01 - treinamento protocolo

XVII ASSEMBLÉIA DISTRITAL DE ROTARACT CLUBS Guíra – PR – D.4640

DIRETOR DE PROTOCOLO Ano Rotário 2007/2008

Representante Distrital de Rotaract: Marcos Antonio Oliveira dos Santos

Você saberia neste exato momento apontar algumas das suas atribuições de

protocolo? Saiba que não são poucas. A principio salientamos que muito do brilho e do

sucesso das reuniões rotaractianas depende de sua atuação, é dentro deste espírito que foi compilado neste trabalho, algumas observações, algumas experiências que muito colaborarão para seu correto desempenho.




Lema: “Profissão: rotaractiano, 30 anos de serviço através do companheirismo”. 2

Índice

I – INTRODUÇÃO................................................................................................................ 3 II – SUA FUNÇÃO ............................................................................................................... 3 III - QUALIDADES .............................................................................................................. 4

1) Pontualidade (Ser um legítimo britânico) ....................................................................... 4 2) Formalidade (Entendendo o que você representa) .......................................................... 5 3) Personalidade Marcante (Personalizando a reunião) ....................................................... 6 4) Atenção (A prudência evita transtornos)......................................................................... 7 5) Bom Vocabulário........................................................................................................... 7 6) Boa Dicção .................................................................................................................... 8

IV – FUNÇÕES NA REUNIÃO ............................................................................................ 9

Preparação e Acompanhamento ......................................................................................... 9 Recepção ........................................................................................................................... 9 Abertura........................................................................................................................... 10

V – TRATAMENTO A VISITANTES ................................................................................ 10 VI - FORMALIDADES....................................................................................................... 11

Pavilhão ........................................................................................................................... 11 Hino Nacional.................................................................................................................. 12 Mesa Principal ................................................................................................................. 12

• Reunião Ordinária.......................................................................................... 13 • Reunião Ordinária (Especial) ..................................................................... 13 • Encontro com clubes ..................................................................................... 13 • Visita Oficial da Representação Distrital ................................................ 13 • Transmissão de Cargos e Posse de Diretoria......................................... 14 • Transmissão de Cargos com Rotary padrinho....................................... 14

Roteiro (Sugerido) ........................................................................................................... 14 VII - (IN)FORMALIDADES............................................................................................... 15 VIII – CONCLUSÕES......................................................................................................... 15 Referências .......................................................................................................................... 16

Anexo I – Datas Comemorativas Anexo II – Protocolo Básico Obrigatório





I – INTRODUÇÃO

O cargo Diretor de Protocolo é essencial quando tratamos de organização e

método dentre as reuniões ordinárias ou quaisquer cerimoniais. Seu principal desafio é passar ao clube as formalidades de cerimoniais sem, contudo, perder a característica ímpar do Rotaract, a jovialidade.

Positivamente, dentre os cargos que compõe um Conselho Diretor de um Rotaract Club, o que mais se destaca é o Cargo de Diretor de PROTOCOLO.

Dizemos isso não é pelo lado simpático de seus deveres, nem pelo atraente de seu exercício, mas, principalmente pelo agradável prazer que ele proporciona àqueles que o exercem. Mas a grande verdade é que os protocolos desfrutam de momentos de salutar convívio rotário, quando se mostram amáveis para com os convidados; quando se mostram gentis para os visitantes e sempre amigos de todos os companheiros.

E, nesse contato semanal realizam o ideal rotário de servir a todos indistintamente, colhendo como fruto, a Amizade e a Admiração de quantos visitam ou freqüentam as reuniões de um Rotaract Club.

Podemos até dizer de início que os PROTOCOLOS sentem alegria pelo exercício do cargo. Fazem eles mais amigos e praticam o ideal de SERVIR em toda a sua plenitude porque durante toda a sua gestão "SERVEM".

II – SUA FUNÇÃO

A função do PROTOCOLO é dar sua contribuição de modo que a reunião seja

mais organizada e célere possível, evitando assim que sejam cometidos imprevistos que possam prejudicar o bom andamento da reunião, proporcionando que o clube se destaque pela ordem e eficácia de sua reunião, causando assim, uma boa impressão aos visitantes e convidados.

O Diretor de Protocolo é uma figura discreta, mas é ele em combinação com o Presidente de Clube, que proporcionam uma reunião com todas essas qualidades, tornando-a um sucesso.

Especificamente, sua função é cuidar do aspecto prático e das facilidades físicas necessárias para cada reunião, bem como orientar discretamente o seu desenrolar.

Ademais a sua atuação determinará o bom andamento da reunião, e cooperará para que os convidados se sintam mais à vontade. Mas, fundamentalmente, seu desempenho como PROTOCOLO influenciará perceptivelmente a freqüência do Clube.

Seu principal papel é mostrar aos companheiros que os mesmos devem desenvolver a habilidade da oratória, organização cerimonial e maturidade em reuniões.

Um bom diretor de protocolo traz ao clube o bom entendimento dos por quês das reuniões ordinárias.





III - QUALIDADES

Veremos que a função de diretor de protocolo exigirá o desempenho e aperfeiçoamento de algumas virtudes. Destacamos as principais:

• Pontualidade; • Formalidade • Personalidade Marcante; • Atenção; • Bom Vocabulário; • Boa Dicção.

1) Pontualidade (Ser um legítimo britânico)

Dentre as principais virtudes de um diretor de protocolo, podemos tranqüilamente destacar a pontualidade como o fator mais importante. A falta de pontualidade compromete todo o protocolo e as demais virtudes. Se o ditado de que a primeira impressão é a que fica for verídico, o atraso é o primeiro e principal inimigo desta função. Existe uma regra básica e bem clara a respeito: Não existe um protocolo com atrasos.

Para sermos mais diretos, podemos substituir o termo atraso por desrespeito, para com os demais companheiros e principalmente visitantes. Podemos considerar a pontualidade como a colaboração do diretor de protocolo para com a produtividade de uma reunião.

Torna-se bem claro a origem dos principais motivos de atrasos, dos quais destacamos a idéia de que as coisas acontecem sozinhas e aquele velho e péssimo costume de chegar no horário ao compromisso, sem folga de minutos.

- Mude seu conceito quanto a horários

Se a reunião está marcada às 19h30min, para você a mesma começa às 19h15min no máximo. Quinze minutos fará a diferença na hora de arrumar o local, sino, mensagens, som, etc.

- Não depende de ninguém, e sim de você!

A idéia de que as coisas simplesmente acontecem com certeza partiu de alguém que não tem por hábito organizar nada, especialmente cerimoniais. Erros gritantes decorrem desse pensamento.





2) Formalidade (Entendendo o que você representa)

Se existe um tema espinhoso dentro da função de diretor de protocolo, certamente é a relação entre formalidade e descontração, assunto que trataremos mais adiante.

O diretor de protocolo deve ser o maior defensor de questões cerimoniais e formais dentro do seu clube, pois se trata de seu próprio interesse. Percebemos que os clubes mais difíceis de exercer a função de protocolo são aqueles que têm rejeição quanto à formalidade. Cada protocolo deve avaliar seus companheiros no sentido de saber qual o nível de formalidade que o clube precisa assimilar.

O diretor de protocolo representa para os convidados e visitantes um reflexo dos demais companheiros. Vamos lembrar aqui das aulas de física, reflexo: é uma imagem REAL que não se forma no mesmo plano do objeto. O objeto aqui somos nós, nosso clube, se a imagem do clube refletida pelo protocolo for distorcida, será essa a idéia Real que os visitantes terão de nós. Por isso o diretor de protocolo não deve apresentar-se na tribuna como sendo um Karaokê. Excessos de piadas, erros de português e concordância, gírias, comprometem seriamente um possível trabalho de conscientização da necessidade de formalidade, frente ao clube.

Se você por ventura, como diretor de protocolo, for contra a formalidade é simples, renuncie ao cargo, ou encontre um ponto de harmonia.

“Formalidade é o ato de transmitir ao clube, por meio de ritos e

procedimentos cerimoniais, a consciência de sua própria existência como uma organização social séria e idônea, ligada ao Rotary Internacional, a qual vê em suas reuniões ordinárias a oportunidade em cumprir com os fins a que se destina com seus sócios e comunidade.”

- Invente, acredite e seja o melhor protocolo

Caso não possua afinidade com o microfone e público, invente (e acredite) que você possui! Mentalize o diretor de protocolo que você deseja ser e simplesmente monte um plano de ação para atingir seus objetivos. Poucas pessoas possuem tal oportunidade em evoluir nesse quesito de oratória.

- Visite reuniões de Rotary

Um problema típico da função é não ter bons parâmetros, ou seja, não saber o que é ser um bom protocolo. Visite Rotary Clubes de sua cidade, a partir daí você entenderá qual é o objetivo e o ideal de um diretor de protocolo. Não tente transformar o Rotaract num Rotary, certamente falhará, além de considerarmos a possibilidade do Rotary visitado não possuir um bom protocolo. “Análise tudo e retenha o que é bom”.





3) Personalidade Marcante (Personalizando a reunião)

Quando viemos ao mundo não avisaram que teríamos que mostrar que existimos. Pensávamos que só pelo fato de termos nascido já existíamos, mas não é bem assim. Só passamos a existir quando aparecemos, não um pontinho na multidão mas um pontinho colorido ao menos.

Parece um pouco de filosofia barata, mas eis a chave mestra que está ao alcance de todos, especialmente dentro da família rotária, e muitos desperdiçam.

No momento em que você assumir o cargo de diretor de protocolo, não detenha seu pensamento em como ou o que irá falar ao público, mas principalmente que mensagem passará. Mensagem aqui citada não se trata daquelas de sites de amizade e etc, mas o que sua presença na frente, como mestre de cerimônia, significará para você e para os outros, sua platéia. O que poderá transmitir aos que lhe ouvem? De que maneira poderá se destacar em relação ao seu antecessor e sucessor? Como fazer sua platéia simplesmente lhe ouvir com atenção?

O tema personalidade é tão amplo que não investigaremos a fundo, questionamos apenas o que você, como diretor de protocolo, fará de diferença dentre as demais funções e companheiros.

Procure o que há de melhor em você, pois estará em evidência. É uma questão de escolha, ou você se torna um protocolo especial e único ou apático e sem nada para transmitir à sua platéia. Não confunda o cargo de protocolo com aquele cara do mercado que anuncia as ofertas! A reunião tem que ter o seu tempero. Você iniciará a reunião, cabe saber se será uma reunião depressiva ou promissora.

Entusiasmo, otimismo, animação, agilidade, destreza, naturalidade, hospitalidade, simpatia, carisma, educação... Não há limites, mostre-se e deixe ser visto. Pense no que poderá mudar na reunião, converse com o presidente, com o diretor de serviços internos, troquem idéias.

O melhor diretor de protocolo não será aquele que seguir a risca este treinamento, mas sim aquele que entender como poderá auxiliar ao seu clube dentro de suas honrosas funções.

- Busque bons exemplos

Busque as melhores qualidades de cada companheiro, de cada rotariano, e vise assimila-las no seu perfil rotaractiano. Quando perceber estará com um pouquinho de cada um, porém o conjunto torna-se único.

“Seja você mesmo, mas não seja sempre o mesmo” (Gabriel, O Pensador).

- Seu clube, sua escola

Não tenha medo de errar. Você foi escolhido por alguma razão para essa função. O presidente, e por conseqüência seu clube, acreditam em você. Lembre-se que durante a gestão terá uma excelente oportunidade de desenvolver novos talentos, seus companheiros estarão dispostos a participarem desta jornada, pois envolve a todos.





4) Atenção (A prudência evita transtornos)

Quantas vezes já presenciamos falhas protocolares, certamente inúmeras, em todos os lugares e situações. Sem receio podemos ligar as falhas de protocolo ao fato da não previsão de possíveis problemas.

Como já citado, as coisas não acontecem do nada, logo sabemos que alguém deve fazê-las. No caso de cerimônias esse alguém é VOCÊ, o diretor de protocolo.

As falhas protocolares são basicamente sempre as mesmas. CD do hino riscado, microfone desligado, esquecimento de citar nomes, o cabo do microfone é curto, o martelo sumiu... Em reunião ordinária isso é banalizado de certa forma, porém o cuidado deve ser redobrado em festivas e cerimônias mais formais.

Quanto à atenção ao bom desempenho das atividades os desorganizados ou relapsos são os mais prejudicados, pois de certa forma, o diretor de protocolo terá que cultivar certa sistemática.

Dentro deste tópico destacamos ainda a necessidade de zelar pelos materiais, local de armazenamento, conservação, etc.

Para uma melhor compreensão, basta imaginar uma festa cuja qual você seja o anfitrião. Nada impede que o dono da festa se divirta, porém é uma preocupação natural se os convidados estão bem servidos e a vontade. Pois bem, agora você é o anfitrião titular nas reuniões.

- O Pessimismo pode ser bom?!

Sim, a infalível lei de murphy, nada está tão perfeito que não possa dar errado. Não vamos pregar que é uma boa filosofia de vida, mas se aplica muito bem ao diretor de protocolo. Aquela pergunta “o que será que esqueci?”, ou aquele pressentimento “algo está errado, tenho que verificar novamente...”, são bons “sentimentos” para se ter antes da reunião. Volta-se a importância dos minutos antes da reunião, justamente para tirar a prova real de possíveis teimas. 5) Bom Vocabulário (As palavras têm poder)

A tribuna é um local de destaque e principalmente respeito, portanto o zelo pelas palavras empregadas deve ser praticado com cautela. Expressões esdrúxulas e vulgares, inclusive gírias, devem ser banidas, especialmente pelo fato de que o Diretor de Protocolo é tido como espelho de conduta na reunião.

O exercício do cargo possibilitará uma rara oportunidade de aprofundar-se em nosso próprio idioma. Pode parecer certo exagero, mas o dicionário deve ser retirado do armário e colocado em prática.

O mercado de trabalho atualmente exige a abrangência para outros idiomas, porém, quando tratamos de cerimoniais, a palavra de ordem é o domínio da própria língua.

Mas muito cuidado, existe uma tênue linha entre falar “bonito” e falar “difícil”.





Afinal, quantos de nós já não nos deixamos impressionar pelo difícil palavreado médico, que parece guardar nossa salvação ou condenação? E o que dizer da estranha língua em que os economistas tentam justificar a pobreza do país? Político tem de falar bonito, o que muitas vezes equivale a falar difícil. Muita gente não entende, mas respeita. Principalmente porque não entende.

Médicos, economistas, políticos e seus “códigos secretos” – quem há de negar que são homens cultos a quem essa sabedoria, embora traduzida de maneira incompreensível à maioria, garante respeito, autoridade, poder? (Barreto, L.)

É preciso ficar claro que falar bonito não é falar difícil: seja simples, sem ser simplório, e respeite o seu público usando a linguagem que ele entenda, pois quando o interlocutor não compreende o seu discurso o resultado é desperdício de tempo para todos.

Um antigo professor de didática sempre me dizia: - Considere sua platéia medianamente burra, não totalmente, medianamente.

6) Boa Dicção (Sua Voz, Sua Imagem)

Pronunciar bem as palavras, desde que com naturalidade, deve ser um anseio de todas as pessoas. Quanto melhor for a dicção, mais facilmente os ouvintes compreenderão a mensagem e maior será a demonstração de preparo, já que se deduz, pela maneira correta de dizer as palavras, tratar-se de alguém que teve boa formação, boa educação e, portanto, tem mais autoridade para abordar o assunto que expõe.

Falar o português está difícil ultimamente. Os acentos estão sumindo, você agora é “vc”, então virou “intaum” e daí vai... Na hora de improvisar uma frase, imagine estar conversando com alguém de outra época, ou ainda alguém que não fale português. Devagar, com calma e boa dicção.

Para aprender a pronunciar bem as palavras e melhorar a dicção, comece fazendo exercícios de leitura em voz alta pondo um obstáculo na boca, como o dedo indicador dobrado preso pelos dentes.

Faça pausa no final da informação A pausa é um dos maiores indicadores de naturalidade na comunicação.

Valoriza a informação transmitida e permite que os ouvintes reflitam sobre o que foi comunicado.





IV – FUNÇÕES NA REUNIÃO Preparação e Acompanhamento

Por tratar-se do “Mestre de Cerimônias” da reunião, toda a apresentação da organização e materiais consecutivos a ela, é de estrita responsabilidade do Diretor de Protocolo, e estarão ligados sempre ao capricho e cuidados do mesmo.

Conferência e preparação dos materiais necessários (bandeira, sino, martelo, flâmulas e outros). Dentro deste contexto entra os cuidados necessários pela conservação e manutenção dos mesmos.

Conferir à acústica do local da reunião, bem como se é ou não necessário o uso de equipamento de som. Testar o volume, bem como responsabilizar-se pela execução do hino nacional.

A preparação segue ao longo da reunião através do assessoramento do(s) palestrante(s) e/ou companheiro(s), inclusive com papéis, materiais, equipamentos, som, altura do pedestal, água, etc.

Organizar o momento de companheirismo, tais como fila, reposição de materiais e pratos, se for o caso.

O tema de preparação da reunião é extremamente profundo, pois engloba desde os cuidados com a limpeza do local, iluminação, bem como a estética e cuidados dos móveis e materiais, e inclusive a disposição da mesa diretiva. Recepção

A recepção, tanto de companheiros, como de visitantes, deve ser sempre calorosa, de maneira que passe aos presentes a dimensão de suas importantes presenças.

Mesmo deparando-se com pessoas que jamais encontrou na vida, o Diretor de Protocolo deve sempre recepcioná-las com espontaneidade e atenção. De maneira que simplesmente encante, especialmente o convidado e visitante.

Poste-se na entrada junto com subcomissão de companheirismo para saudar os convidados, visitantes e demais sócios;

Juntamente com a Avenida de Serviços Internos, deve interagir com as dinâmicas e estratégias que porventura sejam desenvolvidas pela mesma, inclusive com o fornecimento dos dados do visitante para posterior contato.

Tecnicamente, devem ser tomadas as seguintes informações: Convidados: “fulano, convidado do companheiro Beltrano”; Recuperante: “companheiro fulano, do Rotary/Rotaract/Interact Tal”; Visitantes: “fulano de tal, da entidade tal”.

Leia CORRETAMENTE o nome dos convidados e visitantes!





Abertura Após a invocação proferida pelo presidente para saudar o pavilhão e o

momento de reflexão, o Diretor de Protocolo faz a abertura oficial da reunião. Sugestão de roteiro:

1. Boa noite companheiros; 2. Bem vindos à IV Reunião Ordinária do Rotaract Club de Pato Branco – Vila

Nova – Distrito 4.640; 3. Presidente do Rotary Internacional: Wilfrid J. Wilkinson; 4. Lema Rotário 2007/2008: “Rotary Compartilha”; 5. Governador do Distrito 4640: Maurício Alves; 6. Representante Distrital de Rotaract do Distrito 4640: Marcos A. O. dos Santos; 7. Composição da mesa diretora: companheiro Fulano presidente, companheiro

Ciclano secretário e companheiro Beltrano tesoureiro (anunciar conforme a composição da mesa do dia);

8. Citação dos nomes dos convidados, recuperantes e visitantes;

1. Convidados: “fulano, convidado do companheiro

Beltrano”; 2. Recuperantes: “companheiro fulano, do Rotary Tal”; 3. Visitantes: “fulano de tal, da entidade tal”.

9. Datas comemorativas da semana (futura) e aniversários; 10. Tópicos da Pauta.

11. Nunca ofereça ou devolva a palavra ao presidente isso é um “poder”

exclusivo de que dirige a reunião, sugiro que apenas agradeça a palavra ou ainda termine os trabalhos dizendo: “- finalizando seus trabalhos, o Diretor de protocolo se coloca a disposição do Presidente.”

V – TRATAMENTO A VISITANTES

Muito cuidado com o tratamento obrigatório: Cardeal (Sua Eminência ou

Vossa Eminência), Bispo (Sua Excelência ou Vossa Excelência), Irmã (Sua Senhoria ou Vossa Senhoria), Rei (Sua Majestade), Príncipe (Sua Alteza), Juiz (Meritíssimo). Para Presidente, Governador, Prefeito, Secretário, Ministros e demais ocupantes de altos cargos (Vossa Excelência). Demais autoridades públicas (Sua ou Vossa Senhoria).





Usar Sua quando nos referimos a autoridade. Assim: Sua Eminência o Sr. Cardeal é o terceiro à direita. Ou então: Vossa Eminência deseja algo, Sr. Cardeal?

Em rotary não existe ex. por tanto: Nunca mencionar a palavra EX ( presidente, RDR, Governador,

companheiro). Dizer sempre: Presidente 98/99, RDR 97/98, Governador 99/2000,

companheiro de Rotaract até .... Se a função do Diretor de Protocolo é tornar a reunião algo especial,

organizado e apresentável, os alvos diretos do mesmo serão sempre os visitantes. Todo o charme e detalhes da reunião são direcionados a formulação de uma boa imagem, ou primeira impressão, tanto pelos convidados, como para rotarianos, interactianos e demais visitantes.

Assim como os cuidados e procedimentos tomados pela Avenida de Serviços Internos, o Diretor de Protocolo deve ser simpático, atencioso e carismático. Devido a esses fatores, o Diretor de Protocolo deve ter atenção especial com seu nível de rejeição, na verdade, deve procurar sempre ser uma unanimidade dentro do clube.

VI - FORMALIDADES Agora não adiante a de se seguir a Lei. Todos os cuidados a serem tomados com os símbolos nacionais estão muito claros no Decreto Federal nº. 5.700 de 1º de Setembro de 1971, que dispõe sobre eles. Panóplia e Pavilhão

As bandeiras devem estar em local de destaque e, se possível, de pouca circulação de pessoas. Sua disposição segue algumas pequenas regras:

• A bandeira mais destacada sempre será a do Brasil; • Os mastros devem ser do mesmo tamanho; • Bandeiras não devem tocar o chão; • Obedecer à ordem hierárquica, sempre da direita à esquerda, começado do

centro; • Para clubes iguais segue a ordem de fundação; • Saudação é feita com palmas OU hino nacional; • Zelo pela limpeza e conservação;

Enfatizando o importante tema da ordem hierárquica, segue um modelo

básico:

Rotaract

Rotary

Estado

País

Município

ASR

Interact





• Com bandeiras ímpares, a hierarquia parte do centro; • Com bandeiras pares, a hierarquia parte da bandeira imediatamente à direita

do centro dos mastros; • Considera-se “direita” a posição da pessoa de costas ao pavilhão, de

frente a platéia;

Hino Nacional

A prática da execução do hino nacional é uma variante entre clubes, cabendo a cada estipular a freqüência deste cerimonial. O respeito durante a execução do hino é papel da educação familiar, no entanto, cabe ao protocolo a tarefa de admoestar (repreender levemente), eventuais companheiros que não se portem corretamente nos momentos da execução do Hino Nacional Brasileiro. Cuidados:

• Quando cantado, executa-se por inteiro; • Quando orquestrado, executa-se apenas a primeira parte; • Em caso de presença de outras nações, o Hino Nacional executa-se por último

como cortesia para com a Nação amiga; • Não se batem palmas após a execução do Hino Nacional, Salvo no caso de

apresentação artística; • No momento da evocação à execução do hino nacional, o diretor de protocolo

deve ser claro se é para “cantar” ou “ouvir” o hino.

Mesa Diretora

Deve estar sempre ao alcance visual de todos os presentes, com seus materiais e adornos dispostos de maneira a não prejudicar a visão, nem os trabalhos desenvolvidos na mesma.

A posição dos integrantes na mesa principal é semelhante ao pavilhão, onde podemos destacar:

• O centro é o lugar de honra e sempre deverá ser ocupado pela principal autoridade e anfitrião, ou seja, o presidente.

• As demais autoridades seguem a alternância entre a direita e esquerda; • A preferência é para mesas diretivas com lugares ímpares; • Se houver número excessivo de autoridades a simples menção da presença no

momento da abertura substitui a presença na mesa diretiva, para autoridades “secundárias”;

• Evitar mesas muito extensas; Podemos basear-nos num exemplo básico de ordem hierárquica em reuniões

ordinárias:





• Presidente; • Autoridade Rotária;

1. Representante Distrital de Rotaract (RDR) (ou RDA) 2. Governador Distrital (ou governador assistente) 3. Presidente do Rotary padrinho

a. Representante Distrital de Interact (RDI) b. Governador Distrital (EGD)

• Visitante ilustre ou palestrante; 1. Poder Executivo

a. Poder Legislativo b. Poder Judiciário

2. Palestrante não rotariano a. Palestrante rotariano b. Autoridade Militar c. Autoridade Eclesiástica d. Representante de outras entidades

• Secretário • Tesoureiro (opcional) • Reunião Ordinária

• Reunião Ordinária (Especial)

• Encontro com clubes

• Visita Oficial da Representação Distrital

Presidente

Secretário

Tesoureiro

Orador

Secretário

Presidente

Presidente Anfitrião

Presidente Visitante

Secretário Anfitrião

Presidente RDR Secretário Secretário Distrital





• Transmissão de Cargos e Posse de Diretoria Após a troca de pins:

• Transmissão de Cargos com Rotary padrinho

Após a troca de pins: Roteiro (Sugerido)

• Composição da Mesa; • Invocação; • Saudação ao Pavilhão (solicitado pelo Presidente); • Momento de Reflexão; • Palavra do Protocolo; • Expediente de Secretaria; • Expediente de Tesouraria; • Expediente das Comissões; • Instrução Rotaractiana; • Palavra para Companheiros; • Palavra para Convidados, Visitantes e Recuperantes; • Palavra do Presidente; • Encerramento; • Companheirismo.

Presidente 06/07

Presidente 05/06

RDR 06/07

Gov. Dist. 06/07

Rotary 06/07

Rotary 05/06

Presidente 05/06

Presidente 06/07

Rotary 05/06

Rotary 06/07

Esposa 06/07

Esposa 05/06

Gov. Dist. 06/07

Presidente 05/06

Presidente 06/07

RDR 06/07

Presidente 06/07

Presidente 05/06

Rotary 06/07

Rotary 05/06

RDR 06/07

Gov. Dist. 06/07

Rotary 06/07

Rotary 05/06

Esposa 06/07

Esposa 05/06

Gov. Dist. 06/07

RDR 06/07





VII - (IN)FORMALIDADES

A formalidade sofre um alto índice de rejeição, dentro do Rotaract não é diferente. Tal rejeição certamente está ligada àqueles conceitos de protocolos mal feitos e maçantes, que lembram palestras anêmicas, até mesmo em eventos de Rotary.

É profundamente necessário entendermos a idéia original da formalidade em reuniões ordinárias e principalmente em festivas. Cabe ao diretor protocolo essa difícil tarefa, afinal o Rotaract é celebrado dentre seus membros justamente pela distinção em relação aos Rotary Clubes.

Para essa questão polêmica de formalidade dentro de Rotaract o consenso sempre será o bom senso. Cabe ao diretor de protocolo analisar como praticar a formalidade dentro do seu próprio clube e comunidade, principalmente nas ocasiões e níveis necessários.

As reuniões ordinárias existem para darem capacidade e maturidade aos companheiros. É fácil entender, basta imaginar uma discussão de um assunto muito importante sendo tratado na beira de uma piscina ou churrasqueira, é incoerente. Se realmente existem duas correntes (a informalidade contra a formalidade), sem sombra de dúvida o diretor de protocolo não deve questionar seu “partido”.

Claro, somos jovens e gostamos de festas e descontração, porém necessitamos aprender e ensinar a portarmos-nos seriamente quando for necessário. Se nosso clube não sabe ser sério e formal numa simples reunião, como poderemos organizar uma posse ou evento distrital?

VIII – CONCLUSÕES

O objetivo deste treinamento não foi ditar ou impor regras cerimoniais. Apesar de seguirmos um padrão rotário para protocolos, cada clube deve adequar e formular sua própria (e sempre única) característica cerimonial. O importante é deixar o clube bem consciente quanto a necessidade da vida protocolar dentro de rotaract, mesmo sendo destinado à jovens.

Apesar de não termos abordado questões mais formais, as quais julgamos desnecessárias ao diretor de protocolo, o desenvolvimento pessoal dentro da função cabe a cada um. Com plenas garantia sabemos que se o diretor de protocolo se dispuser a conhecer e admirar o cargo levará tal experiência para o resto da vida.

Ao longo da gestão certamente encontrará situações não previstas nesse treinamento, porém quando há interesse não há limites. Busque apoio de rotarianos e companheiros experientes, desenvolva a proveitosa habilidade de participar de reuniões formais e festivas. Perceba os bastidores. As formalidades, antes tidas como maçantes, ganharam novos interesses.

A principal conclusão que chegamos é a mesma do que os demais cargos, ou seja, a importância e a produtividade do cargo são equivalentes à disposição do diretor da função. Não importa que função você desempenhe no Rotaract, na sua família, no trabalho, nos estudos. Tudo o que você fizer, faça de coração, com amor e sempre seja o melhor!





Referências

• Treinamento de Protocolos D.4640 – Clóvis Augusto A. Quadros • Cartilha de Protocolo – D.4440 • Manual de treinamento OMIR-Brasil • Manual do Rotaract • Desenvolver o dom da oratória -

http://www.cartaderh.com.br/website/text.asp?txtCode=17497 • O homem que sabia javanês - Lima Barreto

]

Leandro Fantinel Protocolo Distrital de Rotaract

Gestão 2007/2008

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