Agendamento de grupos

na Pró-Sangue:

Estratégias e Resultados

Sílvia Petrossi Gallo PolatoGraduada em Publicidade e Propaganda pela PUC/SP

Especialista em Gestão de Processos Comunicacionais pela USP

Em 2007 iniciou seus trabalhos na Fundação Pró-Sangue,na área de Comunicação Corporativa.

Declaração de Conflito de Interesse

Declaração de Conflito de Interesse

Declaração de Conflito de Interesse

Declaro que possuo conflito de interesse na (s) categoria (s) abaixo:• Consultoria: NÃO• Financiamento de Pesquisa: NÃO• Honorário: NÃO• Patentes e Royalties: NÃO• Afiliação na Diretoria de uma Entidade ou Conselho: NÃO • Discussão de uso de drogas Off-label: NÃO

FUNDAÇÃO PRÓ-SANGUE

• Instituição pública ligada à Secretaria deEstado da Saúde e ao Hospital das Clínicasda Faculdade de Medicina da Universidadede São Paulo.

• Criada em 1984.

• 6 postos de coleta: no Hospital das Clínicas, no Hospital do Mandaqui, no Hospital Dante Pazzanese, no Hospital Regional de Osasco, no Hospital Municipal de Barueri e no Hospital Geral de Pedreira.

• Mensalmente coleta e processa aproximadamente 12.000 bolsas de sangue, as quais têm como destino mais de 100 instituições públicas de saúde de SP (principalmente o Hospital das Clínicas e o ICESP) – desde sua criação já coletou quase 5 milhões de bolsas.

• Cerca de 2 milhões de doadores cadastrados em sua base.

COMUNICAÇAO CORPORATIVA

Áreas de apoio:Captação Hospitalar

Call Center

O que a área faz?

• Responsável pela captação, fidelização e convocação dedoadores de sangue por meio de campanhas de sensibilização.

• Articula parcerias com a iniciativa privada com objetivo defortalecer a imagem da instituição e fazer da doação de sangueum hábito entre os brasileiros.

• Responde por todo o material de comunicação da instituição,obedecendo às normas de identidade visual da Pró-Sangue.

• Gerencia o relacionamento com os veículos de comunicação(rádio/tv/jornal/internet e redes sociais).

• Grupos chegavam a qualquer hora.

• Sobrecarga do posto em alguns dias e horários.

• Dificuldade na organização do fluxo de doadores.

• Maior tempo de permanência no posto.

• Aumento no número de reclamações, pela demora no atendimento.

• Dificuldade na mensuração de resultados por campanha.

• Muitas campanhas em um único mês.

GRUPOSProblemas e implicações

O porquê de se agendar

• Alinhamento com a área técnica para

definição da capacidade de cada posto.

• Regras para agendamento de grupos.

• Quantidade de grupos por posto de coleta.

• Motivo da doação para controle dos grupos,

no Sistema do Cadastro de Doadores.

• Inclusão de texto no site, redes sociais e

folhetos para divulgação.

GRUPOSEstratégias propostas

• Até 20 pessoas: agendamento via Call Center.

• Mais de 20 pessoas: agendamento via Comunicação Corporativa.

• Elaboração de planilha disponível na rede, com dados de contato do

grupo, previsão de candidatos, data de abertura de motivo da

doação, 1ª vez, número de doadores da campanha anterior.

GRUPOSEstratégias propostas

PLANILHA

Responsável pelo

agendamento

Contato do Grupo Nome do Grupo Data Dia da

semana

Silvia Paulo Potenza Engenharia 17/10/2015 seg

Priscila Tatiana Ciee - Aprendiz Sangue Bom 19/10/2016 quaSílvia Milton Sangue Corinthiano 27/08/2016 sabSílvia Maurício Sangue Vermelho, Branco e Preto 11/06/2016 sab

HorárioNº de

doadores previsto

Motivo de doação Observações

08h00-12h00 50 T006/T258Foto autorizada. VAN AGENDADA EM 14/10 Nº 14894. Próximo à campanha solicitar entrada de van/ onibus.

14h00 25 T006/T642 * orientação documentos jovens 16 e 17 - ok. / FOTO AUTORIZADA08h00-17h00 250 T006/T023 Foto autorizada.8h00-17h00 200 T006/T266

PLANILHA DE AGENDAMENTO

Campanhas 2016 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZPotenza EngenhariaUnip - Secretariado ExecutivoMarilú Ind. E ComércioHirota SupermercadosGrupo FleurySangue CorinthianoSangue Vermelho, Branco e PretoMotociclista Sangue BomVida por Vidas

GRUPOSControle anual

• Resultados na planilha e registro no Relatório Gerencial.

• Sugestão de palestras antes do comparecimento do grupo.

GRUPOS Estratégias propostas

Números de campanhas

• Diminuição do número de agendamentos em 2016:

limitação dos agendamentos aos sábados.

• Média mensal: 20 grupos.

COMPARATIVO DAS CAMPANHASCandidatos x bolsas coletadas

Nº de comparecimento:Grupo repetição, o número é bem próximo ao agendado: 20% a mais ou a menosGrupo de 1ª vez: 70% a menos do previsto

2016: 12.000 candidatos previstos.

COMPARATIVO DAS CAMPANHAS

2014 – recusa de 23,6%2015 – recusa de 24,2%2016 – recusa de 21,7% * Nº menor, por conta de maior divulgação dos requisitos básicos para doação,

realização de palestras ANTES da doação do grupo etc.

Candidatos x bolsas coletadas

Média geral da Pró-Sangue: 20%

COMPARATIVO DAS CAMPANHASBolsas coletadas x recusa sorológica

2014 – 5,1%2015 – 5,1%2016 – 3,6%* Nº menor, por conta de maior divulgação dos requisitos básicos para doação,

realização de palestras ANTES da doação do grupo etc

Média Pró-Sangue (geral): 2,7%

• Maior divulgação dos requisitos básicos para doação.

• Realização de palestras ANTES da doação do grupo.

• Reforço por escrito nas mensagens enviadas aos

organizadores sobre a importância de seguir os requisitos.

• Nº de recusa na triagem diminuiu de 24,2% para 21,7%.

OBSERVAÇÕES EM 2016

• Diminuição no termo de permanência dos

grupos nos postos.

• Melhor distribuição do fluxo interno de

doadores nos postos.

• Melhor distribuição dos grupos/campanhas no ano.

• Monitoramento dos grupos por meio de relatórios.

• Mensuração do resultado ao organizador.

• Maior motivação dos doadores quando chegam num grupo.

• Aumento no número de doadores.

• Criam o hábito da cultura da doação voluntária e de repetição.

RESULTADOS

RESULTADOS

• Reúnem a sociedade sob o tema da doação de sangue.

• Criam interesse de pessoas sobre um novo assunto.

• Divulgam a doação voluntária em locais novos.

• Geram mídia espontânea para o tema.

• Ajudam a manter a manutenção do estoque.

• Tratamento diferenciado para cada grupo.

• Análise do histórico do grupo a cada agendamento (follow up).

• Perfil dos doadores de cada grupo.

• Tipo de funcionário.

• Tipo de trabalho prestado.

• Escolaridade dos candidatos.

CONCLUSÕES

OBRIGADA!

Sílvia Petrossi Gallo PolatoFundação Pró-Sangue Hemocentro de São PauloDivisão de Comunicação Corporativa

11 4573-7500 / 7665

Silvia.gallo@prosangue.sp.gov.brspolato@sp.gov.br