1 o controle administrativo 1.1 conceito controle é o processo de garantir que as atividades...

1 O CONTROLE ADMINISTRATIVO

1.1 Conceito

Controle é o processo de garantir que as atividades realizadas se igualem às atividades planejadas. É a função administrativa usada para: regular ou restringir

vários fatores, de modo que as tarefas sejam completadas

dentro dos parâmetros definidos no planejamento, usando

o volume de recursos alocados na organização

administrativa e conduzida dentro das expectativas

determinadas pela liderança.


1.2 Objetivos

• Determinar parâmetros e padrões de mensuração;

• Manter as atividades dentro desses padrões;

• Fazer ações corretivas, quando necessário.

Ou seja, é uma ferramenta que ajuda os administradores a

monitorar a eficácia de seu planejamento, de sua

organização e de sua liderança, e que ajuda a tomar

atitudes corretivas quando necessário.


1.3 O processo de controle

As principais etapas de um controle gerencial estão descritas na figura abaixo

Padrõese

Métodospara medir o desempenho

Mediro

Desempenho

Desempenho de acordo com

os padrões?

Continuar medindo Sim

Não

Iniciar ações

corretivas


a) Definir Padrões e Métodos

No Planejamento, defini-se os Objetivos e Metas. As Metas devem ser mensuráveis, ter prazo de execução e definir a forma como será feito.

Área de Produção:

Objetivo - Melhorar a produção das costureiras da linha 2.

Meta - Aumentar em 20% o volume produzido, através de 1 hora de treinamento diário, no final de 15 dias de treinamento.

Área de Serviço:

Objetivo - Diminuir a fila de espera.

Meta - Colocar mais um caixa de atendimento, fixando uma fila de no máximo 5 pessoas, em até 20 dias da data da implantação.


b) Medir o Desempenho

É uma tarefa permanente e repetitiva, onde a freqüência das medições depende da atividade a ser medida.

c) Determinar se o desempenho está de acordo com o padrão

Se o desempenho for igual ao padrão, o administrador pode presumir que "tudo está sob controle“.

d) Iniciar ações corretivas

Se o desempenho for diferente dos padrões estabelecidos, deve-se aplicar ações corretivas:

• Mudança de uma ou mais atividades operacionais.

• Mudança nos padrões originalmente estabelecidos.

1.4 Os Níveis de Controle

Quadro 01 – Os níveis de Controle Administrativos

NÍVEIS TIPOS CONTEÚDO TEMPO AMPLITUDE

Institucional Estratégico Abrangente, Genérico Visão ampla

Longo Prazo

Macro-orientado

Focalizado no Mercado

Intermediário Tático Menos abrangente Mais detalhado

Médio Prazo

Focalizado na gerência

Operacional Operacional Extremamente detalhado

Curto Prazo Micro-orientado focalizado no processo


1.4.1 Controles Estratégicos

Relativos a aspectos globais que envolvem a empresa como um todo. É de longo prazo, genérico e macro-orientado.

• Desempenho global da empresa;

• Relatórios contábeis (Balanço patrimonial, DOAR, DRE, Análise Balanço).

1.4.2 Controles Táticos

Relativos aos aspectos gerenciais, ou seja, avalia as ações táticas dentro dos padrões estabelecidos no planejamento estratégico.

• Gestão de Custos: gerencia os custos do processo.

• Ponto de equilíbrio: Custos Totais se equivalem as Receitas Totais


1.4.3 Controles Operacionais

Relativos ao controle no nível de execução das tarefas. Cada tarefa ou operação é controlada isoladamente. É de curto prazo e de ação corretiva imediata.

• Volume de vendas por vendedor;

• Controle Estatístico de Processo;

•Pesquisa de Satisfação do Cliente.

1.5 Tipos de métodos de controle

Existem diversas técnicas que são usadas para coletar, analisar e identificar problemas relativos ao desempenho administrativo.


1.5.1 Controle Prévio ou Pré-Ação

Método de controle destinado a garantir que os insumos (matéria-prima, mão-de-obra e capital) sejam postos a disposição antes da ação ser realizada. Sua principal função é prevenir os problemas, para que não ocorram, em vez de resolvê-los depois.

• Orçamento Financeiro: prevê os gastos e separa a verba adequada.

• Cronograma: identifica as tarefas e avalia o tempo necessário .

1.5.2 Controle de Direção ou de Antecipação

Método de controle destinado a detectar desvios de algum objetivo padrão dentro da área de produção, permitindo medidas corretivas.

• Controle Estatístico de Processo (CEP)


1.5.3 Controle de Triagem ou passa/não passa

Método de controle que seleciona procedimentos a serem seguidos ou condições que devem ser cumpridas antes que as operações continuem.

• Pokayoke.

1.5.4 Controle Pós-Ação

Método de controle que mede os resultados de uma atividade completa, ou seja, é o controle de qualidade no final do processo.

• Feedback ou retroalimentação da informação.

1.6 Sistema de Controle Administrativo a) Definição dos resultados desejados: é a definição

dos objetivos e metas a serem alcançados;

b) Identificação dos indicadores: é a identificação dos elementos que apontam a necessidade de ação corretiva ou não.

Ex. Volume de Insumos, Quantidade Vendida, Lucratividade, Percentual de Satisfação do Cliente, ...

c) Estabelecimento de padrões para os indicadores: é fixar os benchmarks (referenciais) que são usados para avaliar o desempenho real alcançado.

1.6 Sistema de Controle Administrativo

d) Definição de rede de Informações: é a definição dos métodos que irão coletar os dados alcançados pelos indicadores (feedback) e comparar com os padrões estabelecidos.

e) Implementação do Sistema

f) Atuação corretiva, se necessária.

1.6 Sistema de Controle Administrativo Quadro 02 - Relação entre Áreas e Indicadores de Controle

Áreas

Indicadores

PRODUÇÃO MARKETINGRECURSOS HUMANOS FINANÇAS

Índice A Qualidade Volume de Vendas

Relações Trabalhista

s

Gastos de Capital

Índice B Quantidade Despesas de Vendas

Rotatividade de mão-de-obra

Estoques

Índice C Custo Despesas de

Publicidade

Absenteísmo de mão-de-obra

Fluxo de capital

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