abertura e fechamento de malotes proposto por · 66..666.6 o processo de trabalho de movimentação...

ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTESABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES

Proposto por:Proposto por:Proposto por:Proposto por:

Chefe do Serviço de Malotes (SEMAL)

Analisado por:Analisado por:Analisado por:Analisado por:

Diretor do Departamento de Infraestrutura Operacional (DEIOP)

Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:

Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 1111 de de de de 15151515

1111 OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para o recebimento, conferência,

encaminhamento e controle do recebimento de correspondências agrupadas

(malote), originárias das unidades organizacionais (UO) prestadoras de jurisdição e

administrativas do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), do

Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria-Geral de Comunicação

e de Difusão do Conhecimento (DGCOM/DEGEA) e de outros Órgãos de Jurisdição

(Superior Tribunal de Justiça - STJ, Supremo Tribunal Federal - STF, Tribunal Regional

Federal - TRF e Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo - TJESP).

2222 CAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO ECAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIAVIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa se aplica ao Serviço de Malotes da Diretoria-Geral de

Logística (DGLOG/SEMAL) e provê orientações aos servidores das demais UO do PJERJ,

passando a vigorar a partir de 14/11/2014.

3333 DEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕES

TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

Etiqueta com Código de Barras

Etiqueta com representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos. A decodificação (leitura) dos dados é realizada pelo leitor ótico.

Correspondências Agrupadas

Reunião, em volume, de objetos da mesma ou de diversas naturezas, quando pelo menos um deles, for sujeito ao monopólio postal, remetidos a pessoas jurídicas de direito público ou privado e/ou suas agências, filiais ou representantes. (Lei nº 6.538, art. 47).

Expediente Qualquer documento protocolizado, cadastrado e sem capa.

Malote Sacas destinadas ao encaminhamento de correspondências agrupadas, que acondicionam peso de até 14,300 Kg (quatorze quilos e trezentos gramas).

Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)

Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.




AAAAto Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003to Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----024024024024 13131313 2222 de de de de 15151515

TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

Leitor ótico Dispositivo usado para identificar o número do envelope pela leitura do código de barras, impresso no mesmo.

Triagem Separar expedientes de acordo com seus remetentes e destinatários, e classificação por entrância e comarcas.

4444 REFEREFEREFEREFERÊNCIASRÊNCIASRÊNCIASRÊNCIAS

• Consolidação Normativa da Corregedoria-Geral de Justiça;

• Lei 6.538, de 22/06/1978 - Dispõe sobre os Serviços Postais;

• Ato Executivo TJ nº 4191, de 08/09/2009 - Resolve que as unidades de primeira e

segunda instância do Poder Judiciário, assim como as unidades administrativas

que dispõem do Sistema Informatizado de Encaminhamento e Recebimento de

Expedientes via malote - SISCOMA, devem movimentar seus expedientes pelo

referido sistema, vedado o encaminhamento de forma manual.

5555 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAISRAIS

FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

Diretor da Divisão de Movimentação de Expedientes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DIMEX)

• Supervisionar a tramitação de correspondências e malotes no âmbito do Poder Judiciário Estadual e nacional (malotes para Brasília-DF e São Paulo-SP).

Chefe do Serviço de Malotes da Diretoria-Geral de Logística

(DGLOG/SEMAL)

• Coordenar o recebimento e entrega de malotes;

• elaborar análise crítica e estatística do serviço de malote.

Equipe do Serviço de Malotes da Diretoria-Geral de Logística

(DGLOG/SEMAL)

• Receber, conferir, separar e classificar os expedientes remetidos/recebidos de forma manual e/ou por sistema, das UO, através do malote e, nesse caso, controlar o recebimento on-line;

• centralizar e rastrear a movimentação dos expedientes via malotes, entre as unidades organizacionais prestadoras de jurisdição e administrativas do PJERJ e, em âmbito nacional, para o STJ e STF, além do TJESP. Em grau de recurso, enviar para o TRF (2ª Região);

• encaminhar os processos desarquivados pelo





FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

DEGEA, às UO do PJERJ;

• movimentar os expedientes, diariamente, com carro próprio do TJERJ, entre as regionais da Capital (rotas 1 e 2), Niterói e São Gonçalo (rota 3) e Baixada (rota 4).

6666 CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS

6.16.16.16.1 O horário de funcionamento do SEMAL é das 8h às 19h.

6.26.26.26.2 Diariamente, SEMAL entrega os malotes aos Fóruns Regionais (rotas 1 e 2 ), Fóruns

de Niterói e São Gonçalo (rota 3) e Fóruns da Baixada (rota 4) bem como coleta as

sacas destinadas à Comarca da Capital e às Comarcas do Interior.

6.36.36.36.3 O Manual para Expedição e Recebimento de Malotes, que orienta os usuários sobre

como realizar as tarefas, está disponível na intranet, no caminho: Institucional→

Sistema Integrado de Gestão → Documentação do SIGA → Rotinas Administrativas

→ DGLOG → MAN-DGLOG-024-01.

6.46.46.46.4 O Manual do Usuário do Sistema de Controle de Malote que orienta os usuários das

unidades sobre como utilizar o sistema, está disponível na intranet, no caminho:

Serviços → Manuais dos Sistemas de Informática → SISCOMA – Sistema de Malote.

6.56.56.56.5 O Serviço de Malote recebe e envia expedientes acondicionados, de forma

agrupada, em sacas de malotes, integrando as unidades organizacionais judiciais e

administrativas do Tribunal de Justiça do RJ (TJERJ) ao Tribunal de Justiça do Estado

de São Paulo (TJESP), centralizadas pela capital São Paulo; bem como realiza o

encaminhamento de feitos da 3ª Vice-Presidência aos Tribunais Superiores em

Brasília; envia os recursos para o TRF (2ª Região) e, ainda, encaminha os processos

desarquivados pelo DEGEA às UO do PJERJ.

6.66.66.66.6 O processo de trabalho de movimentação de malotes tem início quando a equipe

recebe dos Correios as sacas de malote lacradas, os maços de processos do Arquivo

Central e as sacas de malote, através do carro para atendimento exclusivo às

regionais da capital e de modo inverso. E se finaliza com o fechamento da sacas,





contendo os expedientes recebidos no dia, sendo após entregue aos correios,

mediante recibo.

6.6.16.6.16.6.16.6.1 Todos os malotes são pesados diariamente quando chegam ao SEMAL e também

quando saem para seus destinos.

6.6.26.6.26.6.26.6.2 As balanças utilizadas para a realização das pesagens são de propriedade da

empresa contratada (contrato 003/1274/2011 com validade até 30/11/2015) para

a locação das mesmas, sendo dela também a responsabilidade de mantê-las em

perfeitas condições de funcionamento, calibradas e aferidas.

6.6.36.6.36.6.36.6.3 Através do Formulário Tabela de Verificação Preventiva Mensal da Calibração das

Balanças (FRM-DGLOG-024-04) é realizado, mensalmente, o controle de

verificação da calibração.

6.6.46.6.46.6.46.6.4 Os contatos com a empresa para a solicitação de atendimentos são feito por

telefone e/ou e-mail e registrados na planilha de Controle das Solicitações

Destinadas à Empresa Contratada para a Locação das Balanças (FRM-DGLOG-024-

05).

6.6.56.6.56.6.56.6.5 Os certificados de Conformidade/Calibração das balanças encontram-se

arquivados em pasta própria com a mesma identificação (Certificados de

Conformidade/Calibração das balanças), cujo código de registro é o 0-3-6-1c.

6.76.76.76.7 Os expedientes que se destinam às UO administrativas do TJ são entregues pelo

serviço de malote à mensageria, além dos processos de comunicação entre as

comarcas e os remetidos pelos Tribunais Superiores TRF e TJESP.

6.7.16.7.16.7.16.7.1 Da mesma forma os expedientes recebidos são separados para o trabalho dos

respectivos grupos:

1. Comarca da capital;

2. Outras comarcas;

3. Regionais (rotas 1 e 2 ),Niterói e São Gonçalo (rota 3) e Baixada (rota 4);





4. Arquivos: Central, Itaipava e Rio Bonito;

5. Tribunais.

6.86.86.86.8 Os envelopes recebidos pelo SEMAL com inconsistências são devolvidos à origem,

com preenchimento do Controle de Devolução de Documentos (FRM-DGLOG-059-

10).

6.96.96.96.9 Todas as unidades organizacionais judiciais de 1ª Instância e 2ª Instância estão

integradas ao SISCOMA.

6.106.106.106.10 As unidades organizacionais integradas ao SISCOMA devem acessar o Manual do

SISCOMA, semanalmente, a fim de obterem informações atualizadas sobre a

utilização do sistema.

6.116.116.116.11 Para os processos e expedientes recebidos do STJ, STF, TRF e TJSP, são criados

envelopes no SISCOMA para envio aos respectivos destinos.

6.126.126.126.12 Na falta de sacas para o envio de todo o expediente diário é mantido um

determinado número de sacas extras que ficam acauteladas no SEMAL para serem

colocadas no percurso, quando necessário.

6.136.136.136.13 A cada dois meses, independente de solicitação, SEMAL encaminha a todas as

comarcas, através do SISCOMA, quantidade suficiente de lacre, conforme número

disponível de sacas para remessa à Capital.

6.13.16.13.16.13.16.13.1 A quantidade suficiente de lacres é calculada, tomando por base a metade do

número de sacas de cada comarca multiplicada pelo número de dias úteis no

bimestre.

6.146.146.146.14 Registra, diariamente, no sistema, a entrada e saída das sacas na Relação de

Malotes (FRM-DGLOG-024-01).

6.156.156.156.15 Em caso de extravio, a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT) comunica,

oficialmente, o fato ao SEMAL que, de imediato, toma as seguintes providências:

a) comunica às UO originárias dos expedientes;





b) comunica à Diretoria-Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial (DGFAJ);

c) comunica à DIMEX para as providências pertinentes;

d) solicita a reposição imediata das sacas;

e) solicita o pagamento de indenização, conforme contrato em vigor;

f) procede ao cancelamento dos malotes extraviados.

6.166.166.166.16 Em caso de roubo de malote, além de todas as providências nos casos de extravio,

acima discriminadas, a ECT encaminha de forma oficial, ao SEMAL, o Registro de

Ocorrência Policial.

7777 ABRIR MALOTE ABRIR MALOTE ABRIR MALOTE ABRIR MALOTE

7.17.17.17.1 Diariamente, o SEMAL recebe os malotes encaminhados:

ViaViaViaVia ECTECTECTECT

• pelas unidades organizacionais judiciais e administrativas do PJERJ;

• pelo STF;

• pelo STJ;

• pelo TRF (2ª Região);

• pela Comarca de São Paulo.

ViaViaViaVia carro do TJ carro do TJ carro do TJ carro do TJ

• pelas Regionais da Capital;

• pela Baixada; • pelas Comarcas de Niterói e São Gonçalo;

• pelo Serviço de Mensageria da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMSG).

7.27.27.27.2 Acondiciona as sacas no espaço reservado e identificado para este fim.





7.37.37.37.3 Para cada uma das sacas de malote, o SEMAL executa o procedimento que se

segue:

7.3.17.3.17.3.17.3.1 Confere o percurso, o visor que é identificado por tarja colorida, realiza a troca

imediatamente de destino e confere as condições (integridade) da saca de malote,

sendo que nas sacas pertencentes as ROTAS realizadas pelo TJRJ, os visores não

necessitam ser invertidos.

7.3.1.17.3.1.17.3.1.17.3.1.1 Caso seja constatado que a saca se encontra em condição inadequada para uso,

procede à troca imediatamente.

7.3.27.3.27.3.27.3.2 Pesa a saca, com a finalidade de conferir se está dentro do padrão contratual (até

14,300 kg cada uma). Caso haja excedente de peso, nas sacas entregues pela

ECT, analisa o motivo e necessidade de comunicar o fato ao remetente.

7.3.37.3.37.3.37.3.3 Quanto às sacas que circulam por meio das rotas cumpridas diretamente pelo

TJRJ, é efetuada somente a pesagem.

7.3.47.3.47.3.47.3.4 Registra o número do malote e peso no FRM-DGLOG-024-01 (ECT e rotas pelo TJRJ)

e inicia a abertura, rompendo o lacre e invertendo o visor (somente ECT), para

retorno ao destinatário.

7.47.47.47.4 Abre o malote e faz a leitura ótica de cada envelope, conferindo com a respectiva

guia.

7.4.17.4.17.4.17.4.1 Caso haja divergência, aguarda a abertura de todas as sacas.

7.4.27.4.27.4.27.4.2 Caso o expediente não seja encontrado, solicita ao remetente cancelamento do

item na guia de malote.

7.57.57.57.5 Estando tudo correto, recebe a guia e realiza a triagem, separando os expedientes

em lotes destinados ao Fórum Central e às Comarcas do Interior.

7.67.67.67.6 Após, separa, em cada lote, os expedientes com código de barras (SISCOMA).

7.77.77.77.7 Encaminha os expedientes de cada lote aos responsáveis das equipes do trabalho.





Tratamento dos expedientes Tratamento dos expedientes Tratamento dos expedientes Tratamento dos expedientes destinados ao Fórum Central destinados ao Fórum Central destinados ao Fórum Central destinados ao Fórum Central ---- CapitalCapitalCapitalCapital

7.87.87.87.8 Equipe do SEMAL gera guia de integração para os expedientes, recebidos via

SISCOMA.

7.97.97.97.9 Agrupa-os em amarrados e os encaminha ao SEMSG.

Tratamento dosTratamento dosTratamento dosTratamento dos expedientes destinados às Comarcas do Interiorexpedientes destinados às Comarcas do Interiorexpedientes destinados às Comarcas do Interiorexpedientes destinados às Comarcas do Interior,,,, Fóruns RegionaisFóruns RegionaisFóruns RegionaisFóruns Regionais, , , ,

Tribunais Superiores e TRFTribunais Superiores e TRFTribunais Superiores e TRFTribunais Superiores e TRF

7.107.107.107.10 Equipe do SEMAL coloca os expedientes, recebidos via SISCOMA, no local de

triagem.

7.117.117.117.11 Verifica se os expedientes possuem vício de endereçamento.

7.11.17.11.17.11.17.11.1 Em caso positivo, devolve o expediente e a guia à UO, informando o motivo da

recusa.

7.127.127.127.12 Não havendo, coloca-os no local de triagem.

8888 FECHAR MALOTEFECHAR MALOTEFECHAR MALOTEFECHAR MALOTE

8.18.18.18.1 A equipe do SEMAL responsável pela preparação para encaminhamento retira, uma

a uma, as sacas do local de triagem.

8.28.28.28.2 Revisa o posicionamento do visor, que deve estar com o endereçamento do

respectivo destinatário à mostra. Corrige, em caso de erro, o posicionamento do

visor, identificado por tarja colorida no destino Tribunal.

8.38.38.38.3 Revisa o destinatário e prepara o ensacamento.

8.3.18.3.18.3.18.3.1 Caso o expediente esteja endereçado à outra unidade organizacional, coloca no

local apropriado.

8.48.48.48.4 Faz a triagem para separar expediente com código de barras (SISCOMA).

8.58.58.58.5 Encaminha os expedientes com código de barras para a equipe responsável pelo

registro e encaminhamento via sistema.





Procedimento Procedimento Procedimento Procedimento de envio de expedientede envio de expedientede envio de expedientede envio de expediente via SISCOMAvia SISCOMAvia SISCOMAvia SISCOMA

8.68.68.68.6 A equipe do SEMAL, responsável pelo encaminhamento dos expedientes com

código de barras, lança no sistema o código da unidade organizacional (o sistema

abre relação com todos os expedientes do destino).

8.78.78.78.7 Identifica cada expediente pela leitura dos envelopes, com o leitor ótico e caso não

faça a leitura, digita os números do código dos expedientes.

8.88.88.88.8 Caso a relação de expedientes esteja completa, lança no sistema o número da saca

do malote, para vincular aos expedientes que são imediatamente ensacados.

8.8.18.8.18.8.18.8.1 Se a relação não estiver completa, aguarda a localização do expediente com o

sistema “aberto”, fechando o envio a partir da localização do expediente faltante.

8.98.98.98.9 Terminado o registro no sistema de todos os expedientes de uma mesma unidade

organizacional, a equipe do SEMAL amarra, grampeia e ensaca, preferencialmente,

o lote de até 50 expedientes ou até o limite de 14,300 kg.

8.108.108.108.10 Encaminha o malote para o local apropriado e realiza a pesagem.

8.118.118.118.11 Verifica se as sacas obedecem ao limite estabelecido de 14,300 kg.

8.11.18.11.18.11.18.11.1 Caso ultrapassem o limite, divide em outro malote.

8.128.128.128.12 Preenche o Recibo dos Malotes Encaminhados à ECT (FRM-DGLOG-024-02) e fecha

o malote com lacre.

8.138.138.138.13 Acondiciona malote em local apropriado e disponibiliza para retirada pelo preposto

da ECT, mediante assinatura no FRM-DGLOG-024-02.

9999 RECEBER PROCESSOS DERECEBER PROCESSOS DERECEBER PROCESSOS DERECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEASARQUIVADOS DO DEGEASARQUIVADOS DO DEGEASARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COME ENVIAR PARA AS COME ENVIAR PARA AS COME ENVIAR PARA AS COMARCASARCASARCASARCAS

9.19.19.19.1 SEMAL recebe, via carro do DEGEA, processos desarquivados do Arquivo Central,

acondicionados em maços.

9.29.29.29.2 Realiza pesagem dos maços.





9.39.39.39.3 Efetua o recebimento no SISCOMA, confere e classifica de acordo com o

destinatário.

9.49.49.49.4 Distribui para as equipes responsáveis pela remessa.

9.59.59.59.5 Cada equipe separa os processos por unidade organizacional, lançando seu

respectivo código no SISCOMA.

9.69.69.69.6 Identifica cada expediente pela leitura dos envelopes, com o leitor ótico e caso não

faça a leitura, digita os números do código dos expedientes.

9.79.79.79.7 Caso a relação de expedientes esteja completa, lança no sistema o número da saca

do malote, para vincular aos expedientes que são imediatamente ensacados.

9.7.19.7.19.7.19.7.1 Se a relação não estiver completa, aguarda a localização do expediente com o

sistema “aberto”; fechando o envio a partir da localização do expediente faltante.

9.89.89.89.8 Terminado o registro no sistema de todos os expedientes de uma mesma unidade

organizacional, a equipe do SEMAL amarra, grampeia e ensaca, preferencialmente,

o lote de até 50 expedientes ou até o limite de 14,300kg.

9.99.99.99.9 Realiza a pesagem e verifica se as sacas obedecem ao limite estabelecido de

14,300kg.

9.9.19.9.19.9.19.9.1 Caso ultrapassem o limite, divide em outro malote.

9.109.109.109.10 Imprime relatório de sacas e fecha malote com lacre.

9.119.119.119.11 Acondiciona malote em local apropriado e disponibiliza para retirada pelo preposto

da ECT, mediante assinatura no FRM-DGLOG-024-02.

10101010 INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORES

NOMENOMENOMENOME FÓRMULAFÓRMULAFÓRMULAFÓRMULA PPPPERIODICIDADEERIODICIDADEERIODICIDADEERIODICIDADE

Percentual de Peso Recebido

Quantidade de peso recebido/ quantidade de peso total movimentado)* 100

Mensal

Percentual de Peso Expedido

(Quantidade de peso expedido/quantidade de peso movimentado)* 100

Mensal





11111111 GESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROS

11.111.111.111.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a

seguir:

IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO CÓDIGOCÓDIGOCÓDIGOCÓDIGO

CCD*CCD*CCD*CCD* RESPONRESPONRESPONRESPON----SÁVELSÁVELSÁVELSÁVEL

ARMAZEARMAZEARMAZEARMAZE---- NAMENTONAMENTONAMENTONAMENTO

RECUPERECUPERECUPERECUPE---- RAÇÃORAÇÃORAÇÃORAÇÃO

PROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃO RETENÇÃORETENÇÃORETENÇÃORETENÇÃO (ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO

CORRENTECORRENTECORRENTECORRENTE ---- PRAZOPRAZOPRAZOPRAZO DEDEDEDE

GUARDAGUARDAGUARDAGUARDA NANANANA UO**)UO**)UO**)UO**) DISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃO

Relação de Malotes (FRM-DGLOG-024-01)

0-6-2-2 g

DGLOG/ SEMAL

Pasta eletrônica Data

Condições apropriadas

Backup 2 anos

Eliminação na UO

Recibo dos Malotes Encaminhados a ECT (FRM-DGLOG-024-02)

0-6-2-2 g

DGLOG/ SEMAL

Pasta Data Condições apropriadas

2 anos Eliminação na UO

Tabela de Verificação Preventiva Mensal da Calibração das Balanças – FRM-DGLOG-024-04

0-3-6-1c DGLOG/ SEMAL

Pasta Número de

série da balança


2 anos Eliminação

na UO

Controle das Solicitações Destinadas à Empresa Contratada para Locação das Balanças – FRM-DGLOG-024-05

0-3-6-1a DGLOG/ SEMAL

Pasta Número de

série da balança


2 anos Eliminação

na UO

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.

Notas:

a) Eliminação na UO – procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGCOM /DEGEA – procedimentos - Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os

Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e

Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.





12121212 ANEXOSANEXOSANEXOSANEXOS

• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Abrir Malote;

• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Fechar Malote;

• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Receber Processos Desarquivados do

DEGEA e Enviar para as Comarcas.



Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-024 13 13 de 15

AAAANEXO 1 NEXO 1 NEXO 1 NEXO 1 –––– FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO ABRIR MALOTESABRIR MALOTESABRIR MALOTESABRIR MALOTES

ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES




ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ---- FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTOPROCEDIMENTO FECHAR MALOTESFECHAR MALOTESFECHAR MALOTESFECHAR MALOTES

ABERTURA E FECHAMENTO DE MALOTES




ANEXO 3ANEXO 3ANEXO 3ANEXO 3 ---- FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCASPROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCASPROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCASPROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCAS

abertura e fechamento de malotes proposto por · 66..666.6 o processo de trabalho de movimentação...

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