendo de un canal de denuncia anónimo, que permita a quién quiera reportar posibles fraudes sin tener que dar explicaciones .

7. Predicar con el ejemplo

Todos los estratos de la empresa tienen que estar igual de comprometidos con el cumplimien-to de las políticas de gastos y evitar el fraude interno . Demasiado a menudo se pone el foco en los trabajadores de rango más bajo o en los mandos intermedios, pero las altas jerarquías tienen que dar ejemplo y tener un comportamiento ético y justo .

8. Aplicar todas las medidas

Tener herramientas de detección, un marco normativo o canales de denuncia no sirve de nada si no se utilizan . De lo contrario el descontrol propiciará los casos de fraude interno . Y cuando se detecten casos, como establece el marco regulatorio, ya sea a través de las herramientasde automatización, del canal de denuncia, de las auditorías, etc ., hay que tomar medidas . No puede quedarse en nada, ya que sino se da el mensaje que el fraude no tiene consecuencias .

Con estas medidas, cualquier empresa puede reducir al mínimo las probabilidades de sufrir casos de fraude interno así como su alcance . Pero hay que ser conscientes que para lograrlo se necesita esfuerzo y continuidad, y que eliminar al 100% estos casos es casi imposible .

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