2ª REUNIÃO DE CONTROLE DO CICLO DE GESTÃO DE

2015

OBJETIVOSOBJETIVOSRealizar a 2ª Reunião de Controle do ciclo de gestão de 2015.Verificação dos processos realizados até a presente data; Ministrar uma instrução sobre indicadores; Padronizar procedimentos; Retirar dúvidas.

SUMÁRIOSUMÁRIO- Introdução- Definições de indicador- Interpretação do indicador- Modelo- Cronograma- Conclusão

INTRODUÇÃOOs indicadores são ferramentas básicas para o gerenciamento do

Sistema Organizacional, e as informações que eles fornecem são essenciais para o processo de tomada de decisão. De outro modo, são formas de representação quantificáveis das características de produtos e processos. São utilizados também pela OM para controlar ou melhorar a qualidade e o desempenho dos seus produtos, serviços e processos ao longo do tempo.

Os indicadores permitem avaliação do desempenho da instituição, segundo três aspectos relevantes: controle, comunicação e melhoria. (MARTINS & MARINI, 2010, p.111).

Possuem dois importantes papéis: comunicar e mensurar o alcance da estratégia, através da comparação do desempenho atual com a meta definida para o indicador.

Neste contexto, a utilização dos indicadores no planejamento estratégico é primordial para tomada de decisões seguras e bem fundamentadas, baseadas em fatos, e não em suposições.

O indicador é definido como formas de representação QUANTIFICÁVEL de características de produtos/serviços ou processos, utilizadas para ACOMPANHAR E MELHORAR OS RESULTADOS ao longo do tempo.

INTRODUÇÃO Para a formulação de indicadores é necessário um conjunto de passos para

assegurar os princípios da qualidade. Em síntese os passos estão representados na figura abaixo:

DEFINIÇÕES

Passo 1 - Identificação do nível, dimensão, subdimensão e objetos de mensuração.

Passo 2 – No estabelecimento de indicadores é necessário considerar alguns componentes e requisitos básicos, para garantir a sua operacionalização.

a) Componentes básico de um indicador são: Medida (relação matemática), num determinado momento, grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas. A fórmula de obtenção do indicador indica como o valor numérico (índice) é obtido. Índice valor de um indicador em determinado momento. Padrão de comparação índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento. Metas são os índices atribuídos para os indicadores, a serem alcançados num determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

DEFINIÇÕESb) Requisitos básicos: Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponível a tempo; Simplicidade: facilidade de ser compreendido; Baixo custo de obtenção; Estabilidade: permanência no tempo, permitindo a formação de série histórica; Rastreabilidade: facilidade de identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção; Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender às etapas críticas dos processos, serem importantes e abrangentes. O referencial comparativo é um índice acordado para o indicador, utilizado como padrão de comparação. c) Tipos de indicadores: Indicadores Estratégicos - informam “quanto” a organização se encontra na direção da

consecução de sua visão; refletem o desempenho em relação aos objetivos estratégicos e aos fatores críticos de sucesso.

Indicadores de Produtividade (eficiência) - medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos.

Indicadores de Qualidade (eficácia) - focam as medidas de satisfação dos usuários e as características do produto/serviço.

Indicadores de Efetividade (impacto) - focam as consequências dos produtos/serviços. Indicadores de capacidade - medem a capacidade de resposta de um processo por meio

da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.

DEFINIÇÕES

d. O que medir? -Eficácia = Qualidade (características técnicas asseguradas ao produto/serviço).-Custo (conjunto de valores retirados da sociedade, aos quais se agrega valor para essa mesma sociedade.-Atendimento (garantia de entrega dos produtos/serviços no prazo, local e quantidade).-Moral (nível médio de satisfação das pessoas da organização).-Segurança (segurança física das pessoas e usuários em relação aos produtos/serviços). -Desempenho (consequências dos produtos/serviços em relação ao usuário e/ou sociedade. Fazer a coisa certa do jeito certo).-Capacidade. -Eficiência (Produtividade). -Efetividade (Impacto).-Ética (cumprimento de normas, regulamento, leis e códigos de conduta).

DEFINIÇÕES

Passo 3 - Validação preliminar dos indicadores com as partes interessadas Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas é

fundamental para obtenção de um conjunto de indicadores, que propicie uma visão global da instituição e represente seu desempenho. Durante a validação é necessário levar em conta os requisitos básicos apresentados no passo 2. (Estabelecimento de indicadores).

Passo 4 - Construção de fórmulas e estabelecimento de metas

a) Construção de fórmulas Com a utilização de fórmula permite que o indicador seja: inteligível,

interpretado uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto em fornecer subsídios para o processo de tomada de decisão.

A fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.

DEFINIÇÕESb) Estabelecimentos de metas

Meta é o índice de resultado que se espera alcançar com o desempenho do processo que está sendo medido. É o desafio a ser alcançado. Todos os indicadores de desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador. As metas têm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementação da estratégia.

A finalidade de cada meta é enunciada no detalhamento do indicador e expressa um propósito da organização. Um estado de futuro esperado em um determinado período. Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo. Exemplo: Manter e/ou melhorar os índices do TAF com relação ao ano anterior. Características das metas: Mensuráveis; Desafiadoras; Viáveis; Relevantes; Específicas; Temporais; Alcançáveis; Se há um objetivo, deve haver uma meta. Dito de outra forma se há uma situação desejada, há necessidade de se quantificar a representação do alcance da situação desejada.

DEFINIÇÕESPasso 5 - Definição de Responsáveis

Após a construção das fórmulas e estabelecimento das metas é importante estabelecer os responsáveis pela apuração do indicador.

Indicadores sem responsáveis por sua coleta e acompanhamento não são avaliados, tornando-se sem sentido para a organização. Uma vez identificado o responsável pela coleta, é definida a periodicidade de coleta do indicador. Passo 6 - Geração de Sistema de Coleta de Dados

Etapa complexa, uma vez que há necessidade de se coletar dados acessíveis, confiáveis e de qualidade. A identificação dos dados varia de acordo com o tempo e os recursos disponíveis, assim como o tipo de informação necessária.

Após definidos os métodos de coleta das informações é necessário seguir para o próximo passo, de validação dos indicadores pelas partes interessadas. Passo 7 - Ponderação e Validação Final dos Indicadores com as Partes Interessadas

“A ponderação e validação final dos indicadores com as partes interessadas são fundamentais para a obtenção de uma cesta de indicadores relevante e legítima que assegure a visão global da organização e, assim, possa representar o desempenho da mesma. O processo de validação é conduzido vis‐à‐vis uma sistemática de ponderações em que são definidos pesos para as dimensões do desempenho e para cada critério de seleção do indicador, avaliando o grau de relevância de dimensões e de indicadores para a mensuração do desempenho da organização (ou Governo).”(Manual Gespública, 2009).

DEFINIÇÕES

Passo 8 - Mensuração do Desempenho Após a execução de todos os passos básicos para a criação do indicador e sua sistemática, torna-se necessário medir o que se deseja. Esse passo é iniciado com a coleta de dados e o cálculo do indicador, e finalizado com a conversão do valor obtido na nota correspondente.

INTERPRETANDO O INDICADORPromover a análise e a interpretação dos dados é aspecto primordial para o

processo decisório, pois, caso contrário, a existência de uma sistemática de monitoramento e avaliação não proporciona ganhos e benefícios para a organização, havendo apenas dispêndio de tempo e de recursos. A análise e a interpretação de dados podem ocorrer de diversas formas, após a prévia coleta e mensuração das informações.

Para você interpretar um indicador, você deve primeiro definir sua formatação, porém nunca se esqueça de tornar este processo de visualização e interpretação o mais fácil possível.

Origine suas ações sempre na interpretação de seu indicador, onde o processo de melhoria se dará no tempo determinado de suas ações.

Destaca-se que não devemos construir indicadores apenas para medir, mas em estabelecer indicadores que possam aferir resultados, bem como monitorar, orientar e induzir o desempenho da instituição.

Nesse contexto, os indicadores funcionam como ferramentas que conduzem ao comportamento desejado e devem dar aos indivíduos o direcionamento que precisam para atingir os objetivos da organização.

É importante destacar que na seleção de indicadores estratégicos não se pode começar fazendo perguntas erradas: Que indicadores devemos usar? Quantos? E sim com as perguntas certas: quais são os nossos objetivos estratégicos? Que informações são importantes monitorar ao alcance dos objetivos, para assim, definir quais os indicadores serão necessários.

MODELO

CRONOGRAMAAtividades/Objetivos Responsável Data

1ª Reunião de Coordenação(1ª Fase)

Subcomandante e Escritório de Projetos 12 Mar

Início da atualização do plano de gestão Escritório de Projetos/Representantes 19 Mar

2ª Reunião de Coordenação(1ª Fase) Escritório de Projetos/Representantes 21 Abril

3ª Reunião de Coordenação(1ª Fase) Escritório de Projetos/Representantes 25 Maio

Término da atualização do plano de gestão Escritório de Projetos/Representantes 02 Junho

4ª Reunião de Coordenação(2ª Fase)

Escritório de Projetos/Subcomandante/Representant

es09 Junho

Início e término da validaçãoEscritório de

Projetos/Subcomandante/Representantes

09 Jun à 16 Jul

5ª Reunião de Coordenação(3ª Fase)

Escritório de Projetos/Subcomandante/Representant

es21 Jul

Consolidação dos Indicadores

(EsAO em números)Escritório de Projetos/Representantes 21 Jul – 18 Ago

CONCLUSÃO

TODO O INDICADOR DE DESEMPENHO TEM UMA FUNÇÃO, E ESTA FUNÇÃO DEVE SER DIVULGADA PARA SE TORNAR CULTURA NA INSTITUIÇÃO ENTRE AS PESSOAS. FAÇA DE SEUS INDICADORES EXTENSÃO DE MELHORIA NA CULTURA DE SUA INSTITUIÇÃO.