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IEFP - ISG

Ficha Técnica

Colecção MANUAIS PARA APOIO À FORMAÇÃO EM CIÊNCIAS

EMPRESARIAIS

Título Aprovisionamento e Gestão de Stocks

Suporte Didáctico Guia do Formador

Coordenação e Revisão Pedagógica IEFP – Instituto do Emprego e

Formação Profissional - Departamentode Formação Profissional

Coordenação e Revisão Técnica ISG – Instituto Superior de Gestão

Autor Manuel Vilhena

Veludo/ISG Capa IEFP

Maquetagem ISG

Montagem ISG

Impressão e Acabamento ISGPropriedade Instituto do Emprego e FormaçãoProfissional, Av. José

Malhoa, 11 1099-018 Lisboa

Edição Portugal, Lisboa, Dezembrode 2004

Tiragem 100 exemplares

Copyright,2004

Todos os direitosreservados ao IEFP

Nenhuma parte deste título pode serreproduzido ou transmitido,

por qualquer forma ou processo sem o conhecimentoprévio, por escrito, do IEFP



Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador



ÍNDICE GERAL IEFP

Índice Geral

1. Objectivos Globais do Guia ........................................................................................................................... 1

2. Pré-Requisitos................................................................................................................................................ 2

3. Perfil do Formador ......................................................................................................................................... 34. Campo de Aplicação do Guia ........................................................................................................................ 4

5. Plano de Desenvolvimento do Módulo/das Unidades Temáticas ................................................................. 5

6. Orientações Metodológicas Recomendadas ................................................................................................. 8

7. Recursos Didácticos ...................................................................................................................................... 9

8. Bibliografia Recomendada ........................................................................................................................... 10

I. OS

1.

STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO ............................................................11

Resumo........................................................................................................................................... 13

2. Plano das Sessões ......................................................................................................................... 15

3. Actividades/Avaliação ..................................................................................................................... 17

4. Transparências ............................................................................................................................... 22

5. Textos Complementares para o Formador ..................................................................................... 47

II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS ....................................................49

1. Resumo........................................................................................................................................... 51



4. Transparências ............................................................................................................................... 57

5. Textos Complementares para o Formador ..................................................................................... 73

III. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS .................................75

1. Resumo........................................................................................................................................... 77



4. Transparências ............................................................................................................................... 845. Textos Complementares para o Formador ..................................................................................... 95

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador 3



IEFP ÌNDICE

GERAL

IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOS STOCKS ............................................................................ 97

1. Resumo............................................................................................................................................99

2. Plano das Sessões ....................................................................................................................... 100

3. Actividades/Avaliação ................................................................................................................... 103

4. Transparências ............................................................................................................................. 115

5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 139

V. A RECEPÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS ............................... 141

1. Resumo......................................................................................................................................... 143


3. Actividades/Avaliação ................................................................................................................... 1454. Transparências ............................................................................................................................. 148


VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA ........... 155

1. Resumo......................................................................................................................................... 157


3. Actividades/Avaliação ................................................................................................................... 162

4. Transparências ............................................................................................................................. 165


FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL .............................................................................................. 183

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ............................................................................................... 201

GLOSSÁRIO.............................................................................................................................. 203

Guia do Formando Aprovisionamento e Gestão de Stocks



APRESENTAÇÃO GLOBAL DO MÓDULO IEFP

1. OBJECTIVOS GLOBAIS DO GUIA

Este guia tem os objectivos seguintes:

Definir os pré-requisitos ou as habilitações mínimas aconselháveis para os formandos, sem asquais, seria muito difícil atingirem os objectivos de aprendizagem propostos;

Especificar as habilitações académicas, a formação específica, as competências pedagógicas e aexperiência profissional dos formadores (M/F) do módulo Aprovisionamento e Gestão de Stocks;

Apoiar os formadores na planificação e desenvolvimento das sessões;

Auxiliar os formadores na sua função de orientadores e facilitadores das aprendizagens,diversificando instrumentos e actividades, contribuindo para a motivação e orientação daaprendizagem dos formandos;

Disponibilizar informação coadjuvante que contribua para que os formandos atinjam os objectivosde aprendizagem seguintes:

Caracterizar a função aprovisionamento e demonstrar a sua importância;

Justificar o enquadramento da função aprovisionamento na estrutura organizacional;

Caracterizar a função armazenagem e enunciar os respectivos princípios e métodos de gestãoe organização;

Caracterizar a gestão e a organização administrativa dos stocks;

Reconhecer os princípios básicos da gestão económica dos stocks;

Distinguir a recepção qualitativa e quantitativa de stocks;

Caracterizar a função compras e a sua organização e gestão administrativa;

Seleccionar métodos e técnicas mais adequados e eficazes em função dos grupos alvo e dosobjectivos pedagógicos definidos.




IEFP APRESENTAÇÃO GLOBAL DOMÓDULO

2. PRÉ-R EQUISITOS

O formando deve assegurar as condições de acesso seguintes: Idade igual ou superior a 17 anos;

Habilitações escolares mínimas: 11º ano de escolaridade ou equivalente.

2 Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks




3. PERFIL DO FORMADOR

Habilitações Académicas-Formação Específica

O formador (M/F) deve estar habilitado com licenciatura ou bacharelato nas áreas da engenharia ougestão, preferencialmente com opções no ramo da produção industrial e especialização ou pós--graduação na área da gestão de materiais e da logística.

Experiência Profissional

O formador (M/F) deve possuir experiência profissional mínima de três anos em empresa produtora

ou distribuidora (de bens e/ou serviços), preferencialmente na área do aprovisionamento ou dalogística.

Certificação Profissional

O formador (M/F) deve possuir certificado de aptidão profissional emitido pelo IEFP, garantia deque possui competências pedagógicas para exercer a actividade de formação.

Outros Requisitos

O formador (M/F) deve, ainda, revelar capacidades para entusiasmar os formandos, despertando-lhes o interesse para os temas a abordar, alertando-os para os conceitos e ideias-chave dasunidades temáticas, apoiando-os em todo o processo da aprendizagem, propondo-lhes actividadespara desenvolverem em sala de aula e/ou em casa.





4. CAMPO DE APLICAÇÃO DO GUIA

Este guia destina-se a orientar a formação profissional específica na área do aprovisionamento egestão de stocks

Modalidades de Formação 2 Qualificação Inicial eProfissional

Área Profissional 19 Serviços Comerciais, Administrativos e Financeiros

Família Profissional 1 Serviços Administrativos,Contabilísticos e Financeiros

Curso de Formação 2 Técnicas Administrativas,Contabilístico-Financeiras e

de Secretariado

Saída Profissional 1

2

Técnico Administrativo

(Nível 3)

Técnico de Contabilidade(Nível 3)





5. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO MÓDULO/DAS UNIDADES TEMÁTICAS

Unidades Temáticas Objectivos Duração(horas)

1. Os Stocks e aFunçãoAprovisionamento

Distinguir os tipos de materiaisexistentes numa empresa

Definir stock e classificá-lo

Descrever o âmbito da funçãoaprovisionamento evidenciando a suaimportância

Posicionar a função aprovisionamentona estrutura organizacional da empresa

Estruturar a função aprovisionamento noâmbito do processo logístico

Caracterizar o modelo de gestão por análiseestatística de anterioridades

Caracterizar o modelo de gestão por encomenda

Caracterizar o modelo de gestão misto

5 h

2. A Gestão e aOrganização Física

dos Stocks

Descrever o âmbito e oenquadramento estrutural da gestão física dosstocks na área do aprovisionamento

Especificar os requisitos de uma gestãofísica dos stocks eficiente

Caracterizar a função armazenagem eos seus princípios gerais

Classificar os armazéns

Descrever as actividades e os principaismétodos da organização física dos stocks

8 h





3. A Gestão e aOrganização

Administrativa dosStocks

Descrever o âmbito e o enquadramentoestrutural da gestão administrativa dos stocksna área do aprovisionamento

Caracterizar a nomenclatura de um artigo dostock

Apresentar sistemas e critérios decodificação de materiais

Demonstrar a importância da formalizaçãodas especificações dos materiais do stock

Evidenciar as vantagens da normalização devariedades

Descrever um ficheiro de materiais

Distinguir modelos de controlo de existências

e de inventário

7 h

4. A GestãoEconómica dosStocks

Descrever o âmbito da gestão económicados

stocks

Explicar os conceitos fundamentais dagestão económica dos stocks

Relacionar e quantificar as variáveis-chaveda gestão económica dos stocks

Distinguir os sistemas de gestãoeconómica dos stocks

Caracterizar os métodos de aprovisionamento

Efectuar o controlo da gestão económica dosstocks

12 h

5. A RecepçãoQualitativa eQuantitativa deMateriais

Descrever o âmbito e o enquadramentoestrutural da recepção dos materiais na áreado aprovisionamento

Caracterizar as actividades e os modelosorganizacionais da recepção dos materiais

2 h





6. A Função Compras ea sua Organização eGestão Administrativa

Caracterizar o problema e osdados da compra

Descrever o âmbito e oenquadramento estrutural dafunção compras na empresa

Explicar políticas deaprovisionamento e de compras

Especificar as fases doprocesso de compra tradicional

Descrever os aspectosfundamentais da organização eda gestão administrativa dascompras

Explicar as tendênciasevolutivas da função compras

8 h

Duração Total do Módulo 42 h





6. ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS R ECOMENDADAS

O formador deve procurar alternar sessões expositivas de curta duração (cerca de 30 minutos) comactividades pedagógicas estruturantes, como resolução de exercícios práticos e análise de temasou casos em grupo, com apresentação das respectivas conclusões.

Durante cada exposição, o formador poderá ilustrar os conceitos com exemplos.

No final de cada sessão, o formador deve incentivar os formandos a resolver as questões propostasno fim de cada unidade temática do Guia do Formando, ainda não abordadas nas sessõespresenciais.

Poderá ser utilizado software específico para apoiar a aprendizagem.





7. R ECURSOS DIDÁCTICOS

Software de apoio:

GESMAT ou outro

MS OFFICE 97 ou posterior (Word, Excel, Acess, PowerPoint, Outlook)

Um PC por cada 3 ou 4 formandos com a configuração mínima seguinte:

Processador a 110 Mhz ou superior

12 Mb de RAM ou superior

Disco rígido com pelo menos 40 Mb disponíveis

Leitor de diskettes 3,5’’ e de CR-ROM ou DVD

Placa gráfica

Monitor policromático

Placa de som

Placa de rede

Sistema operativo Windows 98 ou 2000/NT

Uma impressora ligada à rede

Um vídeo-projector (datashow)

Um retroprojector (com uma lâmpada sobressalente)

Um quadro de parede e marcadores (4 cores)

Um ecran





8. BIBLIOGRAFIA R ECOMENDADA

ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mário. MICROSTOCK - Apoio à Decisão em Gestão Económica de Stocks.Lisboa, IAPMEI, 1991.

HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr.,1973, pp. 123-132.

HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977,pp. 85-96.

JESUÍNO, Jorge Correia - A Negociação: Estratégias e Tácticas. Lisboa, Texto Editora, 1996.

TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland,

1987.ZERMATI, Pierre. A Gestão de Stocks. Lisboa, Editorial Presença, 1986.




I. OS STO C K S E A F U N Ç ÃO A P R O V I S I O N A M E NTO

A P R O V I S I O N ATOE G E S T Ã OD ESTO C K S



I. OS STOCKS E A FUNÇÃO APROVISIONAMENTO IEFP

1. R ESUMO

Numa empresa pode considerar-se dois tipos de materiais: recursos materiais ( input ) e produtosacabados (output ).

Os recursos materiais podem subdividir-se em materiais consumíveis, que são objecto deprocessamento (por exemplo, matérias primas) e materiais de utilização permanente, que sãoimobilizado, não consumíveis (por exemplo, equipamento).

Define-se stock como o conjunto de materiais consumíveis armazenados e valorizados emexistências.

Neste capítulo, são, ainda, classificados os materiais de stock em matérias primas, componentes,produção em curso, semiacabados, produtos acabados, subprodutos, materiais subsidiários emateriais de embalagens (primárias, secundárias, terciárias).

Define-se como o output ou resultado de um processo o(s) produto(s) e classificam-se em benstangíveis e bens intangíveis ou serviços.

Os bens tangíveis subdividem-se em bens de consumo e bens industriais.

A função aprovisionamento compreende as operações que permitem disponibilizar em tempooportuno, na quantidade e qualidade pré--definidas, todos os recursos materiais e serviçosprovenientes do exterior da organização e necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

Depois de descrito o âmbito da função aprovisionamento e justificada a respectiva importância, sãoapresentadas alternativas de posicionamento do Departamento de Aprovisionamentos na estruturaorganizacional da empresa, como órgão autónomo na dependência da Direcção Geral ou integradonum Departamento de Logística.

O U.S. Council of Logistics Management adoptou para logística a definição seguinte: é o processoestratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitivasustentada) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagemde materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semiacabados eacabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até ao destino final(consumidores) visando maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos.

A logística pode ser considerada uma fonte de vantagem competitiva na medida em que geradiferenciação através:

Da qualidade do serviço prestado aos clientes;

Do planeamento global e integrado de cada negócio que permite optimizar objectivosestratégicos a alcançar;

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I

13



IEFP I. OS STOCKS E A FUNÇÃOAPROVISIONAMENTO

Da selecção criteriosa de fornecedores e contratação adequada;

Da gestão optimizada da entrada e saída de materiais/produtos;

Da gestão optimizada dos transportes e das movimentações dos materiais/produtos.

Um sistema logístico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxosmateriais e informacionais.

A gestão de stocks determina quando e quanto se deve encomendar de cada artigo do stock .

Relacionados com a gestão de stocks estão três factores importantes, a saber:

Conceito de procura, como origem das necessidades de materiais;

Conceitos de custos, nomeadamente, os seguintes:

- Custo de posse,

- Custo de efectivação das encomendas,

- Custo de aquisição,

- Custo de rotura de stock .

Conceito de prazo de aprovisionamento ou de disponibilização do material. Relativamente aos

modelos de gestão de aprovisionamento são caracterizados os seguintes: Modelo push de gestão

por análise estatística, que calcula necessidades logísticas independentes; Modelo pull de gestãopor encomenda, que calcula necessidades logísticas dependentes, e está

normalmente integrado numa filosofia de gestão global JIT;

Modelo misto de gestão MRP, que recorre ao cálculo de necessidades logísticasindependentes, para horizontes temporais de médio prazo, e de necessidades dependentespara horizontes de curto prazo.

JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no mercado, cujo princípiofundamental é "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquela produção”.

A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes:Zero existências em armazém;

Zero defeitos durante a fabricação;

Zero avarias dos equipamentos em produção;

Zero acidentes com o pessoal;

Zero atrasos e prazos curtos;

Zero papel em circulação;

I14 Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks




2. PLANO DAS SESSÕES

Conteúdo Metodologia Duração

(minutos)1. Tipos de

materiais

2. Classificação destocks e deprodutos

Exposição:

Introduzir os conceitos de materiais e de stock

(transparências 1.1., 1.2)

Apresentar a classificação de stocks e deprodutos através de exemplos (transparências 1.3, 1.4)

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, debatem asvantagens e inconvenientes da constituição de cada tipode stock .

As conclusões dos debates são apresentadaspelo porta-voz de cada grupo.

30 min

3. Âmbito dafunçãoaprovisionamento

4. Importância doaprovisionamento

5. Relação dafunçãoaprovisionamento com oprocessologístico

Exposição:

Apresentar o âmbito da função aprovisionamentorelacionado com o conceito de necessidade(transparência 1.5)

Evidenciar a importância da função aprovisionamento(transparência 1.6)

Integrar a função aprovisionamento no processologístico (transparências 1.7, 1.8, 1.9, 1.10)

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem oprocesso logístico como fonte de vantagem competitiva

As conclusões dos debates são apresentadaspelo porta-voz de cada grupo.

30 min


15




6. A funçãoaprovisionamento e a

estruturaorganizacional

Exposição:

Apresentar organogramas alternativos evidenciando alocalização da função aprovisionamento na estrutura

organizacional (transparências 1.11, 1.12) Evidenciar os vários órgãos estruturais da áreaaprovisionamento (transparência 1.13)

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem asvantagens e inconvenientes das diferentes soluçõesorganizacionais apresentadas

As conclusões dos debates são apresentadaspelo porta--voz de cada grupo.

30 min

7. Âmbito dagestão destocks

Exposição:

Apresentar o âmbito da gestão de stocks e osrespectivos factores a considerar (transparências 1.14. a1.18)

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, identificam os trêsfactores a considerar na gestão de stocks e a respectivaimportância

As conclusões dos debates são apresentadas peloporta--voz de cada grupo.

30 min

8. Necessidadeslogísticas emodalidadesde gestão deaprovisionamento

Exposição: Distinguir os tipos de necessidades e exemplificar

(transparências 1.19 a 1.21) Caracterizar, sumariamente, os três modelos de

gestão de aprovisionamento:Push ou por análise estatísticaPull ou por encomendaMRP ou misto(transparências 1.22 a 1.25)

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem asvantagens e limitações da filosofia de gestão JIT ( just--in-time)

As conclusões dos debates são apresentadas peloporta-

-voz de cada grupo.

30 min

Total 5 horas





3. ACTIVIDADES/AVALIAÇÃO

Exercício 1

Distinga materiais consumíveis, materiais de utilização permanente e mercadorias

Resolução:

Materiais consumíveis que são objecto de processamento interno na empresa tais como: matériasprimas, materiais subsidiários, material de embalagem.

Materiais de utilização permanente que são imobilizado, ou seja, materiais que não são consumidosno processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vários ciclos de transformação.

Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, não estandosujeitos a qualquer transformação dentro da empresa.

Exercício 2

Distinga bens tangíveis e intangíveis

Resolução:

Bens tangíveis são aqueles que têm presença física, que possuem corpo.

Bens intangíveis são aqueles que não têm presença física, que não possuem corpo.

Exercício 3

Indique os objectivos da função aprovisionamento

Resolução:

A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que permitem pôr àdisposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos osrecursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

Para além das actividades de selecção e qualificação de fornecedores, de negociação, decontratação e de compra de recursos materiais e serviços, de gestão de stocks, a funçãoaprovisionamento ainda inclui nas suas atribuições: a recepção de materiais, a armazenagem, oaviamento de requisições e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obrasou a expedição para subempreiteiros.


17




Exercício 4

Descreva uma cadeia logística externa

Resolução:

Venda dematerial

Expediçãode material FORNECEDOR

PRODUTOR

Compra dematerial

Transportede material

Recepção Armazenagem Transform.de material

Depósito deproduto

Expediçãode produto

GROSSISTA

Compra deproduto

Transporteprimário

Recepção Armazenagem Venda deproduto

Picking Expedição

RETALHISTA

Compra deproduto

Transportesecundário

Recepção Retém Ponto deVenda

CONSUMIDOR

Exercício 5

Indique as atribuições principais da função aprovisionamento

Resolução:

O Programação estabelece as ligações ao Planeamento Geral de Operações (ver Figura I.1) edisponibiliza informação relativa a quantidades necessárias e prazos, aos outros órgãos doDepartamento de Aprovisionamentos;

A Contratação pesquisa o mercado, avalia e selecciona os fornecedores, com quem estabelececontratos de fornecimento, após negociação;





A Gestão de Materiais determina quanto e quando encomendar e mantém actualizado o inventário(gestão económica e administrativa);

As Compras processam as encomendas e asseguram o cumprimento dos contratos com osfornecedores;

A Recepção e Armazenagem asseguram a gestão e organização física dos materiais.

Exercício 6

Explique a incidência da procura no ciclo de vida de um produto

Resolução:

Procura aleatória - quando as vendas são dispersas no tempo e nos pontos de venda, não sepodendo encontrar qualquer modelo estatístico que as reproduza. Este comportamento dasvendas é típico quando o produto se encontra na fase de lançamento do seu ciclo de vida.

Procura uniforme - quando já é possível definir um modelo estatístico que mostre aevolução das vendas no tempo. Neste tipo de procura pode distinguir-se três categorias:

De tendência crescente - as vendas encontram-se em ascensão progressiva,característica de um produto em fase de crescimento do seu ciclo de vida;

De tendência constante - as vendas encontram-se estabilizadas, com pequenasoscilações, o que permite prever o seu comportamento temporal com elevada fiabilidade.

Esta constância comportamental é sintomática quando os produtos atingem a fase dematuridade do ciclo de vida;

De tendência decrescente - as vendas encontram-se em queda nítida, o que identificaclaramente a fase de declínio de um produto.

Exercício 7

Identifique os diferentes tipos de custos associados à gestão de stocks

Resolução:

O custo de posse (Cp) que é o custo associado à manutenção do stock ;

O custo de efectivação das encomendas (Ce) que é o custo administrativo do processamentodas encomendas de um artigo;

O custo de aquisição do material (Cm) que é o custo do material, encomendado ao exterior, àentrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, );

O custo de fabricação (Cf) que é o custo do material encomendado internamente, através de

ordem de fabrico;


19




O custo de rotura de stock (Cr) que é o custo associado a uma solicitação ou requisição dematerial de stock , não atendida totalmente pelo armazém

Exercício 8

Distinga necessidades logísticas dependentes e independentes

Resolução:

Necessidades Dependentes

Há casos em que a empresa recebe encomendas de quantidades bem determinadas de produto(s)acabado(s) com prazo(s) de entrega definidos ou satisfaz cadernos de encargos, ou ainda como nocaso do exemplo da fábrica de jantes, em que de início são conhecidas as quantidades do produtoa fornecer e a cadência de entrega, verifica-se que as necessidades resultam directamente daprocura.

Assim, podemos definir:

Necessidade Dependente - Toda a necessidade logística a jusante do circuito material,perfeitamente determinada e resultante de:

Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos.

Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadência de entrega determinada.

Encomenda(s) de produto(s) cuja especificação e prazo de entrega são fixado(s) (segundocaderno de encargos).

Necessidade Independente

Há casos em que as necessidades logísticas têm origem em valores aleatórios, como os dadosresultantes das análises estatísticas de vendas, e são para utilização posterior com o prazo deutilização indeterminado.

É o que acontece nos armazéns de Aprovisionamento, cuja existência resulta de uma gestão destocks, baseada em previsões de consumo considerado aleatório.

Também, na definição de quantidades de material a fabricar, em que a única base de cálculoprevisional é o conhecimento da procura do produto e da evolução das vendas que indica em quefase do ciclo de vida se encontra.

Assim, podemos definir:

Necessidade Independente - Toda a necessidade logística a jusante do fluxo material,resultante de previsão estatística, baseada em históricos, ou no conhecimento da procura doproduto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização indeterminado.





Exercício 9

Explique porque se considera o modelo MRP um modelo misto

Resolução:

O modelo misto também designado modelo de gestão MRP (Material Requirements Planning ) foidesenvolvido, na década de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao cálculo denecessidades logísticas independentes para um horizonte temporal de médio prazo e denecessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.


21




IEFP I. OS STOCKS E A FUNÇÃO

APROVISIONAMENTO

4. TRANSPARÊNCIAS

TIPOS DE MATERIAIS

Materiais de input ou recursos materiais

Materiais de output ou produtos acabados

1.1

I




NOÇÃO DE STOCK

Stock ou stocks é o conjunto de materiais consumíveis ou de mercadoriaisacumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos

próxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quandonecessário. São os elementos patrimoniais classificados e valorizadosem existências.

1.2

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I 23




APROVISIONAMENTO

Matérias-primas

Componentes

CLASSIFICAÇÃO DOS STOCKS

Produção “em curso”

Semi-acabados

Produtos acabados

Subprodutos Materiais subsidiários

Materiais de embalagem

1.3



24 Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de StocksI




CLASSIFICAÇÃO DOS PRODUTOS

- Bens não duradouros

- Bens de Consumo

- Bens duradouros

Bens Tangíveis

- Matérias-primas

- Bens Industriais - Componentes

- Subconjuntos

- De suporte

Bens Intangíveis ou Serviços

1.4






APROVISIONAMENTO

FUNÇÃO APROVISIONAMENTO

A função aprovisionamento compreende o conjunto de

operações que permitem pôr à disposição da empresaem tempo oportuno, na quantidade enaqualidade definidas, todos os recursos materiais e

serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo.

1.5

I




IMPORTÂNCIA DO APROVISIONAMENTO

Gerardiferenciação face à concorrência, através de uma selecçãocriteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos

fornecimentos e serviços prestados; Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e

serviços) fornecidos através de contratação adequada, de gestãoeconómica dos stocks, de armazenagem e expedição convenientes.

1.6


27





APROVISIONAMENTO

LOGÍSTICA

Logística é o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelosclientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em queacrescenta diferenciação, aumenta a produtividade ea rendibilidade) deplaneamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos earmazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção emcurso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada,desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visandomaximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos.

1.7

I




LOGÍSTICA DE INPUT E DE OUTPUT

Planeamento Global do Negócio

Planeamento Geral de Operações

Programação do Aprovisionamento

Programação daProdução

Programação daDistribuição

Compra Transporte Armazena

-gem

Processos

Produtivos

Armazena

-gem

Transporte Venda

LOGÍSTICA DE ENTRADA (Input) LOGÍSTICA DE SAÍDA (Output)

1.8


29




APROVISIONAMENTO

FORNECEDOR

CADEIA LOGÍSTICA

Venda dematerial

Expediçãode material

PRODUTOR

Compra dematerial

Transportede material Recepção

Armazenagem Transform.de material

Depósito deproduto

Expediçãode produto

GROSSISTA

Compra deproduto Transporteprimário

Recepção Armazenagem Venda deproduto

Picking Expedição

RETALHISTA

Compra deproduto

Transportesecundário

Recepção Retém Ponto deVenda




CONSUMIDOR

I




FLUXOS NA CADEIA LOGÍSTICA

1.9

ORIGEM(Fornecedores)

CADEIAINTERNA(Produtor)

CADEIA EXTERNA(Intermediários)

DESTINO(Consumidores

)

FLUXOS DE INFORMAÇÃO

FLUXOS DE MATERIAIS/PRODUTOS

FLUXOS FINANCEIROS

Aprovisi



onamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I 31



TES. S. ADM.

1.11



APROVISIONAMENTO

O DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA DEPENDE DA DIRECÇÃOGERAL

DIRECÇÃOGERAL

DP.

COMERCIAL

DP.

LOGÍSTICA

DP.

TÉCNICO

DP. ADMINIST.FINANCEIRO

MARKETING VENDAS APROVISION. DISTRIBUIÇ. CONCEPÇ. FABRIC. CONT.

I




O DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMENTO DEPENDE DADIRECÇÃO GERAL

DIRECÇÃO

GERAL

DP.

COMERCIAL

DP.

APROVISIONAM.

DP.

TÉCNICO

DP.

ADMIN./FINANC.

1.12


33





APROVISIONAMENTO

ESTRUTURA DO ÓRGÃO DE APROVISIONAMENTO

APROVISIONA-MENTOS

Programação

Contratação Gestão de

MateriaisCompras Recepção e

Armazenagem

1.13

I




ÂMBITO DA GESTÃO DE STOCKS

A função gestão de stocks tem como principais atribuições:

A determinação das quantidades óptimas a encomendar para a constituição ou para a renovação dos stocks;

Estabelecimento das datas e da cadência segundo a qualconvém efectuar essa determinação;

A organização administrativa e física dos stocks.

1.14Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I

35





APROVISIONAMENTO

FACTORES A CONSIDERAR NA GESTÃO DE STOCKS

A procura

Os custos

Os prazos

1.15I




CONCEITO DE PROCURA

Procura é a expressão dinâmica de um mercado que

corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos

consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.

1.16Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador I

37





APROVISIONAMENTO

OS CUSTOS ASSOCIADOS À GESTÃO DE STOCKS

O custo de posse (Cp);O custo de efectivação de encomenda (Ce);O custo de aquisição do material (Cm);O custo de fabricação (Cf);O custo de rotura de stock (Cr).

1.17

I




PARCELAS DO PRAZO DE APROVISIONAMENTO

O prazo administrativo de preparação e lançamento da

encomenda;

O prazo de recepção pelo fornecedor;

O prazo de entrega do fornecedor;

O prazo de recepção e armazenagem na empresa.

1.18


39




I. OS STOCKS E A FUNÇÃO

NECESSIDADES LOGÍSTICAS

Necessidadematerial ou

logística - É toda a solicitaçãode serviço, que visa satisfazer

de naturezaquantitativa,

IEFP

qualitativa etemporalmente, qualquer requisito de carência a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivoorganizacional.Estas necessidades logísticas podem ser de dois tipos:Necessidades dependentesNecessidades independentes

1.19

I




NECESSIDADE DEPENDENTE

Necessidade Dependente - Toda a necessidade logística a jusante do circuito material, perfeitamente determinada eresultante de:Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) deentrega bem definidos.

Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadênciade entrega determinada.

Encomenda(s) de produto(s) cuja especificação e prazo deentrega são fixado(s) (segundo caderno de encargos).

1.20





APROVISIONAMENTO

NECESSIDADE INDEPENDENTE

Necessidade Independente - Toda a necessidade logística a jusante do fluxo material, resultante de previsão estatística,

baseadaem históricos, ou no conhecimento da procura do

produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização

indeterminado.

I

42 Guia do Formador




MODELO DE GESTÃO POR ANÁLISE ESTATÍSTICA OUMODELO PUSH

Neste modelo de gestão, as previsões de consumos são

calculadas a partir da análise estatística de dados históricos ouanterioridades e o cálculo das necessidades logísticas sãoindependentes.Este modelo pode aplicar-se quando:

A procura é uniforme;O contexto ou ambiente externo (macro e microambiente) érelativamente estável;

A especificação do(s) produto(s) está bem definida eestabilizada;

A produção é contínua (flow production) ou por lotes (batch production).

1.22


43




APROVISIONAMENTO

MODELO DE GESTÃO POR ENCOMENDA OU MODELO PULL

Neste modelo o cálculo das necessidades logísticas sãodependentes.Este modelo pode aplicar-se quando:

A especificação do(s) produto(s) está bem definida, emboraadaptada à exigência específica do cliente;

A produção é por encomenda ( job production).

I

44 Guia do Formador




GESTÃO JITJIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestão global, centrada no

mercado, cujo princípio fundamental é “produzir quando eapenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar

quando e apenas o necessário e suficiente para garantir aquelaprodução”.

A gestão JIT propõe-se alcançar os 6 objectivos seguintes:Zero existências em armazém; Zerodefeitos durante a fabricação;Zero avarias dos equipamentos em produção;

Zero acidentes com o pessoal;Zero atrasos e prazos curtos;Zero papel em circulação;

1.24


45




APROVISIONAMENTO

MODELO MISTO OU MODELO MRP

Este modelo considera-se misto porque recorre ao cálculo

de necessidades logísticas independentes para

um horizonte temporal de médio prazo e

de necessidades dependentes para

um horizonte de curto prazo.

1.25




I




5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR

Artigos da revista Executive Dugest

Artigos da revista Foco

Artigos da revista Exame


47



I I. A G E S T ÃO E A O R G A N I Z A Ç ÃO F Í S I CA D OS STO C K S




II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS STOCKS IEFP

1. R ESUMO

À gestão material dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os stocks,desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência,isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.

Os requisitos de uma gestão física dos stocks eficiente são garantir o bom funcionamento darecepção, a adequação dos meios de movimentação, a especificidade das instalações e doequipamento de armazenagem, a desburocratização administrativa e as condições de higiene esegurança das instalações.

À função armazenagem compete preservar os stocks e assegurar o aviamento nas melhorescondições de segurança e rapidez.

Os dois princípios gerais da armazenagem são o do local pré--definido e o do local disponível ,

havendo a necessidade de registo e controlo rigoroso da localização dos materiais, no caso de seadoptar o segundo princípio.

Os armazéns podem ser industriais, de distribuição ou entrepostos e os espaços podem ser cobertos ou não.

As principais actividades da organização material dos stocks são a movimentação, a arrumação, aconservação, a protecção, o aviamento de requisições ou de ordens programadas, a expedição e osaneamento de existências.

São enunciados procedimentos, métodos, técnicas e regras correntemente adoptados, para facilitar o trabalho e reduzir o custo logístico da armazenagem. Por exemplo, para facilitar a localização dos

stocks, são apresentados os métodos da quadrícula e dos corredores.

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II

51



IEFP II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA

DOS STOCKS


Conteúdo Metodologia Duração(minutos)

1. Âmbito eenquadramentoestrutural dagestão físicados stocks

Exposição:

Apresentar o âmbito e as atribuições da gestão físicados

stocks (transparências 2.1. a 2.6)

Apresentar estruturas organizacionais alternativas paraa gestão física dos stocks.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, debatem asvantagens e limitações de diferentes modelos

organizacionais e enquadramentos estruturais erespectivas implantações físicas


-voz de cada grupo.

30 min

2. Gestão físicados stockseficiente

Exposição:

Enunciar e justificar os requisitos de umagestão eficiente da recepção, da

movimentação, do armazenamento, dalocalização, do aviamento e da expedição de materialde stock (transparência 2.7)

Apresentar uma política de higiene e segurança eprocedimentos para reduzir riscos, exemplificando.

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, elaboramproposta com medidas que promovam a melhoria daeficiência eda segurança na função e áreas de armazenagem

As propostas dos grupos são apresentadaspelos respectivos porta-voz.

30 min

3. Âmbito eprincípios da

armazenagem

Exposição:

Apresentar o âmbito da função armazenagem(transparências 2.4 e 2.5)

Justificar os dois princípios gerais dearmazenagem, através de exemplos práticos(transparência 2.8 e 2.9).

30 min

II52 Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks




Os formandos, reunidos em grupos, debatem osfactores que condicionam a selecção do método dearmazenagem


30 min

4. Equipamentoutilizado emarmazéns

Exposição:

Caracterizar os diversos tipos de equipamento, taiscomo, meiosde movimentação

(empilhadores específicos, transportadorescontínuos, gruas e pontes rolantes, AGV,...) e meios de contenção (estruturas de paletização,carrosséis, soluções drive-in, ...) (transparência 2.12).

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, devem procurar

relacionar os tipos de equipamento com os tipos deproduto a armazenar e com as soluções LIFO ou FIFO


30 min

5. Arrumação elocalização deartigos emarmazém

Exposição:

Apresentar o âmbito da arrumação dosarmazéns, respectivos critérios, considerando a unidadede trabalho do armazém e exemplificando (transparência2.13)

Apresentar os métodos de localização através deexemplos práticos (transparência 2.14).

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, devem estabelecer códigos de localização de artigos em armazém, segundoos dois métodos apresentados pelo formador

Os códigos estabelecidos são apresentados pelo porta--voz de cada grupo.

30 min

6. Conservação eprotecção dos

materiaisarmazenados

Exposição:

Apresentar o âmbito da conservação de materiais

(transparência 2.15) Especificar e exemplificar tipos de conservação.

30 min


53




DOS STOCKS

Os formandos, reunidos em grupo, devem procurar relacionar acções de conservação com medidas deprevenção e segurança de armazenagem

As conclusões do trabalho dos grupos sãoapresentadas pelos respectivos porta-vozes.

30 min

7. Saneamento deexistências

Exposição:

Apresentar o âmbito da actividade de saneamento deexistências (transparência 2.16)

Demonstrar, através de exemplos práticos, asvantagens do saneamento de existências.

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatemos critérios para classificar artigos do stock comomonos a abater


30 min

Total 8 horas






Exercício 1

Indique as principais atribuições da gestão física dos stocks

Resolução:

A gestão física dos stocks tem como principais atribuições:

Recepcionar os materiais aprovisionados;

Armazenar e conservar os stocks;

Aviar ou expedir os materiais armazenados.

Exercício 2

Indique vantagens e limitações do armazém caótico i. e. com um sistema de armazenagem semlugar pré-definido

Resolução:

Este sistema obedece ao princípio de “seja qual for no sítio disponível”. Nos espaços livres podecolocar-se qualquer material, não existindo lugares marcados, mas critérios gerais delocalização.

Vantagens:

- Aproveitamento máximo dos espaços;

- Facilita a operação de arrumação dos materiais.

Inconvenientes:

- Exige registo e controlo rigoroso da localização dos materiais (armazém “inteligente”);

- Pode aproximar materiais incompatíveis ou que se contaminem, se não forem cumpridosdeterminados procedimentos.

Nota:

Este tipo de armazenagem é frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras,que em princípio só entram em armazém uma vez (encomenda e recepção únicas), embora,possam sair em parcelas, mas, até esgotar a quantidade em stock .


55




DOS STOCKS

Exercício 3

Explique a unidade de trabalho de um armazém

Resolução:

Define-se:

Unidade de trabalho característica dos armazéns como o produto (aritmético) = tonelada xmetro.

Note-se a correspondência desta medida com a do trabalho humano, por exemplo: hora x homem.

Exercício 4

Exemplifique um código de localização de armazenagem

Resolução:

Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém deProdutos Químicos:

Q B03 2

Posição 2

Prateleira B

Estante 03

Armazém de Produtos Químicos

Exercício 5

Indique critérios para saneamento de existências

Resolução:O saneamento de existências tem por objectivo a constante actualização e adequação dasexistências às necessidades do processo produtivo na óptica da maior rendibilidade.

O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de material excedentário oude monos que ocupam espaços, representam valor e constituem encargos logísticosdesnecessários que urge liquidar.

Saneamento de Existências - É a actividade que consiste na análise periódica dos artigosexistentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades.





4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Física dos Stocks

À gestão física dos stocks compete assegurar que asoperações realizadas com os materiais, desde a sua entrega na

empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com

eficiência, isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.

2.1Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador II

57





DOS STOCKS

ATRIBUIÇÕES DA GESTÃO FÍSICA DOS STOCKS

A gestão física dos stocks tem como principais atribuições:Recepcionar os materiais aprovisionados;



2.2

II




Âmbito da RECEPÇÃO DOS MATERIAIS

À função recepção dos materiais compete assegurar a

conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com osrequisitos expressos nas respectivas encomendas e com a

legislação e regulamentação aplicáveis.

2.3


59





DOS STOCKS

Âmbito da Função Armazenagem

À função armazenagem compete preservar em boas condições os

materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas

melhores condições de segurança.

2.4

II




Aviamento É a actividade de entrega do material requisitado no armazém ou o

encaminhamento para o local de utilização, em conformidade coma programação.

Pode considerar-se três tipos de aviamento:

- Eventual

- Programado

- Urgente

2.5


61





DOS STOCKS

Expedição

É a actividade que assegura as boas condições de

acondicionamento do material durante o transporte,assim como o

carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado.

2.6

II




Requisitos de uma Gestão Física dos Stocks Eficiente

Proporcionar as condições materiais adaptadas à recepção

Dispor de meios adequados de movimentação e transporte interno Dispor de meios e espaço

devidamente adequado ao armazenamento e guarda Possibilitar e facilitar a saída rápida dos artigos do armazém Prever, organizar e manter a segurança de pessoas e bens

2.7


63





DOS STOCKS

Princípios Gerais de Armazenagem

Há dois princípios gerais a que correspondem dois tipos básicos dearmazenagem, que podem coexistir num mesmo armazém:

Armazenagem com lugar pré-definido,

→ Princípio: “Um lugar para cada coisa e cada coisano seu lugar”.

Armazenagem sem lugar pré-definido.

→ Princípio: “Seja qual for no sítio disponível”.

2.8

II




FACTORES CONDICIONANTES DO MÉTODO DEARMAZENAGEM

Rotatividade dos materiais;Volume e peso a movimentar;Valor dos materiais;Ordem de entrada/saída;

Acondicionamento e embalagem;Fragilidade/robustez dos materiais;Perecividade dos materiais.

2.9


65





DOS STOCKS

Categorias de Armazéns

Armazéns Industriais

Armazéns de Distribuição

Entrepostos

2.10

II




Tipos de Armazéns

Armazéns cobertos

Parques

Áreas livres

2.11


67





DOS STOCKS

Armazém

É todo o espaço coberto ou descoberto, adequado eresponsabilizado, para a arrumação em boas condições deconservação e ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros- necessários ao circuito produtivo, o qual dispõe de todo oequipamento apropriado à:Movimentação - meios de manobra ou de transporte, com a máxima

segurança e eficiência,Contenção - estruturas e receptáculos adequados para guardar os

materiais com o mínimo risco de deterioração e a máximafacilidade de acesso.

2.12

II



II. A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS IEFP

Arrumação

É a actividadedos materiais

que consiste na disposiçãonos dispositivos ou nos

racional e criteriosalocais próprios do

armazém.

2.13


69





DOS STOCKS

Métodos de Localização

Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizar-

se um dos métodos seguintes:

Método da quadrícula

Método dos corredores

2.14

II




Conservação

Consiste na preservação da qualidade dos materiais armazenados,

assegurando que ao serem utilizados estão em perfeitas condições,mantendo intactos todos os seus atributos, como as características

físico-químicas, as formas e as dimensões.

2.15


71





DOS STOCKS

Saneamento de Existências

É a actividade que consiste na análise periódica dos artigos

existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que

revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às

necessidades.

2.16

II









73



I I I. A G E S T ÃO E A O R G A N I Z A Ç ÃO A D M I N I S T R AT IVA D OS STO C K S




III . A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP

1. R ESUMO

À gestão administrativa dos stocks compete conhecer, permanentemente, quais os materiaisarmazenados, os respectivos movimentos de entrada e saída de armazéns e as quantidadesexistentes em unidades físicas e monetárias dos stocks.

Neste capítulo evidencia-se a importância de manter actualizado um conjunto de dados relativos acada artigo do stock , nomeadamente, os seguintes:

Designação,

Codificação,

Especificação,

Unidades de compra e deutilização,

Quantidades entradas e saídas e respectivas datas demovimento,

Último preço de custo unitário e custo médioponderado,

Saldo em quantidade evalor.

Depois de definidos os sistemas de codificação dos materiais: numéricos, alfabéticos, alfa-

numéricos e de barras; é exemplificado um código numérico com cinco campos para identificar otipo de material de stock , a classe, a família, o número de ordem e um algarismo de controlo(checkdigit ).

A especificação de um material é o conjunto de atributos ou características, que permite distinguir omaterial e conferir-lhe aptidões de utilidade.

Uma empresa deve normalizar os materiais de stock reduzindo a respectiva variedade.

A empresa deve manter um ficheiro de materiais adaptado às suas necessidades de gestão eactualizado, se possível, em tempo real.

O controlo dos stocks em quantidades físicas pode efectuar-se através de inventários e, nestecapítulo, compararam-se três tipos de inventários:

Inventário permanente, obtido a partir do ficheiro de materiais, que permite conhecer o stock de cada artigo, em tempo real.

Inventário programado, que permite conhecer, por artigo do ficheiro, para um certo horizontetemporal e por cada período de controlo, o stock teórico e o disponível teórico.

Inventário físico, que permite manter controlados os stocks em armazém, com baseem contagens físicas.

O controlo de existências em valor monetário pode obter-se através da Contabilidade Geral.Segundo o POC, a classe 3 serve para registar a movimentação de contas de existências que visa,essencialmente dois objectivos:

Conhecimento do valor dos stocks. Apuramento do resultado nas vendas ou na produção.

Tais objectivos podem atingir-se através de dois sistemas

informativos: Sistema de inventário permanente.

Sistema de inventário intermitente.



Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador III

77



IEFP III . A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃOADMINISTRATIVA DOS STOCKS



1. Âmbito dagestãoadministrativados stocks

2. Enquadramentoestrutural ouorgânico dagestãoadministrativados stocks

Exposição:

Apresentar o âmbito e o enquadramento estrutural dagestão administrativa dos stocks (transparência 3.1)

Justificar a importância do processamento dainformação em tempo real.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, debatem a relaçãoentre a gestão administrativa e a gestão económica dosstocks

As conclusões dos debates são apresentadas peloporta- voz de cada grupo.

30 min





3. Nomenclaturade artigo

Exposição:

Introduzir o conceito de nomenclatura de artigo eexemplificar (transparência 3.2)

Introduzir os conceitosde: Código universal UPC

Códigos EAN

(transparências 3.3. e 3.4)

Exemplificar tipos de códigosEAN: EAN 8

EAN 13

EAN 128

(transparências 3.5 a 3.8).

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem asvantagens e limitações do uso dos códigos EAN


-voz de cada grupo.

30 min

4. Especificaçãode material

Exposição:

Introduzir o conceito de especificação de material eexemplificar (transparência 3.9)

Apresentar o subsistema de normalização doSPQ (Sistema Português da Qualidade) e dar exemplos de normas de material.

30 min


79




5. Normalização Os formandos, reunidos em grupos, debatema importância da normalização relativa ao stock


30 min

6. Controloadministrativadas existências

Exposição:

Apresentar modos de controlo de existências(transparência 3.10)

Criar um ficheiro de material, exemplificando

Calcular o custo médio ponderado de um artigo dostock (Resolver exercício do Guia do Formando – pág.68).

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, caracterizam e justificam os principais campos de informação de umficheiro de material

Os resultados do trabalho dos grupos sãoapresentados pelos respectivos porta-vozes.

30 min

7. Critériosvalorimétricos deexistências

Exposição:

Apresentar os principais critérios de valorização de

existências e exemplificar. Os formandos, reunidos em grupos, debatem as

vantagens de aplicação de cada critério

As conclusões dos debates são apresentadas peloporta-voz de cada grupo.

30 min





8. Inventários Exposição:

Apresentar os diversos tipos de inventários(transparência 3.11)

Resolver os exemplos do Guia doFormando: Inventário programado (pág. 73)

Inventário físico rotativo (pág. 74)

(assim, o formador ilustra as aplicações práticas).

60 min

9. Síntese Utilizar o software aplicacional para consolidar conhecimentos. Os formandos trabalham empequenos grupos e o formador acompanha, apoia eesclarece dúvidas.

60 min

Total 7 horas


81





Exercícios 1

Indique os dados, que devem ser registados, relativos a cada artigo do stock

Resolução:

À gestão administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente:

Quais os materiais armazenados,

Movimentos de entrada e saída de armazéns,

Quantidades em unidades físicas e monetárias dos stocks.

Torna-se necessário, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada “item” ou artigo dasexistências não só em quantidade física, valor e qualidade, mas também em dimensão, forma, pesoe campo de aplicação.

Exercício 2

Indique vantagens do estabelecimento de uma especificação do material

Resolução:

Especificação de um material,é o conjunto de requisitos da qualidade, isto é, o conjunto deatributos ou características, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confereaptidões de utilidade e permite verificar a conformidade.

Uma especificação pode definir padrões de comportamento e de segurança do material, indicar prescrições de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas eregulamentos de referência.

A especificação do material é fundamental para a sua compra e respectiva recepção qualitativa.

Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto é,a mesma designação e código para a mesma especificação, será facilitada a transacção e orespectivo processamento.





Exercício 3

Indique vantagens do sistema de inventário permanente

Resolução:

A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens emarmazém e as respectivas quantidades físicas num dado instante.

Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de saída, e aplicado oadequado critério valorimétrico, é possível saber em cada momento o que existe no(s) armazém(s)da empresa em quantidade e valor monetário. Esta listagem é designada por inventáriopermanente.

O inventário permanente é universalmente utilizado nas empresas. Quando existem centenas oumilhares de artigos, só com um sistema informático é possível geri-lo eficientemente e saber paracada artigo a quantidade correcta em cada momento.

Através deste sistema é possível determinar permanentemente o valor dos stocks em armazém eapurar em qualquer momento os resultados obtidos nas vendas ou na produção. Para tal bastacriar dois tipos de contas: conta ou contas que nos dêem a conhecer permanentemente o valor dosstocks da empresa e conta ou contas de custo dos produtos vendidos ou consumidos para nos dar a conhecer, também permanentemente, o custo das vendas ou produção, apurando-se a partir dovalor de venda ou de produção os respectivos resultados.


83




IEFP III . A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO

ADMINISTRATIVA DOS STOCKS

4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Adminstrativa dos Stocks

À gestão administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente:

Materiais armazenados,Movimentos de entrada e saída de armazéns,Quantidades em unidades físicas e monetárias dos stocks.

3.1

III



III A GESTÃO E A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS IEFP

Nomenclatura DE UM ARTIGO

É o conjunto de elementos de identificação do artigo e compreende: A designação,

A codificação.

3.2


85






SISTEMA DE CODIFICAÇÃO STANDARD

• A codificação standard está associada ao conceito de formatação

gráfica por “códigos de barras” e permite ainda:

- Uma identificação válida internacionalmente;

- A obtenção imediata de informação no ponto de venda;

- A utilização do EDI (electronic data interchange).

3.3

III




SISTEMAS DE CODIFICAÇÃO STANDARD (2)

• Nos EUA surgiu, em 1973, o primeiro sistema de codificaçãostandard : o UPC (Universal Product Code).

• Na Europa, a partir de 1977, implementou-se o sistema EAN(European Article Numbering ).

• Em Portugal, a CODIPOR (Associação Portuguesa de Identificaçãoe Codificação de Produtos) é responsável pela atribuição doscódigos standard e é membro da EAN Internacional, desde 1986.

3.4


87


http://slidepdf.com/reader/full/42013415-1230510534-aprovisionamentos-manual 100/




CÓDIGOS EAN

(European Article Numbering )• EAN-13 (código europeu de 13 dígitos)→ 3 dígitos país + 4 dígitos empresa + 5 dígitos produto + 1 dígito

controlo• EAN-8 (código europeu curto de 8 dígitos)

→ 3 dígitos país + 4 dígitos empresa e produto + 1 dígito controlo• 25 P1PPPP5 Q1QQQQ5 C

→ produtos industriais (Pi) vendidos em quantidade variável (Qi)

• 26 P1PPPP5 V1VVVV5 C→ produtos de retalho (Pi) de peso variável c/indicação de valor (Vi)

3.5

III




CÓDIGOS EAN (2)(European Article Numbering )

Exemplo de Códigos de Unidades de Expedição ou Distribuição(a usar em embalagens terciárias: palette, base com envolvimentoem filme retráctil, caixa de cartão canelado, tambor, ...)

• DUN-14 (Distribution Unit Number - 14 caracteres)

→ 1 dígito de variável logística (1 a 8) + 12 dígitos do EAN-13 daunidade de consumo sem dígito de controlo + 1 dígito decontrolo

3.6


89






CÓDIGO EAN-128• A EAN Internacional desenvolveu um sistema aberto e global que

permite codificar informação suplementar, em formato de código debarras, abrangendo, para além da identificação primária EAN-13,outros dados que permitem melhorar a gestão da cadeia/redelogística.

• Simbologia UCC.EAN-128(Uniform Code Council . EAN Internacional)- Simbologia unidimensional e alfanumérica que permite a

codificação dos 128 caracteres ASCII.

3.7

III




CÓDIGO EAN-128 (2)• Formato da simbologia UCC.EAN-128:

- Caractere de arranque (start ): A, B ou C que define o conjunto decaracteres a usar;

- Caractere função 1 (FNC 1): que permite aos leitores ópticos(scanning ) identificar a simbologia UCC.EAN-128 e aosoftware processar a informação;

- Campos de informação: cada campo informativo é inicializadocom um código identificador de aplicação (IA) que é o prefixoutilizado para identificar o significado e o formato da informaçãorespectiva.

3.8


91






Especificação de um material

É o conjunto de requisitos, isto é, o conjunto de atributos oucaracterísticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que

lhe confere aptidões de utilidade ou de satisfação de necessidade e

permite verificar a conformidade.

3.9

III




Controlo das Existências e dos Stocks

Há duas formas de efectuar esse controlo, que são complementares:

Controlo administrativo das existências (valorização dos stocks)

Controlo físico dos stocks

3.10


93






Inventários

Inventário permanente

Inventário programado

Inventário físico intermitente

Inventário físico rotativo

Inventário físico permanente 3.11

III






Artigos da revista Foco Artigos da revista Exame


95



IV. A G E S T ÃO E C O N Ó M I CA D OS STO C K S




IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOS STOCKS IEFP

1. R ESUMO

Neste capítulo começa por definir-se a gestão económica dos stocks (GES), como a aplicação deum conjunto de princípios, regras de decisão e metodologias que visam determinar a quantidade areaprovisionar de cada artigo do stock e estabelecer quando fazê-lo, por forma a assegurar umcusto total do stock mínimo, com roturas controladas.

Os conceitos fundamentais associados à GES são os seguintes:

Prazo de (re)aprovisionamento (Pa) de um artigo que é o prazo de disponibilização do materiala partir da data de detecção da necessidade;

Stock médio (Sm) de um artigo que é a quantidade média em armazém do artigo durante umano (em unidades físicas);

Existência média ( E ) de um artigo que é o valor do stock médio do artigo;

Custo unitário de aquisição (u) de um artigo ou preço de custo unitário que é o valor de umaunidade à entrada do armazém;

Custo médio de efectivação de uma encomenda (a) que é o custo administrativo relativo àemissão e envio para um fornecedor de uma nota de encomenda de um artigo;

Custo de efectivação de encomendas (Ce) de um artigo que é o custo administrativo anualrelativo ao processamento das encomendas desse artigo;

Custo de posse (Cp) de um artigo que é o custo inerente à permanência do stock médio emarmazém desse artigo, durante um ano;

Custo total do stock (CTS) de um artigo que resulta da soma das parcelas seguintes: custo deaquisição, custo de efectivação de encomendas, custo de posse e custo de roturas relativos aum período (por exemplo, um ano);

Consumo previsto (S) de um artigo que é a previsão de utilização ou consumo de unidadesfísicas desse artigo, durante um ano;

Consumo previsto (C) de um artigo em unidades monetárias, durante um ano;

Custo de aquisição do stock (Cs) que é o custo total de aquisição da quantidade consumida,num ano, de um artigo do stock ;

Custo de compra directa (Cd) de um artigo que é o custo total de aquisição da quantidadeconsumida, num ano, de um artigo que não existe em stock e que, portanto, é aprovisionadosempre que é necessário;

Quantidade económica de encomenda (Qee) que é a quantidade a reaprovisionar, que

minimiza o custo total (anual) do stock de um artigo;Exercício

De um critério económico simples para suportar a decisão de compra directa, ou seja, quando ocusto total do stock for superior ao custo global anual da compra directa:

Cs + Ce + C p ≥ Cd +E

ou

S x ud ≤a - E

u t

1 - s →1 + = p

→u 2d

Aprovis



ionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador IV 99



IEFP IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOSSTOCKS



1. Âmbito dagestãoeconómica dosstocks (GES)

Exposição:

Apresentar o âmbito da GES e especificar os seusdois objectivos fundamentais (transparência 4.1 e4.2)

Introduzir o conceito de prazo de aprovisionamento(pa) e respectivas parcelas (transparência 4.3)

Distinguir stock médio (Sm) e existência média ( E) (transparência 4.4 e 4.5)

O formador deve apresentar os exemplos do Guia doFormando das págs. 86 e 87.

60 min

2. Conceitosfundamentais daGES

Exposição:

Introduzir e exemplificar os conceitos seguintes:

- Custo unitário de aquisição de um artigo do stock (u)

- Custo médio de efectivação de uma encomenda (a)

- Custo de posse de um artigo do stock (Cp) etaxa de posse (tp)

- Consumo previsto de um artigo emdeterminado período (S)

- Consumo médio previsto de um artigo num prazo

( S )

- Calcular o custo total anual do stock de umartigo

(Ct)

- Calcular a quantidade económica de encomenda(Qee)

(transparência 4.6 a 4.12)

Nota: O formador deve resolver os exemplos deaplicação dos Guias do Formando e doFormador

120 min

IV





3. Análise desensibilidade daQee

4. Descontos dequantidade

5. Parâmetroseconómicos dostock

Exposição:

Apresentar a análise de sensibilidade da fórmula deWilson

Apresentar o efeito de descontos de quantidade

através de um exemplo (formador) (transparência 4.13) Calcular numa aplicação (formador) os

parâmetros seguintes:

Número económico de encomenda (Nee)

Prazo económico de encomenda (Pe)

Nota: O formador deve resolver os exemplos de aplicaçãodos Guias do Formando e do Formador

60 min

6. Sistemas de GESe métodos de

(re)aprovisiona-mento

Exposição:

Apresentar o sistema de reposição simples e

contínua, exemplificando Apresentar os sistemas de planeamento de

necessidades e métodos de (re)aprovisionamento:

Método do ponto de encomenda (Pe)

Método do ciclo de revisão periódica

Método misto

(transparências 4.14 a 4.17)

60 min

Aula prática:

O formador deve acompanhar e apoiar a resoluçãoindividual dos exemplos do Guia do Formando.

60 min

7. Controlo da GES Exposição:

Apresentar, através de aplicações, os principaisindicadores de eficácia da GES:

Taxa ou índice de rotação do stock (Ir )

Taxa o índice de cobertura do stock (Ic)

Taxa ou índice de rotura do stock (Tr )

Nível de serviço do armazém de stocks (Ns)

(Transparência 4.18 a 4.23)

60 min

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador IV

101



IEFP IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOSSTOCKS

8. Método ABC Exposição:

Apresentar os objectivos da classificação ABC(transparência 4.24)

Aplicar o método de classificação a um caso prático

(Ver Actividades do Guia do Formador)

60 min

9. Compra directa Exposição:

Apresentar critérios de decisão para compra directa

Resolver um exemplo de decisão de compra directa

(Ver actividades do Guia do Formador).

60 min

10. Stock máximo Aula Prática

Rever o conceito de stock máximo através de aplicações Resolver o exemplo 8, deste capítulo, do Guia do

Formador.

60 min

11. Stock desegurança

Exposição:

Rever o conceito de stock de segurança através deaplicações do Guia do Formando

Resolver o exemplo 9, deste capítulo, do Guia doFormador.

60 min

12. Síntese Os formandos, em pequenos grupos, utilizam o software paraconsolidar o conhecimento.

O formador apoia ao formandos quando solicitado.

60 min

Total

12horas

IV






Exercício 1

Calcule o custo unitário de aquisição do artigo A, conhecendo os dados seguintes:

Encomenda de 300 unidades de A

Preço de custo unitário de compra, facturado pelo fornecedor: 20 Euros

Encargo de transporte por conta do cliente: 500 Euros

Outros encargos da empresa cliente, nomeadamente, seguros: 200 Euros

(Exercício 4.1.4. do Guia do Formando)

Resolução:

Custo unitário de aquisição

u = 20 +500 + 200

300= 22,33 Euros

Exercício 2

Calcule os parâmetros económicos da GES do artigo X de importação, sabendo:

Custo unitário médio de aquisição

u = 10 Euros

Custo médio de efectivação de uma encomenda

a = 150 Euros Consumo previsto anual

S = 200 000 unidades

Taxa de posse

tp = 20%


103



IEFP IV. A GESTÃO ECONÓMICA

DOS STOCKS

Resolução:

Custo total anual do stock de X:

Ct = S x u + SQee

x a +

200 000

Qee2

x u x tp =

Qee

= 200 000 x 10 +Qee

x 150 +2

x 10 x 0,20

Quantidade económica de encomenda

Qee = 2 x S x a = 2 x 200 000 x 150 = 5 477,23

u x tp 10 x 0,20

Número económico de encomendas por ano

Nee =S

Qee

200 000=

5 477= 36,5

i. e. 37 encomendas anuais

Prazo económico de encomenda

Pe =5 477

200 000

365

= 9,99

i. e. 10 dias é o tempo ou prazo médio de consumo da Qee

Exercício 3

Uma empresa pretende aprovisionar um artigo cujo consumo anual previsto é de 2 000 unidades

O fornecedor, para entregar o material na empresa, pratica os preços unitários seguintes:

Quantidade a Entregar Preço Unitário

Qe < 500 unidades

500 ≤ Qe < 1 000 unidades

Qe ≥ 1 000 unidades

u = 1,0 Euros

0,8 Euros

0,6 Euros



IV





O custo de passagem de uma encomenda é de 10 Euros e a taxa de posse de 40% (considerandoas exigências de preservação do stock )

Pretende-se determinar o número económico de reaprovisionamentos

Resolução:

1. Cálculo da Qee para u = 0,6 Euros

Qee =2 x S x a

=2 x 2 000 x 10

= 408,2

u x tp 0,6 x 0,4

Esta quantidade é < 1 000, portanto está fora do intervalo de validade da tabela do fornecedor


Qee =

2 x 2 000 x 10

= 353,6 < 500 unidades,0,8 x 0,4

portanto está fora do intervalo de validade da tabela do fornecedor


Qee =2 x 2 000 x 10

= 316,2 < 500 unidades,

1,0 x 0,4

portanto está no intervalo válido da tabela do fornecedor

Cálculo do custo total anual do stock para Qee = 316 unidades:

CT(316) = 2 000 x 1 +2 000

316. 10 +

316

2x 1x 0,4 = 2 126,49 Euros

Não será necessário examinar outras curvas com preços unitários diferentes, mas é necessáriocalcular os custos totais dos break point e seleccionar o menor.

CustosTotais

u = 1,0E

u = 0,8E

2 126,49

1 720,00

1 340,00

u = 0,6E

316,2



408,2

353,500

1 Quantidade aEncomendar

IVAprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador 105




DOS STOCKS

CT(500) = 2 000 x 0,8 +2 000

500. 10 +

500

2x 0,8 x 0,4 ~ 1 720 Euros

CT(1 000) = 2 000 x 0,6 + 2 0001000

. 10 + 10002

x 0,6 x 0,4 ~ 1 340 Euros

Portanto, a Qee = 1 000 unidades é a seleccionada.

- Número económico de encomendas no ano: Nee =2 000

= 21000

- Prazo económico de encomenda: Pe =1 000

2 000/52~ 26 semanas

Exercício 4

Uma empresa produz um equipamento eléctrico.

Para o ano em curso, com 219 dias úteis de trabalho, a empresa prevê a produção e venda de 7300 equipamentos.

Cada equipamento consome 1,5 m de cabo coaxial especial e o preço de custo deste cabo é de 16Euros/metro, em bobinas de 300 metros.

O custo administrativo de efectivação de cada encomenda é de 60 Euros e a taxa de posse de25%.

O prazo de aprovisionamento do cabo eléctrico é de 1 semana e o stock de segurança estabelecidopela empresa é de 100 m.

Calcular:

A quantidade económica de reaprovisionamento, justificando a resposta

O número económico de encomendas

O ponto de encomenda

Resolução:

Quantidade económica de encomenda:

Consumo anual previsto de cabo:

S = 7 300 x 1,5 m = 10 950 m

IV 106



Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocks



d


Qee =2 x 10 950 x 60

= 573, 149 m (2 bobinas)

16 x 0,25

Número económico de encomenda:10 950 m

Nee =600 m

= 18,25 encomendas/ano

Ponto de encomenda:Pe = Ss + Pa x consumo diário

S = consumo diário =10 950 m

219 dias úteis= 50 m/dia

Pe = 100 + (5 dias x 50m/dia) = 350 m

Exercício 5

Uma empresa fabrica um produto P.

Cada unidade de P incorpora 5 componentes X de compra.

Para o ano em curso, com 220 dias úteis de trabalho, a empresa prevê fabricar e vender 8 630

unidades de P.

As condições de aquisição de X, ao respectivo fornecedor, são as seguintes:

a) Embalagens de 200 unidades ao preço de custo, por embalagem, de 2 000 Euros

b) Prazo de aprovisionamento de 1 semana.

O custo administrativo de efectivação de cada encomenda é de 35 Euros e a taxa de posse de20%.

A empresa estabeleceu, como stock de segurança de X, 500 unidades.

Calcule:

a) Quanto reaprovisionar, justificando o cálculo

b) Quando reaprovisionar

Resolução:

Dados:

Consumo anual previsto de X: S = 8 630 x 5 = 43 150 unid.

Custo unitário de aquisição: u = 2 000/200 = 10 Euros

Prazo de aprovisionamento: Pa = 1 sem = 5 dias úteis

Aprovis



ionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador IV 107




DOS STOCKS

Custo de efectivação de encomenda: a = 35 Euros

Stock de segurança: SS = 500 unidades

Quanto reapriovisionar Qee =

2 x S x a=

2 x 43150 x 35

u x tp 10 x 0,20

= 1 228,92 ~ 6 embalagens por encomenda

Quando reaprovisionar:

Quando for atingido o ponto de encomenda43150

Pe = 500 + (5 dias x 220 ) = 1 481 unidades X

Questão 6 - Uma pequena empresa industrial pratica o JIT, sempre que possível, no entanto,mantém em stock 10 artigos relativamente aos quais se conhece

CódigoArtigo

Consumo Anual(unidades físicas)

StockMédio

Preço méd.Unitário (euros)

X01 1 590 350 25,00X02 560 120 134,00

Y03 120 40 23,00

Z04 700 250 5,00

X05 300 10 87,00

Y06 750 100 2,00

Z07 1 400 200 9,00

Y08 800 100 1,00Y09 1 500 500 0,50

Y10 350 50 6,00

a) Calcule o índice ou taxa de rotação do conjunto do stock e explique o seu significado

b) Indique os artigos da classe A e explique a importância da sua identificação

Resolução:

O índice ou taxa de rotação do conjunto do stock indica o número de vezes que a existência médiaem armazém é renovada por ano.



IV





O índice de rotação de artigo X01 éS

IR =S

m

1 590=

350= 4,54 vezes

A taxa de rotação do conjunto de artigos do stock é© C

Tr = =E

1 590 x 25,00 + 560 x 134,00 + ...=

350 x 25,00 + 120 x 134,00 + ...

164 900

30 520= 5,46 vezes

O capital imobilizado em stock (média) é renovado 5,5 vezes por ano.

a) Classificação ABC

Artigos ordenados por ordem decrescente do valor do consumo anual:

Valor do consumo anual/Artigo Val. Acu- % Acumuladamulado

X02 560 x 1 34,0 = 75 040 75 040 46,5 A

(20%)X01 1 590 x 25,0 = 39750

114 790 69,6

X05 300 x 87,0 = 26 100 140 890 85,0 B

(30%)Z07 1 400 x 9,0 = 12

600

153 490 93,0

Z04 700 x 5,0 = 3 500 156 990 95,2

Y03 120 x 23,0 = 2 760 159 750 97,0

C

(50%)

Y10 350 x 6,0 = 2 100 161 850 98,1

Y06 750 x 2,0 = 1 500 163 350 99,0

Y08 800 x 1,0 = 800 164 150 99,5

Y09 1 500 x 0,5 =750

164 900 100,0

Total: 164 900


109



05


DOS STOCKS

100a100

69,6

50%a

5%

X02 X01 X Z07 Z04 Y03 Y10 Y09

A B C

Questão 7

O responsável da logística de uma empresa constatou que nos últimos 2 anos se tem compradodirectamente um determinado artigo, com uma certa frequência, ao preço médio unitário de 200Euros a retalhistas, localizados próximo das filiais da empresa, que vendem a dinheiro, mas,entregam o material nas respectivas filiais.

0Consultados produtores nacionais, aquele responsável apurou que se fossem aprovisionadoscontentores com 20 unidades, se obtinha um desconto de 18% e prazo de pagamento de 30 dias.

Sabe-se, ainda, que:

Custo Médio de efectivação de uma encomenda no mercado nacional é de 30 Euros

Custo Anual adicional de comunicações da compra directa é de 90 Euros

A taxa anual de custo de posse é de 20%

A previsão de consumo total do artigo para o próximo ano é de 800 unidades

Decida se deve constituir stock central do material, justificando a decisão.

IV





Resolução:

Se constituir stock central

Qee =

2 x 800 x 30

= 38,25 unidades164 x 0,20

i. e. 2 contentores por encomenda

Custo total anual do stock central:

Cs = 800 x 164 +

= 132 456 Euros a 60 dias

Custo total anual de compra directa:

800

40

40x 30 +

2x 164 x 0,20 =

Cd = 800 x 200 + 90 =

= 160 090 Euros a dinheiro (pronto pagamento)

Portanto, deve constituir-se stock central.

Exercício 8

Prevê-se que o consumo no ano corrente de um artigo do stock seja, em média, semelhante ao doano anterior, que foi mensalmente o seguinte:

Mês Consumos (Unid.)Janeiro 90

Fevereiro 100

Março 130 Abril 100

Maio 90

Junho 120

Julho 140

Agosto 70

Setembro 80

Outubro 90

Novembro 110

Dezembro 80




IV 111




DOS STOCKS

O preço de custo do artigo é de 18 Euros, o prazo de aprovisionamento é de 5 semanas e osvalores determinados para a taxa de posse e custo de efectivação de uma encomenda sãorespectivamente de 20% e 45 Euros.

Consultado, hoje, o inventário permanente constata-se que o stock livre é de 122 unidades, com umstock de segurança de 75 unidades e um stock reservado de 20 unidades.

Pretende-se calcular:

a) O stock total

b) A quantidade a encomendar, hoje, se necessário

c) O stock máximo admissível do artigo

Resolução:

Dados:

Consumo anual previsto: S = 1 200 unidades

Consumo médio mensal: S m = 100 unidades

Preço de custo unitário (à entrada da empresa) : u = 18 Euros

Prazo de (re)aprovisionamento: Pa = 5 semanas

Taxa de posse: tp = 20%

Custo de efectivação de uma encomenda: a = 45 Euros

Stock livre: SL = 122 unidades

Stock de segurança: SS = 75 unidades

Stock reservado: SR = 20 unidades

a) Stock totalST = SS + SL + SR + SP

== 75 + 122 + 20 = 217 unidades

b) Quantidade a encomendar

Qee =2 x S x a

=2 x 1 200 x 45

= 173,2

u x tp 18 x 0,20

c) Ponto de encomenda:Pe = SS + (Pa x S sem) = 75 + (5 x 25) = 200 unidades

Considerando que ST > Pe, poder-se-á hoje não encomendar, embora haja SR = 20 unidadesSmáx = Pe + Qee = 200 + 173 = 373 unidades



IV





Exercício 9

Considere o armazém de sobressalentes do equipamento da produção.

Os artigos que compõem o stock não são de fácil aquisição, pois são importados e os prazos de(re)aprovisionamento são incompatíveis com as necessidades das intervenções/reparações, quasesempre imediatas.

Está a ser efectuada uma análise, com vista ao próximo reaprovisionamento de um relé, cujo preçounitário DDP (Delivery Duty Paid ) é de 10 Euros, o prazo de aprovisionamento é de cerca de ummês e o consumo do ano anterior encontra-se no mapa anexo dos consumos mensais.

Os valores determinados para a taxa de posse e custo de efectivação de uma encomenda sãorespectivamente de 25% e 50 Euros.

Na ficha informatizada do material, de actualização on-line, vem indicado o stock real de 150unidades, uma encomenda em curso de 100 unidades a chegar na próxima semana e que o stock de segurança admite um risco de rotura de 5%.

Pretende-se calcular:

a) O stock livre

b) O ponto de encomenda

c) A quantidade a encomendar (reaprovisionar)

Mapa de Consumos Mensais do Valores do Factor deConfiançaAno Anterior

Mês Consumos(Unid.)

Z Cobertura doStock

Janeiro 60 1,3 90%

Fevereiro 120 1,5 93%

Março 150 1,6 95%

Abril 100 1,7 96%

Maio 80 1,8 97%

Junho 90 2,0 98%

Julho 200 2,4 99%

Agosto 50

Setembro 80

Outubro 90

Novembro 70

Dezembro 110

Total 1200


113



→2

→


DOS STOCKS

Resolução:

Dados:

Consumo anual previsto: S = 1 200 unidades

Consumo médio mensal: S = 100 unidades

Preço de custo unitário à entrada do armazém: u = 10 Euros

Taxa de posse: tp = 0,25

Custo de efectivação de 1 encomenda: a = 50 Euros

Prazo de aprovisionamento: pa = 1 mês

a) Stock livre = Stock actual - Stock segurança

SS = Z x ⌠ x pa

Desvio padrão:

= © (Si - S )2

=n

(60 - 100)2 + (120 - 100)2 + ...

12

= 1 583,3 = 39,79 ~ 40 unidades

Então: SS = 1,6 x 40 x 1 = 64 unidades

SL = 150 - 64 = 86 unidades

a.) Ponto de Encomenda: Pe = SS + pa . S

Pe = 64 + 1 . 100 = 164 unidades

b.) Quantidade a reaprovisionar:

Qe = Smáx - Disp. Teórico

= (Pe + Qee) - (Stock actual + Stock Potenc)

→ x 1 200 x 50 →

=→

164+

→

10 x 0,25 → - (150 + 100) = 134 unidades→



IV





4. TRANSPARÊNCIAS

Âmbito da Gestão Económica dos Stocks (GES)

A gestão económica dos stocks compreende a aplicação de umconjunto de princípios, regras de decisão e metodologias quepermitem manter existências económicas.NotaHá autores que preferem a designação de gestão previsional destocks, na medida em que se baseia em técnicas de previsão,aplicadas ao cálculo das necessidades independentes.

4.1


115




IEFP IV. A GESTÃO ECONÓMICA DOS

STOCKS

OBJECTIVOS DA GES

A gestão económica dos stocks (GES) tem dois objectivosfundamentais:Determinar quanto reaprovisionar ,Estabelecer quando reaprovisionar , isto é, quando solicitar uma

intervenção de Compras ou quando solicitar uma entrega dematerial, no âmbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregasparcelares).

4.2

IV




PRAZO DE APROVISIONAMENTOPrazo de aprovisionamento (pa) ou de disponibilização é ointervalo de tempo que decorre entre a data de detecçãodanecessidade do material e a data de disponibilização do materialpara o utilizador.

PRAZO DE APROVISIONAMENTO

Data da detecção da Necessidade

Data Limite (programada)

P. circulação P. tratamento P. entrega P. desalfând. P. recepção

Data da Colocação daEncomenda

Data Limite da Entrega

4.3




IV 117





STOCKS

Stock médio (Sm)É a quantidade média do material em stock num determinado

intervalo de tempo (em unidades físicas).S

Sm

T

Nota: Esta representação gráfica pressupõe consumo regular e stock de segurança nulo

4.4

IV




EXISTÊNCIA MÉDIA E

→ →

É o valor médio das existências da empresa num determinado

intervalo de tempo (em unidades monetárias).

Exemplo:

Eanual =Somatorio das existencias mensais

12

4.5


119





STOCKS

O Custo Unitário de Aquisição de um Material/Artigo

Pode definir-se preço de custo unitário ou custo unitário deaquisiçãoouCusto unitário (u) de um material como o valor a que o materialdeverá ser contabilizado à entrada em armazém.

4.6

IV




O Custo Médio de Efectivação de uma Encomenda

É o encargo total correspondente ao processamento de umaencomenda de um artigo (pode corresponder a uma posição daencomenda se esta tiver várias posições), relativo aos encargosadministrativos dos diferentes órgãos intervenientes no processo,desde a compra até à liquidação da factura.Exemplo:

C - Cm

+ C

a = Apro N

Ar

totx

Confer.Pos.

4.7


121





STOCKS

O Custo de Posse de um Artigo e do(s) Stock (s)

É o custo inerente à permanência do stock médio em armazém, do

artigo num ano.

Exemplo:

Cp = E x tp

4.8

IV




Consumo previsto (S)

É a previsão de utilização de um artigo, em unidades físicas, num

determinado prazo (em princípio um ano), baseada na necessidade

independente, derivada da procura, nesse prazo.

4.9


123





STOCKS

Cálculo do Custo Total Anual do Stock de um Artigo

O custo total anual (do stock ) de um artigo (C t ) corresponde aocusto de aquisição do consumo desse material, acrescido do custode efectivação de encomendas e do custo de posse, referidos a umano de exploração.

Ct = Cm + Ce + Cp

S QeCt = S x u +Qe

x a + ( SS +2

) x u x tp

4.10

IV



C t

CC


Custo TotaL em Função da Quantidade a Encomendar Custos

C t

∆ + 2%Custo

mínimop

- 15% Q ee

C m

C e

+ 20%

4.11

Q e


125



126 Guia do Formador Aprovisionamento e Gestão de Stocksd


STOCKS

Quantidade económica de encomenda (Qee)

É a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo

total anual, relativo a cada artigo do inventário.

Qee = 2⋅

S⋅

au⋅ tp (Fórmula de Wilson)

4.12

IV




4.13


127





STOCKS

Representração Gráfica do Método do Ponto de Encomenda

Stock

Qee Qee

Ponto de Pe

Encomenda

Stock deSS

Segurança

(a)

(b)

t0 t1 t2 t3 Tempo

Pa Pe4.14

IV




Ponto de encomenda (Pe)

É a quantidade de material correspondente ao stock de

segurança adicionado àquela que é previsível ser consumida

durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um

reaprovisionamento imediato logo que atingido.

Pe = (pa + ps) x S

4.15


129




Q


STOCKS

Método do Ciclo de Revisão Periódica

Stock Q3

Q15

Ponto deQ2

Alerta Q4

Stock deSegurança

PaP

P

PaP

P

PaP

P

PaP Pa

P 4.16

IV



S Li d i l


Stock TOTAL TEÓRICOST = SS + SL + SR + SP

•

St

o

ck

•

St

o

ck

• Stock

Reserv• Stock

Poten

• Quantidade actual em armazém • Quantidadeem aquisição

Stock de Segurança (SS) – Quantidade suplementar para obstar a roturas dostock devidas a irregularidades de consumo e/ou atrasos de fornecedores.Stock Livre (SL) – Quantidade disponível, passível de ser imediatamente utilizada.Stock Reservado (SR) ou Afectado – Quantidade cativa ou reservada paradeterminada(s) finalidade(s), podendo considerar-se como consumida.Stock Potencial (SP) – Quantidade encomendada e não recepcionada.

4.17




131





STOCKS

Indicadores de Eficácia da Gestão dos Stocks

Taxa ou índice de rotação (Ir )Taxa ou índice de rotação óptimo (Ir o)Taxa ou índice de cobertura (Ic)Taxa de rotura (Tr )Nível de serviço (Ns)

4.18

IV




Taxa ou índice de rotação (Ir)

Indica o número de vezes que a existência média foi renovada.

Ir = CE

ou Ir = SSm

4.19


133




o


STOCKS

Taxa ou índice de rotação óptimo (Iro)

É o índice padrão que serve de termo de comparação para os Ir(s)obtidos para os artigos.

Ir = S

Sm

= 12 ⋅ S(ps+ pe) ⋅

S2

ou Ir o = 12 ps+ pe

2

4.20

IV




Taxa ou índice de cobertura (Ic)

Indica o tempo, em meses, de duração previsto para o stock existente, em função dos consumos médios mensais.

Em termos de médias: Icm =EC

Em termos reais: Icr = E

C

ou Icm =SmS

ou Icr = S a S

4.21




135





STOCKS

Taxa de rotura (Tr)

Dá indicação da percentagem de roturas de stock em armazém.

Tr = Nº de solicitações não totalmente satisfeitas/ano

x 100%

Total de solicitações/ano

4.22

IV




Nível de serviço (Ns)

Indica o nível geral de satisfação das necessidades em termos defuncionamento de armazém, e da performance da gestão de stocks.

Ns = Nº de solicitações totalmente satisfeitas/ano

x 100%

Total de solicitações/ano

4.23


137





STOCKS

Pareto constatou:O Método ABC

Que o grupo ou classe A, que é constituído pelos artigos do stock com cerca de 80% do valor de consumo anual, representaaproximadamente 20% do número total de itens em stock ;

Que o grupo ou classe B, que é constituído pelos artigos do stock representando cerca de 30% do número total de itens, atinge 15%do valor de consumo anual;

Que o grupo ou classe C, que abrange a maioria dos itens dostock , ou seja, cerca de 50%, representa um valor de apenas 5%do consumo total.

4.24

IV









139



V. A R E C E P Ç ÃO Q U A L ITAT IVA E Q U A N T ITAT IVA D OS MAT E R I A I S




V. A RECEPÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS IEFP

1. R ESUMO

À função recepção de stocks compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos

fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislação eregulamentação aplicáveis.

Os processos de recepção de stocks são:

Processo de recepção quantitativa que é desencadeado com a chegada do material àempresa e compreende essencialmente as actividades de identificação, observação do estadode preservação do material, verificação da rotulagem, confirmação de quantidade(s) everificação documental.

Processo de recepção qualitativa que compreende as verificações da conformidade com asespecificações técnicas das encomendas e com a legislação e regulamentação aplicáveis. Se

o fornecimento é acompanhado de certificados emitidos por entidades acreditadas para oefeito, deve dispensar-se ensaios ou testes de verificação.

Neste capítulo, ainda se referem três modelos organizacionais:

Modelo centralizado, instalado em espaço próprio e independente da armazenagem, compessoal específico e habilitado;

Modelo repartido, instalado em áreas reservadas junto dos diferentes armazéns da empresa,mas, com coordenação técnica e de gestão específica e centralizada;

Modelo descentralizado, instalado junto ao(s) armazém(s) ou deslocalizado, recorrendo apessoal qualificado que pode estar atribuído ao(s) armazém(s) ou ser pessoal quedesempenha outras funções, por exemplo, em laboratórios de ensaios de produtos.

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador V

143



IEFP V. A RECEPÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA

DOS MATERIAIS



1. Âmbito darecepção dosmateriais

2. Enquadramentoestrutural darecepção

Exposição:

Apresentar o âmbito da recepção dos materiaisrelacionando com o conceito de qualidade(transparência 5.1 e 5.2)

Descrever o enquadramento estrutural da recepçãodos materiais na área do aprovisionamento eexemplificar.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, debatem aimportância das actividades de recepção eestabelecem propostas de implantações físicas darecepção


30 min

3. Processos derecepção

Exposição:

Caracterizar os processos da recepção quantitativa eda recepção qualitativa (transparência 5.3 e 5.4)

Evidenciar a importância da função recepção

Apresentar modelos organizacionais e defuncionamento integrado da recepção (transparência5.5).

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem casosem que os materiais recepcionados não podem ser disponibilizados para armazenagem


30 min

Total 2 horas

V






Exercício 1

Relacione prazo de aprovisionamento (Pa) com a função recepção dos materiais

Resposta:

O prazo de recepção integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parâmetrosda gestão económica dos stocks.

Exercício 2

Distinga as guias de entrada provisória e definitiva

Resolução:

Guia de entrada provisória

Depois de concluídas com sucesso as actividades deste processo de recepção quantitativa, podeentão ser elaborada a guia de entrada a título provisório, a qual só terá validade definitiva após ser sancionada pela Recepção Qualitativa.

Guia de entrada definitiva

Se o resultado destas verificações for positivo pode sancionar-se a guia de entrada provisória, aqual passará a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na empresa (aceitação).

Caso contrário, os materiais serão rejeitados procedendo-se em seguida à respectiva devolução aofornecedor, justificada pela não conformidade com legislação ou regulamentação aplicáveis e/oucom o que foi especificado na nota de encomenda.

Exercício 3

Explique como assegurar a qualidade do material aprovisionado

Resolução:

No processo de recepção qualitativa verifica-se se os materiais estão em conformidade comas especificações técnicas das respectivas encomendas e com a legislação e regulamentaçãoaplicáveis.


145




DOS MATERIAIS

A verificação pode visar as características físicas e químicas dos materiais, as dimensões, etc.,segundo determinados critérios, padrões e tolerâncias.

A verificação pode realizar-se através de inspecções, testes e ensaios ou pela aceitação de

certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para oefeito.

Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificação de conformidade:

Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com ascaracterísticas exigidas e com os requisitos definidos na encomenda;

Exemplos

1. Na recepção e um equipamento deve verificar-se, através de ensaios, se estão satisfeitas asexigências técnicas ou requisitos essenciais impostos pelas directivas comunitárias e

regulamentação aplicável, nomeadamente, os atributos relativos à segurança e preservaçãoambiental, e se o equipamento cumpre as funções e utilidades com o rigor especificado narespectiva encomenda;

2. Na recepção de um produto químico deve verificar-se, através de testes e ensaios laboratoriais,se a composição respeita os requisitos da especificação técnica e a legislação e regulamentaçãoaplicáveis.

Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores:

- Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade daconformidade com os requisitos exigidos;

- Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condições deutilização.

Questão 4

Enuncie vantagens e condicionantes da descentralização da função recepção

Resolução:

Pode ser um órgão descentralizado com as respectivas funções atribuídas ao pessoal dosarmazéns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competência para o efeito, obtendo-seassim menores custos logísticos de movimentação dos materiais.

V





Questão 5

Enuncie a “regra básica da recepção”

Resolução:

Deve observar-se a regra: “nenhum material deve ser entregue ao Armazém ou ao circuitoprodutivo, sem que tenha sido objecto de aceitação, sendo então acompanhado por guia deentrada definitiva”.


147





DOS MATERIAIS

4. TRANSPARÊNCIAS

ÂMB I TO DA RECEPÇÃO DOS MATER I AIS

À função recepção dos materiais compete assegurar a qualidade

dos fornecimentos i. e. a conformidade das remessas de

materiais dos fornecedores com os respectivos requisitos

expressos nas encomendas, nomeadamente os prazos, e

com a legislação e

regulamentação em vigor.

5.1V




QUALIDADE Conceito genérico de Qualidade segundo a norma ISO 9 000:2000

Grau de satisfação de requisitos dado por um conjunto decaracterísticas intrínsecas ou permanentes de uma entidade (produto,processo, ...)

Conceito de Produto de QualidadeUm produto tem qualidade quando cumpre os requisitos do cliente e osrequisitos regulamentares aplicáveis e o fornecedor demonstra a suaaptidão para fornecer consistentemente o produto com aquelesrequisitos.

Nota A monitorização da satisfação do cliente requer a avaliação dainformação relacionada com a percepção do cliente quanto aoprodutor/fornecedor ter cumprido todos os requisitos do produto.

(→Confiança no produtor/fornecedor)

5.2


149





DOS MATERIAIS

PROCESSO DE RECEPÇÃO QUANTITATIVAO processo de recepção quantitativa é desencadeado com a

chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes:Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico;Observação do acondicionamento nas embalagens e do estadode

preservação destas;Verificação da rotulagem das embalagens;Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s);Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de

encomenda;

Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos devalidade ou a garantias.

Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros.

5.3

V




PROCESSO DE RECEPÇÃO QUALITATIVA

No processo de recepção qualitativa verifica-se se os materiaisestão em conformidade com as especificações técnicas das

respectivas encomendas e com a legislação e regulamentação

aplicáveis.

5.4


151





DOS MATERIAIS

MODELOS ORGANIZACIONAIS E FUNCIONAMENTO DARECEPÇÃO DE MATERIAIS

A Recepção pode apresentar diferentes modelos organizacionais:Pode ser um órgão centralizado, com espaço próprio e

independente da armazenagem;Pode ser um órgão repartido, se existirem diferentes armazéns,

dispondo cada um deles de uma área restrita reservada àrecepção, compensando os menores custos logísticos com o maior esforço de coordenação exigido.

Pode ser um órgão descentralizado com as respectivas funçõesatribuídas ao pessoal dos armazéns ou outro, desde que possuamconhecimentos e competência para o efeito,obtendo-se assimmenores custos logísticos.

5.5

V









153



V I. F U N Ç ÃO C O M P R AS E A S UA O R G A N I Z A Ç Ã OEG E S T ÃO A D M I N I S T R AT IVA




VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRATIVA IEFP

1. R ESUMO

Neste capítulo começa por se caracterizar o problema da compra: a celebração e a verificação do

cumprimento de contratos.

Uma compra efectua-se através de um contrato, cujos parâmetros--chave são: o preço, o prazo, aquantidade, a qualidade, a garantia e o nível de serviço logístico.

As Compras constituem, normalmente, um órgão autónomo no Departamento de Aprovisionamentos, no entanto, numa pequena empresa, este órgão pode depender da Gestão deMateriais.

Neste capítulo, ainda, são justificadas políticas de aprovisionamento e de compras coerentes,nomeadamente, as seguintes:

Os materiais centrais devem ser fornecidos por fornecedores pré--qualificados que assegurema melhor relação qualidade/preço;

Os materiais estratégicos devem ser fornecidos no âmbito de contratos de parceria;

Os materiais vulneráveis devem ser fornecidos no âmbito de contratos de baixo risco de falha;

Os materiais rotineiros devem ser fornecidos por poucos fornecedores pré-qualificados:

Seguidamente, analisam-se as fases do processo de compra tradicional:

Formalização da especificação em pedido de compra preenchido pelo utilizador do material oupelo conceptor do produto;

Análise do pedido de compra pelo comprador;

Selecção de fornecedores pelo comprador;

Consultas aos fornecedores seleccionados;

Análise das propostas dos fornecedores;

Adjudicação da encomenda;

Seguimento da encomenda;

Recepção do material;

Conferência de facturas;

Tratamento de reclamações;

Pagamentos.

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI

157



IEFP VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO E GESTÃO

ADMINISTRATIVA

Este processo tem tendência a simplificar-se através do recurso a contratos abertos comfornecedores pré-qualificados segundo determinados parâmetros. Assim se reduzem os prazos dereaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preço.

São, ainda, referidas condições standard dos contratos internacionais de fornecimento (incoterms):

Modo

Marítimo

EXW FAS

FOB

CIF

CFR

DES

DEQ

Outro

Modo

EXW FCA

FOR

FOT

CIP

CPT

DAF

DDU

DDP

Finalmente, justificam-se economicamente as mudanças de atitude e de comportamentoorganizacional que vêm ocorrendo na área das compras, nomeadamente:

Redução da variedade do stock através da normalização dos itens;

Redução do número de fornecedores e/ou recurso a centrais de compras;

Simplificação da recepção por via da exigência de certificação aos fornecedores;

Aumento da rotação dos stocks;

Estabelecimento de contratos abertos;

Incremento da confiança no relacionamento comercial.

VI






Conteúdo Metodologia Duração

(minutos)

1. Contrato defornecimento

Exposição:

Introduzir o conceito de contrato de fornecimento(transparência 6.1)

Apresentar as principais variáveis de um estudo demercado:

Análise qualitativa (comportamento dos clientes,processo de decisão da compra, ...)

Análise quantitativa (dimensão da procura, taxa decrescimento da procura, quota de mercado por empresa e respectiva taxa de crescimento, ...)

Caracterizar um processo de negociação.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, debatem aproblemática da segmentação do mercado naperspectiva do comprador

As conclusões dos debates são apresentadas pelo

porta-voz de cada grupo.

30 min

2. Parâmetros dacompra

Exposição:

Introduzir e justificar os parâmetros-chave da compra(transparência 6.2).

30 min

Os formandos devem resolver os exemplos deaplicação de revisão de preços dos Manuais doFormando e do Formador (transparência 6.3)


30 min


159



IEFP VI. FUNÇÃO COMPRAS E A SUA ORGANIZAÇÃO EGESTÃO ADMINISTRATIVA

3. Âmbito dafunção

compras4. Enquadrament

o estrutural dascompras

Exposição:

Apresentar o âmbito da função compras (transparência

6.4)

Enquadrar a função compras na área dosaprovisionamentos.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, definem osobjectivos e as tarefas principais de uma secção decompras

Os resultados do trabalho dos grupos são apresentadospelos respectivos porta-vozes.

30 min

5. Políticas deaprovisionamento e decompras

Exposição:

Apresentar uma classificação de materiaisconsiderando o respectivo impacte no resultado e o riscode abastecimento

Estabelecer políticas de aprovisionamento e decompras, considerando a classificação anterior.

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, relacionam aclassificação de materiais apresentada com aclassificação ABC

As conclusões do trabalho são apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.

30 min

6. Processo decompratradicional

Exposição:

Apresentar a sequência de actividades do processo decompra tradicional (transparência 6.5).

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem osinconvenientes do processo apresentado


30 min

VI





7. Estruturaorganizacional decompras

8. Tipos de

compras e decontratos

Exposição:

Apresentar possíveis modelos da estruturaorganizacional da função compras

Distinguir tipos de compras e de contratos, justificando e exemplificando cada caso.

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, debatem asvantagens e inconvenientes da subcontratação e dooutsourcing.


30 min

9. Âmbito da gestãoadministrativade compras

10. Pré-qualificaçãode fornecedores

Exposição:

Apresentar o âmbito da gestão administrativa decompras Introduzir o conceito de (pré)qualificação de

fornecedores e respectivos critérios/parâmetros deavaliação (transparências 6.7 e 6.8).

30 min

Os formandos, reunidos em grupo, definem umamétrica de avaliação de fornecedores

As conclusões do trabalho são apresentadas peloporta-voz de cada grupo.

30 min

11. Contratosinternacionaisde fornecimento

12. Evolução docontexto,mudançascomportamentaise alteraçõesprogressivas dafunção compras

Exposição: Introduzir o conceito de incoterm, distinguindo e

exemplificando os diferentes tipos de contratosstandard (transparências 6.9 a 6.14)

Apresentar exemplos de mudanças contextuais eorganizacionais da função compras.

30 min

Os formandos, reunidos em grupos, caracterizam astendências evolutivas do meio envolvente com impactena (re)organização da função compras


30 min

Total 8 horas


161




ADMINISTRATIVA


Considere que está a analisar uma proposta de contrato aberto de fornecimento, no qual seestabelece:

Prazo de validade de dois anos;

Preço base de 1 000 Euros por quantidade mínima de remessa de 2 000 unidades do artigo X;

Fórmula de revisão de preço

Ma Sa Ea

Pa = Pi → n1 + n2→ Mi

+ n3 + n4Si

→Ei →

onde

M é a cotação oficial de matéria prima metálica publicada no Metal Bulletin

S é o salário base para um nível profissional bem definido e expresso no Contrato Colectivo deTrabalho aplicável á empresa

E é o valor oficial publicado do preço unitário da energia

Exercício 1

Responda ás questões seguintes:

a.) Quais as vantagens e limitações do contrato aberto em apreço?

b.) Que valores da fórmula de revisão devem estar claramente justificados no contrato e referidosa que momento?

c.) Qual é o preço actual de uma remessa de 25 000 unidades de X, considerando os dadosabaixo, devidamente documentados:

Evolução da cotação oficial da matéria prima de referência, de 30 para 32 Euros;

Evolução salarial, de 804 para 872 Euros;

Evolução do preço base da energia, de 6,5 para 5,8 Euros;

n2 = 30%; n3 = 40% e n4 = 20%.

Resolução:

a) Clareza na actualização do preço enquanto vigorar o contrato, embora, de difícil previsão.

b) Mi, Si e Ei referidos à data da aceitação do contrato e n2, n3 e n4.

VI





c) Pa = 1 000

0,1 + 0,332

30

+ 0,4872

804+ 0,2

5,8 =

6,5

= 1 030 Euros

Pa (25 000 unid.) = 25 000 x1 030

2 000= 12 875 Euros

Exercício 2

Explique a importância da clarificação do sentido do termo lead--time (prazo) num contrato

Resolução:

Guia do Formando – VI.1. – pág. 144

exercício 3

Explique a importância da identificação da quantidade de unidades de uma remessaResolução:

Há que clarificar a quantidade de unidades de utilização (embalagem primária), de unidades dacompra (embalagem secundária/multipack ) e de unidade de distribuição ou de transporte(embalagem terciária: palette, tambor, contentor, ...)

Exercício 4

Explique a importância de distinguir a garantia técnica da garantia comercialResposta:


Exercício 5

Indique uma métrica de nível de serviço logístico

Resolução:Ns =

Nº de encomendas absolutamente satisfeitas

Nº total de encomendasx 1000

Aprovis



ionamento e Gestão de Stocks Guia do Formador VI 163




ADMINISTRATIVA

Indicador actualizado semanalmente com clarificação do sentido de “encomendas absolutamentesatisfeitas” → em quantidade, qualidade ou especificação técnica, local de entrega, prazo e hora deentrega, ...

Exercício 6

Indique, justificando, fases redundantes de um processo de compra tradicional a um fornecedor pré-qualificado

Resolução:

Guia do Formando – VI.4. – pág. 151 e VI.6. – pág. 157

Exercício 7

Exemplifique e enumere vantagens do uso de centrais de compras

Resolução:


Exercício 8

Explique como pode o stock gerar resistência á inovação

Resolução:


VI





4. TRANSPARÊNCIAS

contrato de fornecimento

É um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a

propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a

obrigação deste à retribuição ou pagamento do preço

convencionado ou acordado, em valor monetário e nas condições

expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota deencomenda.

6.1


165





ADMINISTRATIVA

Os Dados ou Parâmetros da Compra

O prazo,

A quantidade,

A qualidade,

A garantia,

O nível de serviço logístico.

6.2

VI



)


Modalidades do Preço de Compra

Consoante o tipo de encomenda e as condições de pagamento,assim o preço de compra poderá apresentar uma das seguintesmodalidades: Firme - O valor que irá ser facturado é inalterável

independentemente do prazo de pagamento. Revisável - O valor que irá ser facturado é calculado a partir de um

preço base.Exemplo:

Pa = Pi ( + MaMi + Ta

Ti + EaEi

onde ( ⟨ + ® + + ™ = 1)

6.3


167





ADMINISTRATIVA

ÂMBITO DA FUNÇÃO COMPRAS

À função compras compete celebrar e fazer cumprir contratosbilaterais em condições económicas.

6.4

VI




Fases do Processo de Compra TradicionalO processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma

sequência de actividades, das quais se destacam as seguintes: Formalização das especificações; Análise do pedido de compra; Selecção de fornecedores; Consulta a fornecedores; Análise de propostas; Adjudicação da encomenda; Seguimento da encomenda;

Recepção da encomenda; Conferência de facturas; Tratamento de reclamações; Ordem de pagamento.

6.5


169





ADMINISTRATIVA

Âmbito da Gestão Administrativa de Compras À gestão administrativa das compras compete conhecer

permanentemente:

Quais os fornecedores adequados para cada tipo de fornecimento;

Quais as condições de contratação a estabelecer em cada caso.

6.6

VI




Pré-Qualificação de Fornecedores

A pré-qualificação é uma selecção de fornecedores, por famílias demateriais e de serviços a aprovisionar, a realizar pela empresa com

base numa avaliação objectiva, suportada em critérios claros, e

numa negociação de contratos abertos de fornecimento, a prazos

renováveis.

6.7


171





ADMINISTRATIVA

Parâmetros de avaliação dos fornecedores

Certificação (do fornecedor e do produtofornecido - bens tangíveis e serviços); Competência técnica; Criatividade e soluções inovadoras; Divulgação de informação técnica; Flexibilidade à mudança de especificações; Aceitação de quantidades variáveis de encomenda; Disponibilidade para a participação em projectos de desenvolvimento; Competência técnico-comercial dos vendedores; Disponibilidade dos vendedores; Assistência pré-venda; Assistência pós-venda;

VI




Parâmetros de avaliação dos fornecedores (cont)

Percentagem de rejeições em materiais não certificados; Percentagem de atrasos nas entregas; Evolução dos preços relativamente à média do mercado; Condições de pagamento; Evolução dos prazos relativamente à média do mercado; Rácios de situação económica-financeira; Proximidade geográfica.

6.8


173





ADMINISTRATIVA

Incoterms

Incoterm é a abreviatura da expressão international commerce

term. Os incoterms estão associados a condições standard que

reportam à entrega, ao transporte e ao risco associado ao

fornecimento de bens tangíveis (materiais/mercadorias).

6.9

VI




tipos de incoterms

Incoterms de partida,

Incoterms de envio não pago,

Incoterms de envio pago,

Incoterms de chegada.

6.10


175





ADMINISTRATIVA

MODO DETRANSPORTE

TIPO DE CONTRATOPartida Envio não pago Envio pago Chegada

Marítimo EXW FASFOB

CIFCFR

DESDEQ

Marítimo EXW FCAFORFOT

CIPCPT

DAFDDUDDP

6.11

VI




Incoterm de Partida EXW (Ex Works): Ex-Fábrica, Ex-Armazém, ...

Significa que o cliente é responsável pela recolha e transporte eque o fornecedor apenas se compromete a deixar omaterial/mercadoria em condições de recolha na sua fábrica,

armazém, ... em embalagem normal de expedição e não

contentorizada para transporte a longa distância.

6.12


177





ADMINISTRATIVA

Incoterms de Envio Não Pago FAS (Free Alongside Ship)

Significa que o fornecedor entrega o material/mercadoria no cais. FOB (Free On Board )

Significa que o fornecedor embarca o material/mercadoria.Nestes casos o navio larga por conta e risco do cliente.

FCA (Free Carrier ): FOR/FOT - Livre sobre vagão/camiãoSignifica que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com atransferência do material para o transportador em localpreestabelecido.

6.13

VI




Incoterms de Envio Pago

CIF (Cost , Insurance and Freight )

Significa que o fornecedor paga os custos do carregamento nonavio, transporte e seguro.

CFR (Cost and Freight )Significa que o fornecedor paga apenas os custos do carregamentoe transporte no navio, ficando o risco do transporte por conta docliente, que poderá pagar o seguro.

CIP (Carriage and Insurance Paid To)Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro.

CPT (Carriage Paid To)Significa que o fornecedor só paga o transporte e que o clientesuporta o risco do transporte.

6.14


179





ADMINISTRATIVA

Incoterms de Chegada DES (Delivered Ex Ship)

Significa que o fornecedor é responsável pela entrega, mas não paga otransporte marítimo nem o desembarque.

DEQ (Delivered Ex Quay )Significa que o fornecedor é responsável pela entrega, mas não paga despesasde cais.

DAF (Delivered At Frontier )Significa que o fornecedor é responsável pela entrega na fronteira.

DDU (Delivery Duty Unpaid )

Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria à porta do cliente, mas é

este que paga as taxas de importação. DDP (Delivery Duty Paid )Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega domaterial/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos.

6.15

VI






Artigos da revista Foco Artigos da revista Exame.


181




ADMINISTRATIVA L

VI




F I C H AS DE AVA L I A Ç ÃO G L OBA L




FICHAS DE AVALIAÇÃO GLOBAL IEFP

Ficha nº 1

1. Defina os principais tipos de recursos materiais indispensáveis aos processos de uma empresaindustrial.

2. Distinga stocks de existências.

3. Descreva o âmbito da gestão física dos stocks.

4. Especifique os principais requisitos de uma gestão física eficiente.

5. Descreva o âmbito da gestão administrativa dos stocks.

6. Indique como se caracteriza a nomenclatura de um artigo do stock .

7. Descreva o âmbito e os objectivos da gestão económica dos stocks.

8. Indique as parcelas fundamentais a considerar na determinação do prazo de aprovisionamentode um artigo.

9. Descreva o âmbito da recepção dos materiais.

10. Indique as actividades do processo de recepção quantitativa.

11. Caracterize um contrato de fornecimento.

12. Indique os parâmetros-chave a considerar numa encomenda.




IEFP FICHAS DE AVALIAÇÃO

GLOBAL

Ficha nº 2

1. Apresente uma classificação dos bens tangíveis.

2. Descreva o âmbito da função aprovisionamento.

3. Caracterize a função armazenagem e os seus princípios gerais.

4. Justifique uma classificação de armazéns.

5. Dê um exemplo de código de matéria-prima, para utilização informática, justificando.

6. Explique a importância de se formalizar e introduzir no ficheiro a especificação dos materiais.

7. Indique as parcelas que normalmente se consideram no cálculo do custo total anual do stock de um artigo.

8. Explique a importância e as limitações da determinação da quantidade económica deencomenda pelo método de Wilson.

9. Justifique a importância da recepção qualitativa.

10. Explique as vantagens e as limitações do outsourcing da recepção qualitativa.

11. Descreva o conceito de nível de serviço logístico de um fornecedor e a importância darespectiva avaliação.

12. Especifique e explique políticas de aprovisionamento e de compras coerentes.

186 Guia do Formando Aprovisionamento e Gestão de Stocks




Resolução

Ficha nº 1

1. Os materiais de input ou recursos materiais são indispensáveis ao(s) processo(s) produtivo(s)e são de dois tipos:

Materiais consumíveis que são objecto de processamento interno na empresa tais como:matérias primas, materiais subsidiários, material de embalagem;

Materiais de utilização permanente que são imobilizado, ou seja, materiais que não sãoconsumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vários ciclos detransformação.

Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, não estandosujeitos a qualquer transformação dentro da empresa.

2. Stock ou stocks é o conjunto de materiais consumíveis ou de produtos ou de mercadoriasacumulados, à espera de uma utilização posterior, mais ou menos próxima, e que permiteassegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessário. São os elementos patrimoniaisclassificados e valorizados em existências.

3.

À gestão física dos stocks compete assegurar que as operações realizadas com os materiais,

desde a sua entrega na empresa até à sua saída de armazém, sejam executadas com eficiência,isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.

A gestão física dos stocks tem como principais atribuições:

Recepcionar os materiais aprovisionados;



4. Uma eficiente gestão física de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos: Proporcionar uma eficiente recepção dos materiais

- Boas condições para a execução rápida e cuidada das funções administrativas da recepção;

- Espaço adequado para descarga, para a eventual desembalagem, e para os controlosquantitativos e qualitativos;

- Saída facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento.

Dispor de meios adequados de movimentação e transporte interno





GLOBAL

- Pavimentos em bom estado;

- Corredores amplos;

- Meios de transporte interno adequados aos espaços disponíveis para a movimentação e aosartigos a movimentar.

Dispor de meios e espaço devidamente adequado ao armazenamento e guarda

- Área disponível com condições de temperatura, humidade, arejamento, ajustado à conservaçãodos artigos armazenados;

- Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais;

- Pés-direitos e pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos;

- Construção e dimensão que facilite a rotação dos artigos.

Possibilitar e facilitar a saída rápida dos artigos doarmazém

- Pouca burocracia;

- Itinerários de saída desimpedidos;

- Espaços curtos a percorrer em especial para os materiais com maior saída/rotação, volumeou massa;

- Saída fácil da pilha ou prateleira;

- Contagem local facilitada;

- Meios de movimentação rápidos e seguros;

- Localização e acesso ao material armazenado facilitados.

Prever, organizar e manter a segurança de pessoas e bens

- Instalações passíveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados sistemas dedrenagem (dos produtos de lavagem);

- Sistemas de exaustão (gases, fumos, cheiros), de renovação e/ou purificação do ar, declimatização (controlo e regulação da temperatura, humidade, ...);

- Sistemas de detecção de fugas de gases, poeiras, incêndios, inundações, derrames de óleosou outros fluídos escorregadios ou perigosos;

- Sistemas de protecção contra insectos e roedores;

- Sistemas de sinalização dos perigos para pessoas e bens;

- Uso de cores de advertência e cartazes com instruções de segurança;

- Sinalização de saídas de emergência desimpedidas.

Nota: Os sistemas a activar dependem dos materiais armazenados.





5. À gestão administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente:

Quais os materiais armazenados,

Movimentos de entrada e saída de armazéns,

Quantidades em unidades físicas e monetárias dos stocks.

Torna-se necessário, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada “item” ou artigo dasexistências não só em quantidade física, valor e qualidade, mas também em dimensão, forma, pesoe campo de aplicação.

6.

Nomenclatura é o conjunto de elementos de identificação de um artigo do stock .

A nomenclatura compreende:

A designação;

A codificação.

Designação é o nome pelo qual o artigo é conhecido na empresa.

Pode adoptar-se uma designação externa à empresa, por exemplo, a designação do fornecedor.

Codificação é uma representação simbólica ou uma referência que identifica exactamente o

material ou artigo de forma inequívoca.

7.

A gestão económica dos stocks compreende a aplicação de um conjunto de princípios, regrasde decisão e metodologias que permitem manter existências económicas.

Há autores que preferem a designação de gestão previsional de stocks, na medida em que sebaseia em técnicas de previsão, aplicadas ao cálculo das necessidades independentes.

Objectivos da GES

A gestão económica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais:

Determinar quanto reaprovisionar;

Estabelecer quando reaprovisionar, isto é, quando solicitar uma intervenção de Compras ouquando solicitar uma entrega de material, no âmbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares).

Estes objectivos são concretizados para cada artigo do stock , que tem características específicas.





GLOBAL

8. Para o cálculo do pa pode considerar-se o prazo como o somatório de todos os prazos(estimados com base em dados históricos) intervenientes no processo de aquisição:

PRAZO DE APROVISIONAMENTO

Data da detecçãoda Necessidade

Data Limite(programada)

P.circulação

P.tratamento

P. P. P.en desalfând. re

Data daColocação daEncomenda

Data Limiteda Entrega

Entende-se por:

Data da detecção da necessidade

Data da detecção da necessidade - quando se verifica a necessidade de se proceder a umreaprovisionamento ou a uma compra e se elabora o respectivo pedido a compra.

Prazo de circulação

Prazo de circulação - o intervalo de tempo desde a saída do pedido de compra da GES atéchegar a Compras.

Prazo de tratamento

Prazo de tratamento - o tempo que Compras leva a proceder às rotinas administrativas até aadjudicação da encomenda ao fornecedor seleccionado.

Prazo de entrega

Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material naRecepção; ou se for uma importação, até à disponibilidade do material no destino (inclui oprazo de transporte).

Prazo de desalfandegamento




Prazo de desalfandegamento - o tempo consumido no desalfandegamento do materialoriundo de país(es) exterior(es) à União Europeia.

Prazo de recepção

Prazo de recepção - o tempo necessário para se proceder às recepções, quantitativa e qualitativa(quando necessário), à emissão de guia de entrada que acompanha o material para o armazém.

9.

À função recepção dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas demateriais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com alegislação e regulamentação aplicáveis.

A função recepção dos materiais tem uma componente técnica, nomeadamente no que se refere àverificação das características dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios.

O órgão Recepção dos Materiais deverá dispor de espaço próprio para a sua actividade,eventualmente de área para laboratórios, diferenciado do espaço dos Armazéns, com a capacidadesuficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiaisrejeitados até à respectiva resolução (devolução ou correcção de não-conformidade).

O órgão Recepção dos Materiais deverá dispor de recursos humanos habilitados para a realizaçãocompetente da sua actividade a ritmo compatível com os prazos dos programas da produção.

É de salientar que o prazo de recepção integra o prazo (interno) de aprovisionamento, quedetermina os parâmetros da gestão económica dos stocks.

A Recepção dos Materiais para poder aceitar ou rejeitar os fornecimentos desencadeia,normalmente, dois tipos de processos:

O processo de recepçãoquantitativa;

O processo de recepçãoqualitativa.

10. O processo de recepção quantitativa é desencadeado com a chegada dos materiais ecompreende as actividades seguintes:

Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico;Observação do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservação destas;

Verificação da rotulagem das embalagens;

Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s);

Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda;

Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias.

Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros.

É neste processo de recepção que são determinadas as faltas, as trocas de artigos e os excessos,os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em princípio viaCompras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi encomendado. É,





GLOBAL

ainda, neste processo que deve verificar-se se os rótulos das embalagens cumprem a legislação eregulamentos aplicáveis, para se poder aceitar o fornecimento.

11.

Um contrato de fornecimento é oneroso na medida em que obriga o contraente vendedor atransferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigação deste àretribuição ou pagamento do preço convencionado ou acordado, em valor monetário e nascondições expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda.

12. Os parâmetros-chave a considerar numa encomenda são os seguintes:

O preço;

O prazo;

A quantidade;

A qualidade;

A garantia;

nível de serviço logístico.





Ficha nº 2

1. Os bens tangíveis podem classificar-se nos domínios seguintes:1. Bens de consumo

a. Bens não duradouros ou bens de grande consumo correnteConsumo regular (Ex.: leite; água de distribuição comunitária – “Utility”)Consumo de emergência (Ex.: antibiótico)Consumo de impulso (Ex.: pipocas)Consumo sazonal (Ex.: protector solar)

b. Bens duradourosConsumo regular (Ex.: electrodoméstico)Consumo sazonal (Ex.: fato de banho)

2. Bens ou produtos industriais (utilizados na produção de outros produtos) ou recursosmateriais

a. Matérias primasb. Componentesc. Subconjuntos e produtos intermédios (semiacabados)d. De suporte

InstalaçõesBens de equipamento fabril (fixos e móveis, pesados e ligeiros)Bens de equipamento de escritórioFerramentas e instrumentação

Nota

Pode, ainda, classificar-se os produtos industriais nos domínios seguintes:

Produtos não diferenciados;

Produtos diferenciados;

Produtos normalizados;

Produtos especializados.

2. A função aprovisionamento compreende o conjunto de operações que permitem pôr àdisposição da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos osrecursos materiais e serviços necessários ao seu funcionamento, ao menor custo. Para alémdas actividades de selecção e qualificação de fornecedores, de negociação, de contratação ede compra de recursos materiais e serviços, de gestão de stocks, a função aprovisionamentoainda inclui nas suas atribuições: a recepção de materiais, a armazenagem, o aviamento derequisições e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou aexpedição para subempreiteiros.





GLOBAL

3. À função armazenagem compete preservar em boas condições os materiais armazenados erealizar o aviamento rapidamente e nas melhores condições de segurança.

Há dois princípios gerais a que correspondem dois tipos básicos de armazenagem, que podem

coexistir num mesmo armazém: Armazenagem com lugar pré-definido;

Armazenagem sem lugar pré-definido.

Armazenagem com lugar pré-definido

Este sistema obedece ao princípio de “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”.Todos os materiais têm o seu espaço perfeitamente identificado para serem colocados e nãopodem ser armazenados noutro sítio.

Vantagens:- Fácil localização dos materiais;

- Os materiais idênticos estão juntos.

Inconvenientes:

- Desperdício de espaço visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nível máximode stock . Pode dizer-se que normalmente 40% do volume útil para armazenar se encontra vazio.

- Um material colocado em sítio errado fica eventualmente perdido.

Armazenagem sem lugar pré-definido ou Armazenagem “caótica”Este sistema obedece ao princípio de “seja qual for no sítio disponível”. Nos espaços livres podecolocar-se qualquer material, não existindo lugares marcados, mas critérios gerais delocalização.

Vantagens:

- Aproveitamento máximo dos espaços;

- Facilita a operação de arrumação dos materiais.

Inconvenientes:- Exige registo e controlo rigoroso da localização dos materiais (armazém “inteligente”);

- Pode aproximar materiais incompatíveis ou que se contaminem, se não forem cumpridosdeterminados procedimentos.

Nota: Este tipo de armazenagem é frequentemente utilizado em materiais de compra directa paraobras, que em princípio só entram em armazém uma vez (encomenda e recepção únicas), embora,possam sair em parcelas, mas, até esgotar a quantidade em stock .

4. Genericamente e atendendo à função desempenhada, os armazéns classificam-se em três

grandes categorias:Armazéns industriais

194



GuiadoFormando

Apr ovisionamento e

GestãodeStocks




Armazéns Industriais - são armazéns destinados à arrumação: das matérias-primas; dasferramentas; dos materiais em curso de fabricação; dos componentes e dos subconjuntos; dosprodutos acabados e, em princípio, por acondicionar em embalagem de transporte.

Armazéns de distribuição

Armazéns de Distribuição - são os armazéns, que integram o circuito de comercialização dosprodutos de uma empresa ou grupo de empresas, podendo ficar situados:

- Na área de distribuição dos clientes;

- Junto às unidades de produção;

- Em posição intermédia estratégica.

Entrepostos

Entrepostos - são espaços de armazenagem pertença de entidades privadas ou estatais,independentes dos proprietários dos materiais neles armazenados, a título temporário, medianteacordo ou contrato.

5. Considere um código com os cinco campos seguintes:

30 . 238 . 337 . 025 . 8

Artigo do stock de matérias primas

Classe dos aços

Família dos varões

Nº de ordem do artigo

Checkdigit

Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matéria

prima), estes por classes, famílias e finalmente estas por números de ordem.

Assim,

O nº 30 corresponde ao tipo de material de stock : matérias primas;

O nº 238 corresponde à classe dos aços inoxidáveis AISI 304;

O nº 337 corresponde à família dos varões;

O nº 025 corresponde ao nº de ordem igual ao diâmetro do varão, que no exemplo é de 25 mm;





GLOBAL

O nº 8 é o checkdigit que confirma a correcção do respectivo código.

Este sistema de codificação assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais,a qual deve ser estruturada e implementada pela gestão administrativa dos stocks.

6. No ficheiro de materiais, associado à nomenclatura de cada artigo deve constar a respectivaespecificação.

Especificação de um material,é o conjunto de requisitos da qualidade, isto é, o conjunto deatributos ou características, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confereaptidões de utilidade e permite verificar a conformidade.

Uma especificação pode definir padrões de comportamento e de segurança do material, indicar prescrições de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas eregulamentos de referência.

A especificação do material é fundamental para a sua compra e respectiva recepção qualitativa.

Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto é,a mesma designação e código para a mesma especificação, será facilitada a transacção e orespectivo processamento.

7.

A gestão económica dos stocks compreende a aplicação de um conjunto de princípios, regrasde decisão e metodologias que permitem manter existências económicas.

Há autores que preferem a designação de gestão previsional de stocks, na medida em que sebaseia em técnicas de previsão, aplicadas ao cálculo das necessidades independentes.

Objectivos da GES

A gestão económica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais:

Determinar quanto reaprovisionar;

Estabelecer quando reaprovisionar, isto é, quando solicitar uma intervenção de Compras ouquando solicitar uma entrega de material, no âmbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares).

Estes objectivos são concretizados para cada artigo do stock , que tem características específicas.




C t

C


8. Representando os custos num gráfico em que a variável independente Q seja a quantidade aadquirir, verifica-se que existe um valor de Q para o qual o custo total C t será mínimo.

Custos

∆ + 2%Customínimo

t

CC p

- 15% Q ee

CC m

C e

+ 20% (quantidade por encomenda)Q e

Assim, para cada artigo de armazém, o custo total anual será mínimo se calcular o valor de Q(quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade édenominada a quantidade económica de encomenda - Qee.

Assim, define-se

Quantidade económica de encomenda (Qee) como a quantidade a encomendar de cada vez,que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventário.

Desta definição de Wilson decorre que Qee é o valor de Q que minimiza o custo total. Então,matematicamente Q obtém-se:

→ dCt→

→ → = 0→ dQ →

Qee

e resolvendo esta equação, chega-se à fórmula de Wilson:

Qee =2 ⋅ S

⋅ a

u⋅tp

Análise de Sensibilidade da Qee




GLOBAL

Variação da Qee com a etp

O valor da Qee é pouco afectado pela falta de precisão de:

a - custo administrativo médio de efectivação de uma encomenda;

tp - taxa de posse.

Na verdade demonstra-se, matematicamente, que para variações da ordem de 50% de umadestas variáveis, o valor da Qee varia apenas de cerca de 3%.

Variação do Ct com aQee

Demonstra-se que o custo total anual do stock de um artigo (Ct) é afectado apenas em cerca de

+ 2%, por variações de Qee no intervalo [- 15%, + 20%], como aliás se pode constatar no gráficoda Figura. IV.3.

Efeito de Descontos de Quantidade

A fórmula da Qee pode ser utilizada como critério de decisão de compra, quando os fornecedoresconcedem descontos nos preços unitários dos materiais, por aumento das quantidades aencomendar.

O método de avaliação consiste em aplicar sucessivamente a fórmula da Qee para os diferentesvalores de preço de custo unitário, u, do material, resultantes dos descontos, até se chegar a umaquantidade de encomenda para a qual é válida o preço correspondente, isto é, até se atingir a

coincidência entre a Qee calculada e as condições oferecidas pelo fornecedor.

A quantidade assim determinada corresponde à do mínimo custo total anual do artigo, sendoportanto a opção a adoptar.

Expressões Derivadas da Qee

Número económico de encomendas -Nee

É o número de encomendas de quantidade: Qee, a emitir num ano para um artigo.

SResulta de N =Q

e fazendo Q = Qee , vem

Nee =S

Qee→ Nee =

C ⋅ tp

2 ⋅ a




Prazo económico de encomenda - pe:

É o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo médio estimado.

De pe = 12 x QeeS

e substituindo Qee pela sua expressão, obtém-se

pe = 12 ⋅2 ⋅ a

C ⋅ tp

(em meses)

Relação entre o número económico de encomendas - Nee, e o prazo económico - pe: :

Do relacionamento das duas últimas equações, tira-se a seguinte conclusão pe x Nee = 12 deonde se deduzem as seguintes expressões:

12Nee =

pepe =

12

Nee

9.

No processo de recepção qualitativa verifica-se se os materiais estão em conformidade comas especificações técnicas das respectivas encomendas e com a legislação e regulamentaçãoaplicáveis.

A verificação pode visar as características físicas e químicas dos materiais, as dimensões, etc.,segundo determinados critérios, padrões e tolerâncias.

A verificação pode realizar-se através de inspecções, testes e ensaios ou pela aceitação decertificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para oefeito.

10. Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepção qualitativa para outrasempresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que éuma forma de outsourcing , que pode contudo ser condicionada pelos prazos.

11. O nível de serviço logístico é outra variável importante e corresponde à eficiência e eficáciademonstradas pelo fornecedor. Avalia-se pelo grau de satisfação do cliente, em termos de:

Preços - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelasnegociações, quer pelos preços da concorrência;

Prazos - se são cumpridos pelo

fornecedor;

Quantidades - se são respeitadas nas entregas, nunca dando origem areclamações;




GLOBAL

Qualidade - se são cumpridos estritamente todos os requisitos exigidos, bem como se nãohouve problemas com as certificações emitidas. Se houve, qual o empenhamento do fornecedor em os resolver;

Litígios - se foram verificados litígios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e comose resolveram.

É o conjunto destas informações que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem oserviço prestado pelo fornecedor à empresa, que é sintetizado no seu nível de serviço logístico, epode exprimir-se quantitativamente como:

nº enc. absolutamente satisfeitasNs = x 100

nº total de encomendas

em que:

nº total de encomendas - a totalidade de encomendas adjudicadas a um fornecedor;

nº enc. absolutamente satisfeitas - aquelas que não tiveram qualquer tipo de reclamação, datotalidade de encomendas adjudicadas ao fornecedor.

12.

Os materiais centrais, dado o seu impacte financeiro, exigem uma pré-qualificação defornecedores suportada no menor preço de compra para uma qualidade aceitável ou suficiente ecom garantia de elevada rotação;

Os materiais estratégicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, comgarantia de reserva de informação técnica (contratos de parceria ou partenariado);

Os materiais vulneráveis, dada a dependência dos fornecedores, exigem garantia defornecimento no prazo limite ou redução do risco de abastecimento;

Os materiais rotineiros exigem simplificação do processo logístico com eliminação deeventuais estrangulamentos na cadeia de abastecimento, através de forte concentração decompras em poucos fornecedores pré-qualificados.

Nota

A classificação ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar umapolítica de compras coerente com a apresentada, e com resultados práticos aceitáveis e não muitoafastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito.




BIBLIOGRAFIA CONSULTADA IEFP

Bibliografia Consultada

ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mário. MICROSTOCK - Apoio à Decisão em Gestão Económica de Stocks.Lisboa, IAPMEI, 1991.

HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr.,1973, pp. 123-132.

HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977,pp. 85-96.

JESUÍNO, Jorge Correia - A Negociação: Estratégias e Tácticas. Lisboa, Texto Editora, 1996.

TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland,1987.

ZERMATI, Pierre. A Gestão de Stocks. Lisboa, Editorial Presença, 1986.

Aprovisionamento e Gestão de Stocks Guia do Formando 201



GLOSSÁRIO IEFP

Glossário

A

Afectação de material ao stock

É uma reserva antecipada ao stock dedeterminada quantidade de material que sepretende disponível para utilização em dataprevista no programa da produção.

ArmazémÉ todo o espaço coberto ou descoberto,adequado e responsabilizado para aarrumação ordenada dos materiais daempresa - stocks e outros - necessários aocircuito produtivo, o qual detém todos osequipamentos apropriados à: movimentação -

meios de manobra ou de transporte;contenção - os receptáculos e estruturas paraguardar os materiais com o mínimo riscopossível de os deteriorar.

ArrumaçãoÉ a operação que consiste na disposiçãoracional e criteriosa dos materiais nosdispositivos, ou nos locais próprios doarmazém.

AviamentoÉ a actividade de entrega do material

requisitado no local de aviamento ou oencaminhamento para o local de utilização,em conformidade com a programação.

C

Ciclo de vida de um produtoÉ o período caracterizado por várias fases(concepção e lançamento, crescimento oudesenvolvimento, maturidade e declínio),desde a pesquisa inicial até ao fim daprodução.

CodificaçãoÉ uma representação simbólica ou umareferência que identifica exactamente omaterial ou artigo de forma inequívoca.

ConservaçãoConsiste na preservação da qualidade dosmateriais armazenados, assegurando que aoserem utilizados estão em perfeitascondições, mantendo intacto todos os seusatributos de qualidade, como ascaracterísticas físico-químicas, as formas e asdimensões.

Consumo previsto – SÉ para um artigo do inventário a previsão de

utilização desse item, em unidades físicas,para um determinado prazo (em princípio umano), baseada nas necessidadesindependentes derivadas da procura nesseprazo.

Contrato de fornecimentoÉ um acordo oneroso que obriga o contraentevendedor a transferir a propriedade do bempara o contraente comprador, mediante aobrigação deste à retribuição ou pagamentodo preço convencionado ou acordado, em

valor monetário e nas condições expressasno contrato, formalizado por uma encomendaou nota de encomenda.

Custo de efectivação de encomendas (Ce)de um artigoÉ o custo administrativo anual relativo aoprocessamento das encomendas desseartigo.

Custo de efectivação de uma encomenda(a) ou custo de passagem de umaencomenda

É o encargo total correspondente à emissãode uma encomenda de um artigo (podecorresponder a uma posição da encomendase esta tiver várias posições), relativo aosencargos administrativos dos diferentesórgãos intervenientes no processo de compra,até à liquidação da factura.

Custo de penúriaÉ o custo resultante das roturas do stock asquis geram encargos devido às perturbaçõescausadas no fluxo material nos circuitos a

jusante do armazém.Custo de posse (C p )

É o custo inerente à permanência do stock médio em armazém, num ano.

Custo total anual (do stock ) de um artigoÉ o consumo anual desse material em valor,acrescido dos encargos logísticos dearmazenagem e dos custos de gestão,referidos a um ano de exploração.

Custo total do stock – CTS




IEFP

GLOSSÁRIO

É o somatório dos custos totais do stock detodos os artigos que o integram, sendocomposto pelo custo total dos materiais de

armazém acrescido dos respectivos custoslogísticos e de gestão.

Custo unitário (u) de um materialÉ o valor a que o material deverá ser contabilizado à entrada em armazém.

D

Designação do artigoÉ o nome pelo qual o material é conhecido naempresa.

Disponível teórico total (Dtt)

É a quantidade actual em armazém acrescidadas quantidades encomendadas, que aindanão deram entrada no armazém.

E

Especificação de um materialÉ o conjunto de requisitos da qualidade, istoé, o conjunto de características, traduzido emtermos qualitativos e quantitativos, que lheconfere aptidões de utilidade e permiteverificar a conformidade.

Existência média ( E)É o valor médio das existências da empresanum determinado intervalo de tempo (emunidades monetárias).

ExpediçãoÉ a actividade que assegura as boascondições de acondicionamento do materialdurante o transporte para o exterior, assimcomo o carregamento eficiente do material nomeio de transporte utilizado.

F

Função armazenagemCompete preservar em boas condições osmateriais armazenados e realizar o aviamentorapidamente e nas melhores condições desegurança.

Função aprovisionamentoCompreende o conjunto de operações quepermitem pôr à disposição da empresa emtempo oportuno, na quantidade e na

qualidade definida, todos os recursosmateriais e serviços necessários ao seufuncionamento, ao menor custo.

Função comprasCompete celebrar e fazer cumprir contratosbilaterais em condições económicas.

G

Gestão física dos stocksCompete assegurar que as operaçõesrealizadas com os materiais, desde a suaentrega na empresa até à sua saída dearmazém, sejam executadas com eficiência,isto é, ao menor custo e em tempo oportuno.

Gestão económica dos stocksCompreende a aplicação de um conjunto deprincípios, regras de decisão e metodologiasque permitem manter existênciaseconómicas.

IncotermÉ a abreviatura da expressão international commerce term. Os incoterms estãoassociados a condições standard quereportam à entrega, ao transporte e ao riscoassociado ao fornecimento de bens(materiais/mercadorias).

J

JIT

É uma aproximação disciplinada à gestãopara melhorar a produtividade e a qualidadeatravés do respeito pelas pessoas e daeliminação do desperdício.JIT (Just-In-Time) é uma filosofia de gestãoglobal, centrada no mercado, cujo princípiofundamental é "produzir quando e apenas oque o cliente necessita ou deseja eaprovisionar quando e apenas o necessário esuficiente para garantir aquela produção”. A gestão JIT propõe-se alcançar os 6objectivos seguintes: zero existências emarmazém; zero defeitos durante a fabricação;zero avarias dos equipamentos em produção;zero acidentes com o pessoal; zero atrasos eprazos curtos; zero papel em circulação etem-se mostrado geradora decompetitividade.

L

LogísticaÉ o processo estratégico (porque gera valor

reconhecido pelos clientes, criando vantagemcompetitiva sustentada, na medida em que



GLOSSÁRIO IEFP

acrescenta diferenciação, aumenta aprodutividade e a rendibilidade) doplaneamento, organização e controlo, eficaz eeficiente, dos fluxos e armazenagem demateriais (matérias primas, componentes,

produção em curso, produtos semiacabados eacabados) e de informação relacionada,desde a origem (fornecedores) até ao destinofinal (consumidores) visando maximizar asatisfação das necessidades dos clientes,externos e internos.

M

MovimentaçãoConsiste na deslocação física dos materiaisutilizando o equipamento adequado, nuncaacima das suas capacidades ou em

movimentos para os quais não foi concebido,evitando assim riscos de danos físicos epessoais, em percursos que devem ser rectilíneos e de distância mínima,assegurando assim, custos inferiores.

N

Necessidade dependenteÉ toda a necessidade logística a jusante docircuito material, perfeitamente determinada eresultante de: encomendas de produto(s) comquantidades e prazos de entrega definidos;encomendas de produto(s) de procuradecorrente e cadência de entregadeterminada e encomendas de produto(s)cujo preço é orçamentado e o prazo deentrega fixado (segundo caderno deencargos).

Necessidade independenteÉ toda a necessidade logística a jusante dofluxo material, resultante de previsãoestatística, baseada em históricos, ou noconhecimento da procura do produto e do

respectivo ciclo de vida, com prazo deutilização indeterminado.

Necessidade logísticaÉ toda a solicitação de natureza material oude serviço, que visa satisfazer quantitativa,qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carência a jusante do fluxomaterial, no cumprimento de um objectivo.

Nível de serviço – NsIndica o nível geral de satisfação dasnecessidades em termos de funcionamento

de armazém, e da eficiência da Gestão deStocks.

NomenclaturaÉ o conjunto de elementos de identificação deum material. A nomenclatura compreende: adesignação e a codificação que estãoregistadas no ficheiro de materiais.

P

Ponto de alerta (Pa)É a quantidade de material correspondente aostock de segurança adicionado àquela que éprevisível ser consumida durante o prazo deaprovisionamento do artigo em situação dereaprovisionamento, obrigando a umaimediata análise da situação, logo que

atingido.Ponto de encomenda (Pe)É a quantidade de material correspondente aostock de segurança adicionado àquela que éprevisível ser consumida durante o prazo deaprovisionamento do artigo, obrigando a umreaprovisionamento imediato logo queatingido.

Prazo de aprovisionamento (Pa) ou dedisponibilizaçãoÉ o intervalo de tempo que decorre entre a

data de detecção da necessidade do materiale a data de disponibilização do material parao utilizador.

Preço de compraÉ o valor de factura do material, semencargos adicionais a que fica sujeito, mas jácom os descontos e bónus deduzidos.

Preço de custoÉ o total da soma dos valores da factura dofornecedor, dos encargos com a compra(transportes, seguros) e deduzidos os

descontos comerciais obtidos.Pré-qualificaçãoÉ uma selecção de fornecedores, por famíliasde materiais e de serviços a aprovisionar, erealizar pela empresa com base numaavaliação objectiva e numa negociação decontratos abertos de fornecimento, a prazosrenováveis.

Processo de recepção qualitativaÉ o conjunto de actividade que verifica se osmateriais estão em conformidade com as




que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação àsnecessidades.

IEFP

GLOSSÁRIO

especificações das respectivas encomendase com a legislação e regulamentaçãoaplicáveis.

ProcuraÉ a expressão dinâmica de um mercado quecorresponde a medidas qualitativas equantitativas dos consumidores, que desejame podem adquirir um produto.

Q

Quantidade económica de encomendaÉ a quantidade a encomendar de cada vez,que minimiza o custo total anual, relativo acada artigo do inventário do stock .

R Recepção dos materiaisÉ a função que assegura a conformidade dasremessas de materiais dos fornecedores comos requisitos expressos nas respectivasencomendas.

Rotura de stock em armazémOcorre quando qualquer solicitação dematerial não for satisfeita na sua totalidade.

S

Saneamento de existênciasÉ a actividade que consiste na análiseperiódica dos materiais existentes emarmazém e na eliminação de todos aqueles

(ou de procura) num determinado período detempo - período de risco - com o objectivo decobrir as eventuais roturas de stock .

T

Taxa ou índice de rotação – Ir Indica o número de vezes que a existênciamédia foi renovada.

Taxa ou índice de rotação óptimo Ir oConsidera-se este índice como o índicepadrão que serve de termo de comparaçãopara os Ir(s) obtidos, aplicado aos itens.

Taxa ou índice de cobertura IcIndica o tempo de duração previsto para stock

existente, em função dos consumos médiosmensais, em meses.

Taxa de Rotura – Tr Dá indicação da percentagem de roturas destock em armazém.

Taxa de posse (t p )

Como uma taxa, é apresentada sob a formade percentagem, que é aplicada à existênciamédia anual.Unidade de trabalho característica dos

armazéns - é o produto (aritmético) =Tonelada x metro.

Stock médio (Sm)É a quantidade média do material em stock num determinado intervalo de tempo (em

unidades físicas).Stock ou stocksÉ o conjunto de materiais consumíveis ou demercadorias acumulados, à espera de umautilização posterior, mais ou menos próxima,e que permite assegurar o fornecimento aosutilizadores quando necessário. São oselementos patrimoniais classificados evalorizados em existências.

Stock de segurança também denominadostock de protecção

É um excedente de material (ou de produto),relativamente à quantidade teórica calculada,para fazer face aos excessos de consumos

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Aprovisionamentoe

GestãodeStoc ks

42013415 1230510534 aprovisionamentos manual

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