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Microsoft Office Word 2007

Fevereiro de 2006

ConteúdoVisão Geral do Microsoft Office Word 2007 1

Crie Documentos Profissionais Sem Nenhum Esforço............................1Compartilhe Seus Documentos de Forma Segura..................................2Vincule Seus Documentos a Informações de Negócios Importantes...3Gerencie Conteúdos com o Microsoft Office SharePoint Server 2007.4

Crie Documentos Profissionais Sem Nenhum Esforço 5

Interface de Usuário Orientada para Resultados............................................5Recurso Criação de Blocos..................................................................................5Recursos de Formatação.....................................................................................7

Estilos Rápidos...............................................................................................7Temas de Documentos................................................................................8Diagramas e Gráficos Compartilhados......................................................9Criador de Equações...................................................................................10

Recursos Adicionais...........................................................................................10Tipografia......................................................................................................10Citações e Referências...............................................................................11Verificação Ortográfica Contextual..........................................................12

Compartilhe Seus Documentos de Forma Segura 13

Capacidades de Revisão...................................................................................13Recurso Comparação de Documentos....................................................13Crie um Fluxo de Trabalho de Revisão ou de Aprovação....................15

Salvar como PDF ou XPS...................................................................................16Inspetor de Documentos...................................................................................17Aplique uma Assinatura Digital........................................................................18Experiência Aprimorada de Leitura.................................................................20

Gerencie Conteúdos com o Office SharePoint Server 2007 20

Gerenciamento de Direitos sob Informações................................................21Gerenciamento de Registros............................................................................21Diretivas de Gerenciamento de Informações................................................22Mantendo seu Conteúdo Mais Seguro com o Office SharePoint Server 2007 23

Vincule Seus Documentos a Informações Importantes de Negócios 24

Formato XML do Word.......................................................................................24Ligação de Dados...............................................................................................24Controles de Documento...................................................................................25

Resumo 28

Recursos 29

Requisitos de Sistema 30

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/highlights.mspx i

Cover is for position only

Visão Geral do Microsoft Office Word 2007Seja bem-vindo ao Microsoft® Office Word 2007, incluso na versão 2007 dos produtos do Microsoft Office System. O Microsoft Office Word 2007 é um programa de autoria poderoso que dá a você a capacidade de criar e compartilhar documentos com aparência profissional, por meio da combinação de um conjunto abrangente de ferramentas de escrita com uma interface fácil de ser utilizada.

O Microsoft Office Word 2007 auxilia todos aqueles que trabalham com informações na criação de documentos com aparência profissional de uma forma bem mais rápida do que já se fez antes. Com a existência de novas ferramentas, você pode gastar muito mais tempo escrevendo e menos tempo formatando documentos. Além disso, os documentos do Microsoft Office Word 2007 podem ser integrados a processos de negócios e a sistemas back-end. O novo Formato XML do Word é um formato de arquivo compacto e robusto que oferece tamanhos menores de arquivo e recuperação aprimorada para documentos corrompidos.

Este documento fornece uma visão geral sobre o Microsoft Office Word 2007 e dá ênfase aos recursos novos e aprimorados. Além disso, são abordadas situações em que o Microsoft Office Word 2007 é utilizado na prática a fim de demonstrar suas novas e notáveis capacidades.

Crie Documentos Profissionais Sem Nenhum Esforço

Em conjunto com uma nova interface orientada para resultados, o Microsoft Office Word 2007 fornece a você as ferramentas necessárias para criar documentos com aparência profissional.

Novo! Uma interface de usuário aperfeiçoada apresenta as ferramentas corretas quando você precisar delas.

Novo! Adicione Blocos de conteúdos predefinidos e reduza os erros associados à cópia e colagem de conteúdos freqüentemente utilizados.

Novo! A aplicação rápida de estilos permite que você economize tempo, formatando rapidamente textos e tabelas por todo o seu documento.

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/highlights.mspx 1

Novo! Os temas de documento aplicam as mesmas cores, fontes e os mesmos efeitos a seus documentos de forma a garantir uma aparência consistente.

Novo! As ferramentas gráficas e de diagramação ajudam você a dar uma aparência profissional aos documentos. A diagramação e a criação de gráficos, compartilhadas com o software de planilhas Microsoft Office Excel® 2007 e com os gráficos de apresentação do Microsoft Office PowerPoint® 2007, ajudarão a garantir uma aparência consistente em seus documentos, planilhas e apresentações.

Novo! O Criador de equações ajuda você na criação de equações matemáticas, utilizando símbolos matemáticos reais, equações pré-elaboradas e formatações automáticas.

Novo! A contagem de palavras em tempo real controla o número de palavras em seu documento conforme elas vão sendo digitadas.

Aprimorado! As capacidades tipográficas oferecem novas fontes e permitem uma melhor leitura na tela.

Novo! As citações e as referências dão a você a habilidade de pesquisar bancos de dados de referências predefinidas e adicioná-los em seu documento com apenas um clique.

Novo! A Verificação Ortográfica Contextual ajuda a garantir que você está utilizando a palavra correta no local correto.

Compartilhe Seus Documentos de Forma Segura

Com o Microsoft Office Word 2007, você pode compartilhar documentos com seus colegas a fim de coletar feedbacks de forma eficiente. É possível evitar a distribuição indesejada de documentos e garantir que comentários particulares ou textos ocultos sejam removidos antes de publicar esses documentos. Agora também ficou mais fácil fornecer feedbacks sobre documentos importantes ou participar de fluxos de trabalho de revisão e aprovação enquanto se trabalha com o Microsoft Office SharePoint® Server 2007.

Novo! O recurso Comparação de Documentos possibilita que você tenha um maior aproveitamento em revisões, comparando duas versões de um documento, incluindo alterações e movimentações de texto em tabelas – mesmo que você não saiba quem fez as alterações.


Novo! O painel de revisão composto por três painéis facilita a detecção das alterações menos perceptíveis existentes entre duas versões de um documento enquanto se comparam ou combinam alterações feitas por dois revisores.

Novo! Inicie o processo de fluxo de trabalho de revisão e aprovação diretamente a partir do Microsoft Office Word 2007. Se você estiver utilizando o Microsoft Office SharePoint Server 2007, será possível simplificar o processo de revisão e aprovação do documento.

Novo! A opção Salvar como PDF (Portable Document Format) ou um arquivo XPS (XML Paper Specification) dá a você a capacidade de criar versões “fixas” de seus documentos a fim compartilhá-los com pessoas que podem não possuir o Word.

Novo! O recurso Inspetor de Documentos ajuda você a detectar e remover do documento: comentários indesejados, informações identificáveis pessoalmente, textos ocultos ou outras informações de forma que as informações particulares permaneçam como estão.

Novo! Assinaturas Digitais podem ser adicionadas a um documento para auxiliar outras pessoas a verificarem que o conteúdo não foi alterado desde quando ele foi publicado.

Aprimorado! O Modo de Leitura oferece a você uma experiência de leitura em tela cheia que facilita a leitura online, reduzindo, dessa forma, a necessidade de imprimir os documentos.

Vincule Seus Documentos a Informações de Negócios Importantes

Com o Microsoft Office Word 2007, você pode manter a flexibilidade e consistência em seus processos de publicação de documentos, utilizando as novas ferramentas para a criação e implantação de modelos de documentos estruturados.

Novo! O Formato XML do Word dá aos desenvolvedores a capacidade de integrar fontes de informações externas aos documentos do Microsoft Office Word 2007, utilizando controles de documento e Ligação de Dados.

Novo! O Painel de Informações sobre o Documento possibilita que você entre com informações sobre o documento e controle essas informações, utilizando os formulários de programa de coleta de informações do Microsoft Office InfoPath® 2007 ou informações provenientes das bibliotecas de documento do


Microsoft Office SharePoint Server 2007. O resultado disso é uma profunda integração da capacidade de gerenciamento de conteúdos em documentos do Microsoft Office Word 2007.

Novo! Os Controles de Documento ajudam você a estruturar o processo de autoria de documentos, exigindo tipos específicos de informação ou inserindo seções de documentos que não podem ser editadas ou reformatadas.

Gerencie Conteúdos com o Microsoft Office SharePoint Server 2007

O Microsoft Office Word 2007 pode ser utilizado com o Microsoft Office SharePoint Server 2007 para fornecer maneiras mais eficientes de gerenciar conteúdos. Como resultado disso, ficou mais fácil assegurar a consistência em sua empresa e cumprir com os regulamentos.

Novo! Os repositórios de documentos podem ser acessados a partir do Microsoft Office Word 2007, assim, você terá um controle maior sobre as versões dos documentos.

Novo! As diretivas de gerenciamento de informações reforçam, de maneira consistente, a rotulação, a auditoria e a expiração de documentos armazenados nos repositórios de documentos gerenciados do Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoComo gerente sênior de marketing de produtos da Fabrikam, Inc., uma empresa fabricante, Carol Philips supervisiona a criação de atualizações trimestrais distribuídas aos colaboradores internos. O Microsoft Office Word 2007 fornece a Carol um vasto conjunto de novas ferramentas que tornam mais eficiente o processo de criar e publicar seus conteúdos.


Crie Documentos Profissionais Sem Nenhum Esforço

Independente do tipo de documento de que você precisa desenvolver em seu trabalho, você sempre irá querer dar a ele uma aparência agradável. Infelizmente, isso significa que você gastará menos tempo na criação do conteúdo e mais tempo em tarefas mais minuciosas, como a formatação, a busca de informações, a cópia e a colagem de informações utilizadas com mais freqüência em outros documentos. O Microsoft Office Word 2007 foi atualizado de forma a ajudar você a criar documentos com aparência profissional da forma mais rápida do que já se fez antes.

Interface de Usuário Orientada para ResultadosCom a nova interface de usuário do Microsoft Office System orientada para resultados, você pode produzir melhores resultados mais rapidamente, encontrando as ferramentas de que você precisa quando você precisar. O Microsoft Office Word 2007 reconhece quais recursos você está utilizando e depois adapta a interface de forma apropriada. Não é mais preciso navegar por menus complexos ou abrir diversas barras de ferramentas para fazer uma pequena alteração de formato ou alterar um desenho. As ferramentas corretas ficarão disponíveis quando você precisar delas, e as ferramentas de que você não precisa não serão exibidas.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoA nova interface de usuário do Microsoft Office System orientada para resultados fornece a Carol as ferramentas corretas sempre que ela precisa delas. Se ela inserir uma tabela em um documento que está sendo criado, os comandos de formatação de tabela serão exibidos automaticamente, e as ferramentas das quais ela não precisa serão ocultadas.

Recurso Criação de BlocosAlgumas informações em seu documento sempre permanecem as mesmas, não importando qual tipo de documento você está criando. Antigamente, você provavelmente levaria horas procurando informações ou digitando novamente informações repetitivas,


como as informações de contato da empresa, biografias de equipes, retratações legais ou textos padrões de propostas. Localizar e digitar novamente essas informações toda vez que um documento for criado pode fazer com que seja perdido muito tempo.

Com o novo recurso Criação de Blocos no Microsoft Office Word 2007, você pode economizar tempo e reduzir a ocorrência de erros, criando “blocos” com as informações mais freqüentemente utilizadas. Esses blocos podem ser facilmente atualizados e compartilhados. Para inserir esta informação padrão, basta selecionar o conteúdo desejado a partir do menu Criação de Blocos e inseri-las em seu documento.

Figura 1: Inserindo Blocos em um documento do Office Word 2007.


Microsoft Office Word 2007 em AçãoPara acelerar o processo de inserir o conteúdo que deve aparecer em todo relatório trimestral, Carol utiliza o recurso Criação de Blocos. Em cada relatório trimestral, ela precisa inserir uma retratação legal, as informações de contato da empresa, uma foto e a biografia da equipe executiva. Para isso, ela simplesmente utiliza o menu Criação de Blocos para selecionar o conteúdo pré-criado de que ela precisa. Assim, o conteúdo mais atualizado é inserido automaticamente em seu relatório.

Recursos de FormataçãoO Microsoft Office Word 2007 oferece uma variedade de recursos de formatação novos e atualizados que ajudam você a criar, de maneira rápida e fácil, documentos consistentes e com aparência profissional. Com os temas de documento, você pode, rapidamente, aplicar alterações de fonte, cor e estilo em um documento inteiro com um simples clique do mouse. O recurso Estilos Rápidos de Tabela ajudam você a formatar, com facilidade, tabelas complexas. Com o novo recurso Visualização em Tempo Real, você poderá visualizar suas alterações facilmente, fazendo com que não seja mais preciso desfazer e refazer seleções de formatação.

Estilos Rápidos

Com o recurso Estilos Rápidos, é possível modificar a aparência dos documentos com apenas um clique. Você pode alterar as fontes, as cores, as margens, a formatação de tabelas e outros elementos, selecionando um formato diferente. Basta selecionar o texto que você deseja alterar e depois escolher o estilo desejado a partir da galeria Estilo Rápido.

Para a sua conveniência, também é possível criar um Estilo Rápido e adicioná-lo à galeria, a qual exibe seus estilos mais freqüentemente utilizados. O recurso Estilos Rápidos fornece o benefício adicional de ser flexível; você pode atualizar os estilos sempre que precisar, a partir do Microsoft Office Word 2007.


Figura 2: Utilizando o recurso Estilos Rápidos em um documento do Microsoft Office Word 2007.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoCarol agora leva menos tempo formatando suas atualizações trimestrais e mais tempo escrevendo essas atualizações. Ela simplesmente seleciona o Estilo Rápido correto e, rapidamente, ela altera as fontes, as cores, as margens, a formatação de tabelas e outros elementos existentes em seu documento.

Temas de Documentos

Os temas de documentos fornecem a base da aparência total de seu documento. O tema define as fontes principais e secundárias utilizadas no documento, além da paleta de cores para o documento. Além disso, são definidos os efeitos utilizados para as formas, os gráficos e os diagramas inseridos no documento. Baseando todo o conteúdo de um documento em um mesmo tema, você poderá garantir uma aparência consistente e fazer alterações facilmente ao atualizar o documento ou reutilizar o conteúdo.


Diagramas e Gráficos Compartilhados

Com a utilização das novas ferramentas gráficas e de temas de documentos, você pode produzir um gráfico de qualidade profissional com apenas alguns cliques do mouse.

As ferramentas gráficas no Microsoft Office System facilitam a criação de gráficos com uma ótima aparência. Basta selecionar o tipo de gráfico, o layout e o formato nas galerias visuais das opções predefinidas. Além disso, é possível reutilizar conteúdos, salvando seus gráficos favoritos como modelos de gráfico. Pelo fato de as ferramentas gráficas e de diagramação serem compartilhadas entre o Microsoft Office Word 2007, o Microsoft Office Excel 2007 e o Microsoft Office PowerPoint 2007, é possível produzir, pelo Microsoft Office System, resultados consistentes e com qualidade profissional.

Figura 3: Exemplos das novas capacidades gráficas e de diagramação


Criador de Equações

Um novo Criador de Equações está presente na interface de usuário do Microsoft Office Word 2007, uma ótima novidade para todas as pessoas que trabalham nas áreas da educação e de pesquisa ou em qualquer outra área que exija a utilização das capacidades de equação. Com uma nova interface de “apontar, clicar e inserir”, a inserção de equações matemáticas editáveis e reais ficou fácil – não importa se estão sendo criadas funções de frações, de inteiros, ou trigonométricas.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoComo a Fabrikam é uma empresa fabricante, Carol sempre precisa incluir equações em seus documentos a fim de ilustrar pontos a um público científico. Com o Criador de Equações, ela não precisa mais manipular caracteres especiais ou inserir um gráfico apenas para incluir uma equação. Em vez disso, ela pode criar e editar equações diretamente no Microsoft Office Word 2007.

Recursos AdicionaisO Microsoft Office Word 2007 oferece muitas outras melhorias significativas que simplificam o trabalho com documentos. O novo Contador de Palavras em Tempo Real controla o número de palavras em seu documento conforme estas vão sendo digitadas. Dessa forma, não é mais necessário fazer essa verificação manualmente. A previsibilidade melhorada em marcadores e numeração reduz a dificuldade de obter a formatação exata em seus documentos. Além disso, a nova guia Mala Direta é encontrada na interface de usuário a fim de simplificar o processo de envio de muitos e-mails.

Tipografia

O Microsoft Office Word 2007 melhora a aparência dos documentos, fornecendo melhores ferramentas tipográficas. As capacidades fornecidas incluem novos tamanhos e estilos de caracteres que fornecem uma aparência mais clara e agradável para seus documentos. Essas inovações foram projetadas com o objetivo de dar clareza à leitura e estão integradas aos novos modelos oferecidos como parte do Microsoft Office System. O Microsoft Office Word 2007 também inclui o suporte a ClearType para uma melhor


renderização na tela. Além disso, para usuários avançados, o Microsoft Office Word 2007 oferece as capacidades do OpenType para um melhor controle tipográfico.

Citações e Referências

Dependendo de sua área de atuação ou de seu público alvo, a forma de lidar com citações e referências pode variar muito. O recurso Criador de Referências de Palavras ajuda você a lidar com referências e formatá-las em seu documento de forma automática. Após identificar as referências utilizadas em seus documentos, você poderá utilizar o Criador de Referências de Palavras para reformatar automaticamente bibliografias e citações de acordo com um dos guias de estilo mais comumente utilizados, incluindo AP (Associated Press), MLA (Modern Language Association – Associação da Língua Moderna), Chicago Manual of Style (Manual de Chicago de Estilo), International Formats (Formatos Internacionais) e AMA (American Medical Association – Associação Americana de Medicina). Tudo o que você tem a fazer é selecionar o estilo de que precisa, pois o Microsoft Office Word 2007 formatará as citações automaticamente. Não é mais necessário preocupar-se com o fato de estar ou não utilizando as citações de forma adequada ou perder tempo em utilizar o formato correto.


Figura 4: Inserindo uma citação em um documento do Microsoft Office Word 2007.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoEm suas atualizações trimestrais, Carol sempre cita publicações de pesquisa. Como ocorre em muitas áreas de negócios, a Fabrikam utiliza o estilo de citação Chicago. Tudo o que ela precisa fazer é selecionar o estilo Chicago no Criador de Referências, digitar suas informações e depois pressionar Enter. Depois disso, o Microsoft Office Word 2007 fará o restante do trabalho.

Verificação Ortográfica Contextual

O recurso de verificação ortográfica presente em versões anteriores do Word foi aprimorado a fim de fornecer mais do que uma ortografia correta; agora, ele também verifica se você está utilizando a palavra no contexto correto. Por exemplo, o verificador reconhece o contexto correto para palavras como “para” e “pára”. Esse recurso aprimorado ajuda você a evitar erros comuns e a utilização inadequada de palavras complicadas.


Compartilhe Seus Documentos de Forma Segura

Você precisa compartilhar seus documentos e obter um feedback rapidamente? Deseja converter seu trabalho para um formato fixo de forma que outras pessoas possam visualizá-lo mais facilmente? Qualquer que seja sua necessidade, o Microsoft Office Word 2007 oferece uma variedade de novos recursos e uma experiência totalmente nova de comentários projetados para facilitar o processo de compartilhamento e revisão de documentos.

Capacidades de RevisãoPara muitas empresas, os processos de leitura, revisão e comparação de documentos podem ser cansativos. Infelizmente, processos ineficientes acabam reduzindo a produtividade. O Microsoft Office Word 2007 oferece novos recursos de revisão que facilitam para você a realização de ciclos rápidos de trabalho de revisão e aprovação, utilizando as ferramentas com que você está mais habituado. Além disso, a nova guia Revisão organiza as ferramentas de revisão de forma que elas fiquem claras e que a revisão possa ser mais eficiente.

Recurso Comparação de Documentos

Freqüentemente, as pessoas precisam comparar duas versões de um determinado documento para verificar o que foi alterado, mesmo sem saber quem tenha feito essas alterações. Essa tarefa pode ser extremamente importante quando se procura por alterações em documentos que podem mudar completamente o seu significado.

Com o recurso Comparação de Documentos, você pode facilmente visualizar a diferença entre dois documentos diferentes, comparando-os lado a lado. Você também pode utilizar o novo painel de revisão composto por três painéis a fim de visualizar os dois documentos diferentes, assim como visualizar um documento que combine as alterações feitas em cada um dos dois documentos. A rolagem simultânea para as três visualizações facilita o processo de acompanhar as alterações sistematicamente ao longo do documento.


Ficou muito mais fácil realizar processos de revisão, pois o Microsoft Office Word 2007 controla textos movidos e alterações em tabelas. Como resultado disso, é mais fácil visualizar quais partes de um documento foram alteradas.

Figura 5: Comparando duas versões de um documento no Microsoft Office Word 2007.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoO recurso Comparação de Documentos simplifica muito o processo de revisão para Carol. Após enviar os documentos para revisão à equipe de executivos e a outros acionistas, ela consegue abrir os documentos revisados por cada um deles e compará-los lado a lado. Ela também utiliza o painel de revisão composto por três painéis para combinar as alterações dos dois documentos em um outro documento – e depois visualiza os três documentos simultaneamente. Como todos os documentos são rolados quando ela visualiza um deles, é mais fácil revisar todas as alterações de uma só vez e editar o seu esboço final.


Crie um Fluxo de Trabalho de Revisão ou de Aprovação

Gerenciar o ciclo de revisão e aprovação pode ser frustrante e consumir muito tempo. Antigamente, provavelmente você enviaria uma mensagem de e-mail para todos aqueles que precisassem revisar um documento. Depois, você teria de controlar quem fez suas revisões e quem não respondeu. Por fim, você teria de salvar todos os documentos de revisão em um local.

Se você estiver utilizando o Microsoft Office Word 2007 com o Office SharePoint Server 2007, será possível obter vantagem do fluxo de trabalho de revisão e aprovação diretamente a partir do Microsoft Office Word 2007. Esse recurso reduz os tempos do ciclo para importantes processos de documento. Para iniciar um fluxo de trabalho de revisão de documento, basta carregar o documento em uma biblioteca de documentos diretamente a partir do Microsoft Office Word 2007.

As bibliotecas de documentos são predefinidas para iniciar e gerenciar o processo de revisão. Os revisores recebem automaticamente uma mensagem de e-mail notificando-os sobre a revisão a ser feita. Quando a revisão for finalizada por eles, os documentos serão colocados na biblioteca de documentos, na qual ficarão prontamente acessíveis. Depois, você poderá utilizar as novas capacidades de comparação de comentários e de documentos para que, ao abrir o documento revisado, o Microsoft Office Word 2007 também abra o documento original.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoA Fabrikam utiliza o Office SharePoint Server 2007 com o Microsoft Office System. Quando Carol está pronta para compartilhar sua atualização trimestral de forma que seja feita a revisão, ela faz o upload de seu esboço em uma biblioteca de documentos do SharePoint. Seus revisores recebem automaticamente uma notificação sobre a revisão a ser feita e o prazo para a conclusão dessa tarefa. Agora, Carol obtém de volta seus documentos de forma mais rápida, sem ter de gastar muito tempo gerenciando o processo de revisão. A Fabrikam também utiliza o Microsoft Windows® SharePoint Services para limitar quem pode acessar informações de caráter confidencial. Por exemplo, muitos dos documentos criados por Carol possuem informações confidenciais às quais ela não deseja que ninguém de fora de sua equipe tenha acesso. Agora, ela pode limitar o acesso a esses documentos somente para as pessoas que, de fato, precisam visualizá-los.


Salvar como PDF ou XPSAlgumas vezes, pode ser que você precise salvar o seu documento do Word em um formato de arquivo “fixo” de forma que outras pessoas que não possuam o Word possam visualizá-lo. O Word agora dá suporte à ação de suporta salvar seus documentos como um arquivo PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification). Agora você pode disponibilizar seus documentos na Internet ou compartilhá-los com outras pessoas, sabendo que outros usuários podem visualizá-lo, independente do tipo de computador ou aplicativos utilizados por eles.

Figura 6: Salvando um arquivo do Microsoft Office Word 2007 como PDF.

Inspetor de DocumentosMuitas vezes, você pode não querer exibir quem é o autor de um documento ou precisar ter a certeza de que todos os comentários foram removidos. O recurso Inspetor de


Documentos ajuda você a manter suas informações particulares em confidencial, removendo dos documentos informações identificáveis pessoalmente, comentários e alterações controladas. Além disso, ele também procura e remove textos ocultos.

Figura 7: Utilizando o Inspetor de Documentos para remover comentários.

Aplique uma Assinatura DigitalO Microsoft Office Word 2007 ajuda você a fornecer uma assinatura digital que permite que outros usuários saibam que o documento não foi modificado desde que você o criou. Uma linha de assinatura pode ser adicionada em cada documento a fim de exigir uma assinatura digital para os documentos editados pelos outros usuários. As pessoas que lêem documentos assinados digitalmente podem verificar facilmente se o documento não foi alterado desde quando ele foi assinado.


Figuras 8 e 9: Assinando digitalmente um documento do Microsoft Office Word 2007.


Microsoft Office Word 2007 em AçãoAntes de Carol enviar seu relatório trimestral final, ela utiliza o recurso Inspetor de Documentos para proteger suas informações confidenciais da empresa, removendo quaisquer textos ocultos, comentários e propriedades de texto. Depois, ela assina digitalmente seu relatório para mostrar que foi a última pessoa que o editou.

Experiência Aprimorada de Leitura O Microsoft Office Word 2007 apresenta uma nova experiência de leitura em tela cheia. Ao abrir seus documentos do Word no Modo Leitura, todas as ferramentas, exceto as mais essenciais, serão ocultadas da interface de usuário. Esses “controles superficiais presentes na página” são mais intuitivos e incluem configurações de visualização, ferramentas de navegação, pesquisa e revisão – e nada mais do que isso. O resultado disso é uma experiência de leitura em tela cheia sem muitos recursos, mas muito rica.

Microsoft Office Word 2007 em AçãoCarol possui um layout e um tamanho de página específicos utilizados em seus relatórios trimestrais. Antigamente, ela precisava imprimir cada página de seu documento para que ela pudesse ter a certeza de que o documento possuía uma boa aparência. Agora, com o Modo Leitura, ela pode projetar, revisar e modificar seu documento, sem ter de imprimi-lo antes de ele estar totalmente concluído.

Gerencie Conteúdos com o Office SharePoint Server 2007

As empresas têm muitas exigências quanto ao cumprimento de regulamentos. Embora muitas possam ter iniciado a utilização de processos de gerenciamento eletrônico de negócios e de documentos, pode ser difícil começar a gerenciar e auditorar registros de negócios eletrônicos.

Quando a elaboração de um documento tiver sido concluída, e o documento estiver pronto para ser compartilhado, você precisará estar certo de que ele não estará sendo compartilhado inadvertidamente com pessoas que não devam visualizá-lo. Além disso,


você também precisará ter a certeza de que seus documentos não incluem conteúdos não-intencionais ou marcas de edição que utilizam palavras que não são reconhecidas pelo dicionário do destinatário. Além disso, você deverá conseguir restringir o acesso ao conteúdo em seus documentos; eles podem incluir informações muito suscetíveis que podem ser divulgadas depois que elas tiverem sido distribuídas publicamente. Por fim, pode ser que seja necessário indicar que sua apresentação é o documento de registro que contém diretivas ou procedimentos oficiais da empresa sobre um determinado assunto.

Utilizando o Microsoft Office Word 2007 com o Office SharePoint Server 2007 e o Microsoft Windows Rights Management Services (Serviços de Gerenciamento de Direitos do Microsoft Windows), os usuários terão muito mais meios de proteger e gerenciar suas informações.

Gerenciamento de Direitos sob Informações Pode ser necessário proteger e controlar o acesso às informações da empresa, principalmente se você estiver criando documentos que possuam informações confidenciais. Utilizando o Microsoft Office System com o Windows Rights Management Services for Microsoft Windows Server™ 2003 (Serviços de Gerenciamento de Direitos do Windows para o Microsoft Windows Server™ 2003), será possível atribuir permissões que evitem que outras pessoas copiem, imprimam ou editem sua apresentação.

Gerenciamento de Registros O Office SharePoint Server 2007 fornece um repositório de documentos gerenciado criado no Windows SharePoint Services a fim de armazenar o registro do documento ou o documento mestre em um Repositório de Registros. Você pode fazer o upload de documentos para esse repositório diretamente a partir do Microsoft Office Word 2007. Esta capacidade fornece um modo de as pessoas publicarem documentos sem terem de recorrer a uma ferramenta externa ou a uma interface de navegador da Web.


Diretivas de Gerenciamento de Informações Ao utilizar o Office SharePoint Server 2007, você poderá aplicar diretivas de gerenciamento de informações que reforcem, de forma consistente, a rotulação, a auditoria e a expiração de documentos. É possível configurar diretivas para um local de armazenamento ou um tipo de conteúdo específico. Por exemplo, as organizações podem garantir que todos os documentos sejam armazenados da mesma forma, configurando as datas de expiração em critérios comuns, como por exemplo, o fim do ano fiscal.


O Office SharePoint Server 2007 dá suporte a uma série de diretivas de gerenciamento de informações que pode ser definida por um site inteiro ou uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo específico. É possível criar uma declaração de diretiva que informe aos usuários como o conteúdo é controlado. Para documentos do Word, essa declaração de diretiva está embutida ao documento. Por exemplo, a declaração pode indicar que o documento expire após um determinado período ou que ele contém informações importantes que não devem ser transmitidas fora da empresa. A declaração também pode fornecer um nome de contato caso o destinatário precise obter mais informações.

Mantendo seu Conteúdo Mais Seguro com o Office SharePoint Server 2007

Pode ser extremamente desafiador implementar diretivas consistentes de gerenciamento de informações em uma organização que possua uma ampla variedade de sites. Para resolver essa questão, o Office SharePoint Server 2007 auxilia as pessoas envolvidas na tomada de decisão quanto às diretivas – como pessoas da área de TI, gerentes de registro ou oficiais de aprovação —a definirem diretivas de site que podem ser aplicadas por esses usuários sem a preocupação com detalhes mais específicos. Cada diretiva de site pode incluir uma série de configurações, como expiração ou auditoria de rótulos. Como resultado, você poderá adicionar uma camada extra de segurança em seus documentos, atribuindo acesso a eles. Por exemplo, se você não quiser que um determinado departamento tenha acesso às apresentações, você poderá definir facilmente que sejam exigidas as credenciais corretas.


Vincule Seus Documentos a Informações Importantes de Negócios

Uma parte importante dos esforços ao assegurar a conformidade corporativa é a criação de documentos na empresa de uma forma consistente. O Microsoft Office Word 2007 oferece ferramentas aprimoradas que melhoram o processo de criação de modelos estruturados de documentos. Esses modelos conduzem os usuários pelo processo de criar documentos altamente estruturados ou ordenados e vão além dos recursos de formatação tipográfica e layouts de documentos a fim de dar a você as ferramentas necessárias para a criação de modelos de documento sofisticados. Agora, você pode garantir que qualquer pessoa em sua organização está sempre criando documentos com o conteúdo e a formatação corretos.

Formato XML do WordO novo Formato XML do Word XML é um formato de arquivo compacto e robusto que possibilita uma melhor integração de documentos com fontes externas de informações. Os Formatos XML do Word incluem um armazenamento de dados XML separado para ajudar a separar o conteúdo do documento do layout e da apresentação, fazendo com que as informações importantes de negócios sejam altamente portáteis e fáceis de serem atualizadas.

Ligação de Dados Pelo fato de o Microsoft Office Word 2007 oferecer a capacidade de unir partes de um documento a fontes externas de informações, agora ficou mais fácil e rápido incorporar as informações corretas sem que seja preciso forçar as pessoas a utilizarem métodos complicados de “recortar e colar”. Com muita freqüência, as pessoas adicionam informações importantes sobre os negócios aos documentos utilizando ferramentas de “recortar e colar”, resultando em documentos que contêm informações desatualizadas e


não-gerenciadas. Isso evita que as pessoas compartilhem uma única versão de informações de negócios, o que pode resultar em desentendimentos dispendiosos.

O novo recurso Ligação de Dados no Microsoft Office Word 2007 ajuda a amenizar essa questão, fornecendo um modo de criar modelos de documentos que possuam conexões em tempo real com fontes externas de informação. Ao vincular conteúdos de documentos a fontes XML, os documentos estarão conectados a informações importantes de negócios. Quando você utilizar o recurso Ligação de Dados com os novos Formatos XML do Word, será possível atualizar facilmente o armazenamento de dados XML (armazenado no arquivo do Word) de forma a assegurar que o conteúdo do documento do Word esteja atualizado.

A integração do XML pela Ligação de Dados ajuda a garantir que as organizações possam criar e implantar modelos de documentos estruturados em seus documentos, sem a necessidade de fazer pesquisas extensas em aplicações externas.

Controles de DocumentoOs Controles de Documento permitem que os criadores de modelos determinem o comportamento do usuário de acordo com regras predefinidas. Como apenas um exemplo, um controle “selecionador de datas” pode ser incluído em um documento para certificar que o formato apropriado de data foi selecionado. Caixas de seleção e outros controles conhecidos podem ser adicionados para ajudar a garantir a entrada apropriada de datas no documento.

Os criadores de modelo também podem especificar quais partes de um documento podem ser editadas e quais não podem. Esse novo recurso ajuda a garantir que informações importantes – como textos de retratação legal ou informações de roteamento – não sejam removidas durante o processo de edição.


Microsoft Office Word 2007 em AçãoComo todas as outras pessoas na Fabrikam, Carol utiliza os modelos de documento estruturados que ajudam a garantir que todos eles contenham as mesmas informações e sejam consistentes, independente de quem está utilizando esses modelos. Como resultado, não importa qual tipo de documento ela precisa utilizar, Carol sempre tem a certeza de possuir as informações corretas. Por exemplo, seus documentos sempre contêm um texto legal e que descreve a empresa. Essas partes podem ser marcadas como seções do documento que não podem ser editadas. Assim, ela fica tranqüila sabendo que as informações estão sempre corretas e atualizadas.

Painel Informações sobre o Documento Os metadados de nível de documento controlam informações importantes sobre o seu documento. Gerenciar metadados de documentos é um aspecto de extrema importância dos sistemas e ferramentas bons de gerenciamento de conteúdo. Exemplos muito comuns de metadados podem ser encontrados na janela de propriedades em versões anteriores do Word. Esses exemplos incluem detalhes, como quem é o autor do documento e quando este foi criado. No entanto, se você estiver gerenciando um processo de revisão ou aprovação, pode ser que você queira controlar informações diferentes. Por exemplo, você pode precisar saber quantas vezes uma determinada pessoa editou um documento. Certamente, o tipo de informações que as empresas precisam controlar pode variar muito. Dessa forma, você pode designar os tipos de informações a serem controladas.

Para auxiliar nesse processo, o Microsoft Office Word 2007 oferece um novo recurso chamado Painel Informações sobre o Documento, o qual pode ser utilizado para definir quais informações estão associadas a um tipo de documento. Essa capacidade ajuda você a controlar as informações contidas nos documentos do Microsoft Office Word 2007. O Windows SharePoint Services ou qualquer metadados personalizado pode ser incorporado ao Painel de Informações sobre o Documento, possibilitando a criação de soluções sofisticadas de gerenciamento de documentos diretamente em seus modelos de documento do Microsoft Office Word 2007.


Por exemplo, considere um documento armazenado em uma biblioteca de documentos do SharePoint e habilitado com um Painel de Informações sobre o Documento especial. Você abre esse documento e faz alterações nele. Quando você terminar, serão solicitadas as seguintes informações: Você fez alguma alteração? Você aprova o documento?

Quando o Painel de Informações sobre o Documento for atualizado, as informações serão enviadas de volta à biblioteca de documentos do SharePoint, juntamente com o documento, onde elas são utilizadas em exibições em lista e integradas a outras partes do Windows SharePoint Services Web para um gerenciamento avançado de documento.


Resumo No Microsoft Office 2003 Editions, a versão anterior do Microsoft Office System, o foco principal era utilizar o XML para fazer a ponte entre documentos e informações importantes. A versão 2007 do Microsoft Office System dá um passo a mais em relação a esse conceito. Sua integração aprofundada com o Windows SharePoint Services e o Office SharePoint Server 2007 possibilita a definição de informações que podem ser reutilizadas, levando a uma simplificação total das tarefas.

De fato, a simplificação é uma indicação de qualidade do Microsoft Office System. O Microsoft Office Word 2007 agora oferece uma variedade de recursos que ajudam você a realizar seu trabalho de forma mais rápida e eficiente. O Microsoft Office Word 2007 apresenta uma nova interface orientada para resultados que apresenta as ferramentas de que os usuários precisam e quando eles precisam. Ele insere novos controles de formatação rápida com fácil utilização, permite a edição de equações matemáticas e a utilização de “blocos” predefinidos e personalizáveis a fim de inserir conteúdos utilizados com mais freqüência, como citações, referências, cabeçalhos e rodapés. Além disso, os modelos de documento do Microsoft Office Word 2007 podem ser estruturados e implantados em organizações a fim de padronizar formatos de documentos. Esses modelos podem ser utilizados para conectar e apresentar informações armazenadas em sistemas back-end que utilizam a capacidade de Ligação de Dados.


RecursosPara obter mais informações sobre o Microsoft Office Word 2007, por favor, consulte os seguintes recursos:

Visão Geral do Microsoft Office Word 2007

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/overview.mspx

Demonstração do Microsoft Office Word 2007

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/demo.mspx

Microsoft Office Word 2007: Por que Atualizar?

www.microsoft.com/brasil/2007office/word/why.mspx

Os 10 Principais Benefícios do Uso do Microsoft Office Word 2007 (Razões para Atualizar)

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/top10.mspx

Perguntas Freqüentes sobre o Microsoft Office Word 2007

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/faq.mspx

Microsoft Office Word 2007 - Guia Destaques www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/highlights.mspx

Microsoft Office Word 2007 - Guia Nova Interface

www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/newui.mspx


http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/newui.mspx

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/highlights.mspx

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/faq.mspx

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/top10.mspx

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/word/why.mspx

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/demo.mspx

http://www.microsoft.com/brasil/2007office/programs/word/overview.mspx

Requisitos de SistemaPara obter informações sobre os requisitos de sistema, acesse: www.microsoft.com/brasil/2007office/beta/sysreq.mspx.

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