impessoalidade formalidade padronizaÇÃo concisÃo clareza
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IMPESSOALIDADE FORMALIDADE PADRONIZAÇÃO CONCISÃO CLAREZA
Vossa Excelência:Presidente e Vice-Presidente da República;Ministros de Estado;Oficiais-Generais das Forças Armadas;Embaixadores;Secretários-Executivos de Ministérios;Governadores e Vice-Governadores de Estado;Secretários de Estado dos Governos Estaduais;Deputados Federais e Senadores;Presidente e membros do TCU;Deputados Estaduais;Prefeitos e Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais;Ministros dos Tribunais Superiores;Membros dos Tribunais (STF, STJ, TSE, TST, TJ, TRF, TRT);Juízes e Desembargadores;Procurador-Geral do Estado;Membros do Ministério Público.
Vossa Senhoria:
É empregado para as demais autoridades e para particulares.
Vossa Excelência... Sua Excelência...
ao falar com ao falar sobre
Há três tipos de expedientes que se diferenciam apenas pela finalidade:
OFÍCIO,AVISO e
MEMORANDO.
Deve-se uniformizá-los, adotando-se diagramação única: o padrão ofício.
tipo e número + sigla do órgão que o expede;
local e data, por extenso, com alinhamento à direita;
assunto; destinatário: nome e
cargo; texto; fecho; assinatura; e identificação do
signatário.
Mem. 123/2007-MF
Aviso 123/2010-TCU
Of. 123/2013-TRT
Por extenso, com alinhamento à direita:
Of. 123/2013-TRTPorto Alegre, 15 de março de 2013.
Nome e cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício, deve ser incluído também o endereço.
Ao Senhor Superintendente da CEF – N/C
A Sua Excelência o SenhorJoão Ghisleni Filho,Desembargador-Presidente do TRT,Av. Praia de Belas, 1432.
Resumo do teor do documento:
Assunto: Produtividade do órgão em 2012.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
Chefes de poder: Excelentíssimo SenhorExcelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades serão tratadas por SenhorSenhor, seguido do cargo:
Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Governador, Senhor Diretor, Senhor
Superintendente Senhora Ministra Senhor Chefe de
Gabinete.
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua
repetida evocação.
Fica igualmente dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o
tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente.
Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem
concluído curso universitário de doutorado.
Quando NÃO for mero encaminhamento de docs.:introdução: apresenta o assunto.
Não use: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”
Empregue a forma direta.
desenvolvimento: detalhamento do assunto.conclusão: reafirma ou reapresenta a posição
sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados.
Quando for mero encaminhamento de documentos:introdução: referência ao expediente, indicando os
dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2013, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2012, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”
desenvolvimento: só haverá se o autor desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha.
para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
OBS.: Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual
de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
As comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede,
abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)NOME,
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República.
(espaço para assinatura)NOME,
Ministro de Estado da Justiça.
OBS.: Recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente.
Fonte: Times New Roman 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;Número da página: obrigatório a partir da segunda;Margem esquerda: mínimo de 3 cm;Margem direita: mínimo de 1,5 cm;Início de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem
esquerda;Impressões frente e verso: usar distâncias invertidas
(“margem espelho”);
Entre as linhas: espaçamento simplesApós cada parágrafo: 6 pontos ou uma linha em
branco;Não abuse: negrito, itálico, sublinhado, LETRAS
MAIÚSCULAS, sombreadosombreado, RELEVORELEVO, bordas ou qualquer outra forma de formatação pode afetar a elegância e a sobriedade do documento;
Cor: tinta preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
Papel: A-4.
Timbre3 cm Índice e número Local, data.1,5cm
3 espaços duplos
Destinatário Endereço
Assunto:3 espaços duplos
Vocativo,3 espaços duplos
Texto: aspectos gerais da comunicação oficial. 2. Texto: aspectos gerais da comunicação oficial.
2 espaços duplos Fecho
3 espaços duplos
ASSINATURA, Cargo ou função.
O endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
A Sua Excelência o SenhorFulano de TalMinistro de Estado da Justiça70064-900 – Brasília. DF
O endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Senhoria, terá a seguinte forma:
Ao SenhorFulano de TalRua ABC, n. 12392345-000 – Porto Alegre / RS
INSTRUMENTO DE LICENÇA OU AUTORIZAÇÃO:
Título, centralizado, seguido do no de ordem e data;
Texto em parágrafos: introdução (mencionando o cargo de quem assina), fundamentação e exposição do assunto; Assinatura – nome da autoridade competente
sem indicação do cargo; Local e data – dispensáveis se aparecerem no
título.
REGISTRO DE REUNIÕES:
Título; Dia, mês, ano e hora – por extenso; Local; Pessoas presentes – qualificadas ; Presidente e secretário; Ordem do dia – discussões,
deliberações; Fecho.
DOCUMENTO PARA COMPROVAR
(fatos transitórios):Título;Texto;Local e data;Assinatura – nome e cargo ou
função da autoridade que atesta.
DOCUMENTO PARA COMPROVAR(fatos permanentes):
Título – às vezes já vem impresso; Preâmbulo – alusão ao ato que determinou
a expedição (... em cumprimento ao despacho... / ...a pedido da parte interessada...), mencionando documento ou livro de onde foi extraída;
Texto – transcrição ou descrição; Fecho – termo de encerramento e assinatura
de quem lavrou e quem conferiu; Local e data; Visto – da autoridade.
Assemelha-se ao atestado. Só pode ser expedido por particulares.
NORMALMENTE GANHA OUTRAS DENOMINAÇÕES, COMO
Declaração de falência, Declaração de guerra, Declaração de renda, etc.
DIVULGAR MATÉRIA DE INTERESSE GERAL:
Numeração – número e data; Ementa – resumo – não é obrigatória; Vocativo – tratamento e cargo do
destinatário – não é obrigatório; Texto – pode ser dividido em parágrafos; Fecho – não é obrigatório; Assinatura – nome e cargo ou função.
DECISÃO:
Indefiro.Porto Alegre, 8 de julho de 2013.
FULANO DE TAL,Juiz do Trabalho.
De acordo.Porto Alegre, 6 de setembro de 2013.
FULANO DE TAL,Diretor de Secretaria.
AVISO, DETERMINAÇÃO OU CITAÇÃO:
Licitações;Abertura de concursos; Intimações;Notificações;Convocações;Avisos que devam ter ampla
divulgação.
Título – tipo e número de ordem;Ementa – resumo (não é
obrigatório);Texto – podem-se numerar os
parágrafos, exceto o primeiro; Local e data – por extenso;Assinatura – nome da autoridade e
cargo ou função.
Correspondência interna;
Assuntos rotineiros;
Usa-se o padrão ofício
Timbre – cabeçalho; Índice e número – iniciais do órgão + número; Local e data – por extenso; Assunto – resumo (não é obrigatório); Vocativo – nome da autoridade e cargo ou
função; Texto – §§ podem ser numerados, exceto o
primeiro; Fecho – alinhado pelos §§, mas não numerado; Assinatura – nome e cargo ou função,
separados por vírgula, com iniciais maiúsculas; Endereço – tratamento, cargo ou função do
destinatário mais a localidade – o nome civil (desde que conhecido) é facultativo;
DETERMINAÇÃO, INSTRUÇÃO:
Numeração – número do ato e data;Título – denominação completa (em
maiúsculas) da autoridade que expede;Fundamentação – citação da
legislação seguida da palavra “resolve”;Texto – desenvolvimento do assunto;Assinatura – nome (é dispensável
colocar cargo ou função).
INSTRUMENTO PARA SOLICITAR
Vocativo – tratamento (+ cargo ou função); Preâmbulo – nome e qualificação (sempre
em 3ª pessoa); Texto – exposição do pedido e
fundamentação; Local e data – sempre após o texto. Fecho – Nesses Termos NT Pede Deferimento PD Assinatura – e nome do requerente
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