13 - estudo e distribuição do trabalho

ESTUDO E DISTRIBUIÇÃO DO ESTUDO E DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOTRABALHO

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INTRODUÇÃOINTRODUÇÃO

O termo organização encerra a idéia de um O termo organização encerra a idéia de um sistema de comportamento de todos os sistema de comportamento de todos os seus participantes, englobando todas as seus participantes, englobando todas as relações formais e informais, referentes relações formais e informais, referentes aos comportamentos individuais e grupal aos comportamentos individuais e grupal dos indivíduos que dela participam.dos indivíduos que dela participam.

O termo pode ser empregado para O termo pode ser empregado para caracterizar determinado empreendimento, caracterizar determinado empreendimento, com objeto e objetivos próprios, criado com objeto e objetivos próprios, criado para realizar determinadas missões, ou para realizar determinadas missões, ou seja, as empresas.seja, as empresas.

Pode ainda ser entendido como uma função Pode ainda ser entendido como uma função do processo administrativo, isto é, o do processo administrativo, isto é, o agrupamento de atividades necessárias agrupamento de atividades necessárias para a consecução dos objetivos da para a consecução dos objetivos da empresa.empresa.

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Saber, simplesmente, que existem atividades Saber, simplesmente, que existem atividades que devem ser executadas para que a que devem ser executadas para que a empresa atinja seus objetivos não é o empresa atinja seus objetivos não é o bastante. É necessário estudar suas bastante. É necessário estudar suas naturezas, similaridade e relação naturezas, similaridade e relação antecedente/subseqüente com as demais antecedente/subseqüente com as demais atividades executadas.atividades executadas.

Portanto, a organização expressa uma forma Portanto, a organização expressa uma forma particular de agrupar as atividades particular de agrupar as atividades necessárias para a consecução de seus necessárias para a consecução de seus objetivos, as quais estão atribuídas a objetivos, as quais estão atribuídas a unidades organizacionais com autoridade unidades organizacionais com autoridade para executá-las e responsabilidade pela para executá-las e responsabilidade pela eficiência e eficácia de tal execução.eficiência e eficácia de tal execução.

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No desenvolver das funções do No desenvolver das funções do processo administrativo, após o processo administrativo, após o planejamento, segue-se a função de planejamento, segue-se a função de organização, a qual está relacionada organização, a qual está relacionada com:com:

divisão da empresa em áreas e unidades organizacionais;integração coordenativa e harmonizadora dos esforços dessas áreas e unidades organizacionais num todo unificado e sinérgico;determinação das atividades necessárias à realização das metas e ao alcance dos objetivosatribuição de tais atividades a diferentes unidades organizacionais;

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estabelecimento do conteúdo e do perfil de exigências necessários à execução de tais atividades; edesignação de tais atividades a cargos específicos da execução.

A análise da repartição das tarefas A análise da repartição das tarefas encontra-se restrita à organização encontra-se restrita à organização formal, possuindo seu executor formal, possuindo seu executor autoridade e responsabilidade para autoridade e responsabilidade para executá-la, dentro dos padrões e executá-la, dentro dos padrões e condições previamente estabelecidos.condições previamente estabelecidos.

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Portanto, a análise da repartição do Portanto, a análise da repartição do trabalho entre as unidades trabalho entre as unidades organizacionais, e dentro dessas organizacionais, e dentro dessas mesmas unidades, deve ser realizada mesmas unidades, deve ser realizada quando:quando:

criam-se a empresa ou uma unidade organizacional;altera-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade organizacional; ouracionaliza-se o trabalho realizado na empresa ou em uma unidade organizacional.

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OBJETIVOSOBJETIVOS

Distribuir, de forma balanceada, entre Distribuir, de forma balanceada, entre as unidades organizacionais, as tarefas as unidades organizacionais, as tarefas a serem realizadas pela empresa;a serem realizadas pela empresa;

Redistribuir, de forma criteriosa e Redistribuir, de forma criteriosa e racional, as tarefas que já vêm sendo racional, as tarefas que já vêm sendo realizadas pela empresa; erealizadas pela empresa; e

Funcionar como instrumento de estudo Funcionar como instrumento de estudo da situação existente e de mudança da situação existente e de mudança para a situação desejada, quando da para a situação desejada, quando da racionalização organizacional. racionalização organizacional.

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DEFINIÇÕESDEFINIÇÕES

Carga de trabalho: volume de trabalho Carga de trabalho: volume de trabalho atribuído a uma unidade organizacional, atribuído a uma unidade organizacional, durante uma unidade de tempo durante uma unidade de tempo preestabelecida.preestabelecida.

Função: conjunto de atividades Função: conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam convergentes e afins, que caracterizam as atribuições das unidades as atribuições das unidades organizacionais e dos cargos, servindo, organizacionais e dos cargos, servindo, inclusive, como critério para inclusive, como critério para departamentalização da empresa.departamentalização da empresa.

Tarefa: agrupamento de operações Tarefa: agrupamento de operações interligadas mediante determinada interligadas mediante determinada ordem seqüencial, levando-se em ordem seqüencial, levando-se em consideração a subdivisão do trabalho consideração a subdivisão do trabalho entre os funcionários alocados em uma entre os funcionários alocados em uma unidade organizacional.unidade organizacional.

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Atividade: conjunto de tarefas necessárias Atividade: conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho atribuído às à realização do trabalho atribuído às unidades organizacionais e aos cargos.unidades organizacionais e aos cargos.

Operação: parte indivisível da execução Operação: parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser executada de uma tarefa, podendo ser executada manualmente ou por intermédio de manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas, máquinas, instrumentos, ferramentas, máquinas, etc.etc.

Natureza da atividade: para o alcance de Natureza da atividade: para o alcance de seus objetivos, as empresas executam seus objetivos, as empresas executam inúmeras atividades, necessárias ao inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de aspectos legais, de atendimento de aspectos legais, de produção, financeiros, contábeis, etc. produção, financeiros, contábeis, etc. Desse modo, tais aspectos determinam a Desse modo, tais aspectos determinam a natureza das atividades.natureza das atividades.

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Atividades complementares: quando as Atividades complementares: quando as atividades apresentam uma relação atividades apresentam uma relação antecedente-subseqüente, encadeada antecedente-subseqüente, encadeada numa ordem rígida e necessária, com a numa ordem rígida e necessária, com a atividade subseqüente funcionando atividade subseqüente funcionando como um complemento necessário da como um complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa antecedente, para que o trabalho possa ser realizado, como exemplo, emissão ser realizado, como exemplo, emissão de nota fiscal, conferência, emissão da de nota fiscal, conferência, emissão da fatura.fatura.

Atividades similares: ocorrem quando a Atividades similares: ocorrem quando a realização de duas ou mais atividades realização de duas ou mais atividades obedece ao mesmo procedimento de obedece ao mesmo procedimento de execução, como, por exemplo, emissão execução, como, por exemplo, emissão de pedido de venda e extração de nota de pedido de venda e extração de nota fiscal.fiscal.

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FASES DA ANÁLISE DA FASES DA ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DA CARGA DE DISTRIBUIÇÃO DA CARGA DE TRABALHOTRABALHO

Após a divisão da empresa em áreas e Após a divisão da empresa em áreas e unidades organizacionais, após a unidades organizacionais, após a determinação das atividades a serem determinação das atividades a serem realizadas e após a atribuição de tais realizadas e após a atribuição de tais atividades às unidades atividades às unidades organizacionais, seguem-se as organizacionais, seguem-se as seguintes fases de análise da seguintes fases de análise da distribuição da carga de trabalho:distribuição da carga de trabalho:

A. Listagem de tarefas individuais;B. Listagem das atividades da unidade

organizacional;C. Elaboração do quadro da distribuição do

trabalho – QDT.

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A – Listagem de tarefas individuais:A – Listagem de tarefas individuais:Consistem em descrever, mediante entrevistas e questionários, todas as tarefas que cada funcionário executa, indicando o tempo que as mesmas levam para serem executadas e o volume total do trabalho executado.Para realizar a listagem, primeiramente se elabora a folha-resumo (ver slide 22), a qual contém todas as informações obtidas durante as entrevistas. Em segundo lugar, transcrevem-se tais informações para a lista de tarefas, colocando-as de forma sistemática e seqüencial, bem como resumidas em forma de tarefas.

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B – Listagem das atividades da B – Listagem das atividades da unidade organizacional:unidade organizacional:

Após a identificação das tarefas que cada funcionário realiza, deve-se agrupá-las em atividades, as quais são relacionadas na lista de atividades, mediante a ordem de importância.As atividades mais relevantes são as que, normalmente, qualificam as unidades organizacionais caracterizando as funções atribuídas às mesmas e definindo a nomenclatura das diversas unidades organizacionais e dos cargos nos quais os funcionários da empresa são alocados.As atividades que não merecem ser enumeradas individualmente, podem ser agrupadas no item “diversos”, no fim da lista.

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C – Elaboração do Quadro da C – Elaboração do Quadro da Distribuição do Trabalho - QDT:Distribuição do Trabalho - QDT:

O Quadro da Distribuição do Trabalho (ver pg xx) é um instrumento de estudo que possibilita ao analista:

Visão panorâmica de todas as tarefas executadas na unidade organizacional;

Análise comparativa das tarefas executadas pelos diferentes funcionários;

Análise comparativa da duração das tarefas;

Verificar se a capacitação profissional dos funcionários está sendo eficientemente utilizada;

Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos funcionários;

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C – Elaboração do Quadro da C – Elaboração do Quadro da Distribuição do Trabalho – QDT (cont.):Distribuição do Trabalho – QDT (cont.):

Verificar o grau de especialização das tarefas;

Verificar o critério utilizado para a distribuição do trabalho entre os funcionários da unidade organizacional: natureza, similaridade ou complementariedade das tarefas;

Verificar se existem tarefas dispersas entre vários executores ou se os mesmos estão executando tarefas desconexas;

Analisar, de forma global, a distribuição do trabalho entre funcionários; e

Estabelecer a situação ideal, racionalizando a distribuição das tarefas.

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C – Elaboração do Quadro da Distribuição C – Elaboração do Quadro da Distribuição do Trabalho – QDT (cont.):do Trabalho – QDT (cont.):

Para alcançar todos os aspectos mencionados, é necessário que se construa um quadro de distribuição do trabalho que contenha:

Todas as tarefas realizadas na unidade organizacional, agrupadas por funcionário;

Homogeneidade no registro de durações das tarefas;

Cálculo das durações das tarefas e somatório das mesmas em atividades;

Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na realização de suas tarefas, evidenciando-se a ociosidade ou o emprego de horas extras;

Ordem seqüencial das execuções, por funcionário; e

Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da unidade de tempo considerada.

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ANÁLISE DO QUADRO DA ANÁLISE DO QUADRO DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHODISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Para o estabelecimento da situação Para o estabelecimento da situação desejada, é necessário que se analise desejada, é necessário que se analise o QDT atual. A maneira mais fácil de o QDT atual. A maneira mais fácil de levantar os problemas existentes é levantar os problemas existentes é indagando sobre os mesmos.indagando sobre os mesmos.

Questões sobre a capacidade profissional dos funcionários que realizam as tarefas que estão sob análise;

Quanto ao equilíbrio entre a capacidade profissional dos funcionários e as tarefas a eles atribuídas;

Quanto ao manuseio e/ou operação de equipamentos, máquinas, ferramentas, instrumentos, etc.;

Quanto à necessidade de treinamento.

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Questões sobre grau de concentração das tarefas e de especialização dos funcionários;

Quanto à concentração de tarefas;

Quanto à especialização dos funcionários;

Questões sobre a compatibilidade das tarefas executadas;

Quanto à compatibilidade das tarefas atribuídas aos funcionários;

Quanto à conveniência de se atribuírem aos funcionários tarefas não compatíveis;

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Questões sobre o equilíbrio entre o volume de trabalho dos funcionário;

Quanto à carga de trabalho de cada funcionário;

Quanto às tarefas cíclicas;

Questões sobre a duração de tarefas e atividades;

Quanto ao tempo consumido na execução das tarefas e atividades;

Quanto ao equilíbrio entre o tempo gasto na execução das tarefas e atividades e a importância que as mesmas têm para a unidade organizacional;

Quanto à prioridade de execução das tarefas e atividades;

Quanto aos tempos desnecessários ou mortos;

Quanto à duração do relacionamento formal;

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Questões sobre a participação relativa das tarefas no total de tempo gastos pelos funcionários para executá-las;

Quanto à participação relativas das tarefas;

Quanto às distribuição das tarefas entre os funcionários;

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FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO FORMULÁRIOS UTILIZADOS NO ESTUDO DA DISTRIBUIÇÃO DO ESTUDO DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOTRABALHO

Folha-Resumo do Trabalho Folha-Resumo do Trabalho Executado: Executado:

Finalidades:

Estabelecer o resumo dos trabalhos executados pelo funcionário considerado;

Estabelecer os recebimentos e os envios de documentos pelo funcionário;

Estabelecer a freqüência de realização do trabalho evidenciado pelo funcionário; e

Estabelecer o tempo consumido por cada um dos trabalhos efetuados.

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Folha-Resumo do Trabalho Folha-Resumo do Trabalho Executado: Executado:

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Funções Administrativas: Funções Administrativas: Finalidades:

Estabelecer, para cada função administrativa evidenciada, o dispêndio de tempo verificado; e

Propiciar uma análise da alocação de tempo nas funções administrativas evidenciadas.

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Funções Administrativas:Funções Administrativas:

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Folha de Análise do QDT: Folha de Análise do QDT: Finalidades:

Estabelecer as questões básicas que devem ser analisadas para a adequada distribuição dos trabalhos entre os funcionários da empresa.

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Folha de Análise do QDT: Folha de Análise do QDT:

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Quadro de Distribuição do Trabalho: Quadro de Distribuição do Trabalho: Finalidades:

Consolidar e propiciar a análise, por cargo e funcionário, da distribuição de trabalho nas atividades e tarefas evidenciadas.

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Quadro de Distribuição do Trabalho: Quadro de Distribuição do Trabalho:

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