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Professor Bruno Eduardo Martins

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O arquivo é a guarda sistemática de informações que servirão de

base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que

se seguem.

1. Os arquivos recebem várias classificações conforme o estágio, a fase de evolução ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqüentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermediário.

2. A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-se pela manutenção, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenação, de orientação e normativas.

3. Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fiscais variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.

4. Para a correta conservação do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade.

5. Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas de guarda e divulgação.

6. Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão corretamente apresentados.

7. Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundação Getúlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do

Considere que, em cada um dos itens de 08 a 10, é apresentada

uma lista com nomes de autores de documentos a serem

arquivadas. Considerando as regras de alfabetação para

arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o

nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens

respeita a aplicação correta das referidas regras.

8. Júnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva

9. Alencastro, Marcelo Pereira d’ Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antônio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo São Tiago, Vicente de Paula de

10. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demóstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza

Acerca das técnicas de arquivamento e protocolo, julgue os itens

seguintes.

11. Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

12. Desclassificação é o fato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

A avaliação documental é uma função típica adotada

mundialmente no tratamento técnico de acervos arquivísticos.

Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem.

13. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente.

14. A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.

15. Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada.

16. A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico.

17. A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e materiais.

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos

públicos e privados pressupões atividades indispensáveis para a

recuperação e a preservação da informação. Considerando esse

pressuposto, julgue os itens a seguir.

18. Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.

19. O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver um pedido de informação.

20. Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar.

21. Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.

22. Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens que se

seguem.

23. Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e o armazenamento de documentos.

24. O método de arquivamento é determinado em função da espécie e da data do documento.

25. O método de arquivamento alfabético considera o nome como elemento principal.

26. O método de arquivamento geográfico considera a data do documento como elemento principal.

27. O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

No que se refere à arquivologia, julgue os itens seguintes.

28. O método numérico simplex de arquivamento é aquele no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. Também se usa índice alfabético remissivo para a codificação das pastas.

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29. Em relação a arquivamento, a diferença entre o método e sistema é que o primeiro é o conjunto de princípios ordenados entre si, de modo que concorram para um determinado fim, e o segundo é justamente a maneira de proceder para atingir esse fim, ou seja, um plano preestabelecido de colocação (arranjo) de documentos tendo em vista não só a guarda mas também a pesquisa destes.

30. Os arquivos notariais devem ser incluídos na categoria de arquivos econômicos.

31. Por meio da análise dos registros documentais, é possível desenvolver um método básico pelo qual se possa alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais. Para tal, os registros documentais deverão ter características como imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.

32. O processamento técnico do acervo é competência do pessoal responsável pelo serviço de tratamento da informação de um centro de documentação.

33. A notação da classificação decimal universal é composta de letras maiúsculas e números.

34. O sistema numérico duplex tem como característica a distribuição de números aos assuntos principais na ordem em que são selecionados e arranjados. Números apensos são atribuídos às subclasses, como apresentado a seguir.

2 Comunicações 2 – 2 Correio 2 – 2 – 1 Franquia

35. Arquivos de correspondência podem ser definidos como números atribuídos a diversos cabeçalhos de assuntos, conforme a ordem em que foram selecionados, sem consideração da ordem alfabética.

36. O termo arquivo deriva do vocábulo grego archeion, que significa edifício público, casa da câmara, documentos. O material de arquivo pode ser definido como a acumulação ordenada dos documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e por elas preservados, para a consecução de seus objetivos políticos, legais ou culturais.

37. Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel.

38. Denomina-se destinação de documentos ao conjunto de instrumentos que permite, em decorrência da avaliação, o encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e(ou) reprodução. O mais importante desses documentos é a Tabela das Três Idades, a qual apresenta a identificação dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinação para eliminação ou guarda permanente.

39. O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é bastante eficaz em uma organização moderna e informatizada, já que elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.

Acerca dos métodos de arquivamento adotados pela arquivística,

julgue os itens que se seguem.

40. Uma das vantagens do método de arquivamento duplex é que ele possibilita a criação de uma infinidade de classes.

41. No método de arquivamento alfabético, adota-se a consulta de índices para a localização dos documentos.

42. Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoção de um índice alfabético.

43. O método numérico simples é de consulta indireta pelo fato de adota um índice onomástico para as atividades de arquivamento.

44. No método alfabético dicionário, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um título genérico.

Com base no conhecimento arquivístico sistematizado, julgue os

itens a seguir.

45. Nas organizações, os serviços de protocolo devem ser os responsáveis pelo controle do trâmite dos documentos.

46. Os documentos considerados de valor secundário são eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediária.

47. O plano de classificação é o instrumento que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.

48. Os documentos arquivísticos que apresentem grau de sigilo secreto e ultra-secreto deverão ser armazenados em arquivos de segurança.

49. Para identificação das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrográficas e esferográficas, pois esmaecem com rapidez.

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de

informações para servir de base para pesquisas futuras. Com

relação a esse assunto, julgue os itens seguintes.

50. O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservação é chamado de arquivo especializado.

51. A organização dos documentos segundo seu aspecto formal é chamado de classificação por gênero.

52. Na elaboração de um plano de arquivo, deve ser definida a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo nas fases corrente e intermediária.

53. O arquivamento é composto de uma seqüência de etapas. É chamada de ordenação a etapa que consiste na disposição dos documentos em consonância com a classificação e a codificação estabelecidas.

54. Considerando as regras de alfabetação, está correta a seqüência abaixo.

Andrade, Sibelius de Barbosa, Rodolfo de Campos Júnior, Pedro de Alcântara Lima, Bernadete Barbosa

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de

informações para servir de base para pesquisas futuras. Com

relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

55. Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservação.

56. Na elaboração de um plano de arquivo, a definição quanto a centralização ou descentralização dos serviços de arquivo tem como foco a fase corrente de arquivamento.

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57. Denomina-se ordenação a etapa do processo de arquivamento responsável pela disposição dos documentos com base na classificação e codificação estabelecidas pela organização.

58. Considere a hipótese de arquivamento a seguir.

FILIAIS - Centro-Oeste - Nordeste - Norte - São Paulo PESSOAL – FOLHA DE PAGAMENTO - de A até J - de K até M - de N até Z FORNECEDORES - Matéria-prima - Máquinas de grande porte - Equipamento de escritório

Com base na situação apresentada, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto.

59. A organização de arquivo ocorre em várias fases. Na fase de planejamento, é feita a verificação das normas, dos regulamentos, das políticas e da estrutura organizacional da instituição.

60. Considerando-se as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta a seqüência a seguir.

- Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos José de Araújo - Souza, José Paulo de

61. Se, uma das partes de um documento tiver sido atribuído determinado grau de sigilo, nesse caso, todas as demais partes devem receber a mesma classificação.

62. Não é permitida a expedição de documentos confidenciais por meio de postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente público autorizado.

63. Considere que um órgão público receba demanda, para fins de prova em juízo, de reprodução de determinado documento sigiloso que se encontre em estado de conservação que impeça a sua reprodução. Nesse caso, apresentam-se como alternativa a emissão e o fornecimento de certidão acerca do conteúdo do documento solicitado.

Para o Arquivo Nacional, “avaliar é estabelecer preceitos

capazes de orienta a ação dos responsáveis pela análise e seleção de documentos, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos públicos”. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a avaliação é definida como “o processo de análise de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos”. Para a ABNT, avaliação é o processo de análise da documentação de arquivo, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos”. Na instrução Normativa n.° 1/1986 CD-CEDI/CoArq., da Câmara dos Deputados, a avaliação é definida como “análise e fixação do destino final dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara dos Deputados, em caráter oficial (...) no desempenho de suas funções”.

Com base nas afirmações acima, julgue os itens a seguir, acerca

do processo de avaliação de documentos de arquivo.

64. Conseguir a participação ativa de autoridade da área administrativa, conhecer o funcionamento da instituição a que está subordinado o arquivo e conhecer as atividades típicas referentes às várias fases de arquivamento são requisitos para o processo de avaliação.

65. Há inúmeras possibilidades de serem inventadas técnicas que reduzam o trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a uma operação mecânica.

66. A avaliação de documentos não fornece subsídios à fixação de prazos para guarda ou eliminação de documentos.

Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações publicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivístiva. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue os itens a

seguir, relativos aos arquivos.

67. Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.

68. O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

69. O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

70. Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.

71. Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.

72. Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação são atividades dos arquivos correntes.

73. Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultado freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso.

74. Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de existência, convive com o dilema do que fazer com os documentos acumulados no decurso de suas funções. Projeções possíveis indicam que somente os órgãos do governo federal guardam, dispersos nos estados brasileiros, algo acima de 5.000 km de papéis. Qual a solução? Uma delas é a microfilmagem.

Luis Carlos Lopes. Arquivópolis: uma utopia pós-moderna. In: Ciência da Informação. Brasília, v. 22, n.° 1, jan/abr/1993, p. 41-3 (com adaptações)

Acerca do assunto abordado no texto acima, julgue os seguintes

itens.

75. Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.

76. Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

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Julgue os itens de 77 a 82, relativos a regras de arquivamento.

77. A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

78. O arquivamento aleatório é indicado para organizar documentos protocolados em uma mesma data.

79. O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronológica, vedado o seqüenciamento adicional pela ordem alfabética.

80. A codificação de um arquivo refere-se à colocação de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classificação e o método de arquivamento adotados.

81. Protocolo é a denominação do processo pelo qual um arquivo corrente é encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva.

82. Uma das vantagens da microfilmagem é a reprodução fiel do conteúdo do documento original.

Considere que os documentos referentes aos recursos humanos

de uma empresa devam ser arquivados em pastas, organizadas

por assuntos, utilizando-se o método alfabético. A respeito dessa

forma de arquivamento, julgue os itens que se seguem.

83. Os arquivos com documentos relativos a férias devem-se localizar após os arquivos com documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferências.

84. Os documentos constantes em cada uma das pastas arquivadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica.

85. Caso seja acrescentada, posteriormente, uma pasta relativa a nomeações, essa pasta deverá ser colocada no último item do arquivo, até que nela sejam inseridos todos os documentos relacionados ao assunto.

86. A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.

87. Arquivo é comumente conceituado como o conjunto de

documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma

organização pública ou privada e conservados para fins de

consulta. Acerca das noções de arquivamento, assinale a

opção correta.

a) São denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgação.

b) Documentos que deixaram de ser consultados com freqüência, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados em situações administrativas, ficam sob a guarda do arquivo intermediário.

c) A instalação de arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do Sol, para se evitar a formação de mofo.

d) Documentos classificados como reservados, secretos ou ultra-secretos não podem ser expedidos por meio postal.

88. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de

documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a

opção em que todas as propostas estão adequadas a esse

tipo de arquivamento.

a) Barbosa, Antonio Augusto Cardoso, Pedro Henrique de Araújo Ferreira, João Batista Ferreira, José de Arimatéia Neto, Afonso de Almeida Costa

b) Bernardes, Professor Carlos Augusto Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professos Eduardo de Almeida Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva

c) Branco, Carlos Alberto Castelo Carneiro, Patrícia de Souza Oliveira, Fernando Afonso Pereira, Maria Adelaide Queiroz, João Carlos de Souza

d) Brochado, Marcos André Gonçalves, Ricardo André de Assis Ramalho, J. Pedro Ramalho, João Batista Silva, Pedro Antonio da

Gabarito

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