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GESTION DEL ALCANCE
GESTION DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto
comprende los procesos necesarios para
asegurar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido, para completar el proyecto
satisfactoriamente.
Los procesos comprendidos en la Gestión
del Alcance del Proyecto son los
siguientes:
GESTION DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
Planificación del Alcance: es el proceso necesario para crear un plan de gestión del alcance del proyecto que documente cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo.
Definición del Alcance: es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones asociadas al mismo.
GESTION DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
Creación de EDT: es el proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo comprendido en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar.
Verificación del Alcance: es el proceso para formalizar la aceptación de los productos entregables del proyecto.
Control del Alcance: es el proceso requerido para controlar los cambios en el alcance del proyecto.
PLANIFICACION DEL ALCANCE
El Plan de Gestión del Alcance es una herramienta de planificación que describe cómo el equipo de dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y y controlará el alcance del proyecto. Un Plan de Gestión del Alcance incluye los siguientes componentes: • Un proceso para preparar un enunciado del alcance detallado del proyecto basado en el enunciado preliminar del alcance del proyecto. • Un proceso para definir y desarrollar la estructura de desglose del trabajo (EDT).
PLANIFICACION DEL ALCANCE
• Un proceso que especifica cómo se verificará y aceptará formalmente los entregables del proyecto. • Un proceso para establecer cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance detallado del proyecto. Este proceso estará directamente vinculado con el proceso de control integrado de cambios.
DEFINICION DEL ALCANCE
La preparación de un enunciado detallado del
alcance del proyecto es crítica para el éxito del
mismo. Se construye sobre la base de los
principales productos entregables, suposiciones y
restricciones que se documentan durante la
iniciación del proyecto. El alcance queda
formalmente documentado en un contrato que
vincula al contratista con el cliente o su agente o
representante. A esta función se le conoce
comúnmente como administración de contratos.
DEFINICION DEL ALCANCE
En la construcción, si bien el contrato formaliza el
entendimiento entre el cliente y el contratista, hay
otros documentos contractuales que, en conjunto,
definen el alcance del proyecto. Estos son:
• Planos de diseño (Arquitectura, estructuras y
demás especialidades)
• Especificaciones técnicas
• Términos de referencia
• Presupuestos oferta del contratista
• Documentos de absolución de consultas
• Contrato propiamente dicho
DEFINICION DEL ALCANCE
La definición del alcance quedará precisada
mediante el enunciado detallado del alcance el
proyecto, que describe los productos entregables y
el trabajo necesario para crear tales productos. El
enunciado detallado del alcance incluye:
•Objetivos del proyecto
•Descripción del alcance del producto, servicio o
resultado
•Requisitos del proyecto
•Límites del proyecto
•Productos entregables del proyecto
•Criterios de aceptación del producto
•Restricciones del proyecto
DEFINICION DEL ALCANCE
• Suposiciones del proyecto
• Organización del equipo del proyecto
• Riesgos identificados
• Hitos del cronograma
• Limitación de fondos
• Estimación del costo total esperado del proyecto
• Control de cambios
• Especificaciones del proyecto
• Requisitos de aprobación de los objetivos,
productos entregables, documentos y trabajo del
proyecto
CREACIÓN DE LA E.D.T.
La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es una
descomposición jerárquica del trabajo a ser
ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los
objetivos del mismo y crear los productos
entregables requeridos.
La EDT organiza y define el alcance completo del
proyecto. El trabajo no incluido en la EDT queda
fuera del alcance del proyecto.
La EDT subdivide el trabajo del proyecto en
porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de
controlar, donde cada nivel descendente de la EDT
representa una definición cada vez más detallada
del trabajo del proyecto.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
Aunque existen diferentes tipos de EDT, una
estructura a 4 niveles es generalmente suficiente
para la mayoría de proyectos. Una EDT muy
desagregada requerirá un seguimiento muy
detallado, no lográndose a veces el control de
todas las actividades.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
A la EDT se le denomina también:
• Estructura de Descomposición del Trabajo
• Estructura de Desagregación del Trabajo
• Estructura de División del Trabajo
• Estructura Detallada del Trabajo ó
• Work Breakdown Structure (WBS).
CREACIÓN DE LA E.D.T.
Beneficios:
La EDT asegura que el proyecto incluya todo el
trabajo necesario y excluya el trabajo innecesario
La EDT provee una línea base para controlar los
cambios en el proyecto.
La EDT facilita la asignación de responsabilidades
La EDT es una entrada fundamental para otros
procesos de gestión de proyectos, como son:
definir actividades, estimar costos, planificar
riesgos, etc.
La EDT facilita la comunicación entre stakeholders.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
La EDT puede ser estructurada de varias
maneras. Las más comunes son:
• Orientada a los Productos Entregables:
Productos
Area Física
• Orientada a la Programación:
Tarea o actividad
Secuencias (Fases)
• Orientada a los Recursos:
Disciplinas
Unidades administrativas
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
CREACIÓN DE LA E.D.T.
VERIFICACIÓN DEL ALCANCE
La verificación del alcance es el proceso por el cual se obtiene la aceptación formal de los productos entregables del proyecto. Involucra asegurarse que cada uno de los entregables se complete satisfactoriamente. La verificación del alcance se diferencia del control de calidad, pues el primero se relaciona principalmente con la aceptación de los productos entregables, mientras que el segundo se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para los productos entregables.
CONTROL DE CAMBIOS DE ALCANCE
El control del alcance asegura que todos los
cambios solicitados y las acciones correctivas
recomendadas se procesen a través del proceso de
Control Integrado de Cambios del Proyecto. Los
cambios de alcance deben ser informados por el
Contratista a través de un documento denominado
“Request for Information”, más conocido como RFI.
Cuando la solicitud de información deviene en un
cambio de alcance, el Contratista debe conseguir
que el Cliente apruebe un documento ordenando la
ejecución del cambio. Esto normalmente se hace a
través del llamado Change Order (Orden de
Cambio).