acreditando no programa 5`s

Acreditando no PROGRAMA 5`S

AUTO-DISCIPLINA

SENSO DEUTILIZAÇÃO

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SENSO DELIMPEZA

Profissional FacilitadorRicheli Sachetti trabalha há dez anos em Gestão de Pessoas de forma estratégica, atuando na estruturação de processos produtivos, administrativos e gerenciais. Possui habilidades em desenvolvimento humano de forma individual e coletiva, ressaltando a dedicação ao estudo a modernas técnicas de performance humana e excelência profissional. Professora da disciplina “Gestão das Organizações” pela Universidade do Sul de Santa Catarina – UNISUL. Graduada em Serviço Social, especialista em Gestão de Pessoas, analista em Grafologia, formação em Socioterapia e Coaching – Sociedade Brasileira de Coaching®.

Referências BibliográficasAGUIAR, SILVIO. Integrando as ferramentas da qualidade ao PDCA e ao programa 6 Sigma. Belo Horizonte,

Fundação Gerenciamento gerencial, 2002.CAMPOS, V. F. Controle da Qualidade Total, no estilo Japonês. 8 ed. Belo Horizonte: EDG Editora, 1992. IMAI, Masaaki. Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão, McGraw-Hill/Irwin, 1986. JURAN, J. M. Juran na Liderança pela Qualidade. São Paulo: IMAM,1990.MARSHAL, JUNIOR, ISNARD. Gestão da Qualidade. 5ª. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.MASAAKI, Kaizen – A Estratégia para o Sucesso Competitivo. São Paulo: IMAM,1992.OSADA, T. Housekeepíng 5S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke; São Paulo: Atlas, 1992.PETERSON, JIM & SMITH, ROLAND(1998), O Guia de Bolso do 5S, Productivity Press.ABNT / CNI / SEBRAE. Manual ISO 9000 para micro e pequenas empresas. RJ: ABNT / CNI / SEBRAE, 1997.

Páginas eletrônicas:www.rh.com.brwww.5s.com.brwww.consultexto.com.brwww.agilis.com.brwww.ntcelogistica.org.brWikipédia

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O que é?

Compreendendo a Qualidade Total

A razão para a existência de uma empresa são seus clientes, por este motivo sua administração deve estar voltada à qualidade de seus produtos e/ou serviços, que busca continuamente atender as necessidades específicas dos mesmos.

Introduzir programas de qualidade passou a ser a estratégia de muitas empresas na busca de se diferenciar, ou seja, agregar valor nos produtos através da qualidade deles a fim de se buscar vantagens competitiva. Considerando o cenário de constantes mudanças e alta competitividade.

Os objetivos da implementação de um programa de Qualidade Total englobam:a) capacidade suficiente de engenharia para desenvolvimento dos atuais produtos e sistema de produção;b) quantidade e qualidade do produto suficiente para atender às necessidades dos clientes;c) melhoria na tecnologia de projeto e desenvolvimento de novos produtos para domínio da competitividade;d) redução das não conformidades nas etapas de produção e instalação de produto no cliente;e) redução do número de reclamações e reivindicações;f) redução de custo de processo de produção/serviço através da inovação dos procedimentos e processo, para o domínio da competitividade;g) melhoria da qualidade dos produtos adquiridos pelo desenvolvimento de fornecedores;h) melhoria da qualidade dos produtos e qualidade dos serviços prestados no mercado;i) melhoria na garantia de segurança do produto em todas as fases do ciclo de vida;j) percepção pelas pessoas da empresa da importância da melhoria da qualidade dos recursos humanos.

Em resumo, a Qualidade Total engloba dimensões de qualidade, custo, entrega, moral e segurança que afetam diretamente satisfação das necessidades das pessoas.

Kaizen

Kaizen é um processo integrado de Qualidade Total - Controle de aprimoramento contínuo, que é a essência da Administração Japonesa. E os japoneses dão importância tanto a esse processo integrado, quanto ao resultado que se busca – o meio é tão importante quanto o fim. É tão importante fazer bem feito (eficiência) quanto obter o resultado certo (eficácia).

O segredo do resultado positivo está em trabalhar bem o processo que gera resultado. Ora, o resultado é uma coisa estática e o processo é toda uma vida dinâmica de trabalho colaborativo entre pessoas usufruindo e compartilhando coisas, que deve ser muito bem vivido.

Para os japoneses é isso aí: é muito importante ganhar dinheiro, mas trabalhando e vivendo de forma mais satisfatória possível, unindo o útil ao agradável – afinal, passamos mais de um terço de nossas vidas trabalhando. Esta é a essência da Administração Japonesa chamada Kaizen: buscar ao mesmo tempo resultado e processo em busca desse resultado.

Para buscar resultado, na empresa todos devem ter objetivo e missão comuns. Mas ao mesmo tempo, durante o período de trabalho devem trabalhar e viver de forma mais equilibrada e satisfatória possível. Porque trabalhando e vivendo de forma mais equilibrada e satisfatória possível, tende-se a aumentar a produtividade e melhorar a qualidade, que por sua vez, tende à conquista do resultado positivo no mercado. Trabalha-se e vive-se de forma mais equilibrada e satisfatória possível, se pelo menos três quesitos forem atendidos:

1o. Estabilidade financeira e emocional ao empregado – daí porque empresas japonesas ainda hoje procuram manter o emprego vitalício, para principalmente, evitar preocupações de sobrevivência e sustento da família. Para tanto, é necessário que todos tenham consciência de que, a empresa como um todo, deverá obter resultado positivo.

2o. Clima Organizacional agradável – japoneses “forçam a barra” para que todos se dêem bem e vivam em harmonia entre os desiguais e os contrários – eles dizem natural e sutilmente gaman sena iken, ou seja, tem que agüentar. Desde a remota era dos primeiros samurais em torno dos anos 700, os japoneses promovem o espírito wa – a harmonia. Harmonia em tudo. Harmonia entre os desiguais, harmonia entre os contrários. Harmonia entre o Bem e o Mal. Harmonia entre a alegria e a tristeza. Harmonia entre a bem-aventurança e a desgraça. Sobretudo, harmonia entre pessoas.

3o. Ambiente simples, funcional e agradável – é aqui que se inserem os tão chamados 5 “S” da Administração Japonesa.

“Certa vez, perguntaram ao Dr. Kaoru Ishikawa

(eng. químico, professor,

profissional controle de qualidade) de que forma poderiam

iniciar a implantação da Qualidade Total em uma

fábrica e ele respondeu: “ Sugiro começar varrendo”.

E ele quis dizer varrer no sentido literal, com o pessoal guarnecendo a vassoura e limpando

o local de trabalho.

O Programa 5S

O Programa 5S foi concebido por Kaoru Ishikawa, no Japão na década de 1950 e foi aplicado com a finalidade de reorganizar o país após a Segunda Guerra Mundial, quando vivia a chamada crise da competitividade. Este foi um dos fatores da recuperação das empresas e da implantação da Qualidade Total no país.Até hoje o 5S é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e da produtividade utilizado no Japão devido a sua eficácia.O 5S foi disseminado no mundo todo, sendo adotado em inúmeras organizações e, com a prática diária de seus princípios, conseguiram criar oudesenvolver as condições básicas para o desenvolvimento de outros programas de melhoria voltados para o aumento da produtividade e da competitividade.

O Programa 5S deve ser abordado de forma macro pelas organizações que pretendem implementar um programa de gestão da qualidade e produtividade, pois prepara o ambiente para mudanças profundas, por ser de simples compreensão, fácil aplicação e por gerar resultados visíveis e imediatos.

Seiri (整理 ): Senso de utilizaçãoSeiton (整頓 ): Senso de organização

Seisō (清掃 ): Senso de limpezaSeiketsu (清潔 ): Senso de saúde

Shitsuke (躾 ): Senso de auto-disciplina

No Brasil, alguns “S” foram traduzidos usando palavras variadas. Com isso, o 5S gerou resultados diferentes de um para outro local. A tradução que adotamos é uma das mais praticadas, graças ao trabalho feito pela Fundação Christiano Ottoni (FCO), em empresas e escolas, a partir da década de 90. É tradução adequada a qualquer lugar onde se vive, por não usar expressões exclusivas do meio empresarial.

Observando os métodos de gestão e o potencial das pessoas em variados ambientes, sentimos que, devidamente entendido e apresentado, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer circunstância. Com isso, o 5S que praticamos hoje é mais humano do que quando começou a ser divulgado no Brasil, nos anos 1980. Seus princípios são semelhantes aos princípios da vida.

O processo de implantação do Programa 5S no Brasil

Uma questão observada está relacionada com a questão da disciplina. No país de origem o grau de autodisciplina é notoriamente distinto do grau de autodisciplina dos funcionários das empresas brasileiras objeto dos estudos de casos. Daí ter sido impossível esperar-se comportamento semelhante entre os funcionários de nacionalidade brasileira, e dos funcionários japoneses.

Na cultura Ocidental o Programa 5S deve ser observado e implementado a partir de outra perspectiva, qual seja, a de um grau menor de envolvimento do funcionário com a empresa.

Ficou clara a viabilidade da sua implantação do Programa em empresasbrasileiras, desde que sejam respeitados os seus aspectos culturais e a formapeculiar de gestão da empresa. E ademais, há que analisar-se os resultados doprograma a médio e longo prazos, já que é impossível uma mudança radicaltotal imediata de comportamento dos envolvidos neste processo.

Apesar de as premissas do programa serem claras e de fácil entendimento algumas dificuldades são encontradas na implantação:

- Falta de responsabilidade e aceitação do programa por parte de alguns profissionais;- Baixo nível de conhecimento sobre o programa por parte dos profissionais envolvidos;- Dificuldade em achar um momento adequado para a iniciação do programa;- Integração do 5S com outros programas de qualidade;- Aspectos educacionais e culturais geraram certa resistência por parte de alguns dos envolvidos.

Planejar ou PlanejarO brasileiro, em geral, ainda não tem o hábito de planejar. Salvoexceções, prefere a pressa de uma execução que parece ser o caminhomais rápido para as metas pretendidas. A novidade é que esse arraigadohábito cultural vem mudando. Aos poucos, começa-se a perceber osganhos de se fazer um planejamento e, em contrapartida, os prejuízosde se deixar tudo para a última hora. Hoje muitas pessoas já planejamcarreira, finanças, viagens. Limites e dificuldades, antes associados ànecessidade de seguir um planejamento, já são vistos como fatoresinevitáveis, existentes no caminho de qualquer objetivo. Cada vez mais,tem-se a consciência de que, ao se planejar qualquer trabalho, osresultados são sempre mais satisfatórios. Sem a ilusão de um planejamentoinflexível e imutável — que não saiba lidar com os imprevistos —, épreciso cultivar o hábito de planejar. Não há outra e mais saudávelalternativa. Equipes e profissionais só terão ganhos com sua prática.

Cada real investido na preparação do pessoal retornará sob a forma de boa produtividade, bons produtos e serviços, satisfação dos clientes e, sem dúvida, em lucros maiores.

Uma analogia conhecida é a de uma história chamada "O Tesouro de Bresa", onde um pobre alfaiate compra um livro com o segredo de um tesouro. Para descobrir o segredo, ele tem que decifrar todos os idiomas escritos no livro. Ao estudar e aprender estes idiomas, começam a surgir oportunidades, e ele lentamente (de forma segura) começa a prosperar. Depois, é preciso decifrar os cálculos matemáticos do livro. É obrigado a continuar estudando e se desenvolvendo, e a sua prosperidade aumenta. No final da história, não existe tesouro algum - na busca do segredo, a pessoa se desenvolveu tanto que ela mesma passa a ser o tesouro. O processo de melhoria não deve acabar nunca, e os tesouros são conquistados com saber e trabalho. Por isso, a viagem é mais importante que o destino.

Antes de iniciar o Programa 5S, precisamos repetir sobre esta frase:

“É impossível haver progresso sem mudança e quem não consegue mudar a si mesmo não muda coisa

alguma” George Bernard Shaw (escritor, jornalista e dramaturgo irlandês)

Precisamos saber que aprender sobre os cinco sensos, praticá-los e difundi-los envolve mudança de comportamento.

Devemos ensinar o tão natural 5S exatamente porque a vida do ser humano não é assim tão natural. Temos tanta tecnologia, conhecimentos, cultura, valores, tantos recursos artificiais descobertos, aperfeiçoados ou inventados pela humanidade, que não é mais possível utilizá-los sem aprendizado e treinamento.

Muitos recursos não adiantam nada se não soubermos utilizá-los, ordená-los, limpá-los, conservá-los e, finalmente, descartá-los ou reciclá-los quando chegar a hora.

Neste nossa vida tão cheia de novidades e oportunidades, é o 5S que vai nos mostrar como melhor aproveitá-las para a Qualidade de Vida. Qualidade de Vida para a humanidade e, sobretudo, para o sistema biológico, do qual fazemos parte e sem o qual não podemos viver.

5’S

=

Como a pessoa pode implementar o 5S na organização, se na sua vida pessoal e familiar ela está presa e guarda coisas por muitos anos, respeitando os laços afetivos!? Será mesmo necessário, guardar tantos registros? Roupinhas de criança, materiais escolares, coisas destinadas ao conserto que nunca foi providenciado, roupas que não se usam mais, caixas de equipamentos e muito mais... Juntam-se coisas no quarto de despejo, nos maleiros e em todos os espaços vazios da casa...

O que estará por trás destas paredes e ou armários que guardam tantos objetos? Se a pessoa não consegue organizar-se, como ela vai posicionar-se diante de alguém extremamente organizado ou totalmente desorganizado? Como ela poderá atingir um ponto de equilíbrio que satisfaça à arte da convivência? .

Acreditar no Programa 5’S

Toda atividade, empenho e dedicação requerem um retorno. As pessoas se empenham mais e dedicam-se com mais vigor a atividades cujo resultado final elas conhecem exatamente.

Pois bem, é possível descrever o retorno que o desenvolvimento do Programa 5S terá para lhe oferecer em uma lista grande de benefícios aplicados tanto naempresa como em casa.

A dupla aplicabilidade se dá pelo fato de que os benefícios do programa coincidem com os objetivos da educação em geral: formar cidadãos saudáveis e responsáveis, capazes de dar continuidade ao seu autodesenvolvimento.

Mas, para que a vontade de obter os benefícios seja espontânea, é preciso que a prática seja natural e identificada por uma necessidade de busca de desafios da empregabilidade e do autodesenvolvimento. Portanto nada de burocracia e nem autoritarismo.

Em um programa de qualidade como este, o que vale é o espírito de equipe, quando várias pessoas se unem com um objetivo em comum, que, nesse caso, é exatamente alcançar os benefícios do programa.

Então vejamos quais são as oportunidades que o 5S tem a nos oferecer para melhorarmos o meio em que vivemos e trabalhamos:

• Processos otimizados e racionalizados (com tempo mais otimizado possível, seqüência operacional definida, número de pessoas adequadas ao processo, estrutura de layout em seqüência lógica) visando à produtividade;• Bem-estar do ser humano;• Ambiente da Qualidade (satisfação);• Melhoria das habilidades pessoais;• Promoção do trabalho em equipe;• Melhoria de relacionamentos interpessoais;• Higienização física e mental do local de aplicação do programa, tornando-o um lugar melhor (ambiente mais agradável e sadio);

• Liberação de espaço para diversos fins;• Reciclagem de recursos escassos;• Combate à burocracia;• Redução de custos;• Eliminação de excessos e desperdícios;• Acompanhamento do tempo de validade do material guardado (documentos, matéria-prima, alimentos, remédios, etc.);• Melhoria da administração do tempo;• Melhoria do marketing pessoal;• Maior rapidez para encontrar objetos e informações;• Aumento da segurança.

• Diminuição do cansaço físico e mental causado pela procura de objetos e informações;

• Aumento da produtividade e satisfação pessoal e da equipe;

• Melhoria do visual (boa impressão aos clientes e visitantes);

• Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;

• Maior qualidade em produtos e serviços;

• Prevenção contra o estresse.

Antes

Depois

5’S e a SustentabilidadeCase: JAMEF implementa práticas de sustentabilidade A Jamef Encomendas Urgentes, empresa de transportes de cargas fracionadas, preocupada com as questões que envolvem a sustentabilidade, coloca em prática iniciativas que promovem o uso consciente de recursos naturais como a água e a eletricidade. A empresa desenvolveu o programa “Faço Parte”, implementado primeiramente nas filiais São Paulo e Belo Horizonte, para incentivar os colaboradores a separar o lixo reciclável do comum, utilizando a metodologia dos 5S (senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde/melhoramento contínuo e senso de auto disciplina). Todas as lixeiras da Jamef foram identificadas, banners explicativos com informações sobre o projeto e uma empresa de coleta seletiva foi contratada. “O programa é tão sério que, para confirmar os resultados, realizamos trimestralmente uma auditoria que verifica se a organização e a coleta seletiva estão sendo feitas corretamente”, afirma Paulo Nogueirão, diretor comercial da Jamef. O programa ainda contribui com a preservação das estradas e ruas urbanas ao implementar saquinhos de lixos nos câmbios de cada um dos veículos da frota e treinar os motoristas sobre a importância de não jogar lixo pela janela. Todo o lixo reciclado é vendido e o valor da renda é reinvestido no próprio projeto, com treinamento, compra de materiais e lixeiras. A Jamef mantém uma estrutura de captação e armazenamento da água da chuva para ser usada na limpeza dos caminhões. “A utilização de água potável na lavagem dos veículos passou a ser zero. Assim, contribuímos para a preservação deste recurso tão importante e, conseqüentemente, reduzimos o custo do serviço” afirma Nogueirão. A cultura do “Apague a Luz” foi adaptada e é seguida por todos os colaboradores da empresa. Quando a sala não está sendo usada, ela deve ficar com a luz apagada. “Este tipo de cultura interna, geralmente, ultrapassa as dependências da empresa e chega às residências dos colaboradores e isso demonstra que não treinamos apenas os funcionários, mas ajudamos a conscientizar cidadãos”, finaliza Nogueirão.

5’S e COMPETÊNCIA

5S é um programa que desperta a ambição de crescimento profissional e pessoal em gente que já tinha esquecido de sonhar. O 5S promove a dignificação do ser humano e por conseguinte uma sociedade composta por verdadeiros cidadãos.

O perfil de bons profissionais está sendo disputado no mercado é o daquele que tem a competência de permear no negócio da organização. O 5S é o melhor caminho para tal.

OS 5 SENSOS...

SEIRI (senso de seleção)Outras traduções: Organização; Utilização; Classificação; Descarte.

Senso: "A arte de colocar fora coisas inúteis sem uso"

É o passo inicial do programa de 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo que é desnecessário do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando os 5S. Para isso é preciso definir claramente o que é necessário e o que é desnecessário.

SEIRI (senso de seleção)

O que é necessário?Necessário é aquilo que se está utilizando ou que se tem previsão de uso em breve. Olhe para cada objeto e pergunte:

Isto REALMENTE é necessário? Estou utilizando-o no momento? Se não, qual foi a última vez que utilizei? Quando eu irei precisar disto?

Essas perguntas ajudam determinar se um item é necessário ou não. Se as respostas às duas primeiras perguntas forem não e às outras duas forem não sei, seguramente o item é desnecessário: descarte-o.


Quer dizer que tenho que jogar fora o que for desnecessário?

Não necessariamente. O bom senso recomenda que você coloque os itens descartados a parte e em seguida reflita o que fazer com cada um deles.A maioria dos itens descartados servirão para outras pessoas ou áreas e portanto devem ser encaminhados a elas, seja por venda ou doação. Mas não envie sem antes questionar se realmente é útil, caso contrário você não estará fazendo 5S e sim apenas transferência de entulhos.

Outros itens não poderão ser reaproveitados: devem ser vendidos como sucata.O cuidado que se deve tomar aqui é, feito o descarte, agilizar a análise e destinação dos itens em excesso, caso contrário os mesmos logo irão se "incorporar" ao ambiente novamente, ficando no local definitivamente, ou até a próxima sessão de seleção.


Como eu faço para manter a seleção?

Seja crítico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que você olhar - no trabalho, em casa, na rua, etc. - "isto é necessário?". Mas isso não vai virar uma paranóia? Não. O hábito repetido diversas vezes irá sedimentar o procedimento até que se torne automático, como veremos ao estudar o Senso de Autodisciplina.

Qual é o resultado da aplicação do Senso de Seleção?

Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:

Ganho de espaço Maior segurança Facilidade de limpeza e manutenção Melhor controle de estoque Redução de custos Disposição mental para a Qualidade


SEITON (senso de ordenação)Outras traduções: Sistematização; Arrumação.

Senso: "A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso".

Após a Seleção, na qual você descarta aqueles itens desnecessários, você precisa organizar o que sobrou. A essa organização damos o nome de ordenação, que é determinar um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele não seja necessário perder tempo procurando.Ordenação é, em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localização e uso. Quando a localização de um item não é imediata, significa que a ordenação não foi bem feita. Faça de novo!

Como eu faço a Ordenação?

Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se usa toda hora, devem estar ao alcance da mão. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante é que não se tenha que fazer esforço para pegar esses itens.

Numa prateleira, devem ficar na altura média: nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo, onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para pegá-los. Se em gavetas, na mais próxima, geralmente a de cima.

Os itens de uso menos freqüente devem estar a uma distância um pouco maior ou em local de acesso menos fácil. Mas não muito. E, finalmente, os itens os você utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessível e que menos atrapalhe.

SEITON (senso de ordenação)

Apenas a título de exemplo, para escritório: o item utilizado a todo

instante na gaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no

armário do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por

semana, num arquivo fora da sala. Ah, sobre a mesa só o trabalho que

estiver sendo executado.

Identifique sua área de trabalho. Armários devem ter suas portas,

prateleiras internas ou gavetas etiquetadas. Áreas de circulação de

pessoas demarcadas, áreas de riscos, extintores e saídas de emergências sinalizados são

exemplos de boa ordenação. O mesmo vale para estoques de

matérias-primas e produtos em processamento e acabados, que

devem conter informações de tipo, procedência, destino e data de

validade.


Tubulações de fluidos devem indicar o que conduzem, através da identificação de cor, de acordo com as normas de segurança da ABNT.

Ainda como identificação é possível adotar-se crachás, se houver atendimento ao público externo.

O crachá é dispensável se o trabalho envolver apenas relacionamento interno onde todos se conhecem, exceto se medidas de segurança o requeiram. Mas se houver crachá, o nome ou apelido que a pessoa escolher deve ser destacado, seguido do setor ou área em que ela trabalha. Evite colocar o cargo ou função, que serve apenas para dar idéia de castas e não contribui em nada para a motivação.


Os murais devem estar organizados por assunto, atualizados e mantidos em bom estado. Uma sugestão válida é alinhar o material exposto pelas bordas superior (alinhamento horizontal) e esquerda (alinhamento vertical).

É importante ter um responsável, que pode ser rotativo, para manter o mural organizado. Aquele convite para o baile que aconteceu no mês passado nem pensar!


Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos. Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critério de ordenação: cronológico, alfabético, temático, o que for mais conveniente. O importante é ter critério. Em segundo lugar, todo documento só deve ir para o arquivo com uma anotação de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado a ele ao findar esse período. E por último, deve haver um tempo pré-definido para se fazer uma revisão do arquivo, na qual os documentos vencidos serão descartados (Seleção). Uma boa sugestão é uma revisão trimestral, mas cada caso é um caso.


Organização pessoal faz parte do Senso de Ordenação?

Não só faz parte como é a essência.

A organização pessoal irá refletir-se na organização do ambiente.

É importante reservar um tempo pela manhã para planejar o dia, anotar compromissos na agenda e consultá-la. Ao definir os compromissos e tarefas, priorize as mais importantes e concentre-se neles, fazendo um por vez. Isso parece óbvio, mas o fato é que gastamos a maior parte do nosso tempo

fazendo as coisas urgentes, e ao final do dia percebemos que coisas

importantes ficaram para trás.


Como eu faço para manter a ordenação?Discipline-se a guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente após o uso, e cobre esse comportamento de seus companheiros. Seja observador, não deixando escapar nenhuma disposição incorreta de materiais. Faça testes periódicos, consigo mesmo e com colegas, para ver se a localização de itens é imediata. Essa é a palavra: localização imediata, nada menos é aceitável.


Qual é o resultado da aplicação do Senso de Ordenação?

Poderia citar e comentar sobre vários, mas ficarei apenas com os seguintes:Melhor disposição de móveis e equipamentos Maior segurança Facilidade de limpeza e manutenção Melhor controle de estoque Redução de desperdícios, principalmente de tempo Aproveitamento do espaço que sobrou, para "praças"

SEISOH (senso de limpeza)

Outras traduções: Inspeção; Zelo.

Senso: "A arte de tirar o pó".

O senso de limpeza tem dois aspectos importantes.

O primeiro refere-se à limpeza do ambiente físico, seja ele no trabalho, em casa etc.

Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparência de intenções e o respeito pelo próximo é um ambiente limpo.

O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e portanto saudável, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possível, criando condições de trabalho em equipe.

Como faço a limpeza?No que se refere à limpeza física, a recomendação é que se atue sobre as causas da sujeira, e não apenas na sujeira aparente. As dicas são basicamente comportamental:Faça uso correto de sanitários. Jogue o lixo dentro do lixeiro, observando a coleta seletiva. Mantenha limpo corredores, vestiários, pátios e outras áreas comuns. Demarque e observe local apropriado para a prática de tabagismo. Papel de balas devem ser colocados no lixeiro.Defina períodos para limpezas, não esperando que a sujeira apareça. Identifique e corrija vazamento de fluidos. Faça os reparos no edifício, móveis e equipamentos o mais rápido possível.


Quanto ao relacionamento, a regra que normalmente funciona é: Fale com as pessoas e não das pessoas.

Discipline-se a cumprir e exigir dos outros que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo após o uso. Se cada um fizer a sua parte, cuidando para não sujar e limpando quando isto acontecer, por certo o ambiente será bem melhor.

Quanto ao relacionamento, tome a iniciativa: coloque seus colegas a vontade para dizer o que pensam de você. Ouça as críticas, vendo nelas a oportunidade de melhorar. É saudável ouvir a opinião sobre nós de alguém que não seja nós mesmos.

Após dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontos falhos em você, então poderá dizer o que não gosta nos outros.Isto é fácil? De forma alguma! Mas quem disse que melhorias são alcançadas sem esforço? Quando acontece, não tem tempo de fortalecer as raízes e o resultado é que diante de uma situação adversa e imprevista, retrocede-se à posição anterior, quando não pior.

Lembre-se: cem melhorias de 1% é maior que uma melhoria de 100%.

Como eu faço para manter a limpeza?


Qual é o resultado da aplicação do Senso de Limpeza?

O senso de limpeza implantado resulta em:Ambiente agradável e saudável.Melhor resultado do trabalhado. Melhoria do relacionamento interpessoal e por conseguinte do trabalho em equipe. Melhor conservação de móveis, equipamentos e ferramentas. Redução de desperdícios.


SEIKETSU (senso de saúde, padronização)Outras traduções: Padrões; Conservação; Saúde.

Senso: "A arte de manter em estado de limpeza".

Padronização significa manter "em estado de limpeza" que, no contexto dos 5S, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal e tudo o que causar uma impressão de limpeza. A padronização busca então manter os três primeiros Ss (seleção, ordenação e limpeza) de forma contínua.

A padronização, ou seja, a definição de métodos de trabalho é fundamental, por exemplo:Pintura das paredes, devem ser usados padrões de cores para cada setor, a sinalização também é bastante importante, devemos usar placas padronizadas e que tenham fácil visualização, com letras claras e grandes, pisos, de tubulações, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, itens móveis, tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores "padrões" de máquinas.

A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o profissional saber o que está errado.

Exemplo: pintamos no piso, ou há uma placa de identificação na parede, do local de um equipamento móvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: facilidade para visualizar onde se encontra, facilidade para devolver para o local correto. A partir deste ponto, se o profissional usa o equipamento e não o devolve ao local fica evidente que há uma anomalia.

As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronização.

SEIKETSU (senso de saúde, padronização)

Outros aspectos de padronização são:Cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc. A folha de verificação reflete o padrão de cada área. Fica fácil saber onde devemos atacar. A padronização buscar criar o "O Estado de Limpeza". Não basta estar limpo, é necessário também parecer limpo. Devemos definir qual o padrão ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. Devemos nos preocupar com a ambientação, quebrando o peso da área de trabalho, através de uso de aquários, plantas (auxiliam o relaxamento), salas dos funcionários – praças), paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto é uma forma de desacelerar as pessoas.

SEIKETSU (senso de saúde, padronização)

SHITSUKE (disciplina)Outras traduções: Auto-disciplina; Educação; Harmonia.Senso: "A arte de fazer as coisas certas, naturalmente".

Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários.Nós enxergamos a disciplina nos 5Ss quando:executamos a limpeza diária dos 3 minutos, como rotina Fazemos a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocando os resultados no gráfico de controle. Quando não sujamos mais.E quando sujamos, limpamos imediatamente. Quando devolvemos ao seu local os instrumentos que utilizamos. Quando repintamos os letreiros que estão apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas.

E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar, repetir. Atletas repetem os lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda, e estuda. Artistas repetem o ensaio.

Disciplinar é praticar e praticar para que as pessoas façam a coisa certa naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. Disciplina é um processo de repetição e prática. Assim estaremos no caminho certo.

SHITSUKE (disciplina)

5S Produção Administração

Seiri (seleção, classificação)

Identificação de equipamentos, ferramentas e materiais necessários e desnecessários na oficinas e postos de trabalho.

Identificação de dados e informações necessários e desnecessários para as decisões.

Seiton (ordenação)

Determinação de local específico ou layout para os equipamentos serem localizados e utilizados a qualquer momento.

Determinação de local de arquivo para pesquisa e utilização de dados a qualquer momento.Seiso

(limpeza, zelo)Eliminação de pó, sujeira e objetos desnecessários, mantendo a limpeza nos postos de trabalho.

Atualização contínua e renovação de dados para tomar as decisões corretas.

Seiketsu (saúde, padronização)

Ações consistentes e repetitivas, visando arrumação, ordem e limpeza, tendo o cuidado para evitar que os estágios anteriores não retrocedam.

Estabelecimento, preparação e implementação e informações e dados, de fácil entendimento, que serão úteis e práticos para as decisões.

Shitsuke (autodisciplina)

Hábito para cumprimento de normas e procedimentos estabelecidos, para atendimento às especificações cliente.

Hábito para cumprimento de normas e procedimentos determinados pelas empresas.

Custo de Implantação do 5’S:

O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser alocados do orçamento da empresa ou do setor.

De acordo depoimentos de instituições em que com o método já foi implantado ou está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens.

Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da equipe,da estrutura física e da situação atual da empresa.

Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores serão tempo e gastos para implantar.

A Implantação do 5’S e o Ciclo PDCA

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japão após a guerra, idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos.

O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.

Os passos são os seguintes:

Plan (planejamento): estabelecer missão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para o atingimento dos resultados.

Do (execução): realizar, executar as atividades.

Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios.

Act (ação): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

Action Plan

agir planejar

Check Do

verificar fazer

Roteiros sugestivos para implantação do Programa 5’S

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5’S

Considerações iniciaisa. Tomar como referência a realidade atual.b. Envolver todas as pessoas.c. Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas.d. Escolher o Representante

Plano gerala. Mobilizar para implantar.b. Definir e registrar itens de controle.c. Treinar todos os colaboradores.d. Realizar dia da grande limpeza; estabelecer sistema de ação.e. Implantar ações corretivas

Roteiro 1

Atribuições do representante 5’Sa. Comprometer-se com o programa 5S.b. Estimular a participação de todos os profissionais no programa 5S.c. Facilitar e viabilizar recursos para a implantação e manutenção do

programa 5S.d. Organizar o lançamento do programa 5S.e. Organizar um comitê 5S para dar sustentação ao programa.f. Agendar reuniões com os integrantes deste comitê.g. Liderar o processo de implantação do programa 5S.h. Acompanhar o desenvolvimento do programa 5S.i. Promover eventos para todos os colaboradores que estimulem a

prática do 5S.

Perfil do representante 5Sa. Pessoa comprometida com o trabalho e com a empresa.b. Ser dinâmica.c. Ter liderança.d. Possuir boa fluência verbal.e. Estabelecer boas relações sociais com os outros colaboradores.f. Ter disponibilidade de tempo.g. Gostar e acreditar na filosofia do programa 5S.h. Estar comprometido com o programa 5S e dar exemplo.

Instruções para preenchimento do plano de açãoO plano de ação deve ser preenchido pelo representante 5S juntamente com um grupo de apoio.Este registro, sendo cumprido na íntegra, facilita o controle do programa, envolve pessoas, divide responsabilidades e gera um maior comprometimento de todos.

O proprietário da empresa deve estar integrado, executando e se responsabilizando por determinadas atividades. Devemos lembrar que o comprometimento do proprietário é muito importante para a eficácia do Programa.

CabeçalhoNome da empresa.Nome do Representante 5S.Data de preenchimento.

O que fazer• Neste quadro são registradas as ações que são necessárias à implantação e manutenção do Programa 5S.Como• De que maneira serão feitas cada uma das ações propostas.Quando• Data para finalizar a execução das tarefas programadas.Quem• Nome dos responsáveis pela execução das atividades definidas.Onde• Local onde serão realizadas as atividades.

Roteiro 2

Etapas:1. Formação do Comitê2. Sondagem do ambiente 3. Planejamento do Programa*Estabelecer tempo para realização dos 3S (utilizar, ordenar e limpar); * estabelecer estratégias para envolver os profissionais;* formar grupos de ação para ajudar a implementar o plano nos intervalos, portaria, eventos;* organizar concursos para confecção de cartilhas, cartazes, slogans, logotipos, mala direta, murais e frases;* campanhas para uso de banheiros, pátios e salas de uso comum * campanhas publicitárias; * organizar teatros, gincanas ;* projetos ambientais; * passeios ecológicos, visitas à empresas, eventos; * exibir filmes ou vídeos;* convites para palestras;* oficinas;* reflexões e debates sobre valores, crenças e ética; 4. Avaliar, manter e melhorar os resultados dos 5S.

Cinco fases de implantação

1.º S - SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃOCONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".Também pode ser interpretado com Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção.

Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem, para que só se utilize oque for realmente necessário e aplicável. Por isso, é importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar as operações.É essencial saber separar e classificar os objetos e dados úteis dos inúteis daseguinte forma:

• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de trabalho.• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local de trabalho.• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco afastado do local de trabalho.• o que é usado raramente, mas necessário: colocar separado, em localdeterminado.

Roteiro 3

• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.

Vantagens:• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento,transporte e seguros.• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção.• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também osdanos a materiais ou produtos armazenados.• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas.• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal,

Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se “bloqueio de causas” ou ação preventiva.

2.º S - SEITON - SENSO DE ARRUMAÇÃOCONCEITO: "IDENTIFICAR E ARRUMAR TUDO, PARA QUE QUALQUER PESSOA POSSALOCALIZAR FACILMENTETambém pode ser definido como Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação, Limpeza.

O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizarfacilmente o que precisa e a visualização seja facilitada.Nesta fase é importante:

• padronizar as nomenclaturas.• usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão.• guardar objetos diferentes em locais diferentes.• expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio,locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc.• determinar o local de armazenamento de cada objeto.• onde for possível, eliminar as portas.• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando alocomoção no local.

Vantagens:• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc.• Menor necessidade de controles de estoque e produção.• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.• Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos oudanos a materiais ou produtos armazenados.• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhorambiente.• Melhor disposição dos móveis e equipamentos.• Facilitação da limpeza do local de trabalho.

A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser implantada com umanomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas, documentos, salas, estoques, etc e com a indicação correta do local de estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e todos devem seguir as regras.É importante fazer uma análise da situação atual da instituição, como as coisasestão organizadas e onde. Sempre que possível, deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar cada coisa.

A idéia principal nesta fase é:“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZACONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DASUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR”Também pode ser definido como Senso de Zelo.Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo e dosbenefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O ambiente limpo traduzqualidade e segurança.O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:• Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.• Evita perdas e danos de materiais e produtos.

Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a:• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usarencontre-o limpo.

• Aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira.• Definir responsáveis por cada área e sua respectiva função.• Manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível.• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário.• Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira.• Não jogar lixo ou papel no chão.• Dar destino adequado ao lixo, quando houver.

Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo, manter dados e informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental para a imagem

(interna eexterna) da empresa.

4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE E HIGIENECONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE".Também pode ser definido como Senso de Asseio e Integridade.Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige qualidade cuida também da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade

O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas:

• Ter os três S`S previamente implantados.• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão sendo aplicadosrealmente e corretamente.• Eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes oumanuseios perigosos• Humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica.

• Difundir material educativo sobre a saúde e higiene.• Respeitar os colegas como pessoas e como profissionais.• Colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega, cumprir horários, entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil,• não fumar em locais impróprios, etc.

Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e matérias de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da importância de se trabalhar num local limpo e organizado.

As vantagens são:• Melhor segurança e desempenho do pessoal.• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente.• Melhor imagem da empresa internamente e externamente.• Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho

Algumas medidas importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisos ou instruções para evitar erros nas operações de trabalho, bem como designações, avisos e identificação dos equipamentos (recursos visuais).Quando importantes, os avisos devem ser vistos à distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor.

É importante nesta fase conferir se o programa está sendo realmente implantado, verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e motivado a cumprir o programa.

5.º S - SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINACONCEITO: “Fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5’S num modo devida".

Atitudes importantes:• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.• Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5’S .• De tempos em tempos aplicar os 5’S para avaliar os avanços.É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos dainstituição, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a consciência e umconstante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência daqualidade é essencial.

Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios:• Reduz a necessidade constante de controle.• Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc.• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.• Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade decontroles, pressões, etc.

Roteiro 4

1ª etapa: Equipe de implantaçãoFormada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.

2ª etapa: PlanejamentoEquipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação,determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3ª etapa: Fotos e registrosÉ importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas,especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente porque pertencem a áreas diferentes na empresa.

4ª etapa: ReuniãoA equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.

5ª Etapa: ImplantaçãoApós esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, oprograma começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em cada fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.

6ª Etapa: AcompanhamentoA equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas deimplantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados, conforme a orientação do colaborador.

Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir asorientações. O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados, as mudanças. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio.

Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.

Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado.

A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejarreuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguidacada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivaçãoem sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempreimplantado.

Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, deve serperiódico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, aequipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as melhoras e o que aindapode ser feito.

Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um eharmonização da equipe.

Roteiro 5

Através de entrevistas, algumas informais e outras com objetivos definidos com os envolvidosna implantação do programa 5S na empresa, foi possível a coleta de dados referente a essaimplantação e o conhecimento de informações importantes para a produção do trabalho.

A empresa, através do programa 5S, objetivava um ambiente de trabalho mais adequado e acolaboração dos funcionários para tal finalidade, possuindo como meta primordial oferecerprodutos e serviços que superem as expectativas dos clientes em relação à qualidade.A busca da melhoria contínua da qualidade, de uma produção mais enxuta e de um ambientede trabalho mais agradável, foram fatores preponderantes para a implantação do programa 5S na empresa, o qual foi aplicada em todos os setores.

Como metodologia de aplicação do programa, a empresa utilizou para treinamento do gestorresponsável, uma empresa especializada em implementação de 5S.

A manutenção do programa foi feita através de inspeções de manutenção e certificação dos sensos. Para fazer tal avaliação, foi preenchida uma ficha em que constavam perguntas para cada senso de modo a quantificar a avaliação da área.

Foram elaboradas perguntas referentes a cada senso.

Para o Seiri, 1S, Senso de Organização, foram elaboradas as seguintes perguntas:

1) Existem materiais e objetos em excesso ou desnecessários no posto de trabalho (sobre as máquinas, nos armários, arquivos, gavetas e estantes)?

2) As ferramentas/equipamentos de trabalho estão em bom estado e têm fácil acesso?

3) A quantidade de armários, prateleiras, cadeiras, coletores de lixo está adequada?

4) Os materiais necessários a execução da tarefa estão disponíveis em um local designado para eles (matéria-prima, suprimentos, sobressalentes)?

5) Locais reservados para guarda de materiais estão sendo usados?

6) Existem espaços reservados para circulação e os mesmos estão desobstruídos?

7) Os quadros de avisos são adequados, na quantidade necessária e com informações claras e atualizadas?

8) Os equipamentos de segurança e emergência estão nos locais demarcados e suas inspeções estão em dia?

9) Os documentos existentes na área são de fato necessários e estão atualizados e disponíveis para consulta (normas, procedimentos)?

10) Existem impressões abandonadas nas impressoras ou nos coletores de lixo?

11) Os materiais removidos na limpeza já foram descartados?

Já para o SEITON, senso de ordenação, 2 S, foi elaborado o seguinte questionário:

1) A área de trabalho está demarcada e/ou identificada?

2) Existem tubulações/fios expostos impedindo a passagem ou possibilitando acidente? As tubulações existentes estão identificadas por cores?

3) As informações usadas na execução da tarefa estão atualizadas, disponíveis e claras para realização do trabalho?

4) É fácil a visualização de placas e avisos de segurança identificando corretamente as áreas de risco?

5) Existe material sucateado na área?

6) Objetos de uso pessoal são guardados em local especificado?

7) O espaço de circulação permite o tráfego de pessoas e equipamentos sem perigo de incidentes?

8) Os equipamentos estão identificados de forma clara e de acordo com o uso?

9) Os documentos existentes na área são de fato necessários e estão atualizados e disponíveis para consulta (normas, procedimentos)?10) Existe local definido para cada ferramenta, sendo estas identificadas e controladas?11) Painéis elétricos, quadros, extintores, equipamentos de emergência, quadros de aviso estão identificados, desobstruídos, conservados e limpos por dentro?12) Existe local adequado para o armazenamento de EPI's?13) Existe equipamento defeituoso aguardando reparo (móveis, proteções, lâmpada queimada, vazamentos, entupimentos, iluminação adequada)?14) Existem locais definidos e identificados para cada tipo de objeto nas prateleiras, armários, mesas, com pontos de reposição mínimo/máximo?15) Existe local identificado para guardar procedimentos?16) O conteúdo das pastas dos arquivos coincide com a identificação dela?17) O sistema permite identificar a falta de um material/objeto e detectar com quem está?18) Os documentos estão ordenados por assunto, aplicação, data (incluindo osarmazenados em meio eletrônico)?19) Existe identificação visível dos extintores e saídas de emergência?

Para o terceiro S, o SEISO, senso da higienização as perguntas foram:

1) Os padrões/instruções de limpeza são suficientes para orientar a manter a área higienizada?

2) Existe material disponível em local adequado para limpeza?

3) No final dos turnos de trabalho observa-se limpeza em geral e corrigem-se os pontos inadequados?

4) Os resíduos (lixos) são sempre jogados em locais adequados obedecendo àseletividade?

5) Os recipientes de lixo e as centrais de descarte são limpos regularmente?

6) Existe programação para limpeza de paredes, forro e vidraças, piso, armários está em dia?

7) As ferramentas de trabalho estão limpas ou desengraxadas?

8) Áreas externas circunvizinhas ao local de trabalho seguem os mesmos padrões internos?

9) Os documentos existentes na área são de fato necessários e estão atualizados e disponíveis para consulta (normas, procedimentos)?

10) Os banheiros são mantidos meticulosamente limpos, sendo locais dos quais os funcionários têm orgulho?

11) Há sujeira dentro dos armários, nas mesas, em cima dos móveis, nas lâmpadas, no exaustor/ventilador?

12) Existem pregos, fitas, ou buracos nas paredes?

13) Está definido um esquema de limpeza das áreas e dos equipamentos de uso comum com a freqüência e responsável desta limpeza?

14) As principais fontes de sujeira são conhecidas e controladas?

15) Existe evidência de eliminação de fontes de sujeira e contra medidas (verificar ações tomadas)?

16) Existem objetos (papel, fio dental, etc…) fora dos lixos do banheiro?

As perguntas para o quarto S, senso de padronização, SEIKETSU foram:

1) Os EPI’s estão sendo usados adequadamente e estão em conformidade de higiene?2) A higiene pessoal demonstra asseio?3) Os EPC’s estão em condições de uso e são em número suficiente?4) As normas de segurança são conhecidas pelos empregados, quando aplicável?5) De maneira geral a higiene e organização do local de trabalho é mantida diariamente?6) Existe ventilação, luminosidade e proteção acústica adequada no local de trabalho?7) A postura ergonométrica adotada pelos empregados é adequada?8) São observadas condições inseguras na área de trabalho e estas são reportadas?9) Os documentos existentes na área são de fato necessários e estão atualizados edisponíveis para consulta (normas, procedimentos)?10) Os profissionais cumprem os horários de parada e retorno ao trabalho?11) Os profissionais são pontuais quanto às reuniões programadas?12) Está definido um esquema para manutenção e organização dos armários?

13) Existe um esquema de manutenção do 5S e evidência de sua execução?14) Existem indicadores e avisos que permitam ver as condições de progresso/manutenção do 5S's na área?15) Está definido um esquema para envolvimento de novos profissionais no departamento para com o 5S?16) Assuntos de 5S são discutidos pelo menos 1 vez por semana?17) A inspeção nos equipamentos é diária, através de check-list e de acordo com as normas?18) As técnicas usadas na execução das tarefas estão previstas nos procedimentos, e estes estão disponíveis para consulta?19) Existem evidências de padronização da implantação do 5S (padronização de documentação, layout, segurança, cores de tubulações, etc…)?20) Existe documentação para assegurar a manutenção do estágio do S alcançado (ex: fotodo local identificando qual o padrão daquela área, procedimento para colocação demateriais na área)?21) Existe verificação sistemática dos procedimentos e padrões?

E finalmente, para o quinto S, senso de disciplina, SHITSUKE, as perguntas elaboradas foram:

1) Todos conhecem suas responsabilidades dos 5S's (aconselhável teste prático com profissionais novos e antigos)?

2) Os 5S's são abordados e considerados como pontos importantes no local de trabalho (checar o grau de aplicação)?

3) Existe análise de causa para o não cumprimento dos itens pendentes no mês?

4) Qual o grau de motivação dos funcionários com a prática do 5S?

A critério de pontuação cada pergunta cujo resultado fosse conforme receberia o conceito dois(valor máximo para cada pergunta). A questão em que a resposta fosse parcialmenteconforme, era atribuído o valor um. E finalmente, a questão em que sua resposta fosse nãoconforme, receberia valor zero. Caso a resposta fosse não conforme, ou parcialmenteconforme, era feito uma observação no espaço destinado na própria ficha. Aplicado oquestionário, os pontos obtidos foram somados e multiplicados pelo fator cinco,posteriormente a pontuação foi dividida pelo número de perguntas existente na ficha de cadasenso, e então obtido o valor final da avaliação da área para o seu respectivo senso.Com isso, foi possível avaliar os resultados obtidos na implantação do programa 5S naempresa. Com os critérios de pontuação, em cada senso, foi possível quantificar a avaliaçãodas áreas. Desta forma, numa escala de zero a dez pontos, para se passar para o S seguinte, aárea deveria alcançar no mínimo sete pontos no S em que se encontrava e não ter nenhum tipode Não Conformidade. Após a mudança de S, a área era avaliada nos S já conquistados paragarantir a manutenção do mesmo e também no S em que se encontrava visando melhorias domesmo.

O quinto S, tinha uma maior exigência para sua conquista. Para obtê-lo, a área deveria seravaliada mensalmente durante três meses a partir da conquista do 4º S. Porém para a conquistado último S, era necessário obter nota 10 em todas as auditorias deste período. A área nãopoderia ter observações e não conformidades durante os três meses avaliados.A pontuação apurada mensalmente era registrada, e divulgada na forma de amplos cartazesfixados nos murais informativos de cada área, de modo a facilitar a visualização e oentendimento de todos os profissionais.

Definido a implantação do programa, iniciou-se a etapa de treinamentos. O gestor preparou todo o programa de treinamento, em conjunto com a alta gerência, focada nos auditores e nos comitês que foram definidos previamente. Esses comitês tinham a função de disseminar o programa em seus setores.Inicialmente, foi enfocado o objetivo do programa, a influência do 5S no ambiente de trabalho e a importância do trabalho dos auditores para o programa. Coube a esses grupos a inspeção geral dos setores onde o programa seria implantado, bem como as anotações das falhas existentes nas áreas de trabalho.

Para os integrantes dos comitês, foram apresentadas palestras, no qual constavam asimportâncias de se eliminar o desperdício, as qualidades de um ambiente limpo e como oprograma poderia influenciar na obtenção de um ambiente de trabalho mais agradável.Para garantir a manutenção do programa 5S e as certificações dos sensos posteriores em toda a empresa, foi implementado um programa de auditorias em todas as áreas, visando ocumprimento dos conceitos de cada S de uma forma organizada e direcionada para a mudança de cultura das pessoas. Foram feitas auditorias de manutenção e de certificação.A primeira era feita mensalmente em cada área, na qual seriam avaliados os requisitos que a mesma deveria atender dentro do nível. A auditoria de certificação era solicitada peloresponsável da área, através de seu comitê. Foi obedecido um prazo mínimo de 3 meses em cada S, para concretização e sustentação dos resultados. Ao final dessas auditorias, se os auditores constatassem que a área em questão não possuía nenhuma Não Conformidade e a nota fosse superior a 7 pontos, esta área estaria pronta para passar para o S seguinte. Para o estímulo aos profissionais, a cada S conquistado a área aprovada recebeu uma premiação.

Idéias do Programa 5S:

‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”

“Os três primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases são a base para o sucesso daimplantação do programa.”

“Ordenar é identificar.”

“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”

“Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”

“Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”

“ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”

acreditando no programa 5`s

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