PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/11 Data da Revisão: 29/09/2015

Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências

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1. Objetivo

Com o objetivo de tornar mais simples e ágil a inclusão dos documentos fiscais de entrada, foi implementada uma

funcionalidade na rotina de Pré-Nota Entrada que permite a importação de arquivos de nota fiscal eletrônica (em

formato XML), por meio da atualização da solução Totvs Colaboração.

A rotina de importação estará disponível no programa Pré-Nota Entrada, através da opção de rotina Entrada NF-e.

A partir de tal funcionalidade e utilização do serviço TOTVS Colaboração, passaremos a receber os arquivos

eletrônicos de NF-e referentes às compras e bonificações realizadas com nossos fornecedores. Em posse destes

arquivos, será possível processar a importação, permitindo assim a geração de documentos, Pré-Nota ou Documento

de Entrada a partir dos dados contidos nos arquivos eletrônicos, reduzindo o trabalho de inclusão e digitação de tais

documentos.

Os documentos importados e disponíveis para geração de Pré-Nota ou Documento de entrada ficarão dispostos em

rotina específica, identificada pela opção Entrada NF-e, em que, após configuração de filtro, serão listados os

documentos correspondentes para que sejam analisados/processados por uma das seguintes ações:

Visualizar: exibe os detalhes do arquivo eletrônico; Vinc. Ped.: exibe tela para realização de vínculo entre o documento eletrônico e pedidos de compra pendentes; Gerar Docto: gera o documento (Pré-Nota ou Documento de Entrada nos casos de bonificação) correspondente ao arquivo eletrônico.

A rotina dispõe ainda das funcionalidades:

Legenda: visualiza as legendas da rotina; Filtrar: filtra os registros exibidos em tela; Remessa: abre uma tela para escolher qual arquivo será transmitido para o TSS; Excluir: exclui o registro posicionado em tela; Reprocessar: abre tela para visualizar os arquivos nos quais ocorreu erro durante o processo de importação, sendo

uma opção para que o usuário possa marcar qual deles será reprocessado novamente.

Em casos de divergências e inconsistências, vamos tratar da seguinte maneira:

Divergência de produto: Caso o fornecedor envie um produto que não trabalhamos ou que não pedimos, a nota não ficará disponível no Colaboração e o Corporativo do compras irá decidir se vamos ficar com a mercadoria ou não e

ajustar no pedido de compra (incluindo o item). Em caso de devolução a informação de devolução será feita por e-

mail.

Divergência de quantidade: Se o fornecedor nos enviar uma quantidade superior a do pedido de compras, o TOTVS colaboração não vai vincular o pedido, conseqüentemente será necessário uma analise do Corporativo do compras

para saber se vamos ficar com a mercadoria ou se vamos devolver para o fornecedor. Informação de devolução será

feita por e-mail.

Divergência de Custo: Ao classificar a nota fiscal, em caso de divergência de custo (custo unitário do pedido com custo unitário da NF), um chamado se abrirá automaticamente no Qualitor e um e-mail será enviado para o

responsável de compras da Base ou para o comprador que implantou o pedido, para que ele possa tratar com o

fornecedor.

Divergência de Frete: A analise de Frete CIF ou FOB vai continuar sendo feita na chegada da NF pela base.

2. Campo de aplicação

Este procedimento se aplica aos funcionários que dão entrada em NF e que fazem pedidos para as bases

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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3. Executante da tarefa

Colaboradores do departamento de Compras.

4. Referências

a) Xxx

b) xxxx

5. Definições

Amarração de pedido de compra com nota fiscal, agilidade e diminuição de erros nos lançamentos

6. Símbolos e abreviaturas

7. Recursos necessários

a) Computador com MS Excel 2007 ou 2010 instalado.

b) Microcomputador ligado em rede;

c) Acesso a internet;

d) Acesso ao Protheus.

8. Principais passos

1. Para dar entrada em uma nota fiscal utilizando o XML, é necessário certificar que a nota fiscal está disponível no TOTVS colaboração. Para isso entre no ambiente 02 – COMPRAS. Atualizações – Movimentos – Pre Nota Entrada – Ações Relacionadas – Entrada nfe

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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2. Informe os parâmetros para busca para nota fiscal desejada:

3. Legenda:

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4. Remessa - Para fazer a remessa do arquivo NF-e para o TSS, clique na opção Remessa, após acionado a opção será apresentada a tela, para localizar o arquivo desejado no diretório especifico, selecione o arquivo e clique na

opção Abrir.

Após acionar a opção Abrir, aguardar a mensagem de confirmação, Remessa foi realizada com sucesso. Aguarde o

retorno do arquivo validado via TOTVS Colaboração.

5. Excluir - Selecione o documento desejado e clique na opção Excluir. O sistema apresenta a tela com cabeçalho e itens da NF-e importada.

Para confirmar a exclusão, clique na opção OK na barra superior da tela. Esta opção é executada somente para os

documentos com status de Apto a gerar pré-nota ou Apto a gerar Doc. Entrada (Bonificação), para os documentos

que já foram gerados, não será permitida a exclusão.

6. Reprocessar - Para reprocessar os arquivos inconsistentes, clique na opção Reprocessar o sistema apresenta a tela com os dados dos arquivos NF-e inconsistentes.

Marque qual arquivo deseja reprocessar para gerar a Pré Nota ou Documento de Entrada, caso deseje marcar todos,

clique na opção Marca/Desmarca.

Para confirmar o reprocessamento, clique na opção OK no canto inferior do lado direito da tela.

7. Visualizar - Selecione o documento desejado e clique em Visualizar. O Sistema apresenta a tela com os dados da NF-e cabeçalho e itens, dados da importação e digitação.

8. Vinc. Ped. - Selecione o documento desejado para vincular o pedido, e clique em Vinc. Ped. O sistema apresenta a tela com cabeçalho e itens da NF-e importada.

9. Vá em Ações relacionadas – Ped. DOC (para vincular um único pedido em todos os itens) ou Ped. Item (para vincular pedido em item a item). O numero do pedido irá aparecer após o valor total.

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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10. Após ter vinculado pedido em todos os itens da nota fiscal, clique em Confirmar – Gerar Docto

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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11. A Pré nota foi gerada, agora é prosseguir com a classificação da nota e encerrar o processo. Volte no menu inicial do Protheus e entre em Atualizações – Movimentos – Documento Entrada

12. Pesquise a nota fiscal pelo numero com os nove dígitos e clique em Classificar

13. Confira a TES de entrada (com setor Fiscal) e se os valores de impostos estão iguais aos da nota e clique em Confirmar.

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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NOTA FISCAL INDISPONÍVEL NO COLABORAÇÃO

1. Havendo inconsistência na NF ou caso o XML não tenha sido enviado para o e-mail do NEGRID (fiscal-motoparts@fornecedor.neogrid.com), a nota não ficará disponível no Colaboração até que se resolva essas

pendências.

Primeiro passo é verificar se a nota realmente está no NEOGRID, acessando http://www.nfe.neogrid.com/nfe/

Senhas e usuários de cada base:

MB: Usuário: mb_compras

Senha: mb*2015

WCO: Usuário: wco_compras

senha: wco*2015

WSP: Usuario: wsp_compras

Senha: wsp*123

WSUL: WMarcas Usuário: wsul_compras Usuário: wmarcas_compras

Senha: wsul@2015 Senha: wm@2015

2. Vá em: Consulta – Nota fiscal

9. Ações em caso de anomalias

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 8/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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3. Aparecerá uma tela de busca, utilize os parâmetros: Processamento (data inicio e final de emissão) – Tipo NFe: Recebidas para Destinatário – numero (numero da NF)

4. Se a nota fiscal não aparecer é por que o XML não foi enviado no e-mail do NEOGRID, é preciso entrar em contato com o fornecedor e solicitar. Se aparecer, selecione a nota fiscal e clique em Reprocessar

5. Um e-mail contendo o motivo da inconsistência será disparado para os responsáveis de compras de cada base. Neste e-mail terá todas as informações necessárias para corrigir os problemas.

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 9/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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Nota: Este exemplo é de um item que não está cadastrado no ProdutoxFornecedor.

6. Procure pela referencia informada no e-mail de inconsistência no Fluxo de Vendas ou cadastro de produtos para localizar o código do Protheus ou certificar que o produto é novo para solicitar cadastro ou desbloqueio. Após

localizar nosso código ou receber a confirmação que o cadastro/desbloqueio foi concluído, será necessário um novo

cadastro no ProdutoxFornecedor.

Atualizações – Cadastros – Produtoxfornecedor

7. Pode acontecer também do produto já estar cadastrado no produtoxfornecedor, porem com a referência incorreta, para este caso será necessário apenas a alteração do cadastro do produtoxfornecedor para a refêrencia correta.

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 10/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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8. Clique em incluir caso não tenha o produto cadastrado no produtoxfornecedor e alterar se o cadastro já foi feito, porém com o código do fornecedor errado.

9. Nessa tela é preciso preencher corretamente o fornecedor (verificar CNPJ de preferência), o código do protheus e o código do fornecedor

10. Após incluir ou alterar o cadastro no produtoxfornecedor, é só voltar no NEOGRID e reprocessar a nota fiscal novamente. Um e-mail informando que a nota fiscal está disponível para entrada será enviado

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 11/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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11. Ao classificar a nota fiscal, em caso de divergência de custo (custo unitário do pedido com custo unitário da NF), um chamado se abrirá automaticamente no Qualitor e um e-mail será enviado para o responsável de compras da

Base ou para o comprador que implantou o pedido, para que ele possa tratar com o fornecedor.

E-mail que será enviado:

12. Na planilha de controle de entrada, vamos incluir duas colunas:

Divergencia Custo? – Deverá ser preenchido com SIM ou NÃO Resolvido? – Deverá ser preenchido com SIM ou NÃO

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 12/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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13. No Qualitor, o chamado será enviado diretamente para o responsável:

Entrando em: grupolagoa.com.br – Qualitor – logando com usuário e senha

14. Pesquise: Em atendimento e dê andamento no chamado:

15. Para gerar o relatório para acompanhamento a rotina é:

Atualizações – Relatório – Especificos – Divergencias Pcxnf – Configure os parâmetros de data que desejar

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Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 13/11 Data da Revisão: 29/09/2015

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16. Relatório vai sair dessa forma: