Companhia Estadual de Habitação Popular

Sistema de Controle de Processos

WebProtocolo 2.0

CEHAP - Companhia Estadual de Habitação Popular

Gerência de Tecnologia da Informação

informatica@cehap.pb.gov.br

Org

aniz

e w

ith

Se

ctio

ns

ObjetivoExpor o sistema WebProtocolo 2.0, ressaltando as diferenças emrelação ao anterior e o que ainda pode ser feito para melhorar ocontrole de processos da companhia.

Tela de abertura (Login)do WebProtocolo 2.0.

Roteiro da Apresentação

WebProtocolo 2.0

MOTIVAÇÃO O SISTEMA PRÓXIMOS PASSOS

MOTIVAÇÃO

Por que foi desenvolvido o WebProtocolo 2.0?

Motivação (a necessidade de um novo sistema)

• A Cehap NÃO possui o código-fonte nem qualquer tipode documentação do sistema antigo;

• O sistema antigo NÃO fornecia opções para a realizaçãode atividades básicas como: cadastro, edição e remoçãode usuários, setores e tipos de processo; alteração dedados e trâmites de processos; cancelar despacho;alteração de senha; etc. Além disso, a localização deprocessos era extremamente deficiente;

• Em virtude do primeiro item, o sistema NÃO poderia sermelhorado e/ou expandido, impedindo que o controlede processos da companhia pudesse ser aprimoradocontinuamente.

Motivação (o que foi feito)

• Produziu-se um novo sistema com código-fontecomentado e documentação extensa, ambos àdisposição da Cehap

• O sistema apresenta TODAS as funcionalidades doantecessor, além daquelas citadas anteriormente(manipulação de usuários, setores e processos;possibilidade de cancelar o despacho; etc).

• Em virtude do primeiro item, o sistema PODE sermelhorado e/ou expandido, PERMITINDO que ocontrole de processos da companhia possa seraprimorado continuamente.

O SISTEMA

Descrição do WebProtocolo 2.0 e suas funcionalidades

O que é o WebProtocolo 2.0?

O WebProtocolo 2.0 é um

sistema cliente-servidor cujo

ambiente de execução é a

intranet da Cehap.

A função do WebProtocolo 2.0 é gerenciar todos osprocessos da companhia, incluindo a tramitação dosprocessos entre os setores (recebimentos edespachos), os dados e a localização de cada umdesses processos.

Usu

ário

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Perfis de Usuários do WebProtocolo 2.0Os usuários do WebProtocolo 2.0 dividem-se em três grupos ouperfis: Usuários Comuns, Administradores dos Setores eAdministradores do Sistema.

Usuários ComunsAdministrador do

Setor

Usuários ComunsAdministrador do

Setor

Administradoresdo Sistema

GERENCIA

GERENCIA

GERENCIAM

Processos

GERENCIAM

GERENCIAM

SETOR A

SETOR B

Usu

ário

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Usuário ComumO Usuário Comum do WebProtocolo 2.0 possui as seguintesfuncionalidades: Localizar Processos, Receber Processos, DespacharProcessos e Cancelar Despachos, além de poder Alterar seus Dados.

Usu

ário

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Administrador de SetorO Administrador de Setor no WebProtocolo 2.0 possui, além deTODAS as funcionalidades dos Usuários Comuns, a possibilidade decadastrar, alterar e remover usuários do seu setor.

Usu

ário

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Administrador de Sistema

O Administrador de Sistema no WebProtocolo 2.0 possui, além de TODAS asfuncionalidades dos Administradores dos Setores, a possibilidade de: abrir novoprocesso; alterar dados de processos; alterar trâmites de processos; excluirprocessos; cadastrar, alterar e remover setores, interessados e tipos de processo.

Fun

çõe

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Localizar ProcessosA função de Localizar Processos foi aprimorada. É possível localizarprocesso por parte do número, ano, tipo, interessado ou assunto.Qualquer combinação entre esses campos também é válida.

Fun

çõe

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Receber Processos

A função de Receber Processos possui apenas uma novidade: épossível filtrar o código, tipo, assunto ou interessado da lista deprocessos a receber, mostrando apenas os processos com o filtrodesejado.

Fun

çõe

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Despachar Processos

A função de Despachar Processos possui outra novidade: o campoMotivo. Agora é possível especificar o motivo do despacho,facilitando o entendimento da pessoa que receberá o processo. Essafuncionalidade é opcional.

Fun

çõe

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Cancelar Despacho

A principal novidade no trâmite de processos é a possibilidade deCancelar um Despacho. Na opção Processos Despachados é possívelvisualizar os últimos processos que foram despachados para outrossetores e AINDA NÃO FORAM RECEBIDOS PELOS MESMOS. Nessecaso, é possível desfazer o despacho e o processo retorna para o seusetor.

Fun

çõe

sd

o W

eb

Pro

toco

lo2

.0

Gerenciar Processos

Funcionalidade EXCLUSIVA para os Administradores do Sistema. Épossível alterar os dados do processo (tipo de processo, interessado,assunto, etc) bem como modificar os trâmites do processo (transferirprocessos de um setor para outro por exemplo) e, ainda, excluirprocessos se assim o desejar.

OS PRÓXIMOS PASSOS

O que o WebProtocolo 2.0 não tem, mas poderá ter em breve…

WebProtocolo 2.0 é apenas oinício de uma série demudanças na tecnologia decontrole de processos dacompanhia;

Essas mudanças serão feitaspaulatinamente, agregandovalor ao software;

Essas mudanças dividem-se em alterações decurto prazo e de médio/longo prazo. Um exemplode mudança a médio/longo prazo é adigitalização de processos.

O que vem por aí…

Mudanças de curto prazo

Em curto prazo, diversos

recursos podem ser

agregados ao WebProtocolo,

tais como: realização de

tarefas massivas, permissões

personalizadas e relatórios

de auditoria para os

administradores.

Além disso, recursos já

existentes podem ser

melhorados, tais como:

navegação otimizada, maior

velocidade nas operações,

filtros otimizados para

receber e despachar

processos, etc.

Mudanças de médio e longo prazo

A principal mudança a ser

realizada em médio/longo

prazo é a Digitalização dos

Processos e, com ela,

recursos como Visibilidade

de Processos e Consulta de

Jurisprudência.

A Digitalização de Processos

ocorre em três etapas

básicas:

• Escaneamento dos

processos;

• Criação dos documentos

digitalizados através de

software específico;

• Integração (automatizada)

do documento ao sistema.

Primeiro passo: escaneamento dosprocessos

• O escaneamento dosprocessos deve ser realizadopor um scanner específico,com alimentador automáticode folhas;

• Esse tipo de scanner (aocontrário do convencional, demesa) é capaz de digitalizardezenas de páginas de uma sóvez.

Digitalização de Processos

O segundo passo é a utilizaçãode um software específico para aconversão das páginas emdocumentos editáveis e/oupesquisáveis (documentos emformato PDF, por exemplo).

Essa conversão deve ser feitaautomaticamente para umgrande volume de folhas,permitindo a eficácia doprocesso.

Digitalização de Processos

Exemplo de software específicopara digitalização dedocumentos em massa. Nessecaso, trata-se de um softwarepago.

Anexar o arquivo (.PDF por exemplo) no instante da abertura/implantação doprocesso no sistema, ou ainda a um processo já existente no mesmo;

O arquivo do processo ficará armazenado no servidor e poderá ser recuperadoquando da localização desse processo, desde que as questões de visibilidadesejam respeitadas;

O SERVIDOR precisa ter grande espaço em disco, memória e capacidade deprocessamento.

Equipe de Desenvolvimento

Ana Cláudia

André Madruga

Erisvaldo Júnior

Francisco Ivânio

José Augusto

? Dúvidas?

Questionamentos sobre o WebProtocolo 2.0

What’s Your Message?OBRIGADO!