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http://slidepdf.com/reader/full/25157-58481-1-pb 1/15

Biblionline, João Pessoa, v. 11, n. 1, p. 158-172, 2015

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Artigo de Revisão

PADRONIZAÇÃO DOS FORMATOS DE ARQUIVO: UM CAMINHOPARA PRESERVAR DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

Henrique Machado dos Santos - UFSM

Dhion Carlos Hedlund - UFRG

Daniel Flores - UFSM

Resumo: A preservação de documentosarquivísticos digitais é uma necessidadeque surge conforme estes documentosvão ganhando relevância, agregandovalor social, histórico e informativo. Logo,deve-se pensar em estratégias e políticasde preservação digital que garantam oacesso em longo prazo. Neste contexto, apreservação de muitos documentosarquivísticos irá depender de estratégiasbaseadas na conversão de formatos, ondese escolhe um novo formato para a

transferência da sequência de bits. Omomento da escolha do novo formato étido como um ponto fundamental, istoporque pode gerar perdas de informaçãoou retrabalho de conversão futura. Tendoem vista a falta de critérios para a escolhados formatos de arquivo para apreservação, este artigo tem por objetivodefinir aspectos relevantes para avaliação

e escolha destes formatos. Para isto,realiza-se um estudo de naturezaaplicada, com abordagem qualitativa,baseado no levantamento bibliográfico.Desta forma, destacam-se entre osresultados o uso de formatos de códigoaberto, amplamente utilizados e nãocomprimidos. Por fim, ainda deve-sechamar a atenção para a qualidade doconversor utilizado no processo, alémpreservar os metadados do documentooriginal, bem como incluir os metadados

referentes ao registro da sequência deconversões realizadas.

Palavras-chave: Documento arquivísticodigital; Preservação digital; Acesso emlongo prazo; Formatos de arquivo.

1 INTRODUÇÃO

Os avanços das tecnologias dainformação e comunicaçãomodificaram os hábitos da sociedadeno que tange a troca de informações.Dentro do campo de atuação daArquivologia não foi deferente,documentos começaram a serproduzidos em meio digital, e, devidoa sua relação orgânica com os demais

documentos, passaram a serdemominados arquivísticos digitais.

A preservação de documentosarquivísticos digitais tornou-senecessária conforme estesdocumentos ganharam relevânciasocial, histórica e informativa.Entretanto, este contexto de crescenteproliferação de documentos digitaisvem ameaçando a capacidade decontinuar utilizando os arquivos comofontes confiáveis. Tais fatos sãojustificados pelos desafios impostos

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pela preservação da integridade e daautenticidade em longo prazo(THOMAZ, 2005). Devido a isto háuma necessidade de se pensar emestratégias e políticas de preservação

digital que garantam o acessocontínuo em longo prazo adocumentos arquivísticos digitaisíntegros autênticos, satisfazendoassim, as expectativas da comunidadede pesquisa.

Inicialmente a preservação dedocumentos arquivísticos digitais irádepender da definição das políticasinstitucionais que prevejam ações eresponsabilidade para a preservaçãodo patrimônio digital. Em um segundomomento, vem à escolha dasestratégias que serão contempladasno plano de preservação digital, deforma que satisfaçam os requisitosdiplomáticos.

Uma política de preservaçãoideal deve explicitar de forma claraquais as estratégias escolhidas paraefetuar a preservação dos documentos

em seus diferentes níveis de abstração(físico, lógico e conceitual). Mas alémdestes, também há outros níveisconsiderados superiores, que são osocial, o econômico e o organizacional(FERREIRA, 2006). É precisoconsiderar tanto as especificidadesdos documentos, quanto a suaimplicação no contexto onde estásituado. Logo, há diferentesestratégias que podem serimplementadas para as variações nosníveis sociais, econômicos eorganizacionais.

Dentre as possíveis estratégiasque o plano de preservação poderácontemplar, pode-se citar, porexemplo, a migração, a emulação, oencapsulamento, a preservação de

tecnologia e o refrescamento.Delimita-se o tema deste artigo paraas estratégias de migração, abordandoaspectos como a necessidade deconversão de formatos, migração de

versão e os formatos escolhidos para apreservação em longo prazo.

Entende-se que a preservação deuma quantidade considerável dedocumentos arquivísticos irádepender das estratégiasfundamentadas na conversão deformatos, onde se escolhe um novoformato para a transferência dasequência de bits, procedimento queocorre, por exemplo, quando oformato atual encontra-se sob o riscode obsolescência tecnológica.Ressalta-se que o momento da escolhado novo formato para preservação éum ponto fundamental, pois qualquerfalha no conversor utilizado,conversão para um formato comcompactação ou conversão paraformato com tendência obsoleta, podegerar perdas de informação ou

retrabalho em conversões futuras.Tendo em vista a falta decritérios para a escolha dos formatosde arquivo na preservação de longoprazo, este artigo tem por objetivorealizar uma reflexão sobre ascaracterísticas relevantes paraavaliação e escolha destes formatos.Do ponto de vista metodológico, esteestudo se caracteriza como sendo denatureza aplicada, abordagemqualitativa, com base no levantamentobibliográfico de materiaispreviamente publicados. Desta forma,apresenta uma breve revisão deliteratura sobre o tema buscandoembasar os principais entravesteóricos (GIL, 1991; LUNA, 1997;SILVA; MENEZES, 2005).

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2 PRESERVAÇÃO DIGITAL

Desde que a informaçãocomeçou a ser registrada, seja nodesenho ou na escrita, houve também

o nascimento de novos suportes pararegistro da memória. A partir dessemomento, mais facilmente poderiamsurgir às lembranças epermaneceriam fixadas na memóriapor muito mais tempo. Graças a essessuportes, grandes acontecimentospolíticos, sociais e culturais das maisdiversas civilizações puderam serpreservados.

Porém, muitos desses registrosse perderam ao longo do tempo, ouestão em fase terminal dedeterioração devido àdespreocupação e/ou a inexistênciade métodos científicos adequados depreservação, aplicados aosdocumentos, de acordo com o materialque é constituído. Assim tambémacontece nos dias de hoje com osdocumentos digitais em suportes

eletrônicos.Essas são algumas das causas dedeterioração e até mesmo da perda dainformação contida no documento.Sendo assim, a preservação dedocumentos tem por objetivoassegurar a integridade, autenticidadee acessibilidade em longo prazo dossuportes documentais e dainformação contida neles.

A expressão “PreservaçãoDigital”, que vem sendo utilizadadesde os anos 90 deste século(THOMAZ, 2004), enfoca tantodocumentos nato-digitais, aquelesgerados diretamente em meio digital,quanto àqueles convertidos para oformato digital. Desta forma, asatividades de preservação digital têmcomo base a elaborar o planejamento,a fim de alocar recursos e aplicar os

métodos de preservação e as

tecnologias necessárias para garantiro acesso em longo prazo à informaçãodigital (HEDSTROM, 1998).

Os problemas que envolvem apreservação digital crescem

rapidamente nos dias de hoje. Afragilidade intrínseca doarmazenamento digital, maisespecificamente a degradação físicado suporte é umas das principaisameaças ao documento digital.Contudo, não basta preservar apenaso suporte/mídia onde estãoarmazenados os documentos digitais,pois tal atitude não garante aacessibilidade deste em longo prazo.Outros fatores dificultam apreservação desses documentos,como por exemplo, o formato dearquivo utilizado. Assim, percebemosque a rápida obsolescência datecnologia digital, quanto aohardware, software e formatos dearquivos, coloca em risco aacessibilidade e a integridade dodocumento. Dessa forma, pode-se

questionar: quem irá garantir que osoftware decodificador destedocumento permanecerá estável aolongo do tempo possibilitando aleitura do documento? Ou se nãohouver mais suporte a esse software ou formato de documentoarmazenado? E se o sistemaoperacional utilizado não estiver maisdisponível no mercado?

Tanto a urgência, quanto asdimensões do problema não envolvemsomente a comunidade arquivística.Deve-se ressaltar que os produtoresde informação e os fabricantes desoftware precisam levar emconsideração métodos de garantir apreservação em longo prazo(THOMAZ, 2005). Há a necessidade detratar o problema em sua raiz, fazendoassim, que a preservação seja

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vislumbrada desde a produção dosconteúdos digitais.

Essas discussões têm sidoimpulsionadas pelos gestores dainformação que, habituados a

trabalharem com esse tipo dedocumentação, viram-se obrigados aencontrar uma solução, no mínimopara suprir as necessidades domomento. Para isso, a utilização demetadados e padrões abertos têm-semostrado eficiente, proporcionandoflexibilidades na gestão documental efacilitando a adoção de estratégiaspara a preservação digital.Igualmente, se torna um recursoacessível para as instituições, tendoem vista a complexidade e custos dapreservação digital. Todavia, énecessário que os sistemasincorporem os conceitos arquivísticose suas implicações na construção eutilização desses, visando asseguraras características fundamentais deconfiabilidade e autenticidade dosdocumentos.

Diante dessa problemática,muitas instituições preocupadas emsalvaguardar seus acervosdocumentais e órgãos do governofederal responsáveis pela criação edivulgação de políticas de gestão epreservação de documentos, vêmdesenvolvendo e auxiliando inúmeraspesquisas, onde procuram abrangertambém o universo dos documentosdigitais.

Entretanto, há de se considerar afalta de preparo das organizações, quede maneira geral, não estãohabituadas a preservar documentosdigitais ou analógicos. Tendo em vistaa exceção de bibliotecas, arquivos ecentros de documentação, ainda édifícil imaginar quais as organizaçõesque estão preparadas para preservardocumentos digitais em longo prazo. A

princípio, não é um exagero realçar

que as próprias organizaçõesresponsáveis pela preservação damemória estão com dificuldades deadaptação à realidade digital. Éimprescindível reformular conceitos e

desenvolver novas teorias quecontemplem os documentos denatureza digital (SANTOS; FLORES,2015a).

Antes de se fazer qualqueraprofundamento teórico, anecessidade da sociedadecontemporânea reconhecer asdimensões do problema dapreservação digital. Neste sentido, oConselho Nacional de Arquivo(CONARQ) aprovou e divulgou em2004, a “Carta para a Preservação doPatrimônio Arquivístico Digital -Preservar para garantir o acesso”, que tem por objetivo alertar os produtoresde informação e pesquisadores daárea para a urgente necessidade desalvaguardar o patrimônioarquivístico digital. Desta forma,objetiva-se garantir o acesso contínuo

aos conteúdos dos registroseletrônicos, considerado umacondição fundamental parademocratizar a informaçãoarquivística no Brasil, bem comopreservar sua memória (CONARQ,2004).

2.1 POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃODIGITAL

Para enfrentar os problemas emrelação à acessibilidade e àmanutenção da integridade dodocumento digital em longo prazo, sefaz necessário estabelecer políticas deuso e manutenção de hardware esoftware, além de adotar estratégiasde preservação digital.

Entende-se por política depreservação digital, o conjunto de

normas, procedimentos e estratégias

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que devem ser seguidas para alcançaruma estrutura técnica capaz demanter os documentos digitaisíntegros, autênticos e acessíveis emlongo prazo, garantindo a sua

confiabilidade. Ao mesmo tempo, deveestabelecer como estes métodos serãoimplementados.

A política de preservação digitaldeve envolver todos os setores dainstituição que sejam afetados peloprocesso de preservação, istocompreende as unidades de gestãodocumental, as administrativas e detecnologia da informação. Dentre asdefinições a serem consideradas,destacam-se algumas questõespertinentes como a necessidade deavaliar e selecionar os materiaisutilizados; identificar os padrões demetadados apropriados; definir asestratégias de preservação para cadaclasse de objeto digital; criar planos desucessão caso as atividades depreservação sejam interrompidas; eutilizar modelos sustentáveis para

financiamento do projeto depreservação (FERREIRA, 2006).Acredita-se que através destes pontosseja possível articular o planejamentoda preservação digital de formasegura e eficaz.

Após a definição da política depreservação digital, é possívelelaborar o plano de preservaçãoespecificando as estratégias comeficácia comprovada e deconhecimento do acervo. Durante aelaboração do plano devem-seconsiderar as propriedadessignificativas dos documentos queprecisam ser preservadas. Destaforma, atenta-se para a conformidade

1 Documento arquivístico o qual assegura amesma apresentação quando recuperado(INTERPARES, 2007).2 Documento arquivístico que torna imutáveis

as informações e os dados nele contidos,

com os conceitos de forma fixa1 econteúdo estável2, consideradosfundamentais para a preservação dedocumentos digitais fidedignos(SANTOS; FLORES, 2015d).

2.2 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃODIGITAL

As estratégias para apreservação digital representam asações concretas a serem executadasno âmbito das organizações comvistas à preservação de documentosem longo prazo. Podem-se dividir asestratégias de preservação digital emduas categorias: estratégiasestruturais e estratégias operacionais(THOMAZ, 2004).

As estratégias estruturais dizemrespeito às políticas da instituição,estabelecendo um ambiente para acriação de documentos arquivísticosdigitais. As ações que essa categoriaabrange são: aderência a padrões;elaboração de manuais; adoção de

metadados; investimento eminfraestrutura; e formação de rede derelações. Já as estratégiasoperacionais se referem às atividadesconcretas para a preservação dodocumento digital. As ações que essacategoria abrange são: seleção domeio adequado de armazenamento;aplicação da migração; aplicação daemulação; impressão em papel oumicrofilme; conservação datecnologia; aplicação da arqueologiadigital (MÁRDERO ARELLANO, 2004;THOMAZ, 2004).

O foco de preservação dasestratégias se concentra nos níveisfísico, lógico ou conceitual do objeto

exigindo assim, que eventuais alteraçõessejam feitas por meio do acréscimo deatualizações ou através da produção de umanova versão (INTERPARES, 2007).

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digital (THIBODEAU, 2002). Mesmoassim, nenhuma estratégia se mostroueficaz a ponto ser aplicada a todos ostipos de documentos digitais (CONAR,2004; FERREIRA, 2006). Isto vem

reforçando a necessidade deempreender e explorar as estratégiasexistentes para estabelecer umconhecimento sólido de suasaplicabilidades (SANTOS; FLORES,2015b).

Haverá casos em que osdocumentos não estão nos formatosdesejados o mais comum é seproceder a conversão de formatos,caracterizada como uma espécie demigração. Desta forma é possíveladotar padrões para a preservação emlongo prazo.

2.2.1 Estratégias de migração

As estratégias migraçãoconsistem em transferir de formaperiódica os objetos digitais de umadada configuração de

hardware/software para outra, ou deuma geração de tecnologia para umasubsequente (TASK FORCE ONARCHIVING OF DIGITALINFORMATION, 1996 apudFERREIRA, 2006).

As estratégias de migração, emboranão possam ser aplicadas paratodos os objetos digitais3,configuram-se como a melhor

alternativa para a preservaçãodigital. Isso porque possibilitamque os objetos digitais oriundos deplataformas antigas possam sermigrados e interpretados emplataformas atuais. Mesmo queapresente perdas, amigração/conversão possuivantagens relevantes, como é o caso

3 Definição genérica que corresponde a todos os

tipos de materiais representados em meio digital.

da possibilidade de transposição deum objeto criado em um contextodo passado para a atualidade. Alémdisso, um sistema que implementepadrões de metadados, paradocumentar a sua custódia, e aindapossibilite retroceder ao objetodigital original, aumentarásignificativamente os níveis deconfiança nesta estratégia, sendopossível a sua implementação emlongo prazo (SANTOS; FLORES,2015c, p. 248).

Por muitas vezes os termosmigração e conversão são empregadoscomo sinônimos, porém há umapequena diferença a fim de adotadaneste trabalho. Estes sãoprocedimentos muito semelhantes emtermos de preservação digital, ambasconsistem em atualizar os objetosdigitais para tecnologias atuais a fimde que possa interpretarcorretamente o documento.

A migração consiste naatualização sistemática dos objetos

digitais que integram o documentodigital. Consiste na atualização dasversões dos documentos produzidospor um determinado software,podendo variar o formato do objetológico, desde que este continuevinculado ao mesmo software o qual ooriginou o documento pioneiro. Amigração poderá se manifestar deduas formas: mudando a versão ou oformato. No caso da mudança de

versão pode-se citar a migração doformato (.doc) na versão do Word 1997 para o (.doc) na versão do Word 2003, a versão do software mudará,mas o formato continuará sendo omesmo. Já no caso migração do (.doc)para (.docx) formato e a versão dosoftware mudarão, mas o software

Desta forma abrangem os documentos e os seus

componentes digitais.

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interpretador continuará sendo omesmo.

A conversão por sua vez, éentendida como o procedimento deatualização de formato, onde ocorrerá

obrigatoriamente a mudança doformato do objeto digital e do software utilizado para interpretação. Umexemplo será a conversão do formato(.docx) originado e interpretado nosoftware Word para o formato (.odt)para ser interpretado no software Writer , assim o formato e o software interpretador mudarão sua basetecnológica.

2.2.2 O papel dos metadados napreservação de longo prazo

A implementação de estratégiasé uma condição para preservar dedocumentos digitais em longo prazo.Porém não podem ser executadas demaneira arbitrária, é preciso conheceras especificidades dos documentos edos respectivos métodos a serem

empregados. Neste sentido, salienta-se o uso de padrões de metadados, osquais vão auxiliar na manutenção docontexto de preservação dosdocumentos.

Ao implementar estratégias depreservação digital, de naturezaoperacional, como a migração, torna-se prudente combiná-la com umaestratégia estrutural: a adoção demetadados. Durante a atualização deversões ou conversão dos formatosserá necessário preservarinformações referentes a todos oscomponentes digitais que integram odocumento.

Os metadados exercem um papelimportante em qualquer estratégia demigração para obtenção de bonsresultados. A migração dependerá dosmetadados criados para registrar a

história das ações realizadas sobre os

componentes do documento digital.Além disso, há necessidade depreservar a informação do contextopara que no futuro, para que assim, osusuários compreendam o ambiente

tecnológico em que o documentodigital e seus respectivoscomponentes foram criados(MÁREDRO ARELLANO, 2008).

Pode-se afirmar que a adoçao depadroes de metadados e fundamentalnas atividades de preservaçao digital,isto porque possibilitam a verificaçaoda integridade e a garantia deautenticidade, uma vez quedocumentam toda e qualqueralteraçao realizada sobre osdocumentos e seus respectivoscomponentes digitais.

Metadados, portanto, se constituemem componentes do documentoeletrônico arquivístico e eminstrumentos para sua análisediplomática. É através do domíniodesse tipo de análise que serápossível estabelecer métodos que

garantam a fidedignidade e aautenticidade do documentoeletrônico arquivístico. [...], alémdisso, tanto a decomposiçãoanalítica dos documentosarquivísticos, como os mecanismosde garantia de sua integridadepressupõem uma estrutura deprocedimentos que gera outrosmetadados e que se constitui nochamado sistema de gerenciamento

arquivístico de documentos(RONDINELLI, 2005, p. 2).

Desta forma, entende-se que ossistemas de gestão e preservaçãodevem contemplar e preservar osmetadados dos componentes queintegram os documentos arquivísticosdigitais. A migração de versão ou aconversão para novos formatosimplica na preservação dos

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metadados, desta forma, objetiva-se acomprovação da autenticidade.

3 FORMATOS DE ARQUIVORECOMENDADOS PARA

PRESERVAÇÃO

As atividades de preservaçaodigital pressupoem a implementaçaode estrategias, dentre elas asestrategias operacionais. Comoconsequencias destas açoes, deve-seidentificar e avaliar, as propriasestrategias escolhidas, o software, osuporte e os respectivos formatos dearquivo para preservaçao.

Neste contexto, o Conarq (2004)manifesta explicitamente ocompromisso de definir e/ourecomendar o uso de padroes eprotocolos abertos e sua amplaaceitaçao para criaçao, uso,transmissao e armazenamento dedocumentos digitais (CONARQ, 2004).Os padroes abertos, sejam elesformatos de arquivos ou softwares, sao

aqueles que possuem que suasespecificaçoes publicadas edisponibilizadas gratuitamente.Podendo significar que saoamplamente utilizados e/ou livres depatentes. (INTERPARES, 2007). Logo,chama-se a atençao para que tanto osoftware originador quanto o formatode arquivo originado possuam codigoaberto.

Dentre a variedade de formatosde arquivo disponíveis, devem-seescolher formatos que tenham umaexpectativa de acesso em longo prazo,exemplo disto sao os formatosutilizados em larga escala.Recomenda-se tambem os formatosde arquivo de codigo aberto, isto sedeve a possibilidade de reconstruçaodo formato em caso de obsolescencia.

Utilizar softwares específicos

como padroes fechados torna-se um

problema para a preservaçao digital.Tal fato se justifica, pois o padraofechado transforma o documento emuma ‘caixa preta’, nao havendonenhuma possibilidade de acesso as

suas especificaçoes por parte acervo.Neste sentido, devem-se eliminar asdependencias específicas, em especialos softwares proprietarios de codigofechado. Optar por softwares depadroes abertos reduzira o risco daperda de documentos digitais nosmomentos críticos de migraçaotecnologica (INNARELLI, 2007). Logo,emuladores, conversores, padroes demetadados, softwares de produçao,gestao, repositorios digitais e demaissoftwares utilizados no acervo, devemser prioritariamente de codigo aberto.

Estudos e iniciativas estaosurgindo no mundo todo, com estes,conclui-se que devem ser usadospadroes e converter os documentospara formatos livres, para que sejamacessados apos a obsolescencia dehardware e software em que foram

criados. O uso de padroes abertospermite seu estudo e sua conversaopara novos padroes (MA RDEROARELLANO, 2004). Este e um pontoque aumenta as chances de sucesso damigraçao para novas tecnologias.

Dentre os estudos empreservação digital, com relação aosformatos de arquivo, destaca-se oArquivo da Web Portuguesa (AWP),uma iniciativa da Fundação para aComputação Científica Nacional(FCCN), de acesso gratuito comobjetivo de preservar o acesso emlongo prazo da informação na Web deinteresse à comunidade portuguesa.Este apresenta uma lista de formatosde arquivo, classificados de acordocom um grau de recomendação (alta,média e baixa), para documentos naforma de texto, imagem, áudio, vídeo e

outros formatos (AWP, 2007).

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a necessidade de garantir ainteroperabilidade entre estastecnologias. Além disso, deve-seentender que os documentos de fasecorrente e intermediária possuirão

um determinado período depermanência no SIGAD até seremrecolhidos ao repositório. Esteperíodo poderá ser o suficiente paraque ocorra algum problema deobsolescência tecnológica, destaforma, chama-se a atenção para aimplementação de repositóriosdigitais em fasecorrente/intermediária.

Ressalta-se que os documentosdigitais não podem ser armazenadosem formatos obsoletos, para seremtransferidos para os repositóriosdigitais somente após longosperíodos. Tal fato se justifica, pois há orisco da tecnologia ser incompatível eassim não conseguir recuperar asinformações. Esta é uma preocupaçãoque envolve tanto os produtores deconteúdos digitais, quanto os

responsáveis pela sua preservação delongo prazo (MÁRDERO ARELLANO,2008).

A obsolescencia tecnologica eum reflexo da constante evoluçao, aqual influencia diretamente osdocumentos digitais. Logo, comintervalos de evoluçao tecnologica,cada vez menores, torna-sefundamental a açao imediata a cadaalteraçao dos componentes do sistemade arquivamento digital (THOMAZ;SOARES, 2004). Desta forma, pode-sedizer que a implementaçao derepositorios digitais na fasecorrente/intermediaria e altamenterecomendavel, adicionandoconfiabilidade aos documentosdigitais.

Alem disso, grande parte do“sucesso” das atividades de

preservaçao digital dependera dos

formatos de arquivo utilizados naproduçao. Nesta fase, deve-se atentarpara o uso de padroes abertos,normalizados, sem compressao, ou decompressao sem perdas e que sejam

amplamente utilizados.Para assegurar a gestao de

documentos digitais e o seu acesso emlongo prazo, padroes de formatosdevem ser planejados eimplementados. Estes padroes, alemde garantirem a gestao e o acesso aosdocumentos de guarda permanente,garantirao a autenticidade dosdocumentos digitais no seu ambienteou nos processos de migraçao(INNARELLI, 2007; 2012). A partir domomento em que os documentos saoproduzidos de acordo com osformatos recomendados para apreservaçao, diminuem-se os riscos deobsolescencia, perda ou corrupçao dedados.

Partindo das recomendaçoesanalisadas, identificou-se que oformato (.odt) e um dos ideais para a

preservaçao de documentos textuais(AWP, 2007). Sendo assim, e aproduçao de documentos textuais forpadronizada para este formato,teoricamente, diminuem asnecessidades de migraçao e de outrasestrategias que sejam necessarias. Apartir do momento em que se faz asubmissao de um documento que jaesta em conformidade com o plano depreservaçao do repositorio, procede-se o seu armazenamento, semnecessidade de converte -lo para outroformato, diferentemente do queaconteceria com um documento emformato (.doc). A mesma linha depensamento se propoe para osdocumentos de outras naturezas comoaudio, vídeo, imagem, entre outros.

Alem de produzir documentosem formatos adequados para a

preservaçao, e fundamental

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implementar padroes de metadadosque documentem toda e qualquerestrategia envolvida no processo depreservaçao digital (SARAMAGO,2004). Entretanto, deve-se

compreender que os padroes podemmudar, e desta forma, sera precisoconverter os formatos. Logo, a criaçaode padroes de metadados depreservaçao, e a sua adaptaçao, seconfigura como um componente-chave para a implementaçao degrande parte das estrategias depreservaçao digital (THOMAZ;SOARES, 2004). Tudo esta emconstante mudança: os softwares, osformatos de arquivos e os padroes demetadados.

Por fim, a produção dedocumentos digitais deve serprojetada em conformidade com ospadrões de preservação. Desta forma,minimizam-se as atividades técnicas eos esforços financeiros para apreservação destes documentos.Entretanto, é preciso compreender

que estes formatos podem mudar como tempo, então o monitoramento dastendências se torna fundamental, a fimde evitar a produção em formatospotencialmente obsoletos. Por isso, éaltamente recomendável o uso deformatos abertos, amplamenteutilizados ou padrões ISO, estesformatos proporcionarão maiorchance de recuperação em caso deobsolescência tecnológica.

5 CONCLUSÃO

Tendo em vista as necessidadesde preservar o patrimônioarquivístico em meio digital, fazemnecessários procedimentos de ordemestrutural e operacional. Dentre estes,destaca-se a importância da definiçãode uma política de preservação que

satisfaça os requisitos arquivísticos e

diplomáticos. Estratégias como amigração, baseadas na conversão deformatos e atualização de versão, têmpor necessidade a adoção demetadados para garantir a sua

autenticidade. Da mesma forma,precisam ser executadas por umconversor eficaz e um profissionalqualificado. Além disso, a definiçãodos formatos de arquivo a seremutilizados no acervo é uma questãofundamental na preservação em longoprazo.

A adoção de software livre eformatos de arquivo abertos sãofundamentais ao se implementarestratégias de preservação digital. Aguarda de documentos digitais estáimplicitamente ligada à utilização depadrões, entre eles, os formatos dearquivo recomentados parapreservação e os softwares que geramestes formatos. Logo, a adoção depadrões abertos garante o acesso aocódigo fonte de ambos, o que tornapossível a sua reconstrução caso seja

necessário. Padrões recomendadospor normas, ou amplamente utilizadospossibilitam acesso ao conteúdodocumento, além da perspectiva delongevidade.

Na medida em que se produzemdocumentos arquivísticos, ainstituição deverá pensar na suapreservação em longo prazo e adotarformatos padronizados desde aprodução. Desta forma, ao se produzirdocumentos seguindo os padrões depreservação, simplifica-sesubstancialmente as atividades depreservação dos documentos digitas.Logo, a produção deverá ser voltadapara a preservação, podendo adotaros mesmos formatos recomendadospara a preservação. No contexto dosrepositórios, os preservadores devemsolicitar formatos padronizados

juntamente aos produtores,

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potencializando as ações depreservação.

Em linhas gerais, ascomunidades de preservação digital,as instituições e pessoas envolvidas,

devem estar cientes de que apreservação digital necessita depolíticas que contemplem requisitosarquivísticos e diplomáticos definidosa priori. Pode-se afirmar que o uso datecnologia isoladamente nãoresolverá os problemas depreservação digital, por isto, devehaver o equilíbrio, uma sincroniaentre as políticas de preservaçãodigital e a implementação detecnologias. Na preservação dedocumentos arquivísticos digitais, atecnologia da informação é apenas ummeio para atingir os objetivos, a basese encontra nos referenciais daArquivologia e da Diplomática, ambosapresentam os requisitos necessáriospara preservar a fidedignidade dosdocumentos.

STANDARDIZATION OF FILEFORMATS: A WAY TO

PRESERVING THE DIGITAL

ARCHIVAL DOCUMENTS

Abstract: The preservation of digital

archival documents is a need that arises as

these documents are gaining relevance,

adding value social, historical and

informative. Therefore, one should think of

digital preservation strategies and policies

that guarantee access in the long term. In

this context, the preservation of archival

documents will depend on many strategies

based on conversion format, which is

choosing a new format for the transfer bit

sequence. The moment of choice of the new

format is seen as a key point, because this

can cause loss of information or rework

future conversion. Given the lack of criteria

for the choice of file formats for

preservation, this article is to define

relevant to evaluation and choice of these

formats. For this, we make a study of

applied research, with a qualitative

approach, based on the literature. Thus, we

highlight the results of the use of open

source formats, widely used and

uncompressed. Finally, I must draw

attention to the quality converter used in

the process, and preserve the metadata of

the original document and include the

metadata for the record of the sequence of

conversions performed.

Keywords: Digital archival document;

Digital preservation; Access in long-term;

File formats.

Sobre os autores

Henrique Machado dos Santos

[email protected] em Arquivologia pelaUniversidade Federal de Santa Maria

Dhion Carlos [email protected] em Arquivologia pela UFSMMestre em Patrimônio Cultural pelaUniversidade Federal de Santa MariaProfessor Assistente do Curso deArquivologia da Universidade Federal doRio Grande

Daniel Flores

[email protected] Associado do Departamento de

Documentação da Universidade Federalde Santa Maria. Docente do MestradoProfissional em PatrimônioCultural/PPGPPC-UFSM, DocenteColaborador do Mestrado Profissionalem Gestão de Documentos e Arquivos -PPGARQ – UNIRIODoutor em Ciência da Informação

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