ESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

CENTRO DE ESTUDIOS PROFESIONALES DEL GRIJALVA CEPROGCAMPUS PALENQUEESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO2.2. CICLO DE COMPRASEQUIPO 2

MATERIAESTABLECIMIENTO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

MODALIDADSEMI ESCOLARIZADO

TEMAEL RINOCERONTE

ALUMNAGLADIS SANCHEZ CRUZ

CATEDRATICOLAE. JUAN GUILLERMO MENDEZ VAZQUEZ

PALENQUE, CHIAPAS A 12 DE SEPTIEMBRE DEL 2010

INTRODUCCIN.

La presente investigacin se refiere al tema del ciclo de compras, que se puede definir como la adquisicin de bienes, mercancas y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores. Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga. El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de, Inventarios, Activos fijos, Servicios Externos, Suministros o abastecimientos.

En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. Los objetivos principales de este ciclo de compras son es la eficiencia operativa, autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin. Informacin financiera confiable y oportuna, segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente, Custodia de los activos.

Cabe mencionar los objetivos del ciclo de compras los cuales han sido clasificados en cuatro clases la de autorizacin, de procesamiento y clasificacin de transacciones, de verificacin y evaluacin, de salvaguarda fsica.Al identificar los objetivos y plantear las tcnicas de control que se deben efectuar para el cumplimiento de los objetivos en el ciclo de compras, puede existir un riesgo de no cumplimiento, al no ejecutar correctamente estas tcnicas ocasionando errores potenciales.

2.2. CICLO DE COMPRAS

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nmina son distintas de las funciones de compra; se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos guas, para facilitar la revisin del control interno del ciclo de egresos.El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: La adquisicin de bienes, mercancas y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores. Clasificar, resumir e informar lo que se adquiere y lo que se paga.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de: Inventarios. Activos fijos. Servicios Externos. Suministros o abastecimientos.En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dichos recursos.Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen ms adelante, son aquellas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan solo como una gua general que oriente al auditor cundo lleve la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes etc., se debern efectuar para cada caso en particular.

2.2.1. LAS FUNCIONES DEL CICLO DE COMPRA.

Las funciones del ciclo de compras podran ser: Seleccin de proveedores. Preparacin de solicitudes de compras. Funcin especfica de compras. Recepcin de mercancas y suministros. Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. Desembolsos de efectivo.

Dentro del ciclo de compras podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: Compras. Desembolsos de efectivo. Pagos anticipados. Acumulaciones de pasivos. Ajustes de compras.

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podran ser: Requisiciones de compras. Ordenes de compra y contratos. Documentos de recepcin de mercancas. Facturas de proveedores. Notas de cargo y de crdito. Solicitudes de cheques. Recibos de servicios. Pliza de cheque

Bases usuales de datosLas bases usuales de datos, estn representadas por archivos, catlogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se le da, se pueden clasificar como sigue: Bases de referencias. Representadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transacciones. Bases dinmicas. Representadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal s esta modificado constantemente.

Las bases usuales de datos para compras podran ser las siguientes: Archivos de proveedores conteniendo, nombre, direccin, productos que ofrece, premios etc. Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados. Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

Enlace con otros ciclosPodramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera. Recepcin de bienes, mercancas y servicios que se enlazan con el ciclo de produccin. Resumen de actividad (plizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

ObjetivosPara efecto de este ciclo se han identificado 18 objetivos especficos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: De autorizacin. De procesamiento y clasificacin de transacciones. De verificacin y evaluacin. De salvaguarda fsica.

Objetivos de autorizacinLos objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin, estos objetivos para este ciclo son: Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. El precio y condiciones de los bienes, mercancas y servicios que han de proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.

Objetivos de procesamiento y clasificacin de transaccionesEstos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de compras son: Solo deben aprobarse aquellas rdenes de compra a proveedores por bienes, mercancas o servicios que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. Solo deben aceptarse mercancas y servicios que se hayan solicitado. Los bienes, mercancas y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancas y servicios recibidos, as como la distribucin contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. Todos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a la cuenta apropiada de cada proveedor y acreedor. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente.

Objetivos de verificacin y evaluacinEstos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son: Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

Objetivos de salvaguarda fsicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: El acceso a los registros de compras, recepcin y pagos, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.

2.2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS.

Objetivos del Control Interno Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin. Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente. Custodia de los Activos.

La funcin de Compras tiene como objetivos: Reducir el nivel de inventario Combinar lotes pequeos en compra de lotes grandes Implantar control de calidad en las compras Establecer polticas de adquisicin y licitacin Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son: 1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior 2. Total de compras/Nmero de compras 3. Porcentaje de compras rechazadas 4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima 5. Inventario/Ventas 6. Costo promedio de Orden de compra 7. Tiempo promedio de entrega de pedidos 8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior

Objetivo 1.Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente: La capacidad corriente y potencial y disposicin para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio. Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crdito. Las restricciones legales Las polticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc. Tcnicas de Control1. Slo se aprobarn los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen2. Claras exposiciones de criterios3. . Manual de Polticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej: Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores. Procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. 4. Estos procedimientos deben incluir: a. Una descripcin de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e informacin

Objetivo 2.Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercanca y servicios deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerenciaPara ello se debe: Especificar tipo de mercancas y servicios que han de comprarse, incluso los estndares de calidad. Aplicar mtodos para establecer las cantidades que se comprarn.

Puntos para ordenar de nuevoCantidades para la orden ms econmicaPlan aprobado de materiales que se necesitan Presupuesto de gastos capitalizables Establecer precios que han de pagarse El postor ms bajoPrecio contractualLista de precios de proveedores Determinar condiciones aceptables FletesDescuentosTiempo mnimo para preparacin de entregasTcnicas de Control1. Slo se ordenarn los materiales que aparezcan en la relacin de materiales. Otras rdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras. 2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos. 3. Se ordenarn materiales slo si estn especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan. 4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio. 5. La calidad de la mercanca ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniera expresadas. 6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. 7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden ms econmica, plan de materiales que se necesitan. 8. Procedimientos establecidos para aadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos. 9. Conciliacin de los controles de totales de comprobacin sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro. 10. Comparaciones peridicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios. 11. Revisin peridica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado. 12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniera y de calidades. 13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalizacin. 14. Comparacin peridica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancas y servicios semejantes. 15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisin de todas las rdenes a los proveedores por mercancas o servicios.

Objetivo 3.Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.Para ello se debe: Controlar el efectivo recibido de proveedores Controlar las Devoluciones de mercanca a proveedores Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc) Mantener acuerdos de renegociacin de precios Efectuar liquidaciones de partidas en disputa. Mantener pagos parciales Mantener pagos especiales Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuidas Reclasificacin de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activoReclasificacin de un pagoTcnicas de control 1. Exposicin clara de criterios y polticas incluso polticas respecto a devolucin de mercancas, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc. Ej: Se tomarn descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un nmero determinado de das. 2. Se notificar a los proveedores dentro de un nmero determinado de das, toda devolucin que se les haga y se cargar a la cuenta del proveedor la correspondiente nota de crdito. 3. No se compensarn cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva autorizacin 4. Se emitirn rdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar ms de un nmero determinado de meses y las cuentas de efectivo sern ajustadas por tales cheques. 5. Formas prenumeradas estndar y controladas para ajustes con las respectivas aprobaciones. 6. Informes regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. 7. Aprobacin por escrito de todos los ajustes de distribucin de cuentas por un ejecutivo o supervisor determinado.

Objetivo 4.Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de adquisicin y pago de acuerdo con los criterios de la GerenciaTcnicas de Control:1. Manuales de polticasManuales de procedimientosRutinas de entrenamiento Requisitos de supervisin

Documentacin de sistemas y programas2. Claras exposiciones de los procedimientos 3. Verificacin de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y procedimientos 4. Cambios de sistemas, procedimientos y programas 5. Verificacin peridica de las aprobaciones de supervisin que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc. 6. Pruebas peridicas de razonabilidad Procedimientos que requieran que todos los cambios a los programas de computadora sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el Jefe del departamento de usuarios

Objetivos 5.Slo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancas o servicios que se ajusten a los criterios de la gerenciaTcnicas de Control:1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancas y servicios. 2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, rdenes de compra, etc.) y la rendicin de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificacin numrica o punteo. 3. Archivo de firmas autorizadas.4. Auditorias internas peridicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios segn rdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc.5. Sistema de control de inventarios que produce rdenes de compra (v.g., con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las rdenes de compra pueden crearse automticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).

Objetivo 6.Slo deben aceptarse mercancas y servicios que se hayan solicitadoTcnicas de Control:1. Lugares centrales de recepcin estrictamente supervisados y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento. 2. Formas de rdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepcin y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega slo en ese lugar. 3. Conteo de envases (y comparacin con el conocimiento de embarque) y observacin de las apariencias de los envases en la plataforma de recepcin. 4. Comparacin detallada de las mercancas recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso eficaz de esta tcnica requiere que los embarques para los que no existan orden en el archivo del lugar de recepcin sean devueltos al proveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.) 5. Revisin peridica de las rdenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones. 6. Cancelacin automtica de las rdenes de compra pendientes despus de las fechas de entrega especificadas. Supervisin estricta del personal de recepcin.

Objetivo 7.Las mercancas y servicios aceptados deben informarse con exactitud y prontamente.Tcnicas de Control:1. Documentos de recepcin prenumerados y controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una funcin de verificacin de rdenes o de cuentas a pagar. 2. Mantenimiento de un registro cronolgico de recepcin en que se anote por su orden cada documento de recepcin. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepcin prenumerados. Un sistema de anotacin de una vez puede utilizarse para producir simultneamente el registro y el documento de recepcin. 3. Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepcin (diarios y de fin de periodo). Totales de control e identificacin de fechas, encabezamientos, etc. en los informes

Objetivo 8. Las cantidades adeudadas a proveedores por mercancas y servicios aceptados y la distribucin contable de esas cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse como pasivos prontamente.Tcnicas de Control:1. Verificacin de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra e informe de recepcin y verificacin de la documentacin. 2. Verificacin y documentacin de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede hacerse por pruebas.) 3. Procedimientos estndares para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc. 4. Anlisis de diferencias entre los inventarios fsicos y los registros permanentes. 5. Distribucin de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos para su revisin y anlisis. 6. Revisin de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas. 7. Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepcin y a las rdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara. Balanceo por lotes y tcnicas de registro cronolgico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar

2.2.3 IDENTIFICACIN DE LOS OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CON RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO.

Al identificar los objetivos y plantear las tcnicas de control que se deben efectuar para el cumplimiento de los objetivos en el ciclo de compras, puede existir un riesgo de no cumplimiento, al no ejecutar correctamente estas tcnicas ocasionando errores potenciales como:

Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados.

2.2.4. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Pruebas de cumplimiento: son aquellas pruebas que disea el auditor con el objeto de conseguir evidencia que permita tener una seguridad razonable de que los controles internos establecidos por la empresa auditada estn siendo aplicados correctamente y son efectivas. El conjunto de mtodos o procedimientos asegurar son:

Proteccin de activos Registros Contables fidedignos Actividad eficaz Segn directrices de la direccin

Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseados para verificar si el sistema de control interno del cliente est siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describi al auditor y de acuerdo a la intencin de la gerencia. Si, despus de la comprobacin, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento estn relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:

La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumplindose consistentemente.

La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecucin puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.

La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.

El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al contador pblico una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables estn siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos. Sin embargo, el contador pblico puede decidir no confiar en los mismos si ha llegado a la conclusin de que:

a) Los procedimientos no son satisfactorios para este propsito.b) El trabajo necesario para comprobar el cumplimiento de los procedimientos descritos es mayor que el trabajo que se realizara en el caso de no confiar en dichos procedimientos. Esta ltima conclusin puede resultar de consideraciones relativas a la naturaleza o nmero de las transacciones o saldos involucrados, los mtodos de procedimiento de datos que se estn usando y los procedimientos de auditora que puedan ser aplicados al realizar las pruebas sustantivas.

La naturaleza de los procedimientos de control interno contable y la evidencia disponible sobre su cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento e influyen obre el momento de ejecucin y extensin de tales pruebas.

Las pruebas de cumplimiento estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas sustantivas y, en la prctica, los procedimientos de auditora suministran, al mismo tiempo, evidencia de cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, as como la evidencia requerida de las pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento, que tratan de obtener evidencia de que se estn cumpliendo y aplicando correctamente los procedimientos de control interno existentes. Una prueba de cumplimiento, es el examen de la evidencia disponible de que una o ms tcnicas de control interno estn en operacin o actuando durante el perodo auditado. Estas pruebas tratan de obtener evidencia de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor basa su confianza en el sistema, se aplican en la forma establecida.

PRUEBAS SUSTANTIVAS

Pruebas Sustantivas: son aquellas pruebas que disea el auditor como el objeto de conseguir evidencia que permita opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos producidos por el sistema contable de la empresa auditada. Las pruebas llevadas a cabo para comprobar que el sistema del control interno funciona correctamente se las denomina pruebas o procedimientos de cumplimiento. El control interno comprende el Plan de organizacin del conjunto de mtodos y procedimientos que aseguran que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumple segn las directrices marcadas por la direccin

Una prueba sustantiva es un procedimiento diseado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentacin de los estados financieros.

Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicacin de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La nica duda que el auditor debe resolver, es de s estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgacin en los estados financieros. Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.

En resumen ayudarn a comprobar si la informacin ha sido corrompida comparndola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.

Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que sern comentadas y discutidas con los responsables directos de las reas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por ltimo, el auditor deber emitir una serie de comentarios donde se describa la situacin, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerir la posible solucin. Esta ser la tcnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotacin.Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la informacin que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros. Estas pruebas sustantivas se orientan a obtener evidencia de la siguiente manera:

Evidencia fsica. Permite identificar la existencia fsica de activos (dinero, efectos por cobrar, existencias, inmovilizados, etc.), cuantificar las unidades en poder de la empresa y especificar la calidad de los activos. Evidencia documental. La verificacin de documentos (facturas, nminas, contratos, talones, etc.) ha ido decreciendo en importancia. Evidencia por medio de registros contables. Los registros contables constituyen una evidencia vlida e importante, resumen todo el proceso de contabilizacin de las operaciones realizadas por la compaa. Son elementos imprescindibles para la preparacin de los estados financieros. Evidencia por medio de comparaciones y ratios: Es un medio de localizar cambios significativos que debern ser explicados al auditor Evidencia por medio de clculos: realizacin de clculos y pruebas globales para verificar la precisin aritmtica de saldos, registros y documentos Evidencia verbal: por medio de preguntas a empleados y ejecutivos El control interno como evidencia: es un medio de obtener evidencia sustantiva y al mismo tiempo de determinar el alcance e intensidad con el que se deben aplicar los otros tipos de evidencia indicados

Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulacin de saldos de los clientes, etc.

Las pruebas sustantivas tratan de obtener esa evidencia referida a la informacin financiera auditada. Estn relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la informacin financiera auditada.

Si el auditor considera que el sistema de control interno no ofrece garantas, se ver obligado a enfocar todo su trabajo mediante la aplicacin de pruebas sustantivas

2.2.5. EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Una vez entendido el flujo de informacin contable se identifiquen los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estar en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos.

Se compone de los siguientes pasos detallados:

Comprender el flujo de informacin contable.Consiste en conocer desde la captura hasta la informacin, los saldos, del mayor.No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno. Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios, mtodos descriptivos y flujograma; siendo los mas tiles los dos ltimos.

Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregacin de funcionesComprendido el ciclo de informacin contable y haber identificado los medios que contienen la informacin contable as como tambin los procesos que lo generan. Debemos tambin identificar las personas dentro de dichos departamentos que la generan. Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean incompatibles.

Explicitar los objetivos del controlEl departamentos tiene funcin de comprar y esto termina en un a orden de compra. Los intercambios deban cumplir con: exista y se encuentre autorizado se registre el intercambio los activos obtenidos le pertenezcan al ente tenga obligacin por los pasivos sea correcta la cantidad registrada sea correcto el precio sea correcta la descripcin sea correcto la otra parte del intercambio (tercero) se registre en el periodo contable correcto.

La orden de compra deber cumplir con los objetivos de control Se encuentren autorizadas Sea correcta la cantidad registrada Sea correcto el precio registrado Sea correcta la descripcin Sea correcta la otra parte interesada del intercambio

Listar los posibles errores de autorizacin, integridad y exactitudSe identifican cada uno de los comprobantes y medios magnticos involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podran ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la deteccin de errores, entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los controles.Existen errores de: ExactitudO/C no autorizadaO/C autorizada por personas no autorizadasO/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta limites. IntegridadO/C no prenumeradaO/C perdida

ExactitudDesigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/CDesigual calidad con la calidad solicitada en la O/CNo corresponde con precios pactadaNo corresponde con condiciones de precio pactadasNo corresponde con fecha de entrega pactadaTales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados contablesEntonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atencin en los errores que pueden tener influencia sobre el objetivo de su trabajo.

Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorizacin integridad y exactitud.Listado los errores de autorizacin, integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el propsito de identificar aquellos controles existentes que permitirn prevenir o detectar posibles errores determinados.

De los controles identificados analizar la efectividad de dichos controles, identificar los efectivos y efectuar la evaluacin general.En esta etapa de evaluacin, consiste en identificar los controles existentes en la empresa, identificarlos entonces con un sentido especfico de control y con un error posible determinado.Determinar as si el control tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si este esta bien diseado. Pero los errores de autorizacin, exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos.Por lo tanto una vez analizado y estudiado, con el resultado de tener confianza en el control, se debe realizar la prueba de control con posterioridad. Tambin se debe analizar la segregacin de funciones, donde los controles no deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de control.

La evaluacin individual de cada control nos permitir efectuar una extrapolacin para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos analizando un control en una determinada etapa, lo cual dependemos que los errores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores.

De tal evaluacin decidimos si podemos tener confianza en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada por el flujo de informacin contable la cual se materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor general.

Si la evaluacin es positiva entonces pasamos al siguiente paso, si no lo fuera pasaremos a aplicar el enfoque de auditoria basado ntegramente en los procedimientos de revisin de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La razn de esto es porque si los controles de captura fallan. Es sistema interno no puede asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente estn reflejadas en los documentos o medios magnticos establecidos. Si de ser as ser imposible detectar lo que no ha sido registrado.

De los controles efectivos segn 10. Identificar los que sern probados y disear las pruebas de cumplimiento de los controles a probar.La prueba de los controles la realizamos mediante las pruebas de cumplimiento. Tal propsito es obtener una razonable seguridad de que los procedimientos de control interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la Gerencia y que funcionen eficazmente.

El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el control) NO (no se cumple el control) a los efecto de validar la confianza terica a los sistemas de control con el objeto de determinar naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos.

Analizar, de ser aplicable, los controles de custodia. Efectuar su evaluacin.Todo intercambio tendr como consecuencia la captura y procesamiento de la informacin.Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con aquellos intercambios en los cuales hay entrada y salida de bienes. Tales controles evitan que los bienes se daen, se venzan, sean robados y proporcionar as razonabilidad en la existencia y cantidad segn los registros. A los efectos que los estados contables reflejen la realidad.Cabe aclarar que con un recuento fsico, se logran ajustar las diferencias, pero estos no nos podrn informar sobre errores en la custodia de los bienes. Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada , salida, mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos de recuento y comparacin de existencia.

Efectuar Las Pruebas De Cumplimiento

CONCLUSIN

En conclusin podemos decir, que la importancia que est adquiriendo el control interno en los ltimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administracin asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se haban dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administracin tenga claro en qu consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantacin. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusin entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicacin y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.

BIBLIOGRAFA.

http://auditool.org/index.php?option=com_content&task=view&id=397&Itemid=31

http://www.degerencia.com/articulo/los_cinco_componentes_del_control_interno

http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Mo0qRZH8cT8J:www.monografias.com/trabajos13/papeltr/papeltr.shtml+ciclo+de+compras:+pruebas+de+cumplimiento+y+pruebas+sustantivas&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=mx

http://www.eumed.net/cursecon/libreria/rgl-genaud/1z.htm

http://cursocontaduria1.blogspot.com/2008/11/estudio-y-evaluacin-del-control-interno_01.html

http://www.monografias.com/trabajos60/manual-auditoria-financiera-i/manual-auditoria-financiera-i3.shtml

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