ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації19.11.2008 № 683

ІНСТРУКЦІЯз діловодства Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в Головному управлінні охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архівного підрозділу.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створену за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

І.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. № 1153 (далі - Примірної інструкції з діловодства), із внесеними змінами, Указу Президента України від 26.07.2005 № 1132/2005 „Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України” та нормативно-розпорядчих документів обласної державної адміністрації, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, до

державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію Інструкції з діловодства в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації затвердженої начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

1.4. Ведення архівної роботи в Головному управлінні охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації здійснюється відповідно до Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” та Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598) .

1.5. У Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації застосовується повна централізація діловодства.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації несе начальник Головного управління. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства та цієї Інструкції покладається на головного спеціаліста відповідального за ведення діловодства, який визначається начальником Головного управління з числа працівників апарату Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

До його обов’язків відноситься:одержання, облік та аналіз кореспонденції, що надходить в управління;контроль за проходженням документів в управлінні;інформування начальника Головного управління та його заступників щодо

стану виконання документів і доручень;своєчасне подання вхідної кореспонденції начальнику Головного

управління, а після одержання його вказівки або резолюції – безпосередньому виконавцю;

облік документів, підготовлених і оформлених у підрозділі, відправлення вихідної кореспонденції;

довідкова робота з питань проходження документів у підрозділі;підготовка проекту номенклатури справ Головного управління, ведення і

формування справ відповідно вимог чинного законодавства.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснює начальник Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації в межах наданих йому прав:

2

здійснює контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України;

вживає необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускає вимагання від підвідомчих підприємств, установ та організацій (далі – організацій), різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю виконання службових обов’язків;

забезпечує регулярну перевірку стану діловодства в підвідомчих установах і організаціях, що належать до сфери його управління;

всебічно сприяє раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживає необхідних заходів щодо оснащення сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями на базі ПК;

забезпечує організацію навчання працівників діловодної служби в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації для підвищення кваліфікації;

здійснює контроль за обов’язковим додержанням в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає.

1.9. Діловодство в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації ведеться українською мовою.

1.10 Працівники в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації які згідно з своїми функціональними повноваженнями працюють з документами, мають бути ознайомлені з вимогами цієї Інструкції та дотримуватися її виконання.

2. Документування управлінської діяльності

3

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в Головному управлінні охорони

здоров’я облдержадміністрації є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. 2.2. У Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування управлінської діяльності апарату.

2.3. Управлінська діяльність в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Згідно з чинним законодавством в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації можуть видаватися:

начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (в разі його відсутності – одним з його заступників) – накази з основної діяльності та з особового складу.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядження голів облдержадміністрації та ради.

Впровадження виконавчої і розпорядчої діяльності здійснюється з метою виконання Головним управлінням охорони здоров’я облдержадміністрації покладених на нього завдань і функцій та з метою правового регулювання діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації від органів вищого рівня, доводяться до підвідомчих організацій шляхом:

видання наказів начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації , в яких викладається зміст документа органу вищого рівня,

4

у відповідності до поставлених у ньому завдань; особистого ознайомлення зацікавлених службових осіб під розписку;

надсилання ксерокопії документа разом із супровідним листом;

надсилання інформаційного листа, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації викладених у ньому завдань.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні або на цифрових носіях інформації, записаних на персональному комп’ютері (ПК), після засідання записані на них тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Протоколи засідань в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, щотижневих апаратних нарад оформляє головний спеціаліст по зверненням громадян, проекти розпоряджень, доручень за підсумками цих заходів – спеціалісти, що готували їх проведення. Остаточну редакцію доручень здійснює головниїй спеціаліст по зверненням громадян Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Підготовка протоколів нарад у начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації покладається на спеціалістів, що готували їх проведення.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що підпорядковані Головному управлінню охорони здоров’я облдержадміністрації, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення засідань колегій Головного управління охорони здоров’я

5

облдержадміністрації проваджуються наказами начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

2.9. Головне управління охорони здоров’я облдержадміністрації під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися в електронній формі, по телефону або факсу.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1. Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, здійснюється централізовано під керівництвом головного спеціаліста з діловодства.

У разі надходження документів у неробочий час, вихідні та святкові дні вони приймаються відповідальними працівниками оборонної роботи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. При одержанні урядових телеграм, інших документів, які мають важливе значення та документів з грифом „ТЕРМІНОВО“, відповідальні працівники цього відділу негайно доповідають про одержання цих документів начальнику Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації або його заступникам у відповідності з функціональними повноваженнями та головного спеціаліста з діловодства.

3.1.2. Офіційна кореспонденція, за винятком кореспонденції з написом на конвертах „особисто“ одержується, розконвертовується, проштамповується, попередньо розподіляється по відповідних підрозділах спеціалістами по обробці кореспонденції. Листи та звернення громадян розконвертовуються і передаються для остаточного опрацювання спеціалістам Головного управління згідно з резолюції начальника Головного управління чи його заступників.

При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки, непошкодженість упаковки, відповідність номерів на документах і конвертах. При пошкодженні конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

6

Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий - залишається у спеціалістів по обробці кореспонденції.

Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти також додаються до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи після погодження з начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюють спеціалісти по обробці кореспонденції. 3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом або виконавцями відповідно до функціональних повноважень, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися розпорядчими документами Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації з регулювання організаційно-процедурних питань діяльності управління та її структурних підрозділів, положеннями про відділи і управління, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

7

3.2.5. Начальнику Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом „Невідкладно“, накази МОЗ та доручення голови обласної державної адміністрації.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів їх виконавцям.

Документи, які виконуються кількома виконавцями, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається виконавцеві, який в резолюції названий першим. Необхідність розмноження документів і кількість їх копій визначається особою, яка організовує виконання. 3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи спеціалісти по обробці кореспонденції за погодженням з начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації та керівниками структурних підрозділів управління розробляють графіки приймання та доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України та інших документів проводиться централізовано в приймальні начальника Головного управління охорони здоров’я Полтавської облдержадміністрації.

3.3.3. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також ті, які облікуються в галузевих функціональних структурних підрозділах у

8

спеціальних облікових формах (бухгалтерські документи первинного обліку, оперативні зведення, листи, заяви, скарги громадян тощо). Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку цієї Інструкції.

Також не підлягають реєстрації документи (листи, інформації, інші) адресовані консультативним, дорадчим та іншим допоміжним органам, створеним при Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації.

3.3.4. Основним принципом реєстрації є однократність: вхідні - в день отримання, вихідні - в день підписання або затвердження. На нижньому полі першого аркуша документа праворуч ставиться штамп із зазначенням вхідного номера, кількості аркушів і дати одержання документа.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, розпорядчі документи (розпорядження, накази) реєструються у журналах. У Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації секретарем ведуться журнали реєстрації наказів начальника Головного управління з основної діяльності та з особового складу.

3.3.6. Під час реєстрації документа йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з 2-х груп цифр, відокремлених одна від одної, відповідно, рискою з нахилом і тире. Наприклад, 02-1/5487

перша група – індекс за номенклатурою справ;друга група, відокремлена рискою з нахилом, - валовий порядковий номер

документа в картотеці.

3.3.7. Реєстрація всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів здійснюється в електронній формі на персональних комп’ютерах (ПК). Відповідні записи заносяться в реєстраційно-контрольну картку ( додаток 2), яка заповнюється за визначеним начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації порядком.

3.3.8. Кореспонденція після розгляду начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, заступниками начальника повертається до спеціалістів по обробці кореспонденції, де в реєстраційно-контрольних картках робляться відмітки про дату їх повернення, відповідальних за контроль та виконання документа, терміни виконання, після чого документи надсилаються безпосереднім виконавцям, зазначеним у резолюціях.

Накази з особового складу, про відрядження та з основної діяльності повинні мати самостійну нумерацію в межах кожного виду документа.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

9

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. Право використання бланків Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації надається лише начальнику управління, його заступнику та керівному складу апарату. В Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації є бланки: загального листування (зразок додається); наказів начальника Головного управління охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації (зразок додається). Зазначені бланки є документами суворої звітності та зберігаються у спеціалістів по обробці кореспонденції Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів (додатки 3, 4). Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

дозволяється виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки;

бланки документів повинні мати такі поля, мм:30 – ліве ;10 – праве;20 – верхнє та нижнє.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих

10

документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій - зазначається підстава або обгрунтування для складання документа (з обов’язковим посиланням на нормативнно - правові акти), в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо. Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

Частини текстів (розділи, підрозділи) складних документів розміщуються в логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).

Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому, прийнятому для цього виду документа, порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не

11

допускається.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України - заступника начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації відповідно до функціональних повноважень;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

При погодженні проектів документів в Головному управлінні охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації відповідно до функціональних повноважень.

4.1.7. Всі листи готуються і підписуються начальником та заступниками начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації у двох екземплярах. Другий екземпляр листа друкується не на бланку, візується виконавцем, проставляється номер його телефону і, після підписання та реєстрації, залишається в архіві Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Листи, які подаються на підпис начальнику Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, мають бути завізовані головними спеціалістами відповідно до функціональних повноважень.

Тексти інших листів, перед перенесенням їх на бланк Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, попередньо погоджуються із головним спеціалістом, який їх підписує.

Листи та подання з кадрових питань в обов’язковому порядку візуються начальником відділу медичних кадрів та юрисконсультом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Листи з ініціативними пропозиціями, адресовані Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються тільки начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації або виконуючим його обов’язки.

Якщо проект листа, телеграми є відповіддю на одержаний документ або

12

підготовлений на його підставі, то цей документ також додається до проекту відповіді. В таких випадках у проекті листа зазначаються на спеціально відведеному на бланку місці номер і дата документа, на який дається відповідь.

4.1.8. Передача службових телеграм і телефонограм проводиться лише з дозволу і за підписом начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації та його заступниками. Керівники структурних підрозділів не повинні готувати телеграми з питань, які не носять термінового характеру і можуть бути викладені в звичайному листі. Текст телеграми має бути стислим, без виправлень, зайвих слів, сполучників, займенників та розділових знаків. В кінці телеграми ставиться її вихідний номер.

Після підпису під рискою зазначаються найменування організації і адреса, дата відправлення і номер розрахункового рахунку, по якому оплачуються поштові послуги, та підпис. Другий примірник телеграми, який залишається в архіві Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації візується працівниками, що її готували. На телеграмах можливі відмітки таких категорій: урядова, термінова, міжнародна.

Для здійснення прямого зв’язку може використовуватися електронна пошта, факс. Передані і отримані телеграми, тексти, отримані факсом та електронною поштою, реєструються у порядку, визначеному для реєстрації вхідних і вихідних документів.

4.1.9. Підписані в установленому порядку документи передаються:накази та службові документи - до виконавців; відповіді на листи, заяви, звернення громадян – спеціалістам з обробки

кореспонденції.

4.2. Оформлення документів

4.2.1.Службовий документ, що складається в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, повинен мати визначений державним стандартом комплекс реквізитів і порядок їх розміщення (додаток 5), зокрема: найменування установи, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, адреса (на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, (печатка), візи, позначка про виконання документа і направлення до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493/1992 „Про державну реєстрацію нормативних актів

13

міністерств та інших органів державної виконавчої влади” заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну реєстрацію (додаток 6).

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом.

4.2.4. До кожного документа, що набирається на комп’ютері або друкується на папері, обов’язково, незалежно від його призначення, складається заголовок (короткий зміст).

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання „про що?“, „чого?“. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.Датою документа є дата його підписання: для документа, що приймається

колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 грудня 2003 року слід писати: 13.12.2003 (після 2000 року).

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2004 року слід писати:

14

03.04.2004. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2004 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі на місці, передбаченому Державним стандартом.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекс вхідного документа при його реєстрації є його порядковим номером реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад: 2421 .

4.4.3. Індекс вихідного ініціативного документа складається з індексу справи за номенклатурою та порядкового номера реєстрації вихідного документа з початку року. Наприклад, 02-2/4541.

4.4.4. Індекс вихідного документа-відповіді складається з індексу справи за номенкелатурою та порядкового номера реєстрації з початку року.

4.4.5. Індекс внутрішнього документа складається з індексу справи за номенклатурою і реєстраційного номера документа.

4.4.7. Виняток становлять індекси розпорядчих документів наказів з особового складу та інших, протоколів, пропозицій. Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документа.

15

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Проекти документів погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які у відповідності з їх компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті. Візою підтверджується точність викладених у документах фактів, достовірність документів і їх відповідність діючому законодавству.

Погодження може здійснюватися як в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації (структурними підрозділами, службовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за її межами іншими установами – зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, проводиться не пізніше, ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, заступниками начальника, керівниками структурних підрозділів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше, ніж у 3-денний строк після їх реєстрації в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації.

Погодження може оформлятися грифом „ПОГОДЖЕНО“, довідкою (аркушем) про погодження або поданням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

4.5.2. Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візою, яка включає в себе особистий підпис візуючого з розшифруванням підпису (ініціали, прізвище ) та дату візування. При необхідності може вказуватися посада цієї особи та розшифровується підпис /ініціали та прізвище/, наприклад:

Головний спеціаліст по зверненням громадян ___________ (Ініціали, прізвище) (Підпис)Дата

16

4.5.3. Візування документа для посадових осіб, яких він стосується, є обов’язковим. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка, наприклад:

Начальник Головного управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаютьсяДата

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів підлягають обов’язковій рецензії юрисконсультом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації на відповідність їх законодавству і візуються ним на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

Також всі нормативно розпорядчі документи (накази) начальника Головного управління проходять обов’язкову редагуються і підлягають візуванню головним спеціалістом, відповідальним за діловодство в Головному управлінні охорони здоров’я.

Візи на листах та інших вихідних документах проставляються на екземплярах документів, які залишаються в архіві Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, на останньому аркуші, нижче підпису, з лівого боку.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово „ПОГОДЖЕНО“, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Державної податкової адміністраціїв Полтавській області

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

17

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засіданняколегії

Дата, №

4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більш ніж трьох установ, складається „ Аркуш погодження“ за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документаПідготовлено_________________________________________________________

(назва структурного підрозділу Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації або установи)

Найменування посади керівника структурногопідрозділу Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації або установи (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Погоджено:

Заступник (заступники) начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (за напрямками діяльності) (Підпис, дата) (Ініціали, прізвище)

Керівники структурних підрозділівГоловного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (Підпис, дата) (Ініціали, прізвище)

Керівники обласних лікувальних установ,організацій (зазначається посада) (Підпис, дата) (Ініціали, прізвище)

18

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. 3асвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи, що надсилаються центральним органам влади, їх територіальним підрозділам, іншим установам і організаціям, підписуються начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, його заступниками а також керівниками структурних підрозділів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації відповідно до їх компетенції.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Начальник Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник Головногоуправління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.4. Документи, що надсилаються у державні органи вищого рівня, а саме: Секретаріату Президента України, Верховній Раді України, Кабінету Міністрів України підписуються начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, а при його відсутності – одним з його заступників . У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання службового документа одночасно кільком підвідомчим організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, а на місця розсилаються ксерокопії.

При підписанні розпорядчих документів (наказів) підписується, як правило, перший примірник документа. При направленні копій рішень підвідомчим організаціям примірники засвідчуються печаткою Головного управління охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації.

Розпорядчі документи підписуються:

накази Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації - начальником Головного управління

19

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

Начальник Головногоуправління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Начальник управління лікувально- Начальник управління фінансово-профілактичної допомоги населенню економічної роботи,медичноїта медичних кадрів допомоги матерям і дітям та медицини катастроф

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.8. Рішення колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації підписується головуючим на засіданні колегії, наприклад:

Голова колегії,начальник Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище.

Не допускається підписання документа з прийменником „за“ або поставленням риски з нахилом перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у документах.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з

20

часу його затвердження.

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, звіти і баланси, структури і штатні розписи, деякі різновидності актів та протоколів тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова „ЗАТВЕРДЖУЮ“ (друкується без лапок, прописними буквами, крапка після нього не ставиться), найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

21

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник начальника Головного

управління охорони здоров’я

облдержадміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

4.6.13. Якщо документ затверджується розпорядчим документом, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова „ЗАТВЕРДЖЕНО“, назви розпорядчого документа, його дати та номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації

01.08.2007 № 361

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів. Відтиск гербової печатки повинен проставлятися таким чином, щоб він захоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ. Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка, наведено в додатку 7.

Печатка, яка відтворює найменування установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання.

4.6.16. Відповідальність за зберігання та правильне використання

22

печаток покладається:

за гербову печатку – на начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації;

за круглу печатку „Відділ медичних кадрів” - на начальника відділу медичних кадрів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації;

за круглі печатки „Для пакетів спецвідділу“ - на головного спеціаліста відділу мобілізаційної роботи та медицини катастроф Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації;

за круглу печатку „ Для відряджень ”, штамп вхідний, штамп загальний – на головного спеціаліста з діловодства відділу мобілізаційної роботи та медицини катастроф Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації ;

за круглу печатку „Для пакетів”, штампи „Копія” та „Згідно”- на оператора комп’ютерного набору централізованої бухгалтерії при Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство охорони здоров’я України

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Кабінет Міністрів УкраїниУправління зв’язків з громадськістюГоловному спеціалістовіРоманенку А.І.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Державного комітету України по водному господарству

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті „Адресат“ можуть зазначатися почесне звання

23

та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Начальникам управлінь і відділівоблдержадміністрації,головам райдержадміністрацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово „копія“ перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту „Адресат“ може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Спілка економістів України вул. Артема, 26

м. Київ, 04053

У разі надсилання документа громадянину спочатку у називному відмінку зазначається прізвище, ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

Івченко П.С. вул. Перемоги, 67, кв. 4,

м. Кременчук, 39600 На поштових відправленнях, адресованих до населених пунктів, які не

мають вулиць і нумерації будинків, прізвище, ім’я, по батькові адресата (одержувача) зазначається повністю.

Реквізит адресату друкується в правій верхній частині першого аркуша.

4.7.3. У разі надсилання документа органам влади вищого рівня та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається, а друкується на конвертах.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

24

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Резолюція на документі повинна бути чіткою, конкретною, з визначенням безпосередніх виконавців та термінів виконання з урахуванням етапів і строків, установлених начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, його заступником та керівниками його структурних підрозділів.

Якщо документ носить комплексний характер і направляється на розгляд начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації кільком виконавцям, в резолюції необхідно визначати головного виконавця, відповідального за контроль та виконання документа. Для виконання доручення головному виконавцю надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу, узагальнювати матеріали щодо виконання документа у цілому.

Доручення в резолюції щодо виконання документа даються лише тим виконавцям , які перебувають у межах їх функціональних повноважень.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

В резолюціях на акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів та інші документи, які потребують термінового виконання, необхідно визначати конкретну дату їх виконання.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат“, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються

25

виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, включає контрольні строки та етапи.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до органів виконавчої влади, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10 –

і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;датою виконання завдань, визначених законами України, постановами

Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

4.9.1.1. Під час проходження документа в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації обов’язково робляться такі помітки: про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту);

про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова „До справи“ і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи № 06/24

Питання вирішено позитивно

26

у телефонній розмові 05.03.04

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка „До справи“ свідчить про те, що робота над документом закінчена.

При проходженні документа в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації зазначені відмітки заносяться на відповідні поля картки електронної системи документообігу та контролю.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Кузьмін (8) 29483

На документах, що надсилаються органам вищого рівня, цей реквізит проставляється в нижньому лівому кутку зворотного боку останнього аркуша документа.

4.10. Оформлення копій документа

4.10.1. Копія документа, створеного в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, виготовляється і видається тільки з дозволу начальника. Головне управління охорони здоров’я облдержадміністрації засвідчує копії лише тих документів, які вона створила або які знаходяться на схороні в архіві .

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка „Копія“ зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів „Згідно з оригіналом“, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче

27

реквізиту „Підпис“, наприклад:

Згідно з оригіналом

Заступник начальника Головного управління охорони здоров’яоблдержадміністрації (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та засвідчення, наприклад:

Дата, індекс_____________________________________________________________ (текст)_____________________________________________________________

Заступник начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно з оригіналом

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням установи (негербовою) або її структурного підрозділу . Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документа

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів, що створюються у діяльності Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, можуть бути трьох видів:

28

додатки, які затверджуються або вводяться в дію розпорядженнями (додатки до розпорядчих актів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

„Запити на додатковий розподіл лікарських засобів подавати начальнику управління фінансово-економічної роботи, медичної допомоги матерям і дітям та медицини катастроф за формою, зазначеною у додатку 1“.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до наказу Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації 10.03.03 № 125

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до проекту наказу начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації повинні підписуватися начальником управління.

Всі інші додатки до проекту наказу, які затверджуються наказом, підписуються керівником структурного підрозділу, який розробляє проект.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.;

29

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про стан роботи із зверненнями громадян у першому півріччі 2004 року на 4 арк. в 1 прим.;

2. Графік прийому громадян начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації та його заступником на друге півріччя 2004 року на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: лист Диканської центральної районної лікарні від 25.03.04 і додаток до нього, всього на 3 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

4.І2. Вимоги до документів, що виготовляються комп’ютерним набором та машинописними засобами

4.12.1. Тексти службових документів, як правило, набираються на персональному комп’ютері за допомогою текстового редактора MS WORD, збережений у форматі rtf , чи табличного процесора MS EXCEL. При наборі застосовується шрифт Times New Roman 14 інтервал одинарний (на друкарській машинці - 1,5 інтервалу).

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

Тексти документів постійного зберігання набираються (друкуються) на

30

одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна набирати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Примірний зразок оформлення листа Головного управління охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації наведено в додатку 8.

4.12.2. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат“, „Гриф затвердження“, „Відмітка про наявність додатка“, „Гриф погодження“ відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО 1,5 Заступник начальника Головного 1 управління охорони здоров’я 2 Полтавської обласної державної 1 Адміністрації 2 (Підпис) (Ініціали, прізвище) 1,5

Дата

4.12.3. Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.4. Великими літерами друкують: назву виду документа (АКТ, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, РІШЕННЯ, ПРОТОКОЛ), в грифах – ЗАТВЕРДЖУЮ, ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО; в протоколах – СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ.

В службових документах не рекомендується підкреслювати та друкувати в розрядку.

4.12.5. Розшифровку підпису в реквізиті „Підпис“ друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.6. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 28 друкованих знаків (73 мм).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не

31

ставиться.

4.12.7. Під час набору документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа, мм:

12,5 - для початку абзаців у тексті;92 - для реквізиту „Адресат“;104 - для реквізитів „Гриф затвердження“ та „Гриф обмеження доступу до

документа“;125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті „Підпис“;не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів „Дата документа“,

„Заголовок до тексту документа“, „Текст“ (без абзаців), „Відмітка про наявність додатків“, „Прізвище виконавця і номер його телефону“, „Відмітка про виконання документа і направлення його до справи“, назви посади у реквізитах „Підпис“ та „Гриф погодження“, засвідчувального напису „Згідно з оригіналом“, а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

4.12.8. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля, другий – через 104 мм.

4.12.9. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова „ Додаток“ і „Підстава“ друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.10. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка“ та розділових знаків.

4.12.11. Відповідальність за зміст матеріалів несуть керівники відділів і структурних підрозділів Головного управління охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації та їх працівники. Сторонні особи до кабінету не допускаються, а виконавцям забороняється розголошувати зміст або знайомити з робочими матеріалами осіб, які до них не мають відношення.

4.13. Розмноження документів

4.13.1 Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається начальником інформаційно-аналітичного центру, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

32

4.13.2. Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу ( додаток 9 ).

4.13.3. Оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення наказів начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.14.1. На виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, власних і делегованих повноважень начальник Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації видає накази.

Накази начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації є обов’язковими для виконання на території області всіма лікувальними установами та підприємствами, що займаються медичною практикою чи надають медичні послуги, незалежно від форм власності.

4.14.2. За змістом наказу начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації поділяються на накази з основної діяльності та з кадрових питань ( з особового складу).

4.14.3. Проекти наказів начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації вносяться тільки управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів наказів до підрозділів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації за напрямом їх діяльності.

Підготовка розпоряджень з кадрових питань регламентується чинним законодавством, інструкціями та іншими нормативними документами і здійснюється відділом медичних кадрів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

При підготовці проектів регуляторних актів необхідно керуватись Законом України „Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності“, регламентом місцевої державної адміністрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.99 № 2263 (із змінами) та відповідними розпорядженнями голови облдержадміністрації і наказами начальника Головного управління.

4.14.4. Відповідальність за достовірність змісту проектів наказів та їх відповідність чинному законодавству несуть розробники проектів.

33

4.14.5. Накази, які містять відомості, що становлять державну таємницю, готуються відповідно до вимог таємного діловодства і, в обов’язковому порядку узгоджуються з відділом з питань режимно-секретної роботи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.14.6. За результатами розгляду питань на засіданні колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації видаються накази начальника Головного управління, якщо в цьому є необхідність.

4.14.7. Всі накази начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації в обов’язковому порядку, візуються керівниками структурних підрозділів та заступником начальника згідно з розподілом функціональних повноважень, юрисконсультом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.14.8. Накзи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації друкуються на спеціальних бланках.

Накази, підписані начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, розсилаються виконавцям .

4.15. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.15.1. Робота засідань колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації проводиться відповідно до затвердженого начальником плану засідань та в міру потреби.

У плані засідань колегії зазначаються питання, які необхідно розглянути, дати розгляду, прізвища доповідачів та найменування структурних підрозділів, які готують документи для розгляду, терміни подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії.

4.15.2. Додаткові питання до затвердженого плану колегії можуть бути включені до порядку денного засідання за рішенням начальника не пізніше, ніж за 10 днів до чергового засідання.

4.15.3. Дата, час і місце проведення та порядок денний засідання колегії визначаються начальником.

4.15.4. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій

34

здійснюється визначеним начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації керівником, структурним підрозділом (окремим працівником), який не пізніш ніж за 10 днів до засідання подає його начальнику для погодження.

4.15.5. Документи з питань, що вносяться на розгляд засідання колегії , включають:

проект порядку денного засідання з визначенням доповідача з кожного питання;

довідку з питань порядку денного засідання з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;

проект рішення (проект наказу начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації);

список членів колегії;список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні

питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

4.15.6. Після засідання колегії структурний підрозділ (окремий працівник), відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом десяти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк) проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує його із керівниками заінтересованих структурних підрозділів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації , членами колегії, іншими особами і подає на розгляд голови колегії.

4.15.7. Рішення колегії проводиться в життя, як правило, наказом начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу).

Рішення колегії оформляються протоколами, які підписуються головуючим на засіданні.

Рішення спільних засідань колегій оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій установ чи органів виконавчої влади.

Стенографування (технічний запис) засідань колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації забезпечує головний спеціаліст по зверненням громадян Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

4.16. Оформлення документів про відрядження

4.16.1. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за наказом

35

керівника організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Після отримання доручення начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, його заступника чи документів, які є підставою для відрядження, працівник або його безпосередній керівник заповнює бланк погодження відрядження (додаток 10).

Підставою для відрядження може бути виклик Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України та інших установ і організацій, урядова телеграма, план основних заходів, графік особистого прийому громадян, затверджений начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації план роботи структурного підрозділу, доручення керівництва та інше.

Заповнений бланк погодження відрядження підписує начальник Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, або один з його заступників .

Бланк погодження передається у відділ медичних кадрів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. Після отримання погодження відрядження відділ медичних кадрів виписує посвідчення про відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 11).

На підставі погоджень відряджень відділ медичних кадрів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації щодня готує наказ про відрядження працівників Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації із зазначенням пункту призначення, назви організації, куди відряджений працівник, строку і мети відрядження. Погодження відряджень зберігаються разом з наказами про відрядження.

4.16.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою (додаток 12) у бухгалтерію Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

5. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції

5.1. Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється спеціалістами по обробці кореспонденції в день одержання її від виконавця або не пізніше наступного робочого дня.

Відправлення або передача працівниками Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації документів без її реєстрації не допускається.

Документи, які необхідно тиражувати, конвертувати, оформляти у

36

бандеролі, повинні бути передані спеалістам по обробці кореспонденції завчасно (не пізніш ніж за 2 години до кінця робочого дня) з розрахунку часу на їх опрацювання та своєчасної доставки на поштове відділення до закінчення приймання там поштових відправлень.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів о6ов’язково перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;правильність зазначення адреси кореспондента; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;наявність на документі відміток про додатки;відповідність кількості примірників, кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому лівому полі першого аркуша робиться запис „Підлягає поверненню“.

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. Документи, які адресуються постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

5.6. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, зазначається точна адреса (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.7. У реєстраційній картці в електронному вигляді зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.8. Документи, які доставляються спеціалістами по обробці кореспонденції, передаються місцевим адресатам під розписку.

5.9. Оригінали наказів, рішень, протоколів, планів тощо залишаються у виконавців. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10. Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення структурні підрозділи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації та окремі виконавці зобов’язані передавати спеціалістам по обробці кореспонденції до 15-ої години, у передвихідні та передсвяткові дні – до 14 години.

37

Не допускається затримка документів на розгляді у начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, його заступників більше доби, документи після розгляду необхідно повертати спеціалістам по обробці кореспонденції наступного дня після отримання до 12-ї години, пошту на відправку - до 15 -ї години.

Опрацьовані документи начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, його заступником приймаються спеціалістами по обробці кореспонденції, ними ж вносяться резолюцій в електронну систему.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають всі документи, в яких містяться конкретні завдання і визначені строки їх виконання.

Обов’язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, та доручень начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані в розпорядчому документі або в резолюції начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, а також безпосередні виконавці.

У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Організацію контролю в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, депутатів місцевих рад, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, наказів та доручень начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації здійснюють заступники начальника. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на головного

38

спеціаліста по зверненням громадян Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Так:

депутатський запит та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України, розглядаються відповідно у 10-денний і 5-денний термін після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

депутатський запит народних депутатів України, звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад до облдержадміністрації розглядаються відповідно у 15-денний і 10-денний термін після реєстрації в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації;

телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, розглядаються протягом 2 днів, решта - 10 днів.

6.2.2. Документи без зазначення строку повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново“ - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Припинити виконання документів, а також відмінити їх має право тільки вищестояща організація, організація - автор документа.

6.2.4. Начальник Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації особисто (відразу після реєстрації документа) розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше, ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

6.2.5. Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або

39

доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

6.2.6. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами, дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання у Секретаріаті Кабінету Міністрів України, тому виконавці за 2 дні до закінчення терміну виконання направляють до Секретаріату Президента України та Кабінету Міністрів України інформацію про виконання актів і доручень, які перебували на контролі.

6.2.7. Завдання, визначені в актах, дорученнях Президента України, виконуються у строки, встановлені Президентом України. Якщо в акті Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності акту Президента України.

6.2.8. Інформацію про стан виконання завдань виконавці не пізніше наступного дня після строку, визначеного пунктом 6.2.7 цієї Інструкції, подають до Секретаріату Президента України, а у випадку, коли відповідальним за контроль є орган або посадова особа, на яку покладено здійснення контролю за виконанням акта, доручення - такому органу чи посадовій особі, копію – Секретаріату Президента України. Інформація про стан виконання завдання подається органом, особою, яким воно адресовано.

6.2.9. Терміни виконання наказів начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації встановлюються при підготовці проектів відповідно до регламенту Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації та інструкції з діловодства.

Накази начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Накази начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів.

Якщо термін виконання наказу начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації перевищує 30-денний термін, то строк виконання повинен бути чітко визначений.

У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення

40

встановленого терміну, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного терміну від дати його підписання.

6.2.10. Строк виконання може бути змінений лише за рішенням посадової особи, яка його встановила, а у разі відсутності – посадовою особою, що її заміщає.

При необхідності перенесення терміну виконання заступник начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації або інша особа, відповідальна за виконання, готує за своїм підписом письмове обґрунтування причин з пропозиціями та подає його на ім’я начальника Головного управління охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації. У кінці тексту відповідно до попереднього змісту подається словесна формула такого змісту: „Враховуючи вище викладене, вважаю за доцільне перенести термін виконання пункту 5 на...(дата)” .

6.2.11. Документи доводяться до виконавців протягом 3-х днів, а якщо в резолюції вказано декілька виконавців - протягом семи днів, розпорядчі документи направляються згідно з реєстром розсилки не пізніше 7-ми днів від дня підписання.

Термінові документи за вказівкою керівництва доводяться до виконавців негайно.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень); інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень); повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії облдержадміністрації;

зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації ведеться за допомогою електронної системи документообігу та контролю. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на головного спеціаліста по зверненням громадян та на працівника, відповідального за діловодство.

41

6.3.3. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша робляться такі помітки: на оригіналах документів - „ Взято на контроль”.

Для здійснення контролю та виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, керівником структурного підрозділу - головним виконавцем, заводиться контрольна папка та розробляється план контролю. В ньому встановлюються проміжні контрольні терміни виконання, визначаються відділи, управління, та інші структурні підрозділи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, які відповідають за організацію і контроль виконання окремих завдань. План контролю затверджується одним з заступників начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (відповідно до функціональних повноважень).

6.3.4. В Головному управлінні охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації систематично складаються та надсилаються в структурні підрозділи переліки документів, які знаходяться на контролі, та щотижневі нагадування про документи, термін виконання яких закінчується.

6.3.5. Інформація з виконання доручень начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, даних на щотижневих нарадах та колегіях Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, подається головному спеціалісту по зверненням громадян у визначені терміни. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів систематично узагальнюються і доповідаються керівництву з відповідними пропозиціями.

6.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли передбачені в ньому завдання вирішені.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняття документа з контролю здійснюється за умови повного виконання передбачених в ньому завдань і доручень та наявності узагальнюючої довідки і оригіналу документа.

Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі або на узагальнюючій довідці накладається резолюція „ Зняти з контролю“.

6.3.7. Порядок зняття документів з контролю, які знаходяться на контролі у Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, наступний:

інформація про стан виконання документа, яка направляється органам вищого рівня, або довідка з пропозиціями щодо зняття документа з контролю

42

подається на розгляд безпосередньо начальнику Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації або одному з його заступників. Після розгляду ці документи у паперовому та електронному вигляді передаються виконавцем спеціалістам з обробки кореспонденції. Вони перевіряють фактичне виконання вимог документа, вносять відповідні записи в реєстраційну картку електронної системи і при умові повного відпрацювання документа знімають його з контролю. Після цього оригінал документа та матеріли до нього передаються в архів;

у випадку, коли документ носить комплексний характер, для зняття його з контролю структурний підрозділ, на який покладено функцію головного виконавця, готує узагальнену довідку на основі письмових інформацій (пропозицій), наданих безпосередньо йому іншими виконавцями. Інформації, довідки від зазначених (інших) виконавців для пересилки їх головному виконавцю спеціалістами по обробці кореспонденції не приймаються і повертаються без розгляду. Документ і узагальнена довідка подаються на розгляд начальнику Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. У разі зняття документа з контролю на довідці накладається резолюція „Зняти з контролю“. Оригінал документа та довідка у паперовому та електронному вигляді передаються спеціалістам по обробці кореспонденції, 1 екземпляр докомента підлягає зберіганню в архіві;

наказ начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації вважається виконаним лише тоді, коли визначені в ньому завдання виконані;

після виконання наказ знімається з контролю на підставі інформації про виконання документа. Крім письмової інформації з виконання даного розпорядження до Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації необхідно надавати її в електронному вигляді у форматі WORD або EXCEL;

зняти розпорядження з контролю може тільки та посадова особа, яка поставила його на контроль, або особа, що її заміщає у разі відсутності.

Спеціаліст, відповідальний за контроль виконання наказів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації вивчає повноту та якість виконання наказів і про стан його виконання доповідає начальнику Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. У разі повного виконання - готує наказ начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації щодо зняття з контролю і після його підписання вносить помітки в електронну картку та знімає з контролю, а у разі неповного або неякісного виконання наказу - з відповідними зауваженнями повертає матеріали на доопрацювання.

Зняття наказу з контролю не означає закінчення його дії.

6.3.8. На виконання документів, які знаходяться на контролі в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, інформація про стан їх виконання та довідки з пропозиціями щодо зняття їх з контролю надсилаються у паперовому вигляді в Головне управління охорони здоров’я облдержадміністрації

43

для розгляду керівником, який давав відповідні доручення щодо виконання документа.

7. Складання номенклатур і формування справ

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві апаратом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим для Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації в цілому і кожного його структурного підрозділу. При цьому використовуються Положення про Головне управління охорони здоров’я облдержадміністрації та його структурні підрозділи, штатний розпис, номенклатури та описи справ за минулі роки, список кореспондентів, обліково-реєстраційні журнали та картотеки, класифікатори, типові переліки з зазначенням строків зберігання справ, а також враховуються завдання Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації на рік, на який складається номенклатура.

7.1.4. Спеціалістами по обробці кореспонденції готується зведена номенклатура справ, яка погоджується та затверджується начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. Як правило, номенклатура складається наприкінці поточного року (не пізніше листопада-грудня) і вводиться в дію на початку календарного року або в міру потреби. Номенклатура справ постійно аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи.

7.1.5. Зведена номенклатура справ складається в 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом області. Після затвердження номенклатури начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

1-й примірник - недоторканий, зберігається у спеціаліста по обробці кореспонденції Головного управління охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації;

44

2-й примірник – залишається у Державному архіві області, з яким погоджується номенклатура;

3-й примірник – залишається у головного спеціаліста відповідального за діловодство в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації;

4-й примірник – робочий, з яким працюють спеціалісти Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації і з якого розмножується номенклатура.

Після затвердження зведеної номенклатури справ структурні підрозділи Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації одержують від спеціалістів по обробці кореспонденції виписки з відповідних її розділів для використання в практичній роботі.

7.1.6. У структуру справ Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації включаються всі без винятку справи і документи, що створюються в діяльності Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

У номенклатуру включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року з одним і тим же індексом протягом всього строку вирішення питання. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.8. Розділами номенклатури справ Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації є назви її структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів розміщуються у відповідності з затвердженою структурою Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

Розділи номенклатури справ розміщуються за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв’язку документів, що в них знаходяться. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи директивних органів, потім група організаційно-нормативної документації (статути, положення і т.п.), далі розпорядча документація облдержадміністрації (розпорядження, накази, рішення тощо), планово-звітна документація і в кінці - листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

У зведену номенклатуру справ включаються справи громадських

45

організацій Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації (профспілкової, добровільних товариств тощо), органів і підрозділів, що діють на громадських засадах (комісій, громадських організацій тощо).

Справи громадських організацій розміщуються в кінці номенклатури після основних структурних підрозділів.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.9. Всім структурним підрозділам за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення-індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу. Індекс справи складається з поєднання індексу структурного підрозділу з номером справи цього підрозділу.

7.1.10. Протягом усього строку дії номенклатури в ній робляться відмітки про заведення справ, про передачу їх в архів Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інші установи для продовження. Ці відмітки слід робити у графі „Примітки“.

7.1.11. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків

46

зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). 7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з особового складу: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень

47

тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особова картка П2-ДС; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особової картки П2-ДС; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації здійснюється головним спеціалістом з діловодства Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

8. Підготовка справ до наступного зберігання та використання

8.1. В залежності від строків збереження проводиться повне або часткове оформлення справ.

48

8.2. Повному оформленню підлягають справи постійного і тривалого (понад 10 років ) зберігання та по особовому складу.

Повне оформлення справи передбачає:

підшивку та переплетення справ;нумерацію аркушів у справі;

складання засвідчувального напису;

внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

8.3. Документи постійного і тривалого зберігання оформляються у справи згідно з ДЕСТом 17914-72, повинні підшиватися в обкладинки з твердого картону ( ДЕСТ 6983-54) і прошиваються міцною ниткою в 4-5 проколів.

8.4. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому (спрощеному) оформленню; справи допускається зберігати без підшивки, аркуші не нумерувати, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводити, засвідчувального напису не складати, а облік в цьому випадку ведеться за номенклатурою справ.

8.5. Після закінчення діловодного року в оформлення обкладинки справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення. Написи слід робити чітким почерком, акуратно, світлостійким чорнилом або тушшю.

8.6. На всі завершені діловодством справи постійного і тривалого зберігання та справи з особового складу повинні складатися описи окремо по кожному виду справ.

Справи розміщуються в списках у такій послідовності, в якій вони систематизовані у номенклатурі.

8.7. Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. Закінчення опису обов’язково погоджується з Державним архівом області.

У річний розділ опису підлягають внесенню також справи, не завершені діловодством протягом року. У таких випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: „ Документи з такого питання див. також у розділі за рік, № “.

8.8. Річні розділи описів постійного зберігання складаються в чотирьох примірниках, засвідчуються головним спеціалістом відповідальним за діловодство в Голоаному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації, підписуються головою експертної комісії та погоджуються з начальником Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

49

Описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само, як і описи на справи постійного зберігання.

8.9. Описи на справи постійного зберігання підлягають обов’язковому затвердженню експертно-перевірною комісією через два роки після завершення справ у діловодстві.

На затвердження до архівного органу надсилаються всі чотири примірники описів, з яких один примірник після затвердження залишається у Державному архіві області, а решта повертається Головному управлінню охорони здоров’я облдержадміністрації.

У відповідності з затвердженими описами справи передаються в Держархів області через 10 років після закінчення їх у діловодстві.

Описи справ тривалого строку зберігання на затвердження архівним органом не надсилаються.

8.10. Структурні підрозділи передають свої документи в архів лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення згідно з вимогами діючих правил та Інструкції з архівної справи. Справи передаються в архів за описами встановленої форми.

Спеціаліст відповідальний за збереження справ Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації розписується у прийнятті справ на всіх примірниках описів з обов’язковим зазначенням дати прийняття і кількості прийнятих справ.

Якщо окремі справи необхідно залишити для поточної роботи,спеціаліст відповідальний за збереження справ оформляє в установленому порядку видачу цих справ у тимчасове користування.

9. Структура і функції служб діловодства

9.1. Вся робота по діловодному обслуговуванню в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації забезпечується головним спеціалістом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації, визначеним відповідальним за діловодство (далі-діловодна служба). Його робота регламентується Інструкцією з діловодства , яка затверджується наказом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації. 9.2. Діяльність працівника діловодної служби регламентується посадовою інструкцією, яка розробляється начальником медичних кадрів і затверджується наказом Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації.

9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Головному управлінні охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації на основі електронної системи роботи з документами та скорочення кількості документів.

50

9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів.

організовує і забезпечує документування засідань колегії Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації та апаратних нарад у начальника Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та організовує їх доставку;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, якості оброблення та використання документів, їх схоронності для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

надає методичну допомогу відділам апарату та структурним підрозділам Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації;

організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в Головному управлінні охорони здоров’я облдержадміністрації;

здійснює складання Зведеної номенклатури справ і нагляд за правильним формуванням справ Головного управління охорони здоров’я облдержадміністрації;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією Інструкцією.

51

Додаток 1 до пункту 3.3.3.

Примірний перелікдокументів, що не підлягають реєстрації

діловодною службою

1. Листи, що надійшли в копії до відома.2. Телеграми, листи про дозвіл відряджень та відпусток.3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.5. Зведення та інформації, надіслані до відома.6. Навчальні плани, програми (копії).7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т.д. 8. Прейскуранти цін в копіях.9. Норми витрат матеріалів.10. Вітальні листи і запрошення. 11. Бухгалтерські документи.12. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).13. Наукові звіти по темах.14. Місячні , квартальні, піврічні звіти.15. Форми статистичної звітності.

*/ Документи, перелічені в підпунктах цього додатка 4,6,11,12,13,14,І5, підлягають спеціальному обліку у Головному управлінні охорони здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації.

52

Додаток 2 до пункту 3.3.7.

Реєстраційно-контрольна картка(вхідного документа)

(Сторінка 1)

53

(Сторінка 2)

54

(Сторінка 3)

55

(Сторінка 4)

56

(Сторінка 5)

57

(Сторінка 6)

58

Реєстраційно-контрольна картка(вихідного документа)

(Сторінка 1)

(Сторінка 2)

59

(Сторінка 3)

(Сторінка 4)

(Сторінка 5)

60

(Сторінка 6)

(Сторінка 7)

61

(Сторінка 8)

(Сторінка 9)

62

63

Додаток 3до пункту 4.1.2.

Розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка

64

Додаток 4

до пункту 4.1.2.

Розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка

65

Додаток 5до пункту 4.2.1.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

01 - зображення Державного Герба України 02 - зображення емблеми організації або товарного знака(знака обслуговування) 03 - зображення нагороди 04 - код організації 05 - код форми документа 06 - назва організації вищого рівня 07 - назва організації 08 - назва структурного підрозділу організації 09 - довідкові дані про організацію 10 - назва виду документа 11 - дата документа 12 - реєстраційний індекс документа 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 - місце складення або видання документа 15 - гриф обмеження доступу до документа 16 - адресат 17 - гриф затвердження документа 18 - резолюція 19 - заголовок до тексту документа 20 - відмітка про контроль 21 - текст документа 22 - відмітка про наявність додатків 23 - підпис 24 - гриф погодження документа 25 - візи документа 26 - відбиток печатки 27 - відмітка про засвідчення копії 28 - прізвище виконавця і номер його телефону 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі 31 - відмітка про надходження документа до організації 32 - запис про державну реєстрацію.

66

Додаток 6до пункту 4.2.1.

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИ ПОЛТАВСЬКАОБЛАСНАДЕРЖАВНААДМІНІСТРАЦІЯ

Ё ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я

НАКАЗ

м. Полтава

. №

Про відпусткуБурової Н.М.

Відповідно до статті 12 Закону України «Про відпустки»

НАКАЗУЮ:

1. Надати Буровій Ніні Михайлівні головному лікарю Кременчуцької обласної станції переливання крові частину щорічної основної відпустки за період роботи 2007 р. тривалістю 14 календарних днів з 22.12.20008р.

3. Виконання обов’язків головного лікаря Кременчуцької обласної станції переливання крові на час відпустки Бурової Н.М. покласти на завідуючу бактеріологічної лабораторії

Підстава: заява Бурової Н.М.

Начальник Головного управління В.П.Лисак

67

Додаток 7 до пункту 4.6.15

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

1. Акти (прийому закінчених будівництвом об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.3. Висновки і відгуки на дисертації й автореферати, що направляються до

Вищої атестаційної комісії України.4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних

асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).5. Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні,

банківські, пенсійні, платіжні доручення.6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне

співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне

будівництво; технічні тощо).8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право

здійснювати фінансово-господарські операції.11. Посвідчення про відрядження.12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та

освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).14. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями;

преміями).15. Протоколи (погодження планів поставок).16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).17. Специфікації (виробів, продукції тощо). 18. Статути державних підприємств (об’єднань).19. Титульні списки.20. Штатні розписи.21. Перепустку в адміністративний будинок.22. Службове посвідчення працівників Головного управління охорони

здоров’я Полтавської обласної державної адміністрації.

68

Додаток 8 до пункту 4.12.2.

МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я УКРАЇНИПОЛТАВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я36011 м. Полтава, вул. Комсомольська, 44 тел/факс 7-33-66,7-47-35,

E-mail: infocentr @ inbox . ru . код ЄДРПУ 02013107

___________________2008 р.№_______________на № _____________ від ___________________

ДиректоруКременчуцького медичного коледжуЛитвиненку В.І.

Головне управління охорони здоров’я облдержадміністрації розглянувши клопотання адміністрації Голобинської ЦРЛ щодо зміни направлення на роботу з Полтавської ЦРЛ в Опришківську лікарську амбулаторію Глобинського району випускниці 2009 р. лікувального факультету Кременчуцького медичного коледжу Іваненко Маргариті Петрівні та враховуючи сімейні обставини в порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 1996 р. № 992 «Про порядок працевлаштування випускників вищих навчальних закладів, підготовка яких здійснюється за державним замовленням», дозволяє змінити направлення на роботу Іваненко М.П.

Заступник начальника Головного управління Ю.В. Курилко

Оглобля72934

69

Додаток 9 до пункту 4.13.2.

__________________________(найменування підрозділу)

ЗАМОВЛЕННЯна виготовлення копій

(назва документу)

Форматпаперу

Кількістьоригінал.

Кількість копій

1 сторонні 2 сторонні інші

А5

А4

А3

«____»__________200 р. Замовник ___________________

Керівник підрозділу________________________________

70

Додаток 10 до пункту 4.16.1.

ПОГОДЖУЮ

( ) (підпис, прізвище, ініціали)

ПОГОДЖЕННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ

Відрядити(прізвище ініціали, займана посада)

до(місце та організація куди відряджається працівник)

з по(термін відрядження)

(мета відрядження)

(підстава для відрядження)

(підпис посадової особи, прізвище, ініціали)

71

Додаток 11до пункту 4.16.1.

ЖУРНАЛреєстрації посвідчень про відрядження

№ пп

Прізвище, ім’я та побатькові

Місце роботи та посада

Місце і мета відрядження

Дата і номер посвідчення про відрядження

Термін відрядження

Термін фактичного перебування у відрядженні

Додаток 12 до пункту 4.16.2.

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ДПА України

19.09.2003 №440 Назва підприємства Ідентифікаційнийкод за ЄДРПОУ

Полтавська обласна державна адміністрація

РОЗП

ИС

КА

. При

йнят

ий н

а пе

реві

рку

від

____

____

_ ав

анс.

зві

т__

____

____

____

___

200

р. Н

а су

му _

____

____

____

_ гр

н.

доку

мент

ів _

____

____

____

____

__ 2

00 р

. ПІД

ПИ

С__

____

____

_

0 0 0 2 2 5 9 1 Відділ Посада Проводка 8 Цех Професія 200__ р.П.І.Б.Ідентифікаційний номер

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

№__________ від 200_ р.

ДЕБЕТ

рахунок Карт сума

Призначення авансу:відрядження Доцільність проведеної витрати підтверджую:

801

Сума 200_ р.Залишок попереднього авансу

(за наявності)ПІДПИС

ПеревитратаОдержано (від кого, № та дата

документа)Звіт перевірено

1. Розділ пар. ст. КРЕДИТ2. До затвердження 3623. грн.

Усього отримано Дата 200_ р.Витрачено БухгалтерЗалишок Звіт затверджено в суміПеревитрата

72

Додаток_____________документів (прописом) _______________200_ р.______________________

( підпис)Залишок унесений у сумі грн. за касовим ордером № від 200_ р.

Перевитрата видана

_________200_ р. Підпис __________________ Перелік документів наведено на звороті.

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт:

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу ____ (грн.) = несвоєчасно повернута сума ____(грн.) Х 15:100.При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який

припадає граничний термін повернення:Сума податку _____(грн.)=не повернута сума ____(грн.) Х ставка оподаткування (пункт 7.1 статті 7 Закону України „Про податок з доходів фізичних осіб”):100.Сума штрафу ____ (грн.) = не повернута сума ____(грн.) Х 15:100.

Підпис особи, що склала розрахунок ________Дата складання розрахунку ________200 р.З розрахунком ознайомлений: підпис _________________________________ Дата _________ (прізвище, ім’я, по батькові)

Зворотній бік

Дата Пор.

№ док.

Кому, за що і на підставі якого документа заплачено Сума

Дебет

рахунок карт

Усього

Підпис підзвітної особи _________________ Дата ____________

73