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A importância do planejamento para a

preservação de coleções documentais.

Ingrid Beck

Fórum Permanente de Arte e CulturaUNICAMP

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ConceitosConceitos

• Preservação - sentido geral, toda a ação que se direciona à salvaguarda das condições físicas dos materiais.

• Conservação / Restauração - intervenção na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado físico.

» impacto sobre o objeto

• Conservação preventiva - melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação.

» impacto sobre o conjunto

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A preservação documental

• Sociedade da Informação:– Importantes mudanças conceituais.– O acesso passou a ser a principal justificativa

para a preservação das coleções. – A preservação passou a ter um caráter

gerencial.

• Não se faz preservação sem planejar.

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Recomendações

• A Câmara Técnica de Conservação de

Documentos do Conselho Nacional de Arquivos -

CONARQ

preparou, em 2005, as “Recomendações para a

Produção e o Armazenamento de Documentos de

Arquivo".

• Os documentos devem ser protegidos para assegurar

sua integridade pelo período determinado para a

guarda/retenção.

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Conservação Preventiva

• Armazenamento seguro: minimiza os danos aos documentos e as perdas de informação.

• Condições ambientais e de guarda asseguram a perenidade e o acesso, independente do formato ou suporte dos documentos.

• Reformatação e migração planejada dos arquivos digitais para novas mídias.

• Salvamento das coleções em casos de desastre.

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Planejamento de Preservação

Fases:

1. Dinâmica de seleção de acervos prioritários:– Coleções prioritárias.– Áreas prioritárias

2. Levantamentos/diagnósticos:– Levantamento das condições das coleções e das

áreas de armazenamento.– Análise dos dados levantados.

3. Plano Diretor/Estratégico:– Redação do Plano.– Implementação do Plano, ações prioritárias.

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Fase 1: dinâmica de seleção

• Primeira fase do planejamento: promover una dinâmica participativa, para identificar as coleções prioritárias para a instituição.

• Participam:– Arquivistas, gerentes de coleções e de acesso,

avaliando prioridades quanto ao valor intrínseco e a freqüência de uso.

– Conservadores, microfilmadores, avaliando a fragilidade e as necessidades de preservação.

– Engenheiros de manutenção do edifício, avaliando vulnerabilidades, condições climato-ambientais e riscos para a segurança e preservação do acervo documental.

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Escalas de VALOR x USO

segundo Clive Smith VALOR :

A - Documentos de conteúdo essencial a nível probatório e de pesquisa histórico científica.

B - Documentos com informação significativa para distinta finalidade.

C - Documentos com informação útil ou complementar.

USO :A - Documentos de consulta freqüente.B - Documentos de consulta relativamente freqüente.C - Documentos de consulta ocasional.

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Graus de urgência ou prioridade (exemplo):

Graus de urgência ou prioridade (exemplo):

• AA -necessitam de atenção imediata; ex: prioridade para microfilmagem e reacondicionamento ( Prioridade 1)

• AB - necessitam de atenção para prevenir deterioração; ex: reacondicionamento ( Prioridade 2)

• AC - idem ( prioridade 2)• BA - ex: necessitam ser microfilmados (prioridade 2)• BB - ex: embalagem de proteção a médio prazo

(Prioridade a ser definida)• BC - idem (Prioridade 3)

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Fase 2: Levantamentos

• O Planejamento de Preservação pede dados quantitativos sobre:– Condições de fragilidade e degradação das coleções.– Climatologia do interior e exterior do edifício:

variações de temperatura e umidade relativa do ar, níveis de contaminação atmosférica e radiações luminosas.

– Condições do mobilário, de caixas e pastas, quanto à funcionalidade e qualidade de preservação, para cada acervo.

– Condições do edifício e fatores de risco para o acervo.

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Metodologias de levantamentoMetodologias de levantamento

• Basicamente há duas formas de pesquisa: a que avalia individualmente, item por item e a que utiliza a metodologia de amostragem aleatória.

• A pesquisa, ou levantamento, é uma etapa do planejamento que não deve demorar.

• Em coleções extensas, o método por amostragem é especialmente recomendado.

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Que método?

• La evaluación es una fase de la planificación que no debe tomar mucho tiempo.

• Para evaluar las condiciones del edificio y sus instalaciones, la investigación es individualizada sobre variados elementos, en cantidades limitadas.

• El monitoreo de las condiciones medioambientales se hace sobre un determinado espacio físico y sobre un determinado espacio de tiempo, usando dataloggers, con resultados en medianas, máximas e mínimas .

• Ya en encuestas sobre colecciones muy extensas el muestreo aleatorio es una herramienta imprescindible.

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Evaluadores

• Además de preparar las cuadrillas para las encuestas, las direcciones técnicas tendrán aun que entrenar los equipos que aplicarán las encuestas.

• El entrenamiento debe pasar el conocimiento necesario en el tema de la investigación y entrenar y llevar a cabo simulacros sobre la encuesta.

• La confiabilidad de la evaluación dependerá en grande parte de estas pruebas preliminares, y ellas deben repetirse hasta que ningún más presente dudas.

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Universos de evaluación.

• Es también importante que las muestras sean representativas de un determinado universo a ser evaluado, para resultar en datos objetivos.

• La investigación debe manejarse en separado, para cada universo de que se desea investigar, como, por ejemplo, documentos encuadernados, colecciones el papel ácido, colecciones fotográficas en color, en negro y blanco, o de películas.

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A amostragem aleatória usa amostras imparciais.

A amostragem aleatória usa amostras imparciais.

• Carl Drott adequou o método de pesquisa por amostragem aleatória às necessidades de investigação em bibliotecas, podendo ter inúmeras aplicações.Random Sampling: A Tool for Library Research, in College & Research Libraries 30 (Março de 1969) : 119-125.

• http://drott.cis.drexel.edu/

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É um método confiável ?É um método confiável ?

• Com o método de amostragem não podemos ter certeza de que os dados colhidos irão refletir exatamente o mesmo resultado que teríamos, se investigássemos a coleção inteira.

• Por esta razão precisamos trabalhar com métodos estatísticos já consagrados, nos quais a margem de acerto pode ser previamente estabelecida.

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Precisão e Tamanho da AmostraPrecisão e Tamanho da Amostra

• A amostragem aleatória permite realizar pesquisas, independente do volume total de itens, com níveis de acerto elevados.

• À medida em que se aumenta o tamanho da amostra, eleva-se a precisão dos dados.

• O tamanho da amostra é, portanto, estabelecido com base na precisão desejada.

• A precisão deve ser calculada, prevendo dois possíveis tipos de erro: tolerância e confiança.

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TolerânciaTolerância

• A Tolerância é a margem ou intervalo de confiança, também chamada de ou erro-padrão.

• Tolerância é uma medida expressa em percentuais. • Por exemplo: Pesquisando uma coleção de plantas de

arquitetura, com uma tolerância de 4%, obtivemos a resposta de que 15% das plantas excedem ao formato das mapotecas: 15 ± 4.

• Devemos considerar que entre 11(15 - 4) e 19(15 + 4) % das plantas excedem de fato às medidas das mapotecas.

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ConfiançaConfiança

• A Confiança ou nível de confiança é expresso como porcentagem e representa o quanto podemos estar seguros de que a resposta está, de fato, dentro dos limites estabelecidos pela tolerância.– Exemplo: No caso das plantas, se a confiança

for 95%, há 95% de chance, de que entre 11 e 19 % das plantas excedem ao tamanho das mapotecas.

– Isto significa que haveria apenas uma chance em 20 de de a resposta estar errada.

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Aplicando tolerância e confiançaAplicando tolerância e confiança

• Drott mostrou com a tabela a seguir, como podemos selecionar, com base nos níveis de tolerância e confiança, o tamanho da amostra.

• Na maioria das pesquisas na área de ciências humanas usa-se o nível de confiança de 95%.

• Se a esta confiança aplicamos uma margem de tolerância de 5% chega-se a um tamanho de amostra de 384 itens.

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Tabela 1 A confiança e a tolerância determinam o tamanho da amostra CONF TOL TAM CONF TOL TAM

99% ± 0,5 66.358 90% ± 0,5 27.060 ± 1,0 16.590 ± 1,0 6.765 ± 2 4.147 ± 2 1.691 ± 3 1.843 ± 3 752 ± 5 664 ± 5 271 ± 7 339 ± 7 138 ± 10 166 ± 10 68

CONF TOL TAM CONF TOL TAM

95% ± 0,5 38.416 80% ± 0,5 16.435 ± 1,0 9.604 ± 1,0 4.109 ± 2 2.401 ± 2 1.027 ± 3 1067 ± 3 457 ± 5 384 ± 5 164 ± 7 196 ± 7 84 ± 10 96 ± 10 41

Os valores desta tabela se baseiam em fórmulas derivadas do Relatório Mg-ML-100, da Community Systems Foundation, Ann Arbor, Michigan.

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Ajustando a margem de tolerância.

• Se pudermos estimar que cerca de 20 % das plantas apresentam medidas superiores ao padrão das gavetas, podemos encontrar um fator de redução para a margem de tolerância:

• Matematicamente falando, isto é estimar o desvio padrão.

• Calculando o Fator de Correção:1,0 – 0,2 = 0,80,2 x 0,8 = 0,16 0,16 x 4 = 0, 64

– Multiplicado o fator de correção pelo valor dado à margem de tolerância, no caso ± 5, teremos margem de tolerância reduzida para: 0,64 X 5 = 3,2

– A margem de tolerância passa a ser de ± 3

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http://www.surveysystem.com

http://www.surveysystem.com

Encontre o tamanho da amostra ou a margem de tolerância:

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A técnica de amostragem precisa usar uma amostra imparcial

A técnica de amostragem precisa usar uma amostra imparcial

Deve-se usar o conceito matemático de aleatoriedade.

Como podemos nos certificar de que a pesquisa é de fato aleatória?

O método faz uso de tabelas de números aleatórios. Exemplo, os números sorteados pela Loteria.

Muitos livros sobre amostragem ou estatísticas incluem tabelas de números aleatórios

Por exemplo:173493533251081831987384381849

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Aplicando o método: exemploAplicando o método: exemplo

• Um arquivista precisa levantar as necessidades de reacondicionamento de um fundo documental com 9.972 caixas, porque parte das caixas se encontra em mau estado.

• O arquivista irá trabalhar com a – Confiança de 95 % , e a – Tolerância em ± 5 %. – O tamanho da amostra, de acordo com a

Tabela 1 é de 384 itens.

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AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE ACONDICIONAMENTO

Tipo de cartão: alcalino kraft

Estado da caixa: rasgada e deformada pequena para o formato dos documentos

Estado dos documentos: bom estado amassados e/ou rasgados

Aplicador:________________________________

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Ajustando a margem de tolerância sobre um percentual estimado

Ajustando a margem de tolerância sobre um percentual estimado

O arquivista estima que não mais que 30% das caixas terão que ser substituídas, portanto irá calcular reduzir a margem de tolerância da seguinte forma:

1,0 - 0,3 = 0,70,3 X 0,7 = 0,210,21 X 4 = 0,840,84 X 5 = 3,2

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Seleção aleatória: estantes

• Há 9.972 caixas, distribuídas em 277 estantes. • Cada estante tem 6 prateleiras, e• há 6 caixas em cada prateleira.

• O arquivista escolheu a amostra de 384 caixas da seguinte maneira: 43 estantes, destas 3 prateleiras e destas 3 caixas (42x3x3 = 387 caixas).

• Para identificar as 43 estantes, retirou os 43 números abaixo, de una relação de números aleatórios com 3 dígitos :

• 387 307 276 457 287 106 975 341 573 239 546 940 • 539 143 456 191 706 223 378 982 261 684 738 830 • 502 569 571 171 309 947 865 684 674 349 347 308 • 916 792 321 988 897 267 497 .

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Seleção aleatória: estantes

• Para selecionar das 277, 43 estantes, o arquivista calculou um fator de conversão para os números aleatórios com 3 dígitos, de 001 a 277 , para encontrar os números das estantes.

• 999 / 277 = 3,6. • Dividiu cada um dos 43 números aleatórios pelo

fator de conversão. • Veja o exemplo da primeira coluna (em negrito):

• 387 / 3,6 = estante 107. • 539 / 3,6 = estante 149. • 502 / 3,6 = estante 139. • 916 / 3,6 = estante 254

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• 3 de das 6 prateleiras da estante selecionada e• 3 caixas de cada uma dessas prateleiras (também

com 6 caixas),

• Converteu uma coluna de números aleatórios de 2 dígitos em

números de 1 a 6 (não existe estante zero):• 00 a 15 em prateleira 1 • 16 a 31 em prateleira 2 • 32 a 47 em prateleira 3 • 48 a 63 em prateleira 4 • 64 a 79 em prateleira 5 • 80 a 95 em prateleira 6 • 96 a 99 exclua.

Números aleatorios Prateleira Caixa 1740 2 2 3789 3 3 7022 5 5

Seleção aleatória: pateleiras e caixas

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• Combinando todas essas regras, o arquivista encontrou a sua amostra aleatória.

• Depois de ordenar todos os números das estantes, ele retirou, sempre, a 2ª, 3ª e 5ª caixa, de cada 2ª, 3ª e 5ª prateleira, das 43 estantes selecionadas.

O levantamentoO levantamento

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• Foram tabulados, com relatórios percentuais, a saber: – 21% ± 4% de caixas de boa qualidade,

em bom estado (entre 17 e 25%) = média: 2.094 caixas.

– 79% ±4% de caixas de cartão ácido, sem qualidade de preservação (entre 73 e 83%) = média: 7.878 caixas.

• Destas, • 38% ± 4% caixas rasgadas e deformadas• 24% ± 4% caixas rasgadas e deformadas, e

ainda com medidas menores que as medidas dos documentos.

Os dados

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Informações que substanciaram a análise dos

dados• A área de aquisição informou ter adquirido

essas caixas há cerca de 6 anos. • A área de acesso assegurou que grande parcela

desta documentação é muito consultada. • A área de preservação considerou que o

papelão ondulado kraft não é adequado para a preservação dos documentos, e só foi adquirido na época porque não haviam caixas de outro cartão adequado, disponíveis no mercado.

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Informações adicionais

• O arquivista ainda considerou as informações de que as caixas de cartão ácido foram adquiridas há cerca de 6 anos.

• A área de acesso disse que grande parte desta documentação é muito consultada.

• A área de preservação considerou que o cartão ácido não é adequado para a preservação de documentos.

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O plano de ação• Para um investimento definitivo justificava-se a

substituição de todas essas caixas por novas, mais resistentes e de cartão alcalino, pois mesmo as que ainda se encontravam em bom estado deveriam apresentar problemas, em breve.

• Plano de Ação:1. Adquirir, a curto prazo, de 3.000 caixas de tamanho

padrão e de 2.000 caixas de novo padrão de formato, para abrigar adequadamente os documentos de medidas maiores.

2. Adquirir a médio prazo outras 2.000 caixas de formato padrão, para substituição, num segundo momento, das caixas de papel kraft, ainda em melhor estado.

3. Combinar as atividades de reacondicionamento com a limpeza dos documentos.

 

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Obrigada !

Ingrid Beckingridbeck@terra.com.br

Projeto CPBA:www.cpba.net