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AFD – Modelo Instaladoe de Execução

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O que é o AFD?

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É um Dossiê, em mídia digital, que será tratado como Fonte Primária de Informação de dados cadastrais do Servidor/Empregado Público Federal.

Como surgiu o AFD?

Em virtude das ações de planejamento do projeto SIGEPE.gov e das necessidades de modernização dos processos de trabalho em gestão de pessoas.

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O que se pretende com esse projeto?

Regulamentar o conteúdo das pastas funcionais. Eliminar a redundância de documentos. Melhorar a atualização de documentos. Eliminar a perda de conteúdo dos documentos. Estabelecer a conformidade com regulamentos de

impacto ambiental.

Substituir documentos suportados em papel por documentos digitais ou digitalizados.

Adotar banco de dados e imagem com acesso online.

Facilitar a busca de informações. Utilizar certificados digitais ICP-Brasil, no

armazenamento e acesso, dos documentos integrantes do AFD.

Possibilitar auditoria a distância.

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Elevar o nível de segurança da informação relativo aos documentos associados ao servidor público.

Possibilitar a verificação de consistência de informações por órgãos de controle a partir de fonte primária única.

Implementar rotinas automatizadas no SIGEPE.gov que eliminem o recebimento, impressão ou geração de papel.

Otimizar a aplicação de recursos públicos.

O Projeto

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Piloto AFD

Entregas do Projeto

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Fase Entrega Data Responsáveis

Piloto

1. Portaria de normatização do Assentamento Funcional Digital . PN/SRH/MP 03/2011

31/05/2011Grupo de trabalho

2. Portaria de Normas para Realização da Fiscalização. PN/SRH/MP 04/2011

31/05/2011Equipe do Projeto

3. Sistema de Gestão de Serviços. 20/09/2011 UNB

4. Pastas funcionais de 20 Upag’s preparadas e digitalizadas.

30/10/2013 Contratada

Aprendizado 5. Adequações levantadas e implementadas. 28/02/2013 MP / UNB

Global6. Pastas funcionais das demais Upag’s preparadas e digitalizadas.

31/12/2014 Contratadas

O que já foi realizado

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Oficinas com órgãos/empresas


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Audiência Pública


Consulta Web com UPAGs para normatização Normatização das pastas funcionais Norma de fiscalização Sistema de Gestão de Serviços - SGS

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O que já foi realizado Laboratório AFD

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Separação de pastas

Planejamento na empresa


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Preparação

Digitalização


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Treinamento das UPAGs do Piloto

Certificação Digital dos Operadores e Fiscais do Piloto

Ganhos com o AFD

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Indicador Atual AFD Ganho AnualPessoa responsável pelo arquivo de RH, considerada a remuneração média de R$3.000,00

1053 0 R$ 41.067.000,00

Tempo para recuperação da informação considerados os minutos gastos para atender uma solicitação.

450 2 448

Área de arquivamento considerado o valor do metro quadrado de aluguel no DF para instalação de um arquivo.

12.000 m2 0 R$ 1.728.000,00

Crescimento anual do arquivo físico considerado o valor do metro quadrado de aluguel no DF para instalação de um arquivo e o crescimento de um arquivo desse tipo.

618 m2 0 R$ 88.992,00

Entrada de documentos físicos/ano considerado o valor da Resma de papel.

4.941.870 0 98.837,40

Diárias e passagens com auditoria de RH considerado o gasto com viagens em 2010 na SRH.

253.844,84 50.768,97 203.075,87

Processo de Trabalho

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Início na SEGEP/MP com o cadastramento.

SEGEP/MP solicita local.

UPAG indica local.

Contratada aceita o local.

SEGEP/MP emite OS.


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UPAG:

verifica a existência de OS.

separa pastas e numera folhas.

gera ROMANEIO.

entrega pastas à contratada.


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Contratada:

recebe o ROMANEIO.

prepara pastas.

digitaliza documentos.

registra metadados.

solicita fiscalização.


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Fiscal:

agenda fiscalização do ROMANEIO.

verifica o preparo, a digitalização e o registro de metadados.

registra aceite ou rejeição de ROMANEIO.


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SEGEP/MP providencia o pagamento.

Contratada:

providencia a relação de devolução das pastas.

entrega pastas a UPAG.

UPAG mantém pastas.

Responsabilidades na Implantação

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Ministério do Planejamento

Patrocinar projeto.

Contratar prestadores de serviço.

Disponibilizar Sistema.

Treinar operadores e fiscalizadores.

Fornecer certificados digitais.

Gerenciar a implantação.


Upag’s

Designar operadores e fiscalizadores.

Disponibilizar espaço físico, rede lógica e elétrica.

Operacionalizar o fluxo de trabalho.

Fiscalizar os serviços prestados.

Disponibilizar equipamentos.

Manter o AFD.

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Contratada

Preparar pastas funcionais.

Digitalizar documentos.

Registrar metadados.

Transferir tecnologia.

Sistema de Gestão de Serviços

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