a comunicação by gpmv - a culpa é da comunicação?
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A CULPA É DA COMUNICAÇÃO?
• O não cumprimento de prazos, em projetos, tem status de uma epidemia gerencial.
• A situação é tão endêmica que projeto de sucesso é aquele que consegue ser concluído!
• Se observarmos todas as “desculpas” que damos ou recebemos pela baixa performance, a grande maioria esta vinculada a comunicação.
• Então não deve haver dúvidas, a comunicação é a vilã dos projetos?
• A resposta não é assim tão fácil, na realidade problemas com a comunicação estão mais para sintomas do que para uma causas.
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Comunicação, em síntese, é o processo pelo qual ocorrem o envio e a recpção de informações.
• No âmbito dos processos de gerenciamento do projeto, lidamos com um número reduzido de partes interessadas, digamos algo em torno de 10 a 15 elementos, ou seja, entre 45 e 105 canais de comunicação {nx(n-1)/2}.
• A partir disto podemos perceber o quão complexo pode ser o fluxo das informações.
• Mas tem algo ainda mais preocupante, projetos também possuem processos orientados ao produto, serviço ou resultado, que nada mais são do que o processamento das premissas, requisitos e objetivos, de forma a transformar o projeto em seu objetivo final, nestes processos podemos ter milhares de pessoas envolvidas, o que extrapola a 500.000 canais de comunicação!
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Uma vez comunicadas, as informações adquirem vida própria!
• Canais de comunicação representam a interação de entendimento da informação entre os vários envolvidos.
• Uma determinada informação tem interpretação distinta para cada um dos envolvidos.
• Quando esses envolvidos se interrelacionam a informação adquire vida própria e instável.
• A situação só não é ainda mais complicada, pois as variações de interpretações dentro dos grupos podem possuir baixa variabilidade (esta sim depende muito da habilidade de comunicação).
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As operações já resolveram esse problema.
• As informações geridas pelo grupo de gestão de projetos, precisam chegar ao grupo de processos orientados ao produto e aí os problemas se “exponencializam”.
• A dispersão de interpretações entre esses dois grupos aumenta significativamente, além do que a dispersão dentro do grupo orientado ao produto tende a ser bem maior do que a de dentro do grupo de gestão.
• Nas operações a exemplo dos projetos o grupo tende a ser mais heterogêneo, mas…..
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Na operações a padronização equacionou os problemas decorrentes heterogeniedade dentro e entre os grupos.
• Nas operações a partir de Taylor, Henry Ford e outros, a solução foi a de limitar as alternativas de tomada de decisões.
• Um operador, via-de-regra, opta entre agir ou não, a padronização e os procedimentos induzem a isto, ou seja, ele lida com apenas 1 bit de informação!
• Mesmo que ele tivesse 8 alternativas igualmente prováveis ele ainda assim lidaria com apenas 3 bits.
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Mas, projetos não são operações!
• Projetos são complexos ou, no mínimo, complicados. • Projetos, por definição, são customizados. • Logo, não podem ser padronizados. • Uma alternativa para que a informação não sofra
grandes metamorfoses seria vinculá-la a um cenário específico.
• A modelagem, os protótipos, as simulações, os modelos 3D, dentre outras, são ferramentas já ha muito disponíveis nesta era da informação, que muito podem auxiliar nos processos de Comunicação.
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