6 maneiras para sua reunião ser mais produtiva
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Um bom amigo meu disse uma vez: “O tempo é o bem mais valioso na vida porque é a única coisa que você não pode comprar.” Pena que este ditado não é verdade em
todos os negócios.
Quando você pensa sobre a sua semana de trabalho pode ser surpreendente, frustrante e um pouco deprimente para calcular quanto tempo você gasta em reuniões ruins. Ao longo da minha carreira, mais recentemente na Porch.com, tentei prestar atenção ao que faz grandes reuniões ótimo. É um pouco de uma arte, mas é algo que qualquer um pode dominar. Aqui estão algumas dicas para as pessoas que precisam de um pouco de ajuda.
1. Definir e enviar a agenda com antecedência.
É difícil chegar a algum lugar na vida sem um senso de direção e as reuniões não são diferentes. Antes de começar, dar às pessoas um heads-up do que vai ser coberto. Pessoas beneficiar muito por ter um sentido para onde eles estão indo. Que tipo de reunião que você quer ter? Você precisa de pessoas pronto e disposto a participar de uma grande discussão? Você está revendo seu scorecard? Se assim for, você vai olhar para as métricas vermelhos? São as pessoas responsáveis por essa discussão consciente? Ao enviar a agenda de 24 horas de antecedência você dá às pessoas uma chance de se preparar e fazer a maior parte do tempo. 2. Comece suas reuniões sobre o tempo. Esta é uma enorme mais aflição da mina. Se você não começar suas reuniões sobre o tempo, as chances são que você não vai acabar no tempo. Em seguida, a próxima reunião começa tarde. Antes que você perceba, o dia inteiro é fora da programação. Esta regra de tempo estrito precisa acontecer nos níveis mais altos da empresa. Se você pode começar na hora com a primeira reunião do dia (e respeitar o tempo do fim) você definir uma cultura onde a importância do tempo das pessoas é altamente valorizada.
3. Certifique-se as pessoas certas estão nas reuniões certas. Quantas vezes você se sentou em uma reunião que estava literalmente em pé só? Por que todas essas pessoas na sala? É importante ter as pessoas certas nos encontros certas pelas razões certas. Quando você pensa sobre o valor do tempo e as pessoas na sala, as reuniões são um esforço muito caro. Alguns pensaram em colocar a lista reunião e certifique-se todos lá tem um papel claro e propósito. 4. A reunião deve ser o comprimento certo. Eu sempre senti que grande encontro deve ser tão longo ou tão curto quanto ele precisa ser. Se você é bom sobre a definição de uma agenda com resultados claros você vai saber quando uma reunião precisa acabar. Se você pode ter feito em 28 minutos quando você pensou que precisava de 60 minutos, fantástico. 5. Dê a cada reunião um “parque de estacionamento”. O que você faz quando você está em uma reunião e vão muito fora de tópico, mas a discussão é uma boa para ter? Coloque a ideia no “estacionamento” e fazer um compromisso de rever essa ideia em uma data posterior. 6. Não terminar uma reunião sem acordo claro sobre os próximos passos.
Antes de terminar suas reuniões certifique-se de recapitular todas as ações imediatas e atribuí-los aos proprietários apropriados. A pior coisa que pode acontecer é que ninguém segue e, em seguida, você tem uma outra reunião para falar sobre o que já foi discutido.
6 maneiras para sua reunião ser mais produtiva
