10 comunicação - pmp [modo de compatibilidade]

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Gerenciamento das

Comunicações

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2

Assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas,criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas,monitoradas e dispostas de maneira oportuna e apropriada.

EXECUÇÃO 10.2 Gerenciar as Comunicações

10.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações

10.3 Controlar as Comunicações

PLANEJAMENTO

CONTROLE

10.Gerenciamento de Comunicações

10. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

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Ouvir ativa e eficazmente.

Perguntar, apresentando ideias e situações para garantir um melhor entendimento.

Educar a equipe do projeto.

Levantar fatos para confirmar informações.

Definir e administrar expectativas.

Persuadir a executar ações.

Negociar acordos com benefícios mútuos.

Solucionar conflitos.

Resumir, recapitular e identificar próximos passos.

Habilidades de Comunicação

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4

• Escrita

• Oral

• Formal: Relatórios, contratos

• Informal: e-mails, discussões variadas

• Interna: dentro do projeto

• Externa: cliente, outros projetos, público

Dimensões da Comunicação

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• Oficial: Newsletters, Relatórios anuais

• Não oficial: comunicações confidenciais

• Horizontal: com colegas

• Vertical: com níveis superiores e inferiores na organização

• Verbal

• Não verbal: linguagem corporal, entonação da voz (paralinguística)


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Formal

Informal

OralEscritaE-mailsNotasMemorandos

TelefonemasConversasEntrevistasFeedbacks de desempenho

RelatóriosAtas de reuniõesAvaliações de EquipeTermo de AberturaPlano de GerenciamentoDocumentos Contratuais

ApresentaçõesPalestras

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Reuniões do projeto podem ser formais ou informais. Isto dependerá do contexto em que a reunião ocorrerá.

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PLANEJAMENTO

CONTROLE

10.Gerenciamento das Comunicações


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Desenvolvimento de uma abordagem e de um plano apropriados para ascomunicações do projeto, baseados nas necessidades e requisitos daspartes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.

• Quem precisa de quais informações

• Quando serão necessárias

• Como e por quem serão fornecidas

• Onde e em que formato serão armazenadas

Objetivo: Plano de gerenciamento das comunicações

10.1 Planejar o Ger. das Comunicações

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10

• Ativos de processos

organizacionais

• Fatores ambientais Organização

10.1 Planejar o Gerenciamento das

Comunicações

Plano de

gerenciamento das

comunicações

Registro das partes

interessadas

4.2 Desenvolver o Plano de

Gerenciamento do Projeto

Atualização nos

documentos do

projeto

13.1 Identificar as Partes Interessadas

10.2 Gerenciar as Comunicações

13.3 Gerenciar o Engajamento das

Partes Interessadas

Documentos do Projeto

Plano de

gerenciamento

do projeto

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11

1. Análise de requisitos das comunicações

2. Tecnologia de comunicações

3. Modelos de comunicações

4. Métodos de comunicação5. Reuniões


Comunicações


1. Plano de gerenciamento do projeto

2. Registro das partes interessadas

3. Fatores ambientais da empresa

4. Ativos de processos organizacionais

1. Plano de gerenciamento das comunicações

2. Atualizações nos documentos do projeto

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Comunicações








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13

Fontes de Informação:

Organogramas da empresa e do projeto

Disciplinas ou especialidades

envolvidas no projeto

Logística (quantidade de pessoas e suas localizações)

Necessidades de informação interna

e externa

Requisitos de comunicação das

partes interessadas

10.1.2 Planejar o Ger. das Comunicações




4. Métodos de comunicação

5. Reuniões

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14

10.1.2.1 Análise de Requisitos das Comunicações

2 pessoas, 1 canal

3 pessoas, 3 canais

4 pessoas, 6 canais

5 pessoas, 10 canais

Número de Canais de Comunicação =

n(n-1)/2

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15

Considerações para seleção:

Urgência da informação

Disponibilidade da

tecnologia

Facilidade de uso

Ambiente do projeto

Confidencialidade da

informação





5. Reuniões


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16

Passos do modelo básico de comunicação:

Codificar

Transmitir a mensagem

Decodificar

Sinalizar o recebimento da mensagem

Transmitir mensagem de Feedback






5. Reuniões

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17

10.1.2.3 Modelos de Comunicação

Codificar

Decodificar

Decodificar

CodificarMensagem de

Feedback

Transmissão da Mensagem

Mensagem de ReconhecimentoRuído

Ruído

Ruído

Emissor ReceptorMeio

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18

Comunicação Passiva (pull)

• Intranet, e-learning, base de dados etc.

Comunicação Ativa (push)

• Cartas, e-mails, memorandos,

relatórios, faxes etc.

Comunicação Interativa:

• Conversas, reuniões,

telefonemas, videoconferência etc.





5. Reuniões


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19






Comunicações








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20

Compila a necessidade e requisitos de

informação de cada interessado e a forma como essas informações serão

encaminhadas a cada um.




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21





PLANEJAMENTO

CONTROLE

10.Gerenciamento das Comunicações


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• Criação, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação edisposição da informação do projeto de acordo com o plano degerenciamento das comunicações.

• Busca garantir que a informação foi apropriadamente gerada, recebida e entendida.

Objetivo: Comunicações do projeto


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23

Considerações para um efetivo gerenciamento das comunicações:

• Aplicação do modelo emissor-receptor, incluindo mensagens de feedback.

• Escolha correta do meio de comunicação.

• Estilo de redação.

• Técnicas de apresentação.

• Técnicas de facilitação.

• Técnicas de escuta.

• Técnicas de gerenciamento de reuniões.


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24

• Ativos de processos

organizacionais

• Fatores ambientais Organização


Comunicações do

projeto



Atualizações nos

documentos do

projeto



Relatórios de

desempenho do

trabalho4.4 Monitorar e

Controlar o Trabalho do Projeto


Comunicações

Atualizações nos

ativos de processos

Atualizações no plano

de gerenciamento do

projeto

Plano de

gerenciamento das

comunicações

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4. Sistemas de gerenciamento de informações

5. Relatórios de desempenho



2. Relatórios de desempenho do trabalho



1. Comunicações do projeto

2. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto


4. Atualizações nos ativos de processos organizacionais


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2. Relatórios de desempenho do trabalho









Gerenciamento de documentos impressos (cartas, memorandos, relatórios etc.)

Gerenciamento de comunicações eletrônicas (e-mail, fax, telefone, videoconferência etc.)

Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos (interface web para softwares de GP, softwares de apoio a reuniões etc.)






10.2.2 Gerenciar as Comunicações


Coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de status, medições do progresso e previsões (forecasts).

As informações e formatos dos relatórios variam dependendo do público alvo.

Podem incluir:

• Análise do desempenho

• Riscos e questões

• Resumo das mudanças








Tipos de informação em relatórios:

• Situação (status)

• Progresso (progress)

• Tendência (trend)

• Previsão (forecasting)

• Variação (variance)

• Valor Agregado (earned value)







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30





PLANEJAMENTO

CONTROLE

10.Gerenciamento de Comunicações


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31

Monitoramento e controle das comunicações ao longo do ciclo de vida do projeto

para garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejamatendidas.

Este processo pode acionar iterações nos processos de planejar o gerenciamento

das comunicações e gerenciar as comunicações, ilustrando a natureza contínuados processos de gerenciamento das comunicações em projetos.


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32


Comunicações do

projeto



Atualizações nos

documentos do

projeto


4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho

do Projeto


Atualizações

no plano

4.3 Orientar e Gerenciar a

Execução do Projeto

Solicitações de mudança

4.5 Realizar o Controle Integrado

de Mudanças

13.3 Gerenciar o Engajamento das

Partes Interessadas

Ativos de processos

organizacionais

Organização

Plano de

gerenciamento do

projeto

Informações sobre

o desempenho do

trabalho

Dados de desempenho do trabalho

Registro das questões

Atualizações nos

ativos de processos

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2. Opinião especializada

3. Reuniões





3. Registro das questões4. Dados de desempenho

do trabalho5. Ativos de processos

organizacionais

1. Informações sobre o desempenho do trabalho

2. Solicitações de mudança




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3. Reuniões


10.2.2 Controlar as Comunicações



3. Registro das questões4. Dados de desempenho

do trabalho5. Ativos de processos

organizacionais

1. Informações sobre o desempenho do trabalho

2. Solicitações de mudança





O processo Controlar as Comunicações requer discussão e diálogo com a

equipe do projeto para atualizar e comunicar o desempenho do projeto da

melhor maneira e para responder a solicitações de informações das partes

interessadas.



3. Reuniões

10.2.2 Controlar as Comunicações

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Ter um coordenador (responsável sucesso ou fracasso):

• Preparar pauta e distribuir previamente aos participantes

• Convocar participantes (necessários e suficientes)

• Abrir a reunião / fazer apresentações

• Conduzir a pauta (prioridade de assuntos)

• Promover processos de tomada de decisões

• Administrar conflitos e disputas de poder

• Fechar a reunião (fazer resumo dos assuntos abordados)

10.2.2.3 Reuniões

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Pontos a considerar:

• Duração (início e fim definidos na convocação)

• Pauta (com antecedência)

• Agenda (períodos determinados por assunto)

• Periodicidade (frequência)

• Local (preparado previamente)

• Responsável pela ata (distribuição)

10.2.2.3 Reuniões

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38

Reunião de Kick-off

• Reunião realizada para comunicar o plano de gerenciamento do projeto, uma

vez aprovado.

• Pontos que podem ser apresentados, entre outros:

• Importância, objetivos e metas do projeto

• EAP• Cronograma sumário

• Membros da equipe e responsabilidades

• Estrutura organizacional do projeto• Principais riscos

• Plano de comunicação

É uma reunião mais expositiva do que deliberativa.


20 Questões

(25 minutos)

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Você é um gerente de projeto e seu projeto está acima do orçamento. Você precisa

informar a gerência os motivos que causaram esta situação. Qual estilo de

comunicação que você deve usar?A. Enviar um email para todos na gerência informando do ocorrido.

B. Marcar uma reunião com a gerência para explicar a situação e dirimirquaisquer dúvidas.

C. Registrar a questão por escrito.

D. Emitir uma solicitação de mudança

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Como gerente de projeto em um projeto pequeno, que você está enviando e-mails

para as partes interessadas para informar sobre o desempenho do projeto antes

da reunião mensal de status. Este é um exemplo de comunicação ___________.A. Passiva

B. InformalC. Vertical

D. Oficial

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Um projeto, para construir um centro de dados, tem 5 partes interessadas. Quando a organização executora foi adquirida, o número de partes interessadas aumentou

para 8. Quantos canais de comunicação foram adicionados ao projeto?A. 10

B. 18 C. 28

D. 38

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Um gerente de projeto está lidando com questões complexas em um projeto, equer comunicar a todos os membros da equipe do projeto os detalhes dos

problemas e solicitar ajuda. Que tipo de comunicação você sugeriria para usarnesta situação?

A. Informal verbalB. Escrita formal

C. Verbal informal

D. Vertical oficial

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O gerente de projetos deve possuir boas habilidades de comunicação. Qual opçãonão é uma habilidade requerida de um gerente de projeto?

A. Saber persuadir uma equipe para que desempenhem tarefas complexasde acordo com o objetivo do projeto.

B. Saber escrever e ler documentos técnicos especializados no caso deprojetos que usam tecnologia de ponta.

C. Servir de mentor para melhorar o desempenho de um membro da equipe.

D. Saber negociar para chegar a um acordo quando duas pessoas possuem

opiniões conflitantes quanto a um aspecto do projeto.

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Seu projeto está quase no fim e você agora precisa comunicar o impacto doresultado do projeto em sua organização. Considerando que esta é uma ação

delicada, qual técnica você irá empregar para realizar isso?A. Marcar uma reunião com a gerência para explicar os impactos do projeto

na organização.B. Solicitar que os gerentes funcionais de cada área de negócio repassem a

informação sobre o fim do projeto.

C. Fazer um post no blog da empresa sobre o impacto do projeto.

D. Contratar um consultor externo para ajudar a definir as ações decomunicação a serem tomadas.

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Você decidiu implementar uma ferramenta web para que os membros da equipe doprojeto pudessem acompanhar suas tarefas e se comunicar de forma colaborativa.

Qual técnica você está usando?A. Relatar o desempenho

B. Canais de comunicaçãoC. Sistemas de gerenciamento da informação

D. Registro das questões

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Em que atividade os gerentes de projeto passam a maior parte do seu tempo?A. Verificando atividades

B. Comunicando C. Controlando custo

D. Controlando riscos

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Quais são os principais componentes do modelo de comunicação?A. Escrever, codificar, enviar e receber.

B. Enviar, encaminhar, responder e responder para todos.C. Codificar, enviar, meio, ruído e receber.

D. Codificar, mensagem, meio, ruído e decodificar.

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John está gerenciando um projeto e, logo depois que ele começou a execução doprojeto, algumas das partes interessadas o abordaram e expressaram que eles

não estão recebendo relatórios suficientes sobre o status do projeto. Qual o

processo não foi feito corretamente por John?A. Identificar as partes interessadas

B. Gerenciar as comunicaçõesC. Controlar as comunicações

D. Planejar o gerenciamento das comunicações

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Você é gerente de projetos planejando um novo projeto. Você está determinandoquais informações serão enviadas para as partes interessadas, a frequência e o

formato dos relatórios. Qual o processo que você está executando?A. Planejar o gerenciamento das comunicações

B. Gerenciar o engajamento das partes interessadasC. Controlar as comunicações

D. Identificar as partes interessadas

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Você está controlando as comunicações no seu projeto. Se realizado corretamente, qual o

principal benefício que você espera deste processo?

A. Que seja identificada e documentada no plano de gerenciamento das

comunicações a abordagem mais eficiente para comunicação com as partes

interessadas do projeto.

B. Que ao final de cada reunião do projeto, todas as questões do projeto sejam

esclarecidas, resolvidas ou encaminhadas para seus responsáveis.

C. Que as tecnologias, modelos e métodos de comunicação estejam implementados

para habilitar comunicações entre os membros da equipe e partes interessadas.

D. Que em qualquer momento do projeto, todos os envolvidos nas comunicações

tenham um fluxo ideal de informações para garantir que as necessidades de

informações das partes interessadas do projeto sejam alcançadas.

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Um gerente de projeto identificou 10 canais de comunicação no projeto. Comquantas partes interessadas ele está lidando?

A. 2 stakeholdersB. 5 stakeholders

C. 10 stakeholdersD. 45 stakeholders

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Você trabalha em um projeto para desenvolver uma nova turbina eólica. Você tem

falado com o supervisor do seu departamento sobre os testes das pás do rotor no

túnel de vento. Que dimensão de comunicação isso representa?A. Horizontal

B. FormalC. ExternaD. Vertical

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O gerente de projeto usa modelos de comunicações para enviar informação às

partes interessadas. Quais ações devem ser executadas por um receptor para acomunicação ser efetiva?

A. Percepção, transmissão, codificação

B. Percepção, decodificação, compreensãoC. Percepção, codificação, compreensão

D. Percepção, transmissão, decodificação

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Qual dos seguintes o Plano de gerenciamento das comunicações não fornece?A. Os requisitos de comunicação das partes interessadas

B. A frequência de comunicação C. A pessoa responsável por comunicar a informação

D. Classificação das partes interessadas

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Qual dos seguintes não faz parte dos processos de Gerenciamento dasComunicações?

A. Controlar as comunicaçõesB. Identificar as partes interessadas

C. Planejar o gerenciamento das comunicaçõesD. Gerenciar as comunicações

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Como gerente de projeto você tem que lidar com a comunicação de todas aspartes interessadas do projeto. Você tinha seis partes interessadas no início do

projeto, mas esse número dobrou. Quantos canais de comunicação foramadicionados ao projeto?

A. 15B. 51

C. 66

D. 132

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Qual das alternativas seguintes não é uma ferramenta ou técnica do processo deGerenciar a comunicações?

A. Tecnologia das comunicaçõesB. Sistemas de gerenciamento da comunicação

C. Habilidades interpessoaisD. Relatar o desempenho

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Durante o monitoramento e controle do projeto o gerente de projetos estágarantindo que todas as partes interessadas sejam comunicadas do status atual do

projeto e os próximos passos. Qual das técnicas a seguir o gerente de projeto nãoirá usar para controlar as comunicações?

A. Sistemas de gerenciamento das informaçõesB. Opinião especializada

C. Técnicas analíticas

D. Reuniões

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Questão Resposta Justificativa

1 CVocê está se comunicando com a gerência, que está acima na organização, sobre um estouro no orçamento, então você

deve marcar um reunião e explicar a situação. [PMBOK® 5ed, seção 10.3.2.3]

2 B Este é um exemplo de comunicação informal usando o método ativo. [PMBOK® 5ed, seção 10]

3 BO número de canais de comunicação é N(N-1)/2. Haviam 5(5-1)/2 = 10. Agora o projeto tem 8(8-1)/2 = 28. Foram

adicionados 28-10 = 18 canais de comunicação. [PMBOK® 5ed, seção 10.1.2.1]

4 B

A comunicação formal por escrito é preferida quando questões complexas precisam ser resolvidas e o gerente de projeto

quer garantir que todas as partes recebam a mesma mensagem na sua totalidade para construir um entendimento

comum. [PMBOK® 5ed, seção 10]

5 BSaber ler e escrever documentos técnicos não é requerido do gerente de projetos, porém ele/ela deve saber se comunicar

com a equipe técnica. [PMBOK® 5ed, seção 10]

6 D

Contratar um consultor externo é uma aplicação da técnica de opinião especializada, indicada neste caso onde

conhecimento especializado é necessário. Explicar os impactos do projeto à gerência, informar os gerentes funcionais e

publicar no blog da empresa não garantem que a informação será transmitida de forma adequada a todas as partes

interessadas no projeto. [PMBOK® 5ed, seção 10.3.2.2]

7 C

Este é um exemplo de um sistema de gerenciamento da informação, que pode incluir: softwares de gerenciamento de

projeto, software de escritório virtual e ferramentas de gerenciamento colaborativo de trabalho. Esta técnica também inclui

ferramentas como email, fax e telefone ou ferramentas off-line como cartas e memorandos. [PMBOK® 5ed, seção

10.2.2.4]

8 BGerentes de projeto passam a maior parte do tempo comunicando para as partes interessadas internas e externas.

[PMBOK® 5ed, seção 10]

9 DO modelo de comunicação básico tem os principais componentes: Codificar, mensagem, meio, ruído e decodificar.

[PMBOK® 5ed, seção 10.1.2.3]

10 D

Planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes

interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação. O planejamento inadequado das comunicações poderá

causar problemas, tais como atraso na entrega de mensagens, comunicação de informações confidenciais para o público

incorreto ou falta de comunicação para algumas das partes interessadas necessárias. [PMBOK® 5ed, seção 10.1]

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Questão Resposta Justificativa

11 A

No processo de Planejar o gerenciamento das comunicações você usa o Registro das partes interessadas e executa a

técnica de Análise de requerimentos das comunicações para analisar as necessidades de comunicação e desenvolver um

plano que fornece como a comunicação deve ser tratada em um projeto. [PMBOK® 5ed, seção 10.1.2.1]

12 D

A) Identificar a abordagem de comunicação é o objetivo do processo de Planejar o gerenciamento das comunicações

(seção 10.1) B) Reuniões são uma técnica do processo de Planejar o gerenciamento das comunicações (seção 10.1.2.5)

C) Tecnologias, modelos e métodos de comunicação são técnicas do processo de Gerenciar as comunicações (seção

10.2.2). D) Esta resposta representa o principal benefício do processo de Controlar as comunicações. [PMBOK® 5ed,

seção 10.3]

13 BA quantidade de canais de comunicação é N(N-1)/2. 5 partes interessadas resultam em 5(5-1)/2 = 10 canais de

comunicação. [PMBOK® 5ed, seção 10.1.2.1]

14 DNeste caso sua comunicação é com seu supervisor que teria um nível diferente de responsabilidade e autoridade. Este é

um exemplo de uma dimensão vertical no que diz respeito às comunicações. [PMBOK® 5ed, seção 10]

15 B

Um receptor de codificação deve perceber, decodificar e compreender. Uma vez que a mensagem foi codificada pelo

emissor e transmitida a um receptor, e o receptor deve percebê-la. Em essência, o receptor deve reconhecer que a

mensagem foi enviada. Então a mensagem deve ser decodificada convertendo a mensagem na forma que deve ser

interpretada. Finalmente, a mensagem deve ser compreendida. Se qualquer um desses processos falha, a mensagem

pode ser ignorada ou mal interpretada. [PMBOK® 5ed, seção 10.1.2.3]

16 D

O Plano de gerenciamento das comunicações é uma saída do processo de Planejar as comunicações e provê todos os

itens listados, exceto a classificação das partes interessadas, que é uma saída do processo de Identificar as partes

interessadas. [PMBOK® 4ed, seção 10.1.3.1]

17 BNo PMBOK versão 5, Identificar as partes interessadas é um processo de Gerenciamento das Partes Interessadas.

[PMBOK® 5ed, seção 10]

18 B

O número total de canais de comunicação em potencial é n(n-1)/2, onde n representa o número de partes interessadas.

Havia 6(6-1)/2 = 15 canais de comunicação no projeto e agora existem 12(12-1)/2 = 66, portanto 51 canais de

comunicação foram adicionados no projeto. [PMBOK® 5ed, seção 10.1.2.1]

19 CHabilidades interpessoais não é uma técnica do processo de Gerenciar a comunicações. [PMBOK® 5th edition, seção

10.2.2]

20 CTécnicas analíticas não são usadas no processo de Controlar as comunicações, que faz parte do grupo de processo de

monitorar e controlar o projeto. [PMBOK® 5ed, seção 10.3.2]

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KAROLINA POZNYAKOV é Engenheira Civil; MBA em Finanças Corporativas; Pós-graduação em Engenharia do Petróleo, Certificada PMP pelo PMI desde 2005 e IPMA-D em 2016. Possui larga experiência em Gerenciamento de Projetos distribuídos nas áreas de Petróleo e Gás e em Gestão de Plantas Industriais. Engenheira de Planejamento,

Suporte às Práticas de Projetos. Consultora Associada da DA atuando no desenvolvimento e implantação de metodologias de gerenciamento de projetos e de escritório de projetos (PMO) desde 2005. Atuou em projetos,

prestando serviços a empresas de grande porte: Petrobras, Glaxo-SmithKline, Technip, IESA, dentre outras. Autora do livro “VIP – Práticas de Melhorias de Valor em Grandes Empreendimentos” com Paul Dinsmore.

Palestrante em empresas, seminários e congressos nacionais e internacionais sobre os temas “PMO – Project Management Office” e “VIP”. Autora de artigos técnicos nas áreas de gerenciamento de projetos. Como docente ministra cursos de Preparação para Certificação PMP, cursos de Formação de Gerentes de Projetos para mais de

500 turmas ultrapassando 20.000 participantes e, atualmente atua como Docente na Universidade Estácio de Sá.

OBRIGADA!

Karolina Poznyakov, PMP®, [email protected]

https://www.facebook.com/pavelconsulting

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