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Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * ===

Departamento de Compras

Procedimiento: Adquisición de Boletos Aéreos para

Comisión Oficial

Código:

205-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Febrero 2020 === * === Páginas: 4

1. NORMATIVA

NORMAS

Todo trámite de gestión de adquisición de boletos aéreos para comisiones oficiales deberá contar con la autorización a través del Nombramiento Administrativo o Acuerdo Ministerial y requisición de boletos aéreos, para la comisión oficial. Una vez emitido y recibido el boleto, no podrá ser modificado, si fuere necesario por causas de fuerza mayor o ajenas al pasajero, realizar cambios y/o suspender el viaje, deberá contar con la justificación correspondiente y la autorización de la Autoridad que nombró la comisión. En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo.

BASE LEGAL

1) Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148. 2) Reglamento de la Ley de Servicio Diplomático, Decreto Supremo No. 130-2003. 3) Reglamento General de Viáticos y Conexos, Acuerdo Gubernativo 106-2016. 4) Reformas Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016,

Acuerdo Gubernativo 35-2017. 5) Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la

República de Guatemala. 6) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de

Guatemala. 7) Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo

No. 122-2016 y sus reformas. 8) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 9) Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 10) Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del

Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-”.

11) Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”.





Comisión Oficial

Código:

205-1


2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE Paso ACCIÓN

Asistente de Compras Dirección solicitante Asistente de Compras Jefe de Compras Asistente de Compras

1

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6

7

Recibe de la Dirección General de la Cancillería, copia del nombramiento o Acuerdo Ministerial para la comisión oficial, en el cual se indica el destino de la comisión, fecha de salida y fecha de regreso. Solicita a través de correo electrónico la cotización del boleto aéreo por lo menos a dos agencias de viajes, de acuerdo con la información establecida en el nombramiento, en función del Reglamento de Viáticos, la cotización se realiza por la vía más directa en clase económica, a excepción de los boletos del señor Ministro de Relaciones Exteriores (a excepción de que lo soliciten de esa manera).

Realiza la requisición de boleto según corresponda, que incluirá: No. De requisición asignado según correlativo específico, No. De Pre-Orden de compra (SIGES), Centro de costo, Unidad Administrativa que solicita, Subproducto, Cantidad, Nombre del servicio requerido, Especificaciones Técnicas del Servicio, Unidad de Medida, Justificación, Observaciones. Además, solicita al Departamento de Presupuesto la asignación de Disponibilidad Presupuestaria, dicha requisición deberá contener nombre, firma, y sello del Solicitante y de Aprobado. Recibe la requisición de boletos por parte del solicitante, revisando los datos que deben contener el documento y su concordancia con el nombramiento administrativo o Acuerdo Ministerial, así como los datos a que se refiere el numeral 3. Registra la consolidación de la Pre-Orden, verifica que los datos correspondan con la requisición física debiendo indicar el tipo de servicio, el pasajero, ruta, fecha y motivo de la comisión y traslada para su autorización. Recibe el expediente verificando la documentación siguiente: Nombramiento administrativo, Acuerdo Ministerial, Requisición, Pre-Orden y Consolidación, autorizando ésta última en el sistema SIGES y devuelve. Recibe las cotizaciones por parte de las agencias de viajes, verifica los nombres de pasajeros, fecha, ruta y compara entre las opciones la que favorezca a los intereses del Ministerio, verificando que el monto total por comisión no pase de lo establecido para compra directa, según la Ley de Contrataciones del Estado y que las propuestas sean por la vía más directa y en clase económica y la traslada al





Comisión Oficial

Código:

205-1


Persona nombrada Asistente de Compras Jefe de Compras Asistente de Compras Depto. De Presupuesto Asistente de Compras

7.1

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nombrado para su revisión y confirmación. Si el monto de la compra sobrepasa los Q.25,000.00, se deberá observar el procedimiento de compra por oferta electrónica. Verifica el itinerario propuesto, datos personales, horarios, los documentos migratorios necesarios para viajar al destino y confirma la aceptación del itinerario. Recibe de la persona nombrada o su asistente la aceptación o confirmación del itinerario. Confirma a la agencia de viajes elegida la emisión del boleto aéreo, enviando los datos necesarios para su registro. Registra la adjudicación de la opción confirmada ingresando los datos de la agencia de viajes adjudicada, la descripción del servicio, el monto y traslada para verificación y autorización. Verifica el registro de la adjudicación, autoriza y genera la orden de compra, imprime, firma, sella y devuelve el expediente para continuar con el proceso. Recibe la Orden de Compra firmada, sella y firma e informa al proveedor adjudicado para que emita el boleto aéreo. Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto aéreo emitido y traslada por la misma vía a la persona nombrada, solicitando confirmación de la recepción y traslada al Departamento de Presupuesto para la generación de CUR de Compromiso. Genera CUR, firma y sella la orden de compra y CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras. Solicita la factura a la agencia de viajes, para publicar posteriormente un NPG en Guatecompras. Recibe la factura de del boleto aéreo adjudicado, verifica que los datos sean correctos y emite contraseña de pago. Solicita la constancia de recepción de boleto aéreo de la persona nombrada, al





Comisión Oficial

Código:

205-1


Persona nombrada, solicitante o técnico del área

Asistente de Compras

Depto. De Contabilidad


Depto. De Presupuesto


Jefe de Compras Asistente de Compras

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solicitante en la requisición o en ausencia de ellos, a un técnico del área responsable de la solicitud de la compra del boleto. Llena el formato enviado oportunamente con los datos de la factura enviada vía correo o física, firmándola y solicita el Visto Bueno del Director General, Director, Subdirector o Jefe del área, entregando el documento con la fecha del día en el que se hace dicha entrega. Escanea la requisición, orden de compra y constancia de recepción del boleto aéreo y factura (recibo de caja si hubiere), y registra un NPG en el Sistema Guatecompras para publicar la documentación, en un plazo máximo de dos días hábiles posteriores de recibida la Constancia de Recepción en el Departamento de Compras. Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la Visa correspondiente. Revisa el expediente, firma y sella de Visa y devuelve para continuar la gestión. Cuando se autoriza la cuota financiera, se envía el expediente al Departamento de Presupuesto para aprobación del CUR de Compromiso. Revisa, aprueba el CUR de Compromiso, lo imprime, firma y sella y devuelve al Departamento de Compras. Registra la liquidación en SIGES, así como la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) si la hubiere y se traslada para su autorización. Revisa, autoriza y devuelve el expediente para ser trasladado al Departamento de Contabilidad. Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la gestión de pago correspondiente.




Procedimiento: Adquisición de Boletos Aéreos por

Movimientos de Personal

Código:

205-2


1. NORMATIVA

NORMAS

Toda gestión de adquisición de boletos aéreos por movimientos de personal, deberá contar con el Acuerdo Gubernativo que autoriza el movimiento de personal y la requisición de boletos aéreos respectiva. Una vez emitido y recibido el boleto, no podrá ser modificado, si fuere necesario por causas de fuerza mayor o ajenas al pasajero, realizar cambios y/o suspender el viaje, deberá contar con la justificación correspondiente y la autorización del Despacho Superior. En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo.

BASE LEGAL

1) Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148. 2) Reglamento de la Ley de Servicio Diplomático, Decreto Supremo No. 130-2003. 3) Reglamento General de Viáticos y Conexos, Acuerdo Gubernativo 106-2016. 4) Reformas Acuerdo Gubernativo número 106-2016 de fecha 30 de mayo de 2016,

Acuerdo Gubernativo 35-2017. 5) Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la

República de Guatemala. 6) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de

Guatemala. 7) Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo

No. 122-2016 y sus reformas. 8) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 9) Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 10) Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del


11) Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”.






Código:

205-2




Asistente de Compras Dirección de Recursos Humanos Asistente de Compras

1

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5

6

7

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos, copia certificada del Acuerdo Gubernativo de movimiento de personal en el Servicio Exterior.

Solicita vía correo electrónico al interesado indicar las fechas de viaje y definir dicha fecha con al menos dos semanas de anticipación al vuelo, solicitando la papelería necesaria para documentar la emisión de los boletos:

a) Pasaporte y visas b) Certificación de partida de nacimiento si viaja con hijos menores c) Declaración jurada de dependencia económica, si son hijos mayores

de edad o padres dependientes d) Acta o certificación de matrimonio e) Contrato de trabajo si viajan con personal del servicio doméstico.

Renvía la información anterior a la Dirección de Recursos Humanos para la elaboración de la requisición. Realiza la requisición de boleto aéreo según corresponda, que incluirá: No. de requisición asignado según correlativo específico, No. de Pre-Orden de compra (SIGES), Centro de Costo, Unidad Administrativa que solicita, Subproducto, Cantidad, Nombre del servicio requerido, Especificaciones técnicas del servicio, Unidad de Medida, Justificación, Observaciones. Además, solicita al Departamento de Presupuesto la asignación de Disponibilidad Presupuestaria, dicha requisición deberá contener nombre, firma, y sello del Solicitante y de Aprobado. Solicita a través de correo electrónico la cotización del boleto aéreo por lo menos a dos agencias de viajes, de acuerdo con la información que el funcionario solicite en la vía más directa y clase económica. Recibe requisición de boletos aéreos, por parte del Departamento de Servicio Exterior revisando los datos que debe contener el documento y su concordancia con el Acuerdo Gubernativo, así como los datos a que se refiere el numeral 4. Registra la consolidación de la Pre-Orden, verifica que los datos correspondan con la requisición física debiendo indicar el tipo de servicio, el pasajero, ruta, fecha y






Código:

205-2


Jefe de Compras Asistente de Compras Persona nombrada Asistente de Compras Jefe de Compras Asistente de Compras Depto. De Presupuesto

8

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9.1

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17

detalle del movimiento del personal, y traslada para su autorización. Recibe el expediente verificando la documentación siguiente: Acuerdo Gubernativo, Requisición, Pre-Orden y Consolidación, autorizando ésta última en el sistema SIGES y devuelve. Recibe las cotizaciones por parte de las agencias de viajes, verifica los nombres de pasajeros, fecha, ruta y compara entre las opciones la que favorezca a los intereses del Ministerio, verificando que el monto total por comisión no pase de lo establecido para compra directa, según la Ley de Contrataciones del Estado y que las propuestas sean por la vía más directa y en clase económica y la traslada al nombrado para su revisión y confirmación. Si el monto de la compra sobrepasa los Q.25,000.00, se deberá observar el procedimiento de compra por oferta electrónica. Verifica el itinerario propuesto, datos personales, horarios, los documentos migratorios necesarios para viajar al destino y confirma la aceptación del itinerario. Recibe de la persona nombrada la confirmación del itinerario. Confirma a la agencia de viajes elegida la emisión del boleto aéreo, enviando los datos necesarios para su registro. Registra la adjudicación de la opción confirmada ingresando los datos de la agencia de viajes adjudicada, la descripción del servicio y el monto y traslada para verificación y autorización. Verifica el registro de la adjudicación, autoriza y genera la orden de compra, imprime, firma, sella y devuelve el expediente para continuar con el proceso. Recibe la Orden de Compra firmada, sella y firma e informa al proveedor adjudicado para que emita el boleto aéreo. Recibe de la Agencia de Viajes vía electrónica el boleto aéreo emitido y traslada por la misma vía a la persona nombrada, solicitando confirmación de la recepción y traslada al Departamento de Presupuesto para la generación de CUR. Genera CUR, firma y sella la orden de compra y CUR de Compromiso y devuelve al






Código:

205-2


Asistente de Compras Dirección de Recursos Humanos Asistente de Compras Depto. De Contabilidad Asistente de Compras Depto. De Presupuesto Asistente de Compras Jefe de Compras Asistente de Compras

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Departamento de Compras. Solicita la factura a la agencia de viajes, para publicar posteriormente un NPG en Guatecompras. Recibe la factura de del boleto aéreo adjudicado, verifica que los datos sean correctos y emite contraseña de pago. Solicita la constancia de recepción de boleto a la Dirección de Recursos Humanos como responsable de la solicitud de la compra del boleto. Llena el formato enviado oportunamente con los datos de la factura enviada vía correo o física, firmándola y solicita el Visto Bueno del Director, Subdirector o Jefe del área, entregando el documento con la fecha del día en el que se hace dicha entrega. Escanea la requisición, orden de compra y constancia de recepción del boleto aéreo y factura (Recibo de Caja si hubiere), y registra un NPG en el Sistema Guatecompras para publicar la documentación, en un plazo máximo de dos días hábiles posteriores de recibida la Constancia de Recepción en el Departamento de Compras. Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la Visa correspondiente. Revisa el expediente, firma y sella de Visa y devuelve para continuar la gestión. Cuando se autoriza la cuota financiera, se traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para la aprobación del CUR de compromiso. Revisa, aprueba, imprime y firma el CUR de compromiso y devuelve al Departamento de Compras. Registra la liquidación en SIGES, así como la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) si la hubiere y traslada para autorización. Revisa, autoriza y devuelve el expediente para ser trasladado al Departamento de Contabilidad. Traslada el expediente al Departamento de Contabilidad para la gestión de pago






Código:

205-2


correspondiente.




Procedimiento: Compra de Baja Cuantía con Cheque

Código:

2205-3


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra de Baja Cuantía con cheque, la adquisición se puede hacer hasta por un monto de cinco mil quetzales exactos (Q5,000.00), excepto los casos que tengan una justificación válida. Cuando el monto de la adquisición es de Q.0.01 a Q10,000.00 se solicita 1 cotización, cuando el monto de la adquisición es mayor a Q10,000.00 hasta 25,000.00, se solicitan dos cotizaciones. Las compras deben ser autorizadas por la Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería por medio de la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros y realizar el pago por medio de cheque. La Requisición debe indicar: cantidad, unidad de medida, nombre del insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan y la Justificación para la cual se requiere y observaciones si las hubiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén cuando sean bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso en que se adquieran bienes o servicios a diferentes proveedores utilizando una misma Requisición, se adjuntará una copia razonada de la misma a cada expediente adicional que se genere. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la disponibilidad de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible lo requerido a través de esa modalidad para poder realizar la compra como corresponda. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:

1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cuando aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras

cuando aplique e indicar el régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

5. Deben tener la palabra Cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que debe presentar recibo de caja cuando corresponda. Nota: Las facturas deben estar vigentes.





Código:

2205-3


Por cada compra de bienes o servicios, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, las del grupo 3 deben llevar la constancia de inventario. En el momento en que se reciba en el Departamento de Compras la Constancia de Recepción, o a más tardar a los 2 días hábiles siguientes, se publicará en el Sistema Guatecompras adjuntando la documentación pertinente que forma parte del expediente de la compra. En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra de Baja Cuantía con cheque, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL

1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la

República de Guatemala. 2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de

Guatemala. 3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo

No. 122-2016 y sus reformas. 4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-”. 6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del


7. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

8. Oficio circular A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas -CGC-.





Código:

2205-3




Dirección Solicitante Técnico de Compras Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Jefe del Depto. de Presupuesto Técnico de Compras Dirección Financiera Técnico de Compras

1

2

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones si las hubiere y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra de Baja Cuantía con cheque, quien revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto. Recibe la requisición y solicita cotización, analiza y adjudica al proveedor para la entrega del bien o la prestación del servicio y si aplica elabora el cuadro comparativo de ofertas. Ingresa al programa FileMarker Pro en Orden, donde se realizará el llenado de una Orden de compra tradicional. Completa la información solicitada en el formato de Orden de Emisión de Cheque y traslada para revisión y firma. Revisa, firma y devuelve para continuar con el proceso. Recibe los documentos y traslada al Jefe del Departamento de Presupuesto, para la revisión y firma de orden de compra tradicional. Revisa, firma y devuelve al Departamento de Compras. Recibe el expediente y traslada a la Dirección Financiera, para la revisión del mismo y firma del formato de Orden de Emisión de Cheque. Revisa, firma y devuelve al Departamento de Compras para continuar con el trámite correspondiente. Recibe el expediente firmado, y traslada al Departamento de Caja.





Código:

2205-3


Departamento de Caja Técnico de Compras Proveedor Almacén e Inventarios Técnico de Compras

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Recibe el expediente, revisa, elabora cheque y notifica al Departamento de Compras cuando el cheque está firmado y listo para ser entregado al proveedor. Notifica al proveedor para que entreguen los Bienes, Suministros, Obras o Servicios, si son bienes o suministros deben entregarse en la Unidad de Almacén. Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios solamente entrega al que lo solicitó y entrega la factura original y otra documentación que le sea requerida en Compras y si son bienes los entrega en la Unidad de Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”; y recibe cheque. Recibe bienes y entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” al Departamento de Compras. Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, e informa al solicitante que el servicio se recibió o que el bien ingresó y requiere la “Constancia de Recepción”. Procede a crear un NPG en GUATECOMPRAS, y publica la documentación siguiente:

a) Factura y Recibo de Caja si aplica. b) Constancia de Recepción. c) Constancia de Ingreso al Almacén y a Inventario. d) Orden de Compra tradicional. e) Cuadro Comparativo de Ofertas cuando las compras sean mayores a

Q10,000.00 hasta Q25,000.00. f) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

Nota: La documentación se puede publicar antes de solicitar el cheque si se ha recibido el bien o servicio y la factura.

Conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Caja para su resguardo.




Procedimiento: Compra de Baja Cuantía con Orden de

Compra

Código:

205-4


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra de Baja Cuantía, la adquisición se puede hacer hasta por un monto de veinticinco mil quetzales exactos (Q25,000.00). Cuando el monto de la adquisición es de Q.0.01 a Q10,000.00 se solicita 1 cotización, cuando el monto de la adquisición es mayor a Q10,000.00 hasta 25,000.00, se solicitan dos cotizaciones. Las compras deben ser autorizadas por la Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería por medio de la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación y liquidación en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición debe indicar, cantidad, unidad de medida, presentación, nombre y código del insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, la Justificación para la cual se requiere y observaciones si las hubiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén cuando sean bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso en que se adquieran bienes o servicios a diferentes proveedores utilizando una misma Requisición, se adjuntará una copia razonada de la misma a cada expediente adicional que se genere. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la disponibilidad de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible lo requerido a través de esa modalidad, para poder realizar la compra como corresponda. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:

1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cundo aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras


5. Deben tener la palabra Cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que debe presentar recibo de caja cuando corresponda.





Compra

Código:

205-4


Nota: Las facturas deben estar vigentes. Por cada compra de bienes o servicios, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, las del grupo 3 deben llevar la constancia de inventario. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente, excepto los pagos que se realicen por medio de cheque. En el momento en que se reciba en el Departamento de Compras la Constancia de Recepción o a más tardar a los 2 días hábiles siguientes, se creará un NPG en el Sistema Guatecompras, y se publicará la documentación siguiente:

1. Constancia de Recepción. 2. Factura y recibo de caja cuando corresponda. 3. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (cuando aplique). 4. Orden de Compra (cuando aplique). 5. Cuadro Comparativo de Ofertas cuando las compras sean mayores a Q10,000.00 hasta

Q25,000.00. 6. Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra de Baja Cuantía, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL

1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala.

2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.

3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 y sus reformas.

4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013.





Compra

Código:

205-4


5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-.

6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-”.


8. Oficio circular A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas -CGC-.





Compra

Código:

205-4




Dirección Solicitante Técnico de compras Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Proveedor Almacén e Inventarios

1

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones si las hubiere y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra de Baja Cuantía, quien revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto. Recibe la Requisición, solicita cotización y analiza; revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización.

Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Registra la adjudicación o COM-DEV en el sistema SIGES, colocando los datos del proveedor y los precios de los bienes o servicios solicitados y traslada para la autorización. Autoriza en el sistema SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y firmada para seguir con el trámite respectivo. Notifica al proveedor para recibir en el Ministerio lo requerido. Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que le sea requerida en Compras, y si son bienes los entrega en la Unidad de Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. Recibe los bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a





Compra

Código:

205-4


Técnico de Compras Departamento de Contabilidad Técnico de Compras Depto. De Presupuesto Técnico de Compras Depto. De Presupuesto

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Almacén y a Inventario” de la compra realizada. Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” e informa al solicitante que el bien ya ingresó o que el servicio se recibió, para que elabore la “Constancia de Recepción”. Recibe la Constancia de Recepción, y procede a crear un NPG en GUATECOMPRAS, adjuntando la documentación correspondiente. Conforma el expediente, solicita la generación de la Constancia de Retención de ISR solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Cotización o Cotizaciones c) Cuadro Comparativo de Ofertas cuando las compras sean mayores a

Q10,000.00 hasta Q25,000.00. d) Orden de Compra (cuando aplique). e) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (cuando corresponda). f) Factura y Recibo de Caja (cuando aplique) g) Retención de ISR (cuando corresponda) h) Constancia de Recepción i) Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS del NPG

Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente y envía al Departamento de Presupuesto para genera el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación para solicitar el pago.





Compra

Código:

205-4


Técnico de Compras Unidad de Inventarios Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras

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Recibe expediente, genera la liquidación registrando la factura y la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago.




Procedimiento: Compra por Contrato Abierto

Código:

205-5


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra por Contrato Abierto, la adquisición de bienes o servicios no tienen límite en el monto. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La Requisición debe ser presentada en el Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación y devengado, en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, suministros, obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si aplica, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso en que se adquieran bienes o servicios a diferentes proveedores utilizando una misma Requisición, se adjuntará una copia razonada de la misma a cada expediente adicional que se genere. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la disponibilidad de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto e imprimirá el reporte que se genera con los datos del Contrato Abierto: nombre del proveedor, descripción de lo requerido y el costo unitario, y lo anexará al expediente. El Departamento de Compras deberá solicitar una Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) al Departamento de Presupuesto anterior a generar la Orden de Compra, por los renglones que la ley indique. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:

a. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores b. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 c. NIT: 337794-6 d. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras


e. Deben tener la palabra cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que debe presentar recibo de caja cuando corresponda.





Código:

205-5


Nota: Las facturas deben estar vigentes. Por cada compra de bienes o servicios, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente, excepto los pagos que se realicen por medio de cheque. En esta modalidad no es necesario publicar los documentos que forman parte del expediente, debido a que el NOG no es accesible para el Usuario Comprador Hijo, ya que no fue registrado por él y no se debe generar un NPG ya que existe un NOG creado para el efecto. En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Contrato Abierto, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL





y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del

Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-.






Código:

205-5




Dirección Solicitante Asistente de Compras Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Departamento de Presupuesto Técnico de Compras Jefe de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y que contenga la partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra de contrato abierto, Recibe Requisición, revisa en el Sistema Guatecompras la existencia de lo requerido e imprime el reporte de los bienes o servicios. Genera la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) y traslada para su solicitud. Revisa y solicita la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) y traslada para seguir con el trámite respectivo. Envía el expediente al Departamento de Presupuesto para aprobación. Revisa, aprueba e imprime la CDP, y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización. Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo.





Código:

205-5


Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Proveedor Almacén e Inventarios Técnico de Compras Departamento de Contabilidad

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Registra adjudicación o COM-DEV en el sistema SIGES, indica que es compra por medio de Concurso y agrega el número de NOG del Contrato Abierto, comprueba el NIT del proveedor al que se le adjudicó la adquisición, colocando los precios de los Bienes y/o Servicios solicitados y traslada para autorización. Autoriza en el sistema SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y firmada para seguir con el trámite respectivo o solamente aprueba el COM-DEV. Notifica al proveedor la adjudicación vía telefónica o por correo para que entregue en el Ministerio lo requerido. Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que le sea requerida en Compras, y si son bienes los entrega en la Unidad de Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. Recibe bienes y factura y luego entrega al Departamento de Compras la factura original y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de la compra realizada. Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” e informa al solicitante que el bien ya ingresó o que el servicio se prestó, para que elabore la “Constancia de Recepción”. Recibe la “Constancia de Recepción”, solicita la Constancia de Retención de ISR solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva” y conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes: a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Reporte del Sistema de Guatecompras de Contrato Abierto c) Constancia de Disponibilidad Presupuestaria d) Orden de Compra cuando aplique e) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique f) Factura y recibo de caja cuando corresponda g) Retención de ISR cuando aplique h) Constancia de Recepción Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve.





Código:

205-5


Técnico de Compras Departamento de Presupuesto Técnico de Compras Departamento de Presupuesto Técnico de Compras Unidad de Inventarios Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras

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Recibe el expediente y envía al Departamento de Presupuesto para generar el CUR de Compromiso Genera CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe expediente, aprueba CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente, devolviendo al Departamento de Compras para generar la liquidación o devengado. Recibe expediente, genera la liquidación registrando la factura y la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago.




Procedimiento: Compra Directa con Oferta Electrónica

Código:

205-6


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra Directa con Oferta Electrónica, las adquisiciones pueden ser de Q25,000.00 en adelante hasta Q90,000.00. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la debe autorizar la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso en que se adquieran bienes o servicios a diferentes proveedores utilizando una misma Requisición, se adjuntará una copia razonada de la misma a cada expediente adicional que se genere. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible y poder realizar la compra como corresponda. Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra Directa con Oferta Electrónica, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso, anexando los siguientes documentos:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Especificaciones Técnicas c) Bases de Contratación d) Oficio de Invitación

El plazo que debe mediar entre la publicación de un evento en Guatecompras y la recepción de las ofertas es de 1 día hábil como mínimo y máximo de 5 días hábiles, lo cual se determinará dependiendo de la necesidad y urgencia de lo solicitado.





Código:

205-6


En el presente procedimiento, se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas en el Sistema Guatecompras aun cuando fuere solamente una, y se adjudicará tomando en cuenta los criterios de calificación que la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento permiten para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores publicando un “Cuadro Comparativo de Ofertas” cumpliendo con lo que establece la ley. De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se dará plazo de 1 día hábil en el Sistema Guatecompras para recibir las mismas. Si de nuevo no se recibieren ofertas, se declarará el evento Desierto y se procederá a crear un Evento en el Sistema Guatecompras por “Ausencia de Ofertas”, solicitando la cotización y papelería que se indicó en el evento que se publicó inicialmente para agregarla al nuevo evento de ausencia de ofertas. Luego de adjudicado al proveedor, el Departamento de Compras podrá solicitar a través del Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o muestras o documentación complementaria indicando el tiempo para recibirlas. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:




Por cada compra de bienes o servicios, el solicitante deberá entregar en el Departamento de Compras una Constancia de Recepción por cada factura recibida, la cual formará parte del expediente. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”; y las facturas de bienes inventariables deberán contener la marca, modelo, serie, color y documento de garantía. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta





Código:

205-6


en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, en el NOG creado en el Sistema Guatecompras, se publicará la documentación siguiente:

1. Constancia de Recepción 2. Factura y recibo de caja cuando corresponda 3. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, si aplica

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra Directa con Oferta Electrónica, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL





y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del



8. Acuerdo A-038-2016 Contraloría General de Cuentas.





Código:

205-6



RESPONSABLE No. ACCION

Dirección solicitante Asistente de Compras Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), producto y subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de Compra Directa con Oferta Electrónica. Revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto y revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización.

Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Procede a la preparación de las Bases de Contratación y Oficio de Invitación para la creación del concurso en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS, crea los bienes, suministros Obras o servicios solicitados y adjunta los documentos escaneados y traslada para su publicación. Recibe el expediente original, revisa y publica el concurso en el Número de Operación en Guatecompras –NOG-, imprime la constancia de publicación en el Sistema GUATECOMPRAS y traslada. Luego de concluido el tiempo para recibir ofertas, se verifica en el sistema GUATECOMPRAS, y de no haber recibido las mismas, se prorroga el tiempo para recibir ofertas. De no recibir nuevamente ninguna oferta, se crea un evento por ausencia de ofertas en GUATECOMPRAS, solicitando al(los) proveedor(es) la documentación necesaria para su publicación y adjudicación, atendiendo el procedimiento establecido.





Código:

205-6


Jefe de Compras Técnico de Compras Dirección General de la Cancillería/Despacho Viceministerial Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras Proveedor

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Si recibió ofertas, procede a la impresión de todas las ofertas recibidas, se analizan, de ser necesario se piden aclaraciones, ampliaciones y documentación complementaria, y de no cumplir con lo anterior se declara el evento desierto o anulado y se procede a publicar nuevamente. Elabora el Cuadro Comparativo de Ofertas, seleccionando la(s) mejor(es) oferta(s) que favorezca a los intereses del Ministerio, firma y sella y traslada para su revisión. Recibe la documentación, la revisa, firma y sella autorizando el cuadro de adjudicación y devuelve. Recibe el Cuadro de Adjudicación y lo traslada a la Dirección General de la Cancillería o Despacho Viceministerial, dependiendo del monto adjudicado. Revisa y autoriza la adjudicación, firma, sella y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Procede a realizar la finalización del concurso con base a la documentación recibida, a través del sistema Guatecompras, en el status de finalizado adjudicado e imprime el reporte de adjudicación. Si se considera que la adjudicación de un servicio amerita una Acta, se elabora, se solicitan firmas y fianza de cumplimiento al proveedor y se publica en Guatecompras el Acta y Fianza; de lo contrario no es necesario ni para los bienes y suministros. Registra la adjudicación en el SIGES, agrega el NOG correspondiente y agrega los precios de los bienes o servicios solicitados y traslada para la autorización. Autoriza en el SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y firmada para seguir con el trámite respectivo. Publica la Orden de Compra en GUATECOMPRAS y notifica al proveedor vía telefónica o vía correo electrónico para recibir en el Ministerio lo requerido. Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que le sea requerida en Compras, y si son bienes los entrega en la Unidad de Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras





Código:

205-6


Almacén e Inventarios Técnico de Compras Depto. Contabilidad Técnico de Compras

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del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. Recibe bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de la compra realizada. Recibe la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” cuando aplique, e informa al solicitante que el servicio se prestó o que el bien ya ingresó, para que elabore la “Constancia de Recepción”. Recibe la Constancia de Recepción, y procede a publicar en el NOG a más tardar a los dos días hábiles siguientes la documentación siguiente: a) Constancia de Recepción b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique Verifica en el NOG, que los documentos se hayan anexado correctamente. Conforma el expediente, solicita la Constancia de Retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR), solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes: a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios. b) Bases de Contratación. c) Oficio de Invitación. d) Especificaciones Técnicas. f) Ofertas Electrónicas. g) Cuadro Comparativo de Ofertas. h) Acta y fianza de cumplimiento solamente cuando se elabore. i) Orden de Compra cuando aplique. j) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando corresponda. k) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda. l) Retención de ISR, cuando aplique. m) Constancia de Recepción. n) Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS. Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente envía al Departamento de Presupuesto para generar el





Código:

205-6


Depto. Presupuesto Técnico de Compras Depto. Presupuesto Técnico de Compras Unidad de Inventarios Técnico de Compras Jefe de Compras Técnico de Compras

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Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación para realizar el pago. Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago.




Procedimiento: Negociaciones entre Entidades del Sector

Público

Código:

205-7


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Negociaciones entre Entidades del Sector Público, la adquisición de bienes o servicios no tienen límite en el monto. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la Cancillería o en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La Requisición debe ser presentada en el Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación o COM-DEV, liquidación y devengado, en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si aplica. Para realizar la gestión de Negociaciones entre Entidades del Sector Público, cuando se trate de bienes o servicios, se requerirá la autorización previa de las autoridades competentes por medio de Resolución del Despacho Superior, donde se apruebe la adjudicación para realizar la negociación con la Institución que proporcionará el bien o brindará el servicio. El Departamento de Compras si existiere contrato de por medio en compras del grupo 2 “Materiales y Suministros” o grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” en los renglones que la ley indique en cada uno de los grupos, deberá solicitar una Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) al Departamento de Presupuesto, anterior a generar la Orden de Compra o COM-DEV, conforme lo estipulado en el artículo 26 bis del Decreto 101-97 y conforme el Artículo 29 del Acuerdo Gubernativo 540-2013, y según los Decretos que sean aplicables al año fiscal vigente. De lo contrario no se deberá solicitar la CDP. Los comprobantes que extiendan las distintas entidades del sector público deben contener los siguientes datos:

a. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores b. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 c. NIT: 337794-6 d. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras si

aplica. e. Cuando aplique, las entidades deberán indicar el régimen al cual están inscritos en la

Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). f. Deben tener la palabra cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas





Público

Código:

205-7


Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que deben presentar recibo de caja cuando corresponda, y los recibos de ingresos varios. Nota: Si fueren facturas deben estar vigentes.

Por cada comprobante de pago de la compra o servicio requerido, el solicitante deberá elaborar una constancia de recepción y deberá entregarse en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente y deberá publicarse dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción de la misma. Los documentos que deben publicarse en el NOG creado a través del portal Guatecompras, son los siguientes:

a. Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios. b. Resolución de autorización y aprobación de adjudicación. c. Cotización. d. Orden de Compra si aplica. e. Comprobante de pago. f. Constancia de Recepción.

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra entre Entidades del Sector Público, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL


República de Guatemala. 2. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo

No. 122-2016 y sus reformas. 3. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de

Guatemala. 4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 7. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019, Normas para el Uso del


8. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del





Público

Código:

205-7


Ministerio de Relaciones Exteriores”. 9. Acuerdo A-038-2016 Contraloría General de Cuentas.





Público

Código:

205-7




Dirección Solicitante Asistente de Compras Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios revisando, si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y que contenga la partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la requisición original al encargado de las negociaciones entre entidades del sector público, según el monto de la adquisición. Revisa en Contrato Abierto la no existencia de lo requerido y revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Solicita al proveedor enviar la propuesta económica del bien o servicio requerido. Una vez recibida la propuesta económica, se solicita la autorización de adjudicación a la Autoridad Superior competente por medio de una Resolución. Genera el Número de Operación GUATECOMPRAS, NOG para crear el concurso de Negociaciones entre Entidades del Sector Público y adjunta la requisición. Revisa y publica el NOG correspondiente. Adjudica la negociación a través de GUATECOMPRAS, anexando la resolución de aprobación de adjudicación y la propuesta económica. Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización. Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Registra la adjudicación o COM-DEV en el sistema SIGES, indica que es Negociación entre Entidades del Estado y agrega el número de NOG, comprueba el NIT de la Institución, colocando los precios y traslada para autorización.





Público

Código:

205-7


Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras Entidades del Sector Público Almacén e Inventarios Analista/Técnico de Compras Departamento de Contabilidad Analista/Técnico de Compras Departamento de Presupuesto

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Autoriza en el sistema SIGES y devuelve con la Orden de Compra impresa y firmada cuando aplica o solamente COM-DEV, para seguir con el trámite respectivo. Publica la Orden de Compra si hubiere en el NOG creado y notifica vía telefónica o por correo a la Institución la adjudicación para recibir en el Ministerio lo requerido. Entrega los bienes o servicios requeridos de la siguiente forma: si son servicios solamente entrega al que lo solicitó y la factura original y otra documentación que le sea requerida en Compras, y si son bienes los entrega en la Unidad de Almacén y estando presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. Recibe el bien y comprobante y elabora la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y lo entrega en el Departamento de Compras. Recibe el comprobante y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” e informa al solicitante que el bien ingresó o que el servicio se recibió, para que elabore la “Constancia de Recepción”. Recibe la “Constancia de Recepción”, la publica con el Comprobante en el NOG y conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes: a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios. b) Oferta económica recibida. c) Resolución de aprobación de adjudicación. d) Orden de Compra si aplica. e) Comprobante de pago. f) Ingreso al Almacén y a Inventario, solamente si aplica. g) Constancia de Recepción. Recibe el expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente y traslada al Departamento de Presupuesto para generar el CUR de Compromiso. Genera CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras.





Público

Código:

205-7


Analista/Técnico de Compras Departamento de Presupuesto Analista/Técnico de Compras Unidad de Inventarios Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras

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Cuando la cuota financiera está aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime, agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación o devengado para realizar el pago. Recibe expediente, genera la liquidación o devengado registrando la factura y la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente al Departamento de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago.




Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles o

Equipo

Código:

205-8


1. NORMATIVA

NORMAS

En el Arrendamiento de Bienes Muebles o Equipo no hay límite en el monto para realizar la adquisición, y se deberá cumplir con la modalidad de compra dependiendo del monto a contratar, ya sea anual o menor a un año. Las adquisiciones serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de COM-DEV y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, para tramitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, descripción del servicio que solicitan, Subproducto, Justificación para la cual se requiere, observaciones y partida presupuestaria. La adquisición del servicio de Arrendamiento de Bienes Muebles o Equipo, se realizará por Proveedor Único, Baja Cuantía, Oferta Electrónica, Cotización o Licitación, dependiendo del monto del servicio a requerir, publicando en el Sistema Guatecompras un concurso cuando aplique, anexando los documentos que cada modalidad de compra requiera publicar: Si se publicare un Evento en el Sistema Guatecompras, el plazo que deberá mediar entre la publicación de un evento en Guatecompras y la recepción de las ofertas, dependerá de la modalidad de compra que se utilice. El plazo del arrendamiento podrá prorrogarse por única vez, si está contemplado en el contrato respectivo y no existiere incremento en el valor contratado. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:

1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cundo aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras


5. Deben tener la palabra Cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias, que debe presentar recibo de caja





Equipo

Código:

205-8


cuando corresponda. Nota: Las facturas deben estar vigentes.

Por cada pago del servicio y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva”, aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Arrendamiento de Bienes Muebles o Equipo, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL













Equipo

Código:

205-8




Dirección solicitante


Analista/Técnico de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: cantidad, unidad de medida, descripción del servicio, subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra correspondiente. Cuando el monto de la adquisición del servicio de arrendamiento es hasta Q.25,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de Baja Cuantía. Cuando el monto de la adquisición del servicio de arrendamiento es mayor de Q.25,000.00 hasta Q.90,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de Oferta Electrónica. Cuando el monto de la adquisición del servicio de arrendamiento es mayor de Q.90,000.00 hasta Q.900,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de Compra por Cotización. Cuando el monto de la adquisición del servicio de arrendamiento es mayor de Q.900,000.00, se procederá de acuerdo al Procedimiento de Compra por Licitación. Cuando la adquisición del servicio de arrendamiento es con proveedor único, se regirán de acuerdo a la modalidad de adquisición con Proveedor Único.




Procedimiento: Compras por medio de Caja Chica y

Reembolso Parcial del Fondo

Código:

205-9


1. NORMATIVA

NORMAS

El efectivo de los fondos de caja chica deberá resguardarse en un lugar seguro con llave. Los fondos fijos de caja chica están constituidos para realizar gastos menores para la adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de indispensables, urgentes y no previsibles y serán utilizados única y exclusivamente para la finalidad solicitada y autorizada. El monto máximo a desembolsar por medio de fondos de caja chica del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa es de Q.2,000.00. Para obtener recursos de este fondo, el interesado deberá llenar todos los apartados del formulario del Vale de Caja Chica o Formulario Reintegro de fondos de Caja Chica y presentarlo al Departamento de Compras de la Dirección Administrativa con las firmas respectivas. El efectivo solicitado a través del Vale de Caja Chica o reintegro, se entregará en horario de 10:00 a 11:00 a.m. y de 15:00 a 16:00 horas en el Departamento de Compras y será entregado solamente a la persona que está solicitando el Vale de Caja Chica o el Reintegro. El encargado del fondo de Caja Chica verificará previo a la entrega del efectivo, si se cuenta con existencias en la Unidad de Almacén, de los bienes para los cuales requieren los recursos. Si se cuenta con existencia se denegará de oficio, caso contrario, procederá. El Vale de Caja Chica deberá liquidarse el mismo día en que se reciba, solamente los vales que sean tramitados en horario de 15:00 a 16:00 horas y vales para la compra de cena para el personal que laborará tiempo extraordinario o fines de semana, podrán ser liquidados el día hábil siguiente en horario de 10:00 a 11:00 de la mañana. Cuando se hayan realizado gastos de forma emergente, el interesado deberá solicitar el Reintegro de Fondos de Caja Chica a más tardar al día hábil siguiente de la compra del bien o adquisición del servicio, en horario de 10:00 a 11:00 de la mañana.






Código:

205-9


Para la liquidación del Vale de Caja Chica o Reintegro de fondos de Caja Chica, en ambos casos, deberá acompañarse la Constancia de Recepción por cada factura, debidamente firmada, sellada e indicando el nombre y puesto tanto del solicitante como de la persona que lo autoriza, misma que se emitirá con la fecha en la que se presente al Departamento de Compras. (ver anexo adjunto) Las facturas o recibos deberán ser emitidas sin borrones, tachones o alteraciones, y con las siguientes características -) Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores -) Dirección: 2ª avenida 4-17 zona 10 -) NIT 337794-6 -) Deberán incluir el Régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-, lo cual no se aceptará a mano. -) Las facturas deberán incluir la palabra Cancelado, excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias que

debe presentar recibo de caja cuando corresponda. -) Si se adquieren bienes o suministros, la factura deberá llevar sello de ingreso al Almacén, excepto las facturas que sean de las Delegaciones Departamentales considerando el lugar donde se adquieren. -) Para la compra de Mobiliario y Equipo de oficina, equipo de Cómputo y otros bienes inventariales, debe contener además del sello de ingreso al Almacén, la constancia de ingreso al módulo de inventarios del SICOIN, cuyo trámite se realizará en el departamento de Contabilidad y se autorizará la compra únicamente en casos urgentes. -) Para el pago de un servicio de un bien, propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores, deberá razonarse que dicho bien está inventariado. El responsable de la liquidación del Vale de Caja Chica deberá entregar, en los tiempos establecidos, la(s) factura(s) y el efectivo que le hubiese sobrado, para cuadrar el valor recibido. No se aceptarán las facturas que hayan sido pagadas con tarjeta de crédito y/o débito, tampoco que haga referencia al pago por bebidas alcohólicas y propina. No se permite la acumulación de puntos por las compras que beneficien al comprador. Las facturas o recibos y la Constancia de Recepción deberán publicarse en un NPG creado en el Portal Guatecompras, el mismo día de la emisión de la Constancia de






Código:

205-9


Recepción o a más tardar el día hábil siguiente. Con el fin de mantener disponibilidad para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, el encargado (a) de Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa, debe presentar solicitud de reintegro semanalmente o cuando el fondo alcance como máximo el 20% de su ejecución llenando el formato de liquidación y enviarlo al Departamento de Presupuesto para para su control y registro correspondiente, así como para la asignación de la partida presupuestaria. El Encargado (a) del Fondo de Caja Chica, trasladará cada liquidación al Departamento de Contabilidad para su revisión y visado respectivo. De existir alguna corrección dicho Departamento devolverá el expediente al encargado del Fondo de Caja Chica para que proceda a corregir previo a continuar con el trámite. Posteriormente al visado, el Departamento de Contabilidad entregará el expediente de liquidación al Departamento de Caja para su reintegro. El Departamento de Caja verificará la documentación y procederá a elaborar el cheque de reintegro e informará al Encargado (a) del Fondo de Caja Chica para que se presente a recoger el mismo para cobrarlo en el Banco respectivo y tener disponibilidad de efectivo. Todas las facturas deben ser liquidadas en el mes en que fueron emitidas o a más tardar los primeros cinco días hábiles del siguiente mes, excepto las que se emitan cuando el fondo de caja chica aún no está constituido, las cuales se liquidarán a más tardar a los cinco días hábiles siguientes de haberse recibido. Deberá existir un control correlativo interno de liquidaciones, numeración que deberá colocarse en el encabezado del formulario que integra la liquidación de gastos. A través del Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa, se podrán realizar gastos del grupo 1 “Servicios no Personales” excepto los gastos del subgrupo 15 “Arrendamientos y Derechos” subgrupo 17 “Mantenimiento y Reparación de Obras e Instalaciones” y Subgrupo 18 “Servicios Técnicos y Profesionales” siempre que requieran CONTRATO, de lo contrario sí podrán pagarse dichos gastos por medio del Fondo de Caja Chica; Grupo 2 “Materiales y Suministros”; y Grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” excepto los renglones 311, 312, 314, 315,






Código:

205-9


321, 325, 327, 331, 332, 333, 341.

A través del Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras de la Dirección Administrativa, podrá pagarse facturas del ejercicio fiscal anterior que se realicen posterior a la fecha de liquidación final de los Fondos Fijos de Caja Chica, para lo cual se deberá proceder de la siguiente forma: -) Deberán presentar en el Departamento de Compras la copia de las facturas y las Constancias de Recepción por cada factura emitida en el mismo día de haber realizado la compra o al siguiente día hábil por la mañana, para ser publicadas en un NPG el día en que se reciban o a más tardar al día hábil siguiente. El reintegro se efectuará al momento de contar con los fondos correspondientes. La liquidación final del Fondo de Caja Chica del Departamento de Compras, se realizará en las fechas que para el efecto se establezcan en las normas de cierre emanada del Ministerio de Finanzas Públicas y del Ministerio de Relaciones Exteriores.

BASE LEGAL

1) Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la

República de Guatemala. 2) Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala. 3) Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No.

122-2016 y sus reformas. 4) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 5) Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6) Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del Sistema

de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 7) Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del

Ministerio de Relaciones Exteriores”. 8) Acuerdo Ministerial 06-98 9) Acuerdo Ministerial 10-2012 10) Acuerdo Ministerial 210-2016 11) Oficio Circular No. A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas






Código:

205-9




Dirección solicitante Asistente Técnico de Compras Dirección solicitante Asistente Técnico de Compras Jefe de Compras Asistente Técnico de Compras Depto. De Presupuesto Asistente Técnico de

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Se presenta al Departamento de Compras con el Vale de Caja Chica o el Vale de Reintegro de Caja Chica, debidamente completo, con la firma y sello del solicitante y de la autoridad del área. Revisa el vale verificando el cumplimiento de los datos establecidos y entrega el efectivo o reintegra el gasto. Si es un reintegro coloca el sello de liquidado, archiva el Vale de Reintegro de Caja Chica y crea un NPG en GUATECOMPRAS anexando la factura y la constancia de recepción. Realiza la compra, presenta la factura y la constancia de recepción para la liquidación del Vale de Caja Chica. Revisa la factura y la constancia de recepción verificando el cumplimiento de los datos establecidos, recibiendo el reintegro si hubiera, y coloca el sello de liquidado en el vale y lo archiva. Crea un NPG en GUATECOMPRAS anexando la factura y la constancia de recepción. Semanalmente prepara la(s) liquidación(es) de Caja Chica, anexando todos los NPG’s con la documentación de soporte para hacer la gestión de reembolso correspondiente y traslada para su revisión. Revisa la documentación, firma y sella de autorización y devuelve. Envía al Departamento de Presupuesto la documentación para la verificación de códigos de insumo y renglones de gasto. Revisa la documentación, sellando y firmando la misma y devuelve. Envía al Departamento de Contabilidad la documentación para la visa






Código:

205-9


Compras

correspondiente y posterior traslado al Departamento de Caja para la emisión del cheque de reembolso.




Procedimiento: Compra por Casos de Excepción

Código:

205-10


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra por Casos de Excepción, la adquisición se puede realizar por cualquier monto conforme las compras estipuladas en la Ley de Contrataciones del Estado. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la debe autorizar la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y si es mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición debe indicar, cantidad, unidad de medida, presentación, nombre y código del insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, la Justificación para la cual se requiere y observaciones si las hubiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén cuando sean bienes o suministros. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:




Si se trata de servicios básicos del Ministerio para uso del personal en general, no es necesaria la Constancia de Recepción para gestionar el pago correspondiente. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente, excepto los pagos que se realicen por medio de cheque.





Código:

205-10


En el momento de la recepción de la factura o a más tardar a los dos días hábiles siguientes, se creará un NPG en el Sistema Guatecompras, y se publicará la documentación siguiente:

1. Factura y recibo de caja cuando corresponda. 2. Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios.

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Casos de Excepción, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL








8. Oficio circular A-01-2016 de la Contraloría General de Cuentas -CGC-





Código:

205-10




Dirección Solicitante Asistente de Compras Asistente Técnico de Compras Jefe de Compras Asistente Técnico de Compras Depto. Contabilidad Asistente Técnico de Compras Depto. De Presupuesto

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones si las hubiere y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de compra por Casos de Excepción. Recibe Requisición y revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto, de ser necesario solicita cotización y cuando recibe la factura crea un NPG en el Portal GUATECOMPRAS publica la requisición y la factura correspondiente. Registra el Compromiso y Devengado, CyD en el sistema SIGES, agregando el NPG del servicio solicitado y traslada para la autorización. Revisa y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo.

Conforma el expediente para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA, el cual deberá contener los documentos siguientes: a)Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda y c) Constancia de la publicación en GUATECOMPRAS del NPG. Recibe el expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para generar y aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, genera y aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y traslada al Departamento de Contabilidad para realizar el pago.




Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles

Código:

205-11


1. NORMATIVA

NORMAS

En el Arrendamiento de Bienes Inmuebles puede efectuarse siempre que el organismo, dependencia o entidad interesada careciere de ellos, los tuviese en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas. Para el efecto, la dependencia o entidad interesada debe justificar la necesidad y conveniencia de la contratación. Con esos antecedentes, si lo considera procedente la autoridad correspondiente de la entidad interesada aprobará el contrato, según corresponda de acuerdo a la ley y al reglamento, sin perjuicio que se podrá aplicar cualquier modalidad de compra de acuerdo al monto. Los arrendamientos de bienes inmuebles deberán ser solicitados a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la adquisición es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para dar trámite al arrendamiento, efectuar los registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios debe indicar: cantidad, unidad de medida, descripción general del arrendamiento que solicitan y la justificación de la necesidad y conveniencia de la contratación del arrendamiento. Asimismo, deberá acompañar el documento de especificaciones generales y técnicas del bien a arrendar. El contrato, fianzas y acuerdo de aprobación deberán publicarse por medio electrónico en el sitio web CGC Portal Web de la Contraloría General de Cuentas y en GUATECOMPRAS. En el arrendamiento se deberá requerir al proveedor copia legalizada de la siguiente documentación: Empresa individual: - Patente de Comercio de Empresa - Fotocopia de documento personal de identificación del propietario - Constancia de Registro Tributario Unificado (RTU) actualizado - Solvencia fiscal reciente - Escritura pública del bien inmueble y sus modificaciones si las hubiere ante el Registro de la Propiedad - Declaración de IVA E ISR, pagada el mes anterior a presentar su oferta económica - Constancia de la cuenta inscrita en Tesorería Nacional, generada desde la página del Ministerio





Código:

205-11


de Finanzas Públicas en la que indique que la cuenta se encuentra activa. - Certificación de inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad, de fecha no mayor a un mes anterior a la presentación de la oferta en la que indique que no tiene limitaciones o está libre de gravámenes. (que no cuente con problemas legales). Para Sociedades Mercantiles, adicionalmente a la documentación que debe presentar la empresa individual, deberá adjuntar: - Patente de Comercio de Sociedad - Testimonio de la Escritura Pública constitutiva de la Sociedad, así como sus modificaciones de ser el caso, debidamente inscrito y razonado por el Registro Mercantil General de la República de Guatemala. - Nombramiento del mandatario especial con representación o representante legal y su inscripción en el Registro Mercantil y en el archivo de protocolos cuando corresponda. - Fotocopia de documento personal de identificación del Mandatario especial con representación o representante legal, según corresponda. Ambas empresas deberán adjuntar lo siguiente: Acta Notarial de Declaración Jurada de la descripción del Bien Inmueble, con consentimiento a realizar mejoras. - Acta notarial de Declaración Jurada firmada por el oferente, en la que conste lo siguiente: a) Que el oferente no está comprendido en alguna de las prohibiciones que establece el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas. b) Que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las entidades a las que se refiere el Artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas. c) Que toda la información y documentos proporcionados estén actualizados y sean de fácil acceso. De conformidad con las Normas de transparencia en los procedimientos de compra o contratación pública, de conformidad con el Acuerdo Ministerial 24-2010 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas. d) Que se dedica en forma permanente al giro comercial de que se trata la negociación que se iniciará. e) Que indique los servicios básicos con los que cuenta el bien inmueble a arrendar. f) En caso de que fuere copropiedad, deberán indicar que no existe usufructo. De conformidad con lo establecido en el artículo 43 literal e) de la Ley de Contrataciones del Estado, se creará el NOG por modalidad de compra de arrendamiento de bienes inmuebles a través del sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras, y se realizará la publicación anexando los siguientes documentos:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Especificaciones técnicas c) Dictamen técnico





Código:

205-11


d) Propuesta económica e) Resolución de aprobación de adjudicación f) Contrato Administrativo g) Fianza de cumplimiento h) Acuerdo Ministerial de Aprobación

Las facturas deben contener los siguientes datos:

1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cuando aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción del arrendamiento, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras

cuando aplique e indicar el régimen de ISR, al cual están inscritos en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).

5. Deben tener la palabra Cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias, que debe presentar recibo de caja cuando corresponda. Nota: Las facturas deben estar vigentes.

Por cada pago mensual del arrendamiento del bien inmueble y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente y deberá publicarse a más tardar a los dos días hábiles siguientes de la recepción. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de conformidad con el Régimen de ISR en el que se encuentre inscrito, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva”, aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. En ausencia del jefe de compras, podrán realizar sus funciones el Subdirector o Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de arrendamiento de Bienes Inmuebles, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL


República de Guatemala.





Código:

205-11


2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.

3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 y sus reformas.

4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6. Resolución 19-2019, Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del








Código:

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Dirección solicitante Asistente de Compras Analista de Compras Depto. De Presupuesto Analista de Compras Proveedor Analista de Compras Autoridad Superior Competente Analista de Compras Jefe de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión, conjuntamente con las especificaciones técnicas y el dictamen técnico, incluyendo la justificación en el mismo. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, y realiza la revisión de los documentos para verificar el cumplimiento de los requisitos solicitados, verifica subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la requisición original a la persona designada para realizar la gestión de arrendamiento de bienes inmuebles. Solicita al Departamento de Presupuesto el Dictamen Presupuestario correspondiente. Elabora el Dictamen Presupuestario y traslada al Departamento de Compras. Solicita la papelería y la oferta económica al proveedor para registrar el evento en Guatecompras, según lo establecido en la normativa. Entrega la papelería completa para formalizar el negocio. Verifica la documentación recibida del proveedor y procede a evaluar la misma y a elaborar el cuadro comparativo para la adjudicación del negocio. Realiza memorándum en el que adjunta la documentación respectiva y solicita la Resolución del Despacho Superior para la aprobación de adjudicación del arrendamiento del bien inmueble. Resuelve la aprobación de la adjudicación solicitada por el departamento de compras, previa verificación de la documentación presentada. Realiza el registro del proceso en Guatecompras por modalidad de Arrendamiento de Bienes Inmuebles y traslada para su publicación. Revisa, publica el evento por la modalidad de arrendamiento de bienes





Código:

205-11


Analista de Compras Dirección de Asuntos Jurídicos Dirección General de la Cancillería/Proveedor Analista de Compras Dirección de Asuntos Jurídicos/Dirección General de la Cancillería Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Proveedor

Dirección solicitante

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inmuebles y traslada para su seguimiento. Procede a la publicación del listado de oferentes y posterior a la publicación del cuadro comparativo de adjudicación. Finaliza el concurso en Guatecompras y anexa la resolución de aprobación de adjudicación emitida por la autoridad superior competente. Envía el expediente de la negociación a la Dirección de Asuntos Jurídicos para la elaboración del contrato administrativo de arrendamiento de bienes inmuebles. Elabora contrato y envía para trámite de firmas. Realiza la firma del contrato administrativo, y tramita la fianza de garantía de cumplimiento y autenticidad de la misma y la entrega al Departamento de Compras para las gestiones de aprobación del contrato respectivo. Recibe la fianza y autenticidad de la misma y solicita a la Dirección de Asuntos Jurídicos el Acuerdo Ministerial de aprobación del contrato suscrito. Elabora el Acuerdo Ministerial y gestiona la firma de aprobación del contrato suscrito para el posterior envío al Departamento de Compras. Recibe el Acuerdo Ministerial de aprobación y notifica al proveedor vía correo electrónico el contrato aprobado, para iniciar con la vigencia de la contratación. Registra el COM-DEV en SIGES y traslada para su autorización. Revisa el expediente y autoriza en el SIGES. Realiza la publicación del contrato suscrito, fianza, autenticidad y Acuerdo Ministerial de Aprobación de contrato en el NOG creado en Guatecompras y en la página de la Contraloría General de Cuentas –CGC-. Entrega el servicio y la factura (mensual) y recibo de caja si lo hubiere. Recibe el servicio y la factura (mensual) y recibo de caja si lo hubiere, verifica que cumpla con los requisitos legales, que coincida la descripción con lo requerido y el monto por la cantidad adjudicada y elabora la Constancia de





Código:

205-11


Asistente Técnico de Compras Departamento de Contabilidad Asistente Técnico de Compras Depto. de Presupuesto Asistente Técnico de Compras Jefe de Compras Asistente Técnico de Compras

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Recepción y envía al Departamento de Compras. Recibe la factura y el recibo de caja si lo hubiere, así como la Constancia de Recepción y realiza la publicación de los documentos en el NOG generado para el efecto, asimismo registra y emite la Constancia de Retención si fuere necesario. Traslada el expediente para VISA al Departamento de Contabilidad. Revisa el expediente, firma, sella y devuelve el mismo visado al Departamento de Compras para seguir con el trámite respectivo. Verifica que exista la cuota financiera Cuando ya hay cuota aprobada, traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para gestionar el CUR de Compromiso. Recibe el expediente y procede a elaborar y aprobar en SIGES el Comprobante Único de Registro –CUR- de Compromiso, imprime, firma y traslada al Departamento de Compras. Procede a registrar el devengado en el SIGES, registra la factura y si fuere Sujeto a Retención registra la misma y traslada para su autorización. Ingresa a SIGES, procede a la revisión del devengado, autoriza y traslada para seguir con el trámite. Recibe el expediente completo autorizado y traslada al Departamento de Contabilidad para solicitar el pago.




Procedimiento: Adquisición de Bienes Inmuebles

Código:

205-12


1. NORMATIVA

NORMAS

En la Adquisición de Bienes Inmuebles no hay límite en el monto y se deberá cumplir con la modalidad de compra dependiendo del monto a contratar, ya sea anual o menor a un año. No será obligatoria la licitación ni la cotización en la compra de bienes inmuebles, que sean indispensables por su localización o por la prestación de servicios públicos que únicamente puedan ser adquiridos de una sola persona cuyo precio no sea mayor al avalúo que practique el Ministerio de Finanzas Públicas. Las adquisiciones serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la deberá autorizar la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y efectuar los registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código(s) de insumo(s), descripción del bien que solicitan, y la justificación para la cual se requiere. El contrato, fianzas y acuerdo de aprobación deberán publicarse por medio electrónico en el sitio web CGC Portal Web de la Contraloría General de Cuentas y en GUATECOMPRAS. En la adquisición del bien, se deberá requerir al proveedor copia legalizada de la siguiente documentación: Empresa individual: - Patente de Comercio de Empresa - Fotocopia de documento personal de identificación - Constancia de Registro Tributario Unificado (RTU) actualizado - Solvencia fiscal reciente - Escritura pública del bien inmueble y sus modificaciones si las hubiere - Declaración de IVA E ISR, pagada el mes anterior a presentar su oferta económica - Constancia de inscripción en el Registro General de Adquisiciones del Estado. - Constancia de inventario de cuentas generada en la página del Ministerio de Finanzas Públicas - Certificación de inscripción del inmueble en el Registro de la Propiedad, con fecha reciente indicando que no tiene limitaciones o está libre de gravámenes. (que no cuente con problemas legales)





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- Declaración Jurada firmada por el oferente, según los Artículos 19, 26 y 80 de la ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas, haciendo constar lo siguiente: a) Que el oferente no está comprendido en alguna de las prohibiciones que establece el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas. b) Que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las entidades que se refiere el Artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas. c) Que toda la información y documentos proporcionados estén actualizados y es de fácil acceso. De conformidad con las Normas de transparencia en los procedimientos de compra o contratación pública, de acuerdo con el Acuerdo Ministerial 24-2010 emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas. d) Que se dedica en forma permanente al giro comercial de que se trata la negociación que se iniciará. e) Indicar los servicios básicos con los que cuenta el bien inmueble f) En caso de que fuere copropiedad, deberán indicar que no hay usufructo. g) Acta Notarial de Declaración Jurada de Descripción del Bien Inmueble. Para Sociedades Mercantiles, adicionalmente deberá adjuntar: - Patente de Comercio de Sociedad - Testimonio de la Escritura Pública constitutiva de la Sociedad, así como sus modificaciones de ser el caso, debidamente inscrito y razonado por el Registro Mercantil General de la República de Guatemala. - Nombramiento del mandatario o representante legal y su inscripción en el Registro Mercantil - Fotocopia de documento personal de identificación Se publicará en el Sistema Guatecompras un concurso cuando aplique, anexando los documentos que se soliciten en el Sistema Guatecompras y los que la ley indique

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Especificaciones Técnicas c) Bases de Contratación d) Documentación presentada por el proveedor e) Dictámenes cuando corresponda f) Resolución de aprobación de adjudicación g) Avalúo realizado por el Ministerio de Finanzas Públicas, cuando corresponda

El plazo que deberá mediar entre la publicación de un evento en Guatecompras y la recepción de las ofertas, dependerá de la modalidad de compra que se utilice. En el presente procedimiento, si se publicara la adquisición del servicio en el Sistema Guatecompras, se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas, y se adjudicará tomando





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en cuenta los criterios de calificación que la Ley de Contrataciones y su Reglamento permiten para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores, publicando el documento que apruebe la adjudicación, cumpliendo con lo que establece la ley. De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se darán los plazos conforme la modalidad de compra que se aplique dependiendo del monto de la adquisición. El Departamento de Compras podrá solicitar cuando aplique y sea necesario, las aclaraciones, muestras o documentación complementaria, previo a tomar la decisión de adjudicación. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:



5. Deben tener la palabra Cancelado excepto las facturas electrónicas, las Facturas Electrónicas en Línea (FEL) y las facturas cambiarias, que debe presentar recibo de caja cuando corresponda. Nota: Las facturas deben estar vigentes.

El solicitante deberá entregar por cada factura, una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente, y se deberá publicar a más tardar a los dos días hábiles siguientes haberse recibido. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva”, aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, se publicará en el NOG creado en el Sistema Guatecompras la documentación siguiente:

1. Constancia de Recepción 2. Factura y recibo de caja, cuando corresponda 3. Constancia de ingreso al Almacén, cuando corresponda





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En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Adquisición de Bienes Inmuebles, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL













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Dirección solicitante Asistente de Compras Analista/Técnico de Compras Depto. De Presupuesto/Dirección de Asuntos Jurídicos Analista/Técnico de Compras Proveedor Analista/Técnico de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión, conjuntamente con las especificaciones técnicas y el dictamen técnico, incluyendo la justificación en el mismo. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al encargado de la modalidad de adquisición de bienes inmuebles. Revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Elabora Bases de Contratación, tomando en consideración las especificaciones técnicas solicitadas. Solicita Dictamen Presupuestario y Opinión Jurídica correspondiente. Elabora el Dictamen Presupuestario y Opinión Jurídica y traslada al Departamento de Compras. Solicita la papelería y la oferta económica al proveedor para registrar el evento en Guatecompras, según lo establecido en la normativa. Entrega la papelería completa para formalizar el negocio. Solicita la Resolución del Despacho Superior para la aprobación de adjudicación del bien requerido. Registra y adjudica en Guatecompras el evento en la modalidad de Arrendamiento o Adquisición de Bienes Inmuebles publicando la siguiente documentación: a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Bases de Contratación





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Analista/Técnico de Compras Dirección de Asuntos Jurídicos Analista/Técnico de Compras Proveedor Analista/Técnico de Compras Dirección de Asuntos Jurídicos/Dirección General de la Cancillería Analista/Técnico de Compras Despacho Superior Comisión Receptora y Liquidadora

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c) Especificaciones técnicas d) Dictamen Presupuestario, Dictamen Técnico y Opinión Jurídica e) Oferta Económica f) Documentación solicitada al proveedor del bien inmueble g) Resolución de aprobación de adjudicación Envía el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración de contrato. Elabora contrato y envía al Departamento de Compras para tramitar las firmas de proveedor y las autoridades competentes. Coordina con el proveedor y las autoridades competentes la firma del contrato y solicita la fianza de cumplimiento y autenticidad de la misma, para solicitar la aprobación. Tramita fianza(s) y autenticidad de la misma(s) y entrega al Departamento de Compras para seguir con el trámite correspondiente. Recibe la fianza(s) y autenticidad de la misma (s) y solicita a la Dirección de Asuntos Jurídicos el Acuerdo Ministerial de aprobación del contrato suscrito. Elabora el Acuerdo Ministerial y gestiona la firma de aprobación para posterior envío al Departamento de Compras, para continuar con el trámite correspondiente. Recibe el Acuerdo Ministerial, elabora Orden de Compra en SIGES y notifica al proveedor vía correo electrónico. Publica el contrato, fianza(s), autenticidad y Acuerdo Ministerial de Aprobación de contrato en el NOG creado en Guatecompras y en la página de la Contraloría General de Cuentas -CGC-. Realiza la gestión de nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora y se notifica a la misma. Emite nombramiento para la Comisión Receptora y Liquidadora. Recibe nombramiento y el bien inmueble con factura, elabora acta de recepción y envía al Departamento de Compras.





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Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras

Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras Departamento de Contabilidad Analista/Técnico de Compras Depto. De Presupuesto Analista/Técnico de Compras Depto. De Presupuesto Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras

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Recibe la factura y la constancia de recepción cuando corresponda, las actas de recepción y las publica en GUATECOMPRAS. Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización.

Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Registra la adjudicación en SIGES, agregando el NOG del evento, agregando el monto y envía para su aprobación. Revisa y autoriza la adjudicación en SIGES, firma, sella y devuelve. Traslada el expediente para VISA al Departamento de Contabilidad. Revisa expediente, firma y sella y devuelve el expediente VISADO al Departamento de Compras para seguir con el trámite respectivo. Traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para generar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Genera CUR de Compromiso y devuelve al Departamento de Compras para seguir con el trámite. Cuando ya hay cuota aprobada, traslada el expediente al Departamento de Presupuesto para generar CUR de Compromiso. Recibe el expediente y procede a la aprobación en SIGES del Comprobante Único de Registro –CUR- de Compromiso, imprime, firma y traslada al Departamento de Compras. Procede a la elaboración de la Liquidación de la orden de compra en SIGES, registra la factura y traslada para su autorización. Ingresa a SIGES, procede a la revisión de la liquidación, autoriza y traslada para seguir con el trámite. Recibe el expediente completo autorizado y traslada al Departamento de Contabilidad para solicitar el pago.




Procedimiento: Adquisición con Proveedor Único

Código:

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1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Adquisición con Proveedor Único, las compras no tienen límite de monto. Las adquisiciones, serán autorizadas a través de la “Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios”; si la compra es hasta Q50,000.00 la debe autorizar la Dirección General de la Cancillería y en su ausencia la Subdirección General de la Cancillería, mayor a Q50,000.00 hasta Q90,000.00 los Viceministros y mayor a Q.90,000.00 el Despacho Superior. La requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, la justificación para la cual se requiere y disponibilidad presupuestaria; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible y poder realizar la compra como corresponda. Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Adquisición con Proveedor Único, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un evento, anexando los siguientes documentos:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Especificaciones Técnicas c) Dictamen Técnico, cuando aplique d) Bases de Contratación e) Oficio de Invitación

Para establecer el extremo de Proveedor Único, el Ministerio publicará en el Diario Oficial, también publicará en uno de los diarios de mayor circulación del país y en Guatecompras, invitando a los interesados en ofertar la contratación de bienes, suministros o servicios solicitados, señalando el día, hora y lugar para que presenten su disposición a ofertar. El plazo que debe mediar entre la invitación a ofertar y la manifestación de interés es máximo de 5 días hábiles a partir de la última publicación. Se designará una Comisión Receptora de tres miembros nombrados por la Autoridad





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Administrativa superior, para recibir la manifestación de interés, si no concurrieran interesados o se presentare uno solo, se hará constar en el acta de recepción y se podrá realizar la adquisición con proveedor único. Si se presentare más de un oferente, la Comisión Receptora rendirá un informe a la autoridad superior para que proceda a realizar la adquisición a través de la modalidad aplicable. Si no se presentaren oferentes, la autoridad competente quedará facultada para contratar directamente con ausencia de ofertas, cumpliendo con las mismas condiciones del proceso original, solicitando el Departamento de Compras a través del Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o muestras o documentación complementaria. El Departamento de Compras solicitará al Despacho Superior el nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora, quienes evaluarán los bienes o servicios adjudicados indicando si el proveedor incurrió en atraso, dejando la evidencia en el acta correspondiente. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos:




Por cada compra de bienes o servicios y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente y deberá publicarse a más tardar a los dos días hábiles siguientes de su recepción. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”; y las facturas de bienes inventariables deberán contener la marca, modelo, serie, color y documento de garantía. El Departamento de Compras deberá solicitar una Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) al Departamento de Presupuesto anterior a generar la Orden de Compra en los casos en





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que haya un contrato de por medio que afecte los renglones que estipula la ley. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, en el NOG creado en el Sistema Guatecompras, se publicará la documentación siguiente:

1. Constancia de Recepción. 2. Factura y recibo de caja cuando corresponda. 3. Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, cuando aplique. 4. Orden de Compra, cuando aplique. 5. Acta de Recepción cuando corresponda.

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Adquisición con Proveedor Único, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL













Código:

205-13




Dirección solicitante Asistente de Compras Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al responsable de la modalidad de Adquisición con Proveedor Único. Recibe la requisición y revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto. Si aplica, revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización.

Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Procede a la preparación de las Bases de Contratación, Oficio de Invitación y demás documentos que Guatecompras indique para la creación del evento. Crea los bienes, suministros o servicios solicitados y adjunta los documentos escaneados a través del portal GUATECOMPRAS y traslada para su publicación. Recibe el expediente original, revisa y publica el concurso en el Número de Operación en Guatecompras –NOG-, imprime la constancia de publicación en el Sistema GUATECOMPRAS y traslada. Envía para publicación en el Diario Oficial y en un diario de mayor circulación en el país, la invitación a ofertar los bienes, suministros o servicios solicitados. Realiza las gestiones de nombramiento de la Comisión Receptora en el Despacho Superior y notifica a la Comisión nombrada.





Código:

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Comisión Receptora Despacho Superior Analista/Técnico de Compras Departamento de Compras/Dirección de Asuntos Jurídicos Proveedor/Autoridad Competente Proveedor Analista/Técnico de Compras Dirección de Asuntos Jurídicos

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Luego de la notificación y analizadas las bases; una vez concluido el plazo, recibe la oferta, analiza y elabora acta de recepción, acta de adjudicación y envía al Departamento de Compras para su publicación, da respuesta a inconformidades si las hubiere y solicita la resolución de aprobación al Despacho Superior. Si existe más de un oferente, elabora un informe al Despacho Superior y solicita la realización de la compra por la modalidad correspondiente dependiendo del monto. Si no se reciben ofertas, se realizará la compra directa por ausencia de ofertas, solicitando a los proveedores la documentación. Elabora la Resolución de aprobación de adjudicación y traslada junto con el expediente al Departamento de Compras. Publica en el Sistema Guatecompras el Acta de Recepción, Acta de Adjudicación y Resolución de adjudicación. Si es un servicio a contratar, y se considera que se debe elaborar acta administrativa en Compras o contrato en Jurídico, se realizan las gestiones y se envía el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos para la elaboración de contrato, de lo contrario no se elabora acta o contrato. Elabora acta o contrato y envía para gestionar las firmas y solicitar el Seguro de Caución de Cumplimiento. Firma acta o contrato y tramita el Seguro de Caución de Cumplimiento. Presenta el Seguro de caución de Cumplimiento de acta o contrato al Departamento de Compras. Solicita a la Dirección de Asuntos Jurídicos el Acuerdo Ministerial de Aprobación del contrato. Elabora el Acuerdo Ministerial y gestiona la firma de aprobación, para posterior envío al Departamento de Compras, para continuar con el trámite correspondiente.





Código:

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Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras Comisión Receptora y Liquidadora Almacén Analista/Técnico de Compras Dirección solicitante Analista/Técnico de Compras

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Recibe el Acuerdo Ministerial, elabora Orden de Compra en SIGES o COM-DEV y envía para aprobación. Revisa y autoriza la adjudicación en SIGES, imprime, firma y devuelve para continuar con la gestión. Notifica al proveedor vía telefónica o por correo electrónico la adjudicación. Publica Orden de Compa, contrato, fianza(s), autenticidad y Acuerdo Ministerial de Aprobación de contrato en el NOG creado en Guatecompras y en la página de la Contraloría General de Cuentas –CGC-. Si es acta administrativa solamente se publica en GUATECOMPRAS con la fianza respectiva. Solicita la entrega de lo requerido y tramita la gestión de nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora, notificando a los integrantes de la misma. Recibe el bien o servicio requerido, elabora acta de recepción, y envía al Departamento de Compras. Si son bienes del Grupo 2 o 3, envía los mismos al Almacén, debiendo estar presente la Unidad de Inventarios cuando sean compras del grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. Recibe bienes, traslada al Departamento de Compras la factura y el Ingreso al Almacén y a Inventario. Recibe acta de recepción y publica en Guatecompras, recibe factura, el ingreso al Almacén e Inventario si corresponde y solicita la constancia de recepción. Elabora y presenta la Constancia de Recepción en el Departamento de Compras. Recibe la Constancia de Recepción y publica a más tardar a los 2 días hábiles siguientes la documentación siguiente: a) Constancia de Recepción. b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda. c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique.





Código:

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Depto. Contabilidad Analista/Técnico de Compras Depto. Presupuesto Analista/Técnico de Compras Depto. Presupuesto Analista/Técnico de Compras

Unidad de Inventarios

Analista/Técnico de Compras Jefe de Compras Analista/Técnico de Compras

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Conforma el expediente, genera la Constancia de Retención de ISR, solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA. Recibe el expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente y solicita al Departamento de Presupuesto generar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación para realizar el pago. Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago.




Procedimiento: Compra por Cotización

Código:

205-14


1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra por Cotización, las adquisiciones de Q. 90,000.00 a Q900,000.00, serán autorizadas por el Despacho Superior. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso de compras de equipo informático, deberá acompañarse dictamen técnico de la Dirección de Informática, especificando las características del equipo que se considera conveniente adquirir para uso de la Unidad Administrativa solicitante. La Dirección solicitante es el responsable de elaborar las especificaciones técnicas y generales, disposiciones generales incluyendo los criterios de calificación, diseños, planos de construcción si los hubiere, licencias de construcción si las hubiere, otro tipo de licencias si las hubiere, criterios de calificación y los demás documentos que sean necesarios, los cuales deberá adjuntar a la requisición. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible y poder realizar la compra como corresponda. Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra por Cotización, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso, anexando los siguientes documentos:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Invitación o convocatoria a ofertar c) Especificaciones Técnicas y Generales d) Proyecto de Bases de Cotización e) Cronograma de actividades f) Dictamen Técnico g) Dictamen Presupuestario





Código:

205-14


h) Opinión Jurídica i) Proyecto de Contrato j) Formulario de Oferta Electrónica k) Bases de Cotización y Modelo de Certificación Bancaria l) Resolución de aprobación de Bases de Cotización

El Despacho Superior deberá nombrar para la Junta de Cotización, dentro del personal 011 de la institución, a tres miembros titulares y dos suplentes, quienes deberán poseer conocimientos legales, financieros y técnicos del negocio a adjudicar. Así mismo, deberá solicitar por escrito a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la junta, quienes deberán responder de la misma manera previo a la emisión del nombramiento. El Despacho Superior deberá emitir la resolución de verificación de la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la Junta de Cotización, luego del plazo que la ley establece. En el caso de que el Ministerio no cuente con el personal idóneo para integrar la Junta de Cotización, podrá nombrar servidores públicos de otras dependencias del Estado, toda vez que se verifique y asegure su idoneidad. En el caso de que algún miembro nombrado para integrar alguna Junta de Cotización presente una excusa razonable, se procederá a nombrar a un sustituto de acuerdo a lo establecido para el efecto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. La Junta de Cotización será responsable de recibir las ofertas presentadas, elaborar el acta de recepción, notas aclaratorias, acta de adjudicación, respuesta a inconformidades, traslado del expediente de Cotización para aprobación de la adjudicación y ratificación o rectificación de lo actuado cuando corresponda. En el presente procedimiento se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas a la Junta de Cotización y que las mismas hayan sido presentadas en GUATECOMPRAS. Se adjudicará tomando en cuenta los criterios de calificación indicados en las Bases de Cotización, para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores. De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se dará plazo adicional de 8 días hábiles en el Sistema Guatecompras para recibir las mismas. Si de nuevo no se recibieren ofertas, se declarará el evento Desierto y se procederá a crear un Evento en el Sistema Guatecompras por “Ausencia de Ofertas”, solicitando la cotización y papelería que se indicó en el evento que se publicó inicialmente para agregarla al nuevo evento. La Junta de Cotización podrá solicitar a través del Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o muestras o documentación complementaria, previo a tomar la decisión de adjudicación.





Código:

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Para esta modalidad de compra, los proveedores podrán presentar sus inconformidades a través del Sistema GUATECOMPRAS, creándose un expediente electrónico de acceso público, las cuales serán notificadas automáticamente al usuario Comprador Hijo quien notificará a la Junta de Cotización y ésta deberá responder en un plazo máximo de cinco días calendario a partir de su presentación. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos: 1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cuando aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras cuando aplique e indicar el régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). 5. Para las Compras por Cotización solamente se aceptarán las Facturas Electrónicas en Línea (FEL), las cuales no será necesario que lleven la palabra CANCELADO. Nota: Las facturas deben estar vigentes. Por cada compra de bienes o servicios y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente, la cual se publicará a más tardar a los dos días hábiles de haberse recibido. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, en el NOG creado en el Sistema Guatecompras, se publicará la documentación siguiente:

a) Constancia de Recepción b) Factura y recibo de caja cuando corresponda c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, si aplica d) Otros documentos que sean establecidos en la ley

En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el





Código:

205-14


Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Cotización, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL

1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala. 2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala. 3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 y sus reformas. 4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 7. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”. 8. Acuerdo A-038-2016 Contraloría General de Cuentas.





Código:

205-14




Dirección solicitante Asistente de Compras Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al responsable de la modalidad de Compra por Cotización Revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto. Cuando aplica, revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización. Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Prepara el proyecto de Bases en el Sistema Guatecompras, creando el NOG, y elabora el cronograma de actividades para su publicación, en el mismo establece la fecha de inicio del evento de Cotización, los plazos de Ley que deben cumplirse y la fecha estimada de vigencia para el inicio de la prestación del servicio o la recepción de bienes y suministros requeridos. Finalizada la fase de Proyecto de Bases, se verifica si existen observaciones en el Sistema Guatecompras, y atiende las mismas. Si existen observaciones técnicas se trasladan al área que corresponda. Habiendo atendido las observaciones si las hubiera o no, se solicita por medio de memorándum el dictamen técnico al área solicitante.





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Al momento de tener el dictamen técnico, se realiza por medio de memorándum la solicitud de opinión jurídica y proyecto de contrato, acompañando a la solicitud los documentos y formularios: la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios; Bases de Cotización; Especificaciones Generales, Técnicas y Disposiciones Especiales; Formulario Electrónico de Oferta; Modelo de Certificación Bancaria, Dictamen Técnico y el Cronograma de Actividades. Asimismo, solicita por medio de memorándum el dictamen presupuestario de la contratación solicitante al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. Atiende las observaciones señaladas por la Dirección de Asuntos Jurídicos si las hubiera y solicita nuevamente los documentos que corresponda a la Dirección solicitante. Solicita nuevamente la opinión jurídica y proyecto de contrato. Posterior a haber recibido la opinión jurídica, proyecto de contrato, el dictamen presupuestario, y técnico, realiza la gestión de solicitud de aprobación de bases a la máxima autoridad. Emite por medio de Resolución Ministerial, la aprobación de bases y traslada al Departamento de Compras para las gestiones que corresponden. Realiza la gestión de solicitud de salón donde se va a llevar a cabo el acto de recepción de ofertas y adjudicación de la cotización por parte de la junta nombrada. Prepara los documentos (invitación o convocatoria a ofertar, bases de Cotización y modelo de certificación bancaria, criterios de calificación, dictamen técnico, opinión jurídica y dictamen presupuestario, proyecto de contrato, cronograma de actividades, formulario de oferta electrónico, resolución de aprobación de bases y requisición de bienes y servicios) en Guatecompras y traslada a la Jefatura de Compras para su publicación. Verifica los documentos publicados a través del portal Guatecompras y realiza la publicación del concurso, estableciendo en ese momento la fecha para la recepción de ofertas, como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado. Verifica en el portal de Guatecompras si existen preguntas relacionadas a la publicación por parte de los proveedores interesados en ofertar, para dar





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Despacho Superior Dirección de RRHH Despacho Superior Analista de Compras Despacho Superior Junta de Cotización

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respuesta oportuna de las mismas en el tiempo establecido por la Ley de Contrataciones. Solicita la propuesta de integrantes de la Junta de Cotización para tramitar el nombramiento respectivo. Solicita a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la Junta de Cotización. Traslada por medio de memorándum, a la Autoridad Superior los perfiles de los miembros propuestos para integrar la Junta de Cotización para la elaboración del nombramiento correspondiente. Nombra y convoca mediante memorándum de nombramiento a los servidores públicos que integrarán la Junta de Cotización que conocerán, calificarán y adjudicarán la negociación de ser procedente y traslada al Departamento de Compras para la notificación del nombramiento correspondiente. Notifica a los miembros de la Junta de Cotización convocada por la Autoridad Superior para la recepción, calificación y adjudicación de la negociación requerida. Realiza la gestión de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de Cotización que han sido nombrados por medio de resolución emitida por la máxima autoridad. Emite resolución de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de Cotización que han sido notificados para integrar la Junta de Cotización para la recepción, calificación y adjudicación de la Cotización y envía al Departamento de Compras para su publicación. Recibe las ofertas y elabora el acta de recepción, anotando en la misma los nombres de las entidades oferentes, el monto ofertado, las fianzas de sostenimiento de oferta, y traslada al Analista de Compras para su publicación en Guatecompras. En caso de ausencia de ofertas la Junta de Cotización deberá suscribir el acta correspondiente, para proceder a prorrogar el plazo para la recepción de ofertas. Si después de haber prorrogado el plazo no se reciben ofertas, la Junta de Cotización informará a la Autoridad Superior, quien deberá emitir la resolución correspondiente para realizar la compra directa atendiendo el procedimiento





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Analista de Compras Junta de Cotización Analista de Compras Junta de Cotización Despacho Superior Jefe de Compras Analista de Compras

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establecido en la ley. Recibe el acta de recepción de la Junta de Cotización y realiza la publicación y da seguimiento a los documentos correspondientes y (también publica la solicitud de aclaración, cuando la Junta lo requiera) Reciben, analizan y califican las ofertas, solicitando las muestras de productos necesarias o realizando las visitas correspondientes, suscriben el acta de adjudicación, dejando constancia de la evaluación de la oferta y trasladan al Departamento de Compras para su publicación y notificación respectiva. Recibe el acta de adjudicación de la Junta de Cotización para su publicación a través del portal Guatecompras, validando a su vez la evaluación de la oferta realizada por la Junta de Cotización. Verifica la recepción de las inconformidades, según lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado, y traslada a la Junta de Cotización si las hubiere, quienes deberán responderlas en el plazo establecido en ley. Publica en Guatecompras las respuestas a las inconformidades si las hubiere. Concluido el plazo para inconformidades, la Junta de Cotización traslada a la Autoridad Superior, el expediente por medio de oficio para la aprobación o desaprobación de la oferta adjudicada. Emite resolución de aprobación de lo actuado por la Junta de Cotización y traslada al Departamento de Compras. Si lo actuado por la Junta de Cotización no es aprobado, devuelve el expediente a la Junta para rectificar o ratificar lo actuado, según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Publica en Guatecompras la resolución de la aprobación o improbación de lo actuado por la Junta de Cotización. Si existieran impugnaciones de lo resuelto por la máxima autoridad, en el plazo establecido, se deberán hacer las gestiones correspondientes. Solicita al Departamento de Presupuesto la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- solamente para los renglones establecidos en ley.





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Dirección de Asuntos Jurídicos Representante Legal del Contratista y Dirección General de la Cancillería Representante Legal del Contratista Analista de Compras Despacho Superior Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Despacho Superior Comisión Receptora y Liquidadora Almacén e Inventarios

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Gestiona a través de memorándum la solicitud ante la Dirección de Asuntos Jurídicos, el proyecto de contrato para la suscripción respectiva. Prepara el proyecto de contrato administrativo y traslada a la Dirección General de la Cancillería para la firma correspondiente. Revisan el contrato, firman al final del mismo rubricando cada una de las hojas, en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito y la presenta en el Departamento de Compras. Recibe Fianza de Cumplimiento y solicita la aprobación del contrato. Aprueba el contrato suscrito contra la presentación de las fianzas. Realiza la notificación electrónica al Proveedor del contrato aprobado y registra la adjudicación respectiva, trasladando la misma para su autorización. Publica el contrato suscrito, fianzas y acuerdo de aprobación en el portal web de la Contraloría General de Cuentas, así como en el Portal de Guatecompras en los plazos establecidos. Revisa y autoriza la adjudicación, imprime orden de compra en el SIGES o aprueba COM-DEV, firma y sella y devuelve. Gestiona el nombramiento de una comisión receptora y liquidadora quien se encargará de recibir los bienes o suministros requeridos. Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora y liquidadora con tres servidores públicos para recibir parcial o totalmente los bienes o suministros requeridos. Recibe el servicio, los bienes o suministros y procede a verificar lo requerido y lo ofertado suscribiendo el acta de recepción, y requiere la fianza de garantía de calidad correspondiente y la factura. Entrega acta y fianza en el Departamento de Compras y entrega bienes o suministros y factura en el Almacén, estando presente la Unidad de Inventarios si son bienes inventariables. Recibe bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y





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Analista de Compras Depto. De Contabilidad Analista de Compras Depto. De Presupuesto Analista de Compras Depto. De Presupuesto Analista de Compras Unidad de Inventarios

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a Inventario” de la compra realizada. Recibe documentación de la Comisión Receptora y publica en el Sistema Guatecompras. Asimismo, recibe factura y Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario y solicita la elaboración de la Constancia de Recepción. Recibe la Constancia de Recepción, y procede a publicar en el NOG a más tardar a los dos días hábiles siguientes la documentación siguiente: a) Constancia de Recepción b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique Conforma el expediente, solicita la Constancia de Retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR), solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA. Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente envía al Departamento de Presupuesto para generar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación para realizar el pago. Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al





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Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

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Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago. Traslada copia física del contrato a la Dirección General de la Cancillería, a la Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Asistente Técnico de Compras para hacer la gestión de pago por acreditamiento correspondiente. Archiva el expediente en el orden establecido. Al finalizar la vigencia del contrato suscrito, se realiza la gestión del finiquito para la liquidación del contrato.




Procedimiento: Compra por Licitación

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1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra por Licitación, las adquisiciones son mayores de Q900,000.00, y solamente serán autorizadas por el Despacho Superior. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén si son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso de compras de equipo informático, deberá acompañarse dictamen técnico de la Dirección de Informática, especificando las características del equipo que se considera conveniente adquirir para uso de la Unidad Administrativa solicitante. La Dirección solicitante es el responsable de elaborar las especificaciones técnicas y generales, disposiciones generales, diseños, planos de construcción si los hubiere, licencias de construcción si las hubiere, otro tipo de licencias si las hubiere, criterios de calificación y los demás documentos que sean necesarios, los cuales deberá adjuntar a la requisición. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible y poder realizar la compra como corresponda. Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra por Licitación, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso, anexando los siguientes documentos:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Invitación o convocatoria a ofertar c) Especificaciones Técnicas y Generales d) Proyecto de Bases de Licitación e) Cronograma de actividades f) Dictamen Técnico g) Dictamen Presupuestario h) Opinión Jurídica





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i) Proyecto de Contrato j) Formulario de Oferta Electrónica k) Bases de Licitación y Certificación Bancaria l) Resolución de aprobación de Bases de Licitación

Entre la publicación de un evento en Guatecompras y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas, deben transcurrir por lo menos 40 días calendario. El Despacho Superior deberá nombrar para la Junta de Licitación, dentro del personal 011 de la institución, a tres miembros titulares y dos suplentes, quienes deberán poseer conocimientos legales, financieros y técnicos del negocio a adjudicar. Así mismo, deberá solicitar por escrito a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la junta, quienes deberán responder de la misma manera previo a la emisión del nombramiento. El Despacho Superior deberá emitir la resolución de verificación de la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la Junta de Licitación, luego del plazo que la ley establece. En el caso de que el Ministerio no cuente con el personal idóneo para integrar la Junta de Licitación, podrá nombrar servidores públicos de otras dependencias del Estado, toda vez que se verifique y asegure su idoneidad. En el caso de que algún miembro nombrado para integrar alguna Junta de Licitación presente una excusa razonable, se procederá a nombrar a un sustituto de acuerdo a lo establecido para el efecto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. La Junta de Licitación será responsable de recibir las ofertas presentadas, elaborar el acta de recepción, notas aclaratorias, acta de adjudicación, respuesta a inconformidades, traslado del expediente de licitación para aprobación de la adjudicación y ratificación o rectificación de lo actuado cuando corresponda. En el presente procedimiento se aceptarán todas las ofertas que sean presentadas a la Junta de Licitación y que las mismas hayan sido presentadas en GUATECOMPRAS. Se adjudicará tomando en cuenta los criterios de calificación indicados en las Bases de Licitación, para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores. De no recibir ofertas en la fecha estipulada, se dará plazo adicional de 8 días hábiles en el Sistema Guatecompras para recibir las mismas. Si de nuevo no se recibieren ofertas, se declarará el evento Desierto y se procederá a crear un Evento en el Sistema Guatecompras por “Ausencia de Ofertas”, solicitando la cotización y papelería que se indicó en el evento que se publicó inicialmente para agregarla al nuevo evento.





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La Junta de Licitación podrá solicitar a través del Sistema Guatecompras las aclaraciones y/o muestras o documentación complementaria, previo a tomar la decisión de adjudicación. Para esta modalidad de compra, los proveedores podrán presentar sus inconformidades a través del Sistema GUATECOMPRAS, creándose un expediente electrónico de acceso público, las cuales serán notificadas automáticamente al usuario Comprador Hijo quien notificará a la Junta de Licitación y ésta deberá responder en un plazo máximo de cinco días calendario a partir de su presentación. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos: 1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cuando aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras cuando aplique e indicar el régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). 5. Para las Compras por Licitación solamente se aceptarán las Facturas Electrónicas en Línea (FEL), las cuales no será necesario que lleven la palabra CANCELADO. Nota: Las facturas deben estar vigentes. Por cada compra de bienes o servicios y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente, la cual se publicará a más tardar a los dos días hábiles de haberse recibido. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, en el NOG creado en el Sistema Guatecompras, se publicará la documentación siguiente:






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En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo. Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Licitación, serán resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

BASE LEGAL

1. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la República de Guatemala. 2. Ley Orgánica del Presupuesto Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala. 3. Reglamento a la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 y sus reformas. 4. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo 540-2013. 5. Resolución 18-2019 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 6. Resolución 19-2019 “Reformas a la Resolución No. 18-2019 Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –GUATECOMPRAS-. 7. Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas: “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores”. 8. Acuerdo A-038-2016 Contraloría General de Cuentas.





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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al responsable de la modalidad de Compra por Licitación. Revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto. Cuando aplica, revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización. Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Prepara el proyecto de Bases en el Sistema Guatecompras, creando el NOG, y elabora el cronograma de actividades para su publicación, en el mismo establece la fecha de inicio del evento de Licitación, los plazos de Ley que deben cumplirse y la fecha estimada de vigencia para el inicio de la prestación del servicio o la recepción de bienes y suministros requeridos. Finalizada la fase de Proyecto de Bases, se verifica si existen observaciones en el Sistema Guatecompras, y atiende las mismas. Si existen observaciones técnicas se trasladan al área que corresponda. Habiendo atendido las observaciones si las hubiera o no, se solicita por medio de memorándum el dictamen técnico al área solicitante. Al momento de tener el dictamen técnico, se realiza por medio de memorándum





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Despacho Superior Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

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la solicitud de opinión jurídica y proyecto de contrato, acompañando a la solicitud los documentos y formularios: la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios; Bases de Licitación; Especificaciones Generales, Técnicas y Disposiciones Especiales; Formulario Electrónico de Oferta; Modelo de Certificación Bancaria, Dictamen Técnico y el Cronograma de Actividades. Asimismo, solicita por medio de memorándum el dictamen presupuestario de la contratación solicitante al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. Atiende las observaciones señaladas por la Dirección de Asuntos Jurídicos si las hubiera y solicita nuevamente los documentos que corresponda a la Dirección solicitante. Solicita nuevamente la opinión jurídica y proyecto de contrato. Posterior a haber recibido la opinión jurídica, proyecto de contrato, el dictamen presupuestario, y técnico, realiza la gestión de solicitud de aprobación de bases a la máxima autoridad. Emite por medio de Resolución Ministerial, la aprobación de bases y traslada al Departamento de Compras para las gestiones que corresponden. Realiza la gestión de solicitud de salón donde se va a llevar a cabo el acto de recepción de ofertas y adjudicación de la Licitación por parte de la junta nombrada. Prepara los documentos (invitación o convocatoria a ofertar, bases de Licitación y modelo de certificación bancaria, criterios de calificación, dictamen técnico, opinión jurídica y dictamen presupuestario, proyecto de contrato, cronograma de actividades, formulario de oferta electrónico, resolución de aprobación de bases y requisición de bienes y servicios) en Guatecompras y traslada a la Jefatura de Compras para su publicación. Verifica los documentos publicados a través del portal Guatecompras y realiza la publicación del concurso, estableciendo en ese momento la fecha para la recepción de ofertas, como lo establece la Ley de Contrataciones del Estado. Prepara el diseño de invitación de la licitación para su publicación en el Diario Oficial, cuya publicación no deberá exceder de cinco días a partir del ingreso oficial en el portal de Guatecompras.





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Despacho Superior Dirección de RRHH Despacho Superior Analista de Compras Despacho Superior Junta de Licitación

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Verifica en el portal de Guatecompras si existen preguntas relacionadas a la publicación por parte de los proveedores interesados en ofertar, para dar respuesta oportuna de las mismas en el tiempo establecido por la Ley de Contrataciones. Solicita la propuesta de integrantes de la Junta de Licitación para tramitar el nombramiento respectivo. Solicita a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la Junta de Licitación. Traslada por medio de memorándum, a la Autoridad Superior los perfiles de los miembros propuestos para integrar la Junta de Licitación para la elaboración del nombramiento correspondiente. Nombra y convoca mediante memorándum de nombramiento a los servidores públicos que integrarán la Junta de Licitación que conocerán, calificarán y adjudicarán la negociación de ser procedente y traslada al Departamento de Compras para la notificación del nombramiento correspondiente. Notifica a los miembros de la Junta de Licitación convocada por la Autoridad Superior para la recepción, calificación y adjudicación de la negociación requerida. Realiza la gestión de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de Licitación que han sido nombrados por medio de resolución emitida por la máxima autoridad. Emite resolución de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de Licitación que han sido notificados para integrar la Junta de Licitación para la recepción, calificación y adjudicación de la Cotización y envía al Departamento de Compras para su publicación. Recibe las ofertas y elabora el acta de recepción, anotando en la misma los nombres de las entidades oferentes, el monto ofertado, las fianzas de sostenimiento de oferta, y traslada al Analista de Compras para su publicación en Guatecompras. En caso de ausencia de ofertas la Junta de Licitación deberá suscribir el acta correspondiente, para proceder a prorrogar el plazo para la recepción de ofertas.





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Analista de Compras Junta de Licitación Analista de Compras Junta de Licitación Despacho Superior Jefe de Compras Analista de Compras

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Si después de haber prorrogado el plazo no se reciben ofertas, la Junta de Licitación informará a la Autoridad Superior, quien deberá emitir la resolución correspondiente para realizar la compra directa atendiendo el procedimiento establecido en la ley. Recibe el acta de recepción de la Junta de Licitación y realiza la publicación y da seguimiento a los documentos correspondientes y (también publica la solicitud de aclaración, cuando la Junta lo requiera) Reciben, analizan y califican las ofertas, solicitando las muestras de productos necesarias o realizando las visitas correspondientes, suscriben el acta de adjudicación, dejando constancia de la evaluación de la oferta y trasladan al Departamento de Compras para su publicación y notificación respectiva. Recibe el acta de adjudicación de la Junta de Licitación para su publicación a través del portal Guatecompras, validando a su vez la evaluación de la oferta realizada por la Junta. Verifica la recepción de las inconformidades, según lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado, y traslada a la Junta de Licitación si las hubiere, quienes deberán responderlas en el plazo establecido en ley. Publica en Guatecompras las respuestas a las inconformidades si las hubiere. Concluido el plazo para inconformidades, la Junta de Licitación traslada a la Autoridad Superior, el expediente por medio de oficio para la aprobación o desaprobación de la oferta adjudicada. Emite resolución de aprobación de lo actuado por la Junta de Licitación y traslada al Departamento de Compras. Si lo actuado por la Junta de Licitación no es aprobado, devuelve el expediente a la Junta para rectificar o ratificar lo actuado, según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Publica en Guatecompras la resolución de la aprobación o improbación de lo actuado por la Junta de Licitación. Si existieran impugnaciones de lo resuelto por la máxima autoridad, en el plazo establecido, se deberán hacer las gestiones correspondientes.





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Dirección de Asuntos Jurídicos Representante Legal del Contratista y Dirección General de la Cancillería Representante Legal del Contratista Analista de Compras Despacho Superior Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Despacho Superior Comisión Receptora y Liquidadora

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Solicita al Departamento de Presupuesto la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- solamente para los renglones establecidos en ley. Gestiona a través de memorándum la solicitud ante la Dirección de Asuntos Jurídicos, el proyecto de contrato para la suscripción respectiva. Prepara el proyecto de contrato administrativo y traslada a la Dirección General de la Cancillería para la firma correspondiente. Revisan el contrato, firman al final del mismo rubricando cada una de las hojas, en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito y la presenta en el Departamento de Compras. Recibe Fianza de Cumplimiento y solicita la aprobación del contrato. Aprueba el contrato suscrito contra la presentación de las fianzas. Realiza la notificación electrónica al Proveedor del contrato aprobado y registra la adjudicación respectiva, trasladando la misma para su autorización. Publica el contrato suscrito, fianzas y acuerdo de aprobación en el portal web de la Contraloría General de Cuentas, así como en el Portal de Guatecompras en los plazos establecidos. Revisa y autoriza la adjudicación, imprime orden de compra en el SIGES o aprueba COM-DEV, firma y sella y devuelve. Gestiona el nombramiento de una comisión receptora y liquidadora quien se encargará de recibir los bienes o suministros requeridos. Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora y liquidadora con tres servidores públicos para recibir parcial o totalmente los bienes o suministros requeridos. Recibe el servicio, los bienes o suministros y procede a verificar lo requerido y lo ofertado suscribiendo el acta de recepción, y requiere la fianza de garantía de calidad correspondiente y la factura. Entrega acta y fianza en el Departamento de Compras y entrega bienes o suministros y factura en el Almacén, estando presente





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Almacén e Inventarios Analista de Compras Depto. De Contabilidad Analista de Compras Depto. De Presupuesto Analista de Compras Depto. De Presupuesto Analista de Compras

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la Unidad de Inventarios si son bienes inventariables. Recibe bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de la compra realizada. Recibe documentación de la Comisión Receptora y publica en el Sistema Guatecompras. Asimismo, recibe factura y Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario y solicita la elaboración de la Constancia de Recepción. Recibe la Constancia de Recepción, y procede a publicar en el NOG a más tardar a los dos días hábiles siguientes la documentación siguiente: a) Constancia de Recepción b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique Conforma el expediente, solicita la Constancia de Retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR), solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA. Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente envía al Departamento de Presupuesto para generar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación para realizar el pago. Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios.





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Unidad de Inventarios Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

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Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago. Traslada copia física del contrato a la Dirección General de la Cancillería, a la Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Asistente Técnico de Compras para hacer la gestión de pago por acreditamiento correspondiente. Archiva el expediente en el orden establecido. Al finalizar la vigencia del contrato suscrito, se realiza la gestión del finiquito para la liquidación del contrato.




Procedimiento: Compra por Subasta Electrónica Inversa

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1. NORMATIVA

NORMAS

En la modalidad de Compra por Subasta Electrónica Inversa, las adquisiciones serán autorizadas únicamente por el Despacho Superior. El Ministerio podrá realizar el procedimiento de contratación bajo la modalidad de Subasta Electrónica Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:

1. Pueda formular una descripción detallada de bienes y servicios estandarizados u homologados no importando el monto de la contratación.

2. Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar en la Subasta Electrónica Inversa, de forma que asegure que esa subasta será competitiva.

3. Que el criterio de adjudicación sea cuantificable económicamente. La Requisición debe ser presentada al Departamento de Compras para poder tramitar la compra y realizar los registros de consolidación, adjudicación, COM-DEV, liquidación y devengado en el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y solicitar el pago correspondiente. La Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios tiene que indicar: cantidad, unidad de medida, código de insumo si aplica, descripción del bien o servicio que solicitan, y la Justificación para la cual se requiere; asimismo debe llevar el sello de “NO EXISTENCIA” de la Unidad de Almacén cuando son bienes o suministros, de ser necesario deberán anexar fotografías de lo requerido. En el caso de compras de equipo informático, deberá acompañarse dictamen técnico de la Dirección de Informática, especificando las características del equipo que se considera conveniente adquirir para uso de la Unidad Administrativa solicitante. La Dirección solicitante es el responsable de elaborar las especificaciones técnicas y generales, disposiciones generales, diseños, planos de construcción si los hubiere, licencias de construcción si las hubiere, otro tipo de licencias si las hubiere, criterios de calificación y los demás documentos que sean necesarios, los cuales deberá adjuntar a la requisición. El personal del Departamento de Compras verificará en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en la Sección de Contrato Abierto para verificar que no esté disponible y poder realizar la compra como corresponda. Las compras de bienes, suministros, obras o servicios en la modalidad de Compra por Subasta Electrónica Inversa, se realizarán publicando en el Sistema Guatecompras un concurso,





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anexando los documentos que aplique:

a) Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios b) Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa c) Opinión Jurídica d) Proyecto de Contrato Administrativo e) Nota de convocatoria a participar en la Subasta Electrónica Inversa f) Resolución de aprobación de documentos de la Subasta Electrónica Inversa

El Despacho Superior deberá nombrar para la Junta de Calificación, dentro del personal 011 de la institución, a tres miembros titulares y dos suplentes, quienes deberán poseer conocimientos legales, financieros y técnicos del negocio a adjudicar. Así mismo, deberá solicitar por escrito a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la junta, quienes deberán responder de la misma manera previo a la emisión del nombramiento. El Despacho Superior deberá emitir la resolución de verificación de la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la Junta de Calificación, luego del plazo que la ley establece. En el caso de que el Ministerio no cuente con el personal idóneo para integrar la Junta de Calificación, podrá nombrar servidores públicos de otras dependencias del Estado, toda vez que se verifique y asegure su idoneidad. En el caso de que algún miembro nombrado para integrar alguna Junta de Calificación presente una excusa razonable, se procederá a nombrar a un sustituto de acuerdo a lo establecido para el efecto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. La Junta de Calificación será responsable de generar el reporte informático sobre los resultados de la puja, evaluar las ofertas presentadas, acta de adjudicación o descalificación de proveedor, notas aclaratorias, respuesta a inconformidades, traslado del expediente para aprobación de la adjudicación y ratificación o rectificación de lo actuado cuando corresponda. En el presente procedimiento podrán participar solamente los proveedores pre calificados en el Registro General de Adquisiciones del Estado, y deberán existir tres o más proveedores de los bienes o servicios requeridos, para poder realizar la compra por esta modalidad. Para esta modalidad de compra, los proveedores podrán presentar sus inconformidades a través del Sistema GUATECOMPRAS, creándose un expediente electrónico de acceso público, las cuales serán notificadas automáticamente al usuario Comprador Hijo quien notificará a la Junta de Calificación y ésta deberá responder en un plazo máximo de cinco días calendario a partir de su presentación. Antes de enviar el expediente para la elaboración del contrato respectivo, se deberá generar la





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Constancia de Disponibilidad Presupuestaria en SIGES, cuando se trate de compras del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” solamente para los renglones establecidos en Ley. Las facturas o recibos deben contener los siguientes datos: 1. Nombre: Ministerio de Relaciones Exteriores 2. Dirección: 2 Avenida 4-17, zona 10 (cuando aplique) 3. NIT: 337794-6 4. Descripción de lo requerido, cantidad, costo unitario, costo total en números y letras cuando aplique e indicar el régimen al cual están inscritos en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). 5. Para las Compras por Subasta Electrónica Inversa solamente se aceptarán las Facturas Electrónicas en Línea (FEL), las cuales no será necesario que lleven la palabra CANCELADO. Nota: Las facturas deben estar vigentes. Por cada compra de bienes o servicios y por cada factura, el solicitante deberá entregar una Constancia de Recepción en el Departamento de Compras, la cual formará parte del expediente. Los expedientes de compra del grupo de gasto 2 “Materiales y Suministros” y grupo de gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles” deben llevar una “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. El personal del Departamento de Compras generará una Retención de Impuesto Sobre la Renta en el Sistema que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) tenga vigente para el efecto, cuando los proveedores sean “Sujetos a Retención Definitiva” aplicando las tasas impositivas que correspondan según la legislación vigente. Luego de la adjudicación y recibido lo solicitado, en el NOG creado en el Sistema Guatecompras, se publicará la documentación siguiente:


En ausencia del Jefe de Compras, podrán hacer su función el Subdirector Administrativo o el Director Administrativo Los casos no previstos en el procedimiento de Compra por Subasta Electrónica Inversa, serán





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resueltos en primera instancia por la Dirección General de la Cancillería y en segunda instancia por el Despacho Superior.

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Entrega al Departamento de Compras la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios para su revisión. Recibe la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios, revisando si cumple con todos los requisitos, verifica: código(s) de insumo(s), subproducto, justificación, observaciones y partida presupuestaria. Procede al ingreso respectivo del requerimiento, registrando en el control auxiliar y traslada la Requisición original al responsable de la modalidad de Compra por Subasta Electrónica Inversa, quien revisa en el Sistema Guatecompras la no existencia de lo requerido en Contrato Abierto. Revisa que la pre-orden se encuentre correcta en el Sistema Informático de Gestión (SIGES). Registra la consolidación de pre-orden de compras en el SIGES y traslada para autorización. Revisa la documentación y autoriza en el sistema SIGES y devuelve para seguir con el trámite respectivo. Identifica si existen tres o más proveedores pre calificados para los bienes o servicios a adquirir. Si no existen los proveedores requeridos, informa a la Jefatura de Compras para definir la modalidad de compra a aplicar. Elabora el proyecto de Bases en el Sistema Guatecompras, crea el NOG y lo publica. Finalizada la fase de Proyecto de Bases, se verifica si existen observaciones en el Sistema Guatecompras, y atiende las mismas. Si existen observaciones técnicas se trasladan al área que corresponda. Habiendo atendido las observaciones si las hubiera o no, se solicita por medio de memorándum la opinión jurídica y proyecto de contrato administrativo,





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Despacho Superior Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras Despacho Superior

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acompañando a la solicitud los documentos y formularios siguientes: la Requisición de Bienes, Suministros, Obras o Servicios; Cronograma de actividades, Bases de Contratación para la Subasta Electrónica Inversa; Especificaciones Generales, Técnicas y Disposiciones Especiales. Elabora el oficio de solicitud de precios de referencia al Instituto Nacional de Estadística, INE. Asimismo, solicita por medio de memorándum el dictamen presupuestario de la contratación solicitante al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. Atiende las observaciones señaladas por la Dirección de Asuntos Jurídicos si las hubiera y solicita nuevamente los documentos que corresponda a la Dirección solicitante. Solicita nuevamente la opinión jurídica y el proyecto de contrato. Posterior a haber recibido la opinión jurídica, proyecto de contrato y el dictamen presupuestario, realiza la gestión de solicitud de aprobación de bases a la máxima autoridad. Realiza por medio de resolución ministerial, la aprobación de bases y traslada al Departamento de Compras para las gestiones que corresponden. Prepara los documentos (invitación o convocatoria a ofertar con la fecha y hora de la puja inversa, bases de contratación, cronograma de actividades, opinión jurídica, dictamen presupuestario, proyecto de contrato, resolución de aprobación de bases y documentos de Subasta Electrónica Inversa, y requisición de bienes y servicios) en Guatecompras y traslada a la Jefatura de Compras para su publicación. Verifica los documentos publicados a través del portal Guatecompras y realiza la publicación del concurso. Solicita la propuesta de integrantes de la Junta de Calificación para tramitar el nombramiento respectivo. Solicita a la Dirección de Recursos Humanos la idoneidad de los miembros propuestos para integrar la Junta de Calificación.





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Dirección de RRHH Despacho Superior Analista de Compras Despacho Superior Postores Habilitados Junta de Calificación Analista de Compras

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Traslada por medio de memorándum, a la Autoridad Superior los perfiles de los miembros propuestos para integrar la Junta de Calificación para la elaboración del nombramiento correspondiente. Nombra y convoca mediante memorándum de nombramiento a los servidores públicos que integrarán la Junta de Calificación que evaluarán y adjudicarán la negociación de ser procedente y traslada al Departamento de Compras para la notificación del nombramiento correspondiente. Notifica a los miembros de la Junta de Calificación convocada por la Autoridad Superior para la evaluación y adjudicación de la negociación requerida. Realiza la gestión de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de Calificación que han sido nombrados por medio de resolución emitida por la máxima autoridad Emite resolución de verificación de idoneidad de los miembros de la Junta de Calificación que han sido notificados para integrarla, para la evaluación y adjudicación de la Subasta Electrónica Inversa y envía al Departamento de Compras. Ingresan a Guatecompras para confirmar su participación y validar que pueden utilizar el módulo respectivo como mínimo dos horas antes de realizar la puja inversa. Verifica la cantidad de postores y monitorea la puja inversa, generando un informe automático al concluir la misma. Verifica la documentación y el cumplimiento de los criterios y condiciones exigidas en el postor que haya obtenido el primer lugar en el orden de prioridad y suscribe el acta de adjudicación o descalificación del proveedor y traslada para su publicación. Si es descalificado el proveedor se concluirá el proceso según las herramientas establecidas en Guatecompras. Recibe y revisa el acta de adjudicación de la Junta de Calificación para su publicación a través del portal Guatecompras, validando a su vez la evaluación de la oferta realizada por la Junta de Calificación (también publica la solicitud de aclaración, cuando la Junta lo requiera).





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Junta de Calificación Despacho Superior Analista de Compras Dirección de Asuntos Jurídicos Representante Legal del Contratista y Dirección General de la Cancillería El Representante Legal del Contratista Despacho Superior Analista de Compras

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Verifica la recepción de las inconformidades, según lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado, y traslada a la Junta de Calificación si las hubiere, quienes deberán responderlas en el plazo establecido. Publica en Guatecompras las respuestas a las inconformidades si las hubiere. Concluido el plazo para inconformidades, traslada a la Autoridad Superior el expediente por medio de oficio para la aprobación o desaprobación de la oferta adjudicada. Emite resolución de aprobación de lo actuado por la Junta de Calificación y traslada al Departamento de Compras. Publica en Guatecompras la resolución de la aprobación de lo actuado por la Junta de Calificación. Solicita al Departamento de Presupuesto la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- solamente para los renglones establecidos en Ley. Gestiona a través de memorándum la solicitud ante la Dirección de Asuntos Jurídicos, el proyecto de contrato para la suscripción respectiva. Prepara el proyecto de contrato administrativo y traslada a la Dirección General de la Cancillería para la firma correspondiente. Revisan el contrato, firman al final del mismo rubricando cada una de las hojas, en el plazo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Gestiona la fianza de cumplimiento del contrato suscrito para la adquisición de servicios, así como la gestión de fianza de garantía de calidad o de funcionamiento en el caso de adquisición de bienes y suministros, y coordina la entrega de las mismas al Departamento de Compras previo a la aprobación del contrato. Aprueba el contrato suscrito contra la presentación de las fianzas. Realiza la notificación electrónica al Proveedor del contrato aprobado y elabora la orden de compra respectiva, trasladando la misma para su autorización. Publica el contrato suscrito, fianzas y acuerdo de aprobación en el portal web de la Contraloría General de Cuentas, así como en el Portal de Guatecompras en los





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Jefe de Compras Analista de Compras Despacho Superior Comisión Receptora y Liquidadora Almacén e Inventarios Analista de Compras Depto. De Contabilidad Analista de Compras

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plazos establecidos. Revisa y autoriza la orden de compra en el SIGES y devuelve. Gestiona el nombramiento de una comisión receptora y liquidadora quien se encargará de recibir los bienes o suministros requeridos. Nombra y convoca a través de memorándum la comisión receptora y liquidadora, con tres servidores públicos para recibir parcial o totalmente los bienes o suministros requeridos. Recibe el servicio, los bienes o suministros y procede a verificar lo requerido y lo ofertado suscribiendo el acta de recepción, y requiere la fianza de garantía de calidad correspondiente y la factura. Entrega acta y fianza en el Departamento de Compras y entrega bienes o suministros y factura en el Almacén, estando presente la Unidad de Inventarios si son bienes inventariables. Recibe bienes y factura, entrega la factura y la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de la compra realizada. Recibe documentación de la Comisión Receptora y publica en el Sistema Guatecompras. Asimismo, recibe factura y Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario y solicita la elaboración de la Constancia de Recepción. Recibe la Constancia de Recepción, y procede a publicar en el NOG a más tardar a los dos días hábiles siguientes la documentación siguiente: a) Constancia de Recepción b) Factura y Recibo de Caja cuando corresponda c) Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario cuando aplique Conforma el expediente, solicita la Constancia de Retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR), solamente si el proveedor es “Sujeto a Retención Definitiva”, para trasladarlo al Departamento de Contabilidad para VISA. Recibe expediente conformado de cada adquisición, revisa los documentos, firma, sella y devuelve. Recibe el expediente envía al Departamento de Presupuesto para generar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso.





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Depto. De Presupuesto Analista de Compras Depto. De Presupuesto Analista de Compras Unidad de Inventarios Analista de Compras Jefe de Compras Analista de Compras

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Genera el CUR de Compromiso y devuelve el expediente al Departamento de Compras. Recibe el expediente y cuando tiene cuota aprobada envía al Departamento de Presupuesto para aprobar el Comprobante Único de Registro (CUR) de Compromiso. Recibe el expediente, aprueba el CUR de Compromiso, imprime y agrega al expediente y devuelve al Departamento de Compras para generar la liquidación para realizar el pago. Recibe expediente, genera la liquidación registrando la Retención de ISR si la hubiera, si fueren bienes inventariables traslada el expediente a la Unidad de Inventarios para el registro de los bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- en el Módulo de Inventarios. Recibe el expediente, registra el bien e imprime la hoja de registro que genera el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y la agrega al expediente y traslada al Departamento de Compras. Traslada el expediente para revisión y aprobación de la liquidación. Revisa y aprueba la liquidación en el Sistema SIGES y devuelve. Envía el expediente al Departamento de Contabilidad para que procedan a solicitar el pago. Traslada copia física del contrato a la Dirección General de la Cancillería, a la Dirección de Asuntos Jurídicos y a la Asistente Técnico de Compras para hacer la gestión de pago por acreditamiento correspondiente. Archiva el expediente en el orden establecido. Al finalizar la vigencia del contrato suscrito, se realiza la gestión del finiquito para la liquidación del contrato.

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