20 sinais que indicam que o seu evento está preso ao passado

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compartilhe essas dicas!AS PRIMEIRAS IMPRESSÕES IMPORTAM

Nós vivemos a temer o futuro,mas é o passado que nos atropela e mata.

Mario Quintana

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Quando um hábito extrapola sua razão de ser e se converte em um cacoete; um trejeito pautado na repetição descabida, quase irracional? O zeitgeist, ou seja, o clima cultural ou intelectual de certo período, pode tornar comportamentos que, até então, faziam sentido, em ações datadas e deslocadas no tempo. A mesma lógica se aplica ao mercado de eventos, e é fundamental que organizadores saibam reconhecer os sinais que indicam que algo já não cabe nos tempos correntes. Isso, contudo, pode ser mais difícil do que parece.

É fácil nos prendermos a velhos hábitos, por isso, buscar algum distanciamento, observando seu evento sob uma nova perspectiva pode ser

necessário. Para te ajudar nessa tarefa, separamos 20 sinais que podem indicar que o seu evento continua preso ao passado. Confira a lista, pergunte-se se o seu evento tem apresentado tais sinais e, em caso afirmativo, ponha em prática as dicas que associamos à cada um dos itens!

INTRODUÇÃO

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O Brasil apresenta algumas peculiaridades no que diz respeito a intrumentos de pagamento. O boleto bancário, possivelmente, é um dos melhores exemplos. Pouco prático, sobretudo do ponto de vista do cliente, ele continua mantendo considerável popularidade. Contudo, vem perdendo terreno nos últimos anos, especialmente ao considerarmos compras online, onde os pagamentos viabilizados por meio do uso de cartão de crédito configuram uma alternativa mais amigável.

Considerando esse cenário, é surpreendente notar a quantidade de eventos que continuam

restringindo suas formas de pagamento ao burocrático boleto bancário. PayPal e PagSeguro são exemplos de soluções para transações comerciais por meio de pagamentos online que podem ser facilmente adotadas por organizadores. Além disso, já existem plataformas para a emissão de tickets, como a Sympla, que tornam o processo ainda mais fácil, tanto para a organização quanto para os participantes.

O EVENTO AINDA NÃO ACEITA PAGAMENTOS VIA CARTÃO DE CRÉDITO

DEIXANDO O PASSADO PARA TRÁS

Realize o planejamento financeiro do seu evento tendo em conta a adoção de alguma

solução de pagamento online, como o PayPal, PagSeguro ou ainda, um serviço de

ticketing, como a plataforma Sympla

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A medida que smartphones se tornaram um objeto central na vida das pessoas, diversos organizadores desenvolveram uma espécie de fobia a esse tipo de dispositivo, acreditando que eles poderiam distrair os participantes do conteúdo dos seus eventos. Por conta disso, sequer consideram oferecer internet aos seus participantes. Outros organizadores não compartilham da mesma ojeriza, mas também não despendem o esforço devido na oferta de uma conexão de qualidade aos seus participantes.

Se, por um lado, lidar com os dispositivos móveis como inimigos em potencial do seu evento é contraprodutivo, por outro, não disponibilizar

aos seus participantes uma infraestrutura de internet adequada é motivo certo para irritação. A depender do escopo do seu evento, a oferta de uma conexão de qualidade capaz de cobrir todo o espaço físico pode ter um preço proibitivo. Se esse for o caso, uma alternativa interessante pode ser a criação de um lounge onde os participantes possam acessar a internet quando necessário.

A CONEXÃO DE INTERNET É INEXISTENTE OU DE QUALIDADE SOFRÍVEL

DEIXANDO O PASSADO PARA TRÁS

Converse com os responsáveis pelo fornecimento de internet no seu evento,

verificando quais as melhores alternativas em termos de custo e desempenho

Caso o custo de se oferecer uma conexão de internet em todo o espaço do evento

seja proibitivo, considere criar um lounge onde os participantes possam satisfazer suas

necessidades mais básicas

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Bons organizadores devem estar comprometidos com a melhoria constante dos seus eventos. Para tanto, conhecer a perspectiva dos participantes perante o que consideraram positivo ou negativo é fundamental. Métodos empíricos de avaliação são sempre válidos, enquanto a boa e velha pesquisa de satisfação continua tendo o seu espaço cativo. Entretanto, o que diversos organizadores ainda não perceberam é que a forma como os dados dessas pesquisas são coletados exerce grande influência nos resultados obtidos. Formulários de papel tendem a reduzir drasticamente o número de respondentes.

Ao mesmo tempo, a qualidade das respostas pode ser igualmente deteriorada. A despeito disso, os eventos que utilizam o suporte de papel continuam numerosos. O envio de um e-mail aos participantes após o evento contendo um link para que possam responder à pesquisa a partir de um formulário online pode ser uma boa pedida. SurveyMonkey e Typeform são exemplos de ferramentas capazes de suprir adequadamente a demanda. Caso o evento disponha de um aplicativo oficial, a pesquisa também poderá ser veiculada a partir dele, contando com uma taxa de respostas potencialmente maior.

A PESQUISA DE SATISIFAÇÃO DO EVENTO É REALIZADA EM FORMULÁRIOS DE PAPEL

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Abandone de vez os velhos formulários de papel e adote alguma ferramenta que

permita a aplicação de questionários online, como o SurveyMonkey ou o Typeform

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A etapa de credenciamento costuma ser uma eterna dor de cabeça em eventos. A logística por detrás desse processo não costuma ser das mais simples e, no final das contas, quem sofre é o participantes, que pode acabar tendo de lidar com filas homéricas e procedimentos pouco claros. As primeiras impressões são de grande importância nos eventos, e esse pode ser o início de uma experiência problemática. Se, por um lado, é provável que você ainda não seja capaz de eliminar completamente as filas do seu credenciamento, por outro, uma redução drástica no seu tamanho já é uma realidade bastante plausível.

A essa altura do campeonato, procurar pelo nome do participante em listas intermináveis do Excel – ou, pior, em folhas impressas – já deve estar completamente fora de cogitação. Já existem diversas ferramentas criadas para otimizar esse processo, permitindo que os participantes realizem um pré-credenciamento ou, até mesmo, o façam a partir de um sistema de auto-atendimento. Uma rápida pesquisa online por sistemas de credenciamento para eventos lhe apresentará toda uma sorte de alternativas que podem caber nos mais diversos bolsos.

O PROCESSO DE CREDENCIAMENTO É DEMORADO E ATRIBULADO

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Adote ferramentas de credenciamento que agilizem o processo e, consequentemente,

as filas decorrentes

Prepare o staff do seu evento para lidar de maneira ágil com eventuais problemas

durante o credenciamento

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Até pouco tempo atrás, vivíamos em um mundo onde a informação estava confinada em mídias cujo acesso poderia ser restringido a um número limitado de pessoas, mediante pagamento. Nesse contexto, eventos cuja proposta de valor é apoiada em um formato expositivo, onde os participantes são meros espectadores, assimilando o conteúdo que lhes é proposto, ainda faziam sentido.

Desde então, no entanto, muito mudou. Informações cobrindo os mais diversos temas são produzidas e disponibilizados livremente na web. Hoje somos constantes espectadores e, por

conta disso, os eventos foram convertidos em espaços onde os participantes possam assumir um papel de protagonismo. A oportunidade para a realização de networking, construindo mais conhecimento junto a seus pares foi convertida em uma proposta de valor realmente robusta para os tempos correntes.

OS PARTICIPANTES SÃO MEROS ESPECTADORES

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Busque tornar o seu evento mais interativo, colocando os participantes no centro da ação

Torne o networking uma proposta de valor marcante do seu evento