EMPETUR

Parecer de AIR DAUD/SCGE n° 032/2017

Avaliar os controles internos relativos a prestações de contas de suprimento individual, sob a dimensão de conformidade com normas e regulamentos.

OBJETIVO:

VALOR ENVOLVIDO:

IMPLEMENTAÇÃO DE RECOMENDAÇÃO:

UG AUDITADA:

PRODUTO:

EMISSÃO EM:

Outubro/2017

48%

R$438.254,00

DIRETORIA DE AUDITORIA ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

1Adote ações específicas e procedimentos de controle para evitar a ocorrência de atrasos de prestação de contas de suprimentos individuais.

Recomendação atendida.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

2 Realize o pagamento imediato de multa de 10% do valor original do suprimento, conforme estabelece o art. 164 da Lei nº 7.741/78, para os casos apontados no Quadro 02.

Recomendação parcialmente atendida.Dos processos em que a multa era de fato devida, a Empetur tomou a providência de gerar as guias e enviá-las para pagamento aos supridores em atraso, porém não ficou demonstrado o pagamento das multas relativas ao atraso.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

3Proceda a comunicação a este órgão de controle interno dos servidores que entraram em alcance em cumprimento ao art. 170 da mesma lei. Nesse sentido, deverá ser encaminhado a este órgão de controle, no prazo máximo de 30 dias, comprovação de que houve comunicação dos servidores em alcance a esta Controladoria. Caso não tenha sido comunicado, o ordenador de despesa dessa entidade deverá sujeitar-se às mesmas penalidades impostas ao supridor.

Inaplicabilidade da recomendaçãoNo período analisado ( junho de 2016 a maio de 2017), nenhum supridor entrou em alcance, de acordo com dados extraídos do e-Fisco.

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ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

4No campo “referência legal” do empenho, seja especificado o inciso do art. 24 da Lei nº 8.666/93, e no campo “observação” seja indicado o inciso do art. 159 da Lei nº 7.741/78 que representa o caso de excepcionalidade da despesa, abstendo-se de utilização de referência legal genérica, conforme Boletim SCGE 015/2015.

Recomendação parcialmente atendida.Observeou-se que o campo observação teve seu preenchimento corrigido em 55,56% dos empenhos, mas o campo de referência legal teve seu preenchimento correto somente em 37,04% dos empenhos.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

5Que aperfeiçoe os procedimentos para liberação de concessão de suprimento individual e abstenha-se de conceder novo suprimento individual a servidor com 2 (dois) suprimentos pendentes de prestação de contas e no mesmo elemento de despesa.

Recomendação não atendida.No período analisado, foram constatadas 11 concessões irregulares de suprimentos individuais, seja para a prestação de contas em aberto, seja para o mesmo elemento de despesa, ao mesmo supridor, indicando, tal qual à época do Relatório de Auditoria, vulnerabilidade no controle de concessão de suprimentos.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

6Proceda à avaliação quanto às execuções acima do limite estabelecido na Lei nº 8.666/93, que geram indício de fracionamento da despesa. Caso se confirme o fracionamento, recomenda-se a abertura de processo administrativo para apurar as responsabilidades.

Recomendação não atendida.A Empetur informou, por meio do Ofício nº 024/2017-DAF/EMPETUR, que não procedeu à avaliação quanto às execuções acima do limite estabelecido na Lei Nº 8.666/93, que geram indício de fracionamento da despesa. Como consequência, inexiste abertura de processos administrativos, nos casos de confirmação de execução de despesa acima do valor limite de dispensa sem realização de licitação.

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ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

8 Que aprimore seus procedimentos de concessão de forma a se abster de aprovar suprimento individual de valor acima do limite quando se tratar de utilização na sede ou na região metropolitana do Recife (RMR).

Recomendação parcialmente atendida.Constatou-se que somente 01 (um) empenho, do universo de 33 (trinta e três) analisados, foi concedido contrariando as disposições legais quanto ao valor limite na sede, a equipe de auditoria considerou atendida a recomendação de se abster de conceder suprimento acima do limite previsto para a sede. No entanto, ao considerar toda a recomendação em tela, parte dela não foi atendida, pois não foi comprovado o estabelecimento/aprimoramento de procedimentos de controle para concessão de suprimento individual na entidade.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

9Tome as medidas necessárias para sanear as pendências relativas à ausência de documentos observada na análise, bem como oriente os responsáveis pela elaboração de processos de prestação de contas de suprimento individual quanto à completa e tempestiva composição dos processos de prestação de contas.

Recomendação parcialmente atendida.A despeito de se constatar a redução das falhas em alguns itens, observa-se que documentos e requisitos formais permanecem não sendo atendidos, a exemplo da Relação Externa e da indicação da Nota de Liquidação nos documentos comprobatórios da despesa. Por outro lado, outros, que haviam apresentado baixo percentual de falha no Relatório, tiveram um aumento significativo nesse percentual, como o balancete demonstrativo dos recursos e sua aplicação e o visto do ordenador de despesa nos documentos que comprovam as despesas.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

7 Abstenha-se de executar, por meio de dispensa de licitação, despesas que já alcançaram o limite anual para tal dispensa, utilizando-se, para isso, de controles específicos tais como: a) elaboração de planilha eletrônica para apuração dos montantes das despesas por item de gasto; b) acompanhamento mensal dos montantes por item de gasto através da planilha citada no item anterior; c) análise dos itens que ultrapassaram o limite para dispensa nos anos anteriores, tendo como objetivo avaliar possibilidade de abertura de procedimentos licitatórios para essas despesas.

Recomendação parcialmente atendida.Mesmo existindo a planilha de controle, verificou-se a extrapolação do valor limite de dispensa de licitação (R$ 16.000,00) nos exercícios em análise, 2016 e 2017, em alguns itens de gasto. É perceptível, porém, que houve uma significativa redução na quantidade desses itens.

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ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

11 Evite a aposição de assinatura e carimbo em partes do documento de comprovação da despesa que identifiquem o credor, a data e o valor da despesa.

Recomendação parcialmente atendida.Na análise documental dos 15 processos de prestação de contas, ficou comprovado que 9 processos possuíam carimbo de atesto nos documentos comprobatórios da despesa. Somente em um desses processos, de número 2017PC00134367, verificou-se falha na aposição dos carimbos nos comprovantes de despesa com táxi. Dos 24 documentos comprobatórios de despesa existentes no processo, 17 estão com o carimbo de atesto da despesa encobrindo a data de realização da despesa ou seu valor.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

12 Proceda a devolução dos recursos sem comprovação idônea aos cofres públicos.

Recomendação atendida.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

13 Retirada cópia xerográfica de todos os comprovantes de despesa que estejam vulneráveis a deterioração, como os casos citados, e que seja adotada esta prática para as próximas prestações de contas que contenham comprovantes com este perfil de desgaste.

Recomendação atendida.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

10 Abstenha-se de efetuar despesas sem prévio empenho, em obediência à Lei nº 7.741/78, dispensando especial atenção para a data dos documentos comprobatórios das despesas.

Recomendação atendida.

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ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

15 Seja estabelecida Instrução Interna, com identificação dos requisitos de comprovação mínimos na utilização de recursos com essa finalidade, quais sejam: identificação dos participantes e relação desses com o evento, justificativa do evento, tipo das refeições servidas (se café da manhã, almoço ou jantar).

Recomendação parcialmente atendida.Da amostra de processos, quatro suprimentos individuais foram gastos em despesas com fornecimento de buffet/refeições. Em verificação aos documentos que compuseram os processos, pôde-se constatar que em dois deles (2016PC00374762 e 2017PC00066828) não há a indicação dos participantes do evento, bem como a relação deles com a cerimônia, em desacordo com a recomendação 15. Ao mesmo tempo, a Empetur incluiu na Portaria nº 13/2017 dispositivo (art 7º, §3º) prevendo quais informações devem constar nas solicitações de suprimento para custear despesas com buffet, alimentação ou assemelhados.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

16Apresente a este Órgão de Controle a comprovação da despesa da prestação de contas 2013PC00151701 e, em não sendo possível, instaure procedimento administrativo para imputação de responsabilidade e instrução de outras medidas que dele decorram.

Recomendação atendida.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

14 Abstenha-se de conceder suprimentos individuais para execução de despesas não passíveis de processamento por suprimento individual.

Recomendação parcialmente atendida.Na amostra selecionada, dois suprimentos individuais foram concedidos para realização de despesas sem finalidade pública e, portanto, não passíveis de processamento por esse regime de adiantamento. Os suprimentos individuais, processos 2016PC00378214 e 2016PC00354388, foram utilizados para, entre outras despesas, compra de coroa de flores.

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ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

18 Implemente o seu controle do prazo para prestação de contas relativo ao regime de suprimento individual, estabelecendo normas internas e ações para definir as responsabilidades e procedimentos sobre o controle de prazo e demais rotinas que possam subsidiar e garantir o cumprimento do prazo de prestação de contas.

Recomendação parcialmente atendida.Durante a visita in loco foi constatado que as rotinas realizadas conforme os requisitos identificados na prática das atividades não foram institucionalizadas em normas internas na entidade como ferramenta de aperfeiçoamento desse controle. Através de dados do sistema e-Fisco, foi possível verificar reincidência na falha do cumprimento do prazo legal para suprimento individual no período analisado, apesar de ter havido decréscimo no percentual de atraso. Na visita à entidade, identificou-se que os prazos intermediários para verificação de proximidade do fim do prazo de prestação de contas são controlados pelo alerta emitido pelo sistema e-Fisco. Foi relatado, ainda, que são feitas comunicações, via e-mail, aos supridores a respeito da iminência de atraso, do prazo para entrar em alcance ou de prestações de contas em atraso.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

17 Estabeleça controle sobre a concessão de suprimento individual, estabelecendo normas internas e ações para definir responsabilidades e procedimentos, a fim de que a entidade não possua supridores em alcance ou com mais de dois suprimentos pendentes de prestação de contas.

Recomendação parcialmente atendida.A Empetur elaborou a Portaria Geral nº 013/2017, normativo que define, em seus arts. 5º a 8º, responsabilidades e procedimentos relacionados à concessão de suprimento individual. Contudo, durante a análise de dados no e-Fisco, pôde-se comprovar vários casos de concessão de suprimento individual a supridor responsável por outros dois pendentes de prestação de contas, além de verificar que houve a concessão de suprimento em valor superior ao limite para concessão na sede. Tais situações foram demonstradas no Parecer em tela, evidenciando a não suficiência nesse controle.foram utilizados para, entre outras despesas, compra de coroa de flores.

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ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

20 Estabeleça, de forma escrita, rotina de comunicação ao responsável pela elaboração das prestações de contas de suprimento individual sobre as falhas (ausências ou incorreções) existentes nos processos.

Recomendação não atendida.A equipe de auditoria foi informada que há apenas comunicação verbal aos supridores para sanar ausências ou incorreções nas prestações de contas.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

21 Aprimore o controle da despesa por subelemento (item de gasto ou item de despesa), como forma de verificar a adequação da despesa ao limite de dispensa de licitação, elaborando e estabelecendo normatização interna do controle.

Recomendação não atendida.Verificou-se que a entidade não estabeleceu normatização interna para o controle de despesa por subelemento.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

22 Aperfeiçoe rotina de alimentação de planilhas para acompanhamento da execução por subelemento da despesa.

Recomendação atendida.

ITEM DE ANÁLISE / RECOMENDAÇÃO

CONCLUSÃO

19Aperfeiçoe o seu controle da composição de processo de prestação de contas, estabelecendo normas para regulamentar as ações executadas, bem como definir um rol com os elementos e atributos do processo de prestação de contas, de forma a garantir que todos os processos estejam compostos com os elementos necessários à evidenciação de sua regularidade.

Recomendação não atendida.De acordo com análise realizada na amostra documental de prestações de contas dos exercícios de 2016 e 2017, restou constatado que esse controle ainda apresenta falhas por apontar ausência reincidente de documentos e de formalidades, e por não utilizar checklist no momento da análise da composição do processos de prestação de contas.

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