Mode d’emploi de l’outil de

consolidation

HCP

Janvier 2011

Sommaire

1.Introduction

2.Importer les grilles

3.Visualiser les bases

4.Exploiter les résultats

5.Mettre à jour les informations

1. Introduction

Introduction

L’outil de consolidation se base sur les grilles de risques réalisées lors de l’approche top down.

Cet outil permet de centraliser l’ensemble des risques recensés dans un même document.

Cet outil fournit plusieurs synthèses et visualisations des risques.

Introduction

Pour utiliser les fonctionnalités de cet outil, il convient de respecter les directives d’enregistrement

des fichiers Excel (grilles par direction) :

Enregistrez dans un seul dossier l’ensemble des grilles sur votre poste informatique ou sur

votre réseau, à l’emplacement que vous souhaitez.

Veillez au nom des fichiers : chaque nom de grille doit comprendre le mot « TD ».

Veillez au format des fichiers : toutes les grilles doivent être enregistrées en format (.xlsm)

il s’agit du format prenant en charge les macros

Attention à ne pas le placer sous une arborescence trop longue (multiplicité des sous dossiers), cela risque de provoquer des

dysfonctionnements au niveau de l’import des données.

Veiller à ce que les macros soient activées :

Vous pouvez modifier les paramètres de sécurité des macros dans le Centre de gestion de la

confidentialité (bouton Microsoft Office , bouton Options Excel, catégorie Centre de

gestion de la confidentialité, bouton Paramètres avancés du Centre de gestion de la

confidentialité, catégorie Sécurité des macros.)

Introduction

Ergonomie générale de l’outil

Cet outil est un outil simple d’utilisation développé sous Excel.

Il se présente sous la forme d’un ensemble de menus et écrans avec des fonctionnalités

généralement présentées sous la forme de boutons.

Il suffit de cliquer UNE FOIS sur les boutons pour que la fonctionnalité soit activée.

La plupart des fonctions habituelles d’Excel restent actives et possibles à chaque étape.

Sommaire général

A l’ouverture de l’outil de

consolidation, le sommaire

général s’affiche.

Un clic sur l’un des boutons,

permet d’afficher l’un des 3

sous menu

2. Importer les grilles

Importer des grilles

Vous devez utiliser le bouton « Importer des grilles » à la première utilisation de l’outil de

consolidation, lors de l’ajout ou de la mise à jour de risques.

Puis suivez les instructions présentes sur l’outil de consolidation

Notes :

Assurez vous que toutes les grilles Excel sont dans un seul et même dossier

Assurez vous que toutes ces grilles Excel contiennent le mot « TD »

Assurez-vous que toutes ces grilles sont en format « .xlsm »

Il est conseillé d’avoir un dossier par année (exemple : à chaque revue des risques, créez un

nouveau dossier avec les dernières versions des grilles)

Importer des grilles

• Cliquez ici pour indiquer le

chemin du répertoire dans lequel

sont stockées les grilles.

• Cliquez sur la première puis sur

« Ouvrir »

• Le chemin s’affiche

automatiquement dans la zone

grisée en dessous

Une fois le chemin choisi, cliquez ici

pour lancer l’importation.

Remarque : ce bouton est présent sur toutes les pages de l’outil de consolidation. Il permet

de revenir au sommaire le plus proche.

Importer des grilles

Après un clic sur le bouton « Consolider », l’application disparaît et vous informe du nombre de grilles

à importer. Cliquez sur OK pour ces deux informations.

Puis un message apparaît pour vous informer que l’application est en cours. Le traitement peut être

un peu long.

La base de consolidation « reviendra » toute seule à l’écran. Si vous ouvrez un autre fichier ou un

autre programme pendant ce temps d’attente, vous risquez de bloquer le traitement.

3. Visualiser la base des risques

Visualiser la base des risques

La base des risques est constituée d’une ligne par risque. Les informations présentes pour chaque risque

sont :

Direction interviewée

Risque générique ou dédié

Typologies

Evaluation du risque brut

Evaluation du risque résiduel

Actions à planifier

Actions de maîtrise existantes

Visualiser les bases

Ne modifiez AUCUNE information dans la base des risques.

Si une information doit être modifiée, il faut mettre à jour la grille d’origine et importer à nouveau

l’ensemble des grilles.

4. Exploiter les résultats

Exploiter les résultats

La répartition des typologies représente la répartition des 4 grandes typologies sur le graphique des

risques bruts et des risques résiduels

Répartition des typologies

Répartition des sous typologies

La répartition des sous typologies représente la répartition des sous typologies des 4 grandes

typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduels

•Utilisez le menus

déroulants pour choisir

une grande typologie (les

graphiques se mettent à

jour automatiquement)

•Choisissez « Tous » pour

voir l’ensemble des

typologies.

•Utilisez le menus déroulants pour

filtrer selon le critère choisi (les

graphiques se mettent à jour

automatiquement)

•Choisissez « Tous » pour voir

l’ensemble des risques.

Synthèse du nombre de risques

La synthèse du nombre de risques représente la répartition du nombre de risques dans chacune des

25 cases des risques bruts et des risques résiduels

Répartition des directions

La répartition des directions représente la répartition de chaque direction sur le graphique des risques

bruts et des risques résiduels

•Utilisez le menu

déroulants pour choisir

une direction (les

graphiques se mettent à

jour automatiquement)

•Choisissez « Tous » pour

voir l’ensemble des

directions.

Liste des risques

La liste des risques est la tableau permettant de visualiser aisément les risques, avec de nombreuses

possibilités de tri

•Utilisez les menus

déroulants pour choisir un

niveau de probabilité,

d’impact, de risque…

•Utilisez les menus

déroulants pour choisir une

direction, une typologie…

5. Mettre à jour les informations

Mise à jour des informations

Les mises à jour s’effectuent sur les grilles d’analyse des risques.

Une fois la mise à jour réalisée, il faut importer à nouveau l’ensemble des grilles.