10 - metodologia de levantamento

METODOLOGIA DE METODOLOGIA DE LEVANTAMENTO, ANÁLISE, LEVANTAMENTO, ANÁLISE,

DESENVOLVIMENTO E DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE MÉTODOS IMPLEMENTAÇÃO DE MÉTODOS

ADMINISTRATIVOSADMINISTRATIVOS

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FASES DO DESENVOLVIMENTO FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMASDO PROJETO DE SISTEMAS

Quando o analista de OSM dividir o Quando o analista de OSM dividir o projeto de um sistema qualquer em projeto de um sistema qualquer em fases, é necessário estabelecer essas fases, é necessário estabelecer essas fases de modo tal que, para cada uma fases de modo tal que, para cada uma delas, se possam definir, claramente, delas, se possam definir, claramente, um objetivo e um resultado esperado.um objetivo e um resultado esperado.

Assim, fica mais fácil executar e Assim, fica mais fácil executar e controlar qualquer tipo de projeto de controlar qualquer tipo de projeto de sistema, mesmo aqueles de alta sistema, mesmo aqueles de alta complexidade.complexidade.

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Considera-se como válido dividir o projeto Considera-se como válido dividir o projeto de um sistema nas seguintes fases:de um sistema nas seguintes fases:

Fase 1: seleção e reconhecimento do sistema;

Fase 2: estudo de viabilidade e de alternativas;

Fase 3: levantamento e análise da situação atual;

Fase 4: delineamento e estruturação do novo sistema;

Fase 5: detalhamento do novo sistema;

Fase 6: treinamento, teste e implementação do novo sistema;

Fase 7: acompanhamento, avaliação e atualização.

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Sete fases da metodologia de levantamento, análise, Sete fases da metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de métodos administrativosdesenvolvimento e implementação de métodos administrativos

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SELEÇÃO E RECONHECIMENTO SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMADO SISTEMA

Nesta fase, o analista de OSM deverá:Nesta fase, o analista de OSM deverá:identificar o sistema ou método a ser analisado;

identificar as unidades organizacionais envolvidas; e

obter uma idéia preliminar e genérica da complexidade do sistema, visando determinar o esforço necessário para seu adequado desenvolvimento.

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Fontes:Fontes:as apresentadas no plano diretor de sistemas anteriormente estabelecidos;

as solicitações periódicas pelas diversas unidades organizacionais da empresa;

a constatação de oportunidades criadas por certos equipamentos, técnicas ou rotinas novas;

a existência identificada da necessidade ou da possibilidade de ligação ou de interação com outros sistemas existentes na empresa; e

os fatores externos da empresa.

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Mediante uma ou mais fontes Mediante uma ou mais fontes mencionadas anteriormente, é mencionadas anteriormente, é possível obter uma lista de sistemas, possível obter uma lista de sistemas, aparentemente, viáveis. A tarefa será aparentemente, viáveis. A tarefa será então, selecionar entre eles os que então, selecionar entre eles os que atendem melhor aos interesses da atendem melhor aos interesses da empresa no momento considerado.empresa no momento considerado.

O analista de OSM deve selecionar o O analista de OSM deve selecionar o sistema de acordo com determinados sistema de acordo com determinados critérios estabelecidos, sendo os mais critérios estabelecidos, sendo os mais comuns:comuns:

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oportunidade psicológica de desenvolver e implantar o sistema;

expectativa de retorno de investimento inerente ao projeto considerado;

ensejos e aspirações da alta administração;

viabilidade técnica, econômica e financeira;

capacidade técnica da área de OSM para desenvolver e implantar o sistema;

necessidade de integração com outro sistema, para que este se complete ou comece a funcionar;

uma necessidade crítica da empresa.

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Deficiências que podem ser Deficiências que podem ser encontradas:encontradas:

duplicidade de formulários, registros e funções;

formulários mal delineados ou projetados;

estrutura organizacional inadequada;

manuais desatualizados e inadequados;

ambiente de trabalho desmotivador e inadequado;

arranjo físico deficiente;

falta de padronização de sistemas similares; e

inadequado e incompleto sistema de informações.

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No fim dessa fase, o analista terá o No fim dessa fase, o analista terá o sistema identificado e o programa geral sistema identificado e o programa geral de trabalho a ser desenvolvido com os de trabalho a ser desenvolvido com os usuários do sistema.usuários do sistema.

No sucesso na seleção de sistemas, No sucesso na seleção de sistemas, considerar:considerar:

selecionar, inicialmente, sistemas de pequena escala que sejam desenvolvidos rapidamente e tenham baixo nível de risco;selecionar sistemas básicos em cada uma das várias unidades organizacionais da empresa;selecionar sistemas em que exista real participação dos clientes ou usuários dos mesmos; eselecionar sistemas que apresentam estimativas de custo, benefícios e risco.

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O resultado final desta fase de O resultado final desta fase de identificação, seleção e identificação, seleção e reconhecimento dos sistemas é o reconhecimento dos sistemas é o plano diretor de sistemas, o qual tem plano diretor de sistemas, o qual tem como objetivos:como objetivos:

coordenar o desenvolvimento de sistemas administrativos, observando-se uma seqüência lógica e oportuna para a empresa;avaliar a carga de trabalho dos sistemas, os recursos necessários e os prazos para sua realização; epromover a interligação dos sistemas administrativos afins, racionalizando a utilização dos recursos envolvidos e minimizando o custo de tratamento dos sistemas considerados.

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Formulário de Identificação de SistemasFormulário de Identificação de Sistemas

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Fica evidente que o plano diretor de Fica evidente que o plano diretor de sistemas é, também, um instrumento que sistemas é, também, um instrumento que possibilita a obtenção de uma visão global possibilita a obtenção de uma visão global da empresa. Por essa razão, deve-se da empresa. Por essa razão, deve-se procurar, na elaboração desse plano, a procurar, na elaboração desse plano, a participação efetiva das áreas usuárias na participação efetiva das áreas usuárias na definição da rede de sistemas, pela definição da rede de sistemas, pela elevada interdependência que existe elevada interdependência que existe entre elas.entre elas.

Uma vez aprovado pela diretoria da Uma vez aprovado pela diretoria da empresa, esse plano diretor passará a ser empresa, esse plano diretor passará a ser o guia básico para as atividades da área o guia básico para as atividades da área de OSM.de OSM.

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ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVASALTERNATIVAS

O objetivo desta fase é elaborar um O objetivo desta fase é elaborar um relatório indicador dos possíveis meios relatório indicador dos possíveis meios de desenvolver o sistema, definindo os de desenvolver o sistema, definindo os custos e benefícios de cada custos e benefícios de cada alternativa.alternativa.

O analista deve estabelecer uma O analista deve estabelecer uma recomendação para a escolha do recomendação para a escolha do melhor caminho.melhor caminho.

As principais atividades que compõem As principais atividades que compõem um estudo de viabilidade são:um estudo de viabilidade são:

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a definição das características principais do sistema;

a determinação das principais necessidades de saídas, incluindo os tempos de resposta;

a análise do organograma da empresa, distribuição geográfica, etc., das unidades organizacionais;

a determinação dos tipos de dados e informações, bem como da estimativa de volumes;

a consideração das alternativas possíveis para atender às necessidades dos usuários;

o exame de outros sistemas que atendam a necessidades semelhantes;

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o preparo de estimativas aproximadas dos prováveis custos de implantação e dos custos operacionais gerais para cada alternativa apresentada;

a documentação do estudo de viabilidade em relatório para o usuário e para cada área de sistemas, organização e métodos;

a verificação da adequação das exigências do sistema aos objetivos da empresa.

O fator principal do relatório que O fator principal do relatório que documenta o estudo de viabilidade é a documenta o estudo de viabilidade é a análise custo análise custo versusversus benefício (custos, benefício (custos, benefícios e retorno de investimento).benefícios e retorno de investimento).

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A - AnáliseA - Análise

Os principais aspectos a considerar no Os principais aspectos a considerar no estabelecimento dos custos do estabelecimento dos custos do sistema são:sistema são:

pessoal da área de OSM alocado no desenvolvimento do sistema ou método administrativo;

pessoal da(s) área(s) usuária(s);

custos com equipamentos; e

outros custos incorrentes (espaço físico, energia elétrica, novos formulários, materiais, etc.).

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B – Análise de BenefíciosB – Análise de Benefícios

Os principais benefícios que podem ser obtidos Os principais benefícios que podem ser obtidos com um projeto de um novo sistema são:com um projeto de um novo sistema são:

economias diretas, representadas pelos custos que são eliminados ou reduzidos, como conseqüência da implantação de um novo sistema;

benefícios mensuráveis, que são os acréscimos monetários da empresa, decorrentes das características do novo sistema; e

benefícios intangíveis, representados por aspectos vantajosos, mas difíceis de serem avaliados em termos monetários, tais como maior facilidade no processo de decisão ou melhor sistema de informação.

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C – Análise do Retorno do C – Análise do Retorno do InvestimentoInvestimento

O objetivo dessa análise é saber se a O objetivo dessa análise é saber se a combinação dos dois fatores anteriores – combinação dos dois fatores anteriores – custos e benefícios – torna a proposição do custos e benefícios – torna a proposição do novo projeto de sistema aceitável para a novo projeto de sistema aceitável para a empresa.empresa.

Com base no estudo dos custos, benefícios e Com base no estudo dos custos, benefícios e dos retornos do investimento, o analista fica dos retornos do investimento, o analista fica em condições de estabelecer e estudar cada em condições de estabelecer e estudar cada uma das alternativas possíveis de uma das alternativas possíveis de desenvolvimento dos trabalhos.desenvolvimento dos trabalhos.

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Para a discussão com a alta Para a discussão com a alta administração, o analista deve administração, o analista deve elaborar um relatório, com as elaborar um relatório, com as seguintes características:seguintes características:

ser redigido em consonância com o nível de entendimento dos leitores;

ser do tamanho apropriado para a análise do sistema considerado;

evitar apêndices estatísticos (ninguém lê);

não criticar demais os sistemas e métodos existentes;

deixar de fazer críticas às pessoas envolvidas; e

expor os pontos fracos do novo sistema.

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Desde que a proposta de sistema seja Desde que a proposta de sistema seja aprovada pela alta administração, o aprovada pela alta administração, o mesmo deverá ser incorporado ao mesmo deverá ser incorporado ao plano diretor de sistema;plano diretor de sistema;

No fim dessa fase, o analista terá:No fim dessa fase, o analista terá:os objetivos do sistema;

a análise do ambiente do sistema atual;

o fluxograma geral do sistema atual;

a documentação básica e seu tratamento; e

a análise dos custos, dos benefícios e do retorno esperado do investimento inerente ao novo sistema.

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LEVANTAMENTO E ANÁLISE LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUALDA SITUAÇÃO ATUAL

Nessa fase, a equipe de OSM, em conjunto Nessa fase, a equipe de OSM, em conjunto com o pessoal das unidades organizacionais com o pessoal das unidades organizacionais usuárias, deve efetuar o levantamento usuárias, deve efetuar o levantamento detalhado da situação atual, a fim de ter detalhado da situação atual, a fim de ter todas as especificações necessárias para todas as especificações necessárias para delinear o novo sistema.delinear o novo sistema.

Um aspecto importante é o controle da Um aspecto importante é o controle da participação e da execução do trabalho de participação e da execução do trabalho de cada um dos elementos, tanto da área de cada um dos elementos, tanto da área de sistemas quanto das áreas dos usuários.sistemas quanto das áreas dos usuários.

A fase de levantamento detalhado da A fase de levantamento detalhado da situação atual permitirá à equipe de trabalho situação atual permitirá à equipe de trabalho tomar as decisões finais acerca das funções tomar as decisões finais acerca das funções específicas que o sistema realizará.específicas que o sistema realizará.

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Uma seqüência de atividades que Uma seqüência de atividades que o analista poderá usar nessa fase o analista poderá usar nessa fase é a seguinte:é a seguinte:

entrevistas com os vários usuários;

análise das políticas e diretrizes existentes;

análise da interação do sistema considerado com a atual estrutura organizacional;

análise da documentação existente;

análise do tratamento da documentação; e

análise do arquivamento da documentação.

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As técnicas mais comuns de As técnicas mais comuns de levantamento de dados e informações levantamento de dados e informações são:são:

observação pessoal;

questionários; e

entrevistas.

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A - Técnica da observação pessoal:A - Técnica da observação pessoal:

A técnica da observação pessoal deve A técnica da observação pessoal deve ser utilizada pelo analista em sua ser utilizada pelo analista em sua forma mais estruturada, à medida que:forma mais estruturada, à medida que:

serve a um objetivo formulado de pesquisa;

é, sistematicamente, planejada;

é, sistematicamente, registrada e ligada a propor-ções mais gerais, em vez de ser apresentada como conjunto de curiosidades interessantes; e

é submetida a verificações e controles de validade e precisão.

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B - Questionário:B - Questionário:

O questionário é um instrumento, O questionário é um instrumento, normalmente, preparado em formulário normalmente, preparado em formulário pré-impresso, que permite substancial pré-impresso, que permite substancial redução de tempo para levantamento redução de tempo para levantamento das informações desejadas.das informações desejadas.

O analista pode utilizar o questionário O analista pode utilizar o questionário como um roteiro estruturado de como um roteiro estruturado de entrevista, pois o questionário é entrevista, pois o questionário é preenchido, anteriormente, e depois preenchido, anteriormente, e depois complementado por meio de complementado por meio de entrevistas.entrevistas.

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B - Questionário:B - Questionário:

As vantagens dos questionários estão As vantagens dos questionários estão relacionados aos seguintes aspectos:relacionados aos seguintes aspectos:

menos dispendioso;

mais fácil aplicação;

aplicado a maior número de pessoas;

maior uniformidade na mensuração;

aspecto do anonimato; e

menor pressão sob a resposta imediata.

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C - Entrevista:C - Entrevista:

Essa técnica é a mais recomendável para Essa técnica é a mais recomendável para levantamento de informações passíveis de levantamento de informações passíveis de reflexão, pois é uma forma de reflexão, pois é uma forma de levantamento de posição que conduz as levantamento de posição que conduz as pessoas entrevistadas a darem pessoas entrevistadas a darem informações sobre determinado assunto, informações sobre determinado assunto, situação, problema ou fenômeno, situação, problema ou fenômeno, mediante a inquisição planejada sobre mediante a inquisição planejada sobre aspectos e dimensões do objeto da aspectos e dimensões do objeto da pesquisa.pesquisa.

A característica básica da técnica de A característica básica da técnica de entrevista é o diálogo.entrevista é o diálogo.

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As vantagens da entrevista resumem-se em:As vantagens da entrevista resumem-se em:pode-se alterar a forma das perguntas para dirimir dúvidas ou obter informações mais precisa;pode-se alterar o curso das perguntas para obter informações sobre aspectos importantes;pode-se alterar a ordem seqüencial das perguntas;podem-se incluir perguntas que não constavam do planejamento da entrevista;podem-se completar perguntas para obter informações adicionais ;pode-se motivar o entrevistado durante a entrevista;pode-se avaliar as reações do entrevistado ante as perguntas.

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A entrevista é a forma mais indicada para A entrevista é a forma mais indicada para levantar aspectos de liderança, saber a levantar aspectos de liderança, saber a respeito das pessoas que se subordinam ao respeito das pessoas que se subordinam ao entrevistado e o que este pensa sobre a entrevistado e o que este pensa sobre a empresa.empresa.

A entrevista é uma maneira de se saber quais A entrevista é uma maneira de se saber quais são as qualificações dos funcionários da são as qualificações dos funcionários da empresa, o que eles fazem e o que acham que empresa, o que eles fazem e o que acham que deveriam fazer, se estão identificados com a deveriam fazer, se estão identificados com a empresa, o que acham da liderança que é empresa, o que acham da liderança que é exercida sobre eles, suas idéias sobre a exercida sobre eles, suas idéias sobre a unidade organizacional e sobre a empresa unidade organizacional e sobre a empresa como um todo.como um todo.

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As desvantagens da entrevista As desvantagens da entrevista resumem-se em:resumem-se em:

alcançam um universo menor do que o questionário, devido à duração e aos recursos consumidos;os entrevistados podem não receber tratamento uniforme;podem ocorrer desvio de curso das perguntas;correspondem a um processo que demanda mais tempo e motivação do entrevistado;podem ocorrer avaliações subjetivas;é uma técnica que consome mais tempo e recursos com sua realização e tabulação dos dados;

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C - Entrevista:C - Entrevista:caso o entrevistador não possua capacidade, habilidade e experiência necessárias, o mesmo pode alterar a forma dos quesitos com prejuízo do conteúdo;na tentativa de facilitar a entrevista, o entrevistador pode alterar a ordem básica dos quesitos, colocando-os em seqüência ilógica ou confusa para o entrevistado;o entrevistador pode esquecer de perguntar ou eliminar quesitos de importância para o objetivo da empresa;a entrevista pode desestimular o entrevistado, em decorrência do conteúdo, forma, sistemática e condições ambientais e psicológicas da entrevista; epode-se perder tempo com conversas improdutivas ou ser objetivo demais e levar o entrevistado a perder a vontade de colaborar.

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Planejamento da entrevista:Planejamento da entrevista:fixação dos objetivos da entrevista, os quais devem ser claramente definidos, pois determinam o que se pretende para satisfazer as necessidades identificadas de informação;planejamento do local da entrevista;planejamento do conteúdo da entrevista a ser realizado com base nos objetivos e objeto da pesquisa;planejamento da forma da entrevista, que corresponde ao planejamento da maneira particular como o conteúdo é colocado ao entrevistado;

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Planejamento da entrevista (cont.):Planejamento da entrevista (cont.):planejamento do número de quesitos e duração da entrevista, que são de fundamental importância para a eficiência e eficácia da entrevista;planejamento do ritmo da entrevista, pois toda entrevista deve ser levada a efeito em determinado ritmo ou cadência de perguntas;planejamento e determinação de perguntas objetivas, não permitindo que as mesmas dêem margem a múltiplas interpretações;planejamento da desinibição do entrevistado;

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Planejamento da entrevista (cont.): Planejamento da entrevista (cont.): planejamento da motivação, pois um condicionante fundamental da forma e do conteúdo da resposta do entrevistado é a motivação do mesmo para responder aos quesitos;planejamento do roteiro da entrevista com bastante flexibilidade, de modo que permitam alterações em sua ordem seqüencial ;planejamento da seleção dos entrevistados, na qual o analista deve observar o número de pessoas que serão entrevistadas;planejamento do início da entrevista;planejamento dos horários da entrevista.

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No fim dessa fase inerente ao No fim dessa fase inerente ao levantamento e análise da situação levantamento e análise da situação atual, o analista deve dispor de:atual, o analista deve dispor de:

políticas e diretrizes existentes;

organogramas gerais e parciais;

fluxogramas detalhados;

documentos e formulários; e

aprovação, pelos usuários, para o início do delineamento e estruturação do novo sistema.

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DELINEAMENTO E DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMASISTEMA

O objetivo dessa fase é conceituar e O objetivo dessa fase é conceituar e definir o sistema que será implantado, definir o sistema que será implantado, estabelecer clara e adequadamente as estabelecer clara e adequadamente as políticas em que se baseará o sistema políticas em que se baseará o sistema e a organização necessária para operá-e a organização necessária para operá-lo, bem como definir o fluxo geral do lo, bem como definir o fluxo geral do novo sistema, delineado com base nas novo sistema, delineado com base nas relações entre as áreas envolvidas com relações entre as áreas envolvidas com o sistema, e estabelecer os o sistema, e estabelecer os procedimentos básicos de cada área procedimentos básicos de cada área isoladamente.isoladamente.

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Algumas das atividades básicas dessa Algumas das atividades básicas dessa fase são:fase são:

determinar os objetivos do sistema atual;

estudar o sistema atual a fim de constatar até que ponto corresponde a seus objetivos;

analisar as necessidades dos usuários e da empresa a fim de desenvolver novos objetivos;

analisar as restrições impostas pelas áreas dos usuários;

definir as responsabilidades dos usuários em relação à entrada e à saída de dados destinados a outros sistemas;

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Algumas das atividades básicas dessa fase Algumas das atividades básicas dessa fase são (cont.):são (cont.):

examinar a interação do sistema proposto com outros sistemas existentes ou a serem desenvolvidos na empresa;

detalhar as necessidades dos usuários, em termos de elementos, volume e tempo de resposta dos dados;

preparar as especificações do projeto do novo sistema;

planejar as fases do projeto do novo sistema e de sua implantação; e

elaborar um relatório para o usuário e para a área de sistemas, organização e métodos.

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A participação e a colaboração dos A participação e a colaboração dos usuários nessa fase dos trabalhos é de usuários nessa fase dos trabalhos é de suma importância.suma importância.

Com base na identificação dos Com base na identificação dos objetivos, entradas, saídas e objetivos, entradas, saídas e processamento do sistema, pode ser processamento do sistema, pode ser elaborado um documento chamado de elaborado um documento chamado de “definição do sistema”, que deverá “definição do sistema”, que deverá incluir os seguintes itens principais:incluir os seguintes itens principais:

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definição dos objetivos do sistema;

definição das restrições impostas ao sistema;

descrição do funcionamento do sistema;

fluxo geral do sistema de informações;

especificação dos dados de entrada e dos meios de obtenção;

especificação dos dados de saída e sua distribuição entre os vários usuários;

definição do conteúdo dos arquivos e dos métodos para sua atualização;

definição das responsabilidades e autoridades; e

definição de limites de tempo.

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Com base na definição do sistema, o Com base na definição do sistema, o analista fica numa situação melhor para analista fica numa situação melhor para estimar o tempo e os recursos necessários estimar o tempo e os recursos necessários ao projeto e à implantação do novo sistema ao projeto e à implantação do novo sistema (PERT-CPM).(PERT-CPM).

Outra finalidade de elaborar o Outra finalidade de elaborar o planejamento e a programação nessa fase é planejamento e a programação nessa fase é fornecer ao futuro usuário a idéia ed que fornecer ao futuro usuário a idéia ed que está comprometido com o sistema.está comprometido com o sistema.

A partir da definição do sistema, o analista A partir da definição do sistema, o analista terá todas as bases definidas para a etapa terá todas as bases definidas para a etapa do detalhamento do projeto dos sistemas do detalhamento do projeto dos sistemas considerados.considerados.

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O analista poderá seguir a seguinte O analista poderá seguir a seguinte metodologia de trabalho:metodologia de trabalho:

delinear o fluxo geral do sistema, estabelecendo os procedimentos principais;

propor aos usuários as políticas e as diretrizes básicas, bem como a organização necessária para cumprir os objetivos do sistema;

propor aos usuários a forma de desenvolver, em detalhes, as informações solicitadas;

desenvolver um fluxograma geral e definitivo do novo sistema e os procedimentos básicos de cada área; e

solicitar aprovação da proposta, considerando a análise de custos versus benefícios.

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No fim dessa fase, o analista deverá ter:No fim dessa fase, o analista deverá ter:os rascunhos das informações gerenciais necessárias;

a relação de políticas e diretrizes estabelecidas;

as recomendações sobre a estrutura organizacional da empresa, fluxograma geral do sistema, com os detalhes do enfoque proposto em cada área da empresa;

o desenho preliminar dos formulários; e

a relação das informações operacionais necessárias.

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Um sistema mostra-se eficaz à medida Um sistema mostra-se eficaz à medida que atinge seus objetivos e que atinge seus objetivos e desempenha suas funções dentro dos desempenha suas funções dentro dos padrões estabelecidos. Existem alguns padrões estabelecidos. Existem alguns aspectos que conduzem os sistemas à aspectos que conduzem os sistemas à eficácia e à eficiência:eficácia e à eficiência:

simplicidade;

economicidade;

flexibilidade;

produtividade;

aceitabilidade; e

racionalidade.

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DETALHAMENTO DO NOVO DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMASISTEMA

O principal objetivo dessa fase é detalhar O principal objetivo dessa fase é detalhar o projeto em um nível que permita o projeto em um nível que permita implantá-lo da melhor maneira possível.implantá-lo da melhor maneira possível.

As principais atividades desenvolvidas As principais atividades desenvolvidas nessa fase são as seguintes:nessa fase são as seguintes:

complementação dos fluxogramas geral e parciais;

identificação do volume total de dados e informações tratados no sistema;

desenho dos formulários;

definição da necessidade de relatórios e de seu volume, freqüência e distribuição;

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As principais atividades desenvolvidas As principais atividades desenvolvidas nessa fase são as seguintes (cont.):nessa fase são as seguintes (cont.):

desenvolvimento da lógica geral do sistema;

determinação dos procedimentos de controle, avaliação e de auditoria do sistema;

definição dos dispositivos de arquivamento a utilizar;

revisão da estimativa do custo operacional do novo sistema; e

elaboração de um plano detalhado para a implementação do novo sistema.

Nessa fase, o analista deve trabalhar Nessa fase, o analista deve trabalhar com o maior nível de detalhes possível.com o maior nível de detalhes possível.

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Para que o analista realmente faça um Para que o analista realmente faça um detalhamento adequado do sistema, é detalhamento adequado do sistema, é interessante que ele se utilize de interessante que ele se utilize de determinadas técnicas e fontes de determinadas técnicas e fontes de informações auxiliares:informações auxiliares:

análise de outros sistemas utilizados em situações semelhantes;

utilização de algumas técnicas disponíveis que podem auxiliar, tais como as tabelas de decisão, as técnicas estatísticas, simulação, etc.; e

utilização de uma sessão de brainstorming em que cada elemento de um pequeno grupo expõe suas idéias sem qualquer restrição.

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O analista poderá seguir a seguinte O analista poderá seguir a seguinte

metodologia de trabalho nessa fase:metodologia de trabalho nessa fase:

analisar as informações gerenciais e operacionais aprovadas na apresentação do fluxo geral;

preparar em fluxo todos os procedimentos para obter as informações necessárias, bem como definir, em detalhes, modelos de formulários, registros, relatórios, etc.; e

preparar os desenhos finais dos relatórios e formulários.

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Ao final dessa fase, inerente ao Ao final dessa fase, inerente ao delineamento do novo sistema, o delineamento do novo sistema, o analista de sistemas deverá analista de sistemas deverá dispor dos seguintes itens:dispor dos seguintes itens:

políticas e diretrizes inerentes ao sistema;

fluxogramas gerais e parciais detalhados; e

modelos dos formulários e relatórios do sistema.

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TREINAMENTO, TESTE E TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMASISTEMA

O objetivo básico dessa fase é o O objetivo básico dessa fase é o treinamento do pessoal usuário no novo treinamento do pessoal usuário no novo sistema e a posterior implementação.sistema e a posterior implementação.

No fim dessa fase, o analista terá um No fim dessa fase, o analista terá um sistema operacional totalmente sistema operacional totalmente documentado.documentado.

Os aspectos básicos dessa fase do Os aspectos básicos dessa fase do processo de desenvolvimento do projeto processo de desenvolvimento do projeto de sistemas ou métodos administrativos de sistemas ou métodos administrativos são:são:

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TREINAMENTO, TESTE E TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMASISTEMAA – Treinamento dos usuáriosA – Treinamento dos usuários

O processo de treinamento deve ser O processo de treinamento deve ser desenvolvido, em conjunto com o desenvolvido, em conjunto com o usuário, desde os primeiros passos do usuário, desde os primeiros passos do trabalho.trabalho.

Se o treinamento for feito dessa forma, Se o treinamento for feito dessa forma, haverá significativa possibilidade de o haverá significativa possibilidade de o usuário adquirir maior confiança no usuário adquirir maior confiança no sistema.sistema.

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TREINAMENTO, TESTE E TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMASISTEMAB – Teste do novo sistemaB – Teste do novo sistema

O analista pode escolher entre testar o O analista pode escolher entre testar o sistema antes de implementá-lo, convertê-lo sistema antes de implementá-lo, convertê-lo diretamente sem testes especiais ou, ainda, diretamente sem testes especiais ou, ainda, trabalhar em paralelo com o velho e o novo trabalhar em paralelo com o velho e o novo sistemas durante certo período de tempo.sistemas durante certo período de tempo.

A escolha da alternativa mais adequada A escolha da alternativa mais adequada dependerá da situação específica de cada dependerá da situação específica de cada sistema. Ainda que se tomem todas as sistema. Ainda que se tomem todas as precauções necessárias, o analista deve precauções necessárias, o analista deve lembrar que a alteração de um sistema pode lembrar que a alteração de um sistema pode originar alguns problemas, os quais devem originar alguns problemas, os quais devem ser devidamente administrados.ser devidamente administrados.

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TREINAMENTO, TESTE E TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMASISTEMAC – Implementação do novo sistemaC – Implementação do novo sistema

O analista deve estar bastante atento O analista deve estar bastante atento nessa etapa, pois é na implementação que nessa etapa, pois é na implementação que muitos sistemas bem projetados falham, muitos sistemas bem projetados falham, deixando de entrar em funcionamento ou deixando de entrar em funcionamento ou são implementados sem o adequado são implementados sem o adequado controle.controle.

O sistema só deve entrar em operação O sistema só deve entrar em operação quando se verificar que não contém erros e quando se verificar que não contém erros e que os usuários estão familiarizados com que os usuários estão familiarizados com seu funcionamento. Isso implica testes seu funcionamento. Isso implica testes completos e adequados.completos e adequados.

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TREINAMENTO, TESTE E TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMASISTEMA

C – Implementação do novo sistemaC – Implementação do novo sistema

Nessa fase, alguns aspectos devem ser Nessa fase, alguns aspectos devem ser obedecidos, tais como:obedecidos, tais como:

utilização adequada e sistemática da técnica formal de planejamento e controle da mudança efetuada, por motivo do novo sistema;

estabelecimento de objetivos e resultados para cada pessoa envolvida no projeto; e

assegurar a realização de todas as fases do trabalho de acordo com os padrões estabelecidos.

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As orientações para testar o sistema são:As orientações para testar o sistema são:testar cada módulo do sistema separadamente;utilizar dados reais, além dos dados de teste;executar um processamento em paralelo, antes do processamento definitivo;testar o sistema como unidade;fazer com que os usuários testem o sistema;Incluir dados de outros sistemas totalmente diferente, para se certificar se são, realmente, rejeitados; econvencer os auditores da empresa a testar o sistema.

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O analista deve acompanhar os usuários O analista deve acompanhar os usuários durante um período de tempo até que o durante um período de tempo até que o sistema funcione perfeitamente.sistema funcione perfeitamente.

No fim dessa fase, o analista deverá No fim dessa fase, o analista deverá dispor de:dispor de:

manual completo do novo sistema;

treinamento dos usuários; e

Novo sistema devidamente implementado.

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ACOMPANHAMENTO, ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃOAVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO

O trabalho do analista não termina O trabalho do analista não termina quando o sistema se torna operacional e quando o sistema se torna operacional e livre de erros. Após essa etapa, o analista livre de erros. Após essa etapa, o analista deve realizar a fase de avaliação.deve realizar a fase de avaliação.

O analista deve comparar os resultados O analista deve comparar os resultados alcançados com os anteriormente alcançados com os anteriormente previstos, sendo que as variações previstos, sendo que as variações significativas devem ser investigadas, significativas devem ser investigadas, visando determinar as causas.visando determinar as causas.

Para maiores facilidades, o analista pode Para maiores facilidades, o analista pode adotar as seguintes metodologias nessa adotar as seguintes metodologias nessa fase:fase:

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A – Quanto ao acompanhamento do A – Quanto ao acompanhamento do funciona-mento do sistema, o analista funciona-mento do sistema, o analista deve:deve:

fixar pontos de controle no sistema;

especificar os critérios para avaliar a freqüência do controle nos pontos considerados;

entrevistar os usuários do sistema e investigar quais problemas ou melhorias o sistema está trazendo; e

efetuar todos os ajustes necessários e de forma adequada.

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B – Quanto à avaliação, o analista deve:B – Quanto à avaliação, o analista deve:preparar um programa de trabalho para as atividades de auditoria;

fazer uma auditoria adequada;

entrevistar os usuários e anotar os problemas e/ou sugestões;

documentar os pontos e os aspectos a serem analisados; e

preparar um relatório sobre a auditoria e as soluções recomendadas.

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No fim dessa fase, o analista deverá No fim dessa fase, o analista deverá

ter:ter:

um programa de acompanhamento que

especifique a sistemática de controle e avaliação

a ser realizada; e

o registro de ajustes efetuados e modificações

necessárias ou convenientes, mas não efetuadas

por não serem oportunas, por alguma razão

identificada.

10 - metodologia de levantamento

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