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© 2004 by Digerati BooksTodos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5.988 de 14/12/1973.Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora,poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios emprega-dos: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gravação ou quaisquer outros.

Diretor EditorialLuis Matos

Editora-AssistenteMonalisa Neves

Preparação e Revisão de TextosAna Rosa Carvalho Barbosa

ProduçãoEquipe Digerati

CapaJosé Antônio Martins

Projeto GráficoDaniele Oliveira

ArtePatricia F. Ferrari

Suporte Técnico e Atendimento ao Leitorsuporte@digerati.com.br(11) 3217-2626

Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda.Rua Haddock Lobo, 347 – 12º AndarCEP 01414-001 São Paulo/SP(11) 3217-2600 Fax (11)3217-2617www.digerati.com

DiretoresAlessandro Gerardi – (gerardi@digerati.com.br)Luis Afonso G. Neira – (afonso@digerati.com.br)Alessio Fon Melozo – (alessio@digerati.com.br)

ISBN: 85-89535-36-3

300 Dicas

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Simplicidade é tudo. Essa frase define de modo claroaquilo que pensamos ao produzir este livro. Em vez deincluir dezenas de conceitos teóricos e estender-se emminúcias e detalhes sem importância sobre a ferramen-ta, este livro vai direto ao ponto. Traz, passo a passo, ede maneira prática e descomplicada tudo o que é neces-sário para usar as principais ferramentas do pacoteMicrosoft Office (Word, Powerpoint, Excel e Access).

Nosso intuito com isso é mostrar ao leitor que aprendera usar essas ferramentas pode ser muito fácil. Basta teracesso a um computador e testar as dicas apresentadas.

Para cumprir esse objetivo, selecionamos 300 dicaspráticas sobre este, que é atualmente o conjunto deferramentas mais usado por profissionais que se utili-zam do computador no dia-a-dia de trabalho. Nas 128páginas deste livro, você terá acesso a dicas que foramagrupadas visando propiciar um aprendizado gradativodos softwares, independente do nível de conhecimentoque o leitor possuir.

Dessa maneira, esperamos sinceramente que vocêpossa aprender exatamente o que precisa, dominandorapidamente essas poderosas ferramentas, indispensá-veis tanto para quem pretende trabalhar com informáticacomo para os que simplesmente querem fazer seus tra-balhos escolares. Boa leitura!

Luis Matos luismatos@digerati.com.br

Prefácio

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CAPÍTULO I – WORD1.1 Primeiros passos

01 – Iniciando o Word..............................................................................1202 – Digitação e navegação....................................................................1203 – As barras de ferramentas................................................................1204 – Seleção de caracteres....................................................................1305 – Salvando um trabalho.....................................................................1306 – Alteração de zoom..........................................................................1307 – Exibindo duas partes de um documento simultaneamente............1408 – Correção ortográfica......................................................................1409 – Ferramentas Localizar e Substituir.................................................1410 – Textos divididos em colunas...........................................................1511 – Comandos Desfazer e Refazer........................................................1512 – Copiar e Colar..................................................................................1613 – Modificando o Modo de exibição....................................................16

1.2 Formatação de textos14 – Estilos de formatação.....................................................................1615 – Numeração de páginas...................................................................1716 – Alterando o tamanho e tipo de fonte..............................................1717 – Minúsculas e maiúsculas................................................................1818 – Definindo a cor da fonte ................................................................1819 – Marcadores e numeração...............................................................1820 – Opções de efeito de texto...............................................................1921 – Parágrafos......................................................................................1922 – Alinhamento e espaçamento de parágrafo.....................................1923 – Criando uma Marca d’água..............................................................2024 – O recurso Contar palavras..............................................................2025 – Alterando o nome do autor..............................................................2026 – Definindo o plano de fundo.............................................................2127 – Formatação automática..................................................................21

1.3 Inserindo textos e figuras28 – Comentários no texto......................................................................2229 – Símbolos..........................................................................................2230 – Bordas e sombreamento.................................................................2231 – Notas de rodapé..............................................................................2332 – Índices para textos..........................................................................2333 – Organograma...................................................................................2434 – Autotexto..........................................................................................2435 – WordArt...........................................................................................2436 – Figura do arquivo............................................................................2537 – Tabelas............................................................................................2538 – Quebras de página...........................................................................26

1.4 Segurança e proteção39 – Salvando uma cópia de backup do arquivo....................................2640 – Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo..........................27

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41 – Removendo informações ocultas e particulares.............................2742 – Permitindo alterações controladas e comentários em um documento..2743 – Removendo e alterando senhas......................................................28

1.5 Recursos de idiomas44 – Traduzindo um texto........................................................................2845 – Corrigindo a ortografia de outro idioma.........................................29

1.6 Impressão46 – Visualizando uma impressão...........................................................2947 – Configurando uma página para impressão.....................................2948 – Configurando o tipo de papel para impressão................................30

1.7 Convertendo documentos no Word49 – Convertendo um arquivo em outro formato....................................3050 – Documento mestre..........................................................................3051 – Conversão de um documento em um documento mestre...............31

1.8 Mala direta, envelopes e correspondências52 – Convertendo um envelope único......................................................3153 – Personalizando um envelope...........................................................3154 – Inserindo um endereço do catálogo...............................................3255 – Criando um diretório de nomes e endereços..................................3256 – Criando uma mala direta simplificada............................................3257 – Criação e envio de fax.....................................................................3358 – Criando currículos padronizados.....................................................33

1.9 O Word e a Internet59 – Criando hiperlinks.............................................................................3360 – Ativando ou desativando hiperlinks................................................3461 – Salvando um arquivo como página da Web....................................3462 – Criando uma página de Web...........................................................34

1.10 Macros e programação63 – Gravando uma nova macro.............................................................3564 – Atribuindo macros a uma barra de ferramentas.............................35

CAPÍTULO II – POWERPOINT2.1 Primeiros passos

65 – A tela do PowerPoint.......................................................................3666 – Inserção de slides...........................................................................3667 – Salvando uma apresentação...........................................................3668 – Alinhamento de texto......................................................................3769 – Criação de senhas de segurança....................................................3770 – Remoção ou alteração de senhas...................................................3771 – Cabeçalhos, rodapés e slides..........................................................3772 – Data e hora nos slides de apresentação.........................................38

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2.2 Desenvolvendo uma apresentação73 – O plano de fundo do slide................................................................3874 – Modo de exibição padrão................................................................3975 – Exibição de grades..........................................................................3976 – Exibição da guia Tópicos e slides...................................................3977 – Definição do layout e design do slide.............................................4078 – Modificação do esquema de cores.................................................4079 – Configuração de intervalos para apresentações............................4180 – Adicione efeitos de transição.........................................................4181 – Desativando intervalos entre slides................................................4182 – O slide mestre.................................................................................4183 – Impressão de folhetos....................................................................4284 – Figuras como plano de fundo de apresentações............................4285 – Efeitos sonoros em slides...............................................................4286 – Execução de CDs em apresentações..............................................4387 – Criação de apresentações a partir de outras preexistentes...........4388 – Exibição de apresentações.............................................................4489 – O Assistente de viagem...................................................................44

2.3 Recursos do Office aplicados90 – Organogramas.................................................................................4591 – Figuras do arquivo...........................................................................4592 – Símbolos..........................................................................................4593 – Recursos do Word em apresentações do PowerPoint.....................4694 – WordArt...........................................................................................4695 – ClipArts...........................................................................................4696 – Comentários.....................................................................................4797 – Conteúdos em caixas de texto........................................................4798 – Dados do Excel em apresentações..................................................4799 – Vínculos entre células e slides........................................................48100 – Envio de apresentações...............................................................48

2.4 Álbuns de fotografia101 – Criação de álbuns de fotografia...................................................48102 – O layout do álbum.........................................................................49103 – Legendas em fotos.......................................................................49104 – Fotos e caixas de texto em um álbum..........................................50105 – Fotos em preto e branco...............................................................50

2.5 Animações106 – Esquemas predefinidos de animações.........................................50107 – Sons em animações......................................................................51108 – Loops de animação.......................................................................51109 – Início ou final suave para animações...........................................51110 – Alterando a cor do texto após a animação...................................52111 – Visualização de animações...........................................................52112 – Animação após a execução..........................................................52113 – Menus animados...........................................................................52

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2.6 A transmissão de apresentações114 – Gravação e armazenamento de transmissões..............................53115 – Transmissão de apresentações ao vivo........................................53116 – Reagendando ou excluindo uma apresentação............................53117 – Exibindo anotações durante apresentação..................................54118 – Enviando apresentações por fax..................................................54

2.7 O PowerPoint e a Internet119 – Visualizando uma apresentação na Web......................................54120 – Publicando apresentações na Web..............................................55121 – O botão de ação em um slide.......................................................55122 – Agendando uma reunião online....................................................55

2.8 Macros do PowerPoint123 – Gravação e execução de uma macro simples..............................56124 – Configuração de macros para apresentações..............................56

CAPÍTULO III – EXCEL

3.1 Primeiros passos125 – Exibição de planilhas.....................................................................57126 – Organização de planilhas.............................................................57127 – A largura das colunas...................................................................57128 – A altura das linhas........................................................................58129 – Inserindo linhas e colunas............................................................58130 – Ocultando e excluindo linhas e colunas.......................................58131 – Salvando uma pasta de trabalho...................................................59

3.2 Edição de dados132 – Autopreenchimento......................................................................59133 – Cópia de valores............................................................................60134 – Movendo e excluindo células........................................................60135 – O Colar especial............................................................................61136 – Localizando e substituindo dados.................................................61137 – Comentários..................................................................................62138 – Localizando células.......................................................................62139 – Usando figuras e imagens.............................................................62140 – Formatação rápida ou Autoformatação.......................................63141 – Mesclando alterações entre planilhas..........................................63

3.3 Fórmulas e funções142 – Criação de fórmulas e funções.....................................................63143 – A média aritmética.......................................................................64144 – Cálculo do menor e maior número................................................64145 – Funções para contagem de células..............................................64146 – Porcentagens................................................................................65147 – Funções lógicas............................................................................65

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148 – Fórmulas condicionais..................................................................66149 – Adição de valores...........................................................................66150 – Funções para busca de dados........................................................67151 – Funções Data e Hora.....................................................................68152 – Arredondamento de valores..........................................................68153 – Verificações de conteúdo com funções É....................................68154 – Cálculo de juros............................................................................69155 – Botões com dupla funcionalidade................................................69156 – Potência, raiz quadrada e logaritmo.............................................69157 – Seno, co-seno e tangente............................................................70158 – Função Valor futuro......................................................................70159 – Função PGTO................................................................................70160 – Função IPGTO...............................................................................71161 – Função NPER................................................................................71162 – Determinante de uma matriz........................................................71163 – O botão Inserir função..................................................................72164 – Erros em fórmulas........................................................................72

3.4 Formatação de planilhas165 – Número e Moeda...........................................................................73166 – Data e Hora...................................................................................73167 – Fração...........................................................................................74168 – CEP, CIC e telefone.......................................................................74169 – Mesclando células........................................................................74170 – Inclinando o texto de uma célula.................................................75171 – Exportando sua planilha para o formato TXT................................75172 – Importação de texto......................................................................75173 – Ordenando dados............................................................................76174 – Visualização de grandes planilhas..................................................76175 – A cor de fundo da célula...............................................................76176 – A borda das células.......................................................................76177 – Seleção de colunas não adjacentes..............................................77178 – Invertendo a posição de linhas e colunas....................................77179 – Copiando células que contêm fórmulas.......................................77180 – Marcas d’água...............................................................................78181 – Buscando valores de outras planilhas..........................................78

3.5 Criação de gráficos182 – O Assistente de gráficos...............................................................78183 – Tipos de gráfico.............................................................................78184 – Formatação do eixo do gráfico.....................................................79185 – Alterando a escala do seu gráfico................................................79186 – Formatação de legendas e títulos................................................79187 – Diagramas.....................................................................................80188 – Gráficos 3D...................................................................................80189 – Destacando uma fatia de um gráfico...........................................81

3.6 Impressão190 – Pré-visualização de planilhas.......................................................81191 – Cabeçalho e rodapé.......................................................................82

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192 – Margens........................................................................................82193 – Definindo a área de impressão......................................................83194 – Linhas de grade na impressão......................................................83195 – Ocultando trechos da planilha na impressão................................83

3.7 O Excel e a Internet196 – Visualização de planilhas em um browser.....................................84197 – Salvando como página da Web.....................................................84198 – Hiperlinks......................................................................................84199 – Importando tabelas da Internet para planilhas............................85

3.8 Integração com outros aplicativos200 – Vinculando objetos........................................................................86201 – Incorporando objetos....................................................................86202 – Hiperlinks para acessar outros programas...................................87203 – Usando o Access Link para trocar informações entre Excel e Access...87204 – Recuperando dados de uma tabela do Access.............................88205 – Exportando uma planilha para o Access......................................88206 – Formulários para inserir dados no Excel......................................88

3.9 Tabelas dinâmicas207 – Construindo tabelas dinâmicas.....................................................89208 – Modificando tabelas dinâmicas....................................................89209 – Construindo gráficos dinâmicos...................................................90

3.10 Dicas avançadas210 – Vinculando planilhas.....................................................................90211 – Ferramenta Solver.........................................................................91212 – Proteção da planilha.....................................................................92213 – Regras de validação......................................................................92214 – Nomeando intervalos de células...................................................93215 – Cenários........................................................................................93216 – O recurso Atingir meta..................................................................94217 – Alterando gráficos com a ferramenta Atingir meta.....................94218 – Relatórios......................................................................................95219 – Edição de relatórios......................................................................96220 – Construção de BDs........................................................................96221 – Formulários de dados.....................................................................97222 – Conversão de medidas..................................................................97223 – Trabalhando com o Autofiltro.......................................................98224 – Opções de Autofiltro......................................................................98225 – Acrescentando um Filtro avançado..............................................98226 – Localizando dados com critérios..................................................99227 – Subtotais....................................................................................100228 – Protegendo as colunas ou linhas mais importantes...................100229 – Restringindo o acesso a sua planilha.........................................101230 – Abrindo um arquivo de texto no Excel.........................................101231 – Executando uma análise estátistica...........................................102232 – Usando marcas inteligentes.......................................................102233 – Linhas múltiplas em células.........................................................102

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3.11 Macros e programação234 – Gravando uma nova macro..........................................................103235 – Execução de macros...................................................................103236 – Opções de macro........................................................................104237 – Segurança e vírus de macro.......................................................104

CAPÍTULO IV – ACCESS

4.1 Primeiros passos238 – Criando um Banco de Dados simples.........................................105239 – Modelos......................................................................................106240 – Modos de visualização de dados................................................106

4.2 Tabelas241 – Criação de tabelas no Modo estrutura.......................................106242 – Criação de tabelas no Modo folha de dados...............................107243 – Tipos de campo para a tabela.....................................................107244 – Definindo a Chave primária.........................................................107245 – Chave primária em múltiplos campos........................................108246 – Descrição de campos...................................................................108247 – Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas.........................108248 – Inserindo dados com uma máscara de entrada.........................109249 – Filtragem de dados.....................................................................110250 – Formatanto os campos em maiúsculas e minúsculas.................110251 – Indexação de campos................................................................110252 – Preenchendo campos obrigatórios com a propriedade Requerido...110253 – Imagens na tabela......................................................................111

4.3 Formulários254 – Criando formulários simples via Assistente...............................111255 – Alinhando campos e o tamanho da tela.....................................112256 – Teclas úteis de movimentação em formulários..........................112257 – Criando formulários no Modo estrutura.....................................113258 – Construindo subformulários e tabelas relacionadas..................113259 – Inserindo data ou hora do sistema em um formulário...............114260 – A Caixa de combinação..............................................................114261 – A Caixa de listagem....................................................................114262 – Desenvolvendo um formulário de abertura................................115263 – Trabalhando com a Ordem de tabulação....................................115264 – Salvando formulários em HTML.................................................116265 – Inserindo imagens em formulários.............................................116

4.4 Relatórios266 – Visualizando relatórios...............................................................116267 – Criando relatórios rápidos..........................................................116268 – Adicionando quebras de página.................................................117269 – Criando relatórios a partir de uma consulta...............................117

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270 – Criando relatórios sem o uso do Assistente...............................117271 – Inserindo números de página em relatórios...............................118272 – Inserindo data ou hora no relatório............................................118

4.5 Consultas273 – Consulta Simples ou Seleção.....................................................118274 – Utilizando critérios de consulta.................................................119275 – Selecionando intervalos de dados ............................................119276 – Calculando valores no campo.....................................................120277 – Criando uma tabela a partir de uma consulta.............................120278 – Atualizando tabelas.....................................................................121279 – SQL.............................................................................................121280 – Consulta Exclusão......................................................................121281 – Localizando registros duplicados................................................122282 – Consulta União............................................................................122

4.6 Integração com outros programas283 – Importando planilhas do Excel....................................................122284 – Importando arquivos .TXT...........................................................123285 – Exportando dados para o Word.....................................................123

4.7 Recursos de segurança286 – Protegendo seu Banco de Dados com senhas............................123287 – Criptografias em arquivos de dados...........................................124288 – Alterando a proteção de registro...............................................124289 – Configuração de permissões de acesso.....................................124290 – Recuperando um BD danificado.................................................124291 – Backup de BDs............................................................................125

4.8 Personalize o Access292 – Criando menus............................................................................125293 – Exportando para XML..................................................................126294 – Alterando a permissão para novas consultas.............................126295 – Compartilhando um BD na Rede..................................................126

4.9 Programação296 – A criação de macros..................................................................127297 – As ações de um botão..................................................................127298 – Definindo macros para condições específicas..........................128299 – Conversão de macros em códigos VBA.......................................128300 – Módulos e VBA............................................................................128

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Dica 1 – Iniciando o WordPara poder usufruir os recursos

presentes no Word, é preciso sa-ber como acessá-lo.

1. Para isso, clique no menu Ini-ciar>Programas>Microsoft Word.

O Word é o processador de texto mais vendido do mundo. Com ele vocêpode criar, compartilhar, revisar e publicar documentos. A cada nova ver-são do produto, você encontra ferramentas de variados tipos e funções,que aprimoram a produção e formatação dos seus textos. Acompanhe 64dicas para aproveitar melhor os recursos oferecidos pelo aplicativo.

Dica 2 – Digitação e navegação

1.1 Primeiros passos

Agora é hora de aprender adigitar e navegar na tela do Word:

• Inserindo um texto1. Para digitar um texto no Word,

basta clicar na área branca e come-çar a digitar.

2. Perceba que o Word muda delinha automaticamente quando vocêestá digitando e chega ao finalmen-te um parágrafo; portanto, utilize a

tecla Enter somente para iniciar umnovo parágrafo.

• Navegando no texto1. Para se movimentar pelo tex-

to, você pode utilizar as barras derolagem e depois clicar no local de-sejado para digitar.

2. Outra opção é usar as teclascorrespondentes às setas para cima(Page Up ) ou para baixo (Page Down).

2. Para facilitar a inicializaçãodo Word, insira um atalho no localde sua preferência.

3. Com o Word aberto, você veráa tela do aplicativo.

Dica 3 – As barras de ferramentasComo qualquer aplicativo que

rode em ambiente Windows, oWord fornece um menu que exibeuma lista de comandos e funções.

Para facilitar a vida dos usuários,os comandos básicos são coloca-dos em barras de ferramentas. Vejacomo inserir novas barras:

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É muito fácil gravar um trabalhono Word. É possível salvar um do-cumento de diversas formas, oumesmo configurar o Word para salvá-lo automaticamente. Observe:

Regulando o zoom, você aproxi-ma ou distancia a visualização do seutexto. A ferramenta zoom está locali-zada na barra de ferramentas padrão.

1. Se preferir, você tambémpode alterar o zoom pelo menuExibir> Zoom. Na caixa que apa-

Dica 5 – Salvando um trabalho1. Para salvar seu texto, pressi-

one o botão Salvar, localizado nabarra de ferramentas padrão.

2. Se preferir usar teclas deatalho, pressione Ctrl+B.

Dica 6 – Alteração de zoomrece, selecione um nível oupercentual de zoom.

2. Nessa caixa você também podevisualizar várias páginas simultanea-mente clicando na opção Várias pá-ginas e escolhendo o número depáginas a serem mostradas peloMicrosoft Word.

1. Para inserir uma barra de fer-ramentas na tela principal, clique

Selecionar caracteres no Word ébastante simples. Basta usar o mouseou o teclado, seguindo os passos:

1. Para selecionar qualquercaractere digitado, basta clicar pró-ximo ao caractere e mover o mouse,mantendo o botão esquerdo pres-sionado até o final da seleção.

2. Para selecionar um caractere como teclado, use as setas para posicionaro cursor em frente à palavra desejada.Mantenha a tecla Shift pressionada euse as setas para selecionar a palavraou qualquer outro caractere.

Dica 4 – Seleção de caracteres• Uma seleção especial:Seleção vertical

Ao selecionar uma palavra ouuma frase, você percebe que oWord mostra os caracteres na ho-rizontal. Se você precisa aplicaruma formatação diferenciada nomeio do texto, a seleção verticalé a mais indicada. Para selecioná-la, mantenha pressionadas as te-clas Ctrl+Shift+Alt e movimenteo mouse na direção desejada atéo final da seleção.

com o botão direito do mouse so-bre uma barra já apresentada. Sur-girão opções de novas barras, se-lecione algumas e elas aparecerãono painel de controle.

2. Acomode-as no painel da for-ma que achar mais prática.

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Por padrão, o Word verifica auto-maticamente a ortografia das palavrasdigitadas, e, quando um determina-do verbete não é reconhecido ou con-tém erros, ele é grifado em vermelho.Porém, como o dicionário do Word ébastante limitado, nem tudo o que égrifado está realmente incorreto.

• Ignorando um texto durantesua verificação ortográfica

1. Selecione o texto ou trechode texto que não deve passar pelaverificação ortográfica.

Dica 8 – Correção ortográfica

Dica 9 – Ferramentas Localizar e SubstituirCom os recursos Localizar e Subs-

tituir, você pode evitar a repetiçãoexcessiva de um verbete. Confiracomo usá-los:

• Localizar

1. Acesse o menu Editar e es-colha a opção Localizar. Ou, sepreferir, use o atalho Ctrl+L.

2. Digite em Localizar os caracteresou palavras a serem buscados.

3. Na seqüência, pressione obotão Localizar próxima. Se o Wordachar a palavra solicitada, ela fi-cará destacada na tela.

4. Pressionando novamente Loca-lizar próxima o Word vai buscar, sehouver, mais palavras coincidentes.

2. Acesse o menu Ferramentase escolha a opção Idioma e, naseqüência, a opção Definir idioma.

3. Na janela Idioma, selecione o itemNão verificar ortografia ou gramática.

• Definindo opções dacorreção ortográfica

1. Clique no menu Ferramentase, em seguida, Opções. Procure aguia Ortografia e gramática.

2. Para habilitar ou desabilitar averificação automática da ortografiado texto, basta marcar ou desmarcara opção Verificar Ortografia ao digitar.

Muitas vezes, você pode dinamizarseu trabalho utilizando a tela dividida,assim tanto a manipulação quanto oacesso a qualquer parte do texto tor-nam-se muito fáceis. Para fazer issono Word, proceda da seguinte forma:

1. Vá ao item Janela, no painelde controle e selecione a opção Divi-dir com o mouse. Aparecerá uma seta

Dica 7 – Exibindo duas partes de um documento simultaneamenteno meio do texto indicando uma di-visão. Clicando nessa seta, você de-termina o tamanho da divisão.

2. Para fazer a tela retornar aonormal, basta dar um duplo cliquena barra de divisão do Word.

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No Word você também pode criartextos em mais de uma coluna. Vejacomo é fácil:

O que fazer quando apagamos aci-dentalmente algum trecho do textoque estamos escrevendo? Utilizamosos comandos Desfazer e Refazer, querevertem ou desfazem a última exe-cução. Observe:

• Substituir1. Clique no menu Editar

>Substituir.2. Digite a palavra a ser substi-

tuída em Localizar, e a nova pala-vra na opção Substituir por. Cliqueem Substituir ou Substituir tudo,para fazer as alterações.

Dica 10 – Textos divididos em colunas

• Utilizando duas ou maiscolunas no texto inteiro

1. Selecione todo o seu texto, ouapenas parte dele, com o mouse oupor meio do atalho Ctrl+T.

2. Acesse o menu Formatar, es-colha a opção Colunas e a quanti-dade de colunas desejada. Noteque há um ícone na barra de fer-ramentas padrão que simplifica aescolha do número de colunas queserão apresentadas no texto.

Dica 11 – Comandos Desfazer e Refazer

1. Digite uma frase.2. Agora apague qualquer pa-

lavra da frase.3. Para recuperá-la, pressione

o botão Desfazer ou utilize as te-clas Ctrl+Z.

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Os estilos de formatação sãoconfigurações que você cria parapadronizar seu texto. Suponha-mos que você sempre utilize afonte Bell MT, tamanho 11, itáli-co, e defina a cor azul para ossubtítulos apresentados no seu

Os comandos Copiar e Colarpodem facilitar bastante a suavida. Você pode utilizá-los, porexemplo, quando houver neces-sidade de repet i r palavras,caracteres ou f iguras. Parautilizá-los, siga os passos:

Dica 12 – Copiar e Colar1. Selecione um trecho do seu

texto e pressione Copiar. Se prefe-rir, utilize o atalho, pressionandoas teclas Ctrl+C.

2. Clique sobre um ponto do seutexto e pressione o botão Colar, ou,se preferir, use o atalho Ctrl+V.

É possível elaborar seu texto emdiferentes modos de exibição. Dolayout normal ao de impressão,você pode antecipadamente defi-nir com qual tipo quer trabalhar.E estes são os procedimentos:

Dica 13 – Modificando o Modo de exibição1. No menu Exibir selecione uma

destas opções: Normal, Layout deimpressão, Layout da Web e Estru-tura de tópicos. Se não gostar doresultado, repita o procedimentoselecionando outra opção.

1.2 Formatação de textos

Dica 14 – Estilos de formatação

1. Comece digitando seu textosem se preocupar com a formataçãode cada título ou subtítulo.

2. Para criar um estilo, vá aFormatar>Estilos e Formatação.

3. No Word 2002 ou XP a ja-nela de estilos aparecerá no cantoesquerdo superior. Pressione o bo-tão Novo Estilo.

texto. Nesse caso você poupa tem-po utilizando o recurso de estilospadronizados, pois ao criar umestilo para um determinado trechodo texto, a formatação de qualquerparte do seu trabalho torna-semuito mais fácil.

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4. Surgirá uma janela com op-ções para você criar um estilo. De-pois de definir o estilo pressione OK.

Para numerar as páginas de umtrabalho, clique em Inserir>Número de páginas. Surgirá umacaixa na qual você deve escolherse a numeração aparecerá no ca-beçalho ou no rodapé do texto,como será o alinhamento do textoe a página em que se iniciará a nu-meração. Para alterar as configura-

2. Na barra de ferramentasFormatação, clique no menu Fon-te e escolha um dos tipos de fonte.

3. Para mudar o tamanho da fon-te, selecione o trecho do texto a seralterado e clique no item que apre-senta o tamanho da fonte na barrade ferramentas. Nele você define otamanho da fonte de que necessita.

5. Agora basta selecionar o tre-cho do texto e aplicar o padrãocriado. Clique em Opções de esti-lo e selecione o estilo.

6. Após definir um estilo, vocêescolhe um padrão para ele damesma forma que para um tipode fonte.

7. Dependendo do tamanho doseu trabalho, talvez não compen-se usar estilos. Nos mais extensos,esse recurso poderá poupar umbocado do seu tempo no processode formatação.

Dica 15 – Numeração de páginas

Há diversos tipos e tamanhosde fontes – tipo de letra do seutexto – no Word. Tal variedadepermite que você personalize seustextos. Aprenda como fazê-lo:

1. Se você já iniciou o texto, bastaselecionar (marcando com o mouse)o trecho que deverá ser alterado.

Dica 16 – Alterando o tamanho e tipo de fonte

ções-padrão para apresentação dosnúmeros, clique em Formatar e es-colha o novo formato.

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Você quer criar um texto queapresente letras maiúsculas e mi-núsculas em determinados locais?Veja como proceder:

1. No menu Formatar, cliqueno item Maiúsculas e minúsculas.

2. Surgirá uma janela com opçõespara alterar a disposição de maiús-

Dica 17 – Minúsculas e maiúsculas

Se você quiser personalizarainda mais seus textos, use aopção Cor da fonte, na qual vocêaltera a cor das fontes usadasem seus textos. Use as coorde-nadas a seguir.

Dica 18 – Definindo a cor da fonte1. Selecione o trecho a ser modifi-

cado e, na barra de formatação, cliqueem Cor da fonte e escolha uma cor.

2. Se preferir, clique em Formatar>Fonte. Na janela que surge, você esco-lhe cores e efeitos, entre outros. Porfim, dê OK para confirmar.

Em determinados trabalhosé necessário marcar ou nume-rar tópicos e passagens impor-tantes. No Word você encontraum recurso para isso. Confiracomo utilizá-lo:

1. Selecione o trecho a ser mar-cado ou numerado.

2. Clique em Formatar>Marcadores e Numeração, esco-lha um tipo de marcação e dêOK para concluir.

3. Na tela apresentada vocêterá 4 opções principais: ComMarcadores, Numerada, VáriosNíveis e Estilo de Lista. Em cada

Dica 19 – Marcadores e numeração

culas e minúsculas em seu texto.Selecione uma e dê OK.

uma, há várias opções de estilo.Basta selecionar a sua preferidae clicar em OK para concluir.

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Algumas opções do Word pos-sibilitam que você insira efeitos es-peciais no seu texto. Vale ressaltarque esses pequenos efeitos de ani-mação só são visíveis na tela docomputador. Veja, passo a passo,como inseri-los:

1. Selecione o trecho em quedeseja inserir um efeito.

2. Acesse o menu Formatar,clique em Fonte e, na guia Efeitosde Texto, escolha o efeito deseja-do. Selecione uma opção para ter

Muitas vezes, é necessário forma-tar parágrafos, ou seja, adaptá-los acertas especificidades de espaça-mento, recuo e alinhamento. O Wordmantém uma formatação padrão,mas como você verá, ela pode sermodificada pelo usuário.

1. Selecione o(s) parágrafo(s) aser(em) formatado(s).

2. Clique no menu Formatar eescolha a opção Parágrafo. Esta telaserá apresentada:

Dica 20 – Opções de efeito de texto

Dica 21 – Parágrafos

Também é possível modificar oalinhamento e espaçamento (au-mentar ou diminuir a distância en-tre duas linhas) do seu parágrafopor meio da barra de formatação.

Dica 22 – Alinhamento e espaçamento de parágrafoHá quatro formas de alinhar seutexto: à esquerda, à direita, cen-tralizado ou justificado. Veja comoalinhar e espaçar seus parágrafos:

uma pré-visualização e saber comovai ficar na tela do computador. Porfim, pressione OK.

3. Agora basta especificar o recuo,o espaçamento e o alinhamento. Paraconcluir, pressione OK. Vale ressaltarque, no momento em que as altera-ções são feitas, o Word gera uma pré-visualização do seu trabalho.

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1. Para obter o alinhamento,selecione o trecho a ser alinhado.

2. Na barra de ferramentasclique em um tipo de alinhamento.

3. Para obter o espaçamento,selecione o trecho para formatação

Veja, nesta dica, como adicionaruma marca d’água aos seus textos.

1. Clique em Formatar>Planode fundo>Marca d’água impressa.

2. Na caixa que se abre, selecio-ne Marca d’água de figura ou Marcad’água de texto e dê OK.

Dica 23 – Criando uma Marca d’água

Como ter uma estatística comple-ta sobre o seu trabalho, com conta-gem de número de páginas, pala-vras, caracteres, parágrafos e linhas?O Word processa essas informaçõesdurante à elaboração do texto, vejacomo acessá-las:

1. Na barra de ferramentas,clique em Contar palavras. Assim,aparecerá uma janela com dadosestatísticos do seu texto.

Dica 24 – O recurso Contar palavras

e, clique em Espaçamento entrelinhas, aparecerá uma lista de va-lores. Defina um e dê OK.

4. Se p re fe r i r, acesse omenu Formatar>Parágrafos edefina o espaçamento.

Colocar seu nome na autoriade um documento auxilia na suaidentificação autoral. Veja comofazer isso:

Dica 25 – Alterando o nome do autor1. Clique no menu Ferra-

mentas>Opções>Usuário.2. Digite o nome do autor na

caixa Nome e o que mais quiser.Clique em OK.

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Que tal aplicar automaticamen-te todos os recursos de formataçãoque verificamos? Há dois modosde fazer isso:

• Formatar automaticamenteapós fazer a digitação do texto

1. Clique no menu Formatar>Autoformatação. Surgirá a seguinte tela:

2. Clique em Opções e escolhao que deseja, marcando edesmarcando os itens. Depoispressione o botão OK.

No Word você tem à disposiçãocores e matizes para modificar oPlano de fundo do seu texto. Vejacomo fazer isso:

1. Acesse o menu Formatar>Plano de fundo.

2. Será aberta uma janela comalgumas cores. Selecione uma eseu documento terá a cor do pla-no de fundo alterada.

3. Nessa opção você pode sele-cionar Efeitos de preenchimento

Dica 26 – Definindo o plano de fundopara deixar o fundo do seu texto comaspecto ainda mais diferenciado.

Dica 27 – Formatação automática

• Formatar automatica-mente à medida que digita

1. Clique em Formatar>Op-ções de autoformatação.

2. Ao digitar na guia Auto-formatação, selecione os itensque preferir.

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Esta dica é para quem precisacolocar comentários e observaçõesgerais ou particulares em seu tra-balho, para consultas posteriores.Veja como é simples:

1. Selecione o trecho em quedeseja inserir um comentário.

2. Clique em Inserir> Comentários.3. Escreva seus comentários no

balão que surgirá. Lembre-se deque os comentários são exibidos

1.3 Inserindo textos e figuras

Dica 28 – Comentários no textosomente em alguns modos devisualização do Word, acessíveispelo menu Exibir.

Você também pode colocar sím-bolos (©, de Copyright, etc.) em seustextos no Word. Siga os passos:

1. Na barra de ferramentas,clique no menu Inserir>Símbolo.Será aberta esta tela:

Dica 29 – Símbolos2. Nessa janela, você localiza uma

grande quantidade de símbolos. Se-lecione um e clique em Inserir.

3. A opção Subconjunto facilita alocalização de símbolos, pois os se-para em categorias, como formas denúmeros. Clicando em Caracteresespeciais, você vê teclas de atalhoque podem ser usadas para inseriros símbolos mais comuns.

A inserção de bordas e sombre-amento no seu texto é um recursodisponibilizado pelo Word para me-lhorar a aparência de seus trabalhos.Para fazê-lo, siga estes passos:

Dica 30 – Bordas e sombreamento1. Selecione o trecho que con-

terá a borda ou o sombreado.2. Clique no menu Formatar>

Bordas e Sombreamento. Apare-cerá esta tela:

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Um índice é sempre útil paralocalizarmos determinados as-suntos em um texto. Pois o Wordtambém disponibiliza esse recur-so para que você possa editarseus textos da melhor forma. Vejacomo fazê-lo:

1. Clique no menu Inserir e,em seguida em, Referência>Índice. Será exibida a seguinte tela:

Dica 31 – Notas de rodapé

Dica 32 – Índices para textos

3. Ela apresenta três opçõesprincipais: Bordas, Bordas de pá-gina e Sombreamento. Clique so-bre a opção desejada. Nesse mo-mento, serão apresentados váriosestilos para que você possa esco-lher. Defina um e dê OK.

4. Se preferir, vá até a barra deferramentas padrão e clique noícone Bordas, como mostrado nafigura ao lado.

Como você sabe, em muitos traba-lhos, o uso de rodapés é indispensá-vel. Também nesse caso, o Word for-nece um recurso para que notas derodapé sejam inseridas no texto. Ob-serve no passo-a-passo como fazer isso:

1. Posicione o cursor à frenteda palavra ou frase sobre a qualquer criar um rodapé.

2. Clique no menu Inserir, eescolha a opção Referência.

3. Clique em Nota de Rodapée defina a configuração neces-sária, o que inclui especificar aposição em que a nota seráinserida e o seu formato de apre-sentação. Por fim, dê um cliqueno botão Inserir.

2. Basta escolher um tipo deíndice (Remissivo, Analítico, etc.),e selecionar algumas opções, comoformato e alinhamento do índice.Além disso, é possível criar váriosestilos de sumários.

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Nesta dica você aprenderá a in-serir automaticamente organogramasem seu trabalho criado no Word.

1. Clique em Inserir>Figura>Organogramas.

Dica 33 – Organograma2. Agora, basta adicionar o tex-

to desejado em cada campo hie-rárquico do seu organograma.

3. Se necessitar de mais rami-ficações ou de outra cor, defina-as em Layout.

4. Você pode adicionar novoselementos ao organogramaclicando no botão Inserir forma eescolhendo entre as opções Su-bordinado, Colaborador ou Assis-tente, de acordo com o nível hie-rárquico do elemento que preten-de adicionar. Existe também obotão Autoformatação, que permi-te trocar o estilo de apresentaçãodo organograma.

Em seus documentos-padrão,você pode inserir saudações e men-sagens programadas de acordo comas normas de comunicação. Saibacomo, a seguir:

Dica 34 – Autotexto1. Clique em Inserir>Autotexto.2. Você terá uma série de op-

ções de saudações, referências eassuntos padronizados de acordocom as formas de apresentação derelatórios, cartas e correspondên-cias. Basta escolher uma.

O WordArt produz letrasestilizadas, muito usadas embanners e capas de trabalhos. E omelhor de tudo é que esse efeitopode ser facilmente inserido emqualquer texto feito no Word. Bastaseguir os passos:

1.Clique em Inserir>Figura>WordArt.

2. No WordArt, você terá à dispo-sição uma Galeria de opções de arte.Selecione um estilo e dê OK.

Dica 35 – WordArt3. Na janela que se abre, digite

a palavra ou frase para receber otratamento do WordArt e pressio-ne o botão OK.

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Como fazer para adicionar figu-ras gravadas em seu computadora um arquivo? Siga este passo-a-passo e descubra.

1. Clicando em Inserir>Figura>Do Arquivo, será aberta a seguinte tela:

Dica 36 – Figura do arquivo2. Selecione a pasta e o arquivo

desejado. Depois, clique em Inserir.3. Após inserir a figura é possí-

vel redimensioná-la clicando sobresua borda e arrastando-a até o ta-manho desejado.

4. Caso queira mover a imagem,clique sobre ela e arraste-a para aposição desejada. Você tambémpode usar a Barra de ferramentasde objeto que surgiu no momentoem que foi inserido o objeto.

Além de um versátil editor de tex-tos, o Word também é ótimo comconstrução de tabelas demonstra-tivas. Confira, nesta dica, como in-serir uma no seu documento.

1. Clique em Tabela>Inserir> Tabela.

Dica 37 – Tabelas2. Surgirá a caixa de diálogo

ao lado. Nela digite a quantidadede linhas e colunas, e defina comoserá o auto-ajuste. Nessa janela,há um botão de Autoformatação.Clique nele e serão apresentadasdiversas opções prontas de estilode formatação para sua tabela.Escolha uma e pressione OK. Paraexcluir uma tabela, vá ao menu Ta-belas e clique em Excluir.

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A quebra de página – represen-tação da paginação de um docu-mento – permite que você deter-mine o ponto em que deseja queo documento impresso avancepara a próxima página. Veja comoinserir uma:

1. Posicione o cursor onde vocêquer que se inicie a quebra de pági-na. Depois disso, clique no menuInserir>Quebra. Será apresentada aseguinte janela:

Dica 38 – Quebras de página

2. Nela, basta escolher a op-ção Quebra de página e clicar nobotão OK. Nessa janela, você tam-bém tem outras opções, como porexemplo, Quebra de coluna ou Que-bra automática de texto, que ser-vem para dividir o texto em seções.

3. É preciso tomar cuidado comesse recurso, se durante a produ-ção de um texto você quiser divi-di-lo em partes para aumentar seuconteúdo. Isso pode ter um efeitonegativo se as divisões não tiverempor base um critério lógico. Umadica é clicar em Visualizar impres-são para ver como fica.

É importante gerar uma cópia desegurança de todos os arquivos quevocê criar. Isso porque se você apa-gar o orinal por acidente ou mes-mo se perdê-lo, ainda terá umacópia dele guardada. Para fazê-lo, siga os passos desta dica. Vejatambém como criar backups deseus arquivos.

1.4 Segurança e proteção

Dica 39 – Salvando uma cópia de backup do arquivo

1. Clique em Arquivo>Salvar ouSalvar como.

2. Ao abrir a janela Salvar como,clique em Ferramentas>Opções desalvamento.

3. Selecione a opção Criar semprebackup e dê OK. Assim, o Word sem-pre fará backup dos arquivos salvos.

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Se você tem um trabalho quepretende enviar para análise de umrevisor ou consultor, e não querdeixar o documento totalmente vul-nerável, uma boa opção é mantê-lo parcialmente protegido, habili-

É possível trabalhar com docu-mentos de acesso restrito no Word.Para tanto, basta inserir uma senhano seu documento. Veja, passo a pas-so, como proteger seu documento:

1. Clique no menu Ferramen-tas>Opções>Segurança.

Dica 40 – Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo

2. Você poderá criar uma senhade proteção e outra de alteração.

• Criando uma senha paraabrir o arquivo

Na caixa Senha de proteção,digite uma senha e dê OK. O Wordpedirá a confirmação da senha emuma pequena janela.

• Criando uma senha paraalteração

Na caixa Senha de gravação,digite uma senha e dê OK. Confir-me a senha e clique no botão OK.

Antes de repassar um docu-mento para alguém, é recomen-dável remover informaçõesparticulares. Assim, você evita-rá a divulgação acidental deinformações ocultas, como no-mes associados a comentários oua alterações controladas.

Agora você confere, passo apasso, como fazer isso:

Dica 41 – Removendo informações ocultas e particulares1. Acesse o menu Ferramentas

e dê um clique em Opções.2. Será apresentada a ja-

nela abaixo. Nela, acesse aguia Segurança.

3. Depois disso, marque o itemRemover informações pessoais des-te arquivo ao salvar.

4. Pressione o botão OK. De-pois, salve o documento do Word.

tando-o apenas a sofrer comentá-rios ou alterações controladas. Vejacomo a seguir:

1. Acesse o menu Ferramentas eclique na opção Proteger documentos.

Dica 42 – Permitindo alterações controladas e comentáriosem um documento

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2. Aparecerá uma janela comum campo em que você podedigitar uma senha. Esse procedi-mento é facultativo.

3. Se você pretende permitira revisão do texto, marque Alte-rações controladas.

4. Já para permitir a inserção decomentários, marque Comentários.

5. Também é possível liberar al-terações somente em campos deformulários ou seções desprotegidas,selecionando a opção Formulários.

Você pode, depois de inserirsenhas em seus documentos,alterá-las ou removê-las desde quese lembre da anterior. Veja os pro-cedimentos para isso:

1. Acesse o menu Ferramentas>Desproteger documento.

2. Aparecerá a janela Senhapara você digitar a senha antiga.Depois, basta pressionar OK.

Dica 43 – Removendo e alterando senhas3. Também é possível remover

as configurações e alterações desegurança que foram feitas ante-riormente. Para isso, basta clicarnovamente em Ferramentas>Opções>Segurança.

4. Na janela que surge, bastadesmarcar as opções selecionadase retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas

Embora possa ser consideradoum tradutor limitado, o Word aju-da na tradução de textos, frasescurtas ou fragmentos específicos.Para isso, siga os passos abaixo:

1. Primeiramente, vá ao menuFerramentas>Idiomas>Traduzir.

2. Em O Que Traduzir? sele-cione sua opção com base nasexplicações fornecidas nos pró-ximos tópicos.

Dica 44 – Traduzindo um texto

3. Para traduzir uma palavra oufrase, marque a opção Texto e digiteo texto na caixa correspondente.

4. Para traduzir um trecho, se-lecione-o e marque Seleção atual.

5. Na opção Dicionário, seleci-one o idioma desejado. Lembre-se de que a variedade de idiomasinseridos nessa caixa depende donúmero de dicionários de idiomainstalados. Depois disso, dê OK.

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2. Aparecerá uma janela comum campo em que você podedigitar uma senha. Esse procedi-mento é facultativo.

3. Se você pretende permitira revisão do texto, marque Alte-rações controladas.

4. Já para permitir a inserção decomentários, marque Comentários.

5. Também é possível liberar al-terações somente em campos deformulários ou seções desprotegidas,selecionando a opção Formulários.

Você pode, depois de inserirsenhas em seus documentos,alterá-las ou removê-las desde quese lembre da anterior. Veja os pro-cedimentos para isso:

1. Acesse o menu Ferramentas>Desproteger documento.

2. Aparecerá a janela Senhapara você digitar a senha antiga.

Dica 43 – Removendo e alterando senhasDepois, basta pressionar OK.

3. Também é possível removeras configurações e alterações desegurança que foram feitas ante-riormente. Para isso, basta clicarnovamente em Ferramentas>Opções> Segurança.

4. Na janela que surge, bastadesmarcar as opções selecionadase retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas

Embora possa ser consideradoum tradutor limitado, o Word aju-da na tradução de textos, frasescurtas ou fragmentos específicos.Para isso, siga os passos abaixo:

1. Primeiramente, vá ao menuFerramentas>Idiomas>Traduzir.

2. Em O Que Traduzir? sele-cione sua opção com base nasexplicações fornecidas nos pró-ximos tópicos.

Dica 44 – Traduzindo um texto

3. Para traduzir uma palavra oufrase, marque a opção Texto e digiteo texto na caixa correspondente.

4. Para traduzir um trecho, se-lecione-o e marque Seleção atual.

5. Na opção Dicionário, seleci-one o idioma desejado. Lembre-se de que a variedade de idiomasinseridos nessa caixa depende donúmero de dicionários de idiomainstalados. Depois disso, dê OK.

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3. No item Várias páginas, vocêconfigura a formatação da sua im-pressão para uma ou mais pági-nas por folha ou formato livro.

4. No item Aplicar você definese quer aplicar essa configuraçãoem todo o documento ou não.

Dica 48 – Configurando o tipo de papel para impressão3. Selecione em Tamanho de

papel, o tipo de papel usado, alargura e a altura do documentoque será impresso. Normalmen-te, você pode conseguir esses da-dos na embalagem do papel quecolocará na sua impressora.

Agora é hora de pensar na adequa-ção do conteúdo ao tipo de papel uti-lizado. Veja como a seguir:

1. Clique em Arquivo>Configu-rar páginas.

2. Será aberta a mesma tela dadica anterior. Selecione, porém, aguia Papel.

Veja agora como converter do-cumentos em outro formato:

1. Clique em Arquivo>Salvar como.2. Na caixa Salvar como tipo,

selecione o formato de arquivo de-sejado e clique em Salvar.

3. Além disso, procure sem-pre salvar seus documentos no

1.7 Convertendo documentos no Word

Dica 49 – Convertendo um arquivo em outro formatoformato RTF (Rich Text Format),para que eles possam ser aber-tos em outro editor de textos semperder suas características origi-nais. Isso evita também a execu-ção de macros prejudiciais ao seumicro, e que estejam incorpora-das em arquivos .doc.

Um documento mestre é aalocação de um conjunto de arqui-vos separados (subdocumentos). Seuuso é indicado para configurar umdocumento com várias partes. Paraorganizar um novo documento mes-tre, siga estes passos:

1. Clique no ícone de Novo do-cumento. Clique em Exibir>

Dica 50 – Documento mestreEstrutura de tópicos. Digite títulospara o documento e para cadasubdocumento. Dê Enter apósdigitar cada título.

2. Atribua um estilo para cadasubdocumento, usando a barra deferramentas Estrutura de tópicos.

3. Clique em Elevar nível de tó-pico para aumentar o nível e Rebai-xar nível de tópico para diminuí-lo.

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Para converter um documentodo Word em parte integrante dasopções do documento mestre, sigaos passos a seguir:

1. Acesse o menu Exibir>Estruturade tópicos. Se os subdocumentos es-tiverem recolhidos, clique em Expan-dir subdocumentos na barra de ferra-mentas Estrutura de Tópicos.

Dica 51 – Conversão de um documento em um docu-mento mestre

2. Se o documento estiverprotegido, desproteja-o em Es-trutura de tópicos e clique emProteger documentos.

3. Clique no ícone do sub-documento que você deseja con-verter, e depois em Exibir docu-mento mestre na barra de ferra-mentas Estrutura de tópicos. Paraconcluir, clique na opção Remo-ver subdocumento.

Nesta dica você aprende a fa-zer envelopes com remetente eendereço do destinatário digitadose ordenados.

1. No menu Ferramentas vá atéCartas e correspondências e cliqueem Envelopes e etiquetas.

1.8 Mala direta, envelopes e correspondências

Dica 52 – Convertendo um envelope único2. Clique na guia Envelopes e

digite os dados do destinatário edo remetente.

3. Clique no botão Imprimirou em Adicionar ao documentopara gravar a etiqueta para fu-tura impressão.

Veja agora como padronizar es-tilos e fontes para produções deenvelopes em massa.

1. Clique em Ferramentas>Cartas e correspondências>Envelopes e etiquetas.

2. Clique na guia Envelopes edigite os dados do destinatário edo remetente da correspondência.

3. Clique em Opções e será aber-ta uma pequena caixa. Depois disso,acesse a guia Opções de envelope.

4. Selecione qual item desejaalterar (Endereço para entrega,

Dica 53 – Personalizando um envelopeEndereço de devolução) e cliqueno botão Fonte.

5. Para definir a alteração comopadrão, após efetuar a operação aci-ma clique em Padrão e confirme.

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Um catálogo de endereços noarquivo pode agilizar bastante o pro-cesso de produção de envelopes eetiquetas. Veja agora como criar um:

1. Em Ferramentas>Cartas ecorrespondências, clique em En-velopes e etiquetas.

Dica 54 – Inserindo um endereço do catálogo2. Clique na guia Envelopes ou

na Etiquetas e em Inserir endereço.3. Na caixa Exibir nomes de

você pode selecionar seus con-tatos ou catálogo de endereçosdo Outlook (se você tiver instala-do). Também poderá, em vez dis-so, digitar sua base de dados earmazená-la para posterior usono envio de envelopes ou etique-tas. Basta clicar em Novo e ini-ciar o cadastro.

Dica 55 – Criando um diretório de nomes e endereçosMesclar dados para um mesmo

documento significa criar umdiretório de membros, uma lista denomes e endereços, etc. Agrupá-los significa dinamizar as informa-ções. Confira:

1. No menu Ferramentas vá atéCartas e correspondências e cliqueem Assistente de mala direta.

2. Em Selecione o tipo de do-cumento, marque Diretório. Cliqueem Próxima: documento inicial esiga as instruções.

Veja nesta dica como criar umamala direta. Existem diversos detalhese estilos para sua confecção. Observena seqüência como iniciar o processode criação de uma mala direta:

1. No menu Ferramentas apontepara Cartas e correspondências eclique em Assistente de mala direta.

2. Será aberto um assistentecom todas as etapas para gerar suamala direta. Na etapa inicial defi-na se vai trabalhar com carta, e-

Dica 56 – Criando uma mala direta simplificadamail, etiqueta, envelopes, etique-tas ou diretório. Em seguida, cliqueem Próxima: documento inicial.Suponhamos que você defina otipo de documento como Cartas.

3. A partir daí, o Assistente demala direta torna-se profundamenteintuitivo. Seguindo corretamente asinstruções, você definirá sucessiva-mente qual documento será usado,a lista de endereços a ser consultadae, por fim, deverá redigir sua mensa-gem. O Word aplicará automatica-mente o tratamento gráfico padrão.

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Observe nesta dica como utili-zar alguns modelos de currículosdisponibilizados pelos assistentesde criação do Word para que vocêpossa escolher o layout mais ade-quado e preenchê-lo.

1. Clique em Arquivo e escolha aopção Novo. Surgirá a caixa Novo do-cumento com modelos predefinidos.

2. Em Outros documentos, sele-cione a opção Currículo profissional.

Dica 58 – Criando currículos padronizados3. Inclua seus dados no modelo

de currículo. Outra opção seria usar oAssistente de currículo. Vale testá-la.

1.9 O Word e a Internet

Hiperlink é um elemento gráficoou um pequeno texto que serve comocaminho de acesso rápido a umapágina da Internet ou a um arquivode sistema interno (Intranet). Casosua formatação automática dehiperlink esteja ativada, basta digitar

Dica 59 – Criando hiperlinks

um endereço de página já existenteda Internet no documento. Se esti-ver conectado à Internet, ao clicarsobre o hiperlink ou apertarCtrl+Enter, será aberta a páginaindicada. Basta que seu computa-dor esteja online nesse momento.

Para criar e emitir um fax a par-tir do assistente do Word, você pre-cisará ter um computador confi-gurado para enviar fax ou comacesso à Internet. Com uma dasopções instaladas, acompanhe ospassos desta dica:

1. Clique em Arquivo>Novo.2. No painel de tarefas Novo

Dica 57 – Criação e envio de faxdocumento, entre em Novo do-cumento com base em novo, cliqueem Modelos gerais e, depois, naguia Cartas e faxes.

3. Dê um duplo clique em Assis-tente de fax.

4. Para o envio de fax pelaInternet, clique no botão Opção defax pela Internet localizado no As-sistente de fax.

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Se você pretende montar umapágina na Internet a partir doWord, o pontapé inicial da sua

Dica 62 – Criando uma página de Web

É possível salvar em arquivo o seudocumento do Word já com forma-to para a Web. Veja como a seguir.

1. Selecione o documento ou umtrecho dele que você gostaria desalvar como página da Web.

2. No menu Arquivo, selecione aopção Salvar como página da Web.

3. Nessa caixa de diálogo digiteo nome do arquivo a ser salvo e es-colha a opção Página da Web nocampo Salvar como tipo. Depois dis-so, pressione o botão Salvar.

Dica 61 – Salvando um arquivo como página da Web4. Caso deseje, você pode agilizar

seu trabalho ao salvar e publicar si-multaneamente o seu texto naInternet. Para isso, escolha a opçãoLocais FTP no campo Salvar em.

Para saber se o recurso dehiperlink está ativo, ou mesmo paracancelá-lo, é necessário seguir es-tes passos:

1. No menu Ferramentas cliqueem Opções de autocorreção e na guiaAutoformatação ao digitar. Esta é acaixa de diálogo que será mostrada:

2. Em Substituir ao digitar mar-que ou desmarque a opção Internetou Caminhos de rede por hiperlink.Depois disso, basta pressionar obotão OK.

Dica 60 – Ativando ou desativando hiperlinks

3. Quando você estiver no meiode uma digitação e não quiser queo Word formate automaticamenteum endereço de Internet específi-co, pressione Ctrl+Z ou clique emdesfazer para que não apareçamais o hiperlink.

construção passa pela tutela do As-sistente de página na Web. Vejacomo proceder:

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Para otimizar ainda mais seu tra-balho, você pode atribuir uma macroa uma barra de ferramentas ou a ummenu. Veja como:

1. Na mesma caixa de diálogoda dica anterior, você encontraráa opção Ferramentas. Clique nela.

2. Depois, selecione a opção Co-mandos e clique sobre a macro quevocê está gravando.

Criar uma macro é bastante sim-ples. Seu primeiro passo deve ser gra-var um comando para transformá-loem uma macro. Nesta dica você con-fere, passo a passo, como fazer isso:

1. Primeiramente, clique nomenu Ferramentas>Macro>Gravaruma nova macro.

2. Surgirá uma caixa de diálogo.Em Nome da macro, digite o nomeda macro.

3. Na caixa Armazenar macroem, clique no modelo ou documen-

1.10 Macros e programação

Dica 63 – Gravando uma nova macroto desejado. No campo Descrição,digite um resumo sobre o funcio-namento da macro. Dê OK.

4. No canto da tela, surgiu um pe-queno ícone, e o cursor ganhou o for-mato de uma fita K7. Sua gravaçãocomeçou. Digite a sua macro aqui etodas as informações serão gravadas.

5. Para interromper a gravaçãoda macro, clique no ícone Parar.

6. Você pode definir uma macropara todos os documentos do Wordou apenas para um em especial.

Dica 64 – Atribuindo macros a uma barra de ferramentas3. Arraste a macro que está

sendo gravada até a barra de fer-ramentas ou menu desejado. De-pois clique em Fechar para ini-ciar a gravação.

4. No exemplo “Normal.New-MacrosMacro5”, você incluirá seuscomandos automatizados. Bastagravar o comando e confirmar.

1. No menu Arquivo, clique em Novo.2. Na opção Novo documento,

selecione Modelos e clique na guiaPáginas da Web.

3. Dê um clique duplo em As-sistente de página da Web. Ele oorientará, passo a passo, a inserir

um título, definir os quadros de na-vegação, adicionar e organizar pá-ginas, e inserir um tema como fun-do da sua página. Tudo isso é feitoconforme você preenche a opçãodesejada e clica em Avançar. Porfim, dê Concluir.

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Como em outros aplicativosdo Office, salvar seus arquivosno PowerPoint é um processomuito simples. Observe:

1. No menu Arquivo, clique emSalvar ou Salvar como.

Dica 67 – Salvando uma apresentação2. Aparecerá uma caixa de diá-

logo na qual você definirá o nomeda sua apresentação. Observe queo “tipo de documento” definido éo de Apresentação.

No PowerPoint você encontra tudo o que precisa para organizar, de-senhar e construir grandes apresentações (até mesmo com animações)e slides. Por isso, aproveite estas 60 dicas para aprender a usufruir asfuncionalidades dessa aplicação.

2.1 Primeiros passos

Antes de explorar os recursos doPowerPoint, é preciso saber comoacessá-lo. Observe:

Dica 65 – A tela do PowerPoint1. Acesse o menu você pode

acessar In ic iar>Programas>Microsoft PowerPoint.

2. Se preferir, o programa peloatalho que foi criado no seu desktopdurante a instalação do PowerPoint.

Para incluir mais slides na suaapresentação, siga os procedimen-tos descritos abaixo:

1. Clique em Inserir>Novo slide.2. Escolha o layout do texto e o

conteúdo. Depois, insira os dados se-guindo as instruções apresentadas nopróprio slide. Para apagar um slide,clique sobre ele e pressione Delete.

Dica 66 – Inserção de slides

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300 Dicas

Cabeçalhos e rodapés são recur-sos que auxiliam a organização dosseus slides, e a rápida identifica-ção do conteúdo do slide. Nestadica você aprenderá como utilizaresse recurso.

Dica 71 – Cabeçalhos, rodapés e slides1. Vá ao menu Exibir e clique

em Cabeçalhos e rodapés.2. Para adicionar ou remover um

cabeçalho, rodapé ou número depágina, marque ou desmarque acaixa correspondente.

Para definir um alinhamento para otexto e os objetos de sua apresentação,basta seguir estes procedimentos:

1. No menu Formatar, clique emAlinhamento. Aparecerá um submenu.

2. Nele, escolha o tipo de ali-nhamento desejado: à direita, es-querda ou centralizado.

Dica 68 – Alinhamento de texto3. Você também poderá alinhar

seu trabalho pela barra de ferra-mentas padrão, clicando no íconedo alinhamento desejado. Em casode dúvidas, use o modelo padrãoapresentado pelo PowerPoint.

Uma apresentação profissionalgeralmente contém informações con-fidenciais ou exclusivas. Assim, seprecisar enviar o arquivo para um cli-ente ou para a sua equipe, a opçãode criar senhas para seu trabalho podeser muito útil. Veja como fazê-lo:

Dica 69 – Criação de senhas de segurança

Caso deseje modificar ou excluiruma senha, basta repetir o cami-nho para criação de senhas e exe-cutar os procedimentos apresen-tados a seguir:

1. No campo Senha de proteçãoou Senha de gravação (aquela a seralterada), digite sua senha atual.

2. Para removê-la, selecione ossímbolos que representam sua se-nha e apague-os por completo.

Dica 70 – Remoção ou alteração de senhas3. Se preferir substituí-la, bas-

ta apagar o conteúdo atual, digitara nova senha e confirmar.

1. Acesse o menu Ferramentas>Opções>Segurança.

2. Em Senha de proteção ouSenha de gravação digite suasenha e dê OK. Para confir-mar, digite-a novamente.

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Um slide pode ter diversas co-res de fundo. Para modificar o pla-no de fundo de um slide, siga es-tes passos:

1. Selecione os slides nos quaisdeseja alterar o plano de fundo.

2. No menu Formatar, clique emPlano de fundo. Observe a figura:

2.2 Desenvolvendo uma apresentação

Dica 73 – O plano de fundo do slide

O processo para inserir data e horaem apresentações, folhetos ou ano-tações é muito simples. Observe:

1. Clique em Inserir>Data e Hora.2. Será aberta a janela Cabe-

çalho e rodapé. Nela você pode,por exemplo, incluir horário e

Dica 72 – Data e hora nos slides de apresentaçãodata para um slide da apresen-tação (ou aplicá-los a todos osslides). Para fazê-lo, clique naguia Slide, opção Data e Hora.

3. Após escolher um estilo, defi-na se você vai Aplicar a todos ouapenas ao slide corrente, (Aplicar).

3. Para adicionar elementos aum slide, clique em Aplicar. E parageneralizar a alteração, clique emAplicar a todos.

3. Em Preenchimento do pla-no de fundo, clique na pequenaseta à direita e faça suas configu-rações. Você pode simplesmentemudar a cor ou colocar efeitos vi-suais, adaptando-os de acordocom a sua necessidade. Depoisbasta clicar em Aplicar para mo-dificar os slides selecionados.

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300 Dicas

Assim que você abre oPowerPoint, a guia Tópicos e slidespode ser visualizada à esquerda dovídeo. Ela mostra a estrutura daapresentação (tópicos), a forma eo conteúdo de cada slide. Nestadica, você aprenderá, passo a pas-so, como ocultá-la ou mantê-la ativadurante o seu trabalho.

1. Para ocultá-la, basta clicarem Fechar, ou arrastar a barradivisora para a esquerda.

2. Para visualizá-la novamente,clique no ícone Modo normal (Res-taurar painéis).

Dica 76 – Exibição da guia Tópicos e slides

Se você quiser desenvolver seutrabalho em um modo de exibiçãoespecífico a ser apresentado todavez que o PowerPoint for aberto,acompanhe esta dica.

1. Em Ferramentas, clique emOpções e, depois, na guia Exibir.

2. Na opção Modo de exibi-ção padrão, escolha um modode exibição.

Dica 74 – Modo de exibição padrão

Grades são linhas entrecruzadasque auxiliam no alinhamento dosobjetos inseridos na sua apresen-tação. Saiba agora como ativá-lasou desativá-las:

1. No menu Exibir, clique emGrades e guias.

Dica 75 – Exibição de grades2. Em Definições de grade,

marque ou desmarque a seleçãoExibir linhas de grade na tela.

3. Para que essa definição se es-tenda a todas as apresentações,clique no botão Definir como padrão.

3. Se preferir visualizar os slidesem miniatura, clique no íconeModo de classificação normal.

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O layout, ou seja, a disposição,do slide é o pontapé inicial para aconstrução de uma apresentação. Jáo design relaciona-se à decoração,ao estilo do seu slide. O PowerPointpossui um acervo de formas que vocêpode acionar para alterar um ou maisslides de sua apresentação. Vejacomo defini-los:

1. No menu Formatar, clique emLayout do slide. Aparecerão diversosformatos que podem ser selecionados.

Dica 77 – Definição do layout e design do slide

2. Em Slides informe de quaisdeseja modificar o layout. No pai-nel Layout do slide, escolha umadas opções e aplique-a.

3. Para definir o design, acesseo menu Formatar>Design do slide.

4. Surgirá o painel de tarefas,que exibirá o design atual e os de-mais disponíveis para uso. Selecioneseu favorito e confirme.

Um esquema de cores é o con-junto das oito cores usadas nos ele-mentos da estrutura do slide (pla-no de fundo, texto, linhas, som-bra, título do texto, preenchimen-tos, símbolos e hiperlinks). Vejacomo modificar esse esquema:

1. Na barra de ferramentasformatação, clique em Estrutura e,no painel de tarefas, em Esquemade cores.

2. Com os slides já seleciona-dos, clique na parte inferior dopainel de tarefas, em Editar coresdo esquema.

Dica 78 – Modificação do esquema de cores

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300 Dicas

No slide mestre são armazena-das informações referentes ao mo-delo, desde estilos de fonte até for-mas de layout. Nele, você arquivae define qualquer configuração re-alizada em uma apresentação. Vejacomo mantê-lo ao seu dispor:

Dica 82 – O slide mestre1. No menu Exibir, selecione Mes-

tre e clique em Slide mestre.2. É possível, ainda, renomear seu

slide mestre em Modo de exibição deum slide mestre>Renomear mestre.

3. Para armazenar informações so-bre estilos de título, clique em Inserir tí-tulo mestre, no mesmo painel de tarefas.

Dica 80 – Adicione efeitos de transição

Dica 81 – Desativando intervalos entre slides

Os efeitos de transição são sem-pre uma boa opção para incre-mentar sua apresentação. Depoisde definir o tempo de mudançade um slide para outro, poderádefinir um efeito visual que acom-panhará essa transição. Veja:

Dica 79 – Configuração de intervalos para apresentaçõesUma das características fundamen-

tais de uma apresentação eficiente é otempo adequado de transição entreum slide e outro. Nesta dica você verácomo sincronizar a troca de slides esua exposição oral.

1. Acesse a guia Slides e selecio-ne os slides. No menu Apresenta-ções clique em Transição de slides.

2. Marque em Automaticamenteapós e digite quantos segundos de-seja que o slide permaneça na tela.

3. Se preferir, você pode configurara apresentação para trocar de slide deacordo com o comando do mouse. Paraisso, basta selecionar Ao clicar com omouse e Automaticamente após.

Desativar o intervalo entreslides não os exclui definitivamen-te. Caso mude de idéia, bastareativá-los. Observe:

1. No menu Apresentaçõesclique em Configurar apresentação.

2. Para ativar, vá até Avançar slidese marque a opção Usar intervalos,se houver.

1. Clique no menu Apresentaçõese selecione Transição de slides.

2. Na lista de efeitos, selecioneo que preferir. Se quiser, tambémclique em Aplicar a todos os slides.

3. Para não aplicar o mesmo efei-to a todos os slides, selecione algunse programe um efeito para cada um.

3. Para desativar, clique em Avan-çar slides, e opte por Manualmente.

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Além da exposição visual da apre-sentação, o PowerPoint possibilita aelaboração de folhetos impressos comos slides. Nesta dica, você aprende aimprimir suas apresentações.

1. No menu Arquivo, clique emVisualizar impressão. Para escolher aorientação da impressão, clique emOpções, depois em Ordem de impres-são, e selecione Horizontal ou Vertical.

Dica 83 – Impressão de folhetos2. Clique em Opções>Cabeçalhos

e rodapés, defina as configurações eclique em Aplicar. Em Anotações efolhetos, defina suas configurações.

3. Se a intenção for realizar umaimpressão de folheto em cores, váaté o menu Exibir>Cor>Escala decinza>Cor. Por fim, certifique-se deque a impressora esteja no modode impressão colorida.

Além de alterar os matizes dofundo de sua apresentação, noPowerPoint você pode inserir em seutrabalho figuras e imagens compa-tíveis com a capacidade doWindows, como os formatos TIF eBMP. Veja, a seguir, como fazer isso:

1. No menu Formatar, cliqueem Plano de fundo. Surgirá umacaixa com as opções de fundopara sua apresentação.

Dica 84 – Figuras como plano de fundo de apresentações2. Nessa caixa, selecione a op-

ção Efeitos de preenchimento.3. Na caixa que se abrirá, clique

na guia Figura e aperte o botãoSelecionar figura. Depois basta es-colher o nome do arquivo de ima-gem desejado.

Dica 85 – Efeitos sonoros em slides A combinação música e ima-

gem sempre faz sucesso. Por isso,nesta dica, você aprende a inserirefeitos sonoros e musicais – inclu-

sive com sons extraídos de arqui-vos do seu computador ou daInternet – em slides. Observe:

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300 Dicas

Dica 87 – Criação de apresentações a partir de ou-tras preexistentes

Se você tem uma antiga apre-sentação e deseja fazer algumasmodificações para atualizar seuconteúdo, ou mesmo apenas mo-dificar alguns detalhes, acompa-nhe esta dica:

1. Para começar, vá ao menuArquivo>Novo. Na janela que apa-rece, clique em Escolher apresen-

tação, localizada na opção Novocom base em modelo anterior.

2. Agora, clique na apresentaçãoque servirá como base para a suanova. Depois, pressione Criar nova.

3. Execute as alterações, volteao menu Arquivo e clique em Sal-var como. Digite um nome para aapresentação em Nome do arqui-vo e clique em Salvar.

1. Exiba o slide no qual desejaincluir os efeitos de som. Cliqueno menu Inserir>Filmes e som.

2. Se você for inserir um somdo seu computador, clique em Somde arquivo.

3. Quando aparecer a mensa-gem, clique em SIM para executarautomaticamente o som ao ser exi-bido o slide. Agora, se você prefe-

Nesta dica você aprenderá aexecutar som de CDs em suasapresentações. Observe:

1. Coloque o CD de música nodrive de CD-ROM. Depois, clique noslide em que deseja incluir música.

2. No menu Inserir, vá até Fil-mes e som e, logo em seguida,clique na opção Tocar faixa deáudio e CD.

3. Para repetir uma música atéo fim da apresentação, marque aopção Repetir até parar. Em Tocarfaixa de áudio de CD>Faixas esco-lha o número inicial e final da fai-

Dica 86 – Execução de CDs em apresentações

rir comandar o efeito sonoro com omouse, escolha a opção NÃO.

xa. Nas caixas Em, defina a horainicial e final da execução e dê OK.

4. Clicando em SIM, a música éexecutada automaticamente. EmNÃO, ela só toca mediante cliqueno ícone do CD.

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Dica 88 – Exibição de apresentações

1. Abra a apresentação a serexibida. Clique em Apresentaçãode slides.

2. No menu Apresentação,clique em Exibir apresentação. Vejaum exemplo de como ela poderáser exibida:

3. No Meu computador, abra oarquivo da apresentação e cliquecom o botão direito do mouse so-bre o seu nome. Para exibi-lo,clique em Mostrar.

Depois de concluir os slides,chegou a hora de exibir o resulta-do final do seu trabalho. Vejacomo fazê-lo:

O Assistente de viagem auxilia ousuário na tarefa de agrupar umaapresentação para exibi-la em outrocomputador, com todos os seusparâmetros inalterados. Para isso, sigaestes procedimentos:

1. No menu Arquivo, clique emAssistente de viagem.

Dica 89 – O Assistente de viagem2. Na janela que será aberta,

basta clicar na opção apresentadae inserir o item solicitado.

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300 Dicas

Se você dispõe de uma ou maisfiguras no arquivo do seu computa-dor que têm ligação com o tema dasua apresentação e quer colocá-la(s) em um slide do PowerPoint,siga estas coordenadas:

Dica 91 – Figuras do arquivo1. Selecione o slide em que a

figura será inserida. Depois, acesseo menu Inserir>Figura>Do arquivo.

2. Procure a figura na pasta dearquivos do seu computador, sele-cione-a e clique no botão Inserir.

Esta dica mostra como adicio-nar símbolos à sua apresentação.Esses símbolos vão desde caracteresem latim até marcas de registro dedireitos autorais. Veja como inserirum símbolo:

1. No menu Inserir, clique emSímbolos. Aparecerá a janela apre-sentada ao lado.

Dica 92 – Símbolos

2.3 Recursos do Office aplicados

Dica 90 – OrganogramasSe você precisa incluir organo-

gramas em suas apresentações,acompanhe esta dica.

1. No menu Inserir, escolha Fi-gura e clique em Organograma.Aparecerá uma barra de ferramen-tas e um organograma será inseri-do no slide atual – em apresenta-ções, isso geralmente serve paraindicar estruturas hierárquicas.

2. Na barra Organograma, vocêpode alterar o layout do organo-grama ou adicionar ramificações hi-

erárquicas. Para isso, basta usaros ícones da barra.

3. Para digitar no interior dasformas, clique sobre Edite seu tex-to e redija as informações.

2. Selecione o símbolo desejadoe, logo em seguida, clique em Inserir.

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Nesta dica, você aprenderá comoutilizar um dos recursos do Word emuma apresentação do PowerPoint. Nahora de testá-la, você verá que, ape-sar de estar no PowerPoint, serãoapresentados os menus do Word.

1. Acesse Inserir>Objeto. Na cai-xa de diálogo Inserir objeto, cliqueem Criar novo.

2. Na caixa Tipo de objeto,clique em Documento de MicrosoftWord e dê OK.

Dica 93 – Recursos do Word em apresentações do PowerPoint

3. Para acessar as ferramentasdisponibilizadas pelo aplicativo,acesse o menu. Clique fora do qua-dro para retornar.

WordArts são caracteresestilizados que permitem variaçõesquanto à disposição de textos.Confira como usá-los:

1. Na barra de ferramentas Dese-nho clique no ícone Inserir WordArte escolha o seu estilo favorito.

Dica 94 – WordArt2. No Editor de textos do

WordArt, digite um texto, escolhao tipo de fonte, tamanho e estilo.Por fim, pressione OK.

ClipArts são elementos de mídia(figuras e imagens) que podem serinseridos em seus slides, incre-mentando seus trabalhos. Parausá-los, siga estes passos:

1. Acesse o menu Inserir>Figura>ClipArt.

Dica 95 – ClipArts2. Você terá disponíveis várias

formas de pesquisa (por texto, ga-leria, etc.), além da opção de bai-xar figuras da Internet, no ende-reço do ClipArts online, que con-tém um belo acervo de cliparts eque é atualizado constantemente.

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300 Dicas

No desenvolvimento da sua apre-sentação, muitas vezes é necessárioincluir comentários, marcações ou ano-tações nos slides. Veja como fazer isso:

1. Selecione o slide no qual vocêpretende colocar o comentário. Nomenu Inserir, clique na opção Comen-tários. Surgirá um balão de cor ama-rela, como mostrado na figura ao lado.

2. Digite suas consideraçõesnesse balão. Para finalizar, cliquefora do balão. Os comentários ficarão

Dica 96 – Comentários

Dica 97 – Conteúdos em caixas de texto2. Depois, clique no corpo da

caixa e digite ou cole seu texto.

Dica 98 – Dados do Excel em apresentações

guardados em um pequeno quadrado.Para ler seu conteúdo, basta dar umclique sobre ele.

Há quatro tipos de recursos detexto que podem ser adicionados aum slide: Espaço reservado,AutoForma, WordArt e Caixa de tex-to. Os últimos são os mais utilizados.Veja, nesta dica, como manipulá-las:

1. Na barra de ferramentas De-senho, clique em Caixa de texto.

Suponha que uma planilha ela-borada no Excel contenha informa-ções importantes para a eficácia desua exposição. Como transferi-las semprecisar reescrevê-las no slide? Bas-ta seguir estes passos:

1. Abra o Excel. Selecione ascélulas que deseja transportar paraa apresentação e clique em Copiar.

2. No Power Point, escolha o slideque deve receber a informação.Clique em Editar>Colar especial.

3. Verifique se a opção Colar estámarcada. Para redefinir o tamanhodo fragmento selecionado do Excelcomo se fosse uma figura qualquer,clique em Figura. Se preferir que elese torne um objeto incorporado (con-figurado no Excel), marque a opçãoObjeto de planilha do Microsof Office.Por fim, pressione OK.

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Estabelecer um vínculo entre umdocumento do Excel e um slide doPowerPoint permite que qualqueralteração de dados na planilha doExcel automaticamente atualize osdados no slide. Confira:

1. No Microsoft Excel, selecio-ne as células desejadas e cliqueem Copiar.

2. Depois de escolher o slide doPowerPoint que abrigará as célulasvinculadas, clique em Editar e sele-cione Colar especial. A mesma caixa

Dica 99 – Vínculo entre células e slidesde diálogo da dica anterior será aber-ta. Marque a opção Colar vinculado.

3. Experimente acessar a planilhado Excel, fazer alterações nela e salvá-la. Depois, volte ao PowerPoint. Vocêverá que os dados alterados na célu-la foram atualizados no slide.

Geralmente, mais de uma pes-soa está envolvida na elaboraçãode apresentações. Para permitirque todos possam fazer alteraçõesdurante esse processo, o Power-Point possibilita o envio rápido deslides. Observe:

1. Em Arquivo>Enviar para, cliquena opção desejada. Antes, porém, sal-ve as informações da apresentação.

Dica 100 – Envio de apresentações

2. Ao escolher um dos itens,será imediatamente aberto o pro-grama correspondente para envio.

2.4 Álbuns de fotografia

Dica 101 – Criação de álbuns de fotografiaVeja, nesta dica, como criar um

álbum de fotos em formato digitalexplorando os recursos que oPowerPoint oferece. Acompanhe:

1. Dirija-se ao menu Inserir>Figurae clique em Novo álbum de fotogra-fia. Aparecerá esta janela:

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300 Dicas

Colocando legendas em suasfotos, você pode identificar suasfotos, lembrar o autor, a data e olocal em que foram tiradas; oumesmo incluir o nome das pesso-as fotografadas. Veja como utilizaresse recurso:

1. Abra o álbum ao qual você queradicionar legendas e vá ao menuFormatar>Álbum de fotografias.

2. Em Opções de figura, marquea caixa de seleção Legendas abaixo

Dica 103 – Legendas em fotosdas figuras. Isso só não será possí-vel se você já tiver definido o layoutdo seu álbum como Ajustar ao slide.Por fim, pressione Atualizar.

Após confeccionar um álbumde fotografias, é importante defi-nir o seu layout. Observe:

1. Abra um álbum de fotografi-as. No menu Formatar, clique emÁlbum de fotografias.

2. Na caixa de diálogoFormatar álbum de fotografia, vápara Layout do álbum. Agora, sigauma destas direções:

a) Se desejar configurar a fotoou a caixa de texto no slide, cliqueem Layout da fotografia. Mas seoptar por Ajustar ao slide, você nãopoderá efetuar alterações no for-mato do design.

Dica 102 – O layout do álbumb) Se quiser um novo formato

de moldura, selecione o seu favo-rito em Formato de moldura.

3. Ao final da operação, para qual-quer das opções, clique em Atualizar.

2. Vá até a opção Inserir figurade e escolha uma destas opções:Arquivo/Disco ou Scanner/Câmera.

3. Repita o procedimento parainserir outras fotos. Repare que são

apresentados uma visualizaçãoautomática e botões para organi-zar ou remover as fotos.

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Após definir a estrutura do ál-bum, você pode trocar a posiçãodas fotos e das caixas de textos.Veja como a seguir:

1. No menu Formatar, cliqueem Álbum de fotografias.

Dica 104 – Fotos e caixas de texto em um álbum2. Na caixa Formatar álbum de

fotografias, em Fotografias no ál-bum, selecione o texto ou a fotoque deseja movimentar e clique emMover para cima ou Mover parabaixo (sinalizadas pelas setas). Porfim, pressione Atualizar.

As fotos em preto e branco sãohoje uma opção para ter um efei-to diferente em suas fotos. Se vocêtem um álbum de fotos e desejasaber como ele ficará nesse estilo,siga estes procedimentos:

1. No menu Formatar, cliqueem Álbum de fotografias. Já emOpções de figura, marque a caixade seleção Todas as figuras em pre-to e branco. Depois, finalizeclicando em Atualizar. Veja ao ladoum exemplo desse tipo de efeito:

Dica 105 – Fotos em preto e branco

Para incrementar sua apresen-tação, você pode usar o recursode animação. Nesta dica, apren-da a adicionar efeitos de aberturae fechamento ao seu trabalho.

1. No menu Apresentaçãode slides, clique em Esquemasde animação.

2.5 Animações

Dica 106 – Esquemas predefinidos de animações2. No painel de tarefas Design

de slide, em Aplicar aos slides se-lecionados, escolha um esquemade animação da lista.

3. Se quiser aplicar a anima-ção para o conjunto de slides,clique em Aplicar a todos os slides.Existem mais de 30 opções de ani-mação divididas por categoria. Bas-ta escolher uma.

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300 Dicas

Outro recurso disponível noPowerPoint é o de inserir inícios eencerramentos suavizados em ani-mações. Veja como utilizá-lo:

1. No painel de tarefas Personali-zar animação, selecione sua anima-ção e clique em Opções de efeito.

2. Na Guia Efeitos>Configura-ções, selecione a caixa de seleçãoInício suave ou Final suave (ou

Dica 109 – Início ou final suave para animaçõesmesmo as duas). Algumas anima-ções, no entanto, não têm essasopções disponíveis.

Inserir efeitos sonoros em suas ani-mações é uma forma de incrementá-las ainda mais. Veja como fazê-lo:

1. Depois de selecionar o(s)slide(s), vá ao menu Apresentação eclique em Personalizar animação.

2. No painel de tarefas Personali-zar animação, localize a lista de ani-

Dica 107 – Sons em animaçõesmações personalizadas, clique na setapara selecionar um dos itens e, emseguida, clique em Opções de efeito.

3. Entre na guia Efeitos, localizea opção Aperfeiçoamentos e cliquena seta da lista de sons. Se o somdesejado estiver na lista, selecione-o. Se for usar um som gravado emarquivo, marque Outros sons.

Os loops fazem com que umaanimação seja executada repetida-mente. Nesta dica, você conferecomo fazer isso:

1. Acesse o menu Apresentaçãoe clique em Personalizar animação.Na lista de animações apresentada,selecione a animação que deverá serexibida em loop.

2. Clique na guia Intervalo e es-colha uma das seguintes opções nalista Repetir:

Dica 108 – Loops de animação

• Se quiser repetir a animaçãoum número determinado de vezes,escolha um valor numérico.

• Se quiser repetir a animaçãoaté o clique do mouse, selecioneAté o próximo clique.

• Se quiser repetir a animaçãoaté o final da apresentação, cliqueem Até o fim do slide.

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Você já animou seu texto, masgostaria de sublinhar ainda maisum determinado dado do texto.Então siga os passos desta dica!

1. No painel de tarefas Personali-zar animação, clique na seta do item

Dica 110 – Alterando a cor do texto após a animaçãoLista de animações personalizadas.Na seqüência, em Opções de efeito.

2. Na guia Efeitos, em Apri-moramento>Após animação, defi-na uma cor e confirme.

O PowerPoint oferece um gran-de número de combinações, vari-ações e estilos de animação paraincrementar sua apresentação.Saiba agora como habilitar avisualização de suas animações:

1. Clique no menu Apresenta-ções, acesse Personalizar animaçãoe escolha um destes procedimentos:

Dica 111 – Visualização de animações• Visualizando animações deum slide automaticamente:

1. Mostre o slide desejado eclique em Executar, na seção Per-sonalizar animação.

• Visualizando animaçõesapós um clique:

1. Clique no botão Apresentação deslides para que a animação só sejaexibida ao ser acionada com um clique.

Para manter uma animaçãosempre pronta para rodar apóscada execução, sem precisaracioná-la a todo o momento, sigaestes procedimentos:

Dica 112 – Animação após a execução1. No painel de tarefas Personali-

zar animação, escolha uma animaçãona lista apresentada. Clique na seta.

2. Depois clique em Intervalo.Por fim, marque a caixa Retroce-der após a execução.

No PowerPoint você tambémpode inserir animações em me-nus. Veja como:

1. Clique no menu Exibir>Barrade ferramentas>Personalizar.

2. Na guia Opções procure aopção Animações de menu e es-colha o tipo de animação que pre-

Dica 113 – Menus animadostende utilizar. Depois, clique emFechar para visualizar o efeito.

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Visualizar anotações durante a apre-sentação é bastante útil para não se es-quecer de mostrar detalhes importan-tes. Veja como usar esse recurso:

1. Acesse o menu Apresentações,Transmissão online>Configurações.

Você já sabe como transmitircópias de slides do PowerPointpara outra pessoa. Nesta dica, vocêverá como fazê-lo utilizando umaparelho de fax.

1. No menu Arquivo, clique emVisualizar impressão para ver comoficará o slide.

2. Depois de conferir, escolhaSlides na seção Imprimir. Clique nobotão Fechar.

Dica 118 – Enviando apresentações por fax3. Acesse o menu Arquivo>

Configurar página. Na opção Slidesdimensionados para, escolha Trans-parência. Nas caixas Largura e Altu-ra, localizadas em Personalizado, de-fina as medidas necessárias.

4. Clique em Imprimir. Na op-ção Nome, selecione o aparelho defax e dê OK.

Para verificar como ficaria suaapresentação em uma página daWeb, proceda da seguinte maneira:

1. No menu Arquivo, clique emVisualizar página da Web. Sua apre-sentação aparecerá no navegador pa-drão do seu computador, para quevocê possa ver como ela seria apre-sentada em um site na Internet.

2. Note que, por enquanto, tra-ta-se apenas de um teste, pois oslide ainda não está na Internet.

2.7 O PowerPoint e a Internet

Dica 119 – Visualizando uma apresentação na Web

Dica 117 – Exibindo anotações durante a apresentação2. Em Orador, selecione Exibir as

anotações do orador junto com aapresentação. Salve a configuração.

3. Para fazer anotações, cliquecom o botão direito do mouse sobre oslide e escolha a opção. Anotaçõesdo orador.

Para isso, seria necessário tambémconverter o formato para html.

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300 Dicas

Para transmitir sua apresentaçãoao vivo, é fundamental ter umacâmera e um microfone acopladosao seu PC, seguindo as configura-ções do computador e do fabrican-te. O próximo passo é seguir os pro-cedimentos abaixo:

1. Abra a apresentação a sertransmitida, acesse o menu Apre-sentação de slides, selecione Trans-missão online e clique em Iniciara transmissão ao vivo.

2. Na guia Orador, em Salvar ar-quivos de transmissão em, digite oendereço do arquivo e clique em OK.

Dica 115 – Transmissão de apresentações ao vivo3. Para convidar outras pesso-

as para assistir à apresentaçãoonline, clique em Convidar o pú-blico. O Outlook será acionado evocê poderá enviar mensagens di-vulgando sua transmissão. Comtudo pronto, clique em Iniciar.

4. Neste momento, serão reali-zados testes de áudio e vídeo paraaveriguar se está tudo corretamen-te configurado. Clique em Iniciarpara começar a transmissão.

5. Lembre-se de que a capaci-dade máxima de espectadores si-multâneos é de dez pessoas.

O PowerPoint fornece um recur-so que possibilita avisar os espec-tadores da apresentação sobremudanças em datas ou o cancela-mento da apresentação.

1. No menu Apresentações sele-cione Transmissão online e clique emReagendar uma transmissão ao vivo.

Dica 116 – Reagendando ou excluindo uma apresentação2. Na caixa de diálogo Reagen-

dar transmissão da apresentação,clique em Reagendar. O Outlookserá ativado.

3. Altere a data e a hora. Salveas atualizações e clique em Enviaratualização. Para cancelar, cliqueem Excluir.

Nesta dica você aprenderá comogravar e armazenar sua apresenta-ção para uma futura transmissão.

1. Abra a apresentação a sertransmitida. Em Apresentações se-lecione Transmissão online e cliqueem Gravar e salvar uma transmissão.

2. Após efetuar alterações najanela Gravar transmissão da apre-sentação, clique em Configurações.

2.6 A transmissão de apresentações

Dica 114 – Gravação e armazenamento de transmissões3. Acesse a guia Orador, que se

localiza em Local do arquivo. Nessaguia, localize Salvar arquivos detransmissão em e digite o endereçodo arquivo. Por fim, pressione OKpara salvar as novas configurações.

4. Na caixa Gravar transmissão daapresentação, clique em Gravar. No fi-nal, clique em Iniciar para, efetivamen-te, começar a gravação de sua apre-sentação. Agora, só falta transmiti-la.

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300 Dicas

Dica 120 – Publicando apresentações na WebSua apresentação foi um sucesso?

Que tal publicá-la na Internet? Vejaos passos necessários para isso:

1. Abra a apresentação a serpublicada na Web. No menu Arquivo,clique em Salvar como página da Web.

2. Na caixa Nome do arquivo, no-meie a página que será publicada.Em Salvar como tipo, selecione Pá-gina da Web.

3. Clique em Publicar. Localize oitem Publicar o quê? e defina se vaipublicar a apresentação completa ouapenas alguns slides. Nesse caso, es-colha os slides.

4. Caso queira fazer configuraçõesnas suas páginas, clique em Opçõesda Web e defina os itens desejados.

5. Para que outros tenham acesso àsua página, você terá que fazer o uploaddos arquivos para seu servidor na Web.

Dica 121 – O botão de ação em um slideEm apresentações profissionais,

botões de ação são fundamentais,uma vez que eles orientam os pro-cedimentos do palestrante e auxili-am a organização da movimenta-ção de slides. Veja como inseri-lo:

1. Em Apresentações, selecio-ne Botões de ação, escolha umbotão e desenhe-o com o mousena sua apresentação.

2. Clique em Hiperlink e esco-lha para qual slide o leitor vai avan-çar quando clicar no botão.

É possível avisar seus colegas arespeito de reuniões online usandoo recurso de agendamento onlinede reuniões do PowerPoint, um meiode comunicação rápido e eficaz.

1. No menu Ferramentas cliqueem Colaboração online e, depois, emAgendar reunião. Veja a ilustração:

Dica 122 – Agendando uma reunião online

2. Nessa janela, digite os dadosde quem receberá o comunicadosobre a reunião e clique em OK.

3. Se quiser, o hiperlink poderá abriroutro programa. Para isso, basta clicarem Executar programas e selecionar oarquivo clicando no botão Procurar.

4. Para adicionar som ao hiperlink,marque a opção Tocar som e escolhaum efeito sonoro. Por fim, dê OK.

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Gravar uma macro significa ar-mazenar os comandos mais usadospara serem executados automatica-mente no futuro. Após gravá-la, de-vemos executá-la. Veja como:

1. Para gravar uma macro vá aomenu Ferramentas>Macro>Gravarnova macro.

2. Na janela que surgir, digiteum título para a macro. Logo abai-xo, em Armazenar macro em, de-fina o local em que desejaarmazená-la. Para inserir comen-tários sobre a macro que está cri-ando, digite-os em Descrição.

2.8 Macros do PowerPoint

Dica 123 – Gravação e execução de uma macro simples

Dica 124 – Configuração de macros para apresentações

3. Clicando em OK, a gravaçãodos procedimentos será iniciada.Para encerrar a gravação da macro,pressione Stop.

4. Agora, para executá-la, vá aomenu Ferramentas>Macro>Macros.

5. Aparecerá a caixa Nome damacro. Digite ou selecione o nomeda macro na lista apresentada eclique em Executar.

Além de gravar e armazenarmacros para a fase de criação daapresentação, você pode criar umaespecialmente para ser executadadurante a projeção dos slides. Veja:

1. Vá até o slide e defina o objeto aser utilizado para a execução da macro.

2. Feito isso, vá ao menu Apre-sentações e clique em Configura-ções. Surgirá uma janela.

3. Para executar a macro ape-nas com um clique, escolha Se-lecionar com o mouse. Se vocêpreferir que a macro seja aciona-da ao passar o cursor do mousesobre o objeto, escolha a opçãoSelecionar sem o mouse.

4. Clique em Executandomacro e escolha, na lista, a macroa ser aplicada.

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300 Dicas

Com o Excel, você pode criar variados tipos de planilhas e tabelas, o queauxilia a organização e análise das suas informações. Além disso, no Excel, arealização de cálculos – que para muitos é um pesadelo – torna-se algoextremamente simples. Aproveite estas 113 dicas para entender melhor essaimportante ferramenta.

Ao iniciar o Excel, você encontrauma janela dividida em linhas e colu-nas – esta é uma planilha. Veja, nes-ta dica, como inserir ou excluir uma.

1. Abra uma pasta ou arquivo.2. Na Barra de menus, clique em

Inserir. Surgirão subitens, e vocêpoderá escolher o que inserir (gráfi-cos, macros, etc.).

3. Clique na opção Planilha eautomaticamente uma novaplanilha é criada.

4. Para excluir uma planilha,clique com o botão direito sobre aaba daquela que deseja excluir.

5. Aparecerão subitens, escolhaa opção Excluir e pronto.

3.1 Primeiros passos

Dica 125 – Exibição de planilhas

Para organizar as informaçõescontidas em sua planilha, acom-panhe esta dica:

1. Para mudar o nome de umaplanilha, clique com o botão direito domouse sobre a aba correspondente.

2. Vários subitens surgirão, esco-lha a opção Renomear, digite umnome e confirme pressionando Enter.

3. Para mudar a ordem de umaplanilha, clique sobre a sua aba earraste-a para o novo local.

Dica 126 – Organização de planilhas

4. Para duplicar uma planilha,repita o procedimento anteriorpressionando Ctrl antes de soltaro botão do mouse.

5. Para mudar a cor da aba,clique com o botão direito do mousesobre ela e clique em Cor da guia...Surgirá uma paleta de cores. Es-colha uma cor e clique em OK.

As colunas de sua planilha podemser redimensionadas. Observe:

1. Posicione o ponteiro domouse entre duas colunas e o ca-beçalho. Ele assumirá a forma deuma seta preta dupla.

Dica 127 – A largura das colunas

2. Clique, arraste e a largura dacoluna à esquerda da seta mudará.

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Também é possível aumentar oudiminuir a altura das linhas. Observe:

1. Coloque o ponteiro do mouse en-tre duas linhas e o cabeçalho de linhasaté aparecer uma seta preta dupla.

Dica 128 – A altura das linhas2. Clique e arraste para cima

ou para baixo para alterar a alturada linha acima da seta.

3. Para configurar um valor exa-to para a altura da linha, clique nomenu Formatar>Linha>Altura...

4. Digite o valor e pressione OK.

Se você esquecer de digitar al-guma informação em uma planilhade cálculos, acrescente a ela linhase colunas vazias. Acompanhe:

1. Para inserir uma coluna,clique na coluna à esquerdade onde a outra será inserida.

Dica 129 – Inserindo linhas e colunasPressionando Ctr l+Barra deespaço, você seleciona a co-luna inteira.

2. Clique em Inserir>Colunas.3. Para inserir uma linha, clique

naquela abaixo de onde você querinserir outra. Selecione a linha todae clique no menu Inserir>Linhas.

Você também pode ocultarplanilhas. Confira como:

1. Clique com o botão direitosobre o cabeçalho corresponden-te à linha ou coluna a ser excluídae na janela de opções que surgir,escolha Excluir.

2. Para somente ocultar (colunaou linha), repita o passo 1, masdesta vez escolha a opção Ocultar.

3. Para exibi-las novamente,pressione Ctrl e clique no menu For-matar>Colunas ou Linhas>Reexibir.

Dica 130 – Ocultando e excluindo linhas e colunas

3. Para determinar um valor para alargura de uma coluna, clique nela eno menu Formatar>Coluna>Largura...

4. Digite um valor para a largu-ra e pressione OK.

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300 Dicas

A pasta de trabalho é o conjuntode planilhas com o qual você tra-balha no Excel. Veja como salvá-la:

1. Se for a primeira vez emque a pasta será salva, utilize omenu Arquivo>Salvar ou Arqui-vo>Salvar como...

Dica 131 – Salvando uma pasta de trabalho2. Na caixa Salvar em localize o

disco e a pasta de destino para agravação do arquivo.

3. Digite um nome na caixa Nomedo arquivo e clique em Salvar.

4. Para salvar alterações, cliqueem Salvar. Para salvá-lo em outrapasta ou renomeá-lo, use o botãoSalvar como...

3.2 Edição de dados

Se ao digitar um texto qualquerdentro de uma célula, for precisogerar uma seqüência dele, comoos meses do ano, utilize o recursode Autopreenchimento. Observe:

1. Ao digitar um texto, clique so-bre a alça de preenchimento e arras-te-a até onde quiser. Surgirá o íconeOpções de autopreenchimento, queajuda a escolher o que deve ser feito.

2. Clique na seta ao lado do bo-tão e selecione Copiar células, paraobter cópias da célula original.

3. A opção Preencher seqüên-cia gera uma lista com a seqüên-cia do que foi digitado.

4. A opção Preencher formataçãosomente copia a formatação da cé-lula de origem.

Dica 132 – Autopreenchimento5. Para os dias da semana há

duas opções: Preencher dias (os setedias da semana) e Preencher diasda semana (de segunda à sexta).

6. Para personalizar mais o pre-enchimento, digite o primeiro valorem uma célula e selecione-a junta-mente com aquelas que participa-rão da seqüência. Clique no menuEditar>Preencher>Seqüência...

7. Escolha como a seqüência seráapresentada (Linhas ou Colunas).Em Seqüência, escolha Linhas; emTipo, Linear e na caixa Incrementodigite a variação dos números. Porfim, clique em OK.

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Veja como copiar o conteúdo deuma célula para outro local:

1. Dê um clique na célula a sercopiada e vá ao menu Editar>Copiar. (Note que a célula fica comum tracejado ao seu redor).

2. Clique na célula de destinoe cole o conteúdo selecionadoacessando o menu Editar>Colar.

3. Uma marca inteligente – obotão Opções de colagem – surgi-rá no lado esquerdo da célula.Clique na seta ao lado do botão eveja as alternativas.

4. Ao clicar em Manter formataçãooriginal, o conteúdo e formato da cé-

Dica 133 – Cópia de valoreslula de origem são copiados para ade destino.

5. O item Fazer correspondên-cia com a formatação de destinoignora a formatação de origem,mantendo a de destino.

6. Se quiser colar somente aformatação da célula de origem,sem o conteúdo, escolha a opçãoSomente formatação.

Você sabe como mover ou excluirsuas células? Então, acompanhe:

1. Selecione a célula (ou o conjun-to de células) a ser movimentada(o).

2. Posicione o ponteiro do mousesobre uma das bordas pretas da(s)célula(s) selecionada(s) e veja quesurgirá uma seta preta de quatropontas junto ao ponteiro branco.

3. Clique e arraste para onde qui-ser. Se houver informações na célulade destino, surgirá uma mensagempara confirmar o processo. Se clicarem OK, o conteúdo da célula dedestino se perderá; e em Cancelar, amovimentação será ignorada.

4. Para excluir uma célula desua planilha, basta selecioná-la eclicar no menu Editar>Excluir...

Dica 134 – Movendo e excluindo células5. A caixa de diálogo Excluir sur-

girá, selecione uma opção e cliqueem OK.

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300 Dicas

Há diversos recursos decolagem no Excel. Veja, nestadica, como utilizar os recursos doColar especial.

1. Selecione a célula de origeme pressione Ctrl+C. Clique emEditar>Colar especial...

2. Surgirá uma tela com duasdivisões: Colar e Operação. EmColar, selecione a opção Tudo, casoqueira fazer uma colagem padrão(com valores e formatação).

3. Para colar somente a forma-tação na célula de destino, escolhaa opção Formatos.

Dica 135 – O Colar especial4. Há ainda as opções Ignorar em

branco (evita que se colem valoresem branco) e Transpor (selecionan-do um conjunto de células eclicando no local de destino naplanilha, muda a ordem dos dadoscopiados na célula de destino).

5. Em seguida, clique em Colarespecial>Transpor e depois em OK.

6. Se os dados que você copiouestavam em linha, ao colar, foramtranspostos em colunas ou vice-versa.

Para consultar, conferir ou al-terar determinado dado de suaplanilha, utilize os recursos Loca-lizar e Substituir. Confira como:

1. Com a planilha aberta, cliqueno menu Editar>Localizar...

2. A janela que aparece possuia caixa Localizar. Nela digite o quequer procurar.

3. Depois clique em Localizarpróxima, para achar a primeira cé-lula em que o texto aparece.

4. Ao clicar no botão Localizar tudo,a caixa de diálogo é expandida, e apa-recem todas as ocorrências do textoprocurado. Clique em um item para iraté a célula em que ele se encontra.

5. Para substituir informaçõespor outras, acesse a guia Substi-tuir. Nela há duas caixas de texto:a primeira insere o texto a ser loca-lizado; e a segunda, o que substi-tuirá o encontrado.

Dica 136 – Localizando e substituindo dados6. Essa tela apresenta os mes-

mos botões da tela anterior. Ao ter-minar de digitar, clique no botãoSubstituir, para ir substituindo otexto aos poucos ou no botão Subs-tituir tudo para substituir todo otexto da planilha de uma vez só.

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Se você tiver apenas a referên-cia ou o endereço de uma célula,não se preocupe, é possívellocalizá-la. Veja como:

1. Digite o endereço ou referên-cia da célula na Caixa de nome, aolado da barra de fórmulas e pressio-ne Enter. Automaticamente a célu-la será localizada.

2. Clique no botão Especial paraconfigurar seleções especiais.

3. Ao selecionar a opção Comen-tários, as células com comentári-os serão selecionadas.

Dica 138 – Localizando células4. Se você escolher a opção Ob-

jetos, todos os objetos da planilhaserão selecionados.

5. Ao clicar em Constantes, ne-nhuma célula com texto se alterará.

6. Depois de escolher, dê OK.

Dica 139 – Usando figuras e imagensAdicionar uma figura ou imagem

armazenada em seu computador aoseu trabalho é muito simples e rápido.

Se você quer ter mais informa-ções sobre o conteúdo de umacélula, insira um comentário nela.Observe como a seguir:

1. Clique sobre a célula em quequer adicionar um comentário eacesse o menu Inserir>Comentário.

2. Surgirá um retângulo amare-lado ao lado da célula selecionada,com o nome do autor do programa.

3. Digite nessa caixa o texto docomentário. Para redimensionar acaixa, clique e arraste uma das al-ças brancas que aparecem.

4. Na barra Formatar comentáriovocê altera as cores de fundo.

5. Na guia Fonte você muda oformato do texto do comentário.

Dica 137 – Comentários6. Você define o tipo de alinha-

mento na guia Alinhamento.7. No menu Cores e linhas>Cor,

você altera a cor do fundo do comen-tário ou uma porcentagem de trans-parência para a caixa. Após confi-gurar, clique em OK.

8. Para acessar o comentário deuma célula, passe o ponteiro domouse sobre ela (aparecerá umaseta vermelha).

9. Para mudar o texto ou aformatação de um comentário, se-lecione uma célula e clique emInserir>Editar comentário.

10. Já para eliminar o comen-tário da célula, clique com o bo-tão direito nela e depois em Ex-cluir comentário.

Basta acessar o menu Inserir>Figuras>Do arquivo e clicar em um arquivo parainseri-lo na planilha.

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300 Dicas

Com a Autoformatação, você apli-ca rapidamente uma formataçãopadrão na sua planilha. Acompanhe:

1. Selecione toda a sua planilhae, em seguida, acesse o menuFormatar>Autoformatação.

Você também pode mesclar infor-mações entre planilhas, adicionandoa uma, alterações de outra. Observe:

1. Certifique-se de que as cópiasda pasta de trabalho que será mes-clada estão armazenadas na mesmapasta. Para isso, é preciso dar a cadacópia um nome diferente.

2. Abra a cópia na qual vocêdeseja mesclar alterações e acesseo menu Ferramentas>Comparar emesclar pastas de trabalho.

Dica 140 – Formatação rápida ou Autoformatação

3. Se solicitado, salve a pastade trabalho.

4. Na caixa de diálogo Selecio-nar arquivos a mesclar na pastade trabalho atual, clique em umacópia que tenha alterações a se-rem mescladas e em OK.

5. Para mesclar mais de umacópia ao mesmo tempo, mantenhaa tecla Ctrl ou Shift pressionada eclique nos nomes dos arquivos, emseguida, em OK.

Dica 141 – Mesclando alterações entre planilhas

Veja, nesta dica, como criaruma fórmula:

1. Digite os seguintes valoresnas células indicadas: A1, 12; B1,30; C1, 27; D1, 45.

2. Para construir fórmulas, utilizeos operadores + - *, e / (porém, sem-pre inicie fórmulas com um igual (=)).

3. Para realizar uma soma sim-ples com os valores digitados, em vezde digitar 12+30+27+45, digiteA1+B1+C1+D1.

4. Pressione Enter e, se a fór-mula estiver correta, o resultadoaparecerá na planilha.

5. Porém, como já há no Excel,funções – fórmulas predefinidas –,experimente usar a função SOMAneste exemplo, assim: =SOMA(.

6. Após o parêntese, informe ointervalo de células a ser somadodigitando a primeira célula do in-tervalo, seguida de dois pontos (:),digite a última célula do intervaloe por fim, feche o parêntese.

3.3 Fórmulas e funções

Dica 142 – Criação de fórmulas e funções

2. Escolha uma das opções deformatação e pressione o botão OK.

3. Para remover a Autoformatação,acesse o menu Formatar>Autoformatação>Nenhum.

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Dica 143 – A média aritmética

Para controlar ou contar aquantidade de informação em uma

Um dos cálculos matemáticosmais usados em estatística é o damédia. Veja como aplicá-lo:

1. Para calcular a média deuma seqüência de números orde-nada em linhas ou colunas, sele-cione a célula mais abaixo ou àdireita da lista de valores.

2. Clique na seta preta ao lado dobotão Autosoma e depois em Média.A função é inserida automaticamen-te e a seqüência de números fica comum pontilhado ao seu redor. Para es-colher outro intervalo, selecione-o como mouse e pressione Enter.

3. Para encontrar a média decélulas distantes umas das outras,clique no botão Função.

4. Digite as células a serem usa-das seguindo as instruções da cai-xa de diálogo.

5. Já para calcular a média decélulas com textos e números, usea função MÉDIAA, que aceita cé-lulas com textos e números, tra-tando-as como se valessem zero.

do. Para escolher outro intervalo, se-lecione-o e pressione Enter.

5. E lembre-se, para encontrar omaior ou o menor valor em célulasfora de ordem, crie a função sepa-rando cada endereço com ponto evírgula (;): =MÍNIMO(D30;D50) ou=MÁXIMO(D30;D50).

Com as funções do Excel, vocêpode criar planilhas para armaze-nar resultados. Observe como:

1. Ao criar uma seqüência devalores em coluna ou linha, cliquena célula mais abaixo ou mais àdireita da lista.

2. Clique na seta preta aolado do botão Autosoma.

3. Depois clique em Min, (fun-ção Mínimo), para encontrar o me-nor número; ou Máx, (função Má-ximo), para encontrar o maior.

4. Para formar essas funções, for-neça o intervalo de células a ser usa-

Dica 144 – Cálculo do menor e maior número

Dica 145 – Funções para contagem de célulasplanilha, utilize as funções de con-tagem de célula. Veja:

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65

300 Dicas

1. Para saber quantas células têmconteúdo em um determinado intervalo,use a função CONT.VALORES.

2. Para contar as células vaziasde um intervalo, utilize a funçãoCONTAR.VAZIO. Para isso, digite=CONTAR.VAZIO( e depois seleci-one o intervalo a ser verificado.

3. Para verificar aquelas com nú-meros, use a função CONT.NÚM.

4. Para evitar erros de contagem,é preciso seguir regras ou condições,

por isso digite a função CONT.SE emqualquer célula.

5. Depois selecione ou digite ointervalo de células que será verifi-cado, por exemplo: A1:A30.

6. Agora digite o critério a ser obe-decido. Suponha que o intervalo se-lecionado apresente preços de pro-dutos e você quer contar aquelesque custam mais de R$ 20,00. Entãoo critério será >20 e a fórmula:=CONT.SE (A1:A30; ”>20”).

No Excel, um dos recursos decálculo disponíveis é o de porcenta-gens. Veja casos que utilizam por-centagens e aprenda como criá-las:

1. Para achar, por exemplo, 23%de 14200, digite esse valor em umacélula (A1), e em outra (B1), a fór-mula =A1*23% para multiplicar ovalor pela porcentagem. Você podetambém digitar 0,23, em vez do si-nal da porcentagem.

2. Também é possível descobrir adiferença entre dois valores em por-

Dica 146 – Porcentagenscentagem. Por exemplo, em umaplanilha de vendas há uma tabela como total de vendas de produtos dos me-ses de maio (325) e junho (340); per-cebe-se que em junho foram vendi-dos 15 produtos a mais, a qual por-centagem essa diferença equivale?

3. Se o primeiro valor está em B3e o segundo em C3, digite na célulaD3: =(C3-B3)/B3. A subtração servepara encontrar o aumento nas ven-das e a divisão, para encontrar o valorpercentual. O resultado deverá ser 5%.

Uma função lógica testa se os da-dos cadastrados em uma planilha sãoverdadeiros. Por exemplo, precisamosencontrar o status (situação) de umaluno, que será VERDADEIRO se eletiver uma média superior a 7 e umnúmero de faltas inferior a 10. Casonão consiga atender a algum dos ar-gumentos (condições), o retorno seráFALSO. Observe:

1. Para criar o status do aluno,utilize a função E. Digite na célula A1um valor para a média final do alunoe, na B1, a quantidade de faltas. Afórmula final será: =E(A1>7;B1<10).

Para ver o resultado, pressione atecla Enter.

2. Com a função E, o resultadosó será verdadeiro se todos os argu-mentos o forem. Para que a fórmu-la retorne como verdadeira com so-mente um argumento verdadeiro,utilize a função OU.

3. Ainda em A1 e B1, altere afórmula trocando E por OU. Façaalguns testes e observe o resultado.

4. Para inverter o valor lógico deum argumento – se o valor de umacélula for verdadeiro, o retorno seráfalso e vice-versa – utilize a funçãoNÃO. Assim: =NÃO(C1).

Dica 147 – Funções lógicas

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Imagine uma planilha de conver-sões de preços de produtos, com im-

Para saber, por exemplo, a situa-ção de um aluno ao final do semes-tre, em uma planilha de controlede notas, use a função SE. Veja:

1. Construa uma planilha paracontrole de notas com 4 colunas(de B2 a G2) com as notas de 4bimestres. Na quinta coluna, gerea média. Em G2 digite a quantida-de de faltas do aluno. Em H2 colo-que o status do aluno.

2. Na função SE: =SE(teste ló-gico; resultado se verdadeiro; re-sultado se falso) o teste lógico é acondição a ser verificada. O resul-tado será verdadeiro ou falso se acondição o for. Neste exemplo, oteste verifica a média do aluno,

que, se maior ou igual a cinco,apresentará a mensagem “Aprova-do”, caso contrário, “Reprovado”.

3. Sendo assim, a fórmula seria:=SE(F2>=5;“Aprovado”; “Reprovado”).

4. Para ampliar as possibilida-des dessa fórmula, crie funções ani-nhadas (uma dentro da outra).Note que se o aluno tiver médiacinco, superior a cinco, ou dez, amensagem “Aprovado” surgirá. Maso correto seria mostrar “Recupe-ração” para médias até sete e sóacima disso, “Aprovado”.

5. Para tanto, onde houver“Aprovado”, crie outra função SE(> 7 ou não): =SE(F2>= 5;SE-(F2> =7;“Aprovado”; “Recupe-ração”);“Reprovado”).

Aprenda, nesta dica, a usar a fun-ção SOMASE, que soma informaçõesselecionadas por algum critério.

1. O primeiro argumento da fun-ção é o intervalo a ser verificado; osegundo, aquele a ser encontrado;e o terceiro, o intervalo de soma.

2. Por exemplo, gere uma ta-bela com dez nomes de vendedo-res entre aspas (repita o nome dealguns), da célula A1 até a A10.Ao lado de cada nome, digite aquantidade vendida por cada um.

3. Na célula B11, digite =SOMASE(. O primeiro argumento será

o intervalo de A1 a A10, no qual seráprocurado o nome de um vendedor.O segundo, um dos nomes entre as-pas e o terceiro, de B1 até B10. Parasomar só os valores correspondentesao vendedor José, a fórmula seria:=SOMASE(A1:A10;”José”;B1:B10).

Dica 148 – Fórmulas condicionais

Dica 149 – Adição de valores

Dica 150 – Funções para busca de dadospostos e frete. Como buscar dadosde forma rápida e eficaz? Observe:

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300 Dicas

Dica 151 – Funções Data e Hora

1. Crie uma tabela principal comos seguintes campos: Nomes dosprodutos, Preço de compra, Regiãode destino, Frete e Preço de ven-da, começando pela célula A1. Pre-encha-as com informações, excetoas colunas Frete e Preço de venda.

2. Abaixo, crie outra tabela,contendo Região e Porcentageme digite: norte, sul, leste, oestee centro, seguido da porcenta-gem correspondente.

3. Para buscar a porcentagemcorreta na lista, use a funçãoPROCV. Digite-a na coluna de frete.

4. Digite o que deve ser procu-rado. O segundo argumento é o

intervalo de células com a infor-mação procurada. Selecione ascélulas da segunda tabela e colo-que o sinal de cifrão antes das le-tras e números da referência.

5. O último argumento é o nú-mero da coluna dentro da tabelacom o valor que deve ser retornado.Neste exemplo, a segunda colu-na, pois nela está o valor da por-centagem. A fórmula seria:=PROCV(C2;$A$15: $B$19;2).

6. Assim, o valor da porcenta-gem que corresponde à região defrete é calculado na célula D2. Porfim, arraste a alça de preenchimen-to até a última célula da tabela.

Com as funções Data e Hora,você pode, por exemplo, adicionarmeses a uma data ou converter umadata em dia da semana. Observe:

1. Na célula A1 digite: =AGORA()para que apareçam a data e a horado sistema. Clique em B1, digite=DIA(A1) e pressione Enter. Apenaso número correspondente ao dia dadata é retornado. Em C1 digite=MÊS(A1), na célula D1, =ANO(A1),em E1, =HORA (A1), em F1,=MINUTO(A1) e em G1, =SEGUN-DO (A1). Cada célula retornará osdados retirados da célula A1.

2. Nas células A2, B2 e C2 digiterespectivamente: 2003, 2, 21, e nacélula vizinha: =DATA(A2;B2;C2).Assim, as informações que estavamnas três células foram convertidaspara uma data formatada.

3. Para as horas, digite nas célu-las A3, 20; B3, 30; C3, 16 e de-pois: =TEMPO(A3;B3;C3).

4. Para saber o dia correspondente auma data, digite em A4, =DIA.DA.-SEMANA(A1). Para aparecer texto em vezde número, utilize as funções TEX-TO e DIA.SEMANA: =TEXTO(DIA.DA.SEMANA(A1);“ddd” –“ddd” é aquantidade de caracteres do textoretornado, como seg para segunda-feira.

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Para controlar o conteúdo dascélulas, e saber se há algum erroou se estão vazias, utilize as fun-ções É. Acompanhe:

1. Digite em A1 uma fórmulaincorreta, como: =A2*B. E em B1digite =ÉERROS(A1). O retornoserá a mensagem VERDADEIRO,pois essa função verifica se a cé-lula A1 possui algum erro.

2. Porém, ela verifica apenas seexiste um erro, não informa qual. Parasaber, use a função TIPO.ERRO. Oretorno sempre será um número quecorresponde a um erro:

Com as funções de arredon-damento, você pode truncar ou ar-redondar um número. Acompanhe:

1. Digite 32,78 em A1. Você arre-donda esse número para cima com afunção ARREDONDAR. PARA.CIMA.O primeiro argumento é o valor a serarredondado (A1), e o segundo, o nú-mero de casas decimais a exibir. Senão quiser exibi-las, digite 0. A fór-mula seria: =ARREDONDAR.PARA.

Dica 152 – Arredondamento de valoresCIMA(A1;0).3. Para arredondar umnúmero para baixo, use a funçãoARREDONDAR.PARA.BAIXO.

2. As funções PAR e ÍMPAR ar-redondam os próximos números pa-res e ímpares, respectivamente.Basta digitar o nome da função ecolocar o endereço entre parênte-ses: =PAR(A1) e =ÍMPAR (A1).

3. Para truncar um valor (ignorarsuas casas decimais e manter a parteinteira), utilize a função TRUNCAR.

Dica 153 – Verificações de conteúdo com funções É#NULO! = 1#DIV/0! = 2#VALOR! = 3#REF! = 4#NOME? = 5#NÚM! = 6#N/D = 73. Assim, crie uma função para

verificar o tipo de erro: =SE(TIPO.ERRO(B12)=2;“Você não pode di-vidir um número por zero”;“OK”).

4. Para verificar se a célula A1 estávazia, use a função =ÉCÉL.VAZIA.

5. Você pode ainda verificar se oconteúdo é texto (função ÉTEXTO);referência (função ÉREF); ou dadológico (função ÉLÓGICO).

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300 Dicas

Dica 154 – Cálculo de juros

Dica 155 – Botões com dupla funcionalidade

Dica 156 – Potência, raiz quadrada e logaritmoVocê já viu como criar diversas fun-

ções, mas não sabe fazer cálculos maissimples, como o de potência ou raizquadrada? Então, aprenda agora.

1. Para obter o resultado de umnúmero elevado a uma potência,

use a função POTÊNCIA, =POTÊN-CIA(23;2). Outro meio é usar oacento circunflexo (^). Assim, paraelevar 23 ao quadrado, basta re-presentar como 23^2.

2. A raiz quadrada pode ser ob-tida com a função RAIZ. Basta

Se você fez um empréstimo enão sabe a taxa de juros que de-verá pagar para quitá-lo, acompa-nhe esta dica.

1. Digite na célula B2: Taxa dejuros anual, e em C2, 12%.

2. Digite em B3, Período emmeses, e em C3, 12.

3. Em B4 digite Valor do em-préstimo, e em C4, 6000.

4. Para calcular a taxa de juros damensalidade que paga, utilize a fun-ção TAXA. Na célula B7, digite Se ovalor mensal fosse, e na célula C7, 600.

5. Na célula B8 digite A taxade juros seria, e na célula C8 digite

a função TAXA para calcular osjuros. Informe primeiro o períodode pagamento, no caso a célulaC3. E depois digite o valor mensal(com o sinal negativo por ser umpagamento), que seria a célula C7,e por último informe o valor totaldo empréstimo, que correspondea célula C4. A fórmula final é:=TAXA(C3;C7;C4). O resultado será3% de juros mensais.

6. Para encontrar o valor mensala ser depositado para atingir um va-lor daqui a alguns anos, você deveutilizar também a função PGTO.Digite na célula B12: Taxa de jurosanual, e na célula do lado 6%.

Nas barras de ferramentas do Excelexistem botões que apresentam dupla

Função principal Com a tecla Shift pressionada

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Classificação crescente Classificação decrescente

Classificação decrescente Classificação crescente

Undo Redo

funcionalidade. Veja a seguir algunsdeles e suas duplas funções:

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Dica 159 – Função PGTOPara saber qual será o valor das

prestações do financiamento deuma casa cujo valor é deR$ 200.000,00, sem entrada,

Dica 157 – Seno, co-seno e tangente

digitar o valor ou a referência den-tro dos parênteses. Como não existeraiz quadrada de um número nega-tivo, utilize a função ABS para for-çar que o número seja positivo. Araiz quadrada, por exemplo, do nú-mero 16, ficaria =RAIZ(ABS(16)).Para encontrar a raiz cúbica de um

número, basta elevá-lo a 1/3, usan-do a função POTÊNCIA.

3. Para encontrar o logaritmode um número, utilize a funçãoLOG. Seu primeiro argumento é onúmero do qual buscamos encon-trar o logaritmo, e o segundo é abase que deve ser usada.

Dica 158 – Função Valor futuroValor Futuro é uma função finan-

ceira que permite calcular o valor deum investimento ao final de um pra-zo. Digamos que você queira fazer uminvestimento mensal para sua aposen-

Argumento Valor FuncionalidadeTaxa 8% / 12 Porcentagem anual.Período 240 12 meses vezes 20 anos.Pagamento -350 Valor mensal do investimento.Investimento atual 0 Quantidade investida até o pre

sente momento.Tipo 1 1, se o investimento é realizado

no começo de cada mês, casoseja no final do mês, use 0.

Decorridos 20 anos R$ 207.531,53.

Nesta dica, você aprende comoencontrar o seno, o co-seno e a tan-gente de um número.

1. Primeiro converta qualquernúmero usado para calcular o seno,co-seno ou tangente para radianos.Sendo assim, multiplique o valor emgraus pelo número PI (3,1417...) edivida por 180 para obter o valorem radianos. Exemplo:

=45*PI()/180. Ou use a funçãoRADIANOS: =RADIANOS(45).

2. Após a conversão, use estas fun-ções para calcular, respectivamente,o seno, o co-seno e a tangente:=SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN-(45*PI()/180)=COS(RADIANOS(37)) ou =COS-(37*PI()/180)=TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN-(25*PI()/180)

com juros de 1,5% ao mês duran-te 20 anos, utilize a função PGTO.No caso, a fórmula final seria:=PGTO(0,015 ; 240 ; 200000).

tadoria no valor de R$ 350,00 a umataxa de 8% ao mês. Qual deve ser osaldo daqui a 20 anos? Para resolveressa situação aplique a seguinte fun-ção: =VF(8%/12;240;-350;1).

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300 Dicas

Argumento Valor FuncionalidadeTaxa 0,015 Taxa mensal.Período 240 12 meses vezes 20 anos.Valor presente 200000 É o valor a ser financiado.Decorridos 20 anos R$ 3.086,62.

Dica 160 – Função IPGTOPara calcular o pagamento dos

juros de um investimento durante umdeterminado período, com base nospagamentos constantes, periódicose na taxa de juros constante, utilizea função IPGTO. Se, por exemplo,

Dica 161 – Função NPER

Dica 162 – Determinante de uma matrizO Excel pode calcular rapidamen-

te qualquer matriz quadrada (mesmaquantidade de linhas e colunas). Paratanto, usa-se a seguinte fórmula:=MATRIZ.DETERM (início da matriz: fim da matriz).

Argumento Valor Funcionalidade Taxa 0,015 Taxa mensal.Período (prestação) 1 Indica os juros relativos

à 1ª prestação.Período 120 12 meses vezes 10 anos.Valor presente R$ 50.000,00 Valor a ser financiado.Juro relativo a 1ª prestação R$ 750,00.

Argumento Valor FuncionalidadeTaxa 2 % ao mês Taxa de juros mensal.Pagamento R$ 800,00 Valor da prestação.Valor presente R$ 30.000,00 Valor da dívida.

Na primeira prestação existe umaparcela de juros no valor de R$ 750,00e a última apresentaria apenas R$ 13,31de juros. Note que os juros nas presta-

ções são decrescentes, pois nas primei-ras prestações as parcelas de juros sãomuito elevadas, e nas últimas os jurossão menos agressivos ao seu bolso.

Com a função Nper(), você calcu-la o número de períodos ou presta-ções necessárias para amortizar umempréstimo. Vamos supor que vocêpretenda fazer um financiamento cujaprestação mensal fixa é de R$ 800,00,

mas antes deseje calcular quanto tem-po levará para quitar a dívida de R$30.000,00, a uma taxa de juros de2% ao mês. Para tanto, utilize a se-guinte função: =NPER(0,02;-800;30000).

você quiser financiar um apartamen-to de R$ 50.000,00, sem entrada,a uma taxa de 1,5% ao mês por umperíodo de dez anos, calcule o pa-gamento dos juros, com a função:=IPGTO(0,015;1;120;50000).

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3. No lugar da letra a, surge umaindicação de erro, clique em Fechar.

4. A Janela de inspeção podeajudá-lo a controlar erros. Paraacessá-la, clique em Exibir>Barrade ferramentas>Janela de inspe-ção. Selecione a célula a ser ins-pecionada e clique em Adicionarinspeção de variáveis.

5. Depois confira se a referênciaestá correta e clique em Adicionar.

Dica 163 – O botão Inserir funçãoCom o botão Inserir função, você

acessa todas as funções do aplicativoe, após escolher uma, o Excel auxi-liará na inserção dos argumentosexigidos pela função. Acompanhe:

1. Clique na célula em que de-seja inserir a função e no menuInserir>Função.

2. A janela Inserir função tem trêspartes: na primeira, digite o nomeda função e clique no botão Ir. Seela existir, aparecerá. Para selecionaruma categoria de função na caixaabaixo, clique em Todas e os tiposaparecerão em ordem alfabética.

3. Ao selecionar uma das fun-ções da lista, surgirão sua sintaxe(estrutura) e uma breve descriçãoda sua finalidade.

4. Na tela Argumentos da funçãoconstrua a função SE, cujo único ar-gumento obrigatório é o Teste_lógico.Digite diretamente na caixa ou utilizeo botão com sinal vermelho.

5. Ao inserir o primeiro argumen-to, surge uma resposta ao lado dovalor digitado. Os outros argumentosservem para você colocar as mensa-gens, caso seja verdadeiro ou falso,respectivamente. Nas caixas vocêdigita qualquer valor ou até elaboraoutra fórmula. Por fim, clique em OK.

Dica 164 – Erros em fórmulasPara ajudá-lo a resolver proble-

mas de erros em fórmulas, o Excelapresenta uma pequena caixa cha-mada marca inteligente. Observe:

1. Simule um erro digitando=SOMA(a;2;3). Ao pressionar Enter,surgirá a mensagem de erro#NOME?. Clique no sinal de excla-mação ao lado e observe a descri-ção do erro. Para saber em que par-te da fórmula há erro, clique emMostrar etapas de cálculo...

2. Na janela Avaliar fórmula, ob-serve que a letra a aparece sublinha-da. Isso indica que o erro se encontranessa letra. Clique em Avaliar.

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300 Dicas

Dica 165 – Número e moeda

Dica 166 – Data e Hora

3.4 Formatação de planilhas

A formatação de uma planilhaé a mudança da aparência de suascélulas, sem alteração de conteú-do. Nesta dica, você verá um tipode formatação de número: comomudar o formato de uma célulaque contenha um valor e fazê-loaparecer com casas decimais ousímbolos de moeda na sua frente.

1. Selecione a célula que con-tém o valor a ser formatado eclique no menu Formatar> Células.Na tela que surgiu, selecione aguia Número. Nessa seção você es-colhe como o valor da célula seráapresentado.

2. Na lista ao lado, clique emNúmero. Um exemplo será exibi-do para que você tenha uma pré-via do formato do valor antes deabandonar a caixa.

3. Clique na caixa Casas decimaise digite um valor para ela, ou use assetas para cima ou para baixo.

4. Escolha entre ativar ou não oseparador de milhar e, na caixa aseguir escolha como será a exibiçãode números negativos nessa célula.

5. Escolha a opção Moeda nalista. Ela traz as mesmas opçõesque a Número, com exceção daCaixa símbolo, que aplica sinais demoeda na frente do valor.

Há diversas opções de exibiçãode datas e horas em sua planilha.Veja a seguir como formatá-las:

1. Selecione uma célula ouconjunto de células com datas. Acessea janela de formatação de células pelomenu Formatar> Células.

2. Clique na categoria Data nalista. Selecione um dos modelos de

datas na caixa Tipo e observe o efeitosobre a data digitada. Depois deescolher o modelo, clique em OK.

3. Selecione alguma célula quecontenha hora. Retorne ao menuFormatar>Células. Selecione agora acategoria Hora e, na caixa Tipo,selecione um dos modelos disponíveis.Escolha um e clique em OK.

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Dica 169 – Mesclando célulasAo criar planilhas, é interessan-

te colocar títulos na parte de cimada planilha. Como eles merecemdestaque, você pode aumentar acélula e fazer com que ela “se jun-te” às vizinhas. Esse processo sechama mesclagem de células.Veja como aplicá-lo:

1. Após definir a quantidade dedados e colunas da sua planilha,

Quando você insere algum valorfracionário em uma célula, como 5/2; o retorno será um número como2,5. Mas você pode formatar célulaspara que elas sejam mostradas como2 ½, por exemplo. Observe como:

1. Digite =5/2 em uma célula, se-lecione-a e pressione Ctrl+1. Na telade formatação, selecione Número.

2. Na lista de categorias, sele-cione Fração e, ao lado, escolhaum modelo. Nesse caso, você

Imagine que sempre ao cadas-trar, por exemplo, o número de te-lefone dos seus clientes, fosse pre-ciso digitar parênteses e traços.Veja como facilitar esse processo:

1. Selecione a célula ou o in-tervalo a ser formatado. Clique emFormatar>Células e selecione aprimeira guia.

2. Na caixa de categorias, es-colha Especial. Ao lado observe osformatos disponibilizados: CEP+3,Telefone e CIC.

3. Escolha CEP ou CEP+3 e cliqueem OK. Em seguida, digite na célu-la: 540 e pressione Enter. Observeque os zeros à esquerda são manti-dos, respeitando o tamanho do CEP.

4. Retorne àquela tela e seleci-one Telefone. Digite na célula:117841584. Pressionando Enter,automaticamente surgem os pa-rênteses e o traço.

5. Retorne à tela de formatação eselecione o tipo CIC. Digite na célula:98765432100 e observe o resultado.

pode escolher Máximo de um dí-gito e o resultado será: 2 ½.

3. Você ainda pode escolher aexibição Em décimos ou centésimos.Depois de escolher, clique em OK.

4. Para fazer isso com frações mai-ores, digite em uma célula: =24517/56899, por exemplo. Acesse nova-mente a janela de formatação de cé-lulas do menu Formatar>Fração e es-colha o tipo Máximo de três dígitos.Por fim, clique em OK.

Dica 167 – Fração

Dica 168 – CEP, CIC, Telefone

digite o título nas primeiras célu-las. Selecione da primeira célulaaté a coluna em que termina a ta-bela e clique em Mesclar e centrali-zar entre os registros já cadastrados.

2. Outra opção são os botões Lo-calizar anterior e Localizar próxima.

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300 Dicas

3. Para alterar um registro, bas-ta clicar no campo a ser mudado,digitar o novo valor e clicar na bar-ra de rolagem para confirmar a in-formação. Para reverter essa ação,clique em Restaurar.

4. Para cadastrar mais um re-gistro neste banco, clique no bo-tão Novo e para eliminar um, loca-lize-o na tela e clique em Excluir.Para sair da tela do formulário debanco de dados, clique em Fechar.

Se você sempre quis aprendera inclinar o texto de uma célula,acompanhe esta dica.

1. Selecione a célula com o tex-to a ser inclinado e acesse o menuFormatar>Células>Alinhamento.

Dica 170 – Inclinando o texto de uma célula

Dica 171 – Exportando a sua planilha para o formato .TXTSe você precisa exportar uma

planilha para o formato .TXT, sai-ba que o Excel permite fazer essaconversão mantendo todos os es-paços verticais e horizontais entre

2. Na seção Orientação, você podedeixar o texto em pé clicando na pri-meira caixa. Para incliná-lo em deter-minados graus, clique nos pequenosquadrados ao lado da palavra Texto.

O formato .TXT é um arquivode “Texto puro”. Para permitir aimportação de dados contidos emarquivos .TXT, a Microsoft criou umAssistente de importação de textoque reconhece a adapta um ar-quivo .TXT para o Excel. Observe:

1. Acesse o menu Arquivo>Abrire na caixa Tipo de arquivo selecio-ne Arquivos de texto e depois oarquivo de texto a ser aberto.

Dica 172 – Importação de texto2. Surgirá o Assistente de impor-

tação de texto, que irá auxiliar a adap-tação do arquivo. Para finalizar, sigaas instruções do Assistente.

as linhas e colunas da suaplanilha. Para fazer essa conver-são, basta acessar o menuArquivo>Salvar como>Texto(Sepa-rado por tabulações).

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Dica 176 – A borda das célulasPara deixar sua planilha com apa-

rência de uma tabela, adicione bor-das personalizadas a ela. Observe:

1. Selecione o intervalo de célu-las a que deseja acrescentar bordas.

Criar uma classificação persona-lizada em uma tabela é muito útilpara ajudar a visualização dos seusdados. No Excel você pode organi-zar a tabela de diversas formas. Veja:

1. Selecione uma célula, colu-na ou tabela e acesse o menuDados>Classificar...

2. Escolha um tipo de classifi-cação para a sua lista (Crescenteou Decrescente) e clique em OK.

Dica 173 – Ordenando dados

Dica 174 – Visualização de grandes planilhasO congelamento auxi l ia a

visualização de grandes pla-nilhas. Observe:

1. Selecione a área de dados dasua planilha (área móvel) e acesseo menu Janela>Congelar painéis.

Dica 175 – A cor de fundo da célulaAprenda, nesta dica, mais um

recurso para mudar a aparência desuas tabelas. O preenchimento decélulas muda a cor do fundo.

1. Selecione a célula ou intervalode células cujo fundo será mudado eclique em Formatar>Células>Padrões.

2. Agora você pode movimen-tar-se na planilha mantendo aárea mais importante congelada.

3. Para reverter o processo, cliqueem Janela>Descongelamento.

2. Provavelmente a opção Sem co-res deve estar selecionada. Clique emuma cor qualquer para vê-la em ta-manho ampliado no quadro Exemplo.Basta escolher uma e clicar em OK.

3. Para personalizar um fundo,retorne à tela de formatação naguia Padrões, e escolha a cor dosegundo plano.

2. Depois pressione Ctrl+1 paraacessar a janela de formatação decélulas. Clique na guia Borda.

3. No lado direito da janela, háa seção Linha, na qual você mudao estilo da borda e escolhe umacor na caixa de opções.

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300 Dicas

Dica 177 – Seleção de colunas não adjacentes

4. No lado esquerdo da tela vocêdefine onde aplicar as bordas. Para co-locar ao redor das células sele-cionadas, clique no botão Contorno.

5. Para aplicar bordas na parteinterna, escolha outro estilo e cor deborda, e clique no botão Interna.

Para selecionar células não adja-centes, mantenha a tecla Ctrl pressi-onada no momento da seleção de ou-tras faixas de células. Para desmarcaruma região selecionada, clique emqualquer célula da planilha.

Dica 178 – Invertendo a posição de linhas e colunas

Dica 179 – Copiando células que contêm fórmulasAo movimentar ou copiar uma

célula que contém fórmulas ou fun-ções, o Excel pode alterar as refe-rências das células e com isso alte-rar o resultado. O exemplo a seguirilustra esse problema, observe:

1. A fórmula da célula realiza umasoma da célula A1 até a A3.

6. Qualquer borda pode ser re-tirada ou inserida, basta clicar so-bre ela dentro da caixa branca deexemplo. Se quiser tirar a borda su-perior, clique sobre ela na caixa eela sumirá. Por fim, clique em OK.

Você precisa inverter a posiçãodas colunas para linhas ou vice-ver-sa? Veja um “truque” para facilitaressa tarefa, que se feita manual-mente, exigiria muito tempo.

1. Selecione a coluna a ser trans-portada e clique no menuEditar>Colar.

2. Posicione o cursor em uma li-nha vazia – o importante é que aárea de colagem não seja a mesmada copiada.

3. Acesse o menu Editar>Colarespecial, clique na caixa de sele-ção Transpor, e em seguida con-firme no botão OK.

2. Veja que ao copiar a fórmulada célula A5 para a B5, o valorencontrado pelo Excel mudou. Issoocorreu porque o Excel alterou afórmula da célula B5.

3. Para evitar esse problema,use o argumento $, que impede oExcel de alterar a fórmula. Exem-plo: = Soma ($A$1:$A$3).

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Dica 180 – Marca d’águaAplicar uma marca d’água na

sua planilha, além de aprimorar ovisual, dá um caráter profissional epersonalizado ao seu trabalho. Vocêpode usar como marca d´água fi-guras de vários tipos. Basta acessaro menu Formatar>Planilha>Planode Fundo..., selecionar a imageme clicar em Inserir.

Dica 181 – Buscando valores de outras planilhasImagine que você precise so-

mar valores contidos em diver-sas planilhas; para isso, bastadigitar na planilha principal umafórmula que busque os valoresdas outras planilhas. Para, por

Dica 182 – O Assistente de gráficosO Assistente de gráficos guia

você durante a construção de umgráfico. Observe:

1. Acesse a planilha com os da-dos a serem convertidos em um grá-fico. Clique no menu Inserir>Gráfico.

2. Escolha um tipo de gráfico.Use o tipo Pizza ou Rosca, se osseus dados ocupam apenas umalinha/coluna ou para mostrar a re-

lação de uma parte com o conjun-to. Já para gráficos comparativos,escolha Colunas, Barras, Cone, Ci-lindro ou Pirâmide.

3. Escolha um subtipo, cliqueem Avançar e no botão ao lado dacaixa Intervalo de dados. Clique nascélulas necessárias. Clique nova-mente no botão para voltar ao ta-manho da tela, um pequeno exem-plo é exibido. Clique em Avançar.

Dica 183 – Tipos de gráficoVocê já criou um gráfico, mas quer

modificá-lo? Veja como é possívelfazê-lo seguindo estes passos:

1. Selecione a planilha quecontém o gráfico. Suponha que

você tenha criado um gráfico dePizza e deseja mudá-lo para Pizza3D. Para isso, clique com o botãodireito do mouse no fundo do grá-fico, chamado de Área do gráficoe depois em Tipo de gráfico...

3.5 Criação de gráficos

exemplo, calcular o valor total devendas estipulado distribuído emduas planilhas de Vendas de Ma-teriais, é preciso utilizar a fórmu-la: =Soma (Plan1:Plan2!B12).

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300 Dicas

Dica 185 – Alterando a escala do seu gráfico

2. A tela da primeira etapa decriação do gráfico é aberta e vocêpode escolher qualquer um dos ti-pos disponíveis. Clique na guia Ti-pos personalizados.

3. Esses gráficos têm algumasformatações personalizadas, comofundos gradientes, por exemplo.

4. Selecione um tipo e cliqueem OK.

Dica 184 – Formatação do eixo do gráficoOs eixos são linhas que envolvem

o gráfico e controlam as informaçõesda tabela. Veja como formatá-los:

1. Para ocultar um dos eixos,clique com o botão direito domouse na área do gráfico e, de-pois, em Opções de gráfico.

2. Clique em Eixos e desmarque/marque os eixos a ocultar ou mostrar.Dê OK para confirmar.

3. Você formata o eixo horizon-tal clicando duas vezes nele. Natela Formatar eixo, clique em Pa-drões. Escolha um estilo para a li-nha, clicando em Personalizada. Ao

Para redimensionar um gráfico énecessário alterar as escalas dos ei-xos X ou Y de acordo com o tipo degráfico. Acompanhe como fazer isso:

1. Dê um duplo clique sobre aregião do Eixo Y. Clique na guiaEscala para alterar os parâmetros.

2. Para redimensionar o esboçodo gráfico, altere o valor de Máximo.

3. Para aumentar o tamanho doesboço, coloque um número pró-ximo ao maior valor do Eixo Y.

4. E para reduzi-lo, coloque umnúmero bem maior do que o mai-or número do Eixo Y.

lado, escolha como as marcas deescala serão mostradas.

4. Para mudar a aparência do tex-to, clique na guia Fonte e em OK.

5. Selecione o eixo de valores edê dois cliques nele. Na tela deformatação, clique em Número eescolha um formato diferente pararepresentar os valores. Para mudaro símbolo de Real para Dólar, porexemplo, clique na categoria Moe-da, escolha o símbolo do dólar nacaixa Símbolo e clique em OK.

6. Por fim, acesse Alinhamento,para inclinar o texto ou deixá-lo de pé.

Dica 186 – Formatação de legendas e títulosVeja como formatar o título e a

legenda inseridos durante a cria-ção de um gráfico:

1. Caso você não tenha colocadoum título, clique com o botão direitono fundo do gráfico e vá a Opções

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Dica 188 – Gráficos 3DAlguns tipos de gráficos

possuem subtipos tridimensionais,e por esse motivo contam comconfigurações especiais. Veja,nesta dica, como configurar umgráfico 3D:

Dica 187 – DiagramasVocê tem cinco modelos de di-

agramas para escolher. Veja comoutilizá-los:

1. Clique no menu Exibir>Barrade Ferramentas>Desenho, casoessa barra ainda não esteja visível.

2. Em seguida, clique no botão In-serir Diagrama ou Organograma. Assim,surgirá uma tela contendo os cinco ti-pos de diagramas e o organograma.Selecione um e clique em OK.

3. Com o diagrama criado, já é pos-sível formatá-lo. Para digitar textos,clique dentro das caixas. Depois sele-cione-o para formatá-lo, por meio dabarra de ferramentas de formatação.Para mudar o tamanho do diagrama,clique nas alças e arraste.

de gráfico. Na guia Títulos digiteo título do gráfico e clique emOK. Para abrir a caixa Formatartítulo do gráfico dê dois cliquesno gráfico.

2. Para escolher uma borda euma cor de fundo para a caixa dotítulo, clique na guia Padrões. Es-colha a borda, clicando em Per-sonalizada. Na caixa Estilo, mudea l inha para pontilhado outracejado, e escolha a cor e a

espessura. Na seção Área, vocêpode selecionar uma cor para ofundo da caixa do título.

3. Para alterar a fonte, vá atéFonte, para mudar o alinhamentoe inclinação do texto, use a guiaAlinhamento. Dê OK.

4. Ao clicar duas vezes sobre alegenda, a tela Formatar legendaaparece – a única guia diferente é aPosicionamento, que muda o localda legenda em relação ao gráfico.

4. Clique duas vezes em algumaparte do diagrama para formatá-lo.Surgirá a tela Formatar autoforma,na qual você muda a aparência dodesenho. Em Cores e Linhas>Cor,escolha uma cor para o preenchi-mento. Abaixo, defina a porcenta-gem da transparência da forma. Naseção Linha, você personaliza, é cla-ro, a linha. Por fim, clique em OK.

1. Após criar o gráfico eformatá-lo, você pode fazer alte-rações que são exclusivas de grá-ficos 3D. Para aparecer o menu,clique no fundo do gráfico e de-pois em Exibição 3D...

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300 Dicas

Dica 189 – Destacando uma fatia de um gráfico Se quiser, você pode simplificar

as informações do seu trabalho cri-ando um gráfico para sua planilhae destacando parte dele. Para isso,

Dica 190 – Pré-visualização de planilhasApós criar e formatar a planilha,

é hora de imprimir o resultado. Maspara certificar-se de que não háerros, visualize-o antes. Observe:

1. Abra a planilha a servisualizada. Vá a Arquivo>Visualizar

Impressão. A tela da planilha é fe-chada e você pode analisar o ta-manho do papel e como a informa-ção será impressa.

2. Como o papel está sendo exi-bido por inteiro na tela, pode serque as letras estejam pequenas e

2. Para mudar a altura ou aperspectiva do gráfico, desmar-que a opção Eixos em ângulo reto

e utilize as duas setas que apa-receram para alterar a perspecti-va e também para digitar a altu-ra do gráfico. Clique em Aplicarpara ver o resultado.

3. Você também pode mudar aelevação desse gráfico. Para isso,use as setas da parte superior datela Exibição 3D ou digite direta-mente na caixa Elevação. As alte-rações podem ser visualizadas noesboço do gráfico.

3.6 Impressão

após selecionar a fatia ou setor doseu gráfico que precisa ficar em des-taque, basta arrastá-la(o) para umaregião livre do gráfico.

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você não consiga lê-las. Sendoassim, clique no botão Zoom ousimplesmente clique em qual-quer lugar da tela para aumen-tar o zoom.

3. Se sua planilha for muito ex-tensa, ocupando mais de uma pá-gina, visualize-a clicando em Pró-

xima. Para voltar à página anteri-or, clique no botão homônimo.

4. Para voltar à planilha de tra-balho, clique no botão Fechar. Paraimprimir somente um gráfico, bastaselecioná-lo antes de entrar na telade Visualizar Impressão apresen-tada pelo Excel.

No Excel você também pode utilizarCabeçalhos e rodapés, confira como:

1. Clique em Exibir>Cabeçalhoe rodapé. Surge a tela Configurarpágina, e a guia Cabeçalho erodapé fica ativa.

2. Há dois retângulos brancosvazios indicando que ainda não foiconfigurado cabeçalho ou rodapépara esta planilha. Clique na setaao lado da caixa Cabeçalho e es-colha uma opção.

3. Personalize o cabeçalho com obotão homônimo. Surgirá uma telacom três retângulos brancos repre-sentando as três partes da folha. Bastaescolher a caixa e digitar o texto.

4. Para formatar o texto, seleci-one-o e clique no primeiro botãocom a letra A como rótulo. Ao ter-minar, clique em OK.

5. Clique em Personalizarrodapé, insira o caminho e o nomedo arquivo no retângulo esquerdo.Clique no botão com o desenho deuma pasta amarela. Na seção dadireita, coloque o número da pági-na, clicando no segundo botão.Clique em OK.

As margens são aqueles espa-ços vazios entre a beirada do pa-pel e o início dos dados. Você podedefinir o tamanho das margens ea que distância do limite da folhaelas devem aparecer. Observe:

1. Clique no menu Arquivo>Configurar página>Margens. Noteque há seis caixas representandoa margem esquerda.

2. Clique dentro de uma das cai-xas para ver o traço preto da margemno exemplo. Altere as medidas dasmargens conforme quiser, usando assetas ou digitando um valor na caixa.

3. Para centralizar a visualizaçãoda impressão da planilha, use aseção Centralizar na página, na guiaMargens. Nela, selecione as opçõesHorizontal e Vertical, pois assim aplanilha ficará centralizada.

Dica 192 – Margens

Dica 191 – Cabeçalho e rodapé

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300 Dicas

Dica 193 – Definindo a área de impressãoComo fazer para imprimir ape-

nas uma parte da planilha? Acom-panhe este passo-a-passo:

1. Para visualizar as Quebras depáginas diretamente na planilha,ver as informações que serão im-pressas e em que folha cada dadovai ficar, acesse o menuExibir>Quebra de página. O zoomda planilha é reduzido e os limitesde impressão são representadospor uma borda azul; no centroaparece a numeração das páginas.Você define seu próprio limite,clicando e arrastando as bordas.Assim, você definirá as células exa-tas a serem impressas.

2. Clique no menu Exibir>Normal para voltar à exibição daplanilha como estava antes.

3. Outro modo de fazer isso éselecionar as células que interessam(modo de exibição Normal) e clicarno menu Arquivo>Área de impres-são>Definir área de impressão. Aoredor das células selecionadas, sur-girá um pontilhado.

4. Visualize a impressão para tercerteza de que somente as informa-ções da área definida serão impres-sas. Retorne à tela do Excel e, paraeliminar a definição criada, clique nomenu Arquivo>Área de impressão>Limpar área de impressão.

Dica 194 – Linhas de grade na impressãoPor padrão, as linhas de grade

não são impressas. Por isso, parahabilitar essas linhas na impressãode sua planilha, é preciso acessaro menu Arquivo>Configurar pági-na. Na seqüência acesse a guiaPlanilha e habilite ou desabilite orecurso de linhas de grade na im-pressão de sua planilha.

Dica 195 – Ocultando trechos da planilha na impressãoSua planilha possui trechos

que não devem ser impressos?Então veja como fazer essa im-pressão parcial:

1. Acesse o menu Arquivos>Áreade impressão>Definir área de impres-são. Após definir a área, acesse omenu Arquivo>Visualizar impressão.

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Dica 197 – Salvando como página da Web

Dica 196 – Visualização de planilhas em um browserÉ possível gerar um gráfico no

Excel e exibi-lo na Web. Porém,antes de publicá-lo é bomvisualizar como ele seria mostradoem um browser. Para isso, sigaestas instruções:

1. Com a planilha aberta, vá atéArquivo>Visualizar página da Web.

2. Repare que todas as planilhassão exibidas. Devido à integraçãoentre a Web e o Excel, existe umabarra de ferramentas com botõesde navegação típicos de um nave-gador, e se você tem acesso à

Internet, é possível abrir uma pági-na de dentro da planilha.

3. Clique em Exibir>Barras deferramentas>Web. A barra que apa-receu possui os mesmos botões deum browser, ou seja, o funciona-mento da barra é idêntico ao de umnavegador. Se você estiver com vári-as pastas de trabalho abertas, use obotão Ir para navegar entre elas.

4. Você pode digitar um endereçode página da Web na caixa branca epressionar Enter. Assim, se você estiverconectado à Internet, o seu browser pa-drão será chamado automaticamente.

Agora você já pode publicar suaplanilha no formato para Internet.Veja como:

1. Selecione as células que fa-rão parte da sua página da Internet.Para que a página contenha maisde uma planilha, não selecionenada. Clique no menu Arquivo>Salvar como página da Web.

2. Foram acrescentadas algumasopções na famosa tela Salvar como.Observe que na caixa Salvar como

tipo, no lugar da extensão XLS, es-tão as extensões HTM e HTML. Vocêtem a opção de criar a página con-tendo todas as planilhas da sua pas-ta de trabalho ou somente as infor-mações das células selecionadas.Para isso, escolha entre os itens:Pasta de trabalho inteira ou Seleção.

3. Clique em Alterar, para defi-nir um título para sua página. Essetexto deve aparecer na barra detítulo do navegador Web. Cliqueem Salvar para criar a página.

Um hiperlink é uma referênciaa uma página ou a um local den-

tro da mesma planilha. Veja comoinseri-lo em planilhas:

Dica 198 – Hiperlinks

3.7 O Excel e a Internet

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300 Dicas

Dica 199 – Importando tabelas da Internet para planilhas

1. Na planilha, um link é repre-sentado como no navegador: azule sublinhado. Para criar o seu pró-prio link, digite um texto, selecio-ne uma célula e pressione Ctrl+K.

2. Na tela Inserir hiperlink, de-fina a página que você vai vincu-lar à célula. Selecione a primeiraopção: Página da Web ou arquivoexistente. Digite na caixa Endere-ço uma página da Internet. Naparte superior, defina uma dica detela. Por exemplo, se o link vaiacessar o site da Microsoft, escre-

va: “Clique aqui para abrir a pági-na da Microsoft”. Clique em OK.

3. O texto da célula fica azul eclicando nela, o site será acessado.

4. Para retirar o link, selecione-o, pressione Ctrl+K e clique em Re-mover vínculo.

Nas últimas versões do progra-ma é possível capturar tabelas daRede e trazê-las para a suaplanilha. Veja como:

1. Certifique-se de que há co-nexão com a Internet. Vá ao menuDados>Importar dados externos>Nova consulta à Web.

2. Um browser será aberto. Paramudar algumas opções de visuali-zação de páginas, clique no botãoOpções. Na tela que surgir, escolhaqual tipo de formatação será exibi-do. Dê preferência para Nenhuma.Clique em OK.

3. Digite um endereço de sitena Caixa de endereço, clique emIr e a página será exibida. Ao ladode cada tabela da página apareceuma seta amarela. Selecione a(s)tabela(s) de que você precisa eclique em Importar.

4. Na tela seguinte indique olocal onde os dados serão coloca-

dos. Clique em Propriedades. Se-lecione a opção Salvar definição deconsulta, se quiser que as infor-mações da tabela sejam atuali-zadas. A opção Ativar atualizaçãoem segundo plano permite quevocê continue trabalhando duran-te a atualização dos dados. Paraestipular um tempo para a atuali-zação, selecione Atualizar a cada...e digite o tempo.

5. Se quiser programar a atuali-zação para o momento de aberturado arquivo, selecione Atualizar da-dos em Abrir arquivo. Clique em OK.

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Dica 201 – Incorporando objetosIncorporar um objeto é inseri-

lo no programa de destino. Parafazê-lo, você deve definir quaisserão os arquivos de origem e dedestino. Observe:

1. Selecione um intervalo de cé-lulas dentro do Excel e copie.

2. Abra um novo documento eclique em Editar>Colar especial.

Selecione Colar e escolha a op-ção Microsoft Excel Worksheetde planilha do Microsoft Excelmostrando para o Word que ain fo rmação vem do Exce l .Clique em OK.

3. Novamente faça alguma al-teração no Excel para ver se háatualizações no Word.

Dica 200 – Vinculando objetosVincular objetos significa com-

partilhar as informações de umprograma com outro, fazendo-ostrabalhar em conjunto. Se quisercriar um documento e no meio deleinserir uma tabela, crie-a no Excele jogue-a no Word. Você tambémpode modificar as informações emum programa e atualizá-las emoutro no mesmo instante. Conhe-ça mais sobre esse recurso:

1. Para criar um vínculo, pri-meiro defina os arquivos de origeme de destino. A origem contém asinformações-base que podem sermodificadas. As informações sãomostradas e atualizadas no desti-no, conforme a origem. No exem-plo, a origem seria o arquivo doExcel e o destino, o documento doWord. Abra a planilha com a tabe-la a ser vinculada.

2. Acesse o Word por meio domenu Iniciar. Ao abrir o programa,pressione Alt+Tab para retornar aoExcel. Selecione o intervalo de cé-lulas que interessa e clique no bo-tão Copiar da barra de ferramentas.

3. Retorne ao Word, pressionan-do Alt+Tab novamente. Clique nomenu Editar>Colar especial. Prova-velmente a indicação do intervalode células que foi copiado aparecena parte superior da janela, comosendo a origem dos dados.

4. Clique em Colar vínculo edepois no primeiro item da listaComo: Essa opção define para oWord qual tipo de informação estásendo colada; no caso, está vindode uma planilha do Excel.

5. Clique em OK para vincularos arquivos. Coloque as janelaslado a lado (se você estiver com osdois programas abertos, bastaclicar com o botão direito na barrade tarefas e em Janelas lado alado). Altere algo no Excel e vejase a atualização é feita no Word.

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300 Dicas

Dica 202 – Hiperlinks para acessar outros programas

Dica 203 – Use o Access Link para trocar informações entreExcel e Access

A Microsoft disponibiliza al-guns programas suplementaresdo Office 2000 e 2002, e quepodem ser adquiridos gratuita-mente na página oficial do pro-grama. O Access Link é um de-les e permite criar formulários doAccess a partir do Excel, criarrelatórios a partir de dados deExcel e converter uma lista dedados de uma planilha para umbanco de dados.

1. Para obter o programa AccessLink, acesse o site: http://office.microsoft.com/brasil/downloads/2002/acclnk.aspx.

2. Após o download, feche oExcel e execute o programaacclnk.exe.

3. Quando finalizar o proces-so de instalação, execute oExcel e acesse o menu Ferra-mentas>Suplementos

4. Na janela de seleção quesurge, escolha Vínculos com oMicrosoft Access.

Você já viu que o recursohiperlink é capaz de acessar umapágina da Internet ou deslocar-se para uma parte da planilhaem determinada célula. Agoravocê vai aprender a acessar ou-tros programas por meio de umlink criado no Excel.

1. Abra o arquivo que contéma planilha do Excel. Dele, abraum documento do Word.

2. Digite em uma célula o nomedo documento. Selecione a célulae acesse o menu Inserir>Hiperlink.

3. Na tela que surgir, escolhaa opção Página da Web ou Ar-quivo existente. Selecione Pastaatual ou Arquivos recentes paraachar o documento. Se não achá-lo, use o botão Procurar arquivo.

4. Ao encontrá-lo, digite umadica de tela para o link, clicandono botão Dica de tela... Cliqueem OK.

5. Assim, quando você clicarsobre a célula que contém o link,o documento será aberto juntamen-te com o programa Word.

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Dica 206 – Formulários para inserir dados no Excel

Dica 204 – Recuperando dados de uma tabela do AccessVocê precisa converter um ban-

co de dados em planilhas doExcel? Veja como é fácil fazê-lo:

1. No Excel, clique no menuDados>Importar dados externos>Importar dados.

2. Surgirá a janela Selecionar fontede dados, selecione Banco de Da-dos MS Access na caixa de seleção.Localize a pasta em que está o ar-quivo de banco de dados do Accesse selecione-o. Clique em Abrir.

3. Na seqüência o Excel solici-ta que você diga onde serão inse-ridos os dados provenientes da ta-bela que você escolher. Você tam-

bém pode refinar a consulta cri-ando filtros e tabelas dinâmicas.Pressione OK para prosseguir.

4. O Excel irá inserir as infor-mações que você acabou de im-portar do Access. Note que todosos dados da tabela que você im-portou do Access são dispostos nasua planilha.

Dica 205 – Exportando uma planilha para o AccessVeja a seguir como exportar

uma planilha do Excel para umbanco de dados criado no Access.

1. No Access clique emArquivos>Obter dados exter-nos>Importar.

2. Na caixa de diálogo Impor-tar, selecione o tipo de arquivo

Excel (XLS) e localize o arquivo noseu computador.

3. Siga as instruções do Wizarde acerte as colunas da suaplanilha. O Access irá tratar a suaplanilha como uma tabela deBanco de Dados.

Para facilitar e organizar a inser-ção de dados em planilhas gran-des, é interessante usar um formu-lário. (Para isso, você precisará doAccess Link: consulte a Dica 203).

1. Com o Access Link instalado,abra a sua planilha e clique emDados>Formulário do MS Access...

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300 Dicas

3.9 Tabelas dinâmicas

Dica 207 – Construindo tabelas dinâmicas

2. Use o assistente do Access paracriar o formulário personalizado. Noteque os dados que você inserir no for-mulário irão automaticamente paraa sua planilha no Excel.

As tabelas dinâmicas permitema exibição dos dados de uma ta-bela de forma eficiente e rápida.Elas são usadas para manipularinformações muito extensas, doExcel ou de bancos de dados ex-ternos. Veja como construí-las:

1. Construa uma tabela, porexemplo, com nome de vendedo-res, número de vendas, região eprodutos. Clique em Dados>Relatório de tabela e gráficos di-nâmicos. Escolha o que será cria-do, no caso, uma Tabela dinâmi-ca e clique em Avançar.

2. Agora mostre onde estão osdados para a construção da tabe-la, digitando o endereço na caixaIntervalo. Se estiver em outro ar-quivo, clique em Procurar> Avançar.

3. Siga as instruções do Assis-tente de tabela dinâmica para fi-nalizar a criação de uma tabela.

Dica 208 – Modificando tabelas dinâmicasÉ possível mudar a estrutura ou

layout da sua tabela dinâmica pormeio da barra de ferramentas Ta-bela dinâmica, que surgiu assimque a tabela foi criada. Observe:

1. Dê dois cliques no campo emque está escrito Soma de vendas.Uma tela se abrirá e você poderá

escolher outro cálculo a ser feitocom os valores. Escolha, porexemplo, média e clique em OK.

2. Para reorganizar o layout deuma tabela, arraste os itens parafora dela. Assim, somente o totalserá exibido. Localize a janela Lis-ta de campos da tabela dinâmica.

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Note que os itens em negritosão os que estão na tabela no mo-mento. Clique em vendedor e ar-raste para o local em que estavamas regiões (em linha) e vice-versa.

3. Para retornar ao assistentede criação da tabela dinâmica ealterar configurações, clique natabela, depois no botão Tabela di-nâmica, e em Assistente... Cliqueno botão Voltar e selecione umnovo intervalo. Ao terminar, cliqueem Concluir.

Dica 209 – Construindo gráficos dinâmicosVocê também pode criar um

gráfico dinâmico, ou seja, queacessa os dados de outra pla-nilha. Acompanhe:

1. Clique em sua tabela dinâ-mica. Selecione o botão Tabeladinâmica e depois Gráfico dinâmi-co. Assim, um gráfico será geradoem uma nova planilha e você po-derá modificá-lo.

2. Clique no botão Assistentede gráfico. Assim você pode esco-lher outro tipo de gráfico ou confi-gurar opções. Escolha o tipo Colu-nas 3D e avance.

3. Ainda, se quiser, digite títu-los para o gráfico e eixo, mude as

3.10 Dicas avançadas

Dica 210 – Vinculando planilhasSe você estiver trabalhando com

duas planilhas diferentes em que

opções de legenda ou linhas degrade e clique em Avançar. Esco-lha uma nova planilha para colo-car o gráfico modificado e cliqueem Concluir.

alguns dos dados que estão emuma se repetem na outra, qual-

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300 Dicas

quer alteração que ocorrer emuma, poderá ser feita automa-ticamente em outra, por meio davinculação de planilhas. Observe:

1. Para que os dados de umaplanilha sejam vinculados com osde outra, clique na planilha de ori-gem. Selecione o intervalo a servinculado, por exemplo, nomes declientes, que devem aparecer emduas planilhas.

Dica 211 – Ferramenta SolverO Solver auxilia a resolução de

problemas como este: sabendo quepara chegar a um determinado lucro,existem diversos valores vinculados aele, como saber o que acontece comesses valores, para que o lucro subapara R$ 17.000,00, por exemplo?

1. Em C2, digite: =B2*$C$1.Arraste essa fórmula para as duaslinhas abaixo. Crie uma autosomanas células B5 e C5 para os valo-res de cima, e digite =B5C9+C7C5para obter o lucro.

2. Acesse o menu Ferramentas>Suplementos>Solver e clique em OK.

3. Na tela Parâmetros do Solverdefina a célula de destino para C10.Escolha Valor de: para definir umvalor exato de modificação da célu-la, como 17.000. Em Células variá-veis defina quais células da planilhapoderão sofrer alterações para obten-ção de lucro. Clique no botão com amarca vermelha. Selecione a célulaC1 e, pressionando Ctrl, selecione ointervalo B2:B4 e as células C7 e C9.Clique no mesmo botão.

4. Adicione restrições às mudan-ças que o Solver fará na planilha.Clique em Adicionar. Na primeiracaixa você escolhe em qual célulaserá aplicada a restrição, no caso,selecione o intervalo de C2 até C4.Ao lado, escolha o sinal de maior eigual. Na última digite 0 e o Excelmanterá os valores dessas células.Clique em OK>Resolver.

5. Na janela Resultados do Sol-ver, aceite a solução proposta, se-lecionando Manter solução do Sol-ver. Ou recuse, selecionando Res-taurar valores originais. Clique emOK e uma nova planilha (Relatóriode respostas 1) será criada. Use-apara fazer análises.

2. Clique na segunda planilha ecole as informações dos clientes.

3. Clique em Colar vínculo e emuma das células que foram coladas.Observe que o seu conteúdo é algocomo: ‘CADASTRO DE CLIENTES’!A4. Isso significa que o valor dessacélula é igual ao da célula A4 daplanilha CADASTRO DE CLIENTES.

4. Faça testes alterando valo-res em uma planilha, para ver aatualização na outra.

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Dica 213 – Regras de validação

Dica 212 – Proteção da planilhaSe várias pessoas acessarão a sua

planilha, algumas informações podemsofrer alterações, por isso, é precisoprotegê-la. Você pode bloquear aedição de células ou colocar umasenha para acesso. Observe:

1. Selecione todas as células daplanilha e clique no menu Forma-tar>Células. Selecione a guiaProteção. Nela existem duas opções:Travada e Oculta. Desmarque asduas opções e clique em OK.

2. Agora selecione o intervalo decélulas a ser bloqueado. PressioneCtrl+1. Clique na guia Proteção.Escolha Oculta para que ninguémpossa alterar esse intervalo e para queo conteúdo da célula não seja exibidona barra de fórmulas. Selecione asduas opções e clique em OK.

3. A célula ainda não estábloqueada. Clique em Ferramentas>

Ao cadastrar informações em umaplanilha, pode haver erros. Para evitá-los, adicione regras às células queprecisam ser controladas. Veja como:

1. Selecione um intervalo de cé-lulas com, por exemplo, a idade dosclientes. Clique no menu Dados>Validação... Na tela Validação dedados defina os critérios para a veri-ficação: na caixa Permitir, escolha otipo de dado a ser digitado. No caso,escolha Número inteiro. Na próxi-ma caixa, escolha o critério Maiordo que e na caixa Mínimo que apa-receu, digite 14.

2. Para mostrar uma mensagemde erro ao usuário, clique em Men-sagem de entrada e selecione Mos-trar mensagem de entrada ao se-lecionar célula.

Proteger>Proteger Planilha. Na telaProteger planilha selecione a primeiraopção: Proteger a planilha e oconteúdo das células. Abaixo, digiteuma senha que será exigida nomomento de desprotegê-la.

4. Na lista maior, selecione asfunções a que os usuários terãoacesso. Clique em OK e se digitouuma senha, uma nova tela seráaberta para a sua confirmação.

5. Para desbloquear, clique emFerramentas>Proteger>Despro-teger planilha.

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300 Dicas

3. Clique em Alerta de erro edefina a mensagem que o usuárioreceberá, se o critério for violado.Clique em OK.

4. Para tirar a validação de umacélula, volte à tela de validação eclique em Limpar tudo.

Ao elaborar ou alterar fórmulas,você se depara com intervalos decélulas. Se na sua planilha você fazreferências para o mesmo intervalode células, é muito fácil nomeá-lo eusá-lo nas fórmulas. Observe:

1. Clique em uma célula. Ob-serve que ao lado da barra de fór-mulas está a caixa de nome, quemostra o nome da célula ou inter-valo ativo(a). Selecione o intervalode células a ser nomeado.

2. Acesse o menu Inserir>Nome>Definir... Digite um nome na

Dica 214 – Nomeando intervalos de célulasprimeira caixa. Se necessário, cliqueno botão com a marca vermelha paraselecionar o intervalo. Clique em Adi-cionar e depois em OK.

3. Se quiser, selecione uma colu-na de dados já nomeada. Assim, onome atribuído para o intervalo seráo título da coluna. Selecione a colu-na e clique no menu Inserir>Nome>Criar... Selecione a opção Li-nha superior e clique em OK.

4. Para eliminar algum nome deintervalo, retorne à tela de defini-ção, clique sobre o nome e pressi-one Excluir.

Dica 215 – CenáriosVeja como criar um cenário para

fazer previsões financeiras e cal-cular gastos:

1. Crie uma planilha e selecio-ne as células B1 e B2.

2. Clique em Ferramentas>Cenários>Adicionar... Digite umnome para o novo cenário e cliqueem OK. Depois digite suas previsões,por exemplo: “Se a receita valesse24780 e as despesas fossem 7410,quanto eu teria de saldo?” Para res-ponder a essa pergunta, digite osvalores abaixo dela e clique em OK.Pressione o botão Mostrar.

3. Para ver lado a lado a situa-ção atual e as projeções futurasem uma planilha, clique em Resu-mir... Na próxima tela mostre a cé-lula com a fórmula afetada pelo ce-nário, no caso B3. Escolha a opçãoResumo do cenário e clique em OK.

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Dica 217 – Alteração de gráficos com a ferramenta Atingir meta

Dica 216 – O recurso Atingir metaEsse recurso ajuda a analisar

uma situação para chegar a algumfim. Imagine que uma empresa temum lucro mensal de R$ 10.000,00,mas gostaria de ter R$ 11.000,00.Quanto será que essa empresa devevender a mais para ter esse lucroou quanto a menos de despesasdeve ter? Observe:

1. Na célula C2, digite: =B2*$C$1. Arraste essa fórmula para asduas linhas de baixo. Crie umaautosoma em B5 e C5 para os va-lores de cima e para obter o lucro,digite: =B5-C9+C7-C5.

2. Para fazer projeções, cliqueno menu Ferramentas>Atingirmeta. Na tela Atingir meta, cliqueem Definir célula para determinar

em qual célula seu objetivo se con-centra, no caso é a célula do lu-cro, pois é o lucro que você queraumentar. Selecione a célula C10.

3. Na próxima caixa, digite ovalor almejado. E na caixa Alter-nando célula, defina qual célulavai sofrer alteração. Selecione-a eclique em OK.

4. Ao clicar em OK, os valoresda planilha são modificados atéque o lucro seja alcançado.

Já que as informações cadas-tradas na planilha podem ser alte-radas, que tal gerar um gráfico des-ses dados? Acompanhe como:

1. Na planilha da dica anterioracrescente duas colunas, a dequantidade de material e a de pre-ço unitário. Na célula com os va-lores de venda, coloque uma fór-mula para multiplicar a quantida-de pelo preço. Selecione a colunade nomes dos produtos e dos to-tais de vendas.

2. Clique no Assistente de grá-fico para gerar um gráfico de Pizza3D dessas informações. Coloque

como rótulo, o valor e o nome dacategoria e posicione o gráfico comoum objeto nessa mesma planilha.

3. Após a criação, vá ao menuFerramentas>Atingir meta. Na cai-xa Definir célula, digite E10 ou useo botão ao lado da caixa para sele-cionar a célula. Pressione Tab edigite 17500 na caixa Para valor. Porfim, defina na caixa Alternando cé-lula, a célula B3. Assim, você estaráconfigurando a tabela para atingir olucro de 17500. Clique em OK.

4. Observe as alterações naplanilha, no gráfico e na mensa-gem. Clique em OK para aceitarou em Cancelar para retornar àsinformações originais.

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300 Dicas

Dica 218 – RelatóriosEssa ferramenta oferece recursos

para que você possa criar relatóriospersonalizados para impressão. Elapertence ao grupo de ferramentas desuplementos do Excel, portanto, pro-vavelmente você vai precisar do CDde instalação do Office para usá-la,ou se preferir, pode baixá-la do siteda Microsoft. Veja como usá-la:

1. Clique no menu Ferramentas eacesse a opção Suplementos. Seleci-one o item Gerenciador de relatóriose clique em OK. Assim que vocêselecioná-lo, um novo comando seráadicionado ao menu Exibir do Excel.

2. Clique em Exibir>Gerenciadorde relatórios. Na tela que aparecer,defina um novo relatório, clicandoem Adicionar... Digite um nomepara o relatório na primeira caixa.

Para criar as seções do relatório, casovocê queira, escolha a planilha ou ocenário que fará parte de cada se-ção. Clique na lista Planilha e sele-cione uma planilha.

3. Assim que escolher a pla-nilha, suas opções aparecerão abai-xo. Escolha um dos modos deexibição, caso essa planilha tenha,clicando na caixa Exibição. Depoisclique em Adicionar para acrescen-tar uma nova seção à lista abaixo.Já para criar uma seção baseadaem um cenário, escolha a planilhacom o cenário, clique na caixaCenário e em Adicionar.

4. Por fim, clique em OK. Parater o documento impresso, cliqueem Imprimir, no Gerenciador derelatórios. Digite o número de có-pias e clique em OK.

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Dica 219 – Edição de relatóriosTodos os relatórios criados es-

tão armazenados no Gerenciadorde relatórios. Veja como editá-los:

1. Para alterar um dos relatórioscriados anteriormente, clique nomenu Exibir>Gerenciador de rela-tórios. A janela aparece com umalista apresentando os relatórios atu-ais da pasta. Selecione o relatórioa eliminar e clique no botão Excluire em OK. Faça isso com os relatóri-os desnecessários.

2. Você pode reorganizar cadarelatório, em vez de apagá-lo. Porexemplo, pode mudar a ordem dasseções ou escolher outro cenário parao relatório. Para isso, selecione nalista o relatório a ser alterado. Cliqueno botão Editar... A tela que surgiráé a mesma da criação. Se quiser,mude o nome do relatório na caixa.

3. Abaixo, escolha outraplanilha para fazer parte do rela-

tório. Se necessário, escolha outraexibição ou cenário. Lembre-se,sempre ao escolher, de clicar nobotão Adicionar, pois só assim aseção é inserida.

4. As seções presentes no rela-tório aparecem em uma lista abai-xo. Se uma dessas seções não formais importante para você, bastaexcluí-la. Mas se o problema forsó a ordem, use os botões: Moverpara cima e Mover para baixo. Vocêainda pode escolher a opção Usarnúmeros de páginas contínuos parao momento em que for imprimir.

Dica 220 – Construção de BDsUm banco de dados é como um

arquivo organizado logicamente paracadastrar grandes quantidades deinformação. Apesar de esse ser oponto forte do Access, no Excel vocêpode criar e estruturar um peque-no banco de dados. Observe:

1. Antes de criar um novo ban-co de dados, defina os campos, oque é feito pelo tipo. Assim, sevocê quer guardar as informaçõesde clientes, especifique “qualtipo” de dado será gravado, como

Nome, Idade, Sexo, Telefone. Des-sa forma, crie uma nova pasta detrabalho e renomeie a planilha paraBanco de dados.

2. Clique na célula A1 e digiteNome. Na célula B1, digite Tele-fone. Na célula C1, digite Cidade.Na célula D1, digite Idade e, porfim, na célula E1, digite Sexo. Se-lecione esse intervalo de células eaplique negrito.

3. Comece a cadastrar os seusclientes, adicionando as informaçõesde cada um. A esse processo dá-se

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300 Dicas

o nome de cadastramento de regis-tros. No caso, cada cliente se tor-nará, um registro, ou um cadastro.

4. Ao cadastrar, lembre-se deque você pode excluir ou incluir

linhas ou colunas entre os regis-tros. Para isso, clique no cabe-çalho da linha com o botão di-reito do mouse e clique em Ex-cluir ou Inserir.

Dica 221 – Formulários de dadosPara facilitar, por exemplo, o ca-

dastro de clientes, use a ferramen-ta Formulário de dados, que ca-dastra, localiza, altera e exclui in-formações do banco de dados doExcel. Saiba como:

1. Selecione os nomes dos cam-pos na parte superior da tabela, que,no caso, compreende a célula A1até a célula E1. Clique em Dados>Formulário... A janela Banco de da-dos é aberta e você já pode observara estrutura de campos criada.

2. Cada conjunto de informa-ções pertence a um registro (cli-ente) diferente. Note que pormeio da barra de rolagem natela você navega entre os regis-tros já cadastrados. Outra op-ção são os botões Localizar an-terior e Localizar próxima.

3. Para alterar qualquer um dosregistros, basta clicar no campo a sermudado, digitar o novo valor e clicarna barra de rolagem para confirmara informação. Para reverter essa ação,basta clicar em Restaurar.

4. Para cadastrar mais um re-gistro nesse banco, clique no bo-tão Novo e se quiser eliminar umdos registros, localize-o na tela eclique em Excluir. Para sair da telado formulário de banco de dados,clique em Fechar.

Dica 222 – Conversão de medidasSe você tem dificuldades em

converter medidas, o Excel é oprograma ideal para usar quandoprecisar fazê-lo, uma vez que oaplicativo faz isso automaticamente.Veja como proceder:

1. A principal função deconversão é a CONVERT. Para usá-

la, informe basicamente trêsargumentos: o valor a ser convertido,a unidade de medida atual e afutura. Digite 45 na célula A1. 2. Em B1 digite: = CONVERT(e depois informe o valor a serconvertido, no caso, a célula A1.

3. Agora, informe a unidade demedida do número e depois a uni-dade desejada para a conversão.

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Dica 223 – Trabalhando com o Autofiltro

Dica 224 – Opções de Autofiltro

Dica 225 – Acrescentando um Filtro avançado

A ferramenta Autofiltro ofere-ce alguns recursos simples, porémmuito úteis para seu dia-a-dia.Veja a seguir.

1. Quando o recurso de Autofiltrofor aplicado em uma lista, escolha a

Imagine que você criou umalonga planilha em forma de lista.Com o recurso de filtragem doExcel, você consegue localizar umconjunto de dados dentro dessalista, rápida e facilmente. OAutofiltro funciona como uma

Cada unidade de medida possuiuma abreviação padrão. Bastacolocá-la entre aspas, para que afórmula fique correta. Por exem-plo, para converter graus Celsiusem Kelvin, digite “C” e “K”. Nes-se caso, a fórmula final seria:=CONVERT (A1;“C”; “K”).

4. Todos os tipos de medidaspossuem uma abreviatura. Para sa-ber o símbolo de cada unidade de

opção Personalizar para acessar ou-tros critérios de busca.

2. Note que há outras formasde procura que podem facilitarmuito o processo de localização dedados em uma grande lista, comoDiferente de, Maior que e outras.

Melhor do que classificar osdados cronologicamente é exibir natela somente as informações ne-cessárias, sem apagar as demais.Para tanto, veja como acrescentarum filtro avançado:

1. Para criar um filtro, clique emDados>Filtrar>Autofiltro. Assim,

algumas setas serão inseridas nasua planilha, cada uma ao lado deum campo. Clique na seta ao ladode Cidade. Note que as cidades ca-dastradas aparecem na lista. Cliquesobre uma delas para mostrar osclientes dessa região. As setas fi-cam azuis, ao ser selecionado umcritério de filtragem.

medida, acesse a ajuda do Excel epesquise sobre a função CONVERT.

ferramenta que filtra dados de umalista de acordo com critérios simplesde localização. Para usá-lo, acesse omenu Dados> Filtrar>Autofiltro. Noteque o título de cada coluna da sualista apresenta uma caixa de seleção.

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300 Dicas

2. Para voltar a mostrar todosos dados, clique nas duas setas, eem cada uma, clique na palavraTudo. Para personalizar o filtro, es-colha o campo em que será feito ofiltro, como, Idade. Clique na setaao lado do nome do campo e vá aPersonalizar. Nela, defina o inter-valo de células a ser exibido, comodos 20 aos 30 anos.

3. Na primeira caixa, escolha aopção: é maior ou igual a, e na cai-xa vazia ao lado digite 20. Certifi-que-se de que a opção E estejaselecionada. Clique na caixa debaixo do E, escolha menor ou iguala e digite ao lado o valor 30. Cliqueno botão OK para finalizar. Note

que os clientes com idade entre 20e 30 estão sendo exibidos na tela.

4. Selecione a célula H1 edigite nela o texto Cidade. Na cé-lula de baixo, digite São Paulo. Emseguida, clique no menu Dados>Filtrar>Filtro avançado. Na primei-ra caixa, Intervalo da lista, seleci-one todo o seu banco de dados.Em Intervalo de critérios, selecio-ne H1 e H2. Ative a caixa Copiarpara outro local. Clique na tercei-ra caixa (agora ativa), selecione acélula de destino e clique em OK.

Dica 226 – Localizando dados com critériosNa busca com critérios você defi-

ne o que deve ser exibido ou qualregistro deve ser acessado. Observe:

1. Para localizar dados, acesseEditar>Localizar. Então, digite o nomedo cliente, por exemplo, a ser procu-rado e clique em Localizar próxima.

2. Para localizar os dados depen-dendo de um critério, acesse a telado Formulário do banco de dados,usando o menu Dados.

3. Nessa tela você visualiza os re-gistros. Clique em Critérios para definir

uma condição de busca. Note que osdados presentes nos campos sumiramda tela. Defina de quais critérios pre-cisa, digitando no próprio campo.

4. Em seguida clique no botãoLocalizar próxima ou Localizar ante-rior, para navegar somente entre osregistros de telefones começandocom 54 ou, se preferir, clique emFormulário. Para mudar o critério,basta clicar novamente em Critérios.Para eliminar o critério e ver todas asinformações, clique em Limpar e emFormulário para voltar.

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Dica 228 – Protegendo as colunas ou linhas mais importantes

Dica 227 – SubtotaisAgora que você já cadastrou,

classificou e alterou o seu bancode dados, é hora de trabalhar comos dados gravados. Para dinamizaro seu trabalho, use a ferramentaSubtotais, que agrupa os dados se-melhantes para executar algum cál-culo estatístico com eles. Observe:

1. Acesse sua planilha com ban-co de dados. Se houver itens repe-tidos, como um vendedor que apa-rece várias vezes, porque obtevevendas de produtos e em regiõesdiferentes, como descobrir o totalde suas vendas? Clique em qual-quer célula do seu banco de dadose depois em Dados>Subtotais...

2. Na caixa A cada alteraçãoem: escolha um campo repetido.Escolha a função que agrupou osvalores e em Adicionar subtotal a:escolha o campo numérico em queserá feito o cálculo. Dê OK paragerar os subtotais.

3. Observe que cada vendedorfoi agrupado pela soma de suas ven-das e ao lado da numeração das li-nhas, apareceu uma nova barra cin-

za. Clique no número 3, para exibiras informações de venda. No botão2 são mostrados os totais parciaispor vendedor e, no número 1, ape-nas o total geral das vendas.

4. Para alterar a função usadanos totais, clique em uma célulados dados e retorne à tela desubtotais. Clique na lista de fun-ções e escolha uma função. Cliqueem OK para alterar. Caso queiraexcluir os subtotais, acesse a telade Subtotais no menu Dados eclique na opção Remover todos.

Imagine que você tenha criadouma planilha com muitos detalhesde formatação e para evitar quealguém apague ou mova algumacélula acidentalmente, você podeutilizar o recurso de “Travamento”das linhas ou colunas mais impor-tantes. Para aplicar esse recurso àplanilha, faça o seguinte:

1. Selecione as células da suaplanilha e acesse o menu Forma-tar>Células.

2. Desabilite a opção Travada,pois por padrão o Excel deixa todasas células travadas, e no entanto,você precisará “Travar” somentealgumas células de sua planilha.

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300 Dicas

3. Selecione apenas as célu-las que você quer proteger e, emseguida, acesse o menu Ferra-mentas>Células e habilite a op-ção Travada.

4. Acesse o menu Ferramen-tas>Proteger>Proteger planilha.Surgirá uma janela na qual vocêpoderá restringir algumas permis-sões na sua planilha.

Dica 229 – Restringindo o acesso a sua planilhaSe quiser, restrinja o acesso de

terceiros a sua planilha. Veja como:

1. Acesse o menu Ferramentas>Opções e clique na guia Segurança.

2. Insira uma senha no campoSenha de proteção e confirme-a

no botão OK. Por motivos de se-gurança, o programa pedirá quevocê digite novamente a senha.

3. Agora salve a sua planilhae toda vez em que o seu arquivofor aberto o usuário terá quedigitar a senha.

Dica 230 – Abrindo um arquivo de texto no ExcelSe os dados que você quer

usar no Excel estiverem em umarquivo de texto que contenhadados delimitados (separados)por caracteres de tabulação, vír-gulas, espaços ou caracteres se-melhantes, você poderá abrir oarquivo no Excel.

Para isso, o Excel se utiliza dode um assistente de importação detexto altamente eficiente.

O procedimento a ser seguidoé bem simples. Basta clicar no

menu Arquivo e escolher a opçãoAbrir, exatamente da forma comque você abriria um arquivocomum no Excel.

Depois disso, clique na opçãotipo de arquivo, escolha Todos osarquivos, selecione o arquivo de-sejado e clique em Abrir. A partirdesta momento, o Excel abrirá umassistente para guiá-lo na seleçãodas opções de abertura doarquivo.Basta selecionar as opçõesdesejadas e clicar em Avançar.

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Dica 233 – Linhas múltiplas em célulasHá duas formas de apresentar

o texto de uma célula em maisde uma linha. A primeira é acio-nar as teclas Alt+Enter no pontoem que as linhas devem ser que-bradas. A outra forma consisteem mudar a formatação da célu-la. Para isso, selecione-a e, nomenu, escolha Formatar>Células.

Traga para o primeiro plano aorelha Alinhamento e, nela, mar-

Dica 231 – Executando uma análise estatística

Dica 232 – Usando marcas inteligentesVocê pode usar marcas inteli-

gentes para executar ações noExcel e que geralmente exigiriama abertura de outro programa. Otriângulo roxo no canto da célulade uma planilha indica a presen-ça de marcas inteligentes. Vejacomo usá-las:

1. Acesse o menu Ferramen-tas> Autocorreção.

O Excel também dispõe de umrecurso para ajudá-lo a elaboraruma análise estatística, veja comoé fácil usá-lo:

1. Acesse o menu Ferramen-tas>Análise de dados.

2. Se Análise de dados não es-tiver disponível, carregue as Fer-ramentas de análise.

3. No menu Ferramentas>Suplementos e na lista Suplemen-

tos disponíveis, selecione a caixaFerramentas de análise e cliqueem OK. Se necessário, siga as ins-truções da instalação.

4. Na caixa de diálogo Análisede dados, clique no nome da fer-ramenta de análise que deseja usare depois em OK.

5. Por fim, na caixa de diálogoda ferramenta selecionada, defi-na as opções de análise.

2. Clique na guia Marcas inteli-gentes e marque a caixa de sele-ção Rotular dados com marcas in-teligentes.

3. Mova o ponto de inserçãosobre o triângulo roxo de uma cé-lula até surgir a opção Ações damarca inteligente.

4. Clique na seta ao lado dessaopção para ver as ações que vocêpode executar e selecione uma.

que a caixa Retorno automáticode texto. Nesse caso, você nãoprecisará mais usar o comandoAlt+Enter. Os textos serão que-brados automaticamente ao finalde cada linha.

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300 Dicas

3.11 Macros e programação

Dica 234 – Gravando uma nova macroA macro – gravação de tarefas

repetitivas guardadas na pasta de tra-balho – automatiza o seu trabalho.Veja, a seguir, como gravar uma.

1. Se você freqüentemente pre-cisar formatar o mesmo trecho decélulas com as mesmas configura-ções, grave a seqüência de açõesem uma macro. Quando refizer aformatação manualmente, bastaacionar a macro criada.

2. Com a planilha aberta, cliqueem Ferramentas>Macro>Gravarnova macro. Digite um nome paraa macro e clique em OK. Uma bar-ra de ferramentas foi aberta na tela,o que indica o ínicio da gravação eque as alterações feitas a partir daíestão sendo armazenadas.

3. Clique em Formatar>Autoformatação. Escolha o estilo deformatação Clássico2 e clique em OK.

4. Se quiser gerar um gráficotambém, selecione os dados eclique no Assistente de gráfico. Se-lecione o tipo de gráfico e avanceas telas até o final. Por fim, cliqueem Parar gravação, na barra demacros do Excel.

Dica 235 – Execução de macrosApós criar e armazenar a macro

no computador, é hora de exe-cutá-la. Observe:

1. Acesse o menu Ferra-mentas>Macro>Macros...

2. Observe que surge uma lista queexibe as macros de todas as pastas detrabalho abertas. Mas para visualizarsomente as macros da pasta de traba-lho atual, clique na caixa Macros em:e escolha Esta pasta de trabalho.

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Dica 237 – Segurança e vírus de macroNo Excel você pode definir um

nível de segurança para protegersuas macros dos vírus tipo macro,por meio do menu Ferramentas>Macro>Segurança.

Obs.: No nível de segurança Altopode haver problemas para execu-ção de macros. Por isso é recomen-dável selecionar o nível de segu-rança mais baixo.

Dica 236 – Opções de macro Nesta dica você aprende como

configurar as opções de segurança:

1. Clique no menu Ferra-mentas>Macro. Surgirá a tela doVisual Basic, clique em Editar. As-sim, você terá acesso ao código in-terno da macro. Observe que na es-querda da tela toda a estrutura dapasta de trabalho é apresentada.Para voltar para o Excel, clique no pri-meiro botão, Exibir Microsoft Excel.

2. É possível inserir essa macroem uma barra de ferramentasclicando no menu Exibir>Barras deferramentas, depois clique na guiaBarras de ferramentas e no botão

3. Ainda nessa tela você podemodificar algumas informações damacro criada: como a tecla de ata-lho (definida pelo usuário para exe-cutar a macro rapidamente) e a des-crição (com detalhes sobre a macro).

4. Para fazer essas alterações,clique em Opções... Na tela quesurge aparece o nome da macro eabaixo há uma caixa para você

digitar, se quiser, a tecla de ata-lho. No caso, será atribuída juntoà tecla Ctrl.

5. Para executar a macro, cliqueem Executar. Observe que toda aplanilha foi modificada, conformeo que foi gravado. Mas cuidado,pois se as células não tivessem sidoselecionadas, a macro teriaretornado uma mensagem de erro.

Nova... Digite o nome “Minhamacro” para a barra e clique em OK.

3. Clique em Comandos>Macros.Clique no botão Personalizar botão earraste-o para a barra de ferramen-tas Minha macro. Clique em Fechar.Pressione o botão Personalizado paraatribuí-lo a uma macro.

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300 Dicas

Se o seu ideal é criar um banco de dados seja para uso pessoal,departamental ou empresarial, o Access é uma ótima opção. Ele oferecerecursos eficientes para armazenar, organizar, compartilhar e gerenciarseus dados dinamizando o seu trabalho de desenvolvimento de bases dedados. Aprenda, com as 63 dicas a seguir, um pouco mais sobre o Access.

Um Banco de Dados (BD) é umconjunto de informações relaciona-das a um determinado assunto ouobjetivo. Ele pode estar armazena-do no computador ou compartilha-do em rede. Veja como montar um:

1. Inicie o Access e escolha a op-ção Banco de dados em branco. NoAccess 2000 ou anterior, escolha aopção Arquivo e em seguida, Novo.

2. Escolha um nome para oseu BD, pressione o botão Criare escolha a opção Criar tabelausando assistente.

3. O Assistente do Access dispo-nibiliza tabelas predefinidas que au-xiliam o seu trabalho, além de permi-tir personalizar todos os campos. An-tes de começar a execução, é impor-tante saber os significados de Campoe Registro. O primeiro é um conjuntode um mesmo tipo de informação con-tida na tabela, e o segundo é um gru-

4.1 Primeiros passos

Dica 238 – Criando um Banco de Dados simples

po de campos que compõem umdado completo da tabela.

4. Na seqüência, escolha umnome para o BD e selecione aopção Sim, defina a chave pri-mária para mim.

5. Para finalizar, escolha Inse-rir os dados na tabela usando umformulário criado pelo assistente eem seguida pressione o botão Con-cluir. Note que surgirão na tela oscampos de dados. Para inseri-los,basta posicionar o mouse em frentea um campo e digitar os dados.

6. Por fim, feche a janela doformulário. O Access fecha auto-maticamente todo registro novo.

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Conheça, nesta dica, os mo-delos disponíveis no Access. Es-colha o que mais lhe convém eorganize seu trabalho. Veja na fi-gura os modelos prontos para algu-mas aplicações comuns:

Dica 239 – Modelos1. No Painel de tarefas, escolha

Modelos gerais>Banco de dados, eselecione um modelo que supra suasnecessidades. Pressione OK paraprosseguir. Escolha um nome parao arquivo e pressione o botão Criar.

2. O Access exibirá na tela oAssistente de Banco de dados, quevai criar tabelas, formulários, con-sultas e controles especiais.

Confira, nesta dica, os modos devisualização de formulários no Access.

1. Abra um BD e localize a ja-nela Banco de dados. Clique nobotão Formulário; o Access listarátodos os formulários do projeto.

2. Escolha um formulário e dê umduplo clique nele para visualizá-lo.

Dica 240 – Modos de visualização de dados• Modo folha de dados eModo formulário

1. Ao abrir um formulário,acesse o menu Exibir>Modo folhade dados. Note que os dados dosformulários serão exibidos no for-mato de tabela. Para retornar aomodo normal, escolha a opçãoModo formulário.

4.2 Tabelas

O Modo estrutura permite adefinição e alteração de todosos campos da tabe la a se rmontada. Acompanhe:

1. Na janela do Banco de dadosclique em Tabelas>Novo. Selecionea opção Modo estrutura.

2. Note que a janela é divididaem duas partes. A parte superioré a região em que foi digitado onome e o tipo de campo da tabe-

Dica 241 – Criação de tabelas no Modo estruturala. A inferior é dedicada a algunsajustes de características, comoTamanho, Máscara e outros.

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300 Dicas

Trabalhar no Modo folha de da-dos é importante para agilizar o pro-cesso de digitação de um BD. Nes-se modo o Access define automati-camente o tipo de dado para o cam-po. Aprenda, a seguir, como usá-lo:

1. Vá a Tabelas>Novo. Surgiráuma janela para definir o modo de

Dica 242 – Criação de tabelas no Modo folha de dadoscriação, escolha a opção Modo fo-lha de dados e clique em OK.

2. Para definir o nome do cam-po, dê um duplo clique na coluna eescreva o nome do campo.

3. Clique em uma célula da tabelapara inserir informações. Uma boa dicaé utilizar o recurso de congelar painéisou mesmo organizar a ordem crescente/decrescente para facilitar a visualização.

Dica 243 – Tipos de campo para a tabela

1. Para modificar o tipo de dadodo campo, acesse a tabela no Modo

Tipo de dado Armazenamento TamanhoTexto Campo padrão que suporta a Número máximo de

caracteres: 255Número Dados numéricos. 1, 2, 4 ou 8 bytesMoeda Valor monetário. 8 bytesData e Hora Valor de data e hora para os anos de 8 bytes

100 a 9999.Memorando Parágrafos longos com suporte a Até 64 000 bytes combinações de textos e números.Autonumeração Seqüência numérica (n+1). 4 bytesSim/Não Valores booleanos. 1 bitObjeto OLE Componentes OLE. Limite físico do

disco rígidoHiperlink Atalhos para endereços de 2048 caracteres

arquivos locais ou em rede.

combinação de textos e números.

A Chave primária tem a função deidentificar, de forma exclusiva, umcampo ou um conjunto deles. Vejacomo proceder para definir uma:

1. Suponha que você tenha a in-tenção de criar uma tabela para orga-

Dica 244 – Definindo a Chave primárianizar uma coleção de livros. Monte aseguinte tabela no Modo estrutura.

Um campo de uma tabela é ca-paz de armazenar um único tipo dedado. Por isso é importante escolhê-

lo ainda no projeto. Veja a seguir ostipos de campo do Access, o que ar-mazenam e qual tamanho suportam:

estrutura. Na coluna Tipo de dadosescolha as características do campo.

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Em certos casos, é funcionalpossuir mais de uma Chave Primá-ria. Isso normalmente ocorre quan-do existem campos que não sãoexclusivos. Veja o exemplo:

1. Considere a seguinte tabelacomo exemplo:

Campo 1: HoraTipo de dado: Data/HoraCampo 2: Número do quartoTipo de dado: NúmeroCampo 3: NomeTipo de dado: TextoCampo 4: ExigênciasTipo de dado: Memorando

Dica 245 – Chave primária em múltiplos campos2. Você pode notar que os cam-

pos Hora e Número não podem serusados isoladamente para a loca-lização de reservas. Para tanto, énecessário utilizá-los como critéri-os simultâneos de busca.

3. Para designar duas chavesprimárias em uma tabela, selecio-ne os dois campos mantendo a te-cla Ctrl pressionada no Modo es-trutura. Em seguida, clique no bo-tão Chave primária localizado nabarra de ferramentas do Access.

Inserir descrições e comentári-os para os campos da tabela servepara facilitar a compreensão ou atémesmo as futuras alterações naestrutura da tabela.

1. Quando uma tabela está sen-do construída ou editada no Modoestrutura, o Access exibe três co-

Dica 246 – Descrição de camposlunas: Nome do campo, Tipo dedado e Descrição. Posicione omouse na coluna descrição e digiteum comentário para o campo.

As informações contidas emuma tabela do BD podem ser cru-

Dica 247 – Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas

2. O campo Código do Autor nãopode ter repetições, pois é por meiodele que será possível localizar, deforma exclusiva, um determinadoregistro. Para definir uma chave pri-mária, clique com o botão direitodo mouse sobre o campo e escolhaa Chave primária. Um ícone emformato de chave surgirá.

Campo 1: Código do autorTipo de dado: AutonumeraçãoCampo 2: NomeTipo de dado: TextoCampo 3: SobrenomeTipo de dado: TextoCampo 4: ObservaçõesTipo de dado: Memorando

zadas com os dados de outra.Acompanhe um exemplo:

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300 Dicas

1. Inicie um projeto de BD con-tendo duas tabelas: Clientes e Pe-didos. Crie no Modo estrutura, atabela Clientes.

Campo 1: Cód. ClienteTipo de dado: NúmeroCampo 2: NomeTipo de dado: TextoCampo 3: EndereçoTipo de dado: MemorandoCampo 4: CidadeTipo de dado: TextoCampo 5: EstadoTipo de dado: Texto

2. Defina como chave primária ocampo Cód. Cliente e insira algunsdados na tabela. Agora, construauma outra batizada de Pedido.

Campo 1: Cód. ClienteTipo de dado: NúmeroCampo 2: Cód. do pedidoTipo de dado: NúmeroCampo 3: Data do pedidoTipo de dado: Data/HoraCampo 4: Endereço de entregaTipo de dado: Memorando

3. Configure a chave primá-ria no campo Cód. Cliente. Comas planilhas já criadas, defina orelacionamento entre Clientes ePedidos . Acesse o menuFerramentas>Relacionamentos.

4. Com o botão direito do mouseclique na janela Relacionamentos,escolha Mostrar tabelas e selecio-ne as tabelas Clientes e Pedidos.

5. Para marcar mais de uma ta-bela, mantenha a tecla Ctrl pres-sionada. Clique no botão Adicio-nar seguido de Fechar.

6. O próximo passo é relacionaro campo Cód. Cliente de Clientescom o Cód. de Cliente de Pedidos.Pressione o botão do mouse sobre ocampo Cód. Cliente (tabela de Cli-entes) e arraste o mouse até o cam-po Cód. Cliente (tabela Pedidos).

7. Com o relacionamento criado,você vai inserir dados em Pedidos.Feito isso, abra a janela Clientes, queterá uma coluna simbolizada por +.Clique no sinal e você terá informa-ções sobre o campo. Assim, vocêexibe ao mesmo tempo os dados dasduas tabelas.

As Máscaras de entrada auxiliama inserção de dados em uma tabelaou formulário de BD, simplificandoa entrada de dados com um padrãoque você determina. Veja:

1. No exemplo a seguir, elabo-ramos uma tabela que possui umcampo para a inserção de CEP.Imagine o trabalho que dariadigitar cada código postal respei-tando o formato exato. Com a más-cara, o usuário apenas digitará osnúmeros, sem se preocupar comhífens ou espaços.

Dica 248 – Inserindo dados com uma máscara de entrada2. Para criar uma Máscara de

entrada, abra uma tabela e seleci-one um campo. Já nas proprieda-des do campo, localize a opçãoMáscara de entrada e pressione obotão Propriedade.

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O recurso de Filtragem auxiliao usuário na tarefa de reconhecerinformações importantes com ra-pidez. Observe:

1. Abra uma grande tabela noModo estrutura. Observe que na ta-bela de exemplo há um campo de-

Dica 249 – Filtragem de dadosnominado Categoria. Aplique o filtropara selecionar os registros perten-centes à categoria Segurança.

2. Para filtrar uma determina-da informação, posicione o mousesobre uma célula e clique no bo-tão Filtrar por seleção, disponívelna barra de ferramentas do Access.

Dica 250 – Formatando campos em maiúsculas e minúsculasA propriedade Formato possibili-

ta que você trabalhe com informa-ções em caixas alta e baixa, e impo-nha restrições que auxiliarão o seutrabalho. Acompanhe:

1. Suponha que em um determi-nado campo de sua planilha você pre-cise colocar dados em caracteresmaiúsculos obrigatoriamente.

2. Para conversão dos caracteresdigitados pelo usuário em maiúscu-las, vá ao Modo estrutura>Formato.Selecione um campo da tabela e

digite o símbolo maior que (>). Paraconverter em minúsculas, use o sím-bolo menor que (<).

3. Salve a tabela e veja o resul-tado da alteração.

A indexação de campos possibilitaa criação de consultas mais otimizadase rápidas em seu banco de dados. Vejacomo utilizar esse recurso:

1. Acesse a tabela no Modo es-trutura e clique no campo quevocê quer usar como índice.

Dica 251 – Indexação de campos2. Localize o item Indexado, nas

propriedades de campo. Por pa-drão, o Access mantém a proprie-dade Indexado desabilitada. Hádois tipos de indexação de cam-po: Duplicação autorizada ou Du-plicação não autorizada.

Suponhamos que você tenha cria-do uma tabela, sendo que um dos seuscampos precisa ser preenchido obri-

Dica 252 – Preenchendo campos obrigatórios com apropriedade Requerido

gatoriamente. Por padrão, o Access per-mite gravar um registro mesmo quenão sejam adicionados dados.

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300 Dicas

1. Acesse o Modo estrutura de umatabela e selecione o campo de configu-ração obrigatória para preenchimento.

2. Para evitar que o Access gra-ve um campo vazio, é vital habili-

Quando se trabalha com arquivosde imagens no Access, é recomen-dável usar o recurso de objetos vin-culados, que permite utilizar imagensindependentemente do arquivo deBD, otimizando alterações. Observe:

1. Para usar imagens na tabela,é preciso valer-se de um tipo de cam-po chamado Objeto OLE. Crie umatabela chamada estoque para fixaro conceito de objeto vinculado.

Dica 253 – Imagens na tabela

tar a propriedade Requerido, ca-paz de impor ou não a necessida-de de digitar um dado no campo.Isso impedirá que o Access salveum campo nulo.

4.3 Formulários

Dica 254 – Criando formulários simples via Assistente

2. Defina o campo Cód. Produ-tos como chave primária e salve atabela. Agora que ela foi criada,adicione as informações no Modotabela. Para visualizar a imagemanexada, é imprescindível que umformulário esteja elaborado.

3. Crie um formulário para atabela Estoque no modo de as-sistente. Por fim, abra um for-mulár io, insi ra a imagem evisualize os dados.

Com a ajuda do assistente,você vai descobrir uma maneirarápida de criar formulários sim-ples no Access. Lembre-se sem-pre de que um formulário só podeexistir a partir de uma tabela ougrupo de tabelas relacionadas.

1. Clique no botão Formulá-rios e escolha a opção Criar for-mulários usando o Assistente.

2. O Assistente surgirá na telaperguntando qual será a tabelaorigem para criação do formulá-rio. Na mesma janela, é possíveltambém determinar quais cam-pos pertencerão ao formulário.

3. Na seqüência você deveráescolher o tipo de layout. No AccessXP, há seis tipos (Coluna, Tabela,Folha de dados, Justificado, Ta-bela dinâmica e Gráfico dinâmi-co), além de existir a possibilida-de de personalizar esses recursosvisuais. Escolha um formato eclique em Avançar.

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O alinhamento dos campospode ser feito manualmente ou pormeio de algumas formatações pa-dronizadas. Observe:

1. Para dimensionar o tamanhodo formulário na tela, posicione omouse no canto inferior esquerdopróximo à régua da tela para au-mentar ou diminuir o espaço.

Dica 255 – Alinhando campos e o tamanho da tela

2. Para aplicar uma formataçãojá definida, selecione todos oscampos, acesse o menu Formatare escolha um alinhamento pré-de-finido na opção Alinhar.

Algumas teclas de atalho sãomuito úteis para agilizar o processode inserção de dados via formulá-rio. Alguns atalhos não são exclusi-

Dica 256 – Teclas úteis de movimentação em formulários

Tecla FuncionalidadeF2 Edita o campo do formulário.Ctrl+X Recorta o dado de um registro para Área de trabalho.Ctrl+Z Desfaz a última ação.Ctrl+F6 Circula entre as janelas abertas.Ctrl+L Localiza e substitui.F7 Aplica o corretor ortográfico no campo presente.F5 Pula para um determinado registro.Tab Movimenta o cursor para o próximo campo.Shift+Tab Movimenta o cursor para o campo anterior.Home Posiciona o cursor no primeiro campo do registro atual.End Posiciona o cursor no último campo do registro atual.F5+Número Pula para o número do registro digitado.F2 Edita a célula ativa.

4. O Assistente de formulários ofe-recerá alguns estilos de formatação.Selecione o formato que melhor seadapta ao estilo do formulário. Pres-sione Avançar para prosseguir.

5. Para finalizar, defina um nomepara o formulário e pressione Concluir.

vos para formulários, como F5 ouCtrl+Z, que também podem ser uti-lizados no modo de edição de da-dos em tabela. Veja alguns deles:

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300 Dicas

Muitas vezes, um determinado tipode formulário, criado a partir do as-sistente do Access, pode não atenderàs suas necessidades. O recurso des-crito nesta dica vai permitir que vocêinicie a elaboração do formulário apartir do zero, personalizando-o coma adição de outros componentes.

1. Para criar um formulário, cer-tifique-se de que as tabelas já es-tejam criadas. Localize o botão For-mulário e clique em Criar um for-mulário no Modo estrutura.

Dica 257 – Criando formulários no Modo estrutura2. O Access vai exibir uma jane-

la de Modo estrutura de formulári-os. Nela, você define livremente olayout e o estilo do formulário. Obotão Propriedades tem como fun-ção inserir objetos na tela.

3. Clique na guia Dados da jane-la Formulário e selecione a tabela ori-gem na opção Origem de registro.

4. Surgirá uma lista com os camposda tabela selecionada. Clique na Listade campos e arraste-a até o formulário.Adicione um campo por vez para fina-lizar o processo de construção de layout.

Nos formulários do Access,pode-se utilizar qualquer tipo detabela para exibir informações natela, seja uma tabela simples,relacional ou mesmo uma base dedados em seu computador.

Dica 258 – Construindo subformulários e tabelas relacionadas1. Vamos elaborar agora um

exemplo de subformulário simples,a partir da criação das tabelas Cli-entes e Pedidos, com suas respec-tivas Chaves Primárias.

2. Na seqüência estabeleça orelacionamento um-para-um entreas tabelas. Monte um formuláriosimples para cada uma delas.

3. Para adição de formulári-os sobrepostos, abra Clientes emModo estrutura, com a tecla

F11 pressionada para acessar ajanela do programa. SelecionePedidos e arraste para dentrodo formulário Clientes.

4. Salve o formulário e veja o re-sultado. O novo formulário Clientesagora possui o subformulário Pedidos.

Tabela ClientesCód. Cliente Nome Endereço Cidade Estado18 Matheus Vieira Av. Morais São José SP89 Ana Vinhedo Rua Treze São Caetano SP34 Paulo Riera Rua Azaléia Santo André SP

Chave primária: Cód. Cliente

Tabela PedidosCód. Pedido Nome Endereço Cidade Estado18 Matheus Vieira Av. Morais São José SP89 Ana Vinhedo Rua Treze São Caetano SP34 Paulo Riera Rua Azaléia Santo André SP

Chave primária: Cód. Pedido

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Se você precisa inserir umadata ou hora em seus formulários,siga os passos desta dica.

1. Abra um formulário no Modoestrutura e adicione uma caixa detexto. O objeto caixa de texto serálocalizado na Caixa de ferramentas.

2. Caso essa caixa não estejavisível na tela, acesse o menuExibir>Caixa de ferramentas.

Dica 259 – Inserindo a data ou hora do sistema emum formulário

Clique no ícone Caixa de texto einsira o objeto na área do formulá-rio. Pressione o botão direito domouse sobre o objeto caixa de tex-to e acesse a guia Todos.

3. Digite a expressão =Data()para inserir a data do sistema ou=Hora() para exibir a hora do seucomputador toda vez em que oformulário for visualizado na tela.Salve as alterações.

A Caixa de combinação (ouCombo Box) é um objeto gráficode visualização de informações,muito usado em campos que exi-jam uma resposta fechada (Sim ouNão, por exemplo). Veja como usaresse recurso:

1. Defina primeiramente, a fun-ção do objeto. Para facilitar o en-tendimento, montemos o exemploCadastro de Estágio. Uma das op-ções será Disponibilidade de perío-do integral em que deve ser respon-dido “Sim” ou “Não”. Uma caixade seleção que permita a escolhade uma opção deverá ser inserida.

2. Acesse o formulário no Modoestrutura e substitua o campo Dis-ponibilidade de período integral por

Dica 260 – A Caixa de combinaçãouma Caixa de combinação. Seleci-one Eu digitarei os valores que de-sejo e clique em Avançar. Comoessa caixa deverá fornecer as op-ções “Sim” ou “Não”, digite-os nalistagem da primeira coluna.

3. O Assistente pedirá agora quevocê defina o comportamento dacaixa DropDown. Escolha a opçãoArmazenar o valor neste campo.Selecione a opção Disponibilidadede período integral. A DropDown vaiexibir um item escolhido pelo usu-ário no campo pergunta, da tabelaCadastro de Estágio. Para finalizar,digite o nome da Caixa de seleçãoe clique em Concluir.

A Caixa de listagem oferece op-ções para o usuário não precisardigitar dados diretamente no for-mulário. Observe:

Dica 261 – A Caixa de listagem1. Primeiramente, localize um

formulário já editado para que sejainserida a Caixa de listagem. Abraesse formulário no Modo estrutura

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300 Dicas

e aperte o botão Caixa de listagemna caixa Ferramentas.

2. O Assistente de configuraçãoda Caixa de listagem surgirá. Nelevocê definirá a forma de obtençãode dados por meio das fontes Ta-belas ou Consultas, Valores inseri-dos ou estabelecidos e Valoresoriundos de campos de tabela.

3. Escolha a opção Eu digitareios valores que eu desejo, para quea Caixa de listagem exiba uma lis-

ta de valores definidos. Pressioneo botão Avançar para prosseguir.Digite a lista de valores.

4. A Caixa de listagem pode ar-mazenar o dado selecionado ousimplesmente disponibilizá-lo paraum campo do seu BD. Clique naopção Armazenar o valor nestecampo e escolha o campo que iráguardar a informação. Na últimaetapa, escolha o nome da Caixa deseleção e encerre o Assistente.

Veja, nesta dica, como criar umformulário principal, capaz de con-centrar todos os formulários e con-sultas já criados.

1. Acesse o Modo estrutura deum formulário e clique no menuFerramentas>Inicializar...

2. Na caixa de diálogo que apa-rece, você pode personalizar diver-sos itens do seu BD, tais como otítulo do aplicativo, barras e atalhos.

Dica 262 – Desenvolvendo um formulário de abertura

3. Se quiser incluir um botãode comando para consulta ouacesso a outro formulário, bastaacessar o Modo estrutura e clicarno botão Comando.

Pressionando Tab, o Accessmove o cursor para o próximo cam-po ou objeto de controle do for-mulário. Porém, o programa per-mite que você altere essa seqüên-cia padrão. Observe:

1. Acesse o Modo estrutura doformulário e clique em Exibir>Ordem de tabulação.

2. O programa exibirá a caixade diálogo Ordem de tabulação.Para organizar uma nova seqüên-

Dica 263 – Trabalhando com Ordem de tabulação

cia de tabulação dos campos,basta arrastar os mesmos para aseqüência desejada.

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É muito simples salvar um for-mulário no formato HTML, observe:

1. Clique no botão Formulários,na janela do BD. Selecione o for-mulário a ser exportado e escolha aopção Exportar, no menu Arquivo.

Dica 264 – Salvando formulários em HTML2. Na caixa de diálogo Expor-

tar, defina o nome no campo Nomedo arquivo. Em Salvar como tipo,defina como Documentos HTML eclique no botão Exportar para sal-var seu arquivo.

Para inserir imagens em formulári-os, você precisará localizar o campodo tipo Objeto OLE. 1. Acompanhe:

1. Se, por exemplo, tivermos ocampo Imagem, em que será anexa-da a imagem; clique nele com o bo-tão direito do mouse e escolha a op-ção Inserir objeto.

2. Na janela que será exibidaescolha a opção Foto do Microsoft

Dica 265 – Inserindo imagens em formuláriosPhoto Editor 3.0 (disponível emalgumas versões do pacote Office).

3. Na tela do Photo Editor es-colha a opção Abrir figura existen-te e selecione o arquivo de ima-gem a ser inserido.

4. Para retornar ao Access apóster aberto a figura, acesse o menuArquivo>Sair e retornar.

Para visualizar um relatório noAccess, você tem três opções: Modoestrutura (cria e modifica um rela-tório), Visualizar impressão (exibeo relatório na folha de impressão) eVisualizar layout (mostra a estrutu-ra geral do relatório).

1. Para abrir um relatório,clique no botão Relatórios, na ja-

4.4 Relatórios

Dica 266 – Visualizando relatórios

Nesta dica você aprenderá acriar relatórios rápidos. Observe:

Dica 267 – Criando relatórios rápidos

nela Banco de dados. Selecione umrelatório e clique duas vezes nele.

1. Na janela Banco de dados,clique em Formulário e em segui-da, no botão Novo.

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300 Dicas

2. Escolha a opção Auto-relató-rio: Tabular. Defina também a ta-bela ou consulta de origem parageração do relatório. Pressione OK.

3. Observe que o Access montaum relatório simples e funcional,mas se você quiser, podepersonalizá-lo e/ou redimensioná-lo.

A quebra de página possibilitaa divisão e organização de infor-mações em seu relatório. Veja comoaplicá-la ao seu relatório:

1. Abra seu relatório em Modoestrutura e clique no local ondequer que haja a quebra de pági-

Dica 268 – Adicionando quebras de páginana. Clique no botão Quebra de pá-gina, na Caixa de ferramentas.

2. Se não visualizar o botão,clique com o botão direito domouse sobre uma das barras deferramentas e escolha a opção Per-sonalizar. Na guia Comandos, se-lecione Caixa de ferramentas e porfim, Quebra de página.

Você quer criar um relatórioa partir de uma consulta? Entãoacompanhe esta dica:

1. Primeiramente, monte umrelatório. Na janela Inserir, pressi-one o botão Relatórios e clique emNovo. Assim que o Access exibir ajanela Novo relatório, selecione aopção Assistente de relatório.

2. Na caixa de seleção Tabela/Consulta selecione a origem dos da-dos. Em seguida, na caixa de listagem

Dica 269 – Criando relatórios a partir de uma consultaCampos disponíveis, selecione umcampo. Clique em Avançar e respon-da a todas as perguntas do Assisten-te até a conclusão do processo.

3. Se utilizar uma tabela ou con-sulta como a origem dos dados, oAssistente do programa auxiliarávocê durante o processo. Casoqueira uma consulta específica noSQL, lembre-se de que a gradeQBE não pode ser usada. Para edi-tar esse tipo de consulta, é neces-sário estabelecer um modo SQL.

Outra opção de criação de rela-tórios é aquela sem a ajuda do As-sistente. Para tanto, acompanheos passos a seguir:

1. Siga o passo 1 da dica ante-rior, porém em vez de escolher a

Dica 270 – Criando relatórios sem o uso do Assistenteopção Assistente de relatório,clique no Modo estrutura e esco-lha uma consulta ou tabela de ori-gem. Dê OK.

2. O Access mostrará o relató-rio no Modo estrutura. Note quenão haverá campos no formulário.

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Assim como na elaboração deformulários, a criação de consul-tas pode ser realizada de duas for-

4.5 Consultas

Dica 273 – Consulta Simples ou Seleção

Para inseri-los, clique e arraste-os para a região ou seção do relató-rio chamada Detalhe. Redimen-sione o tamanho do relatórioclicando nas bordas e arrastando-as até onde achar necessário. Fi-nalize salvando seu relatório.

No Access você também tem apossibilidade de inserir números depáginas em seus relatórios. O pro-cesso é bem simples, observe:

1. Abra o relatório no Modo es-trutura. Vá ao menu Inserir>Número de páginas.

Dica 271 – Inserindo números de página em relatórios2. Será exibida a janela Número

de páginas, em que você define oFormato, Posicionamento e Alinha-mento dos números de página.

3. Outro meio de inserir núme-ros de página é manualmente, in-serindo uma caixa de texto norelatório e digitando nela a instru-ção: = “Página” & (Página) & “de”& (Páginas).

Esse é outro recurso presentenos aplicativos do pacote Office.Veja como utilizá-lo no Access:

1. Abra o relatório no Modo es-trutura. Clique no menu Inserir>Data e hora.

Dica 272 – Inserindo data ou hora em um relatório2. Assim como nos relatórios,

você pode fazer esse processo ma-nualmente, digitando =Data () eTempo (), respectivamente em umcampo de texto.

mas: com o Modo estrutura ou como Assistente. Observe as etapas ne-cessárias para isso:

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300 Dicas

1. Para criar uma consulta sim-ples em uma tabela, localize a jane-la Banco de dados, clique em Con-sulta e aplique um duplo clique emCriar consulta utilizando Assistente.

2. O Assistente de construçãode consultas irá solicitar as tabe-las origem e os campos necessári-os para a consulta.

3. O Access XP exibirá a tabela con-sulta em Modo folha de dados. No pro-grama, você pode trabalhar com trêsmodos de exibição de uma consulta:Folha de dados, SQL e Estrutura.

Se você precisa encontrar umainformação em determinada tabe-la, utilize o recurso Critério de bus-ca. Veja como:

1.Abra sua consulta no Modoestrutura e defina a pesquisa. Lo-calize o campo a ser pesquisadoe digite, na propriedade Critério,

Dica 274 – Utilizando critérios de consulta

Expressão ResultadoData () Localiza um registro com a data atual

do sistema.Entre Data () E Data () -5 Busca registros entre cinco dias e a data atual.Não é Nulo Localiza registros que não são nulos.

a palavra a ser procurada. Para exe-cutar, clique no botão homônimo.

2. No Access, as consultas sãomuito versáteis, e você pode montá-las em ordem de classificação oumesmo seguindo um critério especí-fico, de acordo com a sua necessida-de. Veja alguns critérios de busca:

4. Acesse o menu Exibir>Modoestrutura. Defina o campo e o tipode classificação para montar suaconsulta. Para que o Access bus-que informações, pressione o bo-tão Executar.

Dica 275 – Selecionando intervalos de dados Um exemplo da praticidade dos re-cursos oferecidos pelo Access é a pos-sibilidade de montagem de dados.Veja como organizar dados, por exem-

plo, de um comerciante que precisafornecer determinada quantidade deprodutos a partir de um intervalo dedatas limite para entrega:

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Dica 277 – Criando uma tabela a partir de uma consultaVeja, nesta dica, como criar uma

nova tabela a partir de dados filtradosem uma consulta a diferentes tabelas:

1. Monte uma consulta simplesou uma seleção. Acesse o Modoestrutura e escolha a opção Con-sulta ou criar tabela, localizada nomenu Consulta do Access XP.

2. Escolha a opção Banco dedados atual e depois defina umnome para a nova tabela emNome da tabela. Para gravar umregistro em uma tabela já exis-tente, escolha a opção Outrobanco de dados e clique no bo-tão Procurar, para definir o nomedo arquivo.

1. Suponhamos que haja uma tabe-la denominada Pedidos. O campo su-gerido neste exemplo, Data de entrega,deve possuir uma consulta capaz de tra-balhar com intervalos voláteis de dados.

2. Elabore uma consulta quelocalize uma informação entre duasdatas e a adicione a tabela Pedi-dos; faça o mesmo com os cam-pos de pesquisa.

3. Na grade QBE, região em quesão definidas as propriedades deconsulta, acesse a propriedade Cri-

No Access, você pode gerar con-sultas a partir de um campo calcu-lado. Suponhamos que você tenhauma tabela de preços que precisaser reajustada em 15%. Para fazê-lo, você não precisa alterar cada re-gistro manualmente. Veja como:

1. Elabore uma consulta inclu-indo todos os campos da tabela e,

Dica 276 – Calculando valores no campoem seguida adicione um novocampo para que a consulta possaefetuar os cálculos sem alterar orestante da tabela. Crie um cam-po e o cálculo por meio desta ex-pressão: Preço [Preço]* 1,15.

2. Salve a operação e pressioneo botão da imagem para que o re-ajuste seja efetuado, automatica-mente, em cada registro e preço.

térios do campo, do campo Datada entrega. Se um registro cujadata de entrega encontra-se emum intervalo, é necessário utilizara expressão Entre...E. Ficaria as-sim: Entre #07/12/2002 E #27/012003 #. No final, pressione obotão Executar.

4. Buscar um valor entre inter-valos é realizar uma comparação ma-temática. Portanto, é possível utili-zar os clássicos operadores de com-paração (>,<,<=,>=) na consulta.

Expressão FuncionalidadeEntre #07/12/2002 E # 27/01/2003 Busca registros entre 7 de

Dezembro de 2002 e 27 deJaneiro de 2003.

>1000 Pesquisa valores maioresque 1000.

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300 Dicas

Com a Consulta Atualização,você altera dados da tabela. Diga-mos que você precise aumentar em3% os preços de produtos no BD,para tanto, realize o seguinte pro-cesso:

1. Crie uma consulta e inclua oscampos a serem atualizados. Mudeo modo de exibição para o Modoestrutura. Clique em Consulta atu-alizar, no menu Consulta. Note que

Dica 278 – Atualizando tabelaso programa altera o título da janelaConsulta para Consulta atualização.Adicione a expressão [Preço]*1,03na célula Atualizar.

2. Clique no botão Executar.Será exibida uma mensagem mos-trando a quantidade de registrosa serem atualizados. Para confir-mar a pesquisa, pressione OK.

3. Para visualizar a alteração, saiado Modo consulta e abra a tabelapara verificar a alteração realizada.

O SQL (Structured QueryLanguage) é uma linguagem de pro-gramação muito comum na manipu-lação de consultas e gerenciamentode BDs relacionais. Observe comovocê pode trabalhar com instruçõesdo tipo SQL no Access:

1. Para visualizar ou modificar umaconsulta SQL, clique em Modo SQLno menu Exibir. Depois clique com o

Dica 279 – SQLmouse em qualquer parte da tela paraeditar ou adicionar uma instrução.

2. Vale lembrar que há quatrotipos de consulta que podem ser cri-ados somente via SQL na grade QBE,onde montamos a consulta. São eles:Consulta Passa-através, ConsultaDefinição de dados, Consulta Uniãoe Consulta Exclusão. Veremos umpouco mais sobre os dois últimostipos nas dicas a seguir.

3. Depois de definir como a ta-bela será armazenada, pressioneOK. Para iniciar a consulta, cliqueno botão Executar.

4. Para ver o resultado da pesquisa,saia do Modo consulta e volte à janela

do BD. Clique em Tabela e dê umduplo clique na tabela gerada apartir da consulta. Se você esco-lheu criar uma tabela em um ou-tro BD, acesse o menu Arquivo eabra o BD destino.

Nessa consulta determinadosregistros são excluídos de uma oumais tabelas. Veja como utilizá-la:

1. Crie uma consulta no Modoestrutura e arraste uma tabela.

2. Por meio do asterisco, arrastetodos os campos para a grade QBE.

Dica 280 – Consulta Exclusão3. Determine um critério para

excluir os dados e clique emConsulta>Consulta Exclusão.

4. Surgirá a linha Excluir de,em que devem ser determinadosos registros que serão excluídos. Aexpressão “onde” indica quais re-gistros serão excluídos.

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Nesta dica você aprende a lo-calizar registros duplicados noAccess. Observe:

1. Clique no botão Consultas, najanela Banco de dados. Pressione obotão Novo. Escolha a opção Assis-tente de consulta localizar duplica-tas. Pressione OK, para prosseguir.

Dica 281 – Localizando registros duplicados2. O Assistente solicitará a ta-

bela a ser utilizada para verifica-ção de registros duplicados. Apósselecioná-la escolha os camposduplicados na tabela e selecioneos dados a serem analisados. Apóscada etapa do processo, pressio-ne Avançar. Por fim, digite o nomeda consulta e conclua.

A Consulta União pode serconstruída via instruções SQL. Comoresultado, ela cria uma reunião decampos de uma ou mais tabelas.Acompanhe a seguir as etapas paraelaboração de uma consulta quecombina dados de duas tabelas: aClientes e a Fornecedores.

1. Na janela Banco de dadospressione o botão Consulta e cliquena opção Novo. Surgirá a janela NovaConsulta. Escolha a opção Modo

Dica 282 – Consulta Uniãoestrutura. Ao surgir a janela Mostrartabela, clique em Fechar.

2. Acesse o menu Consulta eescolha a opção União – subitemda opção específica em SQL.

3. Adicione as seguintes instru-ções SQL: SELECT [Empresa], [Ci-dade] FROM [Clientes] e UNIONSELECT [Empresa], [Cidades]FROM [Fornecedores].

4. Agora salve a consulta e pressi-one o botão Executar para que o Accessbusque as informações solicitadas.

4.6 Integração com outros programas

Se quiser poupar tempo na constru-ção de um BD, utilize uma planilha doExcel. Veja como mportá-la:

1. Acesse o menu Arquivo>Obterdados externos e importar. Será exi-bida a janela de seleção de arquivo.Escolha o tipo de arquivo Excel e se-lecione a planilha a ser importada.

2. O Assistente de importação iráauxiliar o processo. Defina qualplanilha será escolhida para impor-tação e clique em Avançar.

3. No Assistente de importaçãotambém é possível definir os cam-

Dica 283 – Importando planilhas do Excelpos que serão indexados. Defina aindexação selecionando uma colunae escolha em Indexado, como será acaracterística do campo. Pressione obotão Avançar para continuar.

4. Agora é preciso definir a cha-ve primária de sua tabela. O Assis-tente oferece três opções: Permi-tir que o Access adicione a chaveprimária, Escolher minha própriachave e Sem chave primária. Paraconcluir a etapa, defina um nomepara a tabela e clique em Concluir.

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300 Dicas

O .TXT É uma extensão de ar-quivos de texto. No Access, é possí-vel realizar transferência de informa-ções nesse formato para uma tabe-la do banco de dados, veja como:

1. Acesse o menu Arquivo>Importar>Obter dados externos. Es-colha o arquivo a ser importado eclique em Importar.

2. O Assistente exibirá o texto esolicitará que você escolha como seráa disposição das colunas. Há duasopções: Delimitado e Largura fixa. Naprimeira, o Access localizará umcaractere especial para separar cadacampo. Na opção Largura fixa, os

Dica 284 – Importando arquivos .TXTcampos são alinhados de acordo coma disposição definida pelo usuário.

3. Para concluir, defina como seráo armazenamento no Access esco-lhendo entre as opções Em uma novatabela ou Em uma tabela existente.

Para quem trabalha com textos,exportar dados de uma tabela parao Word pode ser um recurso mui-to útil. Observe:

1. Clique na tabela a ser expor-tada e escolha a opção Publicar

Dica 285 – Exportando dados para o Wordcom o Word, em Ferramentas>Vínculos do Office.

2. O Word será aberto e os da-dos da tabela estarão disponíveispara você salvar o documento emformato de texto.

Caso você tenha documentos pes-soais cujos conteúdos você não quei-ra que outros acessem, proteja-oscom senhas. Veja como proceder:

1. Clique no menu Arquivo>Abrir.No menu DropDown do botão Abrir,escolha a opção Abrir exclusivo.

2. Com o documento aberto, vá aomenu Ferramentas>Segurança>Definirsenha do banco de dados.

4.7 Recursos de segurança

Dica 286 – Protegendo seu Banco de Dados com senhas

3. Insira uma senha e pressioneOK. A partir de agora, toda vez queesse banco de dados for aberto, oAccess solicitará a senha de acesso.

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Nesta dica você aprende a recu-perar arquivos MDBs danificados.

Dica 290 – Recuperando um BD danificado

Por padrão, o Access não criptografaas informações de um banco de da-dos. Porém, a criptografia ajuda a au-mentar o grau de proteção de um ban-co de dados, pois impede que o seuconteúdo possa ser visualizado mes-mo que outros tentem abrir o arquivoMBD fora do Access. Veja como apli-car esse recurso ao seu projeto:

Dica 287 – Criptografias em arquivos de dados1. Acesse o menu Ferramen-

tas>Criptografar/Descriptografarbanco de dados.

2. O Access solicitará que vocêdefina um novo nome para o arquivo.Digite um nome e clique em Salvar.

A proteção de registro determi-na como os registros serão bloque-ados, e como eles operarão se maisde uma pessoa acessá-los simul-taneamente. Acompanhe:

1. Acesse o menu Ferramen-tas, selecione Opções e na caixa

Dica 288 – Alterando a proteção de registrode diálogo homônima, clique napaleta Avançado.

2. Para finalizar, selecione asopções que quiser em Proteçõesde registro: Sem proteção, Todosos registros ou Registro editado.

Se você precisa organizar oacesso de várias pessoas a deter-minados bancos de dados, bastaseguir os passos desta dica:

1. Clique no menu Ferramentas>Segurança e escolha a opção Per-missões para usurários e grupo.

2. A caixa de diálogo Permissõespara usuário e grupo será aberta.Nela, é possível definir quais tabe-las, relatórios ou consultas podem

Dica 289 – Configuração de permissões de acessoser acessados por determinadosusuários ou grupos de usuários.

1. Vá ao menu Ferramentas>Utilitário de banco de dados>Compactar e reparar o BD.

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300 Dicas

2. Essa ferramenta corrige pro-blemas simples em seu arquivoMDB, tais como problemas no pro-cesso de salvação, registros dani-ficados e outros.

Um backup é uma cópia de se-gurança fundamental para qual-quer aplicativo, arquivo ou pro-grama. Veja como executar umbackup no seu BD:

1. Feche o Banco de dados doAccess. No ambiente Windows

Dica 291 – Backup de BDsacesse o menu Iniciar>Programas>Acessórios>Ferramentas desistema>Backup.

2. Abra o Assistente de backupdo Windows. Defina qual será atarefa a ser executada e copie obanco de dados ou a mídia debackup específica.

Criando menus, você inclui as fer-ramentas que mais utiliza em seupainel de tarefas. Veja como criá-los:

1. Vá ao menu Exibir>Barra deferramentas>Personalizar>Nova.

2. Clique em Propriedades. OAccess exibirá a caixa de diálogo Pro-priedades da barra de ferramentas.

3. Nessa caixa escolha a opçãoBarra de menu e em seguida cliqueno botão Fechar.

4. A caixa de diálogo Personali-zar será exibida novamente. Cliquena guia Comandos e escolha quaisfunções da lista quer no seu menue as adicione a ele.

4.8 Personalize o Access

Dica 292 – Criando menus

5. Se quiser criar um menu es-pecífico, escolha a opção Novomenu e arraste-o até sua barra demenu. Na seqüência, clique emPersonalizar nome, para definir onome do menu.

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Uma maneira simples de compar-tilhar um BD é relacioná-lo a uma pas-ta na rede. Assim, todos os usuáriospoderão acessar o arquivo MBD. Veja:

1. Inicie a operação clicandocom o botão direito do mouse so-bre a pasta e definindo as proprie-dades de compartilhamento.

2. Agora é preciso definir comoserá feita a inserção de dados, ou

Dica 295 – Compartilhando um BD na Redeseja, no Modo exclusivo ou no Modocompartilhado.

3. O primeiropermite o acessoà somente um usuário. Acesse omenu Arquivo>Abrir. Clique na setaà direita do botão para acessar asopções de abertura. Para concluir,escolha uma opção.

O recurso de exportação paraXML (Extensible Markup Language)permite a você montar um arquivoXML rapidamente. Veja como:

1. Clique em Arquivo>Exportar.2. Na caixa de diálogo Nome do

arquivo, digite o nome do seu proje-to. Clique em Salvar como tipo edepois escolha a opção Documento.

Dica 293 – Exportando para XML

Em um grupo protegido doAccess, no qual os usuários realizamconsultas com logon e senha, é pos-sível alterar a permissão de acesso,que corresponde ao tipo específicode consulta a ser realizada por cadausuário. Veja como a seguir:

1.Vá ao menu Ferramentas,pressione o botão Opções eclique na guia Tabelas/Consul-tas. Na seqüência, selecione aopção Permissões de execuçãoque você quer utilizar.

Dica 294 – Alterando a permissão para novas consultas

2. Se a sua escolha for a opçãoDo proprietário, defina as peculia-ridades da consulta, como se ousuário terá permissão paravisualizar e executar, se somente oproprietário poderá salvar, etc.

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300 Dicas

O processo de criação de macrosé simples e rápido. Acompanhe:

1. Vá a janela Banco de dados eacesse o menu Objetos>Macros>Novo.

2. Agora adicione uma ação aessa macro (instrução de operação

4.9 Programação

Dica 296 – A criação de macrosque pode acionar alarmes sonorose até inserir caixas de mensagens).Para isso, basta clicar na primeiralinha vazia do campo macro, e nacoluna Ação, clicar na seta paraexibir sua lista de ação.

Dica 297 – As ações de um botão

CategoriaCategoriaCategoriaCategoriaCategoria AçãoAçãoAçãoAçãoAção

Navegação de registro Ir para o primeiroIr para o próximoIr para o últimoLocalizar próximoLocalizar registro

Operações de registro Adicionar novo registroDesfazer registroDuplicar registroExcluir registroImprimir registroSalvar registro

Operações de formulário Abrir formulárioAbrir páginaAplicar filtro de formulárioAtualizar dados de formulárioEditar filtro de formulárioFechar formulárioImprimir formulárioImprimir formulário atual

Operações de relatório Enviar relatório para arquivoImprimir relatórioRelatório de mensagensVisualizar relatório

Veja, nesta dica, as ações queum botão – incluso em um formulá-

rio e associado a uma macro – podeexecutar, separadas por categorias:

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Após definir, criar e executar umamacro simples, você pode criar macrospara serem executadas sob condiçõesespecíficas, para que assim atendama determinadas funcionalidades soli-citadas pelo BD. Confira:

1. Na janela Macro clique no íconeCondições, localizado na barra de fer-

Dica 298 – Definindo macros para condições específicas

Dica 299 – Conversão de macros em códigos VBA

Dica 300 – Módulos e VBA

Aplicativo Encerrar aplicativoExecutar aplicativoExecutar bloco de notasExecutar ExcelExecutar Word

Miscelânea AutodiscagemExecutar consultaExecutar macroImprimir tabela

ramentas. Na coluna Condições, digiteuma expressão condicional na linhaem que quer inserir uma condição.Por exemplo: digite [Países] = Brasil,se esse for o valor no campo de macroa ser executado.

2. Na coluna Ação, digite a açãoa ser executada quando for pedi-da determinada condição (verda-deiro ou falso, sim ou não, etc.).

Se você acha que suas macrosjá não são suficientes para execu-tar determinadas operações em seuaplicativo, é hora de escrever pro-cedimentos em código VBA, poissua leitura será mais prática. Vejacomo converter macros em códi-gos VBA:

Como você já sabe, é possíveladicionar novos recursos a umamacro por meio dos códigos deprogramação em VBA. Veja, nestadica, como acessar o código deuma macro. Observe:

1. Abra a macro no Modo estrutu-ra, clique em Arquivo>Salvar como...

2. Digite o nome do módulo emque deseja salvar sua macro e es-colha a opção Salvar como módulo.

3. Para finalizar, pressione OK.

1. Crie uma macro. Depois,acesse o menu Arquivo>Salvarcomo... Na opção Como..., sele-cione Módulo.

2. Por fim, clique em Módulose no botão Estrutura para ver ocódigo pronto.

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