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IBRACEM - Instituto Brasileiro de Certificação e Monitoramento

Av. Adolfo Pinheiro, 1000, Conj. 112, Santo Amaro - São Paulo/SP | CEP 04734-002 | (11) 5522-3000

1- PROGRAMA DE AVALIAÇÃO DE

CONFORMIDADE LEGAL

2- MÓDULO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

INTERNOS E NÃO PÚBLICOS

3- MÓDULO DE GESTÃO DE MÃO DE OBRA

DE TERCEIROS COM INTEGRAÇÃO DE

COLABORADOR





INDICE

MÓDULO BÁSICO PARA UTILIZAÇÃO DA PLATAFORMA ..............................................3

Ferramentas do sistema .....................................................................................................3

Local para alterar/redefinir senha ...................................................................................3

Troca de ambiente ..........................................................................................................4

Suporte para sistema ......................................................................................................5

CONFORMIDADE LEGAL ....................................................................................................7

Empresa .............................................................................................................................7

Certificados ........................................................................................................................9

Documentos internos ....................................................................................................... 12

Adicionar documentos internos ..................................................................................... 12

Adicionar documentos financeiros ................................................................................ 13

Decisões ........................................................................................................................... 14

GESTÃO DE TERCEIROS – MONITORAMENTO TRABALHISTA ................................... 16

Contratos .......................................................................................................................... 16

Adicionar contratos ....................................................................................................... 16

Adicionar documentos de segurança do trabalho ......................................................... 18

Documentação ................................................................................................................. 18

Adicionar documentos empresa .................................................................................... 19

Adicionar documentos mensais .................................................................................... 19

Colaboradores .................................................................................................................. 21

Adicionar colaborador ................................................................................................... 21

Adicionar documentos colaboradores ........................................................................... 23

Pendências ....................................................................................................................... 24

Documentos não anexados .......................................................................................... 24

Documentos vencidos ................................................................................................... 25

Documentos próximos do vencimento .......................................................................... 25

Documentos reprovados ............................................................................................... 25

SUPORTE IBRACEM.......................................................................................................... 26





MÓDULO BÁSICO PARA UTILIZAÇÃO DA PLATAFORMA Ferramentas do sistema Local para alterar/redefinir senha Clicar em Esqueci/Definir senha:

Será solicitado dados do usuário:

Após a inclusão do usuário, clicar em solicitar nova senha.





Será encaminhado via e-mail procedimentos para solicitação de nova senha.

Troca de Ambiente Quando a empresa prestar serviços para mais de um cliente IBRACEM, após login na plataforma de acesso, existe a possibilidade de troca de ambiente para acesso, logando assim, para a empresa cujo existe interesse de analise ou entrega de documentos:





Suporte para o sistema Clicar em suporte (botão azul com a interrogação do lado direito).

Tela de suporte:





Selecionar o assunto:

Escrever a mensagem de erro (caso tenha screenshot do erro apresentado, no local - escolher arquivo), depois clicar em enviar:





CONFORMIDADE LEGAL Empresa Ao acessar o sistema, é possível visualizar o rol de certidões que são mensalmente atualizadas e que poderão ser encontradas com: ‘ocorrências’ – identificadas com ou ‘não ocorrências’ – identificadas com .





Sempre que uma certidão for identificada com alguma ocorrência, ela imediatamente irá aparecer ao final da página como ‘documentos não conformes’. Através do menu ‘documentos não conformes’, poderá haver uma interação entre o usuário e o sistema, onde o mesmo irá clicar no documento que consta com ocorrência:

Poderá ser incluso o documento obtido pelo usuário cujo demonstra não haver mais ocorrências (Exemplo – certidão negativa).





Certificados Na aba certificados, todas as certidões estarão disponíveis, inclusive para download.

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Sempre que o status for REGULAR, será emitido um comunicado de conformidade legal:





Quando o status for ‘NÃO REGULAR’, será emitido um comunicado de não conformidade legal:





Para realizar o download do documento ou certificado, basta clicar no status:

Documentos internos Adicionar documentos internos Clicar em documentos internos, depois em adicionar documento interno:





Clicar em escolher arquivo e após o preenchimento de todas as informações solicitadas depois em adicionar.

Tipo de documento: Informe com o tipo de documento que deseja inserir, caso haja mais de um documento a ser inserido do mesmo tipo, como por exemplo contrato e alterações social ou documentação de mais sócios, recomenda-se que sejam consolidado em um único PDF, ou compactado e encaminhado em um documento *.ZIP. Data de emissão: Informe a data de emissão do documento. Data de validade: Informe a data de validade do documento, caso não existir, deve-se selecionar o item “Documento não tem data de validade”. Observações: Campo livre, e deve ser detalhado com quaisquer informações que julguem necessário. Adicionar documentos financeiros Clicar em documentos financeiros, depois em adicionar documento interno:





Clicar em escolher arquivo e após o preenchimento de todas as informações solicitadas depois em adicionar.





Decisões





GESTÃO DE TERCEIROS – MONITORAMENTO TRABALHISTA Contratos Adicionar Contratos Em contratos, existe a necessidade de incluir todos os contratos/pedidos de compra que estejam vigentes. Para adicionar um contrato, clique em “Adicionar”, preencha todos os campos necessários.

Preencher todos os campos necessários:

Após clicar em “Salvar” será exibida uma nova aba para adicionar o local do contrato:

O sistema aceita arquivos no formato: pdf, tiff, xps, png, jpg e jpeg. Preferencialmente pdf. Pref





Caso haja necessidade de editar o documento, após salva-lo, basta clicar em “Número do Contrato”:

Verificar se todos os locais estão adicionados e clicar em salvar: ADICIONAR DOCUMENTOS DE SEGURANÇA Para adicionar os documentos de segurança, basta clicar em editar:

É importante preencher todos os dados e ao final, não esquecer de adicionar o local.





Adicionar documentos de segurança Clicar em adicionar/editar:

Incluir o documento:

Caso os locais não tenham sido adicionados, o sistema deixará o contrato em “vermelho” como um alerta.

Documentação Na página de documentação, existem duas categorias:

O sistema aceita arquivos em formato: pdf,tiff,xps,png,jpg e jpeg.





Documentos da empresa:

Documentos Mensais

É necessário incluir todos os documentos! Para incluir, deve-se clicar em “Editar”.





Quando os documentos são adicionados, eles são classificados por cores e status:

COLABORADORES





Colaboradores Cadastro de colaboradores:

O sistema mostra o número de colaboradores por local

A busca pode ser realizada por nome e local

Adicionar um colaborador: Para adicionar um colaborador, é necessário primeiro selecionar o contrato (sem a adição do contrato não é possível incluir o colaborador) em que ele estará vinculado:





Selecione o Contrato e após o local:

Feito isso, preencha os demais campos que necessários para concluir o cadastro.

Em CBO (código brasileiro de ocupações) ao começar a digitar o código ou o nome o sistema irá buscar automaticamente no banco de dados nacional e exibir todas as opções.





Quando o cadastro estiver concluído, ele já será exibido na tela inicial de Colaboradores, e será possível visualizar seu status e os dados principais.

Adicionar Documentos Colaboradores Para adicionar os documentos do colaborador, clique em editar no documento que deseja adicionar. São eles: Cadastro, Mensal e Eventual. Os documentos são diferentes para cada tipo: Cadastro:

Mensal:





Eventual:

Legenda e Cores - Documentos dos colaboradores: -A avaliação pode ficar com status Aprovado, Reprovado ou Não Avaliado. -O status mostra a data de validade, caso não tenha sido definida, a mesma ficará com status indeterminado. *Para que o documento seja aprovado, ele deve estar dentro da validade e ser aprovado na avaliação.

Pendências

Nesta aba são apresentados por categoria (documentos não anexados, documentos vencidos, documentos próximos do vencimento e documentos reprovados), todos os documentos que estão pendentes de avaliação ou foram reprovados na avaliação. Documentos não anexados Irão aparecer através dos submenus: contratos, documentação e colaboradores:





Documentos vencidos

Documentos próximos do vencimento

Documentos reprovados





Suporte IBRACEM

Para dúvidas, críticas e sugestões, por favor, entre em contato por meio dos dados abaixo:

Horário: 09:00 às 17:00 – segunda a sexta E-mail: [email protected]

Telefone: (11) 5522-3000

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